Verder op weg naar pensioencommunicatie

Transcriptie

1 Verder op weg naar pensioencommunicatie Communicatieplan 2016

2 Inhoud 1. Inleiding Huidige situatie en ontwikkelingen Gewenste situatie Doelstellingen, doelgroepen en strategie Middelenmatrix Agenda Organisatie van de communicatie Begroting Bijlage: Terugblik

3 1. Inleiding De pensioenwereld blijft een turbulente wereld, die sinds een aantal jaren voortdurend in beweging is en waar de ontwikkelingen elkaar in sneltreinvaart opvolgen. Het jaar 2016 zal daarop geen uitzondering vormen. Daarbij wordt communicatie steeds belangrijker. Naast allerlei recente wetgeving op financieel en technisch gebied (versobering Witteveen-kader, nieuw Financieel Toetsingskader) is er nu ook een wet voor pensioencommunicatie. Deze wet vervangt de bepalingen over communicatie die in de Pensioenwet staan. Stichting Douwe Egberts Pensioenfonds (hierna DEPF) zet de pensioencommunicatie strategisch en met visie in. In de doelstelling en missie van DEPF is dit ook terug te vinden: Doelstelling Het waarborgen van de nominale pensioenaanspraken en pensioenrechten, alsmede het streven de pensioenrechten te indexeren om de reële waarde te behouden, voorzover de middelen van het pensioenfonds dat toelaten. Missie Wij streven er naar om een betrouwbaar pensioenfonds te zijn, dat zijn financiële verplichtingen en ambities nu en in de toekomst waar wil maken. Wij doen dit door de aan ons toevertrouwde opdracht tot uitvoering van de pensioenovereenkomst correct, transparant, maatschappelijk verantwoord en zo (kosten)efficiënt mogelijk te laten plaats vinden. Hoe geven wij deze missie in de praktijk gestalte Wij stellen het belang van de deelnemers en gepensioneerden op de eerste plaats. Met een transparante opstelling en een actieve communicatie spannen we ons in om het volgende te bereiken: - duidelijkheid over ieders pensioensituatie en over de (flexibele) mogelijkheden die de pensioenregeling biedt; - kennis opbouwen bij deelnemers om de juiste pensioenkeuzes te maken (met name op de belangrijke momenten); - een optimale dienstverlening van het pensioenfonds; - correcte en tijdige uitkeringen aan de pensioengerechtigden; - een consistent en zorgvuldig beleggingsbeleid waarin gestreefd wordt naar een verantwoorde balans tussen risico en rendement, met een verantwoord kostenniveau. Naast premiebeleid, indexatiebeleid en beleggingsbeleid is het communicatiebeleid een vierde sturingsinstrument dat ingezet wordt om de doelen en missie van het pensioenfonds te verwezenlijken. In 2015 is het Digitale Pensioenfonds verder uitgerold, nadat in 2014 hiervoor de strategische keuze was gemaakt. Er is een nieuwe website van de grond gekomen, met een persoonlijke omgeving voor de deelnemer. Hiermee beschikt DEPF over een uitstekende tool om enerzijds het inzicht van deelnemers in hun eigen persoonlijke situatie te vergroten en anderzijds de deelnemer bewust te maken van mogelijk te nemen acties. Met het Digitale Pensioenfonds loopt DEPF vooruit op de ontwikkelingen in de wet pensioencommunicatie. De voorgenomen activiteiten voor de pensioencommunicatie in 2016 worden beschreven in een jaarplan. In dit jaarplan analyseren we de huidige situatie van het fonds, definiëren we waar we als DEPF naar toe willen en distilleren we daar de communicatiedoelen uit. Deze doelen vertalen we naar boodschappen en middelen. Daarmee stellen we dan voor 2016 de activiteiten van het pensioenfonds vast, inclusief de organisatie van de uitvoering en een begroting van de kosten.

