FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit

Transcriptie

1 FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Algemene info Graad (functietitel): Functionele loopbaan: Diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit A1a A2a A3a Visie De gemeente Lovendegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Dit kan enkel gerealiseerd worden met enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zichzelf ontwikkelen belangrijk vinden. Doel van de functie Je coördineert de dienst Infrastructuur en Mobiliteit. Je staat in voor de voorbereiding en opvolging van de extern uitbestede openbare werken en de werken in eigen beheer die een bijzondere expertise vergen. Je geeft mobiliteitsadvies aan het beleid. Je geeft leiding aan de dienst. Je bent lid van het managementteam. Plaats in de organisatie Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van de gemeentesecretaris. Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 1 van 9

2 Takenpakket Deze lijst is indicatief. Extern uitbestede werken en werken in eigen beheer die een bijzondere expertise vergen Voorbereiden en opvolgen van de extern uitbestede openbare werken en de werken in eigen beheer die een bijzondere expertise vergen. Algemene coördinatie, voorbereiding en opvolging van alle grote infrastructuurwerken Ontwerp, bestek en raming opmaken of nazien Aanbestedingsverslagen opmaken of nazien Plannen beoordelen en adviseren De planning opvolgen en bijsturen waar nodig De kwaliteit van de werken nazien Werfvergaderingen bijwonen Vorderingsstaten nazien Opleveringen opmaken Met derden (bv. architecten, studiebureaus, aannemers) onderhandelen en samenwerken Mobiliteit (voor deze taak is bij aanwerving geen grondige kennis vereist, maar deze is wel te verwerven tijdens de loopbaan) Geeft mobiliteitsadvies aan het beleid. Het mobiliteitsplan opmaken en actualiseren (in samenspraak met een studiebureau) De acties uit het mobiliteitsplan initiëren en coördineren Het beleid en andere diensten ondersteunen op mobiliteitsvlak Verbindingspersoon zijn tussen gemeente en politie Advies verlenen bij de opmaak van tijdelijke en aanvullende politiereglementen De communicatie over belangrijke mobiliteitsdossiers verzorgen Deelnemen aan het intergemeentelijk overleg mobiliteit Proactief optreden, sensibilisering en educatieve projecten organiseren in het kader van mobiliteit Leiding geven aan de dienst Leiding geven aan de medewerkers van de dienst. Erop toezien dat de dienst vlot functioneert en bijsturen waar nodig Erop toezien dat medewerkers de interne regels en richtlijnen respecteren Een kwalitatief personeelsbeleid voeren Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 2 van 9

3 De competenties van de medewerkers verder ontwikkelen, rekening houdende met de mogelijkheden en behoeften van de organisatie en de medewerkers Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers Periodieke feedbackgesprekken organiseren Personeelsbehoeften objectiveren en opvolgen Wervings- en vormingsbehoeften signaleren Managementteam Is lid van het managementteam. De decretale taken van het managementteam mee helpen uitvoeren Organisatiebrede onderwerpen voorbereiden, aanbrengen en opvolgen Organisatiebrede projecten mee coördineren Instaan voor een goede top-down (vanuit het managementteam) en bottom-up (vanuit de dienst of afdeling) communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen, Verder denken dan het eigen dienstbelang Constructief samenwerken met de verschillende leidinggevenden binnen de organisatie Beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie Instaan voor de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie voor de dienst, in nauw overleg met het beleid. De strategische beleidsvisie op een efficiënte en effectieve manier vertalen in operationele doelstellingen Input geven voor het meerjarenplan Beleidsvoorstellen voorbereiden en aftoetsen met managementteam en beleid Het beleid uitvoeren en hierover rapporteren Het beleid evalueren en verbetervoorstellen formuleren Rekening houden met de financiële middelen die ter beschikking zijn Het beleid en het management ondersteunen Budget Instaan voor de budgetopmaak en het feitelijk budgetbeheer van de dienst. Budgetvoorstellen opmaken, waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare financiële middelen en de geldende richtlijnen De beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten Verbetervoorstellen formuleren Subsidiemogelijkheden onderzoeken en benutten Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 3 van 9

