Arbo-, Verzuim- en Re-integratiebeleid

Transcriptie

1 Arbo-, Verzuim- en Re-integratiebeleid

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Visie Waarden verzuim bij AWBR 3 2. Bestuur en organisatie Schooldirecteur Bestuur Medezeggenschapsraad (GMR) Preventiemedewerker en Arbo-contactpersonen Arbodienst (externe deskundigheid) Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen 5 3. Overlegvormen Directeurenoverleg (Stichtingniveau) Regulier Teamoverleg (schoolniveau) Arbowerkgroep Functioneringsgesprekken Verzuimgesprekken 6 4. Instrumenten Verzuimspelregels Stappenplan verzuim Arbeidsomstandighedenspreekuur Verzuimanalyse Preventief Medisch Onderzoek (PMO) Conflicthantering Second Opinion Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) Ongevallen/incidenten Doorverwijzen naar derden 9 5. Beleidsonderdelen Bedrijfshulpverlening (BHV) Schoolveiligheid Bijzondere groepen Planmatig onderhoud Financiën Monitoring en verantwoording Administratie en registratie Rapportage en Analyse AVR-gesprekken Evaluatie en vaststelling 13 Bijlage 1 Stappenplan verzuim 14 Bijlage 2 Onderhoud middelen 18 1 maart 2011 AVR-beleid pagina 2

3 1. Inleiding 1.1 Visie Het Arbo-, Verzuim- en Re-integratiebeleid (AVR-beleid) van AWBR berust op twee peilers, te weten arbeidsrisico s (preventie) en verzuim en re-integratie (curatief). Onze visie op AVR houdt integraal rekening met preventie, verzuim en re-integratie. In ons beleid staat preventie voorop, maar ook voor verzuim en noodzakelijke re-integratie hebben wij beleid opgesteld. Het motto dat gehanteerd wordt binnen AWBR is: Hard op de zaak, zacht op de persoon. Dit houdt in dat er een evenwicht gevonden dient te worden tussen het behartigen van het organisatiebelang (inzetbaarheid medewerker) enerzijds en het aansluiten bij en het behartigen van de belangen en behoeften van de medewerker (vertrouwen, acceptatie, bevorderen genezing) anderzijds. In dit kader speelt de schooldirecteur een centrale rol in het voorkomen en terugdringen van verzuim op haar/zijn school. Hij 1 wordt daarbij professioneel ondersteund door verschillende adviseurs (b.v. de arbodienst en de personeeladviseurs van de Stichting). De algemene doelstellingen van ons AVR-beleid zijn: - het bevorderen van betrokkenheid en de gezondheid van medewerkers. - verhogen en borgen van de inzetbaarheid van onze medewerkers. - zorg dragen dat onze medewerkers en leerlingen zich veilig voelen op onze school. - het bevorderen van gewenst gedrag. - voldoen aan de wettelijke voorschriften op dit terrein. - het terugdringen van de kosten door verzuim. 1.2 Waarden verzuim bij AWBR Bij AWBR hanteren wij de volgende waarden: Een verzuim verlof aanvraag is een dialoog en geen monoloog. Privé problemen lossen we thuis op, werkproblemen op het werk. We gaan uit van wat je nog wel kan. Arbeidsconflicten zijn geen reden voor ziekteverzuim. 1 Waar wij spreken over hij/zijn bedoelen wij ook zij/haar. AVR-beleid pagina 3

4 2. Bestuur en organisatie In dit hoofdstuk worden de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden in het AVR-beleid beschreven. 2.1 AWBR verwacht van een medewerker dat hij een actieve rol heeft bij het voorkomen van verzuim en bij zijn terugkeer/re-integratie. Belangrijk is dat uit oogpunt van preventie, medewerkers zo snel mogelijk een signaal bij hun leidinggevende afgeven als zij klachten ervaren (mogelijke uitval). Gezamenlijk kunnen dan afspraken gemaakt worden om verzuim te voorkomen dan wel te verminderen. Ook signalen van collega s die duiden op een mogelijke uitval dienen met de betreffende medewerker besproken te worden (sociale controle). 2.2 Schooldirecteur Binnen AWBR heeft de schooldirecteur integrale verantwoordelijkheid. Dit betekent dat hij de regierol heeft bij het voorkomen en terugdringen van verzuim, dat beïnvloed kan worden door het inzetten van voldoende voorlichting en het creëren van een goede werksfeer. Dit betekent dat naast de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker zelf, de regie op het gebied van verzuim en re-integratie bij de schooldirecteur ligt. Hij heeft namelijk een realistisch beeld van de gang van zaken op zijn school. Hij weet hoe de processen lopen en kent het functioneren van de medewerkers beter dan anderen. De schooldirecteur krijgt ondersteuning van de arbodienst en de personeeladviseurs, maar blijft uiteindelijk verantwoordelijk. 2.3 Bestuur De rol en invloed van het bestuur ligt in het scheppen van voorwaarden. Een goed AVR-beleid geeft de direct leidinggevende meer mogelijkheden voor een verantwoorde begeleiding om het verzuim te beheersen. Naast het scheppen van voorwaarden heeft het bestuur een bijsturende rol (aanspreken van schooldirecteuren) m.b.t. het verlagen van het ziekteverzuim. De personeelsadviseurs adviseren en ondersteunen de algemeen directeur/ bestuurder bij de uitvoering van het AVR-beleid. Daarnaast heeft de personeelsadviseur een informerende en verwijzende functie voor medewerkers over de gevolgen van langdurige arbeidsongeschiktheid. De personeelsadviseur heeft de volgende taken: - beleidsontwikkeling met betrekking tot AVR. - bijhouden en vertalen regel/wetgeving. - coördinatie van de RI&E. - verstrekken van bedrijfsinformatie/rapportage. - coördinatie mobiliteit. 2.4 Medezeggenschapsraad (GMR) De GMR toetst het functioneren en de resultaten van het AVR-beleid. Hiertoe krijgt de GMR toegang tot de verzuimrapporten van de arbodienst. Daarnaast vindt er in het overleg met de bestuursmanager regelmatig overleg plaats over de uitvoering van het AVR-beleid. De GMR kan voorstellen doen op het terrein van het AVRbeleid. 2.5 Preventiemedewerker en Arbo-contactpersonen De stichting heeft een bovenschoolse preventiemedewerker aangesteld. Op schoolniveau zijn Arbocontactpersonen aangesteld. De werkzaamheden van de Arbo-contactpersoon betreffen een taak en beslaan twee uur per maand. De Arbo-contactpersoon ondersteunt de schooldirecteur en de medezeggenschapsraad bij het optimaliseren van de arbeidsomstandigheden. Daarnaast is hij een vraagbaak op het gebied van arbozaken en is coördineert hij de RI&E en het plan van aanpak. De bovenschoolse preventiemedewerker is verantwoordelijk voor het uitwerken en bijhouden van het centrale beleid. Daarnaast is hij vraagbaak voor de Arbo-contactpersonen. AVR-beleid pagina 4