4 2. Huidige situatie en ontwikkelingen 2.1 Externe ontwikkelingen De pensioenwereld is volop in beweging. Er verandert veel, waardoor er een grote druk ligt op de pensioenwereld. Denk hierbij aan de herziening van het Financieel Toetsingskader. De ambitie van het nieuwe FTK is te zorgen voor betere waarborging van het opgebouwde pensioenvermogen, meer rust en stabiliteit in de pensioenopbouw en uitkering voor de deelnemers. Daarnaast moet het pensioenfondsen voldoende ruimte geven om hun eigen indexatieambitie te bepalen, zolang dit evenwichtig gebeurt met oog voor de belangen van alle generaties. Verder hebben de aanhoudende lage rente en de steeds stijgende levensverwachting een grote invloed op de dekkingsgraden. De solidariteit binnen de pensioenwereld bestaat nog. Maar het vertrouwen neemt af en de trend naar verdergaande individualisering houdt aan. Met name de jongere generatie heeft het idee dat zij de rekening betalen voor de solidariteit. Daarnaast is er een groep gepensioneerden die zich tekort gedaan voelt. Zij stellen dat pensioenfondsen vroeger garanties gegeven hebben en dat die nu niet waargemaakt worden. Al met al daalt het vertrouwen in een collectief stelsel. De onzekerheid bij (gewezen) deelnemers en gepensioneerden leidt tot een toenemende druk vanuit de overheid op pensioenfondsen om begrijpelijke en transparante informatie te verstrekken over de toekomst van het pensioen, om zo duidelijkheid te scheppen en het vertrouwen te helpen herstellen. Wet Pensioencommunicatie Per 1 juli 2015 is de Wet Pensioencommunicatie van kracht geworden. Deze wet is belangrijk voor de komende jaren en stelt nieuwe eisen aan pensioencommunicatie. De belangrijkste elementen uit de Wet Pensioencommunicatie zijn: De deelnemer moet (nog meer) centraal worden gesteld; Aansluiten bij de behoeften en kenmerken van de deelnemer; De Wet Pensioencommunicatie hanteert de normen tijdig, correct, duidelijk en evenwichtig; Bedragen in het perspectief van de toekomst plaatsen (koopkracht). Daarbij worden de (on)zekerheden en risico s duidelijk verteld; Inzicht geven in de keuzemogelijkheden en handelingsperspectieven; Startbrief wordt Pensioen Dit is een nieuwe manier om deelnemers gelaagd informatie aan te bieden. De deelnemer bepaalt zelf hoe gedetailleerd hij de informatie tot zich neemt. De gelaagde opzet van Pensioen komt het best tot zijn recht in digitale vorm. Informatie kan digitaal worden aangeboden, tenzij een deelnemer daar bezwaar tegen heeft; De werkgever moet een rol spelen in de pensioencommunicatie; De effecten van de communicatie-inspanningen moeten duidelijk worden; Het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) moet volgens de wet alleen een overzicht bieden dat terugkijkt op het verleden (opgebouwde pensioenaanspraken en opgebouwd pensioenkapitaal). Het Nationaal Pensioenregister gaat zich richten op het te bereiken pensioen.

5 De invoering van de Wet Pensioencommunicatie kent een gefaseerde ingangstermijn: Pensioen 1-2-3: gereed voor 1 juli 2016 Vernieuwing UPO: Uitbreiding Pensioenregister: gereed in Interne ontwikkelingen Gelaagd communiceren Het bieden van informatie die aansluit bij de positie van de deelnemer op dat moment past bij de visie en missie van DEPF. De principes van Pensioen zullen begin 2016 verder in de website worden geïntegreerd. Het gelaagd aanbieden van informatie zal verder worden toegepast op bestaande en nieuwe communicatiemiddelen. Digitaal communiceren Met het Digitale Pensioenfonds heeft DEPF de eerste stappen al gezet om meer digitaal te gaan communiceren. Daarnaast wordt een aantal schriftelijke processen al vervangen door online processen. Het digitaal Pensioenfonds maakt vergaande digitalisering van de communicatie mogelijk. Doelgroepgericht communiceren De pensioencommunicatie van Douwe Egberts Pensioenfonds gaat meer life-event-gedreven worden. De vernieuwing wordt in zowel de verplichte communicatiemiddelen als voor de aanvullende middelen doorgevoerd. Met behulp van het digitaal pensioenfonds kunnen wij sneller, vaker en doelgroep gerichter communiceren met de deelnemers. Samenwerking werkgever Een van de uitgangspunten in de nieuwe Wet Pensioencommunicatie is dat de werkgever een grotere rol krijgt. Op een aantal punten werken de onderneming en het pensioenfonds goed samen, bijvoorbeeld waar het gaat om het verzorgen van de communicatie rond het aanpassen van de pensioenregeling en de aansluiting van pensioeningang op het einde van de loopbaan. In 2016 stellen we laag 1 van pensioen123 beschikbaar voor de afdeling recruitment zodat potentiele nieuwe medewerkers precontractueel geinformeerd kunnen worden over de pensioenregeling.

6 2.3 Huidige pensioencommunicatie Algemeen DEPF stelt het belang van de deelnemers en gepensioneerden op de eerste plaats. Met een transparante opstelling en een actieve communicatie spannen we ons in om duidelijkheid te verschaffen over ieders pensioensituatie en over de (flexibele) mogelijkheden die de pensioenregeling biedt. Verder zetten wij ons (eventueel in samenwerking met de werkgever) in om kennisopbouw bij deelnemers te faciliteren zodat zij aangesloten zijn bij hun eigen pensioen, het pensioenfonds en de op basis van de juiste informatie pensioenkeuzes kunnen maken. Het Digitale pensioenfonds Het Digitale Pensioenfonds biedt een moderne website, geschikt voor alle doelgroepen en speciaal voor actieve deelnemers en gepensioneerden een Mijn-omgeving die integraal gekoppeld is aan het pensioenadministratiesysteem van TKP. Het digitaal pensioenfonds geeft ons de tools om gelaagd te communiceren, digitaal te communiceren, doelgroepgericht te communiceren en om maatwerk te leveren. Het effect van communicatie wordt gemeten Onze pensioencommunicatie moet effect hebben. Daarom meten we hoe onze communicatie bij de deelnemers overkomt. In 2016 wordt in samenwerking met TKP een communicatietevredenheidsonderzoek uitgevoerd. 2.4 Conclusie DEPF is op weg om tegemoet te komen aan de veranderende wet- en regelgeving. Er liggen voldoende kansen om dat in 2016 verder uit te bouwen. Het Digitale Pensioenfonds en de mogelijkheden daarvan zijn een uitstekend platform. Hiermee kan meer succes worden bereikt door: De deelnemer centraal te stellen. De mogelijke impact van life events op de pensioensituatie meer te communiceren (is standaard in pensioen 1-2-3). Verdergaande digitalisering. De informatie op de website kan efficiënter worden aangeboden, onder andere door gebruik te maken van de mogelijkheid tot doelgroepsegmentatie. Informatie volgens het principe van het pensioen1-2-3 aan te bieden. Het effect van de communicatiemiddelen te meten.

