NOTITIE EUROPESE AANBESTEDING van de vereniging Afval Samenwerking Limburg betreffende CA. 175 Kton HRA, 35 Kton GHA en 85 Kton GFT

Transcriptie

1 NOTITIE EUROPESE AANBESTEDING van de vereniging Afval Samenwerking Limburg betreffende CA. 175 Kton HRA, 35 Kton GHA en 85 Kton GFT Inleiding Dit document dient er toe dat de leden van de Vereniging ASL collectief en bewust een besluit nemen of en op welke wijze de markt betreden kan gaan worden door middel van een Europese aanbesteding van de verwerking van circa 175 kiloton Huishoudelijk Rest Afval (HRA) en 35 kiloton Grof Huishoudelijk Afval (GHA) alsmede 85 kiloton Groente-, Fruit- en Tuinafval (GFT). Uitgangspunten Om te komen tot de optimale aanbestedingsvorm met het beoogde eindresultaat wordt het navolgende model gehanteerd: Tijdens besprekingen van 17 november 2011 (ambtelijk kernteam), 9 december 2011 (bestuur Vereniging ASL), 11 januari 2012 (bijeenkomst beleidsmedewerkers Limburg) en 23 januari 2012 (ambtelijk kernteam), zijn globaal de navolgende onderwerpen aan de orde gekomen. Deze zullen later in dit document nader worden uitgewerkt en toegelicht: - Scope - Doelstelling - Aanbestedingsstrategie - Vervolg - Planning International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 1 van 16

2 Scope De scope beschrijft de aard en omvang van de aan te besteden opdracht. Het doel hiervan is om de afbakening van de opdracht voor alle stakeholders duidelijk in beeld te krijgen. Met het vaststellen van de scope wordt door de inkopende organisatie de basis gelegd voor de aanbesteding. Het is daarom van belang om mogelijke keuzes goed te overwegen, omdat het aanpassen van een eenmaal vastgestelde scope tijdens een aanbestedingsprocedure, maar ook na het contracteren van een dienstverlener vanuit wet- en regelgeving grote beperkingen kent. Het kernteam stelt, na een vrij uitvoerige gedachtewisseling, voor de navolgende afvalstromen onderdeel van de aan te besteden opdracht te laten uitmaken: Stroom 1: Huishoudelijk Rest Afval (HRA): Het proces van HRA kent in beginsel het volgende basisontwerp: Inzamelen lokaal met bronscheiding gericht op materiaalefficiency; geen object van onderhavige aanbesteding Overslaan afstand tot overslag maximaal 25 kilometer Bulktransport milieuvriendelijke modaliteit: water boven trein boven weg Nascheiden gericht op materiaalefficiency; onvoldoende infrastructuur voorhanden; geen regionale infrastructuur; in eerste aanleg geen onderdeel van de onderhavige aanbesteding Verbranden gericht op energie-efficiency; geen regionale infrastructuur Nascheiding Het sorteren aan de bron kent haar eigen grenzen (zie: CBS-gegevens residu restafval na bronscheiding). De stap van nascheiden heeft dan ook grote potentiële waarde waar dat dit grondstoffengebruik belangrijker is dan energiegebruik alleen. Daar nascheiding op dit moment door slechts een enkele marktpartij kan worden gerealiseerd is het prijstechnisch niet opportuun om nascheiding in de onderhavige aanbesteding uit te vragen. Van belang is voorts op te merken dat staatssecretaris Atsma (Ministerie IenM) het navolgende per brief aan de kamer gemeld: Recent heeft VNG mij gemeld dat er meer tijd nodig is om tot goede afspraken te komen. Om het mogelijk te maken dat in 2013 het nieuwe stelsel van kracht wordt is het nodig dat uiterlijk februari 2012 een onderhandelakkoord wordt getekend. De rest van 2012 heb ik nodig voor het wijzigen van regelgeving en de verdere uitwerking van de afspraken samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het verpakkende bedrijfsleven. ( 1 ) Zie verder bijgevoegde notitie Voorscheiden. Overslag Met betrekking tot de overslag zal er de mogelijkheid worden geboden aan gemeenten om deel te nemen aan de aanbesteding inclusief overslag dan wel exclusief overslag. Dit houdt in dat gemeenten voorafgaand aan het in gang zetten van de aanbesteding concreet dienen te besluiten of ze hun eigen overslag realiseren of deze onder de aanbesteding laten vallen. 1 Bron: International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 2 van 16

