Map over de bestuursleden. A. De bestuursvergadering. Wegwijs. Wegwijs Map 2 De bestuursvergadering - -

Transcriptie

1 Map 2...over de bestuursleden A. De bestuursvergadering Wegwijs - -

2 Auteur: Katrien Boeraeve KLJ

3 Vergaderingen duren vaak te lang, zijn saai, één iemand leidt en is vaak aan het woord, discussies blijven duren, geen wonder dat sommige bestuursleden na een tijdje afdwalen of dat mensen kregelig worden en geen zin meer hebben om actief mee te denken. De bestuursvergadering is daarom echter niet zomaar een noodzakelijk kwaad, het is de motor van je KLJ-afdeling. Als die motor sputtert, sputtert de werking van je hele KLJ. Besteed aan het goede verloop van je bestuursvergadering dus zeker voldoende aandacht! In deze bundel vind je alvast een aantal tips en aandachtspunten. - -

4 Inhoudstafel: De bestuursvergadering 1. Het doel van de bestuursvergadering 5 2. Tips voor een geslaagde bestuursvergadering De vergaderplaats Duidelijke afspraken Opstelling van de tafels Vergader met een vaste frequentie Een goede voorbereiding Cruciaal = de hoofdleider/gespreksleider Verslag van de vergadering De bestuursverantwoordelijke Evalueer de bestuursvergadering regelmatig

5 1 Het doel van een bestuursvergadering Op de bestuursvergadering worden afspraken gemaakt, knopen doorgehakt, beslissingen genomen, die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de afdeling. Dit is het taakgerichte element van de bestuursvergadering. Het is belangrijk dat deze afspraken en beslissingen met het hele bestuur genomen worden of toch minstens duidelijk aan iedereen van het bestuur gecommuniceerd worden. Tijdens de bestuursvergadering ontmoeten bestuursleden elkaar. Daarom moet er ruimte zijn om elkaar beter te leren kennen en plezier te maken. Aan een goede sfeer moet gewerkt worden. Dit is het groepsgerichte element van de bestuursvergadering. De bestuursvergadering heeft ook een vormende functie. Op de bestuursvergadering moet ruimte zijn om iets aan te bieden waar de bestuursleden iets van opsteken. Wil je tot een efficiënte, boeiende én leerrijke vergadering komen, dan is het belangrijk om bovenstaande doelstellingen in het achterhoofd te houden. Onderstaande tips helpen je verder voor het werken aan een geslaagde bestuursvergadering. De drie bovenstaande doelstellingen zul je er zeker in herkennen. 2 Tips voor een geslaagde bestuursvergadering 2.1 De vergaderplaats Een paar aandachtspunten voor de vergaderplaats: Vergaderen in het lokaal? Opgeruimd, goed verlicht lokaal met een aangename temperatuur. Verlichting: voldoende licht maar zorg dat het niet hinderlijk is (zonlicht in de ogen of te felle kunstmatige verlichting vermijden). Best niet vergaderen in zetels, maar aan tafels met stoelen. Vergaderen thuis? Kan, als je met niet te veel volk bent. Gevaar voor pottenkijkers of storende elementen? Zelfde aandachtspunten als bij het vergaderen in een lokaal. - -