7 3. Gewenste situatie Bekendheid en vertrouwdheid met het fonds en pensioen DEPF is het pensioenfonds voor de meeste medewerkers van Douwe Egberts, gepensioneerden en ex-medewerkers. Deelnemers van DEPF kennen hun pensioenfonds, weten hoe ze hun pensioenfonds kunnen bereiken, hebben vertrouwen in hun pensioenfonds en weten wat ze aan DEPF hebben. We zijn transparant, komen onze afspraken na en zijn klantgericht. We werken graag samen met de werkgever. In de pensioencommunicatie, maar ook in onderwerpen daaromheen. Communicatie is op maat De persoonlijke situatie van de deelnemer vinden we belangrijk. Het pensioen is er voor de deelnemer en voor zijn/haar financiële toekomst. We willen op deze persoonlijke situatie van de deelnemer aansluiten (doelgroep segmentatie, zie hoofdstuk 4.2). We geven de deelnemer daarom overzicht van zijn/haar persoonlijke pensioensituatie, geven de deelnemer inzicht in de mogelijke keuzes voor de toekomst en bieden hem/haar handvatten om actie te kunnen ondernemen. Digitale communicatie We geven digitale communicatie een sleutelrol en werken digitaal waar het kan. Dit biedt voordelen en kansen voor deelnemers en de organisatie van ons pensioenfonds.

8 4. Strategie, Doelstellingen en doelgroepen 4.1 Communicatiestrategie strategie We sluiten aan bij de belevingswereld, en de persoonlijke situatie van de deelnemer. Informatie bieden we gelaagd aan. We sluiten daarbij aan op de standaarden van Pensioen We bieden informatie over levensgebeurtenissen die invloed hebben op de pensioensituatie én we bieden een handvat om actie te ondernemen. We maken gebruik van de mogelijkheden van de werkgever. Dat doen we onder meer door de HR business partners te stimuleren om verantwoordelijkheid te nemen voor een goede begeleiding in de lijn medewerker onderneming met name bij het einde loopbaantraject. We stellen laag 1 van pensioen123 beschikbaar aan de afdeling recruitment zodat zij nieuwe medewerkers precontractueel kunnen informeren over de pensioenregeling. Gezien de toenemende flexilibiliseringsmogelijkheden en het daarbij behorende maatwerk is het noodzakelijk de HR business partners voortdurend goed op de hoogte te houden van de inhoud van het proces. We streven er naar geleidelijk over te gaan naar (zoveel mogelijk) digitale communicatie. Voor alle doelgroepen maken we zoveel mogelijk gebruik van de mogelijkheden tot segmentatie die met name de website biedt. 4.2 Communicatiedoelstellingen Door vergelijking van onze huidige situatie met de gewenste situatie hebben we de volgende communicatiedoelstellingen geformuleerd: Vertrouwdheid en bekendheid met fonds en pensioen Deelnemers weten bij wie ze pensioen opbouwen en hoe ze aan informatie kunnen komen. DEPF zorgt voor een goede bekendheid onder de deelnemers, is zichtbaar door actieve communicatie en biedt mogelijkheden voor rechtstreeks en individueel contact. Deelnemers weten welke situaties gevolgen kunnen hebben voor hun pensioen Gebeurtenissen die een deelnemer ertoe kunnen aanzetten om zich te verdiepen in zijn pensioen worden duidelijker voor het voetlicht gebracht. De deelnemer wordt een handelingsperspectief geboden. Deelnemers beseffen dat hun levensstandaard na pensioeningang een eigen verantwoordelijkheid is De pensioenregeling van DEPF is een fiscaal maximale middelloonregeling, waarin deelnemers een goed pensioen kunnen opbouwen. De deelnemers hebben vertrouwen in het pensioenfonds en dat mogen ze ook hebben. Maar tegelijkertijd zijn ze zelf verantwoordelijk voor hun levensstandaard (inkomen en uitgaven) na de pensioeningang. Het pensioen van DEPF is daarvan slechts een onderdeel, naast de AOW en de zelf getroffen voorzieningen. Voldoen aan de verplichtingen voor wat betreft pensioencommunicatie. Met alle doelen die DEPF zich stelt, voldoet het fonds aan de verplichtingen die zijn vastgelegd in de wetgeving. De nieuwe wet pensioencommunicatie moet een praktische vertaling krijgen in de middelen. Werd het jaar 2015 nog beschouwd als overgangsjaar, in 2016 zijn de verplichtingen die voortkomen uit de wet pensioencommunicatie geïmplementeerd. Communicatie is op maat Overzicht, inzicht, actie Het digitale pensioenfonds biedt met het pensioendashboard overzicht in de opgebouwde tegoeden, inzicht in de eigen situatie en biedt mogelijkheden voor het maken van keuzes. De deelnemers worden gestimuleerd zich in hun eigen situatie (zowel de verwachte inkomsten als - uitgaven) te verdiepen en daar naar te handelen.

