VERENIGING HET BREKKENSE WIEL (Opgericht )

Transcriptie

1 VERENIGING HET BREKKENSE WIEL (Opgericht ) Aan alle leden van de Vereniging Het Brekkense Wiel Lemmer, 16 maart 2012 Geachte leden, Hierbij ontvangt u de notulen van de prettig verlopen algemene vergadering van 28 mei De stemuitslag van deze vergadering is overigens (ook per fase) vanaf juni 2011 te lezen op onze internetsite. ( Als bijlage treft u tevens een persoonlijk schrijven aan over een aantal zaken binnen de vereniging. Met vriendelijke groet, Vereniging Het Brekkense Wiel Jan Douwe Bakker, secretaris Notulen met besluiten van de algemene vergadering van 28 mei (Zie ook de toelichtingen op de agendapunten in de uitnodigingen voor de fasevergaderingen.) Aanwezige afgevaardigden: Fase 1: dhr. Derksen (2), dhr. De Leeuw (40). Fase 2: volmacht (48), mevr. Hempenius (66), dhr. Kok (69), volmacht (72). Fase 3: dhr. Van Kolfschoten (85), dhr. Kole (106), volmacht (121). Fase 4: volmacht (155), mevr. Boschma (179). Fase 5: mevr. Frikkee (215), dhr. Alblas (224), dhr. Stokkers (230) Aanwezige bestuursleden: Fase 2: Jan Douwe Bakker. Fase 3: Andreas Zickel, Fred Ietswaart. Fase 4: Maryke Visser. 1. Welkom De vergadering wordt om uur geopend door de voorzitter de heer Zickel. Aangezien er hoofdzakelijk Nederlandse afgevaardigden aanwezig zijn, neemt de heer Ietswaart het woord. De algemene vergadering is om de definitieve uitslag te bepalen van de agendapunten waarover alle appartementseigenaren in de fasevergaderingen de gelegenheid gehad hebben persoonlijk of via een volmacht / stembiljet te stemmen. 2. Vaststellen van de besluitvaardigheid. Er zijn 14 stemgerechtigde afgevaardigden op de vergadering cq vertegenwoordigd, zodat er rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. 3. Goedkeuring notulen van Op verzoek van de heer Stokkers wordt aan de notulen van toegevoegd dat Joris Kiestra aanwezig mocht zijn bij een gesprek van de heer Stokkers met het bestuur. Besluit: De notulen van worden unaniem goedgekeurd. 4. Verslag van de kascommissie en indien nodig verkiezing kascommissieleden. De kascommissieleden zijn dhr. Brouwer en dhr. Stokkers. De heer Stokkers doet verslag van de kascontrole op 12 maart 11. WSC de Brekken verzorgt onze administratie goed. In overleg is de jaarrekening op enkele punten verbeterd. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. De heer Boschma wordt gekozen om volgend jaar de kascontrole te doen met de heer Brouwer. De voorzitter dankt de heer Stokkers voor zijn vele jaren als kascommissielid. Brekkenweg 10 Telefoon Rabobank Sneek: KvK Leeuwarden NL 8531 PM Lemmer Telefax info@hetbrekkensewiel.nl Nr

2 5. Goedkeuring a- jaarrekening VHBW 2010 en b- begroting (Bij goedkeuring is verleend is het bestuur automatisch decharge verleend.) De jaarrekening 2010: er zijn volgens de kascommissie twee correcties nodig: 1- de commissie adviseert de leden om de jaarrekening aan te passen, zodat het bedrag van 2599,80 (overschot na afhandeling stormschade 2007) gereserveerd blijft voor verdere uitkeringen. 2- het bedrag van 3579,12 dat is afgeboekt van het instandhoudingfonds van fase 1, als vordering op te nemen op de betreffende leden van fase 1. Besluit a: de jaarrekening 2010 wordt aangenomen met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen, waardoor het bestuur automatisch decharge is verleend. (Opmerking: dat betekent verder dat de leden hebben besloten dat de voorstellen van de kascommissie niet zijn aangenomen en dat de jaarrekening 2010 ongewijzigd blijft.) Besluit b: de begroting 2011 wordt aangenomen met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen. 6. Besluit over het overschot van jaar a storten in het algemene instandhoudingfonds. b verrekenen met de begroting c toevoegen aan het eigen vermogen van de VHBW. Keuzemogelijkheid a, b of c. Besluit: Met 14 stemmen (alle fasen) op a wordt besloten dat het overschot gestort wordt in het algemene instandhoudingfonds. 