Ziekteverzuimbeleidsplan

Transcriptie

1 Ziekteverzuimbeleidsplan Maart 2014 (december 2015 kleine aanpassing i.v.m. overgang naar College van Bestuur) 1

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten 3 2. Rollen en verantwoordelijkheden 3 3. Preventief beleid 6 4. Curatief beleid 7 5. Wet beperking ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid vangnetters 8 6. Registratie en administratie 8 7. Evaluatie 9 8. Budgettering 9 Bijlagen: verzuimprotocol bij ziekte en re-integratie 10 2

3 1. Uitgangspunten Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het personeelsbeleid en is gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim bij personeel. Het ziekteverzuimbeleid wordt uitgevoerd aan de hand van het ziekteverzuimbeleidsplan. Het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), Arbowet, Ziektewet, Wet Verbetering Poortwachter (WVP), besluit ziekte en arbeidsgeschiktheid voor onderwijspersoneel (BZA) en overige relevante regelgeving. Het ziekteverzuimbeleidsplan heeft als doel: Arbeidsongeschiktheid voorkomen Ziekteverzuim tot een minimum beperken Wetgeving op dit gebied naleven Centraal staan de arbeidsmogelijkheden, ook bij ziekte. Indien mogelijk is men ook bij ziekte aanwezig op school. 2. Rollen en verantwoordelijkheden Bij de feitelijke uitvoering van het verzuimbeleid zijn diverse personen en organisaties betrokken. Als gevolg van de invoering van de Wet Verbetering Poortwachter is het van groot belang dat over de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse betrokkenen duidelijke afspraken worden gemaakt. Ieders rol in het totale proces moet helder zijn zodat het voorkómen en terugdringen van het ziekteverzuim optimaal en gezamenlijk kan worden aangepakt. In de beschrijving van de rollen komt tot uiting dat verzuimbeleid geen geïsoleerde activiteit kan zijn. Alle spelers dienen in de begeleiding hun handelingen op elkaar af te stemmen. 2.1 Bevoegd gezag Het College van Bestuur van Proloog en de schooldirecteuren zijn samen verantwoordelijk voor de uitwerking van het verzuimbeleid aan de hand van het verzuimbeleidsplan. Het College van Bestuur zorgt voor de invulling van het beleid voor de hele organisatie en voor een adequate overlegstructuur en vervult de rol als leidinggevende voor de directeuren. De schooldirecteur zorgt voor de uitvoering van het beleid. Het College van Bestuur en de directeuren laten zich in hun werkzaamheden bijstaan door een gecertificeerde Arbodienst. 2.2 Rol en positie medewerker Uitgangspunt is dat de medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen gezondheid. 3