9 Communicatie is op maat: Engelstalig waar nodig Door het snel toegenomen aantal niet Nederlandstalige deelnemers is DEPF in 2014 voorzichtig gestart met Engelstalige communicatie. Momenteel hebben we een volledig Engelstalige website beschikbaar, worden veel documenten en de pensioengesprekken in het Engels aangeboden. Doelstelling voor 2016 is de Engelstalige communicatie door te ontwikkelen en door gebruik van doelgroepsegmentatie in kaart te krijgen welke deelnemers niet Nederlandstalig zijn. Uiteindelijk zal DEPF deze groep volledig in het Engels te bedienen. Communicatie is digitaal tenzij: Zienswijze DEPF De nieuwe wet pensioencommunicatie biedt mogelijkheden om meer digitaal te communiceren. DEPF ziet hier de voordelen in op het gebied van doelgroepcommunicatie, tijdigheid van communicatie en kosten. Deelnemers activeren om over te gaan naar digitale communicatie DEPF heeft met de Mijnomgeving van de website van het fonds de middelen in huis om over te gaan op (volledig) digitale communicatie. DEPF wil daarvoor aansluiten op de Berichtenbox van de overheid. Hiervoor is het nodig dat de deelnemer de berichtenbox activeert en een (prive) adres invult onder Mijnprofiel in de Mijnomgeving. In 2016 Gaat DEPF zich inzetten om zoveel mogelijk deelnemers te enthousiasmeren voor digitale communicatie. DEPF zorgt ervoor dat de deelnemers daadwerkelijk de overstap maken. 4.3 Doelgroepen Doelgroepsegmentatie De communicatieboodschap moet aansluiten bij de belevingswereld van de deelnemer. Daarom zijn de actieve deelnemers gesegmenteerd in leeftijdscategorieën: Tot 40 jaar 40 tot 60 jaar vanaf 60 jaar DEPF heeft gekozen voor deze verdeling omdat voor deelnemers vanaf 60 jaar het pensioen heel dichtbij komt en zij behoefte hebben aan meer concrete informatie over het proces rond einde loopbaan / pensioeningang en bijbehorende flexibiliseringsmogelijkheden. Voor deelnemers tot 40 jaar en 40 tot 60 jaar is een groot deel van de communicatie eensluidend. Echter voor de groep in de leeftijd tot 40 jaar kan gemakkelijker worden aangehaakt op campagnes en middelen die gericht zijn op jongeren (zie bijvoorbeeld De communicatieboodschap moet leesbaar en begrijpelijk zijn voor alle deelnemer. Daarom gaan we in 2016 de actieve deelnemers segmenteren op taal, Engelstalig of Nederlandstalig. Onder de gepensioneerden zijn (bijna) geen Engelstaligen en de gewezen deelnemers hebben geen Mijnomgeving. Doelgroepsegmentatie op taalvoorkeur is hierdoorvoor deze groepen niet zinvol of niet mogelijk. DEPF onderscheidt eindelijk dus negen doelgroepen: Deelnemers 67-regeling tot 40 jaar (Nederlandstalig) Deelnemers 67-regeling tot 40 jaar (Engelstalig) Deelnemers 67-regeling vanaf 40 tot 60 jaar (Nederlandstalig) Deelnemers 67-regeling vanaf 40 tot 60 jaar (Engelstalig) Deelnemers 67-regeling vanaf 60 jaar (Nederlandstalig) Deelnemers 67-regeling vanaf 60 jaar (Engelstalig) Deelnemers 65-regeling arbeidsongeschikt (Nederlandstalig) Gepensioneerden (Nederlandstalig) Gewezen deelnemers (Nederlandstalig)