6 2.2 Duidelijke afspraken Om de vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en om discussies over praktische zaken te vermijden, is het belangrijk om met het hele bestuur een aantal afspraken te maken. Deze afspraken moeten gekend zijn en blijven, herhaal ze daarom bij het begin van elk werkjaar of hang ze op in het vergaderlokaal. Hieronder enkele noodzakelijke afspraken, deze lijst kan zeker nog aangevuld worden: De bestuursvergadering start steeds op het afgesproken uur. Om te voorkomen dat bestuursleden te laat komen wordt er een sanctie opgelegd aan de laatkomers (een traktatie geven, een gedichtje opzeggen, een of andere minder geliefde taak doen,...). Op de bestuursvergadering wordt wel/ geen/soms een hapje of drank voorzien. Op de bestuursvergadering wordt niet gerookt. Er wordt wel/geen rookpauze gehouden. Opmerking: bij wet mag er in geen enkel jeugdlokaal nog gerookt worden. Dus ook niet tijdens de bestuursvergadering in jullie lokaal. Ieder bestuurslid dient het volgende mee te brengen naar de bestuursvergadering : pen en papier, agenda, de eigen voorbereiding, enz... Er is een vaste/wisselende verslaggever op de bestuursvergaderingen. 2.3 Opstelling van de tafels Hieronder vind je de voor-en nadelen van elke vorm van opstelling. Rechthoek: Als de deelnemers in een rechthoek zitten, zijn er bepaalde personen benadeeld omdat ze te ver van de gespreksleider zitten. Zij gaan vaak via iemand spreken wat leidt tot door elkaar spreken. In een rechthoek kan de gespreksleider sommige personen niet zien, ook al zitten ze heel dicht bij de gespreksleider (bv. op de hoeken van de zijde waar de gespreksleider zit). Deze mensen zitten op de blinde plaatsen en worden daardoor ook dikwijls vergeten. De plaats naast de gespreksleider is het meest invloedrijk omdat men dan allerlei dingen kan influisteren, zowel positief als negatief. Zeshoek: Bij een zeshoek zijn er zo goed als geen blinde plaatsen. Ook de verste deelnemers komen dichter te zitten. - -

7 Cirkel: Iedereen heeft een gelijkwaardige positie tegenover de gespreksleider, iedereen kan iedereen even goed zien. Bij een kleine groep heeft het vierkant dezelfde eigenschappen als de cirkel. Bij heel grote groepen is men bijna verplicht om in subgroepen te werken. De discussie gebeurt dan in de kleine groep en het resultaat komt naar de grote groep, met het nadeel dat soms interessante discussiepunten niet in de grote groep vermeld worden. 2.4 Vergader met een vaste frequentie Bv. elke derde zondag van de maand om 19u. Zo kan iedereen zich hier op organiseren. Een maandelijkse bestuursvergadering is de beste frequentie. 2.5 Een goede voorbereiding Vergader met een vaste agenda Gebruik een standaardagenda voor de bestuursvergadering. Dit geeft structuur aan je vergadering, en het voorkomt dat je dingen vergeet. Hoe stel je de agenda samen? Jaarplanning doornemen Aan de hand van de jaarplanning kan je nagaan of er op de bestuursvergadering iets moet besproken worden ter voorbereiding van komende initiatieven. Daarnaast kun je ook nagaan of er, sinds de vorige bestuursvergadering, initiatieven plaatsgevonden hebben die op deze bestuursvergadering geëvalueerd moeten worden. Extra agendapunten? Je kan contact opnemen met een aantal andere bestuursleden om te horen of zij nog agendapunten toe te voegen hebben (bv. jeugdraadsleden, gewestbestuurssleden). Daarnaast kun je ook allerlei informatiebronnen raadplegen om te zien of daar te bespreken onderwerpen naar voor komen (bv. Idee, verslagen van andere vergaderingen zoals jeugdraad en gewestbestuur, ). - -

