Map over de bestuursleden. G. Bestuursreglementen. Wegwijs. Wegwijs Map 2 Bestuursreglementen - -

Transcriptie

1 Map 2...over de bestuursleden G. Bestuursreglementen Wegwijs

2 Auteur: Griet Peters KLJ

3 Waar mensen samen werken, is het belangrijk dat er een aantal afspraken gehanteerd worden. Als je even naar je afdeling kijkt, zal je zeker merken dat er ook bij jullie heel wat afspraken en regels zijn. Maar staan ze ook mooi samengevat op papier? Of kent iedereen alle afspraken en regels? Door te werken met een bestuursreglement schep je meteen voor iedereen duidelijkheid en heb je meteen een gemakkelijk instrument om op terug te vallen als het eens wat minder gaat. Bovendien verzeker je hiermee ook de toekomst van je afdeling. Ook voor de komende generaties is het op die manier immers duidelijk hoe alles in jullie afdeling geregeld is.

4 Inhoudstafel 1 Een bestuursreglement 5 2 Een bestuursreglement opstellen 5 3 Inhoud van een bestuursreglement Bestuursgroep Bestuursvergaderingen Financiën Lokaal Ledengroep ledenactivieiten Relatie met de buitenwereld 13 4 Bekend maken bestuursreglement 13

5 1 Het bestuursreglement In een bestuursreglement breng je alle regels en afspraken samen die in jullie afdeling gelden voor bestuursleden. Duidelijke afspraken maken het voor iedereen gemakkelijk om te weten wat er van hem/haar verwacht wordt. Je weet wat er te doen staat en waaraan je je moet houden. Bovendien vermijd je op die manier heel wat misverstanden en spanningen binnen je bestuursploeg. 2 Het bestuursreglement opstellen Een bestuursreglement stel je best met de hele bestuursploeg op. Iedereen moet de afspraken en regels kennen en er achter staan. Want een bestuursreglement heeft maar zin als het gedragen is, als iedereen het consequent en eerlijk toepast. Eigenlijk is een bestuursreglement nooit helemaal af. Je wordt als bestuursploeg steeds weer met nieuwe gegevens geconfronteerd die op termijn ook best een plaats krijgen in een bestuursreglement. Het is best dat je start met de opmaak van een bestuursreglement op een moment dat er niet echt problemen zijn binnen je afdeling of bestuur. Op die manier kan je vrij objectief naar de situatie, de geldende afspraken, normen en waarden binnen je bestuursploeg kijken. Een ideaal moment om dit te doen, kan bijvoorbeeld op een bestuursweekend zijn. Let er wel voor op dat je niet in één keer een volledig bestuursreglement wilt opstellen. Doe dit stapsgewijs, verspreid over meerdere vergadermomenten. Het kan soms goed zijn als iemand, bijvoorbeeld de hoofdleiding, al een aanzet doet van een bestuursreglement waar jullie dan samen als bestuursploeg verder over kunnen nadenken en aan kunnen schaven. Denk er sowieso aan om je bestuursreglement jaarlijks samen te overlopen, te evalueren en indien nodig te updaten. 3 Inhoud van een bestuursreglement Wat er precies in een bestuursreglement staat, is natuurlijk afhankelijk van afdeling tot afdeling. Een bestuursreglement moet helemaal op maat zijn van je afdeling en bestuursploeg. Toch kunnen we enkele grote hoofdingen aanbrengen waar je als