4 Wat betreft de werksituatie wordt van de medewerker gevraagd actief knelpunten te signaleren en mee te denken in oplossingen en verbeteringen van de eigen werksituatie. Mocht er ondanks de voorzorgsmaatregelen toch sprake zijn van ziekte of arbeidsongeschiktheid, dan wordt van de medewerker verwacht dat hij meewerkt aan een spoedig herstel en reïntegratie. Dit is een inspanningsverplichting waar de medewerker op kan worden aangesproken. Ook bij ziekte verschijnt de medewerker op school tenzij er medische omstandigheden zijn, ondersteund door de bedrijfsarts, die dat verhinderen. 2.3 Rol en positie leidinggevende In wet- en regelgeving is bij de werkgever een grote verantwoordelijkheid gelegd. De werkgever is verantwoordelijk voor succesvolle reïntegratie, ook indien deze bij een andere werkgever noodzakelijk blijkt. Formeel juridisch ligt de verantwoordelijkheid van de werkgever bij het bevoegd gezag van Proloog. Binnen Proloog zijn de schooldirecteuren verantwoordelijk voor de personeelszorg op hun school. Ze leggen daarvoor verantwoording af aan het College van Bestuur van Proloog. De praktische uitvoering ligt in handen van de schooldirectie; zij zijn als casemanagers verantwoordelijk voor de sturing van het proces om verzuim te beïnvloeden. De direct leidinggevende (schooldirecteur) is verantwoordelijk voor het voorkomen van arbeidsongeschiktheid en voor de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid voor alle medewerkers die aan zijn school zijn verbonden. De schooldirecteur speelt dus een belangrijke rol in zowel preventieve- als in uitvoerende zin van het ziekteverzuimbeleid. Daarbij gaat het om het creëren van een goed werkklimaat, aandacht voor de gezondheid van de medewerkers en het stimuleren van het gebruik van de geboden faciliteiten ter bevordering van hun gezondheid. Als er toch sprake is van ziekte of arbeidsongeschiktheid bij de medewerker blijft de direct leidinggevende ( schooldirecteur) de hele arbeidsongeschiktheidsperiode vanuit de werkgeverskant verantwoordelijk voor de begeleiding en reïntegratie van de betreffende medewerker. Er is dus ook hier sprake van een inspanningsverplichting. Van de leidinggevende ( schooldirecteur) wordt verwacht dat hij initiatief neemt en zich inspant om de zieke werknemer te begeleiden en reïntegratie te stimuleren. De schooldirecteur voert in dit proces de regie en heeft overleg met de bedrijfsarts over de medische omstandigheden. De bedrijfsarts is de adviseur. Als casemanager moet de schooldirecteur zich houden aan de wettelijke termijnen, de gemaakte afspraken volgen en toezien op de samenwerking van de betrokken partijen. Ter ondersteuning van dit traject administreert hij binnen het digitale verzuimsysteem van RAET, de zogenaamde RAET Verzuim Manager (RVM). Indien er sprake is van een conflict tussen schooldirecteur en medewerker zal er, indien noodzakelijk, een casemanager van buiten de school benoemd worden. Dat kan zijn een collega directeur, een stafmedewerker personeel van PROLOOG of iemand van buiten de organisatie. Personeelsleden kunnen in voorkomende situaties een beroep doen op de stafmedewerkers personeel. Het College van Bestuur vervult de rol als leidinggevende voor de schooldirecteuren en voor de personeelsleden van het stafbureau. 4

5 2.4 Rol en positie Arbodienst De Arbodienst adviseert, ondersteunt en informeert. Het eerste aanspreekpunt binnen de Arbodienst is de bedrijfsarts. Deze verzorgt de medische begeleiding van de verzuimende (arbeidsongeschikte) medewerker. De medewerker ontvangt een oproep voor het spreekuur van de arts. Voorafgaand aan het contact van de arts met de betreffende medewerker heeft de arts overleg met de schooldirecteur over de situatie op het werk. Vervolgens adviseert, ondersteunt en informeert de arts de medewerker en de schooldirecteur over reïntegratieactiviteiten. Ook de arts administreert zijn bevindingen in RAET Verzuim Manager (RVM). De Arbodienst kan worden gevraagd om adviezen te geven ter voorkoming en bestrijding van het ziekteverzuim. Ook andere disciplines dan de arts kunnen daarbij worden ingeschakeld. 2.5 Rol en positie van afdeling P&O De afdeling P&O heeft een rol bij het voorkomen van ziekteverzuim en bij de verzuimbegeleiding. De stafmedewerker personeel ondersteunt de leidinggevende bij de uitvoering van het personeelsbeleid en bij arbozaken. Ook bij de ziekteverzuimbegeleiding is de rol van de stafmedewerker personeel voornamelijk adviserend en ondersteunend, waarbij de nadruk ligt op procedurebewaking en coördinatie. In overleg met de schooldirecteur en de bedrijfsarts wordt gekeken welke bovenschoolse acties genomen kunnen worden om spoedige terugkeer van de medewerker in het arbeidsproces te realiseren. Vanuit het besef dat vanwege de veelheid aan regelgeving ziekteverzuim een gecompliceerd terrein betreft, waarover niet iedere schooldirecteur alle kennis bezit, is op centraal niveau de expertise gebundeld die nodig is om de ondersteunende rol naar behoren te vervullen. Taken zijn: - de schooldirecteuren faciliteren, adviseren en coachen op het gebied van re-integratie - wet- en regelgeving nauwlettend volgen en de ontwikkelingen vertalen naar beleid binnen Proloog - fungeren als helpdesk voor algemene beleidsmatige en specifiek individuele zaken. In het bijzonder controle / ondersteuning van de activiteiten van de casemanager. 2.6 Rol en positie casemanager Binnen Proloog wordt de rol van casemanager vervuld door de direct leidinggevende. De casemanager begeleidt het re-integratie traject en neemt steeds het initiatief tot vervolgacties en vervolggesprekken. Hierbij moet gedacht worden aan het opstellen en bewaken van de voortgang van een plan van aanpak, het vastleggen van gesprekken en acties, het zicht houden op het nakomen van de wettelijke termijnen, het volgen van de gemaakte afspraken en het toezien op de samenwerking tussen de betrokken partijen. Hij administreert in de RAET Verzuim Manager (RVM). 5

