NAAM FUNCTIE: HR - PERSONEELSDIENST - DIENSTHOOFD

Transcriptie

1 1 FUNCTIEPROFIEL - WAT WORDT ER VAN MIJ VERWACHT? NAAM FUNCTIE: HR - PERSONEELSDIENST - DIENSTHOOFD 1. Algemene informatie Dienst/afdeling: Personeelsdienst Salarisschaal: A1a A2a - A3a 2. Plaats in het organogram Geeft leiding aan de medewerkers van de personeelsdienst en rapporteert aan de algemeen directeur. Adviseert het managementteam (MAT) op vlak van (strategisch) personeelsbeleid. 3. Doel van de functie Het diensthoofd personeel staat in voor het HRM-beleid en het personeelsbeheer van de organisatie. HRM-beleid omvat alle aspecten van een strategisch human resourcebeleid waaronder werving en selectie, vormingsbeleid, functionerings- en evaluatiebeleid, opvolging en implementatie van wetgeving. Hij/zij levert een belangrijke bijdrage aan een klantvriendelijke en toegankelijke dienstverlening aan de burger, door een integer, divers, transparant, positief en duurzaam personeelsbeheer en -beleid. Hij ondersteunt de algemeen directeur in het scheppen van de voorwaarden om alle personeelsleden optimaal te laten functioneren en groeien. 4. WAT - welke zijn mijn taken? Resultaatsgebied 1: leidinggeven aan de personeelsdienst Het diensthoofd organiseert de dienst zodat de vooropgestelde doelen gerealiseerd worden. Hiertoe ontwikkelt hij een visie die hij overbrengt op zijn medewerkers. Hij neemt beslissingen en hij volgt de evoluties op vlak van HRM en wetgeving op en bespreekt deze op overlegmomenten binnen de dienst. Het diensthoofd organiseert zijn dienst zo dat taken goed verdeeld worden en verantwoordelijkheden gedelegeerd worden. Hierbij ondersteunt hij zijn medewerkers door hen te coachen op resultaat en aandacht te hebben voor ontwikkeling. Het diensthoofd is gericht op klantgerichtheid, efficiëntie en voortdurende verbetering bij zijn medewerkers. Het diensthoofd zorgt ervoor dat de medewerkers van de personeelsdienst in staat zijn om hun werk te doen m.b.t. het personeelsbeheer en de administratie. Organisatorisch betekent dit het opmaken, onderhouden en bijsturen van de rechtspositieregeling, het arbeidsreglement, organogram en ondersteuning geven bij het toepassen ervan, Resultaatsgebied 2: het strategisch beleid van stad en OCMW Diest inzake personeel vorm geven