3 Duurzaamheid Minimumeis zal zijn 60% energierendement conform de formules in de EG richtlijn daaromtrent en conform de Nederlandse toepassing van de R1-formule. Het verdient de opmerking dat momenteel alle Nederlandse AVI s voldoen aan deze minimumgrens en hebben op grond daarvan de R1-status verworven. Het prijsmechanisme zal voorts leiden tot de meest optimale oplossing. Een eventueel te behalen resultaat door wijze van transport (water, spoor, as) moet overigens niet worden weggevaagd door lager energierendement van de verwerkingsinstallatie. Dit vereist een ketenafweging welke het beste door de inschrijvers kan worden ingevuld. Voorts dient opgemerkt te worden dat in de huidige (verbrandings-)markt sprake is van een vrijwel geheel benutte verbrandingscapaciteit bij de AVI s. Het voorschrijven van verbranding in een (volgens dynamische statistieken) bovengemiddeld efficiënte AVI kan leiden tot een hogere prijs voor de ASL-deelnemers. Daarnaast zal, gezien de huidige capaciteitbenutting, op papier het Limburgs afval getransporteerd worden naar de bovengemiddeld efficiënte AVI en zal het afval dat daar eerst voor verbranding werd aangeboden naar een minder efficiënte AVI worden getransporteerd. Hierdoor zal landelijk effectief gezien qua duurzaamheid geen resultaat bereikt kunnen worden. Advies: Aansluiten bij de wettelijke regelingen. Geen hogere eisen stellen dan wettelijk bepaald daar deze eisen niet statisch te hanteren zijn en de dynamiek vraagt om een te specialistische en aanvechtbare onderbouwing om in het kader van een competitie gehanteerd te kunnen worden. Social Return Na uitvoerige discussies is voorgesteld om Social Return geen rechtstreeks onderdeel uit te laten maken van de onderhavige aanbesteding. De gedachte hierachter is dat de onderhavige opdracht als zijnde zeer kapitaal intensief dient te worden aangemerkt waarbij zeer weinig Social Return te behalen is. Onderdeel van discussie is of mogelijke besparingen voortvloeiend uit de onderhavige aanbesteding ingezet kunnen worden om zelfstandig op lokaal niveau social return te kunnen realiseren in een afvalgerelateerde omgeving (bijvoorbeeld: lokale milieustraten) Stroom 2: Groente-, Fruit- en Tuinafval (GFT): Het proces van GFT kent in beginsel het volgende basisontwerp: Inzamelen Inzameling geen object van onderhavige aanbesteding Overslaan Afstand tot overslag maximaal 25 kilometer Bulktransport Vergisten Composteren International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 3 van 16

4 Kader Voorwerp: Verwerkingscontract van het afval uit de (groene) minicontainer / duobak en verzamelcontainers voor woningcomplexen (Huis-aan-huis inzameling). Het groenafval / grof tuinafval dat op afvalstations wordt ingezameld of in aparte takkenroutes valt hier buiten. Als uitgangspunt geldt de in de Wet Milieubeheer vastgelegde verplichte GFT-inzameling en de mogelijkheden om daarop via het ministerie I&M een uitzonderingen te kunnen bedingen als voor het ministerie aanvaardbaar is dat dit uit oogpunt van doelmatigheid en milieu te verantwoorden is. Vergisten Momenteel is composteren voor GFT de standaard. Het LCA onderzoek geeft aan dat vergisten in combinatie met composteren tot een beter milieuresultaat leidt. Op landelijk niveau zijn afspraken gemaakt en daaruit voortvloeiend is er momenteel sprake van een geleidelijke overgang van composteren naar vergisting i.c.m. (na-)compostering. Meespelend onderdeel bij deze keuze is de wijze van het opnemen van de optie meevergisten van luiers en incontinentiemateriaal in de onderhavige aanbesteding daar dit op basis van de vigerende regelgeving (art van de Wet Milieubeheer) is toegestaan om deze op te nemen in de GFT-stroom indien dit specifiek is opgenomen in de lokale afvalstoffenverordening van de betreffende gemeente. Hieruit voortvloeien twee mogelijke keuzes voor: Keuze 1) Eén integraal perceel: Verwerkingscontract conform LAP2 zonder opname incontinentiemateriaal Onderbouwing: daar de overgang nog niet voltooid is kan worden gekozen om het onderhavige perceel GFT als verwerkingscontract in de markt te zetten, conform LAP2. Voorts worden geen nadere eisen ten aanzien van vergisting gesteld en zal het prijsmechanisme leiden tot de meest optimale oplossing vanuit de markt. Binnen die markt is in 2010 door alle afvalverwerkers een convenant gesloten waarbij composteren-vergisten de standaard is. Afhankelijk van het jaarlijks beschikbare SDE-budget zal de markt dus geleidelijk hierop overschakelen. In hetgeen wordt beoogd met het stellen van nadere eisen, namelijk meer vergisten, is door dit convenant dus al voorzien. Keerzijde: de gemeente welke momenteel incontinentiemateriaal inzamelt bij het GFT niet kan deelnemen aan de onderhavige aanbesteding. Keuze 2) Twee percelen: P1: Verwerkingscontract conform LAP2 zonder opname incontinentiemateriaal P2: Verwerkingscontract conform LAP2 met opname incontinentiemateriaal Onderbouwing: de gemeente welke momenteel incontinentiemateriaal inzamelt bij het GFT kan deelnemen aan de onderhavige aanbesteding. Daarnaast biedt het de mogelijkheid voor gemeenten om indien gewenst vanaf 2014 aan te sluiten en eveneens incontinentiemateriaal bij het GFT in te zamelen. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 4 van 16