8 Aandacht hebben voor de drieledige functie van een bestuursvergadering (taak, groep en vorming) Meestal wordt een agenda erg taakgericht opgesteld. Ook het luikje vorming (bv. vormingshalfuurtje) en de initiatieven om het groepsgebeuren te versterken (pauze met hapje en drankje, het vieren van een verjaardag, een moment om even stoom af te blazen, ) dienen een plaats te krijgen op de agenda. Wanneer je deze punten niet inplant, komt het er niet van. Om wat structuur in de bestuursvergaderingen te steken, wordt er best gewerkt met een aantal vaste agendapunten die elke vergadering terugkomen. Hieronder vind je een voorbeeld-agenda Het kan uiteraard perfect dat je een andere, minstens even goede standaardagenda hanteert. Maar kijk toch eens of je geen belangrijke onderdelen mist! Welkom en bezinning Beginnen met een korte bezinning is een eenvoudige manier om iets te doen met de christelijke inspiratie van onze beweging. Dit korte moment van stilte is bovendien een perfect signaal om aan te geven dat de vergadering begonnen is. En moeilijk is het niet: in elke Idee vind je een bezinning, die je perfect kan gebruiken! Goedkeuring verslag vorige vergadering Dit is niet zomaar een vormelijk puntje! Overloop het vorige verslag en bekijk of alle besluiten zijn opgevolgd/alle afspraken zijn uitgevoerd. Toevoegen van agendapunten Geef iedereen de kans om bij het begin van de vergadering agendapunten toe te voegen. Zo voorkom je dat er in de varia, terwijl iedereen al met zijn hoofd bij de après-vergadering zit, nog grote discussiepunten opduiken. Nieuws van KLJ Essentieel: overloop op de bestuursvergadering de inhoud van de digitale nieuwsbrief (inschrijven kan via Deze nieuwsbrief bevat cruciale informatie van KLJ: informatie over vorming, nieuwe regels, initiatieven, Bekijk of er punten tussenstaan waar je als bestuur iets mee moet/wil doen. Vertegenwoordigingen: jeugdraad, parochieraad, gewestbestuur,

9 Kasverslag Absoluut cruciaal! In het belang van je KLJ-afdeling én van de kassier moet de financiële toestand van je KLJ maandelijks besproken worden op het bestuur. Zo kan je als bestuur tijdig ingrijpen als er een tekort aan geld dreigt. Bovendien dwingt het de kassier om zijn kas maandelijks in orde te hebben. Meer informatie vind je in Map 3: Over de afdeling>a. De kas. PAUZE Vorming en uitwisseling Dit agendapunt hoeft niet maandelijks uit een vorming van een half uur tot een uur te bestaan. Het kan evengoed een moment zijn waarop ideeën worden uitgewisseld over een bepaald spel of de aanpak van een bepaald lid met moeilijkheden of de omgang met klachten, vragen van ouders, enz. Evaluatie van voorbije activiteiten Evalueer niet alleen de grote, éénmalige activiteiten (fuif, eetdag, ), maar ook de gewone ledenactiviteiten. Was er veel volk? Indien niet, waarom? Was de kwaliteit in orde? Is er genoeg afwisseling? Niet vergeten: ook bij een evaluatie horen besluiten voor de toekomst! Het is de taak van de hoofdleider om erop toe te zien dat de werkpunten en successen vanuit vorige ervaringen, bij het organiseren van een activiteit in de toekomst zeker meegenomen worden. Afspraken voor komende activiteiten Maak afspraken over de komende ledenactiviteiten en de komende grote activiteiten (samenstellen werkgroepjes, ). Varia Zorg dat hier enkel korte, kleine puntjes aan bod komen! Grote punten hadden maar op de agenda moeten staan! Waar trekken we naar toe voor de après-vergadering? Als je vlot en efficiënt vergadert, heb je zeker tijd over voor een gezellige aprèsvergadering. Dit is cruciaal voor de goede sfeer in de ploeg! - 9 -