10 5. Middelenmatrix De pensioencommunicatie van DEPF is een mix van diverse middelen en vindt bloksgewijs plaats, waarbij de afzonderlijke onderdelen elkaar ondersteunen en versterken. De communicatiedoelgroepen en -doelstellingen zijn bepalend voor de keuze van de communicatiemiddelen. Vanzelfsprekend wordt daarbij gezocht naar een evenwicht tussen effectiviteit en efficiency. Oftewel: hoe kunnen de doelstellingen het beste worden bereikt binnen het daarvoor beschikbare budget. Doelgroep Communicatiedoel Boodschap Middel Actieve deelnemers: Bewust worden dat je aan je pensioen moet denken. Pensioen is geen absolute zekerheid. Uniform pensioenoverzicht Tot 40 jaar Het is niet alleen voor Je bent zelf Werkgever later, maar bij verantwoordelijk voor je Nieuwsbrief pensioen denk alvast eens na over je pensioen arbeidsongeschiktheid of overlijden kan het snel financiële situatie na je pensioen. (Engelstalige) website inclusief mijnomgeving belangrijk kan zijn. Je pensioenregeling is (inc. Een realistisch beeld geven over pensioen door misschien niet toereikend, onderneem zelf actie. pensioendashboard), speciale aandacht voor heldere, eenvoudige en Life-events hebben invloed life events proactieve communicatie. op je pensioen. Digitale nieuwsbrief De inhoud van de Hoe staat je pensioenfonds Verkort jaarverslag communicatie wordt ervoor. JongJDE beperkt tot de noodzaak Welke ontwikkelingen in de Attractieve banners regel je pensioen. markt kunnen van invloed Activiteit in het kader Stimuleren van de zijn op het pensioen. van de experience haalplicht. Vraag je werkgever, je week financieel adviseur of de pensioendesk wat je kan doen voor een beter pensioen. Individueel pensioengesprek. Bezoek de website en denk er af en toe over na Actieve deelnemers: 40 tot 60 jaar regel je financien op tijd Een realistisch beeld geven over pensioen door heldere, eenvoudige en proactieve communicatie. De inhoud van de communicatie wordt beperkt tot de noodzaak regel je pensioen. Stimuleren van de haalplicht. Pensioen is geen absolute zekerheid. Je bent zelf verantwoordelijk voor je financiele situatie na je pensioen. Bereken wat je hebt, hoeveel je nodig hebt en hoe je een eventueel gat kunt dichten. Je pensioenregeling is misschien niet toereikend, onderneem zelf actie. Life-events hebben invloed op je pensioen. Hoe staat je pensioenfonds ervoor. Welke ontwikkelingen in de markt kunnen van invloed zijn op het pensioen. Vraag je werkgever, je financieel adviseur of de pensioendesk wat je kan doen aan je pensioen. Uniform pensioenoverzicht Werkgever Nieuwsbrief pensioen (Engelstalige) website inclusief Mijnomgeving (inc. pensioendashboard, speciale aandacht voor life events en flexibiliseringsmogelijkheden Digitale nieuwsbrief Verkort jaarverslag Digitale Verjaardagskaart op 40 en op 50 jaar Individueel pensioengesprek. Actieve deelnemers: Eindgroep (60 tot 67 jaar) neem besluiten over je pensioen Idem als groep hierboven Hulp bij actief nadenken en plannen van de laatste fase van de loopbaan. Idem als groep hierboven Verdiep je in je pensioen. Het komt nu dichterbij. Moet je nog extra actie ondernemen? Ga eens in gesprek met een pensioendeskundige en bekijk sites. Welke pensioenkeuzes en Idem als groep hierboven Digitale Verjaardagskaart op 60, 62 en 64 jaar Eind loopbaan gesprek Presentaties

11 flexibiliseringsmogelijkheden heb ik? En hoe weet ik of ik de juiste keuzes maak? Pensioengerechtigden wat gebeurt er met het pensioen Proactief en persoonlijk informeren over de (levens- en markt-) ontwikkelingen en wat dit voor hun pensioen betekent. Hoe staat het pensioenfonds ervoor? Wordt uw pensioen verhoogd/ verlaagd? Eventueel informatie over het partnerpensioen Nieuwsbrief pensioen Website (specifiek onderdeel voor deze groep) Digitale nieuwsbrief Januaribrief Fiscale opgave Gewezen deelnemers (alle leeftijdsgroepen) Met enige regelmaat op grote lijnen informeren over de ontwikkelingen bij het pensioenfonds en wat dit voor het pensioen betekent. U heeft in het verleden bij Douwe Egberts Pensioenfonds een pensioen opgebouwd van een XX bedrag. Slapers-UPO sturen (1 keer per 3 jaar, voorzien voor 2018) Verkort Jaarverslag Website Deelnemers regeling 65 (arbeidsongeschikt) individueel Hoe werkt de voortgezette pensioenopbouw. Hoe staat je pensioenfonds ervoor. Welke ontwikkelingen in de markt kunnen van invloed zijn op het pensioen. Nieuwsbrief Toeslagbrief 5.1 uitgangspunten Uitgangspunten in de communicatie Alle communicatie (behalve de procesbrieven en waar wettelijk is voorgeschreven) in de je-vorm. Begrijpelijk: Geen onnodig gebruik van jargon en afkortingen. Gelaagd: Pensioen toepassen. Toegankelijk: De informatie moet overzichtelijk zijn en gemakkelijk te vinden. Persoonlijk: Deelnemers zoveel mogelijk aanspreken bij naam en persoonlijke informatie aanbieden. Voorbeelden gebruiken: Bij moeilijke onderwerpen (reken) voorbeelden ter verduidelijking toevoegen. Overbodige informatie niet benoemen: Goed kijken naar het doel van de communicatie en hierop de informatie aanpassen. 5.2 middelen Het Digitale pensioenfonds Het Digitale Pensioenfonds biedt een moderne website, geschikt voor alle doelgroepen en speciaal voor actieve deelnemers en gepensioneerden een Mijn-omgeving die integraal gekoppeld is aan het pensioenadministratiesysteem van TKP. In deze Mijn-omgeving hebben de deelnemers altijd en op elk gewenst moment volledig inzicht in hun persoonlijke pensioensituatie. Ze zien in één oogopslag hoe hun pensioenopbouw is en ze kunnen zelf zien en ervaren wat bepaalde keuzes voor invloed hebben op hun pensioen. Het systeem is na inloggen met DigiD vanaf 2017 gekoppeld aan het Pensioenregister. Ook biedt het Digitale Pensioenfonds digitalisering van post en een aantal andere processen. Een ander belangrijk pluspunt van het digitaal pensioenfonds is dat we onze deelnemers kunnen segmenteren, bijvoorbeeld op leeftijd en taalvoorkeur. De pensioencommunicatie wordt met het Digitale Pensioenfonds effectiever en efficiënter. Het Digitale Pensioenfonds maakt dat onze communicatie nog meer maatwerk kan bieden, gericht op verschillende doelgroepen en Life events.

