SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT K. Boerrigter SE El. Traject Good Governance. 02 Mens in de samenleving

Transcriptie

1 SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER K. Boerrigter SE El ONDERWERP Traject Good Governance AGENDANUMMER D7 BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN 02 Mens in de samenleving REDEN VAN AANBIEDING Begroting/kadernota Op 24 juni 2008 heeft de gemeenteraad de Kadernota vastgesteld. Onderdeel hiervan was de opdrachtverlening aan het college om het Traject Good Governance te starten. Tegelijkertijd is ten behoeve van dit traject incidenteel ,-- beschikbaar gesteld. In dit raadsvoorstel wordt het traject nader afgebakend en uitgewerkt. Daarnaast wordt een bestedingsvoorstel gegeven. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Good Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, evenals het daarover op open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. Good Governance heeft in dit traject betrekking op de relatie tussen de gemeente en de gesubsidieerde instelling. Er worden in het traject Good Governance een aantal deeltrajecten onderscheiden: 1. Optimaliseren van de subsidiesystematiek Het betreft hier het nader vormgeven van de bestaande subsidierelaties. Het (nog) beter formuleren van de onderlinge rechten en plichten van instellingen en gemeente. Daarnaast wordt gekeken in hoeverre het subsidieproces en de beleidscyclus elkaar kunnen versterken. 2. Verbeteren beheer en exploitatie van gesubsidieerde instellingen (shared service) Veel instellingen worden geconfronteerd met exploitatie te korten. Het college wil deze te korten niet zo maar overnemen maar is wel bereid de helpende hand toe te steken. In dat kader wordt bekeken of samenvoeging van beheersmatige activiteiten financiele ruimte of betere kwaliteit oplevert. Te denken valt aan ondersteunende taken zoals financien, personeel, inkoop beleid etc. Ook wordt gekeken of de oprichting van een koepelorganisatie soelaas biedt voor bestuurders/ vrijwilligers Focus Welzijn/accommodatiebeleid Binnen de welzijnssector is sterke behoefte aan beleid rondom Maatschappelijk Vastgoed. Er zijn knelpunten waarvoor een structurele gedegen oplossing noodzakelijk. De vraag speel echter niet alleen in de welzijnssector maar is nadrukkelijk breder. Focus Cultuur Binnen het beleidsterrein cultuur is een aantal specifieke aspecten te onderscheiden. In de Kunst en Cultuurvisie 2010 is reeds aangegeven dat voor de 7 kernvoorzieningen de subsidierelatie nader moet worden vormgegeven. Daarnaast zijn twee specifieke besluiten genomen in de Kunst en cultuurvisie: a. Ontvlechting muziekschool. Ontvlechting van de muziekschool van de gemeentelijke organisatie. b. Planvorming voor een nieuw centrum voor Kunsteducatie. Beide worden in het traject Good Governance opgepakt.

2 Bestedingsvoorstel In de kadernota is in totaal ,-- beschikbaar gesteld. De kosten worden in gemaakt. plaats. 1. Optimalisering Subisidiesystematiek: Ontwerpen mogelijkheden shared service 3. Ontwerpen/ pva maatsch. Vastgoed Focus Cultuur 5. Vervolg aanpak onderdelen 2 en PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Communicatie vindt plaats met betrokken partners. Dit verschilt per deeltraject. Onderdeel van de Optimalisering Subsidiesystematiek is nadrukkelijk de communicatie met de instellingen. Voorlichting over de rechten en plichten, mogelijkheden etc vormen hiervan een onderdeel. Dit vindt plaats in. Voor de onderdelen shared service en maatschappelijk vastgoed zal in eerste instantie vooral bilateraal overleg plaatsvinden met betrokken instellingen. Het onderzoek naar de ontvlechting Muziekschool is reeds van start gegaan. Overleg met de directie en het bestuur van de Muziekschool heeft plaatsgevonden. In januari zal de raad middels een voorstel worden betrokken. Indien mogelijk en wenselijk zal de planvorming voor een centrum Kunsteducatie hierin worden meegenomen. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. In te stemmen met het Traject Good Governance. Het traject bestaat uit de volgende deeltrajecten: a. Optimalisering Subsidiesystematiek b. Verbeteren beheer en exploitatie gesubsidieerde instellingen c. Focus Welzijn/ accommodatiebeleid (Maatschappelijk Vastgoed) d. Focus cultuur (o.a. ontvlechting muziekschool en planvorming centrum kunsteducatie) 2. Het budget ad ,-- als volgt in te zetten. a. Optimalisering Subisidiesystematiek: (werkbudget en voorlichting) b. Ontwerpen mogelijkheden shared service c. Ontwerpen/ pva maatsch. Vastgoed d. Focus Cultuur e. Vervolg aanpak onderdelen 2 en OPSOMMING VAN BIJLAGEN