5 Keerzijde: deze keuze kan ten gevolg hebben dat er twee opdrachtnemers m.b.t. GFT worden geselecteerd. Indien de afzonderlijke gemeenten die GFT met incontinentiemateriaal wensen in te zamelen regionaal verspreid zijn, kan dit leiden tot extra logistieke kosten, daar onder meer ook gekeken dient te worden hoe deze twee GFT stromen gescheiden kunnen blijven en daar opdrachtnemers in beginsel zelfstandig overslagen dienen te verzorgen. Tevens dient er rekening mee gehouden te worden dat het perceel met incontinentiemateriaal automatisch betekend dat deze stroom voor vergisting aangeboden dient te worden, daar incontinentiemateriaal niet gecomposteerd kan worden, waarbij het de opmerking verdiend dat de overgang nog niet is voltooid en de marktwerking hierdoor relatief beperkt wordt. Van belang is om op te merken dat de keuze voor een perceel geen vrijblijvende is. De gemeente zal indien gekozen wordt voor deelname aan Perceel 2 gehouden zijn tijdig de interne organisatie alsmede de regionale regelgeving (afvalstoffenregeling) te hebben aangepast om de uitvoering van de opdracht te faciliteren. Overige aandachtspunten: - formuleren van een eenduidig object van aanbesteding. - de opdracht dient voldoende bepaalbaar te zijn, inhoudende dat de verwerker dient te weten wat hij gaat krijgt (monostroom of combi) om een passende aanbieding te doen. - risico op versplintering van het geografisch- / prijs- landschap (solidariteitsbeginsel). Duurzaamheid Als reeds onder Vergisten opgenomen worden met betrekking tot duurzaamheid minimumeisen gesteld welke aansluiten bij de landelijk regelingen. Op basis van deze regelgeving alsmede de marktgestuurde overgang naar vergisting op grond van economische merites worden mogelijke additionele, bovenwettelijke, duurzaamheidelementen als niet voldoende opportuun geacht. Social Return Na uitvoerige discussies is voorgesteld om Social Return geen rechtstreeks onderdeel uit te laten maken van de onderhavige aanbesteding. De gedachte hierachter is dat de onderhavige opdracht als zijnde zeer kapitaal intensief dient te worden aangemerkt waarbij zeer weinig Social Return te behalen is. Stroom 3: Grof Huishoudelijk Afval (GHA) Het proces van GHA kent in beginsel het volgende basisontwerp: Inzamelen Inzameling geen object van onderhavige aanbesteding Overslaan Afstand tot overslag maximaal 25 kilometer Bulktransport Scheiden Hergebruik / Verbranding International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 5 van 16

6 Kader Voorwerp: Verwerkingscontract GHA (conform definities in het LAP) Uitvoering conform minimum standaard voor verwerkingswijze zijnde aanbieding ter sortering. De afstand tot aan overslag mag maximaal 25 kilometer bedragen. Discussiepunt: Inzetten op een (1) perceel waarbij regionale spelers gezamenlijk aanbieden en zelfstandig de regio verdelen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de wijze waarop bepaalde regio s de verwerking van GHA hebben ingericht dan wel in de nabije toekomst wensen in te richten. Duurzaamheid Doelstelling is het optimaliseren materiaalhergebruik en energie-efficiënte verwerking van het residu. Nog niet vastgesteld is of het gewenst is en op welke wijze er eisen gesteld kunnen worden aan de wijze van verbranding van het residu. Gedacht kan hierbij worden aan R1 verbranding dan wel het toestaan van gebruik in de cementindustrie. Social Return Na uitvoerige discussies is voorgesteld om Social Return geen rechtstreeks onderdeel uit te laten maken van de onderhavige aanbesteding. De gedachte hierachter is dat de onderhavige opdracht als zijnde zeer kapitaal intensief dient te worden aangemerkt waarbij zeer weinig Social Return te behalen is. 2) Bulktransport maakt integraal onderdeel uit van de onderhavige opdracht. Bulktransport vereist een ketenafweging welke het beste door de inschrijvers kan worden ingevuld. Met betrekking tot duurzaamheidsaspecten inzake het bulktransport wordt verwezen naar Paragraaf emvi als separaat bijgevoegd. 3) De overslag maakt integraal onderdeel uit van de onderhavige opdracht, tenzij regio s tijdig (=vóór het van start gaan van de formele aanbesteding) aangeven hun eigen overslag te gaan realiseren en hiervan in het kader van de aanbesteding afzien. N.B. Bij publicatie van het bestek moet uiteraard exact bekend zijn welke gemeenten het betreft en bij het aangaan van het contract zal duidelijk moeten zijn of betreffende gemeenten in hun eigen overslag voorzien dan wel dat ze gebruik maken van die van de aanbieder. Het is in het belang van alle Limburgse gemeenten dat daarover niet al te lang onzekerheid bestaat omdat marktpartijen hierdoor moeilijk tot keuzes en biedgedrag kunnen komen. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 6 van 16