12 Campagne Digitaal/Berichtenbox De wet pensioencommunicatie geeft pensioenfondsen veel meer ruimte om digitaal te communiceren (digitaal, tenzij ). Een manier voor fondsen om aan om aan de brengplicht te voldoen, is gebruik te maken van de digitale Berichtenbox van de overheid. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de deelnemers op de hoogte zijn en dat zij zich aanmelden. Doordat de Belastingdienst de aanslag inkomstenbelasting over 2015 alleen nog digitaal via de Berichtenbox verstrekt zijn (bijna) alle Nederlanders die belastingaangifte doen genoodzaakt de Berichtenbox te activeren. Douwe Egberts Pensioenfonds is in 2016 aangesloten bij de berichtenbox. Het vinkje waarmee de deelnemer aan kan geven dat hij / zij de post van DEPF via de Berichtenbox wil ontvangen, heeft als default ja. In 2016 zal het UPO voor het eerst digitaal worden aangeboden via de MijnOmgeving van de website van DEPF en daarop worden deelnemers attent gemaakt via een melding vanuit de Berichtenbox. Om bekendheid te geven aan de digitalisering, Berichtenbox en de deelnemer aan te zetten het (prive) adres te vullen in Mijnprofiel zal DEPF daar op meerdere momenten aandacht aan besteden. Dat kan uiteraard in de bestaande communicatiemiddelen, maar er kan ook een speciale campagne worden opgezet. Dat is nog onderwerp van nadere overweging. Procescommunicatie Procesbrieven - de brieven die (gewezen) deelnemers en gepensioneerden ontvangen -vormen een belangrijk onderdeel van de pensioencommunicatie. Voorbeelden hiervan zijn brieven bij pensioneren, scheiden, overlijden, waardeoverdracht, arbeidsongeschiktheid en einde deelneming. De brieven vormen belangrijke contactmomenten en leveren een bijdrage aan de communicatiedoelstellingen van het pensioenfonds. Deze brieven worden in de u-vorm geschreven. Onverwachte communicatie: Scrum In dit Jaarplan staat de verwachte communicatie van DEPF. Gedurende het jaar kunnen zich (onverwachte) situaties voordoen die om aanvullende communicatie vragen. We noemen dit de communicatiescrum. In dat geval wordt een plan van aanpak voor de communicatie inclusief kostenindicatie opgesteld. Nieuwsbrief Pensioen Voor zowel de gepensioneerden als voor de actieve deelnemers verschijnt er in 2016 vier keer een nieuwsbrief Pensioen. Bij het samenstellen van de inhoud wordt altijd gekeken naar de diversiteit van de onderwerpen om zo optimaal aan te sluiten bij de belevingswereld van alle deelnemers. In 2016 zal opnieuw beoordeeld worden of de fysieke nieuwsbrief blijft of in de toekomst volledig vervangen gaat worden door een digitale variant. Digitale nieuwsbrief In 2016 zal DEPF vier à zes keer een digitale nieuwsbrief uitbrengen (deze vallen in de maanden waarin er geen gedrukte nieuwsbrief uitkomt). Pensioenregister Vanaf 1 januari 2011 is DEPF aangesloten bij het Pensioenregister. Hier kan iedere Nederlander die beschikt over een DigiD inlogcode informatie over zijn of haar, bij diverse pensioenuitvoerders, opgebouwde en te bereiken pensioenaanspraken terugvinden. De onderliggende gegevens van het laatst verstrekte Uniform Pensioenoverzicht en de partnerpensioenmailing wordt jaarlijks aan het pensioenregister aangeboden en is voor de betreffende deelnemers inzichtelijk.

