Wat doe je bij het nieuwe werkjaar?

Transcriptie

1 Wat doe je bij het nieuwe werkjaar? Stap 1: Oude secretaris nieuwe secretaris PAS OP: Het duurt één dag om alle gegevens te verwerken. Na één dag kan de nieuwe secretaris alles aanpassen. 1. Ga naar Bestuur > beheer. 2. Vink de persoon vooraan aan waarvan je de functie van secretaris wil toevoegen. 3. Scroll naar onderen. Daar vind je een overzicht van alle beschikbare functies. Selecteer de functie afdelingssecretaris en druk op Functies toevoegen. Dan komt deze functie onder de functies van het lid terecht. Deze wijziging wordt automatisch opgeslagen. 1

2 Stap 2: bestuursfuncties aanpassen 1. Ga naar Bestuur > beheer. 2. Vink de persoon vooraan aan waar je functies wil aan koppelen.. 3. Scroll naar onderen. Daar vind je een overzicht van alle beschikbare functies. Selecteer de functies en druk op Functies toevoegen. Dan komt deze functie onder de functies van het lid terecht. Deze wijziging wordt automatisch opgeslagen. 4. Na een dag kunnen de medebestuursleden die nog geen login hebben gekregen zich inloggen op Wall-E. 2

3 Stap 3: Securityrollen controleren 1. Ga naar Afdeling > security. 2. Je komt op een scherm met alle securityrollen op met alle functierollen. 3. Nu kan je elke functierol bijpassende securityrollen geven. Dit doe je door de vinkjes aan te duiden bij elke functierol. Waarvoor staan de verschillende securityrollen? 1. Gebruik basis: Met deze securityrol kan je Wall-E gebruiken. 2. Beheer leden: Met deze securityrol kan je alles in verband met ledenadministratie aanpassen/ingeven. 3. Communicatie: Met deze securityrol kan je sms en en s versturen. 4. Raadpleeg Kamp en Tour: Met deze securityrol kan je kamp en tour raadplegen. 5. Beheer Kamp en Tour: Met deze securityrol kan je kamp en tour raadplegen en bewerken. 6. Beheer afdeling: Met deze securityrol kan je alle info over je afdeling aanpassen. 7. Beheer vorming: Met deze securityrol kan je inschrijvingen uitvoeren voor vormingen en evenementen 8. Beheer security: Met deze securityrol kan je de securityrollen aanpassen van je afdeling. 9. Raadpleeg kas: Met deze securityrol kan je de kas bekijken. 10. Beheer kas: Met deze securityrol kan je de kas bekijken en aanpassen. 11. Raadpleeg documenten: Met deze securityrol kan je alle documenten op Wall-E bekijken. 12. Beheer documenten: Met deze securityrol kan je alle documenten op Wall-E bekijken en aanpassen. 3

4 Stap 4: Afdelingsgegevens controleren In Wall-E kan je de infofiche van je afdeling gaan aanpassen. Deze informatie vind je in het linkermenu terug onder Afdeling: Algemene info. Algemene info In het eerste tabblad kan je alle algemene info terugvinden. De witte kaders kan je zelf invullen (link naar jullie website). Toch zijn hier heel wat kaders grijs. Wil je hierin aanpassingen bv. jullie lokaaladres? Stuur dan een mailtje naar en dit wordt zo snel mogelijk in orde gebracht. Financieel In het tweede tabblad kan je de financiële informatie toevoegen. Zo kunnen de bestuursleden deze snel en gemakkelijk terugvinden. 4

5 Stap 5a: nieuwe leden invoeren 1. Druk op Leden > nieuw lid. 2. Vul het formulier in die je hieronder ziet. Vul dit correct en volledig in, want achter de schermen wordt bepaald welk lidmaatschap aan deze persoon wordt gekoppeld. 3. Druk op Opslaan. Het lid zal verschijnen bij Controle door bestuur. Stap 5b: leden opnieuw aansluiten (controle door bestuur) De status van het lid veranderen 1. Ga naar Leden > Controle door bestuur. 2. Je krijgt het scherm zoals hieronder te zien. 3. Selecteer de leden die je dezelfde status wenst te geven. Druk daarna op Bulk update status. 4. Er opent een scherm zoals hieronder. Selecteer de status die je deze leden wil geven. Je kan kiezen uit aan te sluiten (= leden aansluiten), niet aan te sluiten (= leden schrappen) of onbeslist (= nog niet gekend). Druk daarna op Update. 5. De status van de geselecteerde leden is nu aangepast. Zorg ervoor dat elk lid een status krijgt: aan te sluiten, niet aan te sluiten of onbeslist. 5

6 De leden doorsturen naar de secretaris 1. Selecteer de leden die je wil doorsturen naar Controle door secretaris. 2. Druk op Bevestig > secretaris. Nu worden de leden verplaatst naar Controle door secretaris. 6

7 Stap 6: Doorsturen naar GK (controle door secretaris) Alle leden op gecontroleerd zetten 1. Selecteer alle vakjes voor de leden die je de status Gecontroleerd wil geven. 2. Druk daarna bovenaan op Gecontroleerd. Gecontroleerde leden doorsturen naar GK Nationaal 1. Controleer of de leden een vinkje hebben helemaal achteraan in de tabel. 2. Selecteer de leden die je wil doorsturen. 3. Druk daarna bovenaan op Bevestig > KLJ Nationaal. Stap 7: KLJ verwerkt de gegevens Je hebt alle leden opnieuw aangesloten. De gegevens worden nu verwerkt door KLJ Nationaal. Na een tijdje zal je een factuur ontvangen voor je ledenadministratie. 7