2 2 Het personeel van stad en OCMW Diest is het belangrijkste kapitaal waarmee de organisatie haar doelen kan bereiken. Een goed en strategisch personeelsbeleid is dan ook een basisvoorwaarde. De bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor het afstemmen van de verschillende HR-systemen en praktijken op elkaar en op de werking van de diensten. Hij zorgt voor een goede afstemming op de organisatiestrategie en de externe omgeving. Resultaatsgebied 3: het MAT bijstaan in (de visie op) het personeelsbeleid Het diensthoofd adviseert de algemeen directeur, het managementteam en de leidinggevenden over alle aspecten van het personeelsbeleid en de wijze waarop dit in de praktijk wordt toegepast. Hij biedt ondersteuning van de leidinggevenden bij het invullen van hun leidinggevende taken en in hun rol als personeelsmanager van hun entiteit. Hij zorgt voor dienstverlening zoals zorg voor rechtszekerheid van de medewerkers, het informeren van medewerkers, het bemiddelen bij problemen inzake personeelsaangelegenheden en het oplossen van juridisch-administratieve problemen. Hij heeft zicht op de werksfeer en geeft vorm aan de waarden van de organisatie. Resultaatsgebied 4: (meerjaren)planning en budget Het diensthoofd vertaalt zijn visie naar een voorstel van personeelsplanning en budget van de personeelsdienst. Bij de opmaak van het meerjarenplan en de jaarlijkse aanpassingen hiervan speelt hij klantgericht in op de noden van het managementteam en de diensten, de respectievelijke diensthoofden, om eventuele personeelsvragen in kaart te brengen, te becijferen en te kaderen binnen de beschikbare budgettaire ruimte op het vlak van personeel. Resultaatsgebied 5: managementinformatie Het diensthoofd maakt werk van de verdere invoering van strategische en tactische indicatoren (bvb ziekteverzuim of arbeidsongevallen) en zorgt ervoor dat het bestuur en het MAT beschikken over de nodige instrumenten om het personeelsbeleid op te volgen. Op basis van deze informatie formuleert het diensthoofd proactief zijn adviezen. Resultaatsgebied 6: aandacht voor welzijn op het werk Het diensthoofd levert inspanningen om de werkomstandigheden en het welzijn van het personeel binnen het stadsbestuur te verbeteren. Hij geeft vorm aan de verschillende facetten van een welzijnsbeleid (arbeidsveiligheid, gezondheid, psychosociale aspecten, ergonomie, arbeidshygiëne, verfraaiing van de arbeidsplaatsen en intern leefmilieu). De risicobeheersing- en veiligheidsprocedures worden op een professionele wijze ontwikkeld en toegepast Resultaatsgebied 7: bijkomende opdrachten in het belang van stad en OCMW Diest Het diensthoofd voelt zich betrokken bij het beleid van stad en OCMW Diest en tracht zich voortdurend te verbeteren en zo bij te dragen tot het slagen van de organisatie (hij blijft hierbij op de hoogte van de nieuwe tendensen en de geldende wetgeving/regelgeving en kan deze verwerken en toepassen). Een belangrijk element hierbij is de samenwerking met de directe collega's en de andere diensten. Het diensthoofd ondersteunt de algemeen directeur in haar taken en is bereid bijkomende opdrachten tot een goed einde te brengen. 5. HOE - hoe voer ik mijn taken uit? 5.1. Kerncompetenties deze competenties vindt de stad voor iedereen belangrijk Bij elke kerncompetentie worden het niveau en de voorbeelden vermeld die horen bij deze functie. Kerncompetentie Niveau Voorbeelden

3 3 Voortdurend verbeteren 3. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen onder meer door middel van permanente vorming Wijzigt werkmethodes binnen de dienst om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij voortdurend bijleert om te kunnen omgaan met de nieuwe zaken die op hem afkomen. Het diensthoofd moet in staat zijn om wat de overheid en de samenleving verwachten te vertalen naar de medewerkers en naar structuren en processen van de dienst. Klantgerichtheid Samenwerken 3. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren 3. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes) wanneer dit organisatiebreed wordt aangestuurd Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om een divers personeelsbeleid te voeren en de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, (bv. personen met een arbeidsbeperking, personen van vreemde herkomst) Het diensthoofd dient zich bewust te zijn van de belangrijke ondersteunende rol die de personeelsdienst speelt naar de volledige organisatie. Een goed draaiende dienstverlening die de verschillende diensten ondersteunt bij het realiseren van de doelstellingen stelt klantgerichtheid voorop. Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijke oplossingen te vinden Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij over de diensten heen vlot kan samenwerken, informatie doorgeeft aan diensten en overlegt met andere diensten om tot een goede wisselwerking te komen. Ook binnen de eigen entiteit stimuleert het diensthoofd de samenwerking. Betrouwbaarheid 3. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code van stad en OCMW Diest in de praktijk gebracht wordt Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de personeelsdienst

4 4 Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. Het diensthoofd neemt een voorbeeldfunctie op zich. De huidige maatschappelijke context verwacht dat de overheid consequent en correct handelt, en werkt binnen een ethisch kader. Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij ingrijpt wanneer er ingegaan wordt tegen de deontologie van de functie en het ambt en daar medewerkers op aanspreekt Functiecompetenties Bij elke functiecompetentie worden het niveau en de voorbeelden vermeld die horen bij deze functie. Functiecompetentie Niveau Voorbeelden Organisatiebetrokkenheid 2. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur, enz.) Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in Van het diensthoofd wordt verwacht dat hij goed kan inschatten wat de impact is van bepaalde beslissingen op de organisatie en/of op andere diensten. Hij moet ook de organisatiebetrokkenheid kunnen creëren bij zijn medewerkers, dient medewerkers te kunnen enthousiasmeren voor hun job en de organisatie. Visie 3. Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie of entiteit Het diensthoofd dient vooral beleidsvoorbereidend werk te leveren. Dit betekent input te geven aan de algemeen directeur, het managementteam en het politieke niveau voor het opbouwen van een beleid. Hiervoor dient het diensthoofd binnen zijn vakgebied goed op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen of trends die zich voordoen en in functie hiervan aanzetten geven voor het ontwikkelen van een beleid. Beslissen 2. Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is Schat op correcte wijze in of hij over onvolledige maar voldoende informatie beschikt om een beslissing te onderbouwen Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) Heeft een gegronde argumentatie voor het risico-element in de beslissing Handhaaft genomen beslissingen bij weerstand en tegendruk