6 afdeling best regels en afspraken rond voorziet en opneemt in je bestuursreglement. Hier en daar vind je een voorbeeld uit een bestuursreglement van een KLJ- afdeling. 3.1 Bestuursgroep Wie heeft welke taak in het bestuur: secretaris, hoofdleider, kassier, volwassen begeleider? Wat houden deze taken allemaal in? (Inspiratie hiervoor en meer informatie hierover vind je in Map 2: over het bestuur > X. Bestuursfuncties.) Hoe wordt bepaald wie welke taak opneemt en voor hoe lang neem je een bepaalde taak op? Wat verwachten we van ieder bestuurslid? (bv. aanwezigheid op vergaderingen, aanwezigheid op activiteiten, vertegenwoordiging naar de buitenwereld ) Bv. KLJ Proven: Elk bestuurslid staat in voor het uitvoeren van de specifieke taken die hem/haar werden toegewezen en houdt de vooropgestelde datum in het oog. Wie een taak niet kan uitvoeren tegen de deadline zorgt zelf voor vervanging. Een bestuursfunctie is niet vrijblijvend. In het begin van het werkjaar moet elk bestuurslid voor zichzelf dan ook uitmaken of hij/zij voldoende tijd gaat kunnen vinden om zijn bestuursfunctie naar behoren uit te voeren. Wie kiest voor een bestuursfunctie moet die ook naar behoren uitvoeren. Hoe selecteren we nieuwe bestuursleden? Bv. KLJ Proven: Je kunt pas in de leiding of het bestuur komen als je gevraagd wordt door de hoofdverantwoordelijke van leiding of bestuur. Wie we erbij nemen wordt afgesproken op de vergadering, in samenzijn van iedereen. De hoofdverantwoordelijke contacteert dan deze persoon. Deze versterkingen vraag je wel persoonlijk en niet via telefoon, sms of mail. Nieuwe leiding en bestuursleden moeten de minimumleeftijd van 17 jaar (5de middelbaar) bereikt hebben. Dit betekent dat er een jaar speling zit tussen het laatste jaar Jong KLJ en leiding. Eens men in leiding/bestuur zit, is er de kans om vorming te volgen. De stages van deze vorming wordt opgevolgd en begeleid door de stagebegeleider. Eventuele extra s: wat doen we bij een verjaardag van een bestuurslid of als iemand trouwt of gaat samen wonen Hoe gedragen bestuursleden zich tegenover elkaar? Bv. KLJ Proven: Bestuursleden hebben onderling respect voor elkaar. Bestuursleden steunen elkaar. Elkaar tegenwerken laat staan afbreken (al dan niet in het bijzijn van een ander) is uit den boze! Er wordt niet gelogen tegen elkaar. Eerlijkheid en rechtvaardigheid tegen elkaar is een belangrijke troef.

7 3.2 Bestuursvergaderingen Wanneer vinden de bestuursvergaderingen plaats? Bv. KLJ Proven: De frequentie van de bestuursvergadering is ongeveer om de 3 weken. Een BV wordt gewoonlijk de vrijdag gehouden. Indien dit verandert wordt dit minstens 1 week vooraf bekend gemaakt. Wie leidt de bestuursvergadering? Wie neemt er verslag tijdens de bestuursvergadering? Hoe ziet de basisagenda van een bestuursvergadering er uit? Bv. KLJ proven: De agenda van de bestuursvergadering wordt opgemaakt door hoofdleiding. De agendapunten worden minimum 2 dagen op voorhand doorgestuurd naar alle bestuursleden opdat elk bestuurslid zich op de bestuursvergadering kan voorbereiden. Elk bestuurslid mag voor de bestuursvergadering aanvullingen op de agenda doorgeven aan de hoofdleiding met de vraag om deze op te nemen in de agenda van de bestuursvergadering. Dit ten laatste tot de dag voor de vergadering. Hoe worden (belangrijke) beslissingen genomen? (consensus, bij gewone meerderheid, met 2/3de meerderheid ) Bv. KLJ Proven: Beslissingen worden bij voorkeur genomen door een compromis (dwz: waar iedereen zich enigszins in kan vinden) te maken. Indien dat niet lukt, wordt er steeds een meerderheidsbeslissing genomen. Het is dan nog steeds je plicht om de genomen beslissing te verdedigen, ook al gaat die beslissing in tegen jouw eigen idee. Hoe en naar wie wordt het verslag van de bestuursvergadering verspreid? Bv. KLJ Proven: Het verslag van de bestuursvergadering wordt door de verslagnemer tijdig uitgetypt en binnen de 4 dagen doorg d / afgeprint en meegegeven aan diegenen die geen hebben. Iedereen probeert tenminste 1 keer per werkjaar een verslag op te maken. Elk bestuurslid neemt het verslag door en volgt dit mee op. Verslagen dienen ook niet rond te slingeren thuis!