7. Bijdrage 2011 aan het algemene instandhoudingfonds In het meerjaren onderhoudsplan is de jaarlijkse bijdrage voor 2011 aan het algemene instandhoudingfonds van de Vereniging Het Brekkense Wiel voor een woning geraamd op 500 en voor een ligplaats op 67. Wij stellen u voor om de bijdrage voor 2011 te betalen uit het actuele saldo van het instandhoudingfonds van uw fase, voor zover het fonds van de desbetreffende fase toereikend is. Indien dit niet het geval is wordt het restant aan u in rekening gebracht. Voorstel: Ik ben ermee eens, dat de jaarlijkse bijdrage aan het algemene instandhoudingfonds, indien mogelijk, te betalen uit de instandhoudingfondsen van de fasen. Ja / Nee. Besluit: de jaarlijkse bijdrage wordt indien mogelijk betaald uit de instandhoudingfondsen van de fasen wordt aangenomen met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen 8. Vervanging lariks door hardhout Volgens een besluit uit 2008 wordt de verticale walbeschoeiing bij vervanging Lariks en de gording hardhout. Op grond van duurzaamheid en geringe prijskwaliteitsverschil stelt het bestuur voor de walbeschoeiing te vervangen door hardhout. (Lariks kost per strekkende meter circa 357 en hardhout 417.) Het meerjaren onderhoudsplan (MJOP) zal conform het besluit van de vergadering worden aangepast. De aanleg van extra elektriciteitskabels zal, om de jaarlijkse bijdrage op hetzelfde niveau te houden, dientengevolge later plaatsvinden. Ik ben er mee eens. Ja / Nee Besluit: het voorstel wordt met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen aangenomen. Dat betekent dat bij vervanging van walbeschoeiing op HBW hardhout moet worden gebruikt en dat MJOP 2 uitgangspunt is. (Opmerking: een MJOP geeft een overzicht van de (te verwachten) kosten voor onderhoud over een langere termijn. Op basis van een MJOP wordt de jaarlijkse bijdrage bepaald.) 9. Reparatie wegen Het bestuur heeft zich over de onderhoud status van de wegen laten informeren. Het blijkt dat er dringend onderhoud nodig is aan de wegen om toekomstige hoge kosten te voorkomen. De kosten van onderhoud, reparatie en het aanbrengen van een slijtlaag op alle wegen worden geraamd op ongeveer (In april wordt een definitieve offerte gemaakt, dat betekent dat de kosten nog tegen kunnen vallen.) De kosten komen ten laste van het algemene instandhoudingfonds. Ik ben er mee eens onze wegen te laten repareren. Ja / Nee Besluit: met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen wordt aangenomen de wegen te laten repareren. Ter informatie: op 4 mei 2011 zijn er tijdens een inspectie problemen geconstateerd aan het riool. Mogelijke reparaties moeten gebeuren voor de werkzaamheden aan de wegen omdat het riool onder de 2

3 weg ligt. We willen over de noodzaak van de reparatie en over de omvang van de problemen tijdens de algemene vergadering met u van gedachten wisselen. Mogelijke reparaties moeten gebeuren voor de werkzaamheden aan de wegen omdat het riool onder de weg ligt. De voorzitter: de riolering van HBW is vanwege problemen in fase 3 met een camera geïnspecteerd. Op verschillende plaatsen moeten reparaties plaatsvinden. Deze werkzaamheden kunnen van binnenuit gerepareerd worden waardoor de werkzaamheden aan de wegen doorgang kunnen vinden. Er is een discussie over de offerte. De vergadering stelt voor dat er in het vervolg drie offertes aangevraagd worden. De voorzitter: het is aan de leden om daarover een besluit te nemen. Aangezien er tijdens de vergadering niemand een offerte wil aanvragen wordt de huidige offerte aanvaard. 