gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 april 2019

Transcriptie

1 Heemstede ONDERWERP Besluit tot (voorlopige) gunning outsourcing ICT dienst SAMENVATTING In juni 2017 is door het bureau Gateway van het Ministerie van BZK, een review uitgevoerd naar het functioneren van de ICT organisatie van de gemeenten Heemstede en Bloemendaal. Eén van de aanbevelingen uit deze review was om een onderzoek te doen naar outsourcing van de ICT beheertaken naar een externe partij. Deze beheertaken worden vanaf 2016 uitgevoerd door de GR Informatie Technologie (GRIT). Op basis van deze aanbevelingen is een outsourcingstraject gestart. De Europese aanbestedingsprocedure is nu gereed en heeft ertoe geleid dat door drie partijen een geldige inschrijving is ingediend. Op basis van een beoordeling van prijs (P) en toegekende kwaliteitsscores (Q) wordt voorgesteld de opdracht te gunnen aan de partij met de beste prijs/kwaliteitverhouding. Nadat op 18 april 2019 in de gemeenteraad is besloten over de financiële kaders, kan een gunningsovereenkomst met deze partij worden gesloten waarmee de gunning openbaar wordt en de termijnen van de aanbestedingsprocedure doorlopen. Uitstel van het gunningsbesluit heeft financiële consequenties. JURIDISCH EN BELEIDSKADER GRIT is de Gemeenschappelijke Regeling die ICT-diensten levert aan de gemeenten Heemstede en Bloemendaal. De gemeente Heemstede is centrumgemeente in deze GR. De gemeente Heemstede is daarmee de opdrachtgever van de te sluiten overeenkomst met de externe partij. In de begroting 2019 is reeds aangegeven, dat op het moment dat de financiële consequenties van de outsourcing en de transitiefase in te schatten zijn, deze in een separaat voorstel aan de raad ter goedkeuring zullen worden voorgelegd. Na besluitvorming in de raad op 18 april 2019 kan uiterlijk 19 april 2019 een gunningsovereenkomst met deze partij worden gesloten. BESLUIT B&W 1. Op basis van de uitkomst van de Europese aanbestedingsprocedure de opdracht voor levering van een geoutsourcete ICT dienst voorlopig te gunnen aan de partij met de beste prijs/kwaliteitverhouding; 2. De raad voor te stellen om de eenmalige kosten in 2019 voor de transitiefase van de outsourcing ad ten laste van de algemene reserve te brengen en de lagere bijdrage aan GRIT vanaf 2020 ten opzichte van de meerjarenbegroting mee te nemen in de kadernota (A-stuk) BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2 april 2019 besluit: de eenmalige kosten in 2019 voor de transitiefase van de outsourcing ad ten laste van de algemene reserve te brengen en de lagere bijdrage aan GRIT vanaf 2020 ten opzichte van de meerjarenbegroting mee tèmemen in de kadernota raa de de voorzitter /6