8 Wanneer vindt de jaarlijkse planningsdag en/of het bestuursweekend plaats en wat gebeurt er dan allemaal? Aanwezigheid op bestuursvergaderingen? Bv. KLJ Proven: Elk bestuurslid heeft de morele plicht om prioriteit te geven aan de bestuursvergadering bij het inplannen van zijn/haar persoonlijke agenda. Elk bestuurslid heeft immers liefst dat elk BL op de bestuursvergadering aanwezig is. Een BL zoekt niet bewust naar een reden om niet naar de BV te komen. Welke houding wordt er van bestuursleden op de bestuursvergadering verwacht? Bv. KLJ Proven: GSM s worden afgesteld op STIL/TRILLEN tenzij voor de reden van werk of familiale omstandigheden. Op die manier is iedereen nog bereikbaar (per voic of sms), zonder dat dit de vergadering stoort. Wel is het niet zo dat ondanks het feit de GSM op trillen/stil staat, het getolereerd wordt dat er tijdens de vergadering constant ge-sms t wordt. Wanneer toch een ringtone/geluid zich laat horen dient het bericht voor de ganse groep voorgelezen te worden! Wat als je niet aanwezig kan zijn op een bestuursvergadering? Bv. KLJ Proven: Als je wegens een geldige reden er niet bij kan zijn, dan verwittig je de hoofdleiding. Welke elementen van de bestuurswerking mogen naar de leden of de buitenwereld gecommuniceerd worden? Bv. KLJ Proven: Wat aan bod komt in de vergadering, blijft binnenskamers. Anderen (leden, ouders, vrienden) hebben geen zaken met bestuursaangelegenheden die hen niet aanbelangen.

9 3.3 Financiën Wie beheert de financiën, op welke manier en hoe wordt hier controle op uitgeoefend? Bv. KLJ Proven: Al onze inkomsten komen op één en dezelfde rekening. Bij het begin van het jaar wordt er 1 kassier aangesteld die kijkt voor alle uitgaven en inkomsten van heel KLJ Proven. De kassier maakt op het einde van het jaar een overzicht met de uitgaven en inkomsten per leeftijdsgroep. De financiële raad, bestaande uit hoofdleiding en kassier, spreekt één keer per trimester af om de rekeningen te controleren en te zorgen dat alles correct verloopt. Welke gemaakte onkosten worden er terugbetaald en op welke manier? Bv. KLJ Proven: Inbrengen van kosten: bij aankoop van zaken overhandigt het BL een rekening/factuur aan de kassier met duidelijke uitleg waarvoor de aankoop gedaan werd. Wat wordt er van de bestuursleden verwacht n.a.v. fondsenwerving? Naar wie mag er over de financiële toestand van de afdeling gecommuniceerd worden? Bv. KLJ Proven: De financiële toestand van onze KLJ blijft uiterst geheim, niemand buiten een BL komt dit te weten. Is er een financiële tegemoetkoming mogelijk voor kadervorming gevolgd door bestuursleden? Bv. KLJ Proven: Alle leden van de leidingploeg worden in de mogelijkheid gesteld om cursussen te gaan volgen op kosten van de KLJ. Vormingsdagen of weekends worden aangemoedigd bij nieuwe bestuursleden. Wel moet hierbij rekening gehouden worden dat de KLJ slechts 1 maal je cursus betaalt. Kan jij op het laatste moment niet gaan, en krijg je het inschrijvingsgeld niet terug, dan dien je de volgende keer dezelfde cursus zelf te betalen. Mensen die zich niet kunnen vrijmaken of opladen om een weekend op te offeren, zien in ééndagsvormingen een andere kans. Wie is verantwoordelijk voor de subsidies van de gemeente?

10 3.4 Lokaal Wie beheert het lokaal? Wie zorgt wanneer voor het onderhoud van het lokaal? Bv. KLJ Proven: Elk bestuurslid draagt de verantwoordelijkheid over de netheid en orde van het lokaal en van de berging. Op elke vergadering spreken we twee mensen aan die het gemeentehuis onder handen nemen en twee mensen die de tekenschool terug op orde zetten en kuisen. Iedereen houdt zich hieraan, gebeurt de poetsbeurt niet vóór de volgende vergadering, dan moet die persoon twee keer kuisen en een eetbare compensatie meebrengen voor de anderen. Wie heeft een sleutel van het lokaal? Bv. KLJ Proven: Elke leeftijdsgroep en de hoofdleiding beschikt over één bos sleutels van de lokalen. We hebben der dus in totaal 4 ( muisjes, kadavs, krabuiltjes en de +16). Draag zorg voor deze sleutels. Laat ze niet rondslingeren want niemand anders dan leiding en bestuur hebben recht om onze lokalen te betreden buiten de activiteiten. Er ligt ook 1 bos sleutels centraal in Proven, dit bij iemand van de leiding/bestuur. Op die manier kan iemand die in de rapte sleutels nodig heeft, ook aan sleutels geraken zonder heel proven te moeten rondbellen. De sleutels moeten daar ook zo vlug mogelijk teruggebracht worden. Wie beslist over de aanschaf van bepaald materiaal voor het lokaal? Mag het lokaal gebruikt worden voor privédoeleinden (door bestuursleden en leden)? Wordt het lokaal verhuurd? Zoja, door wie, wat is de kostprijs?

