Relatiegegevens bekijken

Transcriptie

1

2

3 Deze handleiding beschrijft de meest gangbare opties van het programmaonderdeel RELATIES RELATIE. Dit onderdeel is bedoeld om snel gegevens van klanten, prospects, leveranciers en andere typen relaties op te vragen en te bekijken. 1. Het onderdeel kan op een aantal manieren worden opgestart: Via het hoofdmenu; selecteer het onderdeel RELATIES RELATIE. Met de knop Relatie in de knoppenbalk onder het hoofdmenu 1. Met de knop Relatie in de groep Relaties van de snelbalk 2. Vanuit andere onderdelen, bijvoorbeeld de bonnenonderdelen, met Shift+Ctrl+V. Door een invoerveld of tabelregel met relatiegegevens met de muis te slepen naar de knop Relatie in de knoppenbalk onder het hoofdmenu of naar de knop Relatie in de snelbalk. 2. Het venster RELATIE BEKIJKEN verschijnt op het scherm. 3. U vraagt een klant, prospect en/of leverancier op door in één van de invoervelden Sorteernaam of Nummer een sorteernaam of relatienummer in te toetsen en op Enter te drukken. Het zoeken naar een relatie kan op uiteenlopende manieren, al dan niet met behulp van een zoekvenster, afhankelijk van de gegevens die van de relatie bekend zijn. Raadpleeg de handleiding EEN RELATIE OPVRAGEN voor een beschrijving van de beschikbare mogelijkheden. U kunt het zoekvenster altijd oproepen met Openen of door op de zoektoets F2 te drukken. U maakt alle invoervelden in één keer leeg met Ctrl+W. 1 Gebruikers kunnen deze knoppenbalk naar eigen inzicht instellen in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS BEELD, tabblad MENUBALK. Dubbelklik met de muis op een leeg gedeelte van de knoppenbalk om dit onderdeel snel op te starten. 2 Is de snelbalk niet zichtbaar, klik dan met de rechter muistoets op de knoppenbalk onder het hoofdmenu en activeer de optie Snelbalk. pagina 3-12

4 4. Nadat een relatie is opgevraagd worden diens gegevens getoond, verdeeld over een aantal tabbladen. Een tabblad is alleen zichtbaar wanneer het relevante informatie bevat. Zo zal het tabblad PRODUKTGROEPEN niet worden getoond bij een klant, maar het tabblad BEDRIJFSSOORTEN wel, mits bij die klant tenminste één bedrijfssoort is vastgelegd. Boven in het venster worden steeds het nummer met de naam en plaatsnaam van de opgevraagde relatie getoond Het tabblad ALGEMEEN toont de adresgegevens, telefoonnummers en faxnummer van de relatie, alsmede het BTW-nummer en banknummer. Het faktuuradres wordt alleen getoond wanneer het afwijkt van het standaard relatieadres. 6. Het tabblad ALGEMEEN bevat tevens een aantal subtabbladen, waarin de contactpersonen, extra adressen, machines, opmerkingen, algemene informatie (zoals het adres) en de betalingsinformatie worden getoond. In INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN, tabblad RELATIES stelt u per gebruiker in of betalingsinformatie al dan niet getoond wordt in dit onderdeel. U kunt dit onderdeel rechtstreeks opstarten met Instellingen of Alt+F9. 7. Gebruik de toetscombinaties Shift+PageDown en Shift+PageUp om het volgende respectievelijk vorige subtabblad te selecteren. Deze toetsen werken alleen wanneer het tabblad ALGEMEEN is geselecteerd. U kunt ook met de muis op de gewenste subtab klikken. 3 Beschikt u over de module Meerdere filialen, dan staat rechtsboven in het venster de naam van het thans geselecteerde filiaal. pagina 4-12

5 8. Het subtabblad CONTACTPERSONEN toont alle contactpersonen bij de geselecteerde relatie. Van iedere contactpersoon worden de bij die persoon ingevoerde gegevens getoond, zoals de afdeling, het telefoonnummer en adres. Dubbelklik op een contactpersoon om diens gegevens aan te passen in RELATIES BEWERKEN RELATIE. 9. Wanneer er naast het standaard adres en faktuuradres nog andere adressen bij de relatie zijn vastgelegd, zoals andere filialen of extra afleveradressen, dan ziet u deze in het subtabblad ADRESSEN. Dubbelklik op een adres om de gegevens aan te passen in RELATIES BEWERKEN RELATIE. pagina 5-12

6 10. Beschikt u over de module Machines en onderhoud dan worden de machines bij de opgevraagde relatie getoond in het subtabblad MACHINES. Van iedere machine worden nummer, omschrijving, serienummer, extern nummer en status vermeld, en (indien van toepassing) de datum van de eerstvolgende onderhoudsbeurt. Een rode regelkleur geeft aan dat deze datum reeds is verstreken. Dubbelklik op een regel om het onderdeel MACHINES MACHINE op te starten voor de betreffende machine. In het onderdeel Instellingen kunt u aangeven of de machines in tabelvorm of op een soortgelijke manier als de contactpersonen en extra adressen moeten worden getoond; het voordeel van deze laatste manier is dat er veel meer gegevens van iedere machine kunnen worden getoond. pagina 6-12