7 Doelstelling Het kernteam heeft in deze een eerste werkhypothese gehanteerd waarvan ook de dynamische component in de markt een uitdrukkelijk onderdeel is. Hoofddoelstelling op grond van bovenstaande analyse: o Het contracteren van een dienstverlener tegen een tarief dat voor wat betreft HRA eenderde lager ligt dan het huidige tarief en vastgelegd voor de hele contractperiode. o Voor wat betreft GHA: Limburgbreed 10% lager o Voor wat betreft GFT: Limburgbreed 5% lager o In totaal nog afgezien van volume effecten ongeveer een kwart minder verwerkingskosten Opgemerkt wordt dat de aanbesteding te allen tijde kan worden stopgezet. In het bestek zal daarbij een criterium dienen te worden benoemd. Voor ASL zal voor HRA een plafond worden gehanteerd van een integraal tarief 80,- per ton, waarbij integraal betekent dat het de prijs is voor overslag, bulktransport en verwerking. Daarnaast zijn er de navolgende subdoelstellingen geformuleerd: De opdrachtnemer dient een ervaren en bonafide afvalverwerker te zijn; o In bezit van de vigerende kwaliteitscertificaten; o In bezit van de vigerende vergunningen; o Beschikt over personeel met de juiste opleidingen/certificaten; o Beschikt over naar tevredenheid uitgevoerde referenties. o Beschikt over afdoende ervaring als afvalverwerker aangetoond onder meer door opgave (opdracht-)specifieke omzet, waarbij een minimale specifieke omzeteis wordt gesteld (ter voorkoming mogelijke contractering afvalhandelaar). De opdrachtnemer dient de opdrachtgever te ontzorgen; De continuïteit en tijdigheid van de dienstverlening dient gewaarborgd te zijn; Met betrekking tot de dienstverlening zijn de volgende kernbegrippen eveneens van belang: Flexibiliteit, Rechtmatigheid en Conformiteit; Deze verwachtingen dienen in het aanbestedingsdocument en bijbehorend programma van eisen SMART te worden geformuleerd en omgezet te worden in definitieve subdoelstellingen. Aanbestedingsstrategie De aanbestedingsstrategie kan worden omschreven als de wijze waarop ASL de aanbesteding inricht. De aanbestedingsstrategie bestaat uit een verzameling keuzes, zoals de keuze voor een bepaalde opdrachtgever- opdrachtnemersrelatie, een bepaalde contractvorm of het type aanbestedingsprocedure die er op gericht zijn de geformuleerde doelstellingen te realiseren. In onderhavige aanbesteding kunnen vijf keuzevelden worden onderscheiden waar binnen over een aanbestedingsstrategie besloten dient te worden. Deze vijf keuzevelden geven samen een totaaloverzicht van de mogelijke keuzes binnen een aanbestedingstrategie. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 7 van 16

8 Schematisch laat zich dit als volgt weergeven: De te onderkennen keuzecriteria zijn: 1. Specificatiekeuze: dit zijn de keuzes met betrekking tot de wijze waarop het benodigde gespecificeerd gaat worden; 2. Marktkeuze: dit zijn keuzes met betrekking tot benadering van de markt in ruime zin; 3. Planningskeuze: de keuzes die van invloed zijn op de planning van de aanbesteding; 4. Contractkeuze: keuzes voor wat betreft het contract; 5. Selectiekeuze: dit zijn keuzes die gemaakt worden op het gebied van de selectie. De eerste drie criteria zijn de strategische keuzes. De contractkeuze en de selectiekeuze zijn hier een afgeleide van. Voorts dienen de navolgende keuzes te worden afgewogen. 1. Specificatiekeuze: Technische beschrijving; of, Functionele beschrijving. Advies: Een technische omschrijving van de eisen zorgt ervoor dat partijen als het ware in een keurslijf worden gedwongen met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst. Dit gaat ten koste gaat van de mogelijkheden tot innovatie (onder meer op gebied van duurzaamheid) en efficiency. De eisen dienen derhalve zoveel mogelijk functioneel te worden omschreven om innovatieve toepassingen optimaal te kunnen benutten, met als nevengevolg dat de kosten International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 8 van 16

