jaarverslag OR 2011/2012 Woonbedrijf ieder1

Transcriptie

1 jaarverslag OR 2011/2012 Woonbedrijf ieder1

2 De OR bewaakt en behartigt in afstemming met de directeur-bestuurder de belangen van de medewerkers en van Woonbedrijf ieder1. Met als doel om samen verder te bouwen aan een sterke en gezonde organisatie. Hoe de OR dat in 2011/2012 deed, lees je op pagina 3. Tot voor kort waren er twee aparte ondernemingsraden: één bij Domined en één bij Woonbedrijf ieder1. Met ingang van 2013 is de nieuwe organisatie een feit. Dat betekent dus ook één OR. De belangrijkste acties, besproken onderwerpen en besluiten in 2011/2012 van beide ondernemingsraden komen in dit jaarverslag apart aan de orde. Op 4 en 5 juni 2013 kiezen de OR-leden voor een nieuwe OR. Ben jij minimaal één jaar in dienst? Dan kun je je verkiesbaar stellen. 2 april aankondigen verkiezingen 22 april sluitingsdatum voor kandidaatstelling vakbonden 6 mei sluitingsdatum voor kandidaatstelling voor medewerkers 23 mei bekendmaking kandidaten 30 mei bekendmaking locatie en tijdstip verkiezingen 4 en 5 juni verkiezingen 6 juni uitslag verkiezing en presentatie OR-leden Weten wat er speelt? We houden je de komende periode graag op de hoogte van wat er speelt en wat de OR doet. Dat doen we met de Broodtrommelberichten: een korte en krachtige OR-nieuwsbrief. OR Woonbedrijf ieder1 2011/2012 Sander Bos (tot aug 2011) Brite Apuleni (tot feb 2012) Frans Eisink (tot mei 2012) Jan Hartman (tot april 2012) Welmoed Lijzenga Rob van der Ploeg André Kemper (vanaf jan 2012) Renate Lovink (vanaf jan 2012) Cindy Servaes (vanaf jan 2012) Joke Grolleman (vanaf jan 2012) Joan Vrielink (vanaf juni 2012) De OR in 2011/2012 Wisselende samenstelling / tussentijdse verkiezingen Op basis van het personeelsbestand mocht de OR van Woonbedrijf ieder1 in 2011 en 2012 bestaan uit maximaal zeven leden. In verband met het vertrek van Sander, Brite en Jan bij Woonbedrijf ieder1 ontstonden er meerdere vacante functies. In januari 2012 waren er tussentijdse verkiezingen. Acht medewerkers stelden zich verkiesbaar. Als nieuwe leden traden André Kemper, Renate Lovink, Cindy Servaes en Joke Grolleman tot de OR toe. Frans Eisink stopte in mei 2012 als secretaris. Zijn plek werd opgevuld door Joan Vrielink. Werken aan professionaliteit Om de professionaliteit te vergroten volgden alle OR-leden cursussen. De nieuwe ORleden volgden in het voorjaar van 2012 de basistraining. Daarnaast namen twee leden deel aan de cursus Communiceren met de achterban en heeft één lid de training Inzichten in jaarverslagen en begrotingen gevolgd. Geplande specifieke trainingen zijn uitgesteld naar aanleiding van de samenvoeging van beide ondernemingsraden per 1 januari Overlegvergaderingen In 2011/2012 overlegde de OR periodiek met directeur-bestuurder Leo Hendriks. Naast deze formele overlegvergaderingen is er ook informeel overleg geweest met het dagelijks bestuur van de OR. Tijdens informele gesprekken worden nooit toezeggingen gedaan of besluiten genomen, maar wordt er bijgepraat over lopende zaken en nieuwe ontwikkelingen. Gesprek Raad van Commissarissen Op 26 maart 2012 sprak de OR met de renumeratie- en governance commissie van de Raad van Commissarissen. Dit was een informeel overleg om kennis met elkaar te maken. Daarnaast is het traject van de strategische herijking besproken. Outsourcing ICT en ERP-systeem In 2011 heeft de OR geadviseerd over de outsourcing van de ICT. Voor de OR waren vooral de gevolgen voor het personeel en het borgen van werkzaamheden van belang. Ook heeft de OR advies gegeven over de aanschaf van een nieuw ERP-systeem. In het advies kwam de werkdruk en het borgen van reguliere werkzaamheden tijdens de implementatie