6 3 Preventief beleid Voorkomen is beter dan genezen, luidt het spreekwoord. Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en dat maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan. Preventieve maatregelen: Signalen van de (deskundige) medewerkers Individuele gesprekken met de medewerkers (functionerings- en beoordelingsgesprekken) Regelmatige teamvergaderingen waarin verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken. Essentieel daarbij is een goed contact tussen de leidinggevende en zijn medewerkers Directieoverleg over bovenstaande onderwerpen Feedback van de medezeggenschapsraden Risico- inventarisatie en evaluatie (RI&E) en plan van aanpak Voorlichting over verzuimbeleid Fan van Fit workshops bij De Friesland Zorgverzekeraar Bedrijfsfitnessplan 3.1 Inzet De schooldirecteur probeert verzuim tot een minimum te beperken door te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een prettig sociaal klimaat, voldoende aandacht voor de individuele medewerker en een passende manier van leidinggeven. De werknemer draagt bij aan de preventie van verzuim door problemen tijdig te onderkennen en te bespreken. Het beleid van Proloog is er op gericht oorzaken van verzuim zo veel mogelijk uit te sluiten. Alleen als leiding en werknemers zich volledig inzetten voor beperking van het verzuim, is het beleid effectief Voorlichting In het teamoverleg komt het ziekteverzuim aan de orde en worden kengetallen vergeleken met het landelijk gemiddelde. De directeur informeert medewerkers over het gehanteerde verzuimbeleid en de afspraken die hierover zijn gemaakt. Hij kan daarbij ook een beroep doen op de stafmedewerker P&O. Voorlichting is een essentieel onderdeel van de aanpak van verzuim Functioneringsgesprek Tijdens het functioneringsgesprek is het ziekteverzuim een punt op de agenda. Op deze manier kan systematisch worden geïnventariseerd of er oorzaken voor het eventueel verzuim zijn. Specifiek voor het bespreken van verzuim wordt gebruik gemaakt van het verzuimgesprek. 6

7 3.4 Verzuimgesprek De directeur houdt een verzuimgesprek met iedereen die driemaal of meer per jaar heeft verzuimd. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt door de directeur. Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en de collega s kunnen tijdens dit gesprek aan de orde komen. Uit het gesprek zal blijken of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen werkgever en werknemer tot een oplossing te komen. 4 Curatief beleid In geval van ziekmelding is er een procedure opgesteld welke is vastgelegd in een protocol bij ziekte en re-integratie (zie bijlage). Alle werknemers dienen op de hoogte te zijn van dit protocol en de leidinggevenden dienen voldoende toegerust te zijn om de regie te kunnen voeren bij verzuim en re-integratie. 4.1 Betrokkenheid Proloog stimuleert de betrokkenheid van leidinggevenden en collega s bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden aangemoedigd. De schooldirecteur onderhoudt het contact en maakt afspraken op maat. Bij langdurig verzuim tracht de schooldirecteur vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat re-integratie van de werknemer voorspoedig verloopt. 4.2 Re-integratie en werkhervatting Re-integratie en werkhervatting brengen een aantal regels met zich mee voor werkgever en werknemer. Deze zijn vastgelegd in het protocol ziekte en re-integratie. Binnen een re-integratie traject kennen we verschillende fases: Oriëntatie op werk; Contact op school deels belast met eigen of andere taken voor een deel van de aanstelling. Arbeidstherapeutisch werken: Bij arbeidstherapeutisch werken moeten afspraken worden gemaakt over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Arbeidstherapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar zal gericht zijn op hervatting van het eigen werk binnen een bepaalde termijn. Op arbeidstherapeutische basis werken kan maximaal 6 weken. Gedeeltelijk hersteld: Dit houdt in alle taken van de functie met de volle verantwoordelijkheid voor een gedeelte van de aanstelling. 7