2 mheemstede AANLEIDING In juni 2017 is door het bureau Gateway een review uitgevoerd over het functioneren van de ICT organisatie van de gemeenten Heemstede en Bloemendaal. Begin 2018 is de review besproken in de commissie. Eén van de aanbevelingen uit de review was om een onderzoek te doen naar outsourcing van de ICT beheer taken naar een externe partij. Op basis van deze aanbevelingen is een outsourcingstraject gestart. Deze beheertaken worden vanaf 2016 uitgevoerd door de GR Informatie Technologie (GRIT). Er zijn verschillende redenen voor om over te gaan tot outsourcing. Door de toenemende complexiteit van de digitaliseringsopgave waarvoor gemeenten de komende jaren staan, wordt het steeds lastiger deze taken op deze schaal nog zelf uit te voeren. Ook ICT samenwerking in de regio bleek op dit moment nog niet haalbaar. Daarnaast is de afgelopen jaren gebleken dat het personeelsbestand van GRIT voor 60% bestaat uit externe inhuur, aangezien ICT professionals schaars zijn. Dit heeft geleid tot substantiële meerkosten in de exploitatie. Omdat naast extra kosten ook de beschikbaarheid, het niveau van technische kennis en de personele kwetsbaarheid in het geding is, is outsourcing van ICT beheer taken onontkoombaar. Kortom de redenen om te besluiten tot outsourcing van het ICT beheer zijn: Borging van 24/7 beschikbaarheid van ICT diensten; Continue monitoring van alle ICT systemen; Vermindering van de personele kwetsbaarheid; Borging specialistische kennis zowel met betrekking tot technisch beheer als technisch applicatiebeheer (TAB). In 2018 is, in samenwerking met adviseurs van M&l en RIJK, door het college een outsourcingstrategie en een inkoopstrategie vastgesteld. Deze stukken dienden als basis voor het starten van een Europese aanbesteding (mededingingsprocedure met onderhandeling). Hiervoor is een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. Met behulp van objectieve gunningscriteria, is door een beoordelingsteam de minimaal te leveren kwaliteit getoetst. De onderhandelingen hadden tot doel om geïnteresseerde partijen in de gelegenheid te stellen vragen te stellen over het PvE en de gunningscriteria. Omdat een meerjarige samenwerking wordt aangegaan met een externe partij, hadden de onderhandelingen ook tot doel om het goede gevoel te krijgen of we met de juiste partijen aan tafel zaten. Uit de aanbestedingsprocedure zijn drie partijen overgebleven waarmee door middel van onderhandelingen naar een definitieve inschrijving is toegewerkt. Alle drie partijen hebben op 4 maart 2019 een geldige definitieve inschrijving ingediend. Op basis van een beoordeling van prijs (P) en toegekende kwaliteitsscores (Q) is een ranking bepaald die beste prijs/kwaliteit verhouding weergeeft. De opdracht tot levering van een geoutsourcete ICT dienst wordt gegund aan de partij die als eerste op de ranking staat. Nadat op 18 april 2019 in de gemeenteraad is besloten over de financiële kaders, kan een gunningsovereenkomst met deze partij worden gesloten waarmee de gunning openbaar wordt en de termijnen van de aanbestedingsprocedure doorlopen. Uitstel van het gunningsbesluit heeft financiële consequenties /6

3 ,i*ir Heemstede MOTIVERING Doelstellingen Voor outsourcing van ICT-diensten hebben de gemeente Heemstede en Bloemendaal beide de doelstellingen vertaald in een Programma van Eisen (PvE). Dit PvE vormt de basis voor de Europese aanbesteding. De doelstellingen die hierin zijn geborgd zijn: De gemeenten willen applicaties gebruiken om de bedrijfsvoering op de juiste wijze te ondersteunen. De gemeente wil over deze applicaties kunnen beschikken via een beheerde ICT-omgeving. De gemeenten willen vanaf elk willekeurig device (zoals onder andere laptop of tablet) altijd en vanaf elke locatie via internet kunnen werken (anytime (7*24), anywhere). De gemeenten willen een goede beschikbaarheid en performance op alle devices waarop gewerkt wordt. De gemeenten willen dat rekening wordt gehouden met het type gegevens dat verwerkt wordt en dat de beveiliging daarmee in overeenstemming is. De gemeenten willen een adequaat beveiligde en professioneel beheerde ICTomgeving, die zodanig is ingericht dat de gemeente hiermee aan alle relevante weten regelgeving en aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten voldoet en blijft voldoen. Tevens moet worden voldaan aan het vigerende informatiebeveiligingsbeleid van de beide gemeenten. De gemeenten willen goede en ter zake kundige gebruikersondersteuning waarbij proactief optreden wordt verwacht ten aanzien van het verhelpen en voorkomen van problemen. De gemeenten willen de ICT-diensten kunnen op- en afschalen, waarbij ook de kosten naar gelang het gebruik van de ICT-diensten worden aangepast De gemeenten eisen dat alle servers en gegevensopslag op Nederlands grondgebied worden beheerd. Transitiefase en beheerfase Voordat de ICT systemen in beheer kunnen worden genomen door de externe partij, moet eerst de hele technische infrastructuur worden overgezet. Hiervoor is een periode van maximaal negen maanden uitgetrokken vanaf de start in mei De transitie bestaat uit 4 fasen en wordt afgesloten met finale eindtest. De uitvoering en planning van de werkzaamheden worden opgenomen in een transitieplan. De kosten voor de transitiefase worden in 2019 in één keer in rekening gebracht. Begin 2020 start de beheerfase die doorloopt tot 31 januari Na januari 2024 is nog drie maal een verlenging van de overeenkomst mogelijk van één jaar. Projectmatige aanpak Om als achterblijvende organisatie klaar te zijn voor outsourcing aan een externe partij, moeten de interne werkprocessen die een relatie hebben met ICT op orde zijn. Hiervoor is begin 2019 een projectorganisatie ingericht waarin de komende periode een gecoördineerde sturing wordt gegeven op een aantal deelprojecten, zoals: Een impactanalyse op het functioneel beheer Het opstellen van een blauwdruk van het totale applicatielandschap Het op orde brengen beheerprocessen Het inrichten van de nieuwe GRIT regie-organisatie. Vorenstaande projectaanpak is getoetst door het bureau Gateway en als positief beoordeeld /6