3 RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER K. Boerrigter SE El ONDERWERP Traject Good Governance AANLEIDING EN DOEL Op 24 juni 2008 heeft de gemeenteraad de Kadernota vastgesteld. Onderdeel hiervan was de formele opdrachtverlening aan het college om het Traject Good Governance te starten. Tegelijkertijd is ten behoeve van dit traject incidenteel ,-- beschikbaar gesteld. De reden voor het traject Good Governance was twee ledig 1. Cultuur: Onderzoek of het voor de bedrijfsvoering van Muziekschool, Crea en Heim beter is om beheersmatige activiteiten samen te voegen. Onderzoek tevens of meer culturele instellingen bij deze samenvoeging baat zouden hebben. Breng in beeld of dit financiele voordelen op zou kunnen leveren voor de diverse instellingen. Breng tevens in beeld of de oprichting van een koepelorganisatie soelaas biedt voor bestuurders/ vrijwilligers. 2. Welzijn: Inventariseer de problemen van de welzijnsinstellingen. Doe, aan de hand van deze inventarisatie, door partijen (gemeente en instellingen) een gedragen voorstel voor het komen tot oplossingen. Om een goede invulling aan de opdracht te kunnen geven is nadere afbakening en uitwerking noodzakelijk. Mede omdat de opdracht niet los te zien valt van andere ontwikkelingen. Ook zijn er een aantal randvoorwaarden te benoemen die zowel op het onderdeel Cultuur als het onderdeel Welzijn van toepassing zijn. Te denken daarbij valt aan richtlijnen voor het subsidiebeleid. Wij zijn van mening dat het noodzakelijk is voor Good Governance om ook het subsidiebeleid in algemene zin onder de loep te nemen. Hieronder wordt een nadere specificering van de opdracht gegeven. OVERWEGINGEN Good governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, evenals het daarover op open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. In deze opdracht heeft Good Governance betrekking op de relatie tussen de gemeente en de gesubsidieerde instelling. Het overheidsoptreden moet rechtmatigheid, rechtszekerheid, en rechtsgelijkheid (de drie R's) garanderen in combinatie met de principes van zuinigheid (economy), efficiëntie, effectiviteit en ethiek (de vier E's). Het traject Good Governance is te onderscheiden in een aantal deeltrajecten: Het optimaliseren van de Subsidiesystematiek: Er worden jaarljiks vele subsidies verstrekt. Dit vindt plaats op basis van de Algemene Subsidieverordening en de daraan gekoppelde Subsidieprogramma s. In het werkproces kan een verbeterslag worden gemaakt. Ook kan en moet een betere koppeling gemaakt worden met de doelstellingen die de gemeente wil realiseren. Onder optimalisering van de Subsidiesystematiek wordt het volgende verstaan: Het verder vorm en inhoud geven van de bestaande systematiek en deze waar mogelijk verbeteren. De volgende uitgangspunten worden hierbij gehanteerd: Met subsidieverlening wordt uitvoering gegeven aan een inhoudelijke beleidskaders. Subsidie wordt ingezet om gemeentelijke doelen te realiseren en/of voorgestane activiteiten ten continueren. Gemeente geeft aan WAT ze wil, organisaties/ instellingen geven aan HOE ze dat kunnen realiseren. Vervolgens wordt daartussen een match gemaakt. Afstemming met de beleidscyclus is noodzakelijk. Het subsidieproces en de gemeentelijke beleidscyclus kunnen elkaar versterken. Dit betekent dat helder moet worden aangeven welke maatschappelijke ontwikkelingen gaande zijn, welke knelpunten er zijn en of die moeten worden meegenomen bij de begroting. Ook is het van belang om bij de beleidsrapportage en de jaarrekening aan te geven of activiteiten zijn uitgevoerd en resultaten zijn behaald. Dit zijn