10. Maatregel om vrachtwagens te weren. Zoals bekend moet het asfalt van onze hoofdontsluitingsweg en enkele delen van de wegen van de fasen worden gerepareerd. De oorzaak van deze schade is bijvoorbeeld vorst en droogte maar ook een gevolg van te zware vrachtwagens die met enige regelmaat rijden op HBW. De noodreparaties aan de wegen kunt u zelf zien. We vragen u met voorstellen te komen om het gebruik van vrachtwagens op onze wegen tegen te gaan. De huidige situatie houdt geen vrachtwagens tegen. a. Acht u het wenselijk dat deze situatie zodanig wordt veranderd dat vrachtwagens niet direct het park op kunnen rijden? Ja / Nee Besluit: unaniem wordt dit voorstel aangenomen. b. Indien een meerderheid wel een wijziging wenst dan stellen we voor om de bloembakken te verwijderen en daarvoor in de plaats twee verticale palen te plaatsen met een verwijderbare dwarsligger (wit/rode) met kettingen (zie foto). Dit bij wijze van experiment en de effectiviteit na een jaar te evalueren. Ja / Nee Besluit: met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen wordt dit voorstel aangenomen. 11. Opstellen van de jaarrekening door registeraccountant. Tijdens de algemene vergadering op is voorgesteld door de kascommissie om de jaarrekening te laten opmaken, vanwege de omvang van het vermogen, door een registeraccountant. De geschatte kosten liggen ongeveer tussen de 10 en 15 duizend euro. Het bestuur heeft zich hierover beraden en informatie ingewonnen over het nut en noodzaak. Hierbij is naar voren gekomen dat mede gelet op omvang van de kosten in verhouding tot de tamelijk eenvoudige administratie en de huidige controlemogelijkheden het niet noodzakelijk is om een registeraccountant in te schakelen. Voorstel: de jaarrekening dient jaarlijks door een registeraccountant te worden opgemaakt. Ja / Nee Besluit: met 14 stemmen (fase 1, 2, 3, 4 en 5) tegen wordt dit voorstel niet aangenomen. 12. Op verzoek van de kascommissie (2011) zijn de volgende twee punten op de agenda geplaatst: a. Maximalisering uitgaven bestuur Toelichting: tot nu toe zijn uitgaven van het bestuur van de Vereniging Het Brekkense Wiel aan onderhoud van de gemeenschappelijke voorzieningen niet gemaximaliseerd. Wij stellen u voor om de uitgaven te maximaliseren op Uitgaven boven (uitgezonderd noodgevallen) moet voor instemming worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Ja / Nee. b. Verdeling spaargeld bij banken. Uit oogpunt van risicospreiding zijn de gelden met betrekking tot het algemene instandhoudingfonds bij een aantal banken/rekeningen ondergebracht. Een overzicht daarvan treft u aan bij de vergaderstukken. Ik ben het eens met de wijze waarop het geld nu over de banken verdeeld is. Ja / Nee Besluit: met 12 stemmen (fase 2, 3, 4 en 5) voor en 2 stemmen (fase 1) tegen blijkt dat de leden het eens zijn met de wijze waarop het geld bij de banken verdeeld is. 13. Aanvraag voor de berging van HBW 36. Het bestuur vraagt in afwijking van hetgeen gesteld is in artikel 2 lid 2a van het Huishoudelijk reglement en gelet op de handicap van mevrouw H.O. Nuyen-van den Berg, toestemming voor de gebouwde berging aan de wegzijde van HBW 36 en wel onder de volgende voorwaarden: het gebruik is alleen toegestaan ten behoeve van de rolstoelscooter. De toestemming is van tijdelijke aard en persoonsgebonden. Dit betekent dat indien de rolstoelscooter niet meer gebruikt wordt of indien mevrouw Nuyen niet meer verblijft op HBW 36 de berging direct verwijderd moet worden. De toestemming is ook niet overdraagbaar aan derden, zoals een nieuwe eigenaar bij verkoop van de woning. Wij voorkomen hiermee precedentwerking nu en in de toekomst. Als goedkeuring verleend wordt door de algemene vergadering zal de familie Nuyen een 3