5 2.6 Arbodienst (externe deskundigheid) Voor de ondersteuning bij het AVR-beleid heeft AWBR een contract afgesloten met een gecertificeerde arbodienst. De arbodienst ondersteunt ons bij het voorkomen van verzuim en de begeleiding van verzuimende medewerkers. De arbodienst adviseert leidinggevende en medewerker in geval van arbeidsongeschiktheid en geeft advies dat gericht is op een spoedige werkhervatting. De nadruk ligt daarbij op de mogelijkheden (wat kan iemand wel) en niet alleen op de beperkingen van de medewerker. Zo kan snel worden beoordeeld of en op welke wijze de medewerker inzetbaar is. Bij de huidige arbodienst wordt gewerkt met een arbeidsdeskundige in de eerste lijn en de bedrijfsarts in de tweede lijn. Dit houdt in dat het eerste contact met de arbodienst altijd met de arbeidsdeskundige is Arbeidsdeskundige De arbeidsdeskundige adviseert leidinggevende en werknemer in geval van arbeidsongeschiktheid. Hij is het aanspreekpunt van de werknemer en de leidinggevende. De arbeidsdeskundige geeft advies dat gericht is op een spoedige werkhervatting. De nadruk ligt daarbij op de mogelijkheden (wat kan iemand wel) en niet alleen op de beperkingen van de werknemer. De arbeidsdeskundige adviseert of het nodig is een tweede lijn professional in te zetten. Dat kan zijn de bedrijfsarts, maar ook iemand anders zoals een maatschappelijk werker of wie dan ook, nodig om de werkhervatting van de werknemer te bevorderen. De arbeidsdeskundige heeft geen inzage in de medische gegevens van medewerkers Bedrijfsarts De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor het vaststellen van de belastbaarheid van een medewerker (op basis van een medische beoordeling). De bedrijfsarts stelt daarnaast alle noodzakelijk medische verklaringen op (b.v. t.b.v. van het re-integratiedossier). 2.7 Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen Het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen (UWV) bepaalt of een arbeidsongeschikte medewerker al dan niet in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Deze beoordeling door het UWV vindt plaats op basis van het re-integratieverslag. Dit verslag dient aan te geven dat zowel werkgever als werknemer voldoende activiteiten hebben verricht met betrekking tot re-integratie naar werk. Als de werkgever of de medewerker nalatig is geweest kan het UWV weigeren een WIA-uitkering toe te kennen of een beslissing uitstellen. Weigering/uitstel kan betekenen dat de werkgever de volledige loonkosten moet doorbetalen. Ook kan bij het UWV een zogenaamde second opinion (deskundigen oordeel) aangevraagd worden (zie 4.7). AVR-beleid pagina 5

6 3. Overlegvormen 3.1 Directeurenoverleg (Stichtingniveau) Het onderwerp AVR wordt periodiek besproken in het directeurenoverleg op basis van de verzuimanalyse. 3.2 Regulier Teamoverleg (schoolniveau) In het reguliere overleg vormt het onderwerp werkomstandigheden (o.a. werkdruk en verzuim) eenmaal per kwartaal een vast onderdeel van de agenda. Tijdens het overleg worden uiteraard geen individuele medewerkers besproken, maar gaat men o.a. in op de verzuimcijfers en de werkomstandigheden van de school. Dit agendapunt wordt voorbereid door de schooldirecteur. 3.3 Arbowerkgroep De preventiemedewerker en de Arbo-contactpersonen hebben tweemaal per jaar een gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt geleid door de centrale preventiemedewerker. De Arbowerkgroep is beleidsvoorbereidend en zorgt voor de ondersteuning van de Arbo-taken per school. 3.4 Functioneringsgesprekken Tijdens de jaarlijkse functioneringsgesprekken staan de onderwerpen werkomstandigheden en verzuim op de agenda. Zo wordt met de medewerker het verzuimgedrag besproken. Dit kan zowel positief als negatief. Ook staat het onderwerp werkomstandigheden op de agenda. Zowel de leidinggevende als de medewerker kunnen daarbij aangeven welke zaken zij als belastend ervaren voor een goede werksituatie. n worden in hun functioneringsgesprek aangesproken op hun inzet en behaald resultaat met betrekking tot het AVRbeleid. 3.5 Verzuimgesprekken Binnen onze organisatie zijn verschillende vormen van verzuimgesprekken. Zo onderscheiden wij: het preventieve gesprek (op indicatie van de medewerker of als een leidinggevende verzuim ziet aankomen ); het meldinggesprek (bij de eerste melding); het frequent verzuimgesprek bij hoge meldingsfrequentie (2x per maand, 3x binnen 6 maanden of 4 x per jaar); het re-integratiegesprek (gesprekken tijdens de verzuimbegeleiding en re-integratie); het terugkeergesprek (bij werkhervatting na langdurig verzuim). Indien het verzuim van een medewerker daartoe aanleiding geeft, wordt hij uitgenodigd voor een frequent verzuimgesprek. De bedoeling van een verzuimgesprek is dat de leidinggevende een beeld krijgt van de redenen van het verzuim. De medewerker dient aan een oplossing te werken om de oorzaken van het verzuim weg te nemen, hij kan hierbij ondersteund worden door de schooldirecteur. AVR-beleid pagina 6

