Een nieuwe offerte aanmaken

Transcriptie

1

2

3 Deze handleiding beschrijft de te volgen stappen voor het aanmaken van een nieuwe offerte in Order-Direct in het onderdeel OFFERTE. Aangenomen wordt dat de klant of prospect voor wie de offerte bestemd is en de artikelen op de offerte reeds zijn opgenomen in respectievelijk het relatiebestand en het artikelbestand. Ook wordt aangenomen dat de vereiste instellingen voor het afdrukken van offertes zijn gemaakt. 1. Het onderdeel OFFERTE kan op drie manieren worden opgestart: Via het hoofdmenu; selecteer het onderdeel VERKOOP OFFERTE. Via de knop Offerte in de knoppenbalk onder het hoofdmenu, mits aanwezig 1. Met de knop Offerte in de groep Verkoop van de snelbalk Bij het opstarten van het onderdeel verschijnt een medewerkervenster 3. Voor een nieuwe offerte dient hier een medewerker te worden opgegeven. Het selecteren van de medewerker kan op een aantal manieren: Druk op de cijfertoets van de medewerker. Dubbelklik met de muis op de naam van de medewerker. Klik eenmaal met de muis op de medewerkernaam of maak gebruik van de pijltoetsen en om de gewenste medewerker te selecteren. Klik vervolgens met de muis op de knop Nieuw of druk op Enter. Wilt u geen nieuwe offerte aanmaken maar een bestaande offerte openen, klik dan meteen op Openen of druk op Esc. U hoeft dan niet eerst een medewerker te selecteren. Drukt u hier per ongeluk op Esc of klikt u op Openen, dan verschijnt in plaats van het venster NIEUWE OFFERTE het venster OFFERTE. In dit venster roept u eerder gemaakte offertes op. U kunt hier alsnog een nieuwe offerte aanmaken door op de knop Nieuw in de knoppenbalk te klikken of op Ctrl+N te drukken. Vraag een bestaande offerte op en druk op Shift+Ctrl+N om een nieuwe offerte aan te maken waarbij de gegevens van de reeds opgevraagde offerte worden overgenomen. Zo kunt u snel bestaande offertes dupliceren. 3. Het venster OFFERTE (NIEUW) verschijnt nu op het scherm. Omdat het een nieuwe offerte betreft is het offertenummer alvast ingevuld. Dit nummer kan niet worden gewijzigd en wordt dus weergegeven in een grijze kleur. Met de knoppen in de knoppenbalk kunt u op elk moment de taal, valutasoort, afdeling en eventueel filiaal 4 aanpassen. Alle bedragen en artikelomschrijvingen op de offerte worden dan automatisch bijgewerkt. 1 Gebruikers kunnen de knoppenbalk naar eigen inzicht instellen in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS BEELD. Dubbelklik met de muis op een leeg gedeelte van de knoppenbalk om dit onderdeel snel op te starten. 2 Is de snelbalk niet zichtbaar, klik dan met de rechter muistoets op de knoppenbalk onder het hoofdmenu en selecteer de optie Snelbalk. 3 Mits de instelling Standaard medewerkernaam automatisch gebruiken in INSTELLINGEN COMPUTERS ALGEMEEN uit staat. 4 Indien u beschikt over de module Meerdere filialen. pagina 3-13

4 4. Als offertedatum wordt de datum van vandaag ingevuld. Wanneer u deze wilt wijzigen geeft u de gewenste datum op in het invoerveld Datum. U kunt ook op de knop aan de rechterzijde van dit veld klikken. Er verschijnt dan een kalender waarin u met de muis de gewenste datum kunt selecteren. De overige offertegegevens worden weergegeven en ingevoerd in een aantal tabbladen. Selecteer een tabblad door er met de muis op te klikken. Gebruik de toetsen PageDown en PageUp om het volgende respectievelijk vorige tabblad te selecteren. 5. Allereerst dient de klant of prospect te worden opgegeven voor wie de offerte bestemd is. Hiertoe dienen de gegevens te worden opgehaald uit het relatiebestand. Dit kan op een aantal manieren, afhankelijk van de gegevens die van de relatie bekend zijn. Zie de handleiding EEN RELATIE OPVRAGEN voor details omtrent het opvragen van een relatie. 6. Nadat u de relatie heeft opgegeven worden diens gegevens getoond in het tabblad ALGEMEEN. De gegevens van deze klant of prospect kunnen worden gewijzigd in het programma-onderdeel RELATIE BEWERKEN RELATIES. U start dit onderdeel rechtstreeks vanuit de offerte op door te dubbelklikken in het veld Sorteernaam of het veld Nummer. De gegevens van de opgevraagde relatie worden dan ingeladen. Bij het opslaan van de gemaakte wijzigingen worden deze meteen zichtbaar in het offerte-venster. 7. De bij de klant behorende betalingsinformatie kan op ieder moment worden opgeroepen in het tabblad Algemeen met Shift+Ctrl+B. Klik op Sluiten om dit venster te sluiten en verder te gaan met de offerte. 8. Na het ophalen van de klantgegevens kunnen de overige velden in het tabblad ALGEMEEN worden ingevuld. Dit is overigens niet verplicht. In het veld Behandeld door is de aanvankelijk geselecteerde medewerknaam opgenomen 5. In de keuzelijsten bij de velden Aangevraagd door en Ter attentie van worden de contactpersonen van de relatie getoond. U kunt in deze beide velden ook een nieuwe naam opgeven. Deze naam wordt dan bij het opslaan van de offerte automatisch toegevoegd als contactpersoon bij de relatie. 5 U kunt de medewerker desgewenst wijzigen, mits de instelling Medewerker aanpasbaar op bonnen in INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN is geactiveerd. pagina 4-13

5 9. Een aantal invoervelden is voorzien van een keuzelijst met veel voorkomende opties. U roept de keuzelijst op door met de muis op de knop aan de rechterzijde van het invoerveld te klikken of door in het veld op F2 te drukken. Keuzelijsten worden aangepast in het onderdeel INSTELLINGEN KEUZEVENSTERS. U kunt dit onderdeel rechtstreeks vanuit een offerte aanpassen door met de muis te dubbelklikken in het veld terwijl u de Shift toets ingedrukt houdt. 10. In het veld Betaalwijze wordt standaard de betaalwijze ingevuld die hoort bij de opgevraagde klant. U kunt ook een standaard betaalwijze opgeven voor gebruik op alle nieuwe offertes. Klik hiertoe op de knop Instellingen of druk op Alt+F9. Het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA VERKOOP OFFERTES wordt dan opgestart. Selecteer in het tabblad INSTELLINGEN de betaalwijze. 11. U kunt gebruik maken van statusomschrijvingen om vast te leggen wat op dit moment de status van een offerte is. Geef de omschrijvingen van de te gebruiken statussen op in INSTELLINGEN PROGRAMMA VERKOOP OFFERTES. 12. In het volgende tabblad DIVERSEN wordt de geldigheidsduur van de offerte ingesteld indien van toepassing. Ook kunt u hier aangeven of het om een Pro Forma faktuur gaat, zodat u de klant alvast een rekening kunt sturen en een betaling ontvangen alvorens de bestelde artikelen daadwerkelijk te leveren. Onderaan de pro forma faktuur worden de totaalbedragen exclusief en inclusief BTW en het BTW-bedrag afgedrukt. pagina 5-13

6 13. Met het keuzevakje Afleveradres geeft u alvast een afwijkend adres op waar de artikelen uiteindelijk geleverd dienen te worden. Er verschijnt dan een aantal velden waarin u een bestaande relatie kunt ingeven. U kunt ook het speciale relatienummer opgeven en de adresgegevens vervolgens zelf invullen. Dubbelklik met de muis in het naam-, adres-, postcode- of plaatsnaamveld om aanvullende adresgegevens in te voeren zoals een extra naamregel. Bij het aanmaken van een orderbevestiging voor de offerte wordt het afleveradres overgenomen. 14. In het kader Afdrukken geeft u aan of de stuksprijzen en de regeltotalen op de offerte moeten worden afgedrukt. Wanneer u deze optie uitschakelt, dan worden alleen de aantallen, artikelcodes of artikelnummers, omschrijvingen en opmerkingen afgedrukt. Hier kunt u ook aangeven of de kortingskolom, kop- en voettekst, offerteregels en het totaalbedrag afgedrukt moeten worden. 15. Wanneer de module MACHINES actief is, dan kan de offerte in dit tabblad aan een machine worden gekoppeld. Deze optie dient te zijn geactiveerd te zijn in INSTELLINGEN PROGRAMMA MACHINES MACHINES. Geef het gewenste machinenummer op in het invoerveld of druk op F2 om het ZOEKVENSTER MACHINES op te roepen. 16. In het tabblad OFFERTEREGELS worden de artikelregels en opmerkingen op de offerte geplaatst. Een artikelregel bestaat uit een aantal, een artikel, een stuksprijs en eventueel een korting. Een opmerking bestaat uit alleen een tekstregel. 17. In het veld Aantal geeft u steeds het aantal op voor de artikelregel. Met Enter gaat u naar het volgende invoerveld. pagina 6-13

7 18. Vervolgens vraagt u een artikel op voor de huidige offerteregel. Dit kan op een aantal manieren afhankelijk van de gegevens die van het artikel bekend zijn, zoals de artikelcode, het bestelnummer van de leverancier of een gedeelte van de omschrijving. Zie voor een volledig overzicht van de verschillende manieren de handleiding EEN ARTIKEL OPVRAGEN. 19. De artikelgegevens worden nu opgehaald. De bijbehorende stuksprijs en korting worden bepaald aan de hand van de standaard prijs en korting bij het artikel en eventuele prijsafspraken met de klant of met de bedrijfssoorten van de klant. De prijs en korting kunnen desgewenst worden aangepast in de bijbehorende invoervelden. 20. In dit tabblad worden de voorraad- en leveringsgegevens van een artikel opgeroepen met Shift+Ctrl+A. Het venster Artikelinformatie verschijnt dan. 21. Een opmerking wordt ingevoerd door geen aantal of artikel op te geven maar de opmerking rechtstreeks in te typen in het veld Omschrijving. In dit veld kan gebruik worden gemaakt van een keuzelijst. De inhoud van deze keuzelijst wordt vastgelegd in het onderdeel INSTELLINGEN KEUZEVENSTERS. 22. Wanneer u een aantal intypt en vervolgens een artikelomschrijving zonder artikelcode of bestelnummer, dan neemt het programma aan dat u een eenmalig artikel wilt aanmaken. Als artikelcode wordt dan een zogeheten nulcode ingevuld die uit louter nullen bestaat. Bij het opslaan van de offerte wordt deze nulcode omgezet naar een X-code; een speciale artikelcode die begint met een X. Het programma nummert de X-codes opeenvolgend. pagina 7-13

8 23. Alvorens een volgend artikel of opmerking op de offerte te kunnen plaatsen dient er een nieuwe regel te worden toegevoegd. Dit gebeurt met de toetscombinatie Ctrl+Enter. Het programma maakt dan een nieuwe regel aan en selecteert het Aantal -veld van de nieuwe regel. Het programma kan zo worden ingesteld dat steeds automatisch een lege regel wordt toegevoegd. U hoeft dan niet steeds expliciet op Ctrl+Enter te drukken. Deze instelling is opgenomen in INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN. U kunt een tweetal opties instellen: Automatisch lege regel toevoegen: er wordt bij het bewerken van verkoopbonnen steeds automatisch een lege regel toegevoegd. Automatisch naar volgende regel: het programma selecteert steeds automatisch de volgende regel op verkoopbonnen nadat een artikel is ingevoerd. 24. In de rechter benedenhoek van het tabblad met de offerteregels wordt steeds het totaalbedrag van de offerte getoond. Met de knop Prijzen inclusief/exclusief BTW of Ctrl+Alt+X kunt u de prijzen inclusief dan wel exclusief BTW laten weergeven. De standaardinstelling voor deze optie is afhankelijk van de instelling bij de klant op de offerte. U kunt deze instelling vastleggen in het tabblad Faktureren van RELATIES BEWERKEN RELATIES. 25. Om de gegevens op een offerteregel te wijzigen selecteert u eerst de regel door met de muis op de regel. Pas vervolgens de gegevens aan in de invoervelden. U kunt ook door de offerteregels navigeren met de volgende toetsen: Ctrl+ Volgende regel Ctrl+ Ctrl+Home Ctrl+End Ctrl+Del Ctrl+Ins Vorige regel Eerste regel Laatste regel Regel verwijderen Lege regel tussenvoegen Shift+Ctrl+ Huidige regel één regel omlaag verplaatsen. U kunt ook op Omlaag Shift+Ctrl+ Huidige regel één regel omhoog verplaatsen. U kunt ook op Omhoog klikken. klikken. pagina 8-13

9 26. Wilt u de gegevens van het artikel in de huidige regel aanpassen, dubbelklik dan op één van de velden Artikelcode, Bestelnummer of Omschrijving of op de offerteregel. Het onderdeel ARTIKELEN BEWERKEN ARTIKELEN wordt dan opgestart en de gegevens van het artikel worden ingeladen. Na het opslaan worden de gemaakte wijzigingen direct zichtbaar in het venster op de offerte, met uitzondering van de reeds opgegeven stuksprijs en korting. Om deze aan te passen dient u het artikel expliciet opnieuw op te roepen, bijvoorbeeld door in het veld Artikelcode op de zoektoets F2 te drukken en daarna meteen op Enter. 27. Het is ook mogelijk om de gegevens van meerdere artikelen ineens aan te passen. Druk hiertoe op Shift+Ctrl+W. Het onderdeel ARTIKELEN BEWERKEN BEWERKEN IN SERIE wordt dan opgestart voor alle artikelen op de offerte. U kunt ook eerst een selectie maken van de gewenste artikelregels met Ctrl+Klik of Shift+ en Shift+ De gemaakte wijzigingen worden direct zichtbaar in de offerte. 28. Met Shift+Ctrl+L maakt u een artikellijst aan van alle artikelen op de offerte in het onderdeel ARTIKELEN OVERZICHTEN ARTIKELLIJSTEN. Met Shift+Ctrl+P drukt u van alle artikelen een etiket af in Diversen Etiketten Artikelen. Ook bij deze functies kunt u eerst één of meerdere artikelregels selecteren. 29. In het veld Prijs kunt u eenvoudig een prijs laten invullen die gebaseerd is op de inkoopprijs van het artikel. Druk op F2, vul het gewenste percentage op de inkoopprijs in en druk op Enter. De verkoopprijs wordt vervolgens berekend en ingevuld. De inhoud van het veld Korting wordt gewijzigd in netto. pagina 9-13

10 In hetzelfde veld kunt u ook een prijs inclusief BTW invullen en het programma de prijs exclusief BTW laten uitrekenen. Druk hiertoe op de i -toets nadat u het bedrag heeft ingevoerd; bij een BTW-percentage van 19% wordt 119i dan bijvoorbeeld omgerekend naar 100. U kunt ook gebruik maken van de e -toets om het ingevoerde bedrag om te laten rekenen naar het bedrag inclusief BTW; 100e wordt dan bijvoorbeeld Het is ook mogelijk om de prijzen en kortingen van alle offerteregels aan te passen. Selecteer hiertoe de optie Prijzen aanpassen in het menu EXTRA of druk op Shift+F Met de knop Inkoopgegevens % of Shift+Ctrl+I roept u een venster op 6 waarin de marge of leverkorting wordt getoond voor het huidige artikel en voor de gehele offerte, alsmede de totale verleende korting. Roept u dit venster op met Shift+Ctrl+I, dan verdwijnt het venster zodra u de toetsen loslaat. Roept u het venster op door op Inkoopgegevens % te klikken, klik dan met de muis in het venster of druk op een willekeurige toets om het te laten verdwijnen. 32. Tenslotte kan de offerte worden voorzien van een begeleidend schrijven, bestaande uit een koptekst en een voettekst. Deze kop- en voettekst worden ingevoerd in het vierde tabblad TEKST. Wanneer in het veld Aanhef wordt gekozen voor Geachte heer of Geachte mevrouw, dan plaatst Order-Direct hier automatisch de naam van de contactpersoon achter, zoals ingevuld in het veld Ter attentie van. 6 Afhankelijk van de instelling Prijzen berekenen via in INSTELLINGEN SYSTEEM. pagina 10-13