4 Externe communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de externe klant. In alle omstandigheden klantvriendelijk en professioneel blijven Helder en beknopt communiceren Contacten (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) op de meest efficiënte en professionele manier afhandelen De bestaande wetgeving (bv. wetgeving openbaarheid van bestuur) respecteren Meldingen en klachten ontvangen en deze oplossen of verder verspreiden binnen de dienst of de organisatie De bevolking informeren over (de uitvoering van) het beleid door de dienst De bevolking informeren over de dienstverlening van de dienst Interne communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de interne klant. Er mee voor helpen zorgen dat collega s en bestuur op de hoogte zijn van de informatie die voor hen belangrijk is bij het uitvoeren van eigen taken of het nemen van beslissingen. Helder en beknopt communiceren Belangrijke informatie voor de dienst of de organisatie verspreiden Afspraken rond communicatie respecteren Voor een vlotte en duidelijke communicatiestroom zorgen binnen de dienst of de organisatie Problemen rond het functioneren van de dienst of de organisatie (indien mogelijk reeds met een voorstel van oplossing) aankaarten bij collega s of het diensthoofd Voorstellen doen om via gerichte communicatie de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen De medewerkers op communicatievlak sensibiliseren Periodiek intern overleg organiseren met medewerkers en functioneel bevoegde schepen Wet- en regelgeving Op de hoogte blijven van wijzigende wet- en regelgeving die van belang zijn voor de dienst of de organisatie. Deze wet- en regelgeving vlot kunnen opzoeken en correct kunnen interpreteren en toepassen. Erop toezien dat de medewerkers bestaande wet- en regelgeving en algemene richtlijnen respecteren en correct toepassen. De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code en personeelsnota s) respecteren. Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 4 van 9

5 Kennisborging De opgedane vakkennis en de uitgeschreven regels en procedures integreren in de werking van de dienst of de organisatie. Nuttige informatie naar aanleiding van het volgen van opleidingen verspreiden binnen de dienst of de organisatie. Er bij (langdurige) afwezigheid voor zorgen dat de dienst of de organisatie op de hoogte zijn van de lopende dossiers en de belangrijkste procedures. Computervaardigheden Goede kennis hebben van de vaakst gebruikte softwarepakketten (bv. Word, Outlook, Excel, Powerpoint) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen. Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT. Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 5 van 9

6 Competenties Kerncompetenties Competenties waarover elke medewerker van de gemeente Lovendegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie. Samenwerking Werkt mee aan het behalen van afgesproken doelstellingen Deelt kennis en informatie op een transparante manier Bevordert de teamgeest Identificeert zich met het team Geeft constructieve feedback Denkt na over organisatiebrede samenwerking Moedigt medewerkers aan om ideeën uit te wisselen en oplossingen te vinden voor problemen Klantgerichtheid Behandelt de externe en interne klant op een snelle, klantvriendelijke, respectvolle, integere en objectieve manier Toont begrip voor opmerkingen of klachten van klanten Stelt vragen, stelt oplossingen voor of verwijst door naar de juiste dienst of behandelaar Maakt concrete afspraken en komt die ook na Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Denkt na over hoe de eigen dienstverlening voor de klant kan verbeterd worden Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening snel om in de praktijk Loyauteit Voert de genomen (beleids)beslissingen op een correcte manier uit Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen Bouwt mee aan het positief en klantvriendelijk imago van de gemeente Draagt bij aan de gewenste organisatiecultuur Resultaatgerichtheid Neemt doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier de nodige initiatieven om de afgesproken taken of doelstellingen binnen de afgesproken deadline af te werken of te bereiken Zoekt in overleg naar oplossingen om knelpunten op te lossen of weerstand te verminderen Bewaakt de vooropgestelde timing en stuurt bij waar nodig Controleert en rapporteert over de resultaten Anticipeert op mogelijke problemen Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 6 van 9