10 Bereid je voor op de bespreking van de agendapunten Onderstaande aandachtspunten kunnen je bij deze voorbereiding helpen: Je stelt je best de vraag bij elk agendapunt: waarom staat dit punt op de agenda? Gaat het om het doen van mededelingen? Het inwinnen van informatie? Het vormen van meningen? Het nemen van een besluit?... Afhankelijk daarvan kan je voor jezelf een schema maken hoe je de bespreking gaat aanpakken op de vergadering. Je voorziet ook best een tijdsindeling voor de bespreking van elk agendapunt. Wanneer je agendapunten inleidt, geef je een korte omschrijving ervan en duid je aan wat ermee moet gebeuren. Bij ingewikkeldere punten geef je ook aan hoe je de bespreking ziet. Bv. we gaan nu over naar punt 6: het probleem van de lage ledenopkomst op de -16-activiteiten. Ik stel voor dat we eerst proberen te achterhalen waaraan dat zou kunnen liggen. Daarna kunnen we mogelijke acties, stappen verzamelen om het probleem op te lossen. Van die mogelijke oplossingen gaan we de voor- en nadelen even bekijken en dan zien wat we het best kunnen doen. Soms kan het nuttig zijn om de voorgeschiedenis van bepaalde agendapunten te schetsen. De inleiding is niet alleen informatief, maar kan ook de aandacht van de deelnemers naar het onderwerp trekken. 2.6 Cruciaal = de hoofdleider / gespreksleider Vergader efficiënt Bewaak de tijd! Als je een maandelijkse bestuursvergadering hebt, hoeft die echt niet langer dan twee uur te duren. Lange vergaderingen waar veel wordt gepalaverd en doorgegaan op kleine punten, zijn vaak weinig doelgericht en werken enerverend voor veel bestuursleden. Meestal zit de agenda overvol en strijden de agendapunten om de beschikbare besprekingstijd. Als gespreksleider moet je soms op de beperkte tijd wijzen en de besluitvorming versnellen. Soms kan het nodig zijn om de discussie af te breken en uit te stellen tot een volgende vergadering. Soms komen dingen principiëler te liggen dan je ingeschat had. Opgelet: Wanneer je een discussie afbreekt, kan je te maken krijgen met tegenstand van bestuursleden. Zij vinden dat ze onderbroken worden, terwijl jij vindt dat andere agendapunten nu voorgaan

11 Komt iedereen aan bod? Hoe kan de hoofdleider ervoor zorgen dat alle bestuursleden even betrokken zijn? Dit is zeker niet gemakkelijk! Elk bestuurslid heeft immers een eigen karakter en zal anders in de vergadering zitten. Toch kan je er als voorzitter voor zorgen dat, wie wil, betrokken kan zijn bij de vergadering. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten om in het achterhoofd te houden: Spreektijd gelijkmatig verdelen Probeer de spreektijd van je bestuursleden gelijkmatig te verdelen over de verschillende bestuursleden die een woordje willen inbrengen. Dit is een erg moeilijke opgave. Het ene bestuurslid spreekt te uitvoerig, het andere zwijgt en nog een andere spreekt alleen wanneer het over onderwerpen gaat waarin hij/zij een beetje thuis is. Afremmen indien nodig Al te uitvoerige sprekers kan je evenwel afremmen wanneer ze aan het woord zijn. Zwijgers kan je aanmoedigen door actief te luisteren: oogcontact houden, je lichaam toewenden, open vragen te stellen of door rechtstreeks aan iemand te vragen wat hij/zij ervan vindt. Je kan natuurlijk ook een rondje houden waarbij ieder zijn mening kan zeggen. Wanneer een discussie emotioneel wordt, willen er meestal veel mensen het woord. Dan neem je best een kladpapiertje en je noteert wie er allemaal zijn zeg wil doen. Je laat dan ieder om beurt aan het woord. Degenen die brutaal toch het woord nemen, moet je afremmen. Respect voor ieders mening en actief luisteren Probeer er voor te zorgen dat de bestuursleden elkaar niet constant onderbreken. Als er veel wordt tussengekomen, geeft dat een onrustige sfeer. Vaak is dat ook een teken dat er weinig aandacht en respect is voor de verschillende standpunten. Orde handhaven Als voorzitter is het je taak om de orde in je bestuursploeg te behouden. Dit wil nog niet altijd zeggen dat men naar iedereen luistert! Probeer er toch voor te zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen, anders komt er alleen maar wrevel van. Een leuke methodiek Probeer volgende vergadering bij een moeilijk agendapunt eens het volgende: elk bestuurslid krijgt 10 lucifers. Telkens wanneer iemand een inbreng doet legt hij/ zij een lucifer in het midden. Op het einde van de bespreking mag niemand nog lucifers over hebben. Op deze manier rem je uitvoerige sprekers af en moedig je de zwijgers aan om ook een inbreng te doen

12 De discussie stimuleren Soms moet je als voorzitter de discussie stimuleren om ervoor te zorgen dat een onderwerp goed besproken wordt. Hoe kan je de discussie stimuleren? Je kan iemand om verduidelijking vragen als je vindt dat hij/zij zijn standpunt niet duidelijk uitlegt. Wanneer een paar bestuursleden hun mening hebben gegeven, kun je vragen of er nog andere meningen zijn. Je kunt een standpunt in eigen woorden kort samenvatten. Daardoor kan je een mening van een deelnemer verhelderen of aanscherpen, wat de discussie kan bevorderen. Bovendien controleer je ermee of je de spreker goed begrepen hebt. Je kan wijzen op verschillen en overeenkomsten in standpunten. Daarmee wordt de discussie gerichter. Als de discussie te oppervlakkig blijft, kan het helpen de vergadering even te scheiden in voor- en tegenstanders. De verhoging van spanning die daardoor ontstaat, kan een verscherping geven, die bepaalde standpunten duidelijker doet uitkomen. Bijv. als ik al die bezwaren hoor, denk ik: die willen helemaal geen kamp! Je kan wijzen op dingen die je mist in de bespreking. Bv. Ik heb alleen nog maar voordelen gehoord, zijn er ook nadelen? Bewaken van het onderwerp Als de bestuursleden afdwalen van het onderwerp kan je met enkele vriendelijke woorden vragen de bespreking weer tot het eigenlijke onderwerp te beperken. Lukt dat niet, dan moet je al eens kordater optreden. Afdwalen en uitweiden heeft ook een sociale functie. Je hoort nog eens wat anders dan het strikt zakelijke. Als voorzitter moet je dan ook afwegen of het zakelijke gedeelte al dan niet voorrang krijgt op het sociale. Bewaken van het doel Met de bespreking van een agendapunt wil je iets bereiken. De manier waarop je het agendapunt brengt, loopt daarop vooruit. Bijv. een agendapunt over wie gaat er mee op kamp als begeleider. Dan is niet de vraag aan de orde of er wel een kamp wordt georganiseerd. Dat is materie voor een ander agendapunt. Wanneer een dergelijke doelverschuiving zich voordoet, kan je de verschuiving verbieden, of de vergadering vragen om over het een of het andere te praten

13 Samenvatten Bij lange discussies is het belangrijk dat de voorzitter af en toe samenvat wat er besproken werd. Samenvatten is in eigen woorden de essentie weergeven van wat er gezegd is. Het is een voor de hand liggende, maar heel efficiënte techniek voor het goed doen verlopen van de vergadering en wordt vaak onderschat. Samenvatten kan verschillende functies hebben: Samenvattingen confronteren de ander met zijn eigen verhaal. De samenvatting is vaak gestructureerder en daardoor kan het het denkproces stimuleren. Je bevestigt met je samenvatting dat je de anderen begrepen hebt. Samenvatten kan je ook gebruiken om een discussie of woordenstroom te stoppen. Het is een rustpunt. Door je samenvatting voelen de betrokkenen zich gehoord. Er ontstaat zo ruimte voor een volgende stap. Een paar tips: Vat regelmatig, maar niet te vaak, samen. Je onderbreekt met je samenvatting immers even het denkproces van de anderen. Samenvattingen moeten ondersteunen, niet storen. Probeer in je samenvatting helder te formuleren en alleen de essentie van het gezegde weer te geven. Ook als je niet zeker bent van de juistheid van de samenvatting, geef hem dan gerust. Als je niet correct bent, zullen de anderen aanvullen of herformuleren. Wat is er beslist Na een beraadslaging over een bepaald agendapunt is het de taak van de hoofdleider om aan de hand van de voorstellen een besluit te formuleren. Dat gebeurt pas als de hoofdleider denkt dat de mogelijke oplossingen voldoende zijn bediscussieerd en als de leden toe zijn aan het nemen van een besluit. De hoofdleider moet duidelijk en precies formuleren wat het besluit is, hij/zij probeert hierbij vage formuleringen te vermijden. Tevens moet de hij/zij er op letten dat er geen onduidelijkheden blijven bestaan over de vraag hoe een beslissing moet worden uitgevoerd. Als er bijvoorbeeld afgesproken wordt een D.J. te vragen, moet ook duidelijk zijn wie dat gaat doen. Zorg dat de besluiten duidelijk in het verslag opgenomen zijn, anders heeft vergaderen geen enkele zin! Uiteindelijk zijn er 5 verschillende formele besluitvormingsprocedures mogelijk: unanimiteit: iedereen is voor consensus: iedereen moet een beetje van zijn standpunt afwijken, om tot een gezamenlijk besluit te komen. stemming: een meerderheid beslist delegatie: de beslissing wordt gedelegeerd aan één of meerdere personen éénmansbesluit: één persoon neemt het besluit. Enkel in crisissituatie!

14 2.7 Verslag van de vergadering Wie? Een goed verslag is heel belangrijk voor de opvolging van de vergadering. Je moet dus beslissen of je werkt met een vaste verslaggever of met een beurtrol. Vooraleer je beslist om een beurtrol in te voeren voor het maken van het verslag, moet je nagaan of alle leden van de vergadering bekwaam zijn/bereid zijn die taak op zich te nemen. Hoe? Het kan interessant zijn om een standaardverslag op te stellen waarbij een bepaald patroon moet gevolgd worden. Bepaal op voorhand het soort verslag dat je gaat maken: Besluiten- en/of actielijst: alleen de uitkomsten van de discussies. Beknopt verslag: argumenten en uitkomsten van de discussies. Uitvoerig verslag: alle serieuze bijdragen van de deelnemers/ Tips voor de verslagnemer: Bereid de vergadering goed voor, zodat je weet waarover gepraat wordt. Bepaal vóór de vergadering op welke manier je je aantekeningen gaat structureren. Zorg voor een goede plaats waar je iedereen kunt zien (liefst naast de hoofdleider). Vraag om herhaling als je een bijdrage niet hebt verstaan. Zorg dat je geen andere taken hebt, zoals drank voorzien. 2.8 De bestuursanimatieverantwoordelijke De beste manier om ervoor te zorgen dat er gewerkt wordt aan de groep, is iemand daar verantwoordelijk voor te stellen. Deze persoon zorgt ervoor dat de animatie en de groepssfeer tijdens en na de bestuursvergadering heel duidelijk aan bod komt. Wanneer je dit niet doet, bestaat de kans dat niemand deze taak op zich pakt. Deze persoon noemen we de bestuursanimatieverantwoordelijke (BAV). De BAV kan, door kleine verrassingen of attenties, erop toezien dat bestuurslid zijn voor iedereen zinvol, plezant en aangenaam is

15 2.9 Evalueer de bestuursvergadering regelmatig Evalueer niet enkel de activiteiten die je organiseert met je afdeling, maar ook de werking van je bestuur en een belangrijk onderdeel daarvan is de bestuursvergadering. Een handige leidraad voor het evalueren van jullie werking en dus o.a. jullie bestuursvergadering, is het kwaliteitsinstrument. In het kwaliteitsinstrument vind je onder andere een aantal richtvragen die ervoor zorgen dat je elk aspect van de bestuursvergadering evalueert en dat je hierover breed en diep genoeg met de hele ploeg discussieert. Het kwaliteitsinstrument vind je op > bestuurswerking > evalueren > methodieken

16