4 mheemstede FINANCIËN In de begroting 2019 is in de paragrafen bedrijfsvoering en weerstandsvermogen en bij de beantwoording van de schriftelijke vragen, aangegeven dat op het moment dat de financiële consequenties van de outsourcing en de transitiefase in te schatten zijn, deze in een separaat voorstel aan de raad ter goedkeuring zullen worden voorgelegd. Daarbij is toegelicht waarom de financiële consequenties op dat moment nog niet in te schatten waren en dat de financiële gevolgen van de outsourcing dan ook niet in de begroting 2019 zijn verwerkt. Voorts is in de paragraaf weerstandsvermogen aangegeven dat de verwachting is dat de transitiefase leidt tot extra tijdelijke kosten. Daarbij is een grove indicatie gegeven dat de transitiekosten naar schatting maximaal zullen bedragen. In het bedrag van de getotaliseerde risico-omvang ad is in de begroting 2019 rekening gehouden met een ingeschat risico-bedrag van voor de outsourcing ICT beheertaken (blz. 166 begroting 2019). Het gevraagde bedrag ad valt lager uit dan het bedrag waarmee gerekend is bij de bepaling van de benodigde incidentele weerstandscapaciteit. De totale kosten van de outsourcing van zowel de transitie als de beheerfase, worden tussen Heemstede en Bloemendaal verdeeld middels de hiervoor binnen de GR afgesproken kostenverdeelsleutel (op basis van het aantal inwoners per 1 januari). Dit komt neer op een aandeel van Bloemendaal van afgerond 46% en Heemstede afgerond 54%. Bij de aanbesteding is vooraf een kostenplafond is ingesteld voor de beheerkosten over gehele looptijd van vier jaar (TCO), inclusief de incidentele kosten voor de transitiefase. Alle ingediende inschrijvingen hebben hieraan voldaan. Voor een raming van de jaarlijkse beheerkosten is uitgegaan van de huidige situatie. Omdat de gehanteerde tarieven schaalbaar zijn op basis van de werkelijke afname van producten en diensten, kunnen er tijdens de looptijd van de overeenkomst financiële wijzigingen optreden, in de vorm van meer- of minderkosten. Verwacht wordt dat door toenemende digitalisering de opslag van data de komende jaren verder zal stijgen. Hiervan is een inschatting gemaakt en deze is opgenomen in de meerjarenraming. Indien blijkt dat de ramingen, onder andere in het kader van de snel gaande digitale ontwikkelingen, onvoldoende ruimte biedt dan zal daarover worden gerapporteerd in de p&c cyclus naar de raad. Door de schaalbaarheid van de jaarlijkse beheerkosten is het van groot belang hierop strak te sturen, en mogelijke extra kosten tijdig in te plannen. Professioneel contractmanagement is daan/oor een gedegen instrument en is daarom een belangrijk onderdeel binnen de nieuwe regie organisatie. Voor grote systeemwijzigingen (o.a. implementeren van een nieuwe applicaties of inzet bij projecten) die voor het sluiten van de overeenkomst nog niet bekend zijn, wordt een jaarlijks vast bedrag geraamd op basis van variabel in te zetten consultancy uren. In onderstaand overzicht zijn de financiële consequenties van de outsourcing voor de gemeente Heemstede in beeld gebracht. Daarbij is uitgegaan van prijspeil 2019 en met de kennis van nu. Daarbij zijn ook de lopende GRIT investeringen en de GRIT investeringen uit het investeringsprogramma opnieuw bekeken en waar nodig geactualiseerd. Te denken valt daarbij aan de investering in de mobiele werkplekken die grotendeels begin 2019 heeft plaatsgevonden waardoor kapitaallasten zich later voordoen. Dit leidt tot een eenmalige besparing van circa in Tot slot komen enkele GRIT investeringen te vervallen omdat die investeringen worden gedaan door de outsourcende partij. Het gaat dan om de kredieten: vervanging ICT infrastructuur in 2019 ad , uitbreiding capaciteit /6