7 11. In het subtabblad OPMERKINGEN worden de bij de relatie vastgelegde opmerkingsregels getoond. De achtergrondkleur van dit tabblad is afhankelijk van de bijbehorende markering zoals ingesteld bij de relatie. De markering geeft aan in hoeverre de getoonde informatie belangrijk is. U kunt de kleuren bij iedere markering instellen in het tabblad Kleuren van Instellingen Gebruikers Beeld. 12. In het subtabblad INFORMATIE wordt aanvullende informatie bij de relatie getoond. Hierin zijn alleen die instellingen opgenomen die afwijken van de standaardwaarden. Onder historie worden de data van invoeren en laatste wijziging getoond, alsmede de naam van de medewerker die de relatiegegevens heeft ingevoerd. 13. De overige gegevens van de relatie worden getoond in een aantal tabbladen. U selecteert het volgende respectievelijk vorige tabblad met PageDown en PageUp of door met de muis op het gewenste tabblad te klikken. pagina 7-12

8 14. Het tabblad TEKST toont de bij de relatie vastgelegde tekst; willekeurige informatie over de relatie. 15. Beschikt u over de module Notities en taken, dan toont het tabblad NOTITIES de bij deze relatie vastgelegde notities. Een grijze regelkleur duidt op een afgehandelde notitie. Een rode regelkleur geeft een nietafgehandelde notitie aan met status dringend. Met Notitie in de knoppenbalk of Shift+Ctrl+T maakt u voor de relatie een nieuwe notitie aan. Dubbelklik op een notitieregel om de notitie aan te passen. pagina 8-12

9 16. De prijsafspraken die zijn vastgelegd bij de geselecteerde relatie worden getoond in een apart tabblad PRIJSAFSPRAKEN. 17. Is er sprake van één of meerdere bedrijfssoorten (bij een klant) of produktgroepen (bij een leverancier), dan worden deze getoond in een tweetal tabbladen. 18. Het tabblad STATUS geeft actuele statusinformatie over de relatie. In dit tabblad worden de actuele offertes getoond (wanneer het een klant of prospect betreft) en de actuele brieven. In INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN, tabblad RELATIES, stelt u in welke van deze gegevens u wilt zien. Dubbelklik op een regel om het bijbehorende programmaonderdeel op te starten en de offerte of brief op te vragen. pagina 9-12

10 19. Wanneer de relatie een klant betreft, dan geeft het tabblad VERKOOPSTATUS actuele statusinformatie over de verkoop en reparatiebonnen van de relatie. Achtereenvolgens zijn dit alle nog niet geleverde orderbevestigingen, niet afgehandelde reparaties, nog te faktureren verzendbonnen en reparatiebonnen, de openstaande fakturen en de omzettotalen per jaar. 20. Betreft het een leverancier, dan wordt diens actuele statusinformatie getoond in het tabblad INKOOPSTATUS; achtereenvolgens de te bestellen artikelen (inclusief losse bestellingen), de artikelen die reeds in bestelling staan (en nog niet zijn geleverd) en alle nog niet afgehandelde (inclusief losse) retourzendingen. Door te dubbelklikken op een tabelregel start u het bijbehorende programmaonderdeel op. 21. Met Afdrukken print u een adresetiket van de geselecteerde relatie. Hiertoe dienen er wel eerst één of meerdere etiketformaten en etiketdefinities te zijn aangemaakt, respectievelijk in INSTELLINGEN PRINTERS ETIKETFORMATEN en in INSTELLINGEN PRINTERS ETIKETDEFINITIES. Selecteer het gewenste formaat en de gewenste etiketdefinitie in het etiketvenster. Deze instellingen worden bewaard per gebruiker. Geef eventueel een contactpersoon op. Klik vervolgens op OK om het printvenster op te roepen en het etiket af te drukken. pagina 10-12

11 22. Wilt u gegevens van de opgevraagde relatie aanpassen, dubbelklik dan in één van de invoervelden Sorteernaam of Nummer, of druk op Shift+Ctrl+W. Wilt u de gegevens van een specifieke contactpersoon bewerken, dubbelklik dan in het subtabblad CONTACTPERSONEN op de gewenste naam. Het onderdeel RELATIES BEWERKEN RELATIE wordt opgestart, waarna de relatie wordt opgevraagd. Aangebrachte wijzigingen worden na het opslaan direct zichtbaar in alle andere programmavensters. 23. Met Shift+Ctrl+Z start u het onderdeel BONNEN VAN EEN RELATIE op voor de thans geselecteerde relatie. Dit onderdeel laat alle bonnen zien van de geselecteerde relatie die gemaakt zijn in een zelf in te stellen periode. 24. Met Vorige en Volgende roept u de vorige respectievelijk volgende relatie op in volgorde van sorteernaam dan wel relatienummer; het thans geselecteerde invoerveld bepaalt de volgorde. pagina 11-12

12 25. Met de knop Nieuwe bon maakt u een nieuwe bon, brief of machine aan voor de thans geselecteerde relatie. Er verschijnt dan een venster waarin u de gewenste bonsoort kunt aangeven. 26. Sluit dit onderdeel af met Afsluiten of druk op Esc. pagina 12-12