7 4. Instrumenten Om te komen tot een goede uitvoering van ons AVR-beleid behoren de verantwoordelijken te beschikken over goede instrumenten. Hieronder vindt u een korte beschrijving van deze instrumenten. Zonodig wordt doorverwezen naar een referentiedocument. 4.1 Verzuimspelregels De afspraken en regels die gelden bij verzuim en re-integratie zijn opgenomen in het boekje Gezond werken bij AWBR. Deze regels zijn gericht op het contact tussen de verzuimende medewerker, de leidinggevende en de arbodienst. Referentie: Gezond werken bij AWBR 4.2 Stappenplan verzuim Het proces en de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het stappenplan verzuim (zie bijlage 1). 4.3 Arbeidsomstandighedenspreekuur Indien medewerkers vragen of problemen hebben op het gebied van gezondheid en werk, kan men een afspraak maken voor het arbeidsomstandighedenspreekuur van de arbodienst. Het spreekuur kan bezocht worden zonder de werkgever of schooldirecteur daarover uitleg te geven. Het arbeidsomstandighedenspreekuur is bedoeld om verzuim te voorkomen. Het kan dus uitsluitend gebruikt worden indien een medewerker dreigt uit te vallen en dus nog niet verzuimt. De medewerker kan voor het maken van een afspraak rechtstreeks contact opnemen met de arbodienst. 4.4 Verzuimanalyse Inzicht in verzuim, ook cijfermatig, is essentieel. Dat geldt voor het bovenschools management dat verantwoordelijk is voor het gevoerde beleid, voor de schooldirecteur die in gesprek met de medewerker moet weten waar hij over praat, en voor de medewerker die moet weten hoe vaak en wanneer hij verzuimd heeft. De personeelsadviseur stelt eenmaal per kwartaal een verzuimdashboard op. In het verzuimdashboard wordt inzicht gegeven in: de verzuimduur, de verzuimfrequentie, verzuimduur en achtergrondkenmerken (leeftijd, geslacht en reden), de voortgang van de verzuimbegeleiding en de opgestelde doelstellingen. Het verzuimdashboard wordt besproken in het directeurenoverleg en tweemaal per jaar in het strategisch verzuimoverleg. De individuele verzuimcijfers van de scholen worden in een persoonlijk gesprek met de schooldirecteur doorgenomen. AVR-beleid pagina 7

8 4.5 Preventief Medisch Onderzoek (PMO) Iedere werkgever is ingevolge de Arbowet verplicht de medewerkers in de gelegenheid te stellen om preventief medisch onderzoek te kunnen ondergaan. Een PMO heeft als doel het vroegtijdig signaleren en voorkomen van gezondheidsschade ten gevolge van blootstelling aan risico s in het werk. Een PMO is een gezondheidskundig onderzoek naar de effecten van arbeidsgebonden risico s waaraan medewerkers worden blootgesteld. Indien een medewerker gebruik wil maken van het PMO, kan hij dit kenbaar maken bij de schooldirecteur. Deze maakt vervolgens een afspraak met de arbodienst. In de onderstaande tabel is het PMO-reglement weergegeven: Functie: Gezondheidseffecten: Onderzoek: Frequentie: Alle functies Klachten aan het bewegingsapparaat Overspannenheid Vragenlijst onderzoek en op indicatie een PMO-advies gesprek met de bedrijfsarts 1 x 3 jaar 4.6 Conflicthantering Conflicten en/of spanningen zijn geen grondslag voor arbeidsongeschiktheid. Wanneer spreken we van een arbeidsconflict: twee individuen, een individu en een groep of twee groepen hebben een arbeidsconflict als tenminste één van de partijen vindt dat de andere partij haar dwarsboomt of ergert. Dit kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen of arbeidsomstandigheden ls er sprake is van een conflict, gelden de volgende spelregels: zodra er is vastgesteld door de schooldirecteur of de arbodienst dat er sprake is van een arbeidsconflict, wordt zo nodig een time-out afgesproken (Bedrijfsarts wordt hierover geïnformeerd); indien er een combinatie lijkt met een medische oorzaak dan wordt dit ter beoordeling voorgelegd aan de bedrijfsarts. Indien de oorzaak niet medisch is, wordt geen verzuimverlof toegekend; medewerker(s) en leidinggevende trachten gezamenlijk (uiterlijk binnen 10 werkdagen) om een oplossing te vinden voor het conflict (opstellen interventieplan en bespreken van de procedure); indien noodzakelijk kan een bemiddelaar (b.v. een personeelsadviseur of mediator) ingeschakeld worden om de gesprekken te begeleiden; zo snel mogelijk wordt gestart met het uitvoeren van een interventieplan. 4.7 Second Opinion De schooldirecteur neemt (op basis van het advies van de arbodienst) een beslissing over de aanvraag tot verzuimverlof. De schooldirecteur en de medewerker kunnen hierover van mening verschillen. Het meningsverschil kan betrekking hebben op (on)geschiktheid tot werken, aanwezigheid van passend werk, passendheid van aangeboden werk en re-integratie-inspanningen van werkgever en medewerker of arbodienst. Indien een medewerker het niet eens is met het oordeel van de werkgever/schooldirecteur kan een 'second opinion' aangevraagd worden bij het Uitvoeringsinstituut UWV. De medewerker dient dan zelf contact op te nemen met het UWV. De kosten komen dan voor eigen rekening. Een second opinion kan ook aangevraagd worden door de werkgever in de bovenvermelde situaties. Soms is dit op grond van de Wet verbetering Poortwachter een vereiste. 4.8 Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) Volgens de arbeidsomstandighedenwet moet een organisatie zicht hebben op de risico's waaraan medewerkers tijdens hun werk worden blootgesteld en moet deze op grond daarvan een plan maken om deze risico's zo mogelijk te verminderen. De wet noemt dit een "risico-inventarisatie en -evaluatie" (RI&E). In de RI&E wordt naast de risico s ook aandacht besteed aan verzuim en re-integratie. AWBR beschikt over een RI&E. Eenmaal per jaar wordt de RI&E in het jaarverslag geëvalueerd. Tijdens de evaluatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: - Inhoud: aan de orde wordt gesteld of de aanwezige risico-inventarisatie en -evaluatie nog voldoende actueel is (de risico-inventarisatie en -evaluatie wordt zo dikwijls aangepast als daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven). AVR-beleid pagina 8