nadrukkelijk aan bod. De directie heeft gekozen voor SAP. Zoals alle medewerkers inmiddels hebben ervaren is dit in combinatie met de reorganisatie een intensief traject geweest. Nieuwe Arbodienst Eind 2011 ontving de OR van Woonbedrijf ieder1 een instemmingsaanvraag om de overstap te maken van Arbo Unie naar Lolkema Bedrijfskundig Advies (LBA). De OR beoordeelde de twee offertes en sprak met LBA. De OR stemde op basis daarvan in met het voorstel voor de overstap. In 2012 heeft de OR interviews met medewerkers gehouden om LBA te evalueren. Als belangrijk aandachtspunt kwam naar voren dat medewerkers moesten wennen aan de nieuwe werkwijze van LBA. De OR kon zich vinden in de methodiek van LBA en heeft aandacht gevraagd voor het beter informeren van medewerkers en het coachen van managers. Jaarverslag OR 2011/2012 Woonbedrijf ieder1

3 Twee OR-en, één klus Eind 2011 ontvingen de ondernemingsraden van Woonbedrijf ieder1 en Domined een oproep tot samenwerking van directeur-bestuurder Leo Hendriks, als voorloper op de organisatiewijzigingen. Vanaf dat moment zijn de ondernemingsraden gezamenlijk opgetrokken. Voor de strategische herijking (StratH) werden diverse adviesaanvragen uitgewerkt en doorlopen onder begeleiding van een externe adviseur. De samenwerking tussen de OR-en is in de loop van 2012 uitgegroeid tot een prettige, gelijkwaardige en respectvolle samenwerking, waarbij over en weer van elkaar is geleerd en waardering is ontstaan over elkaars achtergronden en werk. Op deze pagina een verslag van de gezamenlijke activiteiten van de OR-en. StratH Op 28 maart 2012 kregen de OR-en een adviesaanvraag van de directie. Nadat de vragen die de OR-en hadden, bevredigend waren beantwoord, hebben de OR-en een positief advies afgegeven op 15 juni De OR-en hebben zich onthouden van advies met betrekking tot het formatieplan en de personele gevolgen, omdat deze nog niet voldoende duidelijk waren. Hierover zou met de adviesaanvraag van het bedrijfsplan geadviseerd worden. In het advies stond onder andere: aandacht voor de cultuur, de formele overlegstructuur, de inzet per 1 januari 2013, het kwartiermakersteam en de bezuinigingen in de opdrachtverstrekking aan de kwartiermakers; nakomen van de de toezeggingen die (mondeling) zijn gedaan aan tijdelijk personeel; tot de maatschappelijke doelgroep de huishoudens met een inkomen tot rekenen; het borgen van een goede begeleiding van de medewerkers die zijn geplaatst in een nieuwe of gewijzigde functie; de plaatsingsprocedure naar voren halen. bracht zij advies uit aan de directeur-bestuurder. De keus is gemaakt voor Staat van Dienst. Plaatsings- en begeleidingscommissie Twee OR-leden, één van Domined en één van Woonbedrijf ieder1, zaten in de plaatsingscommissie om toe te zien op de voortgang en of de plaatsing conform het Sociaal Plan gebeurde. De OR-en hebben een werknemer van Woonbedrijf ieder1 gevraagd om namens de OR-en van Woonbedrijf ieder1 en Domined plaats te nemen in de begeleidingscommissie. Die behandelde klachten van werknemers over de uitvoering van het Sociaal Plan, waaronder de plaatsing. De OR-en hebben het proces rondom plaatsing en sollicitaties gevolgd. Bij de vacaturerondes was er niet altijd eenduidigheid in de uitvoering van de procedures. Hier hebben de OR-en per incident op gereageerd. De OR-en hebben de directie gevraagd om dit probleem structureel aan te pakken. Harmonisatie arbeidsvoorwaarden Voor alle medewerkers van Woonbedrijf ieder1/domined is dezelfde CAO van toepassing. Daarnaast zijn er een aantal bedrijfseigen regelingen. In het Sociaal Sociaal Plan De OR-en hebben input gegeven aan de vakbonden bij het opstellen van het Sociaal Plan. De OR-en waren toehoorder