8 Volledig hersteld: Dit houdt in alle taken horende bij de functie met de volle verantwoordelijkheid voor de volledige aanstellingstijd. Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en dit zal zijn herstel bevorderen. Bovendien kan de school gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts adviseert wat de mogelijkheden/beperkingen zijn van de werknemer en schat de medische risico s in. De schooldirecteur beslist op basis van het afgegeven advies. 4.3 Regels bij conflicten Het kan voorkomen dat onenigheid tussen werkgever en werknemer ontstaat over het verzuim of de re-integratie. Als werkgever en werknemer er samen niet uitkomen, dan kan het UWV worden gevraagd om een onafhankelijk deskundigen oordeel over de situatie te geven. 5. Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters De Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters moet ertoe leiden dat minder werknemers met een tijdelijk dienstverband instromen in de WIA en de ZW. Tijdelijke werknemers die ziek uit dienst gaan worden uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband gemeld bij het UWV. De melding wordt verzorgd door de salarisadministratie. Proloog is geen eigen risicodrager. Dat houdt in dat de re-integratieverplichting na het ontslag een taak van het UWV is. De Ziektewet instromen hebben gevolgen voor de gedifferentieerde premie ZW van Proloog. Ziekmeldingen binnen 28 dagen na uitdiensttreding vallen ook onder de Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters en hebben daardoor ook invloed op de gediffertieerde ZW-premie. 6. Registratie en administratie Om het verzuim te kunnen sturen, evalueren en bijstellen draagt Proloog zorg voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de RAET Verzuimmanager. Dit digitale systeem biedt de mogelijkheid om op ieder gewenst moment de managementinformatie te leveren zowel op schoolniveau, als op werkgeverniveau. 8

9 7. Evaluatie Periodiek vindt overleg plaats met de Arbodienst over de voortgang op beleidsniveau. Ten behoeve van dit overleg maakt de Arbodienst een verzuimanalyse, waarin opgenomen frequentie, duur en aard van het verzuim, aangevuld met conclusies en adviezen. Daarnaast bevat de analyse benchmarkgegevens, zowel in- als extern. Een keer per jaar hebben de Arbodienst en het College van Bestuur overleg over het contract. 8. Budgettering In de jaarlijkse begroting reserveert Proloog een bedrag voor de kosten van de reguliere verzuimbegeleiding door de arbo dienst. Daarnaast wordt in de jaarlijkse begroting een bedrag opgenomen voor de kosten van extra begeleiding bij re-integratie. 9