5 Heemstede opslag rekenkracht en geheugen in 2019 ad en vervanging CAD stations in 2019 ad Dit resulteert in het volgende meerjarige financiële beeld, vergeleken met de begroting : Totale kosten GRIT na outsourcing C Aandeel gemeente Heemstede (afgerond 54%) Opgenomen in (meerjaren)begroting Verschil (- betekent een nadeel) C TOELICHTING Jaarschijf 2019 Voor 2019 is, zoals hiervoor is beschreven, incidenteel extra budget nodig voor de kosten van de transitiefase en de afbouw van de huidige externe inhuur. Een deel van deze kosten kan gedekt worden binnen de bestaande GRIT begroting zodat per saldo een bedrag van resteert. Daarvan komt voor rekening van Heemstede. Voorgesteld wordt om deze incidentele kosten ten laste van de algemene reserve te brengen. In de nota reserves & voorzieningen 2014 is aangegeven dat de algemene reserve primair een bufferfunctie heeft. Dit betekent dat de algemene reserve met name is ingesteld om risico's, genoemd in de paragraaf weerstandsvermogen, die mogelijk kunnen leiden tot incidentele nadelige effecten op te kunnen vangen. Indien het gunningsbesluit verder wordt uitgesteld tot na 18 april, zal dit financiële consequenties hebben. De gegunde partij kan dan later beginnen, waardoor de externe inhuur langer moet doorlopen in de transitiefase. Geschat wordt dat dit per maand kost. Jaarschijf 2020 e.v. In het meerjarenperspectief van de begroting 2019 is GRIT meegenomen en de daarbij behorende bedragen zijn in bovenstaande tabel opgenomen. Daaruit blijkt dat de kosten van de outsourcing binnen deze ramingen gedekt kunnen worden. Over een periode van 4 jaar bezien, zijnde de looptijd van het contract , valt ten opzichte van de meerjarenbegroting vrij. De eenmalige bijdrage (transitiekosten) die in 2019 moet worden betaald ad verdiend zich dus tijdens de looptijd van het contract terug. PLANNING/UITVOERING IN 2019 Europese aanbesteding Besluitvorming Transitiefase Beheerfase (start 2020) Jan Feb Mit Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec /6

6 mheemstede Het besluitvormingsproces mbt de financiële consequenties is ook geagendeerd in de gemeente Bloemendaal in april. PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE n.v.t. DUURZAAMHEID Bij de aanbesteding van ICT diensten zijn de door RIJK vastgestelde duurzaamheidskaders inzake Maatschappelijk Verantwoord Investeren (MVI) van toepassing /6