bij de onderhandelingen tussen directie en vakbonden. De gesprekken verliepen moeizaam en een goede afloop was nog wel even spannend. Uiteindelijk zijn alle partijen er goed uitgekomen, met een definitief Sociaal Plan als resultaat. Formatieplan en huisvestingsplan In september 2012 werden de OR-en gevraagd om reactie te geven op het formatieplan en het huisvestingsplan. Over het huisvestingsplan zijn o.a. vragen gesteld over de (personele) consequenties voor het KCC, de verdeling van de rayons in Deventer over twee vestigingen (bezetting, efficiëntie en veiligheid), flexplekken voor vaklieden en voorzieningen in de vestigingen. Over het formatieplan zijn o.a. vragen gesteld over inschaling en functieprofielen, tijdelijke projecten, gedetacheerde medewerkers en formatieverdeling over rayons. Alle vragen zijn tijdens een overlegvergadering besproken en toegelicht door Leo Hendriks. Er is veel onduidelijkheid weggenomen en waar nodig zijn aanvullende afspraken gemaakt. Outplacementbureau De OR-en voerden informatieve gesprekken met twee outplacementbureaus. Op basis van deze gesprekken Plan is bepaald dat de bedrijfseigen regelingen blijven gelden tot 31 december Er wordt naar gestreefd per 1 januari 2014 de arbeidsvoorwaarden en regelingen te harmoniseren. Hiervoor is een werkgroep met P&O en enkele OR-leden in het leven geroepen. Een beperkt aantal regelingen, niet arbeidsvoorwaardelijk van aard, zijn al eerder gelijkgetrokken. Bijvoorbeeld de toepassing van het Cafetariasysteem, beoordelingssystematiek, integriteitscode e.d. Bedrijfsplan Eind november brachten de OR-en advies uit over het bedrijfsplan Het advies omvatte onderwerpen als: het managen van verwachtingen van de klant, plan van aanpak bedrijfscultuur, formatiereductie en werkdrukverdeling en verhouding vaste formatie en inhuur vaklieden. In januari 2013 heeft het bedrijfsplan een vervolg gekregen met een adviesaanvraag voor COBRA, de herziene begroting naar aanleiding van de regeringsplannen. Tweede directeur-bestuurder De Raad van Commissarissen heeft in 2012 besloten tot de aanstelling van een tweede directeurbestuurder. De OR-en adviseerden de Raad van Commissarissen proactief om profielpunten in de vacature op te nemen. De RvC heeft veel van de door de OR-en opgestelde profielpunten meegenomen in het werving- en selectieproces. Overgangs-OR Per 1 januari 2013 is Domined geïntegreerd in Woonbedrijf ieder1. Dit betekent dat de OR van Domined formeel niet meer bestaat. Door beide OR-en is in 2012, in samenspraak met de directie, besloten om een nieuwe tijdelijke OR op te richten om kennis en betrokkenheid van beide OR-en te waarborgen in de eerste periode na de reorganisatie. Leden uit de voormalige OR Domined en leden uit de voormalige OR Woonbedrijf ieder1 nemen waar in de OR tot de verkiezingen in juni Deze tijdelijke situatie is vastgelegd in een convenant, waar alle OR-leden van beide OR-en voor hebben getekend. De overgangs-or wordt gevormd door: Annet te Riele, Henk Krooshof, Jan in t Veld, Björn de Haan, Renate Lovink, André Kemper en Welmoed Lijzenga Jaarverslag OR 2011/2012 Woonbedrijf ieder1 en Domined

4 De OR is in Nederland verplicht voor elk bedrijf met meer dan vijftig medewerkers. Uit hoeveel leden de OR bestaat, hangt af van het aantal personeelsleden. De OR van Domined bestond in 2011/2012 uit zeven leden. Tot voort kort waren er twee aparte ondernemingsraden: één bij Domined en één bij Woonbedrijf ieder1. Met ingang van 2013 is de nieuwe organisatie een feit en dat betekent dus ook één OR. De belangrijkste acties, besproken onderwerpen en besluiten in 2011/2012 van beide ondernemingsraden komen in dit jaarverslag apart aan de orde. OR Domined 2011/2012 