: dhr. J.L.M. Vlaar : drs M.P.C. Gadella-van Gils

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL ter besluitvorming in de raad Datum Forum vergadering : 28/29 september 2016 (AC) Zaaknummer : Datum Raadsvergadering : 29 september 2016 Portefeuillehouder Verantwoordelijk MT-Hd Evaluatiedatum: : dhr. J.L.M. Vlaar : drs M.P.C. Gadella-van Gils Onderwerp: Jaarrekening 2015 Voorstel 1. In te stemmen met de aanpassingen aan de jaarrekening 2015 zoals beschreven in bijgevoegd erratum; 2. De Jaarrekening 2015 van de met als resultaat en na mutaties reserves vast te stellen; 3. Bestemmingsreserves voor Monumenten en Bomenfonds te vormen en daar respectievelijk en aan toe te voegen; Samenvatting Uit het controleproces van de jaarrekening 2015 door de accountant zijn nadere aanwijzingen voor aanpassingen naar voren gekomen Deze zijn verwerkt In de jaarrekening In bijlagen vindt u zowel de precieze aanpassingen in een erratum als de jaarrekening waarin de wijzigingen zijn verwerkt. Als bijlage is ook de accountantsverklaring toegevoegd. Deze was nog niet beschikbaar bij het opstellen van dit voorstel en bij de behandeling van gewijzigde jaarrekening door het college van De jaarrekening 2015 is reeds op 27 juni door de raad behandeld, maar toen was de accountantsverklaring nog niet beschikbaar. De raad heeft toen besloten de jaarrekening voorlopig vast te stellen. Nu ligt voor om de wijzigingen te accepteren, de jaarrekening definitief vast te stellen en een aanvullend besluit te nemen ten aanzien van de bestemming van het resultaat. BIJIage(n) Erratum Jaarrekening 2015 Jaarrekening 2015 (nieuwe versie) Accountantsverklaring Jaarr*kenino 2015:. datum raadsvergadering: 2» september 2016 im

2 mmm Aanleiding Op 27 Juni 2016 heeft de raad de jaarrekening 2016 op advies van de audit commissie inhoudelijk behandeld en voorlopig vast gesteld. De voorlopig vastgestelde jaarrekening is inmiddels aan de provincie aangeboden vanuit haar rol als toezichthouder. Samen met een tussentijdse rapportage van de accountant over de SiSa bijlage zijn de relevante gegevens eveneens aangeleverd bij het CBS. Deze zijn als voorlopig plausibel' aangemerkt Definitieve vaststelling van de Jaarrekening door de raad is pas mogelijk na ontvangst van de controleverklaring van de accountant. Met een brief namens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties is de erover geïnformeerd dat een complete set, d.wz een vastgestelde jaarrekening inclusief de controleverklaring van de accountant, uiterlijk 30 september aanstaande ingestuurd moet zijn. Op 19 september jl. is de audit commissie door de accountant, dhr. R. Killeen RA van Deioitte, geïnformeerd over de voortgang/afronding van de controle werkzaamheden. Op 28 september zullen in een extra auditvergadering de uitkomsten van de controlewerkzaamheden van de accountant worden besproken, dit ter voorbereiding op de raadsvergadering van 29 september waar de jaarrekening voorzien van accountantsverklaring ter besluitvorming zal voorliggen. Daarmee wordt de door het rijk gestelde deadline van 30 september gehaald. De accountant heeft in een eerder stadium reeds aangegeven dat op de jaarrekening van de geen goedkeurende verklaring zal worden afgegeven. Op het moment van schrijven van dit voorstel is nog niet zeker of sprake zal zijn van een oordeelsonthouding of van een afkeurende verklaring. Drie aspecten zijn hierop van Invloed: 1. De decentralisatie in het sociale domein. Dit speelt in veel n en dan met name In die n waar de budgetten van het sociale domein In verhouding groot zijn ten opzichte van andere lijke budgetten. 2. De onderbouwing van de inkoopdossiers. Zoals dit ook bij UW Samenwerking is geconstateerd, is de te beperkte onderbouwing van de inkoopdossiers ook voor de jaarrekening van de een negatieve factor. 3. De aansluiting van voorzieningen op de daarop gebaseerde onderhoudsplanningen. Bij dit aspect moet worden opgemerkt dat dit van de zijde van de accountant pas op een zeer laat tijdstip, namelijk tijdens de reviewfase die medio vorige week is gestart, aan de orde Is gesteld. Een eerdere aanwijzing op dit punt, had de ambteljjke organisatie in de gelegenheid gesteld, hierop een correctie te maken. Dit is nu qua timing, niet meer mogelijk Naar aanleiding van deze jaarrekening constateren wij dat de voorspelbaarheid van de uitkomst van de jaarrekening te wensen overlaat. Het gat tussen begroting en realisatie is te groot en onvoorspelbaar. We merken hierbq op dat nieuwe ontwikkelingen zoals de nieuwe spelregels van de BBV en met name de decentralisaties op het sociale domein hierop van grote invloed zijn. Wj willen dit voor de toekomst voorkomen door dit beter en eerder te analyseren. We verwachten dat ook de cijfers over 2016 een substantieel beter resultaat zullen laten zien. In de conoeptbegroting, die op 27 oktober as. in het forum en de raad van 7 november vooriigt, zijn de nieuwe perspectieven nog niet verwerkt Vanaf 2017 gaan we dit ondervangen met de Introductie van een zomerrapportage die Inzicht verschaft in de halfjaarsdjfers Deze zomerrapportage komt dan In de plaats van de voor- en najaarsrapportage die m de p&c cydus te weinig tijd en aandacht krijgen vanwege het gelijk oplopen met resp. Jaarrekening en begroting. Voor 2016 Is dit niet meer mogelijk. Als tussenoplossing hebben college en directie afgesproken om de komende weken een extra analyse van de huidige stand win de realisatie te maken en deze te verwerken in de najaarsrapportage. Deze zal In december aan de raad worden voorgelegd Beoogd resultaat Met de vaststelling van de jaarrekening 2015 stelt u de financiële verslaglegging en de verantwoording ten aanzien van de beleidsagenda over 2015 vast. Argumenten Jaarrokenéno 2016:, datum raadavwgadwlng: 20 september /5