11 3.5 Ledengroep Met welke leeftijdsgroepen werken we? Vanaf welke leeftijd mag je overstappen naar de volgende leeftijdsgroep? Hoe gedragen bestuursleden zich t.o.v. leden? Bv. KLJ Proven: Als BL draag je je verantwoordelijkheid t.o.v de leden. Je kan als bestuurslid aansprakelijk gesteld worden indien er iets fout loopt! Je hebt een voorbeeldfunctie uit te oefenen. Drankgebruik: Zo is overmatig drankgebruik niet toegestaan als je leden begeleidt. Op elke KLJ activiteit (inclusief kamp en weekend) is minstens 1 bestuurslid, dat per auto kan rijden, nuchter. Op grote activiteiten (fuiven, ) blijven de verantwoordelijken steeds nuchter. Wanneer een bestuurslid chauffeur is en een of meer leden vervoert, mag hij het wettelijk toegestane alcoholgehalte niet overschrijden! Als bestuurslid is het je plicht om leden terecht te wijzen indien zij de huishoudelijke regels van onze KLJ overtreden. Wacht niet af tot een ander dit doet, iedereen draagt hierin dezelfde verantwoordelijkheid. Elk lid (van iedere leeftijdsgroep) wordt op gelijke wijze behandelt. Welke afspraken en regels zijn er voor de leden en waar vind je deze? (Je moet deze afspraken en regels niet noodzakelijk als volledige tekst opnemen in je bestuursreglement. Maar het moet wel voor alle bestuursleden duidelijk zijn welke afspraken en regels er gelden voor de leden en waar ze deze kunnen terugvinden. Denk hierbij zeker ook aan afspraken en regels i.v.m. alcohol, drugs, relaties en seksualiteit ) Bv. KLJ Reet: Een kopie van het reglement voor leden wordt op de website gezet. Hoe wordt er door de bestuursleden met vertrouwelijke informatie van leden omgegaan? Bv. KLJ Reet: Persoonlijke problemen van leden binnen de leidingsgroep houden

12 3.6 Ledenactiviteit Wanneer en met welke regelmaat vinden de activiteiten van de verschillende leeftijdsgroepen plaats? Op welke manier betrekken we de leden bij het opstellen van ons programma? Welke zijn jaarlijks terugkerende ledenactiviteiten (bv. weekend, kamp )? Wie is hier verantwoordelijk voor? En wat verwachten we van de bestuursleden? Is er bijvoorbeeld een afzonderlijk kampreglement? Zoja, waar kan je dat vinden? Wat wordt er van bestuursleden verwacht tijdens de activiteiten voor leden? Bv. KLJ Reet: Verplichtingen: - Activiteiten: - Voorbereidingen - Vóór de leden aanwezig zijn: 13.00u - Mee alles klaarzetten - Toezicht houden voor dat de activiteit begint - Leden tellen voor de activiteit - Activiteit begeleiden met verantwoordelijkheid - Leden overzetten (fluo-vestje) - Blijven toezicht houden totdat alle leden weg zijn - Drank afrekenen - Opruimen: materiaal op de juiste plaats, alles afwassen - Kuisen: alle lokalen die gebruikt werden en/of vuil zijn, toiletten (vuilbakjes, toiletpapier), plein opruimen, kuismateriaal uitspoelen en op zijn plaats - Frigo aanvullen

13 3.7 Relatie met de buitenwereld Hoe voeren we de communicatie met de ouders van onze leden? Wie treedt op als woordvoerder naar de pers, officiële instanties toe? Hoe nemen we onze verantwoordelijkheid op in het dorp? (bv. Welke vertegenwoordigen in het dorp nemen we op? Door wie worden deze gedaan?) (Voor inspiratie en meer informatie kan je een kijkje nemen in Map 2: over het bestuur > X. Netwerken) Welke contactgegevens (van de afdeling, van bestuursleden) verspreiden we naar de buitenwereld? 4 Bekend maken bestuursreglement Een bestuursreglementen hebben is al heel wat. Maar je moet er ook voor zorgen dat alle bestuursleden goed op de hoogte zijn van de inhoud ervan. Daarom is het aangeraden om er elk jaar grondig bij stil te staan op het bestuursweekend of de planningsdag. Maar daarnaast mag je zeker niet vergeten om met nieuwe bestuursleden het bestuursreglement stap voor stap te overlopen. Zo ben je er zeker van dat iedereen goed weet wat er van hem/haar verwacht wordt

14