5 5 Het diensthoofd moet knopen kunnen doorhakken. Hij neemt zelf de ruimte om over zaken te kunnen beslissen. Op vlak van personeelsbeleid en -beheer (vnl. op de eigen dienst) liggen er belangrijke beslissingsbevoegdheden voor de bestuurssecretaris. Resultaatgerichtheid 3.Werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving Formuleert uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen of van de entiteit Ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing, enz. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken Communiceert op regelmatige basis over de stand van zaken aan de andere betrokkenen Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen als dat nodig blijkt Het diensthoofd formuleert voor zijn dienst doelstellingen die hij samen met zijn medewerkers dient te bereiken. Hij dient hiervoor de nodige middelen in te zetten om tot goede resultaten te kunnen komen. Ook binnen een voortdurend veranderend kader brengt het diensthoofd de dienst er toe om met de nodige resultaten te komen. Organiseren 2. Coördineert acties, tijd en middelen Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten, enz.) zo in dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie Voortgangscontrole 2.Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen Het diensthoofd is de facilitator en coördinator waarbij hij mensen en middelen dient in te zetten om tot resultaten te kunnen komen. Om te kunnen omgaan met het grote werkvolume dient het diensthoofd in staat te zijn om goed te organiseren, prioriteiten te bepalen. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) Checkt afspraken op het afgesproken moment Wijst medewerkers (collega's, leveranciers, enz.) op hun planning of afspraken Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Het diensthoofd dient, naast het organiseren en coördineren van taken voor zijn medewerkers, deze ook op te volgen en te controleren in de tijd. Resultaat- en ontwikkelingsgericht coachen 3. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep

6 6 Delegeren 2.Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een veilige omgeving kunnen leren. Het diensthoofd heeft een belangrijke rol in het creëren van een werkomgeving waarin leidinggevenden hun medewerkers kunnen coachen en ondersteunen om het beste van zichzelf te geven. Hij ondersteunt de leidinggevenden in hun leidinggevende taken. Hij heeft daarom ook een voorbeeldfunctie als coachend leidinggevende binnen de personeelsdienst en werkt een beleid van permanent leren uit voor de organisatie. Wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien Draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over aan medewerkers zodat hun motivatie verhoogt Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Staat open voor initiatieven van medewerkers Het diensthoofd moet in staat zijn om zelf taken los te laten en deze te delegeren aan zijn medewerkers. Dit niet alleen in functie van de groei en ontwikkeling van medewerkers, maar ook als noodzakelijk middel om te kunnen omgaan met het hoge werkvolume.

7 Competenties en ervaring Deze competenties en ervaring zijn nodig om deze functie succesvol uit te oefenen. Cluster Kennis Toelichting Management en beleid Strategisch personeelsbeleid (HRM) Voorzien van managementinformatie (werken met indicatoren) PC-vaardigheden Word Excel Powerpoint Software eigen aan de functie Aan te leren op de werkvloer Wetgeving en regelgeving (Nieuwe medewerkers : wetgeving eigen maken op de werkvloer. Medewerkers : praktische kennis) Noties van de wetgeving mbt stad en OCMW Vertrouwdheid met de wetgeving/regelgeving mbt personeelsbeleid in de overheid Werking en werkmiddelen Affiniteit met het personeelsbeleid in de overheid Ervaring met het aansturen van een team Alle functieprofielen van de zijn standaard opgesteld in de mannelijke vorm, vooral om complexe zinsvormen te vermijden. Dit is niet bedoeld als verwijzing naar het gender van de medewerker.