Wijzerplus 2. Toekomstplan

Transcriptie

1 Wijzerplus 2 Toekomstplan

2 Stap 2 DNA campagne Toekomstplan: Wie willen we zijn? In de voorbije maanden nam jouw afdeling het DNA onderzoek bij de hand en gingen jullie aan de slag met de bevraging. Jullie brachten de antwoorden in via de website of gaven ze door aan je afdelingsondersteuner en verkregen zo de DNA flyer met daarop je lokale identiteit verwoord. Het bracht je bestuur alvast meer duidelijkheid en eensgezindheid over welke kwb jullie momenteel zijn. Stap 1 van onze DNA campagne is hiermee achter de rug. Nu we weten wie we zijn, is het tijd om over te gaan naar stap 2, het DNA Toekomstplan! Nu gaan we via een bestuursgesprek in onze afdeling stilstaan bij ieder aspect van onze DNA en in het bestuur de vraag stellen: Zijn we tevreden met dit aspect van onze identiteit? Ja Nee Doen we hiermee verder zoals tot nu te deden? (Verder doen?) Of willen we dit sterke punt van onze kwb nog verbeteren in de toekomst? (Beter doen?) Hoe zouden we dit kunnen doen? We willen dit aspect veranderen in de toekomst. (Anders doen?) Hoe zouden we dit kunnen doen?

3 Als we hebben stilgestaan bij deze vragen, zal dit resulteren in 2 lijstjes: Een opsomming van de DNA aspecten waarmee we tevreden over zijn en waar we dus met de nodige trots en zelfzekerheid naar buiten mee willen komen. Dit lijstje zal resulteren in een wervingsflyer die jullie begin volgend werkjaar kunnen benutten om mensen aan te spreken voor je kwb, om bvb lid of zelfs bestuurslid te worden. Een opsomming van aspecten die je liefst anders zou zien en eventueel werkpunten hoe je bestuur deze zaken wil aanpakken. Dit lijstje vormt de opstart voor de 3e en laatste fase van onze DNA campagne: het uitvoeringsplan! Daarover later meer. Het bestuursgesprek Wie willen we zijn? Als opvolger van de A3 bevraging lanceren we nu de DNA invulflyer waar ieder bestuurslid van je afdeling zijn mening kan geven over ieder aspect van jullie kwb DNA. tevreden ontevreden verder doen beter doen anders doen Deze denkoefening is uitgebreider dan de bevraging uit de onderzoeksfase, en zal toch gemiddeld 60min in beslag nemen van je bestuursvergadering (afhankelijk van de grote van je bestuur). Als je een grote groep bestuursleden hebt en vreest dat het gesprek een te groot deel van je vergadering in beslag zal nemen, kan je er voor kiezen om een extra DNA bijeenkomst in te plannen op een moment dat het in je afdeling wat rustiger is. Dit DNA bestuursgesprek is namelijk een reden op zich om met je bestuur samen te komen: Hoeveel keer nemen jullie de tijd om eens grondig te bespreken welke kwb jullie momenteel aan het maken zijn? En hoe tevreden je bent over de gemaakte keuzes en de resultaten van die keuzes? Kwb maken is voornamelijk actief bezig zijn, organiseren en doen. Maar naast plezier maken en druk bezig zijn, kan op afdelingsniveau stilstaan bij je identiteit de bestuurswerking echt versterken. Zeker als het in een positieve en open sfeer kan gebeuren, waar we open staan voor elkaars mening en constructief met elkaar in gesprek gaan.

4 Hoe ga je te werk? Op voorhand duid je een gespreksleider aan: Dit kan een bestuurslid zijn van je afdeling, maar je kan evengoed vragen aan je afdelingsondersteuner om deze taak op zich te nemen. De taken van de gespreksleider: Print op voorhand de nodige documenten uit op de website Ga naar het onderdeel DNA Toekomstplan; Wie willen we zijn?. Daar vind je, mits het invoeren van jouw afdelingscode, de persoonlijke documenten van je afdeling terug om het bestuursgesprek te houden: De DNA invulflyer. Neem voor ieder bestuurslid 1 exemplaar mee naar de bestuursvergadering. Het uitgebreid verslagformulier, het werkinstrument voor de gespreksleider. Beschik je niet over internet of vind je jouw documenten niet terug? Geef een seintje aan je afdelingsondersteuner en die brengt dit zeker voor jou in orde. Leid het bestuursgesprek in op de vergadering: Enkele maanden geleden deden we een DNA onderzoek van onze afdeling en gingen we aan de slag met de enquête. Het resultaat was onze DNA flyer, die ons bestuur duidelijkheid en eensgezindheid bracht over wie we vandaag de dag zijn. Nu is het tijd om over te gaan naar stap 2: het DNA Toekomstplan! Hier staan we niet meer stil bij de vraag Wie zijn we?, maar wel bij de vraag Wie willen we zijn?. Ieder bestuurslid mag vanavond zijn mening geven over elk aspect van ons DNA en meedelen als hij/zij hiermee tevreden is of dit graag wil veranderen. Concreet heb je de keuze tussen 3 antwoorden: Ik ben tevreden en wil hiermee verder doen. Ik ben tevreden en wil dit nog beter gaan doen. Ik zou dit in de toekomst graag anders willen. Verdeel de invulflyers aan de aanwezige bestuursleden en geef hen de tijd om hun mening op de flyer in te vullen. Je kan er ook voor opteren om de flyer naar alle bestuursleden op te sturen en hen te vragen dit op voorhand in te vullen en mee te brengen naar de vergadering. Hiermee win je toch een 20tal min tijd tijdens de vergadering. Aan jullie de keuze uiteraard!

5 Overloop de antwoorden in groep en duid ze aan op het verslagformulier: Je kan er turven hoe vaak de antwoorden verder doen, beter doen of anders doen gekozen worden. Belangrijk hierbij is dat je ook tijd maakt voor de vraag waarom vind jij dat?, telkens een bestuurslid zijn keuze meedeelt. Na het turven bekijk je vervolgens welk antwoord er meest uit de bus komt (per DNA aspect) en probeert tot een consensus/besluit te komen in je bestuur over dat aspect van je DNA. Ga discussies niet teveel uit de weg en probeer zoveel mogelijk naar ieders mening te luisteren. Als het antwoord in je besluit verder doen is, zit het werk er eigenlijk op: De meerderheid is nl tevreden met dit aspect van je afdelingsdna en wenst dit zo te behouden. Als het antwoord beter doen of anders doen is, stel je een volgende vraag aan je bestuur: Heeft er iemand een idee hoe we dit beter/anders kunnen doen? Het resultaat van deze bespreking noteer je opnieuw in het verslagdocument. TEVREDEN en we moeten verder doen! Waarom? TEVREDEN en kunnen we nog beter doen! Waarom? Hoe verbeteren? ONTEVREDEN en moeten we anders doen! Waarom? Hoe veranderen?

6 Als je zo ieder aspect van je DNA overlopen hebt, zit het bestuursgesprek er eigenlijk op! Hopelijk hebben jullie bij heel wat punten aangeduid waarmee jullie tevreden zijn. Dit zijn keuzes waar je als afdeling trots op bent en waarmee je naar buiten wil treden! Dit is jullie identiteit zoals die nu is en waarmee jullie graag verder willen doen. Uiteraard zullen er ook enkele zaken zijn die jullie graag anders zouden zien, nl enkele werkpunten. Dat zijn zaken die we over enkele maanden terug zullen opnemen en die het begin zullen zijn van de 3e fase van onze DNA campagne, het uitvoeringsplan, die later dit werkjaar gelanceerd worden. De job van de gespreksleider zit er echter nog niet helemaal op, want het waardevolle resultaat, de wervingsflyer, moet nog adhv de antwoorden opgemaakt worden! Op het einde van het verslag, maak je een samenvatting met 2 oplijstingen: Alle DNA aspecten waar je bestuur tevreden over is (verder doen + beter doen). Alle DNA aspecten die je bestuur wenst te veranderen (anders doen). Dit zijn eigenlijk de werkpunten die je bestuur voorop stelt. Je maakt een copy van het volledige verslag en bezorgt een exemplaar aan je afdelingsondersteuner. Zo blijft hij/zij op de hoogte van de bespreking en kan hij hier ook rekening mee houden in de begeleiding van je afdeling. Nu gaan we, als kers op de taart, jullie persoonlijke wervingsflyer aanmaken.

7 Doel van de wervingsflyer De reden waarom we met de DNA campagne begonnen zijn in Vlaams- Brabant&Brussel is net omdat we horen van afdelingen dat ze meer dan ooit voor de uitdaging staan om hun kwb op een duidelijke en wervende manier voor te stellen aan potentieel nieuwe leden. Je vindt het wellicht niet eenvoudig om aan mensen te vertellen waar jouw kwb vandaag de dag voor staat en wat er zo uniek is aan je vereniging. Laat staan om mensen te overtuigen waarom ze delen kunnen uitmaken van hun lokale afdeling (zowel als lid, medewerker of bestuurslid). Deze wervingsflyer is het resultaat van ons DNA bestuursgesprek Wie willen we zijn? : het is een opsomming van alle aspecten van jullie identiteit waar jullie tevreden en dus trots op zijn! Het is dus een flyer waarmee jullie graag naar buiten zullen komen en die een weerspiegeling is van wie jullie kwb nu is. Wij hopen nu dat dit instrument een bruikbaar middel is voor jullie om met trots naar buiten te treden met je afdeling! Om op zoek te gaan naar nieuwe mensen die zich kunnen thuisvoelen in jullie kwb en die er graag deel van zouden uitmaken. Je kan de flyer gebruiken tijdens één van je uitbreekactiviteit of tijdens een voorstellingsbeurs van verenigingen in je gemeente. Je kan er ook voor kiezen om hem gericht rond te delen en mensen aan te spreken die je al een tijdje op het oog had. Zie je niet direct een optie voor jouw afdeling om aan de slag te gaan met de wervingsflyer, vraag zeker advies en begeleiding aan je afdelingsondersteuner. We wensen je alvast heel veel succes toe met stap 2 van onze DNA campagne! En hou ons zeker op de hoogte van je wervingservaringen! Afdelingsondersteuners van Vlaams Brabant & Brussel: Heike Verselder Regio NWM Brabant + Regio Brussel heike.verselder@kwb.be Kurt Borremans Regio Leuven kurt.borremans@kwb.be Eric Vandersmissen Regio Pajottenland - Halle eric.vandersmissen@kwb.be

8 In de periode van 1/01/2014 tot 1/06/2014 is Heike niet beschikbaar wegens moederschapsrust. Haar wordt echter wel gelezen door kwb medewerkster Kristel Van Tuycom. Zij zal jullie vragen beantwoorden en/of doorsturen, en tevens de verslagen van het bestuursgesprek bijhouden. Wijzerplus kwb vzw Urbain Britsierslaan Brussel tel. 02/ fax. 02/ v.u. Koenraad Coppens