4 verklaring, waarin bovengenoemde voorwaarden staan, ondertekenen en sturen aan het bestuur van de Vereniging Het Brekkense Wiel. Indien de algemene vergadering niet instemt met deze aanvraag dan zal de berging moeten worden verwijderen. Tegelijk wordt bij afwijzing van de aanvraag toestemming door de leden gegeven om indien nodig een gerechtelijke procedure op te starten. Voorstel: te besluiten om onder de gestelde voorwaarden toestemming te verlenen voor de gebouwde berging aan de wegzijde van HBW 36. Ja / Nee 14. Overname waterleidingnet door Vitens Om de waterdruk per woning te kunnen garanderen is Vitens bereid het waterleidingnet op HBW over te nemen (zie offerte Vitens). Een voorwaarde om de waterkwaliteit te kunnen garanderen is dat de 3 drinkwaterautomaten voor boten afgesloten moeten worden. (Opmerking: deze worden overigens nauwelijks gebruikt.) De voordelen zijn bijvoorbeeld: 1- Toekomstig onderhoud / vervangen van leidingen, etc. na overname is voor rekening van Vitens. 2- De watermeters worden vernieuwd en kapotte (lekke) hoofdkranen worden vervangen. 3- Vitens gaat de 32 afsluiters en brandkranen lokaliseren en bruikbaar maken en gaat aanwijsmiddelen plaatsen. 4- De administratie in verband met de levering van water vervalt voor de vereniging. Een nadeel is zonder rekening te houden met toekomstig onderhoud dat de jaarlijkse kosten voor water iets zal stijgen. Ik ben ervoor dat Vitens ons waterleidingnet overneemt. Ja / Nee Bij Nee wordt een watermeter met een capaciteit van 20 m3 geplaatst (kosten ongeveer 2500). 15. Verbeteren trek schoorsteen De trek van de schoorsteen is niet bij alle woningen voldoende (in sommige woningen zelfs erg slecht) en dit manifesteert zich vooral bij een verkeerde windrichting. De trek kan worden verbeterd door een verlenging van de pijp van de schoorsteen. Ik ben ervoor dat wanneer iemand dat wenst, de pijp van de schoorsteen (volgens tekening) wordt verlengd. Ja / Nee 16. Voorstellen vragen wat te doen tegen parkeren op groenstroken Enkele bewoners parkeren hun auto s bij herhaling op onze groenstroken. Hierdoor heeft WSC de Brekken soms problemen met grasmaaien en dat zorgt voor schade aan het gras. Dit verslechtert het aanzien van ons park. Besluit: Daar waar regelmatig geparkeerd wordt op groenstroken kan beplanting geplant worden om zo het parkeren tegen te gaan. 17. Voorstel inventarisatie onderhoud van het privé-gedeelte. Om een beeld te krijgen van het onderhoudsniveau van de privé-gedeeltes stellen we voor om de staat daarvan door een derde te laten inventariseren. De kosten kunnen ten laste gebracht van het algemene instandhoudingfonds (deze worden geraamd op circa 5000). Aan de hand van de uitkomsten zullen we een plan van aanpak voorstellen. Ik ben er voor dat het onderhoudsniveau gecontroleerd wordt. Ja / Nee Besluit: met 3 stemmen (fase 3) voor en 11 stemmen (fase 1, 2, 4 en 5)) tegen wordt dit voorstel niet aangenomen. De heer Van Kolfschoten benadrukt namens fase 3 het belang van een inventarisatie. De voorzitter stelt voor dit agendapunt nogmaals aangepast op de agenda te zetten. Het gaat om een gemeenschappelijk waardebehoud. Dit wordt aangenomen en de voorzitter vraagt dit gedachtegoed over te brengen tijdens de volgende fasevergaderingen. Gemeenschappelijke problemen kunnen we alleen gemeenschappelijk oplossen. 18. Agendapunten voor het volgende jaar. Fase 1: vraagt om een onderzoek naar de bereidheid van de andere fasen om de gemeente Lemsterland de gemeenschappelijke grond te laten overnemen. Het doel is te inventariseren hoe in ander fasen hierover gedacht wordt. Mocht er geen meerderheid voor zijn dan gebeurd er verder niets. Bij een positieve stemming kan een onderzoek gestart worden. Hierover is een uitgebreide discussie. 4