13 Presentaties Presentaties met uitleg over de pensioenregeling en de diverse keuzemogelijkheden worden al enige jaren ingezet als communicatiemiddel. Presentatie-ronden worden ingezet voor belangrijke wijzigingen en nieuwe ontwikkelingen. Deze vorm heeft zich bewezen heeft als meest directe manier om betrokkenen vertrouwd te maken met de materie en geeft DEPF belangrijke contactmomenten met de deelnemers. DEPF kan daarbij gebruik maken van een digitaal inschrijfsysteem voor interne opleidingen, dat bij de onderneming wordt gehanteerd. Individuele pensioengesprekken / einde loopbaan gesprekken Aan alle deelnemers van DEPF wordt de gelegenheid gegeven om een individueel Pensioengesprek, met een medewerker van het bestuursbureau van DEPF, te voeren. Dit zijn één-op-één gesprekken voor deelnemers uit alle leeftijdscategorien waarin zij hun vragen over de pensioenregeling van DEPF en andere zaken die met pensioen te maken hebben, zoals bv waardeoverdracht, kunnen bespreken. Verder is in deze gesprekken aandacht voor het digitaal pensioenfonds, digitale communicatie en wordt aan de hand van het pensioendashboard gekeken naar de pensioenopbouw van de betreffende deelnemer. Deelnemers die (spelen met de gedachte om) met pensioen (te) gaan wordt een einde loopbaan gesprek aangeboden. Dit zijn één-op-één gesprekken waarin de deelnemer samen met een medewerker van het bestuursbureau aan de hand van het pensioendashboard een aantal scenario s doorrekend zodat de deelnemer een goede indicatie heeft van de hoogte van de pensioenuitkering die hij of zij van DEPF mag verwachten. Het streven van DEPF is dat iedere deelnemer die (bijna) met pensioen wil gaan een einde loopbaan gesprek voert. We bieden het individueel pensioengesprek en het einde loopbaan gesprek in 2016 actief aan, aan onze deelnemers. (Verkort) jaarverslag Er zal in 2016 over het verslagjaar 2015 een verkorte versie van het jaarverslag verschijnen en online worden geplaatst. In de nieuwsbrief pensioen en de digitale nieuwsbrief (link) zal worden verwezen naar dit verkorte jaarverslag. Pensioendriedaagse We gaan op tijd overleggen of we ook in 2016 deelnemen aan de pensioendriedaagse en zo ja welke activiteit we gaan organiseren. De pensioendriedaagse is een goed platform en een mooie gelegenheid voor een kwalitatief goed contactmoment met de deelnemers. Deelname ligt voor de hand maar staat niet vast.

14 6. Agenda 2016 Januari Implementatie Pensioen Januari mailing gepensioneerden Digitale nieuwsbrief Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) April Hardcopy nieuwsbrief Communicatie tevredenheidsonderzoek Juli Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) Februari Hardcopy nieuwsbrief Campagne Digitaal/Berichtenbox Mei Digitale nieuwsbrief Campagne Digitaal/Berichtenbox UPO 2016 inclusief update PR Aanpassen dashboard (UPO) Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) Augustus Digitale nieuwsbrief Maart Digitale nieuwsbrief Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) Juni Jaarverslag (volledig en verkort online) Hardcopy nieuwsbrief Individuele gesprekken September Hardcopy nieuwsbrief Individuele gesprekken Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) Oktober Pensioen3Daagse Individuele gesprekken Voorbereiding comm.plan 2017 November Digitale nieuwsbrief Vergadering commissie communicatie (nog in te plannen) Partnermailing of volledige opgave December Indexatiebesluit

15 7. Organisatie van de communicatie Om het communicatiebeleid te laten slagen is het belangrijk dat er goede afstemming tussen het pensioenfonds en de (communicatieadviseur van de) pensioenuitvoerder plaatsvindt. Er moeten goede afspraken gemaakt worden over het proces en verantwoordelijkheden. In dit hoofdstuk leggen we de afspraken vast. 7.1 Verantwoordelijkheden Bestuur Het bestuur: stelt tijdens de laatste bestuursvergadering van het jaar het Jaarplan Communicatie voor het komende jaar vast; stelt de financiële middelen beschikbaar die nodig zijn om de plannen uit te voeren; neemt besluiten over eventuele wijzigingen in plannen; geeft wanneer nodig tussentijds akkoord op eventuele projectcommunicatieplannen. Verantwoordingsorgaan Het Verantwoordingsorgaan heeft een adviesfunctie voor het (de) communicatieplan(nen). Communicatiecommissie In de communicatiecommissie hebben vijf leden zitting. De communicatiecommissie: speelt een actieve rol bij het tot stand komen van het communicatieplan. Zij levert inhoud, denkt mee, reageert tijdig op conceptvoorstellen van TKP en accordeert het plan voordat het naar het bestuur gaat. geeft opdracht tot het uitwerken van de middelen/activiteiten en levert input op gedane voorstellen vanuit TKP. verzorgt goedkeuring op uitgewerkte communicatiemiddelen. verzorgt goedkeuring op memo s/voorleggers over communicatie voorafgaand aan bestuursvergaderingen fungeert als sparringpartner voor TKP als pensioenuitvoerder in geval van communicatiekwesties. De commissie komt gedurende het jaar regelmatig bij elkaar. Minimaal twee keer per jaar is de communicatieadviseur vanuit TKP daarbij uitgenodigd. Tussentijds is er mailen telefonisch contact. TKP Pensioencommunicatie TKP Pensioencommunicatie: stelt jaarlijks een Jaarplan Communicatie op; voert tijdig de activiteiten zoals benoemd in het Jaarplan Communicatie uit; geeft gevraagd en ongevraagd advies over allerhande communicatie; licht desgevraagd in bestuursvergaderingen de communicatiemiddelen en activiteiten toe; stelt memo s op. De afdeling Communicatie, de accountmanager, Pensioendesk, BackOffice, Pensioenadvies en ICT werken nauw met elkaar en het bestuursbureau samen om de communicatie met de deelnemers te optimaliseren. Hiervoor vindt maandelijks overleg