Björn de Haan Coen Kosters Henk Krooshof Annet te Riele Kitty Roelfsema (begin 2012 gestopt) Jan in t Veld Harry Wolterink 4 en 5 juni 2013 Lid worden? Lid van de OR word je in principe voor de duur van drie jaar. De maximale zittingsperiode is drie termijnen van 3 jaar. Verkiezingen zijn er om de drie jaar. Meer OR-informatie Wil je meer informatie over hoe de OR werkt, wat er precies van je gevraagd wordt als je je verkiesbaar stelt en welke rechten en plichten een OR heeft? Wil je gegeven adviezen teruglezen? Kijk dan op intranet: of neem contact op met één van de OR-leden. De OR in 2011/2012 Samenstelling OR Begin 2012 legde Kitty Roelfsema haar functie als secretaris neer in verband met een andere baan buiten Domined. Haar functie is de rest van het jaar niet ingevuld. Verder was de samenstelling van de OR onveranderd. Cursussen De leden van de ondernemingsraad volgden in 2011/2012 verschillende cursussen, waaronder een basistraining. De opgedane kennis en vaardigheden stelt de OR-leden in staat professioneler te werken, als stevige gesprekspartner voor het MT op te treden, het contact met collega s te onderhouden en onderwerpen systematisch en resultaatgericht op te pakken. Verbetering veiligheid bussen Ter verbetering van de arbeidsomstandigheden van medewerkers stelde de OR in najaar 2011 de veiligheid van de bedrijfsbussen aan de orde bij het MT. Om gereedschappen en onderdelen veilig te vervoeren, liet het MT een aantal verbeteringen doorvoeren. Stellingen werden beter vastgezet en verstevigd en een speciale stellage om ladders op te bevestigen werd gemonteerd. Het project is nog niet afgerond. Verbeterteam Een speciaal verbeterteam moest onderzoeken bij welke werkprocessen verbetering wenselijk was. Vanwege te weinig input werd het opgeheven. De OR nam op eigen initiatief het stokje over. De OR verzamelde de belangrijkste ergernissen bij medewerkers, stelde een top 10 samen en presenteerde deze aan het MT. Sindsdien zijn er veel verbeteringen doorgevoerd: de kantine kreeg een nieuwe lik verf, de luchtbehandeling werd aangepakt en de inpandige rookruimte verhuisde naar buiten. De ergernis die op nummer één stond was de 3 j s (juiste spullen op het juiste moment op de juiste plaats). De OR vindt het jammer dat ondanks de vele inspanningen het niet gelukt is om dit opgelost te krijgen. Kledingregeling Tijdens lunchpauzes pikte de OR signalen over de kledingregeling. Het standaardpakket bleek niet te voldoen, de vakmannen ontvingen o.a. kleding die ze niet gebruikten. De OR hield een enquête en legde de resultaten voor aan het MT. Een werkgroep introduceerde een nieuwe kledingregeling. De kern is dat vakmannen op basis van een puntensysteem zelf kunnen bestellen wat ze nodig hebben. De rol van de OR was adviserend en bemiddelend. Plan werkvoorbereiding In 2011 ontving de OR een adviesaanvraag over het plan werkvoorbereiding, dat interne werkstromen moest optimaliseren. De OR stemde onder een aantal voorwaarden in met het plan. Deze zijn deels overgenomen. In 2012 bracht het MT het plan tot uitvoering. Om een goed beeld te krijgen van de uitwerking van deze verandering hield de OR een enquête onder het personeel en deelde de resultaten met het MT. Uitwisselen vacatures Waarom geen vacatures uitwisselen tussen Woonbedrijf ieder1 en Domined? Dit stelde de OR aan de orde toen de voorgestelde organisatiewijzigingen bekend waren. Sinds dit verzoek van de OR wordt dit wel gedaan. Arbodienst Eind 2011 ontving de OR van Domined een instemmingsaanvraag om de overstap te maken van Arbo Unie naar Lolkema Bedrijfskundig Advies (LBA). Hier is positief op geadviseerd. Jaarverslag OR 2011/2012 Domined

5 jaarverslag OR 2011/2012 Domined R