9 - Plan van aanpak: Voortgang 4.9 Ongevallen/incidenten Iedereen is verplicht incidenten (ongevallen, gevaarlijke situaties, bijna-ongevallen en agressie, geweld en seksuele intimidatie) te melden. Deze melding is belangrijk omdat door het maken van overzichten vastgesteld kan worden of sommige incidenten vaker voorkomen dan andere. Wanneer een bepaald soort ongeval vaak voorkomt dan kunnen maatregelen genomen worden. Een incident dient door middel van een incidentenformulier gemeld te worden aan de Preventiemedewerker (ook het formulier is daar verkrijgbaar). Indien het incident dusdanig ernstig is dient de school dit te melden aan de Arbeidsinspectie. Deze melding (telefonisch of per ) wordt gedaan door de centrale preventiemedewerker. Op verzoek van de Arbeidsinspectie zenden wij een schriftelijke rapportage toe aan het districtshoofd van de Arbeidsinspectie. Eenmaal per jaar wordt in het jaarverslag een trendanalyse opgesteld Doorverwijzen naar derden Indien de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige een advies uitbrengt om een derde deskundige (psycholoog, fysiotherapie, Bureau Maatschappelijk Werk, loopbaanadviseur) in te schakelen, dan gelden de volgende regels: De medewerker gaat na of de kosten worden vergoed door de eigen ziektekostenverzekering; Indien dit het geval is kan de verwijzing doorgang vinden. Indien de kosten niet vergoed worden kan een aanvraag gedaan worden bij het vervangingsfonds (VF) 2 Indien de kosten niet vergoed worden door het VF dan komen de kosten in eerste instantie bij de werknemer. In bijzondere gevallen kunnen de kosten deels vergoed worden door AWBR. Procedure: Personeelslid dient een schriftelijk verzoek in bij de directeur van de school. Verzoek wordt door de directeur voorgelegd aan de personeelsadviseur; Personeelsadviseur beoordeelt het verzoek en beziet in hoeverre de situatie van invloed is op de te verrichten werkzaamheden. De eerste 8 zittingen op jaarbasis bij (psychologische interventies) zijn altijd voor eigen rekening van het personeelslid. Na de eerste 8 zittingen ( op jaarbasis) voor eigen rekening kan AWBR besluiten om een vergoeding te geven van de helft van de kosten tot een maximum van 750,-- per geval. Uitgangspunt is dat de interventie uitsluitend plaats vindt bij een door de AWBR geselecteerde provider. Dit besluit zal schriftelijk aan het personeelslid worden kenbaar gemaakt. 2 Reïntegratieactiviteiten die naar aanleiding van een advies van de reïntegratiedeskundige onderwijs van het Vervangingsfonds worden gestart kunnen deels worden gesubsidieerd via de regeling Stimulans. 1. Doelgroep Personeelsleden (directieleden, onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel) in dienst van onderwijsinstellingen voor primair en voortgezet onderwijs, waarbij de reïntegratie stagneert. Hiervan is in ieder geval sprake wanneer het ziekteverzuim zes maanden of langer duurt. AVR-beleid pagina 9

10 5. Beleidsonderdelen Op basis van de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) heeft de school beleid opgesteld om de risico s binnen onze school te beheersen. 5.1 Bedrijfshulpverlening (BHV) De BHV-organisatie is vooral gericht op de preventie van calamiteiten, de voorbereiding van de bestrijding en de ondersteuning van de medewerker hoe te handelen bij calamiteiten. Op basis van de RI&E is per school een ontruimingsplan opgesteld, zijn er bedrijfshulpverleners opgeleid en middelen aangeschaft. Minimaal eenmaal per jaar vindt er op de scholen een ontruimingsoefening plaats. Referentie: Kaderrichtlijn BHV. 5.2 Schoolveiligheid Sociale veiligheid is een belangrijk aspect van de leef- en werkomstandigheden van medewerkers, leerlingen en bezoekers van onze school. Echter ook medewerkers en leerlingen kunnen geconfronteerd worden met vormen van ongewenste omgangsvormen. Als gevolg van het bovenstaande heeft de directie beleid opgesteld. Binnen AWBR is de schoolveiligheid vastgelegd in het Schoolveiligheidsplan. Referentie: Format schoolveiligheidsplan. 5.3 Bijzondere groepen Het beleid binnen de organisatie is er op gericht om bijzondere groepen in het kader van de Arbo-wet te beschermen tegen risico s die te maken hebben met de kenmerken van de groep waartoe zij behoren. De bijzondere groep binnen AWBR zijn zwangere medewerksters. De volgende potentiële risico s ten aanzien van zwangerschap zijn aanwezig: De noodzaak tot bukken, hurken of knielen; De noodzaak tot handmatig tillen van gewichten bij de arbeid. AWBR draagt er zorg voor dat zwangere medewerksters tijdens de zwangerschap niet worden blootgesteld aan risico s van het werk (zoals in bovenstaande opsomming) voor de medewerkster zelf dan wel haar ongeboren kind. Door de betreffende leidinggevende worden in overleg met de betrokken medewerkster afspraken gemaakt. Deze worden zonodig vastgelegd. Arbeidstijden tijdens zwangerschap De arbeid van een zwangere medewerker wordt zodanig ingericht, dat rekening wordt gehouden met haar specifieke omstandigheden. Hiervoor zijn binnen AWBR de volgende afspraken gemaakt: Bij zwangerschap worden per individu passende afspraken gemaakt over de werktijden; De zwangere medewerker heeft het recht arbeid te verrichten in een bestendig en regelmatig arbeids- en rusttijdenpatroon. De werkgever stelt de zwangere medewerker in de gelegenheid de noodzakelijke zwangerschapsonderzoeken te ondergaan. De medewerker spant zich in om de onderzoeken plaats te laten vinden op een dusdanig tijdstip dat haar lesgevende taken doorgang kunnen vinden. Zij behoudt haar aanspraak op het naar tijdruimte vastgesteld loon, indien zij door het bedoelde zwangerschapsonderzoek verhinderd is geweest haar arbeid te verrichten. AVR-beleid pagina 10