4 immers de momenten voor college en raad om te sturen. Het subsidieproces moet helder en duidelijk zijn. Welke informatie wordt gevraagd van instellingen, welke termijnen worden gehanteerd etc. Kortom welke rechten en plichten zijn er bij subsidiegever en subsidieontvanger. Gesubsidieerde instellingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen bedrijfsvoering. De gemeente heeft hier geen (actieve) rol. Zij stellt kwaliteitseisen aan de gesubsidieerde activiteiten en daarmee indirect aan de bedrijfsvoering. Daarnaast zijn er in de Algemene Subsidieverordening eisen gesteld rondom begroting, accountantsverklaring, reserves etc. Gerealiseerd moet worden dat er verschillen zitten tussen professionele instellingen (lees: instellingen met arbeidskrachten, formele directie etc) en vrijwilligersorganisaties. Rechten, plichten, kwaliteitseisen en ondersteuning kunnen verschillen. Het optimaliseren van de subsidiesystematiek heeft niet alleen betrekking op Cultuur en Welzijn maar is ook van toepassing op andere beleidsterreinen zoals Zorg en Sport. Het optimaliseren van de subsidiesystematiek is niet te vatten in een éénmalig traject dat uit te voeren is in een kort tijdsbestek. Het is een continue proces van doorontwikkeling en verbeteren. b. Verbeteren beheer en exploitatie van gesubsidieerde instellingen; naar een shared service Veel instellingen worden geconfronteerd met exploitatie te korten. Het college wil deze te korten niet zo maar overnemen maar is wel bereid de helpende hand toe te steken. In dat kader wordt bekeken of samenvoeging (naar een shared service) van beheersmatige activiteiten financiele ruimte of betere kwaliteit oplevert. Te denken valt aan ondersteunende taken zoals financien, personeel, inkoop beleid etc. Ook wordt gekeken of de oprichting van een koepelorganisatie soelaas biedt voor bestuurders/ vrijwilligers. In het voorjaar van komen wij met een voorstel met verschillende scenario s. Op basis daarvan kan uw raad een keuze maken. Focus Welzijn/ accommodatiebeleid: Binnen de welzijnssector is sterke behoefte aan beleid rondom Maatschappelijk Vastgoed. Er zijn op dat terrein een aantal knelpunten waarvoor een structurele gedegen oplossing nodig is. Dit geldt o.a. voor het beheren en exploiteren van wijkcentra, maar ook voor de manier waarop eigendomsverhoudingen worden ingevuld, onderhoud wordt gepleegd etc. De gemeente heeft op dit terrein steeds meer de wens om regie te kunnen voeren. De huidige situatie is te divers en biedt te weinig aanknopingspunten. Overigens speelt de vraag van Maatschappelijk vastgoed niet alleen binnen de welzijnssector, maar ook hier geldt het breder. Het vraagstuk zal dan ook voor de totale sociale sector worden benaderd. Daarbij is met name ook het Integrale Huisvestings Programma (koppeling onderwijshuisvesting) van belang. Op het terrein van maatschappelijk Vastgoed willen wij in het voorjaar de verschillende mogelijkheden, met voor- en nadelen, omschrijven. Mogelijk heeft dit veel relaties met het onderzoek naar beheer en exploitatie. Gelijktijdig oplopen cq samenvoegen van de opdracht heeft de voorkeur. Focus Cultuur Binnen het beleidsterrein Cultuur is een aantal specifieke aspecten te onderscheiden. In de Kunst- en Cultuurvisie 2010 is reeds aangegeven dat voor de 7 kernvoorzieningen de subsidierelatie nader vorm moet worden gegeven (zie onderdeel a). Daarnaast moet het volgende worden vormgegeven (allen besluitvorming Kunst en Cultuurvisie 2010): Erfgoednotitie: besluitvorming rondom musea etc. Ontvlechting muziekschool: Ontvlechting van de gemeentelijke organisatie met de Muziekschool als afnemer van gemeentelijke diensten op het gebied van personeel, organisatie, financiën, ict etc. Ontvlechting is een voorwaarde voor het goed kunnen invullen van de subsidierelatie. Een extern bureau voert momenteel onderzoek uit. Deze is eind november 2008 afgerond. Begin wordt een voorstel aan uw raad aangeboden (raad 3 februari ). Planvorming voor nieuw centrum kunsteducatie in Hart van Zuid: In de Kunst- en Cultuurvisie 2010 is een eerste aanzet gegeven voor een visie op een nieuw centrum Kunsteducatie. Dit moet nader worden ingevuld. Het betreft hier het formuleren van een plan voor huisvesting, exploitatie en programmering. Wij zien daarin een rol voor zowel Crea als de Muziekschool. Wij pleiten dan ook voor een gezamenlijke ontwikkeling. Indien mogelijk en wenselijk zullen wij dit voorstel integreren in het raadsvoorstel omtrent de ontvlechting muziekschool. Bovenstaande moet leiden tot een oplossing voor de bestaande exploitatieproblemen van Crea en Muziekschool.