3 tw, *r'*, Het niet op tijd, 30 september is de uiterste aanleverdatum, aanleveren van een vastgestelde jaarrekening voorzien van accountantsverklaring, is eigenlijk geen alternatief in het licht van de risico's die alsdan ontstaan. Opschorting bevoorschotting uitkering Gemeentefonds. In voorgaande jaren betrof deze maatregel bij toepassing een percentage van 60%. De opschorting wordt een week na correcte aanlevering beëindigd en de totale lengte zal niet meer dan 26 weken bedragen Het kan liquiditeitsproblemen veroorzaken, maar vanwege de actuele lage rente zal de feitelijke schade hiervan beperkt zijn; Niet opgenomen worden in de lijst van tiidioe en plausibele leveringen. Dit brengt mogelijk reputatieschade met zich mee; Specifieke uitkeringen kunnen laoer worden vastgesteld. Als verantwoordingsinformatie ontbreekt, dan kan dat gevolgen hebben voor de hoogte van vaststelling door de betreffende ministeries. Aangezien dit in materiewetgeving geregeld is, is het lastig om in te schatten hoe groot de kans is en wat de financiële schade zou kunnen zijn. In de brief van de directeur Bestuur en Financiën namens de minister van BZK (8/9/2016, ) staat dat aanlevering na 30 september zal leiden tot terugvordering door het ministerie van SZW van door dit ministerie verstrekte specifieke uitkeringen, met uitzondering van het budget op grond van de Participatiewet; Öiiats_\hnden. Hierdoor kan be bevoorschotting0lager zijn, bij het vaststellen achteraf zal dan een correctie plaats vinden. Als de datum 30 september gepasseerd wordt omdat de accountant niet tijdig het controleverslag zou aanbieden of omdat de raad de jaarrekening niet vaststelt, dan ontstaan de risico's op genoemde maatregelen. Het proces waarin de afgelopen maanden is samengewerkt met de accountant om te komen tot een accountantsverklaring verdient geen schoonheidsprijs. Het is In ieder geval nodig hier op een later moment expliciet op terug te kijken (evaluatie) en nieuwe betere afspraken te maken. Ook de verdere verbetat MR Mpitt (tapullllsmi BpÜR «MM*MÉNking financiële functies) Is zoals reeds eerder geconstateerd, aan de orde, hieraan wordt inmiddels gewerkt. Verder wordt in beeld gebracht welke mogelijkheden er zijn om de accountant evt aansprakelijk te stellen In het geval de financiële schade zou ondervinden t.g.v. een te late aanlevering van het verslag. Het vaststellen van de jaarrekening is aan de raad. Deze kan dat ongeacht het oordeel van de accountant doen. er staan geen sancties op het ontbreken van een goedkeurende verklaring. De raad stelt de jaarrekening en het verslag vast. In de wet zijn twee alternatieven benoemd: Als de raad tot het standpunt komt dat In de jaarrekening opgenomen baten, lasten of balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen én de raad oordeelt dat dit politiek is, dan wordt een indemniteitsbesluit voorbereid. Dit is een zwaar instrument en kan niet ingezet worden om extra tijd te krijgen (detoumement de pouvoir); Als de raad de jaarrekening niet vaststelt, dan zendt het college deze ter vaststelling aan gedeputeerde staten. Deze zal dan tot vaststelling overgaan, zodat er uiteindelijk altijd een vastgestelde jaarrekening is. Dit wordt wel als een brevet van onvermogen voor de raad gezien; Het vaststellen van de jaarrekening is dus feitelijk een constatering dat de jaarrekening er is met als enige marginale toetsing dat er geen politiek relevante onrechtmatigheden In staan. Met het vaststellen ontstaat ook geen persoonlijke verantwoordelijkheid voor de jaarrekening voor raadsleden. Gekozen volksvertegenwoordigers kunnen voor een democratisch genomen besluit niet hoofdelijk (financieel) eansprakelijk worden gesteld. Ons staatsbestel gaat namelijk uit van politieke verantwoordelijkheid en kent geen persoonlijke financiële aansprakelijkheid van volksvertegenwoordigers. (Bron: brief van 23 augustus 2013 van minister Plasterk n.a.v. vragen van de kamer over de aansprakelijkheid van raadsleden.) Financiën Door de wijzigingen die uitgewerkt zijn in het erratum dat als bijlage is gevoegd wordt het definitieve resultaat van de jaarrekening Bij de voorlopig vastgestelde jaarrekening waren reeds Jaarrekening 2015:, datum raadsvergadering: 20 september /5

4 een aantal mutaties in reserves meegenomen (a tot en met d), er wordt voorgesteld daar nu twee aan toe te voegen (e en f). Hierdoor wordt het resultaat van de jaarrekening 2015 na mutaties reserves (-/-). Resultaat jaarrekening a) Af: Voordelig saldo cliëntgebonden middelen toevoegen aan bestemmingsreserve Sociaal Domein b) Bij: Verlaging van het risicodeel in de bestemmingsreserve grondbedrijfsfunctie voor plan Voorvliet c) Af: Het positieve saldo van exploitatie afval toevoegen aan egalisatiereserve d) Af: Het positieve saldo van de exploitatie riolering toevoegen aan egalisatiereserve e) Vrijval voorziening Monumenten toevoegen aan nieuwe bestemmingsreserve Monumenten f) Vrijval voorziening Bomenfonds toevoegen aan nieuwe bestemmingsreserve Bomenfonds, Saldo mutaties reserves ,973 Resultaat jaarrekening 2015 na mutaties reserves Tijdpad / relatie met projectmatig werken De jaarrekening zal op 28 september om uur door de audit commissie worden behandeld, mits de stukken om aanwezig zijn. Op 29 september vindt een extra raadsvergadering plaats om de jaarrekening vast te stellen. Indien er geen verklaring is zal naar bevind van zaken gereageerd worden. Communicatie De jaarrekening wordt op de website gepubliceerd en bij het klantcontactcentrum wordt een exemplaar ter inzage gelegd. Monitoring en evaluatie Conform planning- en controteydus. Bestuurlijke samenwerking Na vaststelling van de jaarrekening worden de stukken op 30 september per aangetekende post verzonden aan het rijk ten behoeve van de SiSa-verantwoording en aangeboden aan de provincie. Jaarrekening 2015:. datum raadsvergadering: 29 september /5

5 In de openbare vergadering van 29 september heeft de raad besloten: 1. In te stemmen met de aanpassingen aan de jaarrekening 2015 zoals beschreven in bijgevoegd erratum; 2. De Jaarrekening 2015 van de met als resultaat en na mutaties reserves vast te stellen; 3. Bestemmingsreserves voor Monumenten en Bomenfonc en aan toe te voegen; de griffier a.l., drs.b. Lubbers Jawrekenlne 2016:. datum raadsvergadering 29 september /5