11 Zwangerschaps- en bevallingsverlof Het zwangerschap- en bevallingsverlof wordt geregeld conform de CAO. Rust- en lactatieruimte De medewerkster mag tot 9 maanden na de geboorte in werktijd borstvoeding geven of kolven. Zij mag in beginsel zo vaak en zo lang het werk onderbreken als nodig is, maar gezamenlijk mogen de werkonderbrekingen niet langer duren dan een kwart van de arbeidstijd per dag. De medewerker moet met haar direct leidinggevende overleggen over tijdstip(pen) en duur van de onderbrekingen. Voor het voeden of kolven is een rust- en lactatieruimte (mogelijk af te sluiten ruimte/kantoor) aanwezig. Uiteraard is het de verantwoordelijkheid van de ouders hoe een zuigeling naar en van de plek komt waar de moeder wenst te voeden. Hetzelfde geldt voor het beschikbaar krijgen van het product van afkolven. 5.4 Planmatig onderhoud Het planmatig onderhoud bij de scholen van AWBR wordt gecoördineerd door de medewerker huisvestiging. Het planmatig onderhoud is volledig uitbesteed en vastgelegd in een meerjarenbeleidsplan. In bijlage 2 vindt u een overzicht van noodzakelijke keuringen. AVR-beleid pagina 11

12 6. Financiën De schooldirecteur is verantwoordelijk voor de budgettering van arbo gerelateerde zaken (bijvoorbeeld scholing BHV-ers) op zijn school. Voor de financiering van zaken die het schoolbudget te boven gaan heeft het bestuur per jaar Arbo-budget gereserveerd. Het bestuur zorgt ervoor dat de aanvragen binnen een redelijke termijn worden beantwoordt. Ten behoeve van speciale projecten voor b.v. het terugdringen van verzuim en werkdruk, verbeteren van het team functioneren, coaching van de schoolleiding en aanverwante onderwerpen kan subsidie aangevraagd worden uit het Aanvullend Pakket Bedrijfsgezondheidszorg van de stichting Vf/BGZ. Het initiatief ligt in eerste instantie bij de schooldirecteur. Op grond van haar verantwoordelijkheid zal het bestuur zelf indien nodig naar de scholen initiatieven ondernemen. Het bestuur zal bij een eventuele aanvraag, voor zover haar rol in deze betreft, zorgen voor een snelle en adequate afhandeling. Directies en bestuur laten zich hierbij adviseren door de regioadviseur van de stichting Vf/BGZ. AVR-beleid pagina 12

13 7. Monitoring en verantwoording Het AVR-beleid van AWBR maakt integraal onderdeel uit van het totale schoolbeleid en daarom gelden de algemene beleidsuitgangspunten ook voor dit beleid. Ieder jaar wordt op stichtingsniveau vastgesteld wat de te behalen verzuimdoelstellingen zijn (percentage en meldingsfrequentie). Op basis van de doelstellingen op stichtingsniveau, wordt door de schooldirecteur eigen doelstellingen en acties opgenomen in het schoolplan. De evaluatie van deze doelstelling wordt uitgevoerd door de bovenschoolse directeur tijdens de persoonlijke voortgangsgesprekken. Eenmaal per jaar stelt de preventiemedewerker een jaarverslag op, op basis van deze rapportage worden eventueel noodzakelijke acties uitgezet. 7.1 Administratie en registratie Om het verzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt het bevoegd gezag zorg voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel, absentie door verzuim inbegrepen. AWBR maakt gebruik van een volledig verzuimregistratiesysteem (TrackVerzuim). Hetgeen uiteindelijk een volledig re-integratie / verzuim dossier genereert. Daarnaast levert het systeem de volgende gegevens: - het verzuimpercentage per individu en per school in een bepaalde periode; - de gemiddelde verzuimduur in dagen per individu; - de ziekmeldingsfrequentie per individu en per team/district; - een indeling van het verzuim per team/district op grond van leeftijd, geslacht en functie. 7.2 Rapportage en Analyse Eenmaal per half jaar wordt een strategisch Verzuimoverleg gehouden. Het SVO is niet bedoeld voor het bespreken van individuele verzuimgevallen, maar behandelt zaken op strategisch- of beleidsniveau op basis van AVR- analyses. Het SSMT kent de volgende (vaste) samenstelling: Algemeen directeur/bestuurder; Personeeladviseur; Arbeidsdeskundige; Op afroep: Schooldirecteur bij het bespreken van de problematiek binnen zijn school; De vergadering wordt gepland en voorbereid door de personeelsadviseur. Na afloop wordt er, indien noodzakelijk, een plan van aanpak opgesteld met daarin de acties, verantwoordelijke en de planning. 7.3 AVR-gesprekken In het geval dat het onderwerp niet aan de orde komt tijdens de jaarlijkse monitorgesprekken wordt - om borging van ons AVR beleid te garanderen - eenmaal per jaar een AVR-gesprek gevoerd tussen de schooldirecteur en de algemeen directeur. Het doel van deze gesprekken is om de stand van zaken inzake gezondheidbeleid te bespreken. Besproken worden de verzuimcijfers (gemiddelde over de afgelopen 12 maanden), de actualiteit van de RI&E, de BHV-organisatie en de voortgang van het plan van aanpak. Het gesprek wordt voorbereid door de personeelsadviseur. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. Op basis van de deelverslagen wordt een stichting brede rapportage opgesteld. 7.4 Evaluatie en vaststelling Jaarlijks wordt het vigerende beleid geëvalueerd en voorstellen gedaan deze aan te passen aan veranderende wetgeving en/of voortschrijdend inzicht. Tevens wordt er naar aanleiding van rapportages en bevindingen in dit overleg de eerste initiatieven genomen ten aanzien van het AVR jaarplan voor het komende jaar. In dit jaarplan worden activiteiten gepland ter ondersteuning van de leiding of ten behoeve van het personeel, geheel in het kader van verzuimreductie. Het (gewijzigde) jaarplan wordt vervolgens behandeld door de directie en ter instemming voorgelegd aan de GMR. AVR-beleid pagina 13