9 zo laag mogelijk gehouden worden. Immers, dienstverleners die efficiënt werken en innovaties toepassen kennen vrijwel altijd een lager kosten niveau. Specificering van de opdracht (percelen): Als in de Scope reeds vermeld zijn er drie hoofdstromen te identificeren zijnde HRA, GFT & GHA. Mede gelet op de aard en de specifieke kenmerken van de stromen, alsmede de infrastructurele ontwikkelingen in de regio, kan gekozen worden voor een aanbesteding met tenminste drie (3) percelen, zijnde derhalve HRA, GFT & GHA. De belangrijkste overwegingen hierbij zijn: o Niet alle hoofdstromen bij de gemeenten/regio s zijn inhoudelijk exact hetzelfde; o HRA in verband met verwachte innovaties, bronscheiding / nascheiding. o GFT in verband met de mogelijkheid voor innovaties en een ander type (regionale) spelers; o GHA daar eind 2013 het contract ophoudt te bestaan ontstaat er een nieuwe situatie. Het is hierbij wenselijk dat provinciebreed het GHA wordt aanbesteed om te komen tot een hoge mate van materiaal-efficiency en energie-efficiency (duurzaamheid). Op basis van de huidige informatie, alsmede naar aanleiding van de ervaringen uit de vorige aanbesteding, adviseert ITS af te zien van het voorschrijven van separate gebiedspercelen. Met name daar het doel, kans bieden aan regionale spelers door het instellen van gebiedspercelen, niet bereikt is en niet heeft geleid tot de omstandigheid dat deze regionale partijen voor de uitvoering van (delen van) de opdracht in aanmerking zijn gekomen. Daarnaast kunnen de regionale partijen door middel van het vormen van combinaties gezamenlijk meedingen naar de provinciebrede opdracht en op deze wijze naar eigen inzicht zelfstandig gebiedspercelen invoeren. Advies: Een functionele splitsing van de aanbesteding in drie (3) percelen gevormd door de hoofdstromen HRA, GFT & GHA. Voorts de aanbesteding zodanig inrichten dat (regionale) marktpartijen, door middel van combinatievorming, in de dienstverlening voor de gehele regio kunnen voorzien. 2. Marktkeuze Gezien de omstandigheid dat de contractwaarde boven de aanbestedingsgrens uitstijgt, dient er een Europese aanbestedingsprocedure plaats te vinden. Er is hier geen alternatief mogelijk. 3. Planningkeuze Keuze voor type procedure: o Europese openbare procedure; o Europese niet-openbare procedure (met voorselectie); Voor een Europese niet-openbare procedure (met voorselectie) wordt gekozen indien er sprake is van een groot aantal geïnteresseerde marktpartijen. Dit is te verklaren daar van de inschrijvers gevraagd wordt een uitgebreid en degelijk onderbouwde inschrijving te overleggen, hetgeen een tijdsinvestering vereist waaruit onlosmakelijk kosten International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 9 van 16

10 voortvloeien. Uit de praktijk is gebleken dat geschikte kandidaten afzagen van participatie daar de investering overall te weinig return opleverde wanneer zij in concurrentie met 20+ gegadigden een aanbieding dienden te doen. Daarnaast vergt het inhoudelijk beoordelen en het formeel afwijzen van grote aantallen inschrijvingen het nodige van de interne organisatie van de aanbestedende dienst alsmede leidt dit tot verhoogde kosten inzake de inhuur van externe deskundigheid. Advies: Gelet op het beperkte aantal dienstverleners dat zich begeeft op de markt van afvalverwerking is gekozen voor een Europese openbare aanbestedingsprocedure. Deze procedure is in onderhavig geval sneller, heeft minder evaluatie en bezwaarmomenten en beperkt de benodigde capaciteit voor evaluatie en gunning. Keuze inzake timing: o Zo snel mogelijk starten; o Wachten op (regionale/nationale) ontwikkelingen. Advies: Mede gelet op het aflopen van de overeenkomst(en) met de huidige contractant en de benodigde implementatieperiode om de continuïteit van de afvalinzameling te garanderen luidt het advies zo snel mogelijk te starten. Wel zal voorafgaand en gedurende de te voeren aanbestedingsprocedure rekening gehouden dienen te worden met de diverse bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen de kring van deelnemers aan deze aanbestedingsprocedure alsmede de parallel lopende processen en ontwikkelingen. Met betrekking tot de planning is derhalve rekening gehouden met de navolgende zaken: o Er wordt voldoende ruimte te worden gecreëerd in het tijdspad voor afstemming en het creëren van draagvlak bij de stakeholders/participanten en de interne besluitvormingsprocessen; o Voorts wordt voldoende tijd gereserveerd voor de besluitvorming en mogelijke verificatie voorafgaand de bekendmaking van de gunningsbeslissing; o De definitieve gunning zal ruim voor de startdatum van overeenkomst plaats vinden om de begunstigde inschrijver voldoende tijd te bieden voor een succesvolle implementatie teneinde een geruisloze overgang te waarborgen; o Hiernaast worden de wettelijk voorgeschreven termijnen van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) in acht genomen. Het vorenstaande resulteert in de projectplanning als bijgevoegd in Bijlage A van het onderhavige document. 4. Contractkeuze Gezien de (voorlopige) keuze voor drie (3) percelen dienen er drie (3) contracten te worden gesloten. De lengte van het contract is afhankelijk van de wensen en ambities van de ASL. Op het moment dat innovatieve en vernieuwende concepten worden gevraagd kan bijvoorbeeld niet met een contractduur van 5 jaar worden volstaan. Als marktpartijen moeten investeren in bijvoorbeeld een nieuwe logistieke structuur (bijvoorbeeld overslagstations) moeten ze daar International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 10 van 16