10 Bijlage 1: Verzuimprotocol bij ziekte en re-integratie 1. De werknemer die als gevolg van ziekte niet kan werken, meldt zich op de eerste dag van het ziekteverzuim ziek bij de leidinggevende. 2. De leidinggevende informeert naar de aard van het ziekteverzuim, verwachte duur en maakt vervolgafspraak met de werknemer voor het volgende contact. 3. In de eerste zes weken van het verzuim is er in ieder geval wekelijks contact. Van zowel werkgever als werknemer wordt hierin een actieve rol verwacht. 4. De leidinggevende meldt op de eerste dag het ziekteverzuim aan de afdeling P&O. 5. De afdeling P&O zorgt ervoor dat de melding op de eerste dag van het ziekteverzuim wordt verwerkt in Raet Verzuimmanager. 6. Na drie weken ziekteverzuim wordt de werknemer door de arbo arts uitgenodigd voor het spreekuur. De leidinggevende kan eventueel de arbo arts verzoeken de werknemer versneld op te roepen. 7. De leidinggevende bespreekt de spreekuurrapportage van de arbo arts met de werknemer. 8. Na vier weken ziekteverzuim communiceert de leidinggevende met het team over de gevolgen die het ziekteverzuim heeft voor de belasting van de teamleden. 9. Na 6 weken ziekte krijgt de zieke fruit of bloemen namens het bestuur. Dit wordt geregeld door de leidinggevende. 10. In alle gevallen ontvangt zowel de zieke werknemer als de leidinggevende uiterlijk in de zesde ziekteweek een (uitgebreide of beknopte) probleemanalyse van de arbo arts. 11. Na ontvangst van de probleemanalyse neemt de leidinggevende contact op met de arbo arts over het re-integratieadvies. 12. Binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse stellen de leidinggevende en de werknemer een Plan van Aanpak voor re-integratie op. 13. De leidinggevende en de zieke werknemer voeren de activiteiten uit die zijn afgesproken in het Plan van Aanpak. De leidinggevende legt alle activiteiten vast in de Raet Verzuimmanager. Ook als er geen benutbare mogelijkheden en geen re-integratieactiviteiten mogelijk zijn, legt de leidinggevende dit gemotiveerd vast in de Raet Verzuimmanager. 14. De leidinggevende en de zieke werknemer overleggen in principe eenmaal per vier weken om te bepalen of alle afspraken in het Plan van Aanpak zijn nagekomen en of het Plan van Aanpak nog aansluit op de situatie van de werknemer. Zo niet, dan stellen de leidinggevende en de werknemer een bijgesteld Plan van Aanpak op. 15. Na de 26 ste ziekteweek (voor de 52 ste ziekteweek) meldt de afdeling P&O het ziekteverzuim bij Loyalis door middel van het formulier Melding arbeidsongeschiktheid in verband met IPAP. 16. In de 40 ste ziekteweek stuurt de arbo arts een offerte Pre-advies naar P&O. 17. In de 42 ste ziekteweek van het verzuim meldt de afdeling P&O het ziekteverzuim aan het UWV. 18. Na ontvangst offerte Pre-advies bepaalt leidinggevende in overleg met P&O of Pre-advies wordt aangevraagd. P&O vult opdrachtformulier in en vraagt daarmee het Pre-advies aan. 19. Leidinggevende stuurt uitslag Pre-advies naar afdeling P&O. 20. P&O vraagt subsidie Pre-advies aan bij het Participatiefonds. 10

11 21. Aan het einde van het eerste ziektejaar evalueren leidinggevende en werknemer de geleverde re-integratie-inspanningen. De evaluatie wordt door de leidinggevende schriftelijk vastgelegd. In dit verslag worden door de werkgever opgenomen: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, het afgesproken doel voor het tweede ziektejaar en de gemaakte afspraken om dit doel te bereiken. 22. Rond de 87 ste ziekteweek evalueert de arbo arts op basis van de contacten met de leidinggevende en de werknemer het verloop van de re-integratie. De arbo arts beschrijft dit in een Actueel Oordeel. 23. In de 87 ste ziekteweek stuurt de arbo arts het medisch dossier naar de werknemer. 24. In de 87 ste ziekteweek evalueert de leidinggevende samen met de werknemer het Plan van Aanpak. De evaluatie wordt aan het Plan van Aanpak toegevoegd. 25. In de 89 ste ziekteweek stellen leidinggevende en werknemer het re-integratieverslag samen. 26. Uiterlijk in de 91 ste ziekteweek levert de werknemer bij het UWV een aanvraag in voor een WIAuitkering, inclusief het re-integratieverslag. Leidinggevende en werknemer kunnen samen besluiten om de aanvraag WIA uit te stellen, bijvoorbeeld als de verwachting is dat de medewerker op korte termijn weer volledig hersteld zal zijn. Er kan eenmaal uitstel worden aangevraagd. 27. Ronde de 100 ste ziekteweek neemt het UWV een beslissing over de aanvraag WIA-uitkering. De beslissing wordt naar werkgever en werknemer gestuurd. 28. In de 100 ste ziekteweek stuurt afdeling P&O voornemen tot ontslag naar de werknemer. 29. Na 104 weken ziekte wordt ontslagbrief door P&O naar de werknemer verstuurd. 30. Afdeling P&O geeft de ontslagmutatie door aan de salarisadministratie. 11

12 12