5 Fase 2: naar aanleiding van agendapunt 17 wenst fase 2 wenst een agendapunt over de mogelijkheid (bijvoorbeeld) schilderwerk gezamenlijk uit te laten voeren en hiervoor dan ook gezamenlijk te sparen. Kosten voor onderhoud van het privé-gedeelte zijn nu voor rekening van de eigenaar van het appartementsrecht. Fase 3: vraagt naar de mogelijkheid om twee vergaderingen per jaar te hebben. De heer Ietswaart: er is best wat voor te zeggen om twee vergaderingen per jaar te hebben. Het probleem is echter dat de voorbereiding en de werkzaamheden rondom een vergadering erg veel tijd kosten. We hebben maar één secretaris en twee vergaderingen per jaar is te veel werk, dus niet haalbaar. Als iemand een voorstel heeft dan horen we dat graag. De heer Zickel: het staat de individuele fasen vrij om in de herfst een informatieve vergadering te hebben als daar behoefte voor is. Fase 4: er komen steeds meer schuttingen op HBW. Fase 4 wenst een agendapunt om het plaatsen van schuttingen tegen te gaan. Fase 5: vraagt of de heer Bakker een vergoeding krijgt voor z n werkzaamheden. De heer Bakker krijgt voor administratieve werkzaamheden een vergoeding van 225 per maand van WSC de Brekken. De heer Ietswaart merkt op dat hij het niet meer dan normaal vindt dat de secretaris een vergoeding voor de vele werkzaamheden krijgt. De heer Zickel: de heer Bakker kreeg eerder 5578 per jaar (zie serviceovereenkomst). Vanwege kritiek is deze vergoeding gestopt gezet. De heer Bakker bleef deze werkzaamheden echter wel uitvoeren, terwijl WSC de Brekken voor deze werkzaamheden betaald werd. Aangezien dat niet reëel is, is er voor de administratieve werkzaamheden een vergoeding met WSC de Brekken overeengekomen. Het zou goed zijn dat in de toekomst deze werkzaamheden door een extern bedrijf uitgevoerd worden. Tijdens de laatste enquête was hiervoor geen meerderheid. De heer Ietswaart verwijst naar onze website waar veel informatie over de vereniging staat. 19. Verslag van het bestuur. - Opstalverzekering: De opstalverzekering bij Interpolis is verlengd tot Daarbij krijgen we over 2011 een premierestitutie van Tevens is het gelukt om de aansprakelijkheid ten opzichte van de leden op de polis gratis mee te verzekeren. Per is asbest uitgesloten van de aansprakelijkheid. Volgens onze informatie is er in de woningen op HBW geen asbest aanwezig. - Erfafscheiding: Indien u een aanpassing van de erfafscheiding wilt, kan dit alleen na overleg met uw buren. Daarbij dient u er rekening te houden dat de erfafscheiding wettelijk gezien niet hoger mag zijn dan 1.80 meter. Uw naaste buren kunnen ook bezwaar maken tegen uw beoogde erfafscheiding indien hun uitzicht wordt belemmerd. In toenemende mate worden schuttingen geplaatst. Het (open) karakter van het park verandert hierdoor. - Verbouwing/aanpassing van het privé-gedeelte (binnen): In principe hoeft u voor een kleine verbouwing in de woning geen toestemming te vragen. Echter voor een verbouwing/aanpassing van dragende delen, zoals de vloer dient u dergelijke werkzaamheden in het belang van de buren eerst schriftelijk te melden bij het bestuur. Verzoek: waarschuw uw buren van te voren wanneer er door werkzaamheden overlast kan ontstaan. - Verbouwing/aanpassing van het privé-gedeelte (buiten): Hiervoor dient u vooraf toestemming te vragen, zie ons Huishoudelijk reglement (HR). Er zijn ook uitzonderingen, bijvoorbeeld als u een schuurtje wilt bouwen volgens de voorschriften vermeld in de HR. Opmerking: mocht u een afwijkend schuurtje hebben, dan verzoeken wij u deze alsnog aan te passen volgens onze geldende afspraken. U hoeft ook geen toestemming te vragen indien u uw tuin wilt verhogen, onder de voorwaarde dat vooraf met uw buren hierover overleg pleegt. Het is echter niet toegestaan om zonder toestemming van de algemene vergadering de steiger/walbeschoeiing te verhogen. - Gebruik gemeenschappelijke grond: Alle appartementsrechteigenaren hebben alleen het gebruiksrecht van het privé-gedeelte zoals dit getekend staat op de splitsingstekening. (Dit geldt uiteraard ook voor een ligplaats.) Indien u gemeenschappelijke grond in gebruik heeft, zoals bij enkele eindwoningen dan blijft het gemeenschappelijke gedeelte te allen tijde gemeenschappelijk eigendom van alle mede-eigenaren van de betreffende fase. Hierop mag u alleen beplanting plaatsen en niet gebruiken als opslag. - Vragenlijst: Uit de reactie op de vragenlijst van dit jaar blijkt dat er bewoners zijn die een strengere aanpak van de regels wensen, maar dat er ook bewoners zijn die aangeven de regels soepeler te willen hanteren. Degene, die het niet eens is met de onze afspraken, heeft de mogelijkheid voorstellen in te dienen om de afspraken te verbeteren. - Rioolpomp: Vorig jaar heeft zich een aantal storingen voorgedaan aan de rioolpomp. Na enkele reparaties lijken de storingen nu voorbij. 5

6 - Aanpassing grens gemeente met Het Brekkense Wiel (landtong fase 1 en 2): Tijdens de bouw heeft de projectontwikkelaar ten onrechte de walbeschoeiing op grond van de gemeente aangelegd. De gemeente is niet bereid onderhoud te betalen voor onze walbeschoeiing, omdat deze walbeschoeiing speciaal en alleen is aangelegd voor Het Brekkense Wiel. Wel is de gemeente akkoord met een verplaatsing van de grens tussen Het Brekkense Wiel en de gemeente zodat de betreffende walbeschoeiing op grond van Het Brekkense Wiel komt te liggen. - Het bestuur: Sommige bewoners denken dat het bestuur over veel zaken besluiten neemt (of denken dat het bestuur de baas is van het park). Dit is een misverstand. Het bestuur bestuurt volgens de geldende spelregels. Wel vragen wij uw hulp, mocht u acute problemen of overtredingen (waar u moeite mee heeft) signaleren dit direct door te geven, het liefst per aan info@hetbrekkensewiel.nl. 20. Rondvraag. De heer Van Kolfschoten: vraagt of de rondjes een slijtlaag krijgen. Dat is het geval. Mw. Boschma: stelt het probleem met hondenpoep aan de orde. De fasevergadering van fase 4 tegen het gebouwde vlot in de ligplaats bij HBW 130. De heer Ietswaart: dit zullen we in het bestuur bespreken. Verder vraagt mw. Boschma om een bordje verboden aan te leggen bij het Stroomkanaal nabij HBW 230. Mw. Frikkee: wij hebben uitzicht op de Verano (fase 4 ligplaats D 08). Kan daar iets aan gedaan worden? Dhr. Derksen vraagt om een bord bij de ingang (water) met invaren verboden, behalve bewoners. De heer Ietswaart sluit de vergadering en dankt allen voor hun aanwezigheid, de prettige sfeer en de open discussie. Genotuleerd door Jan Douwe Bakker Houdt u er rekening mee dat genomen besluiten evenals de bestaande afspraken gelden voor alle gebruikers van Het Brekkense Wiel. Zie het Huishoudelijk Reglement aangevuld met de genomen besluiten op onze internetsite. 6