11 een reële afschrijvingstermijn voor kunnen hanteren. In de afweging daarbij is natuurlijk niet alleen het prijsverschil van belang, maar ook de mate van zekerheid die de ASL-deelnemers wensen. De dynamiek (stabiliteit) van de markt moet in deze afweging ook worden meegenomen. Een Europese aanbesteding neemt tijd in beslag (2 jaar); de aanbesteding zelf en de tijd die nodig is om een (nieuwe) contractant het werk te laten organiseren. Contracten kun je arbeidsintensief maken door allerlei eisen te stellen die je vervolgens moet (laten) controleren en handhaven. Dit aspect graag ook in de afwegingen opnemen. Advies: Voorgesteld in het kernteam is een looptijd van de overeenkomsten HRA & GFT van 60 maanden, plus optioneel 36 maanden en voorts additioneel nogmaals optioneel 24 maanden. Hierbij wordt het optimum gezocht tussen flexibiliteit en zo laag mogelijke kosten. Immers, hoe langer de looptijd hoe lager de kosten worden. Maar ook hoe langer de looptijd hoe minder flexibiliteit. Aandachtspunten hierbij zijn dat voorkomen dient te worden dat afschrijvingen van investeringskosten niet dubbel worden betaald en de flexibiliteit te behouden in het geval van innovaties. Met betrekking tot GHA is voorgesteld een looptijd van 36 maanden, plus optioneel 24 maanden, additioneel nogmaals optioneel 36 maanden en voorts additioneel nogmaals optioneel 24 maanden. 5. Selectiekeuze Binnen de aanbestedingsregels bestaan twee gunningcriteria gedefinieerd te weten: Laagste Prijs en Economisch Meest Voordelige Inschrijving. In het geval van gunning op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wordt er naast de prijs tevens gekeken naar de wijze van invulling van de (extra) kwalitatieve elementen door de Inschrijver. In andere woorden waarin onderscheid Inschrijver zich ten opzichte van zijn concurrenten in kwalitatieve zin - op onderdelen welke van doorslaggevend belang zijn voor de aanbestedende dienst in het kader van de uitvoering van de opdracht - naast het onderscheid in prijs. Onderstaand, ter illustratie, een opsomming van kwalitatieve elementen welke als (sub-)criteria in het kader van een EMVI gehanteerd kunnen worden: kwaliteit competenties, bekwaamheden uitvoerende organisatie; kwaliteit serviceorganisatie; kwaliteit Plan van aanpak (flexibiliteit, innovatief); Milieukenmerken (certificaten); Duurzaamheid; kwaliteit Risicomanagement; beheersmaatregelen Overlast omgeving. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 11 van 16