5 FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN In de kadernota is in totaal ,-- beschikbaar gesteld. De kosten worden in gemaakt. Bijgaand treft u het bestedingsvoorstel. 1. Optimalisering Subisidiesystematiek: (werkbudget en voorlichting) Ontwerpen mogelijkheden shared service 3. Ontwerpen/ pva maatsch. Vastgoed Focus Cultuur 5. Vervolg aanpak onderdelen 2 en COMMUNICATIE EN INSPRAAK Communicatie vindt plaats met betrokken partners. Dit verschilt per deeltraject. Onderdeel van de Optimalisering Subsidiesystematiek is nadrukkelijk de communicatie met de instellingen. Voorlichting over de rechten en plichten, mogelijkheden etc vormen hiervan een onderdeel. Dit vindt plaats in. Voor de onderdelen shared service en maatschappelijk vastgoed zal in eerste instantie vooral bilateraal overleg plaatsvinden met betrokken instellingen. Het onderzoek naar de ontvlechting Muziekschool is reeds van start gegaan. Overleg met de directie en het bestuur van de Muziekschool heeft plaatsgevonden. In januari zal de raad middels een voorstel worden betrokken. Indien mogelijk en wenselijk zal de planvorming voor een centrum Kunsteducatie hierin worden meegenomen. VERVOLGTRAJECT EN PRODUCTEN 1. Raadsvoorstel inzake Ontvlechting Muziekschool, geintegreerd met een Voorstel over gezamenlijke planvorming nieuw centrum Kunsteducatie februari 2. Voorstel inzake scenario s beheer en exploitatie en maatschappelijk vastgoed voorjaar 3. Optimalisering subsidiesystematiek: betreft voornamelijk bevoegdheid van het College van burgemeester en wethouders. Continue proces.

6 VOORSTEL AAN DE RAAD 1. In te stemmen met het Traject Good Governance. Het traject bestaat uit de volgende deeltrajecten: a. Optimalisering Subsidiesystematiek b. Verbeteren beheer en exploitatie gesubsidieerde instellingen c. Focus Welzijn/ accommodatiebeleid (Maatschappelijk Vastgoed) d. Focus cultuur (o.a. ontvlechting muziekschool en planvorming centrum kunsteducatie) 2. Het budget ad ,-- als volgt in te zetten. a. Optimalisering Subisidiesystematiek: (werkbudget en voorlichting) b. Ontwerpen mogelijkheden shared service c. Ontwerpen/ pva maatsch. Vastgoed d. Focus Cultuur e. Vervolg aanpak onderdelen 2 en BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester