Kwaliteitsinstrument

Transcriptie

1 Kwaliteitsinstrument Wat is het KLJ-kwaliteitsinstrument? Het KLJ-kwaliteitsinstrument werd ontwikkeld door KLJ zodat je als leiding/bestuur zelf jullie afdeling kan evalueren over een bepaald thema! Dit doe je door kritisch stil te staan bij één of meerdere aspecten van jullie afdelingswerking en hierover in dialoog te gaan met elkaar. Het kwaliteitsinstrument is geen wondermiddel en het lost problemen niet op. Het kan jullie wel helpen een goede analyse te maken van mogelijke verbeterpunten, problemen Het kwaliteitsinstrument reikt handvaten aan voor bestuursploegen om thematisch verbetering in gang te zetten. Wil je toch begeleiding, dan kan je steeds contact opnemen met je vrijgestelde (contactgegevens: Verwante fiches Het kwaliteitsinstrument bestaat uit 10 fiches. Werkte deze fiche voor jouw afdeling? Probeer dan zeker ook een verwante fiche die je op de KLJ-website kan vinden. Over de leden: 1. De ledenactiviteiten 2. De ledengroep Over het bestuur: 3. Het bestuur 4. Evalueren en plannen 5. Reglementen en afspraken Over je KLJ-afdeling: 6. Public relations en imago 7. Financiën van je KLJ-afdeling 8. Lokaal/instrastructuur 9. Veiligheid en verzekeringen 10. Drank en drugs in KLJ 1

2 Aan de slag Hoe? Jullie hebben gekozen om jullie afdeling over één van onze 10 thema s specifiek te evalueren. Onderstaande stappen brengen jullie naar een bruikbare aanpak tot verbetering in dit thema: 1. Kies één persoon die de evaluatie zal leiden. Dit kan de hoofdleiding zijn, maar evengoed een bestuurslid met veel kennis over het onderwerp, een volwassen begeleider of een vrijgestelde. Idealiter verdiept deze persoon zich in het thema. Deze persoon zal het gesprek rond het onderwerp leiden, al de rest kan gewoon meedoen. 2. Stel ook een verslaggever aan. Zodat alle besluiten die jullie maken niet verloren gaan. Het kan ook zinvol zijn om de discussiepunten te noteren, zo kan er achteraf gemakkelijk teruggekeken worden naar de redenen waarom een besluit genomen is. 3. Zoals elke goeie methodiek kan je ook deze helemaal aanpassen aan de groep en de omstandigheden. Zelfs op twee vlakken. - De stellingen: als leider van het gesprek kan je de stellingen op voorhand eens bekijken, want je hoeft ze zeker niet klakkeloos over te nemen. Uitbreiden, schrappen, aanpassen aan de realiteit van jullie afdeling is geen must, maar maakt de evaluatie wel interessanter. Op die manier kan hij/zij het gesprek voeden, een discussiepunt uitdiepen, verbetersuggesties geven - De voorbereiding: grote monden en stille ja-knikkers. Tijdens een evaluatie kom je ze tegen en vaak stoor je je aan allebei. Wil je graag iedereen zijn eigen mening boven laten komen. Vraag dan aan de bestuursleden om de lijst individueel ingevuld mee te brengen naar de vergadering. Je kan ze anoniem in een pot doen of je kan de stellingen één voor één overlopen en de deelnemers een fysieke ruimte laten kiezen om in te staan afhankelijk van hun antwoord. Daarna hoef je alleen maar een overzicht te maken over welke stellingen jullie het niet eens zijn. Dan weet je welke stellingen voor discussie zullen zorgen. 4. Bespreek de stellingen waarover er niet direct consensus is of waarvan de consensus niet de gewenste is. Formuleer na iedere besproken stelling een duidelijk besluit. 5. Nadat jullie de oefening gemaakt hebben, is het aan jullie om de zaken die jullie besloten hebben, ook echt uit te voeren. De fiche verbeterpunt kan jullie hierbij helpen. Vul per verbeterpunt een fiche in. Neem deze af en toe nog eens vast op jullie bestuursvergadering en bespreek hoe ver jullie staan. Veel succes! Neem zeker ook de tips voor deelname aan evaluatie door aan het begin van de evaluatie. Zo krijgt iedereen de kans om zijn mening mee te geven en komen jullie tot constructieve veranderingen. 2

3 Fiche: financiën van je KLJ-afdeling Stelling Ja Nee Bespreken Op elke bestuursvergadering is er een kasverslag (stand van zaken van de kas). Binnen ons bestuur/leiding zijn er duidelijke afspraken omtrent de financiën. Binnen ons bestuur/leiding zijn er voldoende afspraken omtrent de financiën. (wie mag tot welk bedrag uitgeven, hoe worden kosten terugbetaald, bewijsstukken, gebruik bankkaart) Ieder bestuurslid mag alles weten over onze financiële toestand. Ik weet wie volmacht heeft over onze rekening(en). Onze afdeling werkt met een digitaal kasboek. Wij hebben voldoende financiële reserve om tegenslagen op te vangen. De financiële toestand van onze kassa is zoals ik deze wil. We doen af en toe activiteiten om onze kas te spijzen. Voor onze (grote) initiatieven maken we steeds een begroting op (bv. fuif, kamp, weekend ) Het financiële resultaat van onze initiatieven voldoet aan de verwachtingen/begroting. We gaan voor bepaalde activiteiten/zaken op zoek naar sponsoring (bv. kamp, eetfestijn, werken aan het lokaal ) We kennen het gemeentelijk subsidiereglement. Info > Thema s > Financiën > Thema s > Fuiven en grote evenementen 3

4 Fiche Besluiten Schrijf hieronder de besluiten van jullie bespreking neer. Noteer steeds per stelling in groep de besluiten. 4

5 Fiche verbeterpunt Nu is het aan jullie om de zaken die jullie samen besloten hebben ook echt uit te voeren. Deze fiche kan jullie hierbij helpen. Vergeet deze er niet bij te nemen op één van jullie volgende vergaderingen en bespreek hoe ver jullie staan. Veel succes! Verbeterpunt Voor welk besluit / probleem / verbeterpunt / knelpunt willen we een oplossing? Wat willen we bereiken om bovenstaande op te lossen? (Wat is het doel van dit verbeterpunt?) Wie van de leiding/bestuur is hiervoor verantwoordelijk? Plan van aanpak? Tegen wanneer? Wat?

6 Verbeterpunt Voor welk besluit / probleem / verbeterpunt / knelpunt willen we een oplossing? Wat willen we bereiken om bovenstaande op te lossen? (Wat is het doel van dit verbeterpunt?) Wie van de leiding/bestuur is hiervoor verantwoordelijk? Plan van aanpak? Tegen wanneer? Wat?