12 Een variant op de standaard EMVI procedure is een EMVI procedure op basis van Best Value Procurement (BVP). In het geval van een BVP methode wordt op voorhand het beschikbare budget bekendgemaakt en dient de inschrijver zich op kwaliteit te onderscheiden ten opzichte van zijn concurrenten. Bij de BVP methode wordt de dienstverlener derhalve vanuit een andere rol benaderd. Immers, de dienstverlener is over het algemeen de expert. Vanuit deze gedachte wordt de dienstverlener de ruimte geboden om deze expertrol ten gunste van de opdrachtgever in te zetten en de maximale toegevoegde waarde te leveren en risico s te beperken. Het vinden van een dienstverlener die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft staat bij deze aanbestedingsvorm centraal. Selectie geschiedt voorts op basis van de volgende elementen: Beoordeling past performance Risico analyse die door leverancier wordt aangeleverd Toegevoegde waarde die wordt geboden Interviews met projectverantwoordelijken Prijs Planning Op basis van de beginselen van proportionaliteit en transparantie dienen vorenstaande criteria zowel in het geval van de keuze voor een standaard EMVI procedure alsmede een procedure op basis van de BVP methode zo objectief, transparant en concreet mogelijk onderbouwd en beschreven worden en moet aan partijen duidelijk gemaakt worden op welke wijze de inschrijvingen aan de hand van de criteria beoordeeld zullen worden. Uit de aanbestedingspraktijk blijkt voorts dat er slechts beperkt sprake is van deelname aan Europese aanbestedingen door kleinere spelers in deze markt. Het beperkte aantal spelers actief op de huidige markt is bekend bij ASL. Naar verwachting zullen zij kwalitatief weinig onderscheidend ten opzichte van elkaar kunnen zijn. Van belang is op te merken dat bij keuze voor een EMVI-procedure er per inschrijving bij elk gevraagd (sub-)criterium afzonderlijk deugdelijk gemotiveerd dient te worden aangegeven wat de relatieve voor- en nadelen zijn ten opzichte van de begunstigde inschrijver. De beoordeling op kwalitatieve criteria leidt dan ook tot een mogelijk afbreukrisico met name omdat de partijen kwalitatief gezien relatief vergelijkbaar zijn. De aanbestedende dienst dient dan ook in staat te zijn te beoordelen of hetgeen door partijen wordt gesteld juist is en daarnaast te beargumenteren waarom het één beter is dan de ander. Overigens verdient het de opmerking dat niet is gebleken dat toepassing van de EMVIprocedure uiteindelijk heeft geleid tot noviteiten in de afvalbranche daar de ontwikkelingen zeer sterk onder invloed zijn van overheidsregulatie. Met andere woorden: daar waar om beleidsmatige redenen wel eens wordt gedacht dat via de toepassing van EMVI de afvalverwerkingsmarkt kan worden gestuurd, is dat enerzijds International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 12 van 16

13 een overschatting van de sturingsmogelijkheden op een eenmalig moment, namelijk de gunning van een aanbesteding en anderzijds is het een onderschatting van de sturing die anderzijds wordt bereikt door bijvoorbeeld vergunningstelsels, wettelijke kaders, subsidieregels en de intrinsieke behoefte van grote afvalverwerkers om zelf innovatief te zijn. Het vorenstaande verklaart eveneens de algehele tendens in de aanbestedingspraktijk om soortgelijke opdrachten middels een procedure op Laagste Prijs in de markt te zetten. De algemene kaders zijn reeds vastgesteld door middel van de uitgebreide (milieu-)regelgeving, alsmede op basis van ervaringen uit voorgaande opdrachten. De eerder onder de EMVI, ter illustratie, genoemde (sub-)criteria kunnen geformuleerd worden als additionele minimumeisen in het Programma van Eisen en worden vastgelegd in de overeenkomst. Daarnaast is het evenwel mogelijk in het kader van een procedure op Laagste Prijs enkele wensen als optie(s) uit te vragen, waarna pas na gunning bepaalt hoeft te worden of deze wensen zullen worden afgenomen. Daarnaast zullen de eisen dermate worden gesteld dat een kwalitatief in mindere mate overtuigende partij niet in aanmerking komt voor gunning van de opdracht op basis van de laagst ingediende prijs. Advies: Gelet op de gecombineerde expertise aanwezig bij ASL, de wettelijke kaders en het hoge kwaliteitsniveau en professionaliteit van het beperkt aantal actieve spelers op de markt adviseert ITS het uitgangspunt om de Laagste Prijs als gunningscriterium te hanteren en de (aanvullende) wensen op te nemen als minimumeisen in het Programma van Eisen dan wel in specifieke gevallen uit te vragen als optie(s) welke de inschrijvers bij het doen van de inschrijving beprijzen. De EMVI-procedure is naar de opvatting van ITS eveneens geschikt, echter in deze in mindere mate efficiënt en potentieel minder effectief daar het niveau van een aanwezige wens door de Economisch Meest Voordelige Inschrijving mogelijk niet geboden wordt daar de inschrijver een afweging dient te maken tussen de kwaliteitsaspecten die de inschrijver extra kan bieden en de prijs die hij verwacht te moeten bieden om in aanmerking te komen voor het meeste aantal punten. Deze onzekerheid is in het geval van een procedure op Laagste Prijs niet aanwezig en de aanbestedende dienst is gegarandeerd van dienstverlening op het gewenste want geëiste niveau. Noot: Overigens dient door ASL - in het geval van een EMVI alsook in het geval van een Laagste Prijs aanbesteding - de afweging gemaakt te worden wat een wens/eis waard is en/of deze wens/eis dan interessant is. Hieronder volgt een uitwerking van Social Return alsmede Duurzaamheid daar deze in de offerteaanvraag, de voorgesprekken alsmede in de daaropvolgende bijeenkomsten een prominente rol hebben gespeeld. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 13 van 16