7 Zichzelf ontwikkelen Verwerft nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis die belangrijk zijn voor het eigen functioneren Stelt zichzelf professionele doelen Staat open voor en past zich flexibel aan aan veranderingen van de functie of de organisatie Kent zichzelf en benut kansen om de minder sterke competenties te verbeteren Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren Functiespecifieke competenties Dit zijn competenties die belangrijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Mondelinge communicatie Is vriendelijk en behulpzaam Stelt duidelijke vragen Denkt oplossingsgericht Brengt een boodschap duidelijk over Communiceert vlot in een groep Kan overtuigen Schriftelijke communicatie Schrijft professionele briefen en teksten Hanteert een correcte spelling en grammatica Schrijft op een duidelijke en genuanceerde manier Brengt een logische structuur aan in de argumentatie Kiest het juiste communicatiekanaal Plannen en organiseren Plant het werk Werkt zelfstandig Denkt niet enkel op de korte termijn Respecteert deadlines Schrijft de meest gebruikte processen uit en houdt ze up-to-date Zet acties op en reikt middelen aan om de vooropgestelde doelen te bereiken Kan prioriteiten stellen Integriteit Gaat vertrouwelijk om met informatie Is eerlijk en oprecht Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 7 van 9

8 Komt afspraken na Neemt verantwoordelijkheid op Vertoont voorbeeldgedrag Zorgt voor een transparante structuur Wijst medewerkers op het niet naleven van afspraken Stressbestendigheid Blijft ook bij wijzigende, drukke of onzekere werkomstandigheden functioneren Reageert rustig bij tegenstand, kritiek of negatieve feedback Blijft in elke situatie professioneel Kan de eigen gedragsstijl veranderen om een doel te bereiken Herkent weerstand en gaat er gepast mee om Analytisch denken Kan een complex probleem ontleden en maakt een onderscheid tussen hoofd- en bijzaken Gaat actief op zoek naar informatie Volhardt in de analyse tot alle noodzakelijke elementen op tafel liggen Legt oorzakelijke verbanden en stelt oplossingen voor Innovatief denken Komt spontaan tot nieuwe ideeën en inzichten die een meerwaarde creëren voor de dienst of de organisatie Ontwikkelt nieuwe werkwijzen, processen of producten Is creatief Streeft naar voortdurende verbetering Netwerken Ontwikkelt relevante interne en externe relaties Vertegenwoordigt de gemeente op een professionele manier Benut het eigen netwerk om informatie, steun of medewerking te krijgen Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren Delegeren Geeft de juiste taken en verantwoordelijkheden door, rekening houdende met de interesse, ambitie, ontwikkeling of competenties van de medewerkers Volgt gedelegeerde taken op Maakt medewerkers mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Ontwikkelen van medewerkers Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 8 van 9

9 Laat medewerkers zich bewijzen en ontwikkelen, geeft hen kansen Stimuleert een open feedbackcultuur, waar medewerkers mogen falen Benut competenties van de medewerkers Beoordeelt het effect van opleidingen en stuurt bij waar nodig Faciliteert kennisoverdracht binnen de dienst Staat open voor initiatieven van medewerkers Organisatiebetrokkenheid Toont verbondenheid met de organisatie Verdedigt de belangen van de organisatie Houdt bij de eigen plannen, adviezen, beslissingen en acties rekening met de belangen van en de gevolgen voor de organisatie Visie Kan minder voor de hand liggende verbanden leggen Neemt de tijd om vooruit te denken, anticipeert Schat de gevolgen van plannen, adviezen, beslissingen en acties correct in Kan een duidelijke visie uitwerken rond een al dan niet dienstoverschrijdend thema Overstijgt de dagelijkse werking in de visievorming Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan. Naam: Datum: Schrijf Voor kennisname en onderteken Functie- en competentieprofiel diensthoofd Infrastructuur en Mobiliteit Pagina 9 van 9