14 Bijlage 1 Stappenplan verzuim Ziekmelding (dag 1) De medewerker vraagt verzuimverlof aan bij de directeur van de school en als hij/zij niet aanwezig is bij diens plaatsvervanger op dag 1, uiterlijk voor 8:00 uur. Bij afwezigheid van de directeur, belt de directeur de medewerker z.s.m. terug. vertelt oorzaak verzuim (niet verplicht) en vermoedelijke duur en geeft evt. adres en telefoonnummer waaronder hij/zij bereikbaar is door. vraagt naar bovenstaande punten en de eventuele mogelijkheid om aangepast werk te verrichten of gedeeltelijk te hervatten. vraagt door om te checken of er sprake is van mogelijke verhaalschade. en leidinggevende maken vervolgafspraak. maakt een gespreksverslag in TrackVerzuim. Wanneer het een vangnetmelding betreft, geeft leidinggevende dit binnen een week na de ziekmelding door aan de medewerker personeelsadministratie (ook al is de medewerker reeds hersteld). Is er sprake van vangnet? In geval van ziek- of hersteldmelding in verband met zwangerschap(sklachten) of orgaandonatie (vangnetgevallen) start de personeelsadministratie de procedure vangnetmelding op. In geval van vangnetgevallen stuurt personeelsadministratie een aanvraag vangnetuitkering naar het UWV. Is sprake van een bedrijfsongeval? Indien sprake is van een bedrijfsongeval, vult leidinggevende een bedrijfsongevalformulier (incidentregistratie) in en stuurt een kopie naar de arbeidsdeskundige en de medewerker personeelsadministratie t.b.v. het personeelsdossier. In geval van een bedrijfsongeval bewaakt de direct leidinggevende dat de betreffende medewerker op controle gaat bij de arbeidsdeskundige, ook als er nog niet daadwerkelijk sprake is van verzuim i.v.m. mogelijke consequenties op termijn. De kosten voor de controle worden separaat in rekening gebracht. Op verzoek van de werkgever zal de arbeidsdeskundige middels een gesprek met de medewerker/uitzendkracht inschatten hoe groot de kans is op verzuim en of verdere actie nodig is. Indien dit laatste het geval is, zal hij zo nodig doorverwijzen. De Arbeidsdeskundige maakt van het gesprek een verslag in TrackVerzuim. Is mogelijk sprake van verhaalschade? Bij een ziekmelding met mogelijke verhaalschade vult de medewerker personeelsadministratie een schademeldingsformulier in en stuurt dit op naar de partij, die voor de werkgever (loon)schade verhaalt. Week 1 en medewerker hebben minimaal wekelijks vervolgcontact over herstel en maken vervolgafspraken. TrackVerzuim geeft hiertoe signaal af aan leidinggevende. Tijdens vervolgcontact geeft medewerker terugkoppeling aan de leidinggevende over eventuele contacten met arbeidsdeskundige en/of huisarts en voortgang herstel. De leidinggevende legt gespreksgegevens en vervolgafspraak vast in TrackVerzuim. bepaalt of arbeidsdeskundige nu al wordt ingezet. geeft aan arbeidsdeskundige aan wat hij aan het verzuim gedaan heeft en formuleert duidelijk een adviesvraag.. Zie verder rol arbeidsdeskundige in week 2 tot en met week 5 (tijdspad wordt bij vroegere inzet arbeidsdeskundige naar voren geschoven). Verantwoordelijke Directeur Personeelsadministratie Personeelsadministratie Arbeidsdeskundige Personeelsadministratie Verantwoordelijke AVR-beleid pagina 14

15 Week 2 tot en met 5 en leidinggevende nemen minimaal wekelijks contact met elkaar op over voortgang ziekte, vermoedelijke hersteldatum en mogelijkheden voor aangepast werk of gedeeltelijke werkhervatting. Hiertoe maken zij steeds afspraken voor vervolgcontact. TrackVerzuim geeft tevens wekelijks signaal af aan leidinggevende. Tijdens vervolgcontact geeft medewerker terugkoppeling aan de leidinggevende over eventuele contacten met huisarts en voortgang herstel. De leidinggevende legt gespreksgegevens en vervolgafspraak vast in TrackVerzuim, waaruit blijkt wat de beperkingen zijn, welke mogelijkheden er nog zijn en welke vervolgafspraken gemaakt zijn. De leidinggevende informeert de arbeidsdeskundige over stand van zaken zieke medewerker. Na 2 weken informeert leidinggevende de arbeidsdeskundige over stand van zaken zieke medewerker. Indien leidinggevende dit niet (tijdig) doet, rappelleert arbeidsdeskundige. Er volgt een adviesvraag voor de arbeidsdeskundige, waarin wordt bepaald of er een contactmoment tussen arbeidsdeskundige en medewerker aan de orde is. Als er een contactmoment aan de orde is, initieert de arbeidsdeskundige dit contact. Hij formuleert n.a.v. uitkomst gesprek het te volgen beleid voor zieke medewerker en legt verkregen gegevens en eventuele vervolgafspraken vast in TrackVerzuim. Arbeidsdeskundige neemt na het gesprek, indien noodzakelijk, contact op met leidinggevende inzake terugkoppeling en prognose en geeft advies over door leidinggevende te nemen acties. Afhankelijk van besluit arbeidsdeskundige gaat medewerker naar spreekuur van de bedrijfsarts. Opstellen Probleemanalyse door Tredin in week 5. Arbeidsdeskundige communiceert dit naar leidinggevende, en legt zijn bevindingen vast in TrackVerzuim, onder meer of er sprake is van spoor 1 (re-integratie bij eigen werkgever) of van spoor 2 (re-integratie ander werk, andere werkgever). Arbeidsdeskundige informeert medewerker over diens rechten en verantwoordelijkheden gedurende de ziekteperiode (=wettelijk verplichte bijstand). Is sprake van AMBER of art 55 WIA? De arbeidsdeskundige zorgt voor het aanvragen van een versnelde AO-keuring bij de bedrijfsarts op verzoek van werkgever. Indien het een ziekte geval betreft met dezelfde soort klachten waar al eerder een volledig wachtjaar voor heeft plaats gevonden of als er sprake is van een eerdere arbeidsgehandicapte status. Week 6 tot en met 8 De leidinggevende stelt, i.o.m. de personeelsadviseur plan van aanpak (re-integratieadvies) op over concrete stappen die nodig zijn voor re-integratie van de medewerker. De medische gegevens blijven bij de bedrijfsarts (privacy). De medewerker is verplicht mee te werken aan het opstellen van een probleemanalyse en daaropvolgend plan van aanpak. De probleemanalyse wordt gemaakt en aangeleverd door Tredin, het plan van aanpak door medewerker en werkgever. De leidinggevende maakt bij het opstellen van het plan van aanpak gebruik van het arbeidsdeskundig oordeel van de arbeidsdeskundige en de probleemanalyse: is sprake van spoor 1 (re-integratie bij eigen werkgever) of is sprake van spoor 2 (re-integratie ander werk, andere werkgever)? en medewerker dienen overeenstemming te bereiken over plan van aanpak. De leidinggevende en medewerker ondertekenen het plan van aanpak voor het einde de 8 e ziekteweek. Indien de medewerker niet ondertekent, dient deze specifiek aan te geven op welke wijze het plan van aanpak naar zijn mening moet worden aangepast. Het originele, ondertekende plan van aanpak wordt door leidinggevende gezonden aan de medewerker personeelsadministratie ten behoeve van het personeelsdossier op de Centrale Administratie. De medewerker personeelsadministratie bewaakt de ontvangst van reïntegratie- subsidies en subsidies m.b.t. de werkplek. De uitvoering en bewaking van regresmogelijkheden ligt bij de personeelsadviseur Verantwoordelijke Arbeidsdeskundige Arbeidsdeskundige, zo nodig Bedrijfsarts Arbeidsdeskundige Arbeidsdeskundige Werkgever Verantwoordelijke Arbeidsdeskundige Personeelsadministratie Personeelsadviseur AVR-beleid pagina 15

16 Nota bene: Plan van aanpak is niet verplicht bij bijvoorbeeld kortdurend verzuim of bij gerechtvaardigde verwachting dat medewerker op korte termijn weer werkzaamheden oppakt of bij het ontbreken van reële re-integratiemogelijkheden of ernstige ziekte (zoals terminale ziekte). Werkgever blijft altijd eindverantwoordelijk voor de re-integratie van zieke medewerkers. Is er sprake van spoor 2? De arbeidsdeskundige adviseert m.b.t. de haalbaarheid re-integratie spoor 1 en als dat niet mogelijk is, spoor 2 De leidinggevende is verantwoordelijk voor het meedelen aan de medewerker dat spoor-2-traject wordt opgestart. Hij kan hierbij worden ondersteund door de personeelsadviseur. Indien de medewerker onvoldoende meewerkt, kan de werkgever daartegen optreden door een deskundigenoordeel te vragen bij het UWV of door een maatregel conform het Besluit Ziekte en Arbeidsongeschiktheid voor personeel de CAO-afspraken toe passen. Doet de werkgever dit niet, dan zal zij worden geconfronteerd met een loondoorbetalingplicht, aangezien zij heeft nagelaten maatregelen te nemen tegen een medewerker, die weigert mee te werken aan re-integratie. Als een deskundigenoordeel is aangevraagd zal de werkgever de regels uit de CAO volgen. Iedere 6 weken t/m week 104 Monitoring probleemanalyse Verzuimende medewerker heeft minimaal elke 6 weken contactmoment (telefoon, , of mondeling) met de arbeidsdeskundige (of bedrijfsarts bij medische oorzaak) over verloop AO (medische aspecten) en eventueel bijstelling probleemanalyse. De leidinggevende voert het bijstellen van het plan van aanpak uit. De leidinggevende bespreekt dit met de medewerker en draagt zorg voor parafering van de bijstelling en verzenden van het origineel aan de medewerker personeelsadministratie t.b.v. het personeelsdossier. Op verzoek van de werkgever kan een driehoeksoverleg met arbeidsdeskundige, leidinggevende en medewerker gehouden worden, kosten hiervan worden separaat in rekening gebracht. De leidinggevende verzorgt ook de schriftelijke vastlegging in TrackVerzuim. heeft daarnaast minimaal elke 6 weken een afspraak met de medewerker over laatste stand van zaken ziekte, voortgang re-integratieproces, evalueren plan van aanpak. Trackverzuim geeft hiertoe signaal af aan leidinggevende. De medewerker komt hiertoe (indien mogelijk) naar locatie. Indien niet mogelijk huisbezoek door leidinggevende. De leidinggevende kan ondersteuning vragen van de personeelsadviseur, collega s of de arbeidsdeskundige. Week 26 Na 26 weken woont personeelsadviseur een overleg tussen leidinggevende en medewerker bij voor uitleg over mogelijke consequenties voor medewerker bij voortduring van de arbeidsongeschiktheid. Hiertoe wordt gesproken over gevolgen bij voortdurende arbeidsongeschiktheid. Voor einde 1 e ziektejaar De personeelsadviseur ondersteunt de werkgever bij de eerstejaarsevaluatie. De medewerker is verplicht mee te werken aan het opstellen van een eerstejaarsevaluatie en daaropvolgend plan van aanpak. en medewerker dienen overeenstemming te bereiken over plan van aanpak naar aanleiding van de eerstejaarsevaluatie. De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het plan van aanpak indien dit bijgesteld is naar aanleiding van de eerstejaarsevaluatie. De eerstejaarsevaluatie moet aan het re-integratieverslag worden toegevoegd. Week 42 Tredin geeft signaal af (in trackverzuim) voor 42 e -weeks-ziekmelding aan leidinggevende. Werkgever draagt zorg voor versturen 42 de weeks melding aan UWV. Werkgever/leidinggevende overhandigt kopie ziekte-aangifte UWV aan medewerker. Week 86 De werkgever bewaakt of de aanvraag voor AO-keuring door medewerker vóór week 91 wordt ingediend en ondersteunt de medewerker bij het opstellen van het re-integratieverslag. ontvangt aanvraagformulier van het UWV. Administratie(kantoor)/personeelsadviseur vult formulier salarisgegevens UWV in ten behoeve van verstrekking salarisgegevens aan de medewerker en stuurt dit op naar de personeelsadviseur. In het re-integratieverslag wordt verantwoording afgelegd over activiteiten gedurende de wachttijd WIA. Arbeidsdeskundige Personeelsadviseur Personeelsadviseur Eventueel jurist Verantwoordelijke Arbeidsdeskundige Zo nodig bedrijfsarts Op verzoek werkgever aanwezigheid arbeidsdeskundige Verantwoordelijke Personeelsadviseur Verantwoordelijke Werkgever Arbeidsdeskundige Eventueel bedrijfsarts Tredin / Verantwoordelijke Werkgever Administratiekantoor Personeelsadviseur Werkgever Arbeidsdeskundige AVR-beleid pagina 16