16 plaats in het operationeel klant team (OKT) en ieder kwartaal tussen het OKT en het bestuursbureau. Ook voordat verschillende middelen worden gemaakt, wordt overlegd over de inhoud. Op deze manier kan in de communicatie worden ingespeeld op vragen van deelnemers en gepensioneerden, die via andere kanalen binnenkomen. Pensioendesk TKP heeft namens u contact met uw deelnemers, dagelijks en via zelfgekozen kanalen. Dit contact bepaalt mede het beeld dat uw deelnemer van het pensioenfonds heeft. Daarom spreken wij jaarlijks in de dienstverleningsovereenkomst (SLA of DVO) af op welke wijze wij dit doen en welk kwaliteitsniveau uw deelnemer mag verwachten. Aanvullend kunnen wij samen met u dieper ingaan op het contact en samen het gewenste effect ervan beschrijven in een communicatiewijzer. 7.2 Evaluatie We zullen een aantal instrumenten inzetten om het pensioenbewustzijn, het bereik en de effectiviteit van de communicatie te meten: Klanttevredenheidsonderzoek onder actieve deelnemers (kwantitatief onderzoek); Bijhouden van web-statistieken; Communicatiemetingen; Respons op communicatieacties. Over de inzet van deze instrumenten vindt overleg plaats met het bestuur en/of de communicatiecommissie. Daarnaast neemt de communicatiecommissie de ervaringen van het afgelopen jaar mee in het uitzetten van acties voor het komende jaar. 16

17 8. Begroting Over de kosten van de meeste communicatiemiddelen zijn in de SLA afspraken gemaakt, deze kosten maken onderdeel uit van de vergoeding TKP. Inbegrepen in de jaarlijkse vergoeding zijn de kosten voor: - jaarlijks onderhoud en beheer van de website en pensioenplanner; - verzenden en beheer startbrief; - UPO s; - redactie brochures; Daarnaast zullen er in 2016 wellicht aanvullende werkzaamheden worden verricht. Dit is meerwerk. Hieronder zijn de kosten voor deze middelen opgenomen. Communicatiemiddelen binnen SLA Aantal uitgaven of Kosten afnames per jaar Advies, Communicatiejaarplan 1 SLA Procesbrieven, aanpassen en beheer continu SLA Uniform Pensioenoverzicht 2 SLA Partnerpensioenmailing 1 SLA Januarimailing 1 SLA Brochure pensioenregeling (in t kort) 1 SLA Contentmanagement website continu SLA (Algemene inhoud, onderhoud MijnOmgeving) Pensioendashboard continu SLA Pensioendesk (Ondersteuning via telefoon, brief of ) continu SLA Communicatiemiddelen buiten SLA Aantal uitgaven of Kosten afnames per jaar Hardcopy Nieuwsbrief Pensioen ,- Digitale nieuwsbrief ,- Verkort Jaarverslag (digitaal op website) ,- Communicatieonderzoek ,- Animatie UPO (jaarlijks onderhoud) ,- Engelstalige communicatie continu PM Presentaties (Pensioen3daagse etc.)? PM Bovenstaande kosteninschattingen zijn gebaseerd op ervaringscijfers, afgegeven planningen en ingeschatte oplageaantallen. De werkelijke kosten worden op basis van nacalculatie bij het fonds in rekening gebracht. Verder zijn de externe kostenfacturen, zoals drukwerk en vormgeving, exclusief btw opgenomen. Ook de ingeschatte ureninspanningen zijn exclusief btw opgenomen. De genoemde bedragen zijn prijspeil 2016 waarbij een ingeschatte indexatie is gehanteerd. De werkelijke indexatie welke door het CBS wordt vastgesteld kan hiervan afwijken en dus invloed hebben op de genoemde prijzen. 17

18 Bijlage: Terugblik 2015 De terugblik vindt plaats op basis van de planning van het voorgaande jaar. In dit overzicht staat welke middelen ingezet zijn en of de planning gehaald is. Communicatiemiddelen: 1 e kwartaal 2 e kwartaal 3 e kwartaal 4 e kwartaal Nieuwsbrief en overzichten Nieuwsbrief Pensioen X X X X Specificatie uitkerenden X UPO X Overzicht partnerpensioen X Jaarverslag (op site / in druk) X Verkort jaarverslag (idem) X Brieven Communicatie vanuit de PW Continu Procesbrieven (bv startbrief, Continu uitdiensttredingsbrief) (Updaten) Brochures Pensioenregeling in t kort Continu The pension scheme briefly Continu explained Internet Website Continu Engelstalige communicatie X X X Ingebruikname dashboard X Digitale nieuwsbrief X X X X Overig Overige presentaties Continu, indien nodig Bijeenkomsten Commissie X X X X X X Communicatie Deelname Pensioendriedaagse X Individuele pensioengesprekken Continu Prikborden binnen de onderneming Continu Intranet Douwe Egberts Continu 18

19 Communicatieplan