11 33. Deze teksten kunnen worden ingetypt maar veelal zal gebruik worden gemaakt van één van de standaard bonteksten die worden aangemaakt en gewijzigd in RELATIES TEKSTEN BONTEKST. Klik op Bontekst of druk op Shift+Ctrl+O. Er verschijnt een venster waarin u de bontekst kunt opvragen. Druk op F2 of klik op Zoeken. Nu kunt u de gewenste tekst selecteren in het zoekvenster bonteksten. In het kader Optie geeft u aan of u de huidige offertetekst wilt overschrijven of de nieuwe tekst wilt toevoegen aan de reeds aanwezige tekst. Klik op OK of druk op F4 om de opgevraagde bontekst te gebruiken. 34. U kunt van de tekst in de huidige offerte een standaard bontekst maken. Klik hiertoe op Opslaan als tekst of druk op Shift+Ctrl+S. Het programma vraagt dan om een omschrijving waaronder u de tekst wilt opslaan. Druk op Enter of klik op OK om de tekst aan te maken. 35. Het tabblad VERWIJZINGEN toont de verwijzingen van de huidige offerte naar andere bonnen. Wanneer van de offerte bijvoorbeeld een orderbevestiging is gemaakt, dan toont het veld Ordernummer het nummer van die orderbevestiging. Vanuit dit tabblad kunt u een nieuwe brief, verkoop- of reparatiebon aanmaken met de gegevens van de huidige offerte. Het aantal brieven dat u aan een offerte kunt koppelen is onbeperkt. Per offerte kan ten hoogste één type verkoopbon worden aangemaakt, een orderbevestiging, verzendbon of faktuur. Daarnaast kan voor de offerte een nieuwe reparatiebon worden aangemaakt. 36. Met Orderbevestiging of F4 maakt u voor de huidige offerte een nieuwe orderbevestiging aan. Met Verzendbon of Shift+Ctrl+F4 maakt u een nieuwe verzendbon aan en met Faktuur nieuwe faktuur. of Ctrl+Alt+F4 een 37. Klik op Reparatiebon of druk op Shift+F4 om een nieuwe reparatiebon aan te maken met de gegevens van de huidige offerte. U krijgt hierbij de gelegenheid om de eventuele koptekst en/of voettekst van de offerte over te nemen. 38. Met Brief of Shift+Alt+F4 maakt u een nieuwe brief aan, die automatisch gekoppeld wordt aan de huidige offerte. De relatie op de brief hoeft niet dezelfde te zijn als de relatie op de offerte. pagina 11-13

12 39. Wanneer de offerte gereed is kan deze worden afgedrukt. Een offerte wordt altijd automatisch opgeslagen voordat deze wordt afgedrukt of voordat een afdrukvoorbeeld op scherm wordt opgevraagd. Klik op Afdrukken in de knoppenbalk of druk op Ctrl+P. Hierna verschijnt het afdrukvenster. Met de instelling Zonder grijstinten zorgt u ervoor dat er geen grijstinten worden afgedrukt in de kaders aan de boven- en onderzijde van de offerte. Wijzig indien nodig enkele instellingen en klik op OK om te beginnen met afdrukken. 40. De offerte kan ook per worden verstuurd. Hiertoe dienen een aantal zaken te worden ingesteld in INSTELLINGEN COMPUTERS ALGEMEEN, tabblad S. Bij de klant of prospect op de offerte kan het gewenste formaat (tekst of HTML) worden ingesteld in RELATIES BEWERKEN RELATIE, tabblad INSTELLINGEN. Klik op in de knoppenbalk of druk op Shift+Ctrl+E. Outlook wordt nu opgestart en de wordt aangemaakt, voorzien van het adres van (de contactpersoon van) de klant. De kan vervolgens vanuit Outlook worden verzonden. 41. De offerte kan ook als pdf-bestand g d worden. Klik hiertoe op Afdrukken of druk op Ctrl+P. Vink in het afdrukvenster het vakje Afdrukken naar bestand aan. Er verschijnt een nieuw vakje met de optie Versturen per ; vink ook deze optie aan en klik op OK. pagina 12-13

13 Geef het aan te maken pdfbestand een naam en sla het op in een door u gekozen lokatie. Zodra u op Opslaan klikt wordt Outlook gestart en de aangemaakt. Het pdf-bestand wordt als bijlage mee verstuurd. 42. Met Afsluiten of Esc verlaat u dit onderdeel. pagina 13-13