17 Arbeidsdeskundige controleert of probleemanalyse en de eventuele bijstellingen zijn ondertekend. De medewerker ontvangt van arbeidsdeskundige een kopie probleemanalyse en eventuele bijstellingen. Bedrijfsarts stelt ook een actueel medisch oordeel op. Het actueel medisch oordeel wordt door de administratie van Tredin opgestuurd naar de medewerker Werkgever verstrekt de medewerker, ter opname in het re-integratieverslag: het ondertekende plan van aanpak (met de eventuele bijstellingen) en eventuele aanvullende documenten. schrijft eigen visie over de tot dan toe ontplooide re-integratie-inspanningen en over de in het verslag opgenomen documenten. Hij kan hierbij worden ondersteund door de arbeidsdeskundige (op aanvraag werkgever; kosten van deze ondersteuning worden separaat in rekening gebracht) Uiterlijk week 91 vraagt medewerker AO-keuring aan bij het UWV. Hierbij overlegt hij het re-integratieverslag, voorzien van zijn eigen mening daarover. De personeelsadviseur toetst eind week 91 bij de medewerker of deze de aanvraag tot AO-keuring met het re-integratieverslag tijdig heeft ingediend. Uitstel van WIA-aanvraag Indien daartoe aanleiding is, wordt geen aanvraag voor AO-keuring ingediend, maar vragen leidinggevende en medewerker in overleg met de personeelsadviseur (uiterlijk week 91) uitstel aan bij UWV. Ziek uit dienst Indien medewerker ziek uit dienst gaat, meldt de personeelsadviseur dit aan de arbeidsdeskundige (en indien aan de orde aan het administratiekantoor). Het administratiekantoor levert salarisgegevens aan UWV ten behoeve van de ZW-uitkering (vangnet). De werkgever toetst bij de medewerker of deze de aanvraag voor AO-keuring (WGA/IVA) na 2 jaar verzuim tijdig heeft ingediend. Bedrijfsarts Administratie Tredin, eventueel ondersteund door arbeidsdeskundige Personeelsadviseur Personeelsadviseur Personeelsadviseur Werkgever AVR-beleid pagina 17

18 Bijlage 2 Onderhoud middelen Middelen Omschrijving Frequentie Elektrische installatie Voor elektrische installaties op scholen gelden strenge eisen (NEN 3140). De installatie mag 1 x per 5 jaar alleen aangepast worden door een door de stichting aangewezen persoon. Deze persoon dient aantoonbare kennis te hebben met elektrische installaties. De keuringen op het gebied van elektrische keuringen op de scholen zijn uitbesteed via Pre-mark. Brandmeldcentrale Het onderhoud van de brandmeldcentrale is uitbesteed aan een externe instantie. Deze 1 x per jaar instantie is gelijk aangesteld als Beheerder brandmeldinstallatie. Noodverlichting De noodverlichting wordt gecontroleerd door een externe instantie 1 x per jaar Brandblussers De brandblussers worden gecontroleerd door een externe instantie 1 x per jaar EHBO-middelen De EHBO-middelen worden gecontroleerd door een op school aangestelde BHV-er 1 x per jaar Speel- en gymtoestellen Alle speel- en gymtoestellen binnen onze scholen dienen minimaal eenmaal per jaar 1 x per jaar gekeurd en onderhouden te worden. Dit onderhoud is extern uitbesteed. Het onderhoud en de keuring zijn aantoonbaar in het webbased logboek van het desbetreffende toestel. Legionella Op de scholen zijn verschillende bronnen aanwezig op het gebied van legionella. Dit zijn met name de slanghaspels en de douches. De slanghaspels worden verzegeld en de douches worden regelmatig doorgespoeld (minimaal eenmaal per week). Na de grote vakantie wordt de douche voor gebruik minimaal 15 minuten doorgespoeld. 1 x per jaar AVR-beleid pagina 18