14 o Social return: Gezien de het feit dat het een overwegend kapitaalintensieve sector betreft zijn er met betrekking tot de onderhavige opdracht weinig kansen geïdentificeerd met betrekking tot Social Return. Het Kernteam heeft hierop voorgesteld Social Return buiten de onderhavige opdracht te plaatsen en deze op lokaal niveau waar gewenst en mogelijk zelfstandig in te vullen. Het Kernteam wenst hierbij aan te geven dat Social Return van wezenlijk belang is in de regio, en dat zij dit ook onderkent. Echter, op basis van het voorgaande, acht zij het niet opportuun om Social Return in deze specifieke opdracht op te nemen. o Duurzaamheid Een groot deel van de eisen omtrent duurzaamheid vloeit voort uit het wettelijke kader. Proportionaliteit, objectiviteit en bepaalbaarheid spelen hier een grote rol. Voorts kan, in het kader van de verbranding, worden dat alle in Nederland gevestigde AVI s voldoen aan de hoge eisen en behoren tot de top in Europa (inmiddels allen R1- status). Hiernaast toont het rapport CE (Beter één AVI met een hoog rendement dan één dichtbij; oktober 2010) aan dat de factor afstand nauwelijks van invloed is op de milieu-impact van een AVI. Bij het bepalen van de milieu-impact van verbranding gaat het dan om: energierendement en emissie. Over het energierendement is wel iets bekend. Verwezen kan worden naar de overzichten t.g.v. de toekenning van de R1-status. Het overzicht zal door een deskundig bureau op onaanvechtbare wijze geactualiseerd moeten worden wil het eventuele bezwaren kunnen pareren. De officiële landelijke emmissieregistratie basseert zich op jaarverslagen en loopt per definitie achter bij de actualiteit. Dat zou in het kader van een aanbesteding de vraag oproepen om elke actuele investering in rookgasreiniging te laten doorrekenen door een gespecialiseerd bureau teneinde op een duurzaamheidscriterium te kunnen differentiëren. Alle milieuvergunningen en voorliggende investeringsinitiatieven zullen afzonderlijk bestudeerd moeten worden. Op dit gebied kunnen de diverse partijen onderling wel onderscheidend zijn, maar zijn de onderliggende gegevens zeer dynamisch, zodat ze voor het vergeven van een miljoenencontract voor een groot aantal jaren bijzonder lastig hanteerbaar zijn en onderwerp zullen zijn van hoogst specialistische strijd. De vraag is of een aanbesteding zo ingericht dient te worden. Overige onderdelen inzake duurzaamheid zouden kunnen zijn de inzet van alternatieve transportmogelijkheden. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 14 van 16

15 Advies: Duurzaamheid wensen verwerken in de minimumeisen, daar duurzaamheidaspecten zich niet eenvoudig laten beoordelen in onderlinge vergelijking tussen inschrijvers. Alsmede dat ASL het duurzaamheidsniveau op deze wijze zelf kan bepalen. Daarnaast dient voorkomen te worden dat ASL betaald voor een zogenaamde schijnduurzaamheid. Vervolg Nadat besluitvorming inzake de scope, doelstelling, strategie en planning heeft plaatsgevonden kan het aanbestedingstraject in gang gezet worden. Het aanbestedingstraject zal bestaan uit de drie navolgende fasen: Fase 1: opstellen aanbestedingsdocument; In deze fase vinden de navolgende activiteiten plaats: o Definitieve vaststelling inkoopbehoefte en aanbestedingsstrategie; o Risico inventarisatie; o Vergaren van gegevens, controle hoeveelheden; o Inventarisatie positieve en negatieve ervaringen voortvloeiend uit de huidige overeenkomst; o Vaststelling beschikbare budgetten; o Opstellen aanbestedingsdocumenten; o Vaststelling aanbestedingsdocumenten; o Verkrijgen van goedkeuring van de participanten tot publicatie en het starten van de aanbestedingsprocedure. Fase 2: aanbesteding en gunning; In deze fase vinden de navolgende activiteiten plaats: o Publicatie aankondiging aanbesteding; o Ter beschikkingsstelling van de aanbestedingsdocumenten aan de markt; o Werkzaamheden inzake vragenronde(s); o Evaluatie en verificatie van de inschrijvingen; o Besluitvorming inzake gunning; o Bekendmaking gunningsbesluit. Fase 3: contractvorming en ondertekening. In deze fase vinden de navolgende activiteiten plaats: o Contractering; o Opstellen werkafspraken inzake de implementatie en uitvoering van de opdracht. International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 15 van 16

16 Bijlage A: Planning 2.6 Projectplanning aanbesteding HRA, GHA en GFT activiteit nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug [ ] jan a Inventarisatiefase b Opstellen aanbestedingsdocumenten c Besluitvormingsprocessen en Publiceren aankondiging van opdracht d Aanbestedingstraject (start-eind) Werkzaamheden NvI evaluatie inschrijvingen Interne besluitvorming en besluit tot gunning bezwaartermijn e Contractering en implementatietraject f start werkzaamheden International Tender Services 25 januari 2012 Pagina 16 van 16