Leidraad omgang met ziekteverzuim. Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam (BOOR)

Transcriptie

1 Leidraad omgang met ziekteverzuim Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam (BOOR) 1

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten Verantwoordelijkheid Plan en bronvermelding 2. Preventief beleid Inzet Voorlichting Functioneringsgesprek Verzuimgesprek 3. Curatief beleid Ziekmeldingsprocedure Betrokkenheid Werkhervatting en re-integratie Aangepast werk Sociaal-medisch teamoverleg 4. Registratie en administratie Overzicht Evaluatie Bijlagen 1. Protocol bij ziekte en re-integratie 2. Protocol werkhervatting 3. Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding 4. Leidraad voor een verzuimgesprek 5. Leidraad voor huisbezoek 6. Leidraad voor werkhervattinggesprek 7. Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) 2

3 1. Uitgangspunten Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het personeelsbeleid en is gericht op het voorkomen en verminderen van ziekteverzuim onder personeel. Het ziekteverzuimplan geeft een raamwerk voor de manier van handelen op bestuursniveau. Op schoolniveau bestaat de mogelijkheid om in overleg met de organen van medezeggenschap af te wijken van het gestelde in dit plan, mits niet in strijd met wet en regelgeving. Deze leidraad is een uitwerking van de regels waaraan dergelijk beleid moet voldoen. Het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een goed werkklimaat. Relevante wetgeving in deze is onder andere de WAO, WIA, Arbowet, Ziektewet, Wet Verbetering Poortwachter, Sociale Zekerheid Ziekte en arbeidsongeschiktheidsregeling voortgezet en primair onderwijs en de diverse rechtspositieregelingen (Cao s). Het ziekteverzuimbeleid heeft als doel: 1. De wetgeving op dit gebied na te leven 2. Ziekteverzuim tot een minimum te beperken 3. Arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen Het Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam (hierna: BOOR) streeft naar een optimale inzet van haar werknemers, ook voor medewerkers met gezondheidsklachten. Boor handelt vanuit de gedachte dat ziekte je overkomt, maar dat er in veel situaties gedragsmatige keuzen gemaakt worden rond al dan niet verzuimen. Verantwoordelijkheid Het BOOR en de directie van de school zijn samen verantwoordelijk voor de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid. Deze leidraad biedt daar de handvaten voor. BOOR zorgt in de eerste plaats voor de invulling van het beleid voor de hele organisatie en voor een adequate overlegstructuur. De schoolleiding zorgt voor de uitvoering van het beleid. De schoolleiding wordt daarbij ondersteund door de personeelsadviseur van de afdeling expertdiensten van de stichting Vizyr. BOOR en de schoolleiding laten zich in hun werkzaamheden bijstaan door een bedrijfsarts. Beleidsmatig heeft BOOR er voor gekozen om de direct leidinggevende, meestal de directeur of locatieleider op te laten treden als casemanager. Van dit principe kan worden afgeweken, soms treedt de personeelsadviseur dan als zodanig op. Verder in dit stuk zal gesproken worden over de leidinggevende, hier wordt de direct leidinggevende bedoeld. Dit kan ook een locatieleider, rector etc. zijn. Waar sprake is van de casemanager, wordt degene die als zodanig optreedt bedoeld, meestal is het dezelfde persoon als de leidinggevende. Plan De leidraad, zoals hieronder weergegeven, bestaat uit drie onderdelen: preventief beleid, ter verbetering van de verdeling tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel; curatief beleid, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting; registratie en administratie. 3

4 2. Preventief beleid Voorkomen is beter dan genezen, luidt het spreekwoord. Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en dat maatregelen worden genomen om ziekteverzuim tegen te gaan. Dit gebeurt aan de hand van: individuele gesprekken met medewerkers (functioneringsgesprekken, loopbaangesprekken); met regelmaat gehouden teamvergaderingen (waarin verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden worden besproken); directieoverleg; feedback van de medezeggenschapsraden; risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en Plan van aanpak; voorlichting over het verzuimbeleid; het aanbieden van een open spreekuur over arbeidsomstandigheden. Inzet De directie van de school probeert ziekteverzuim tot een minimum te beperken door te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een prettig sociaal klimaat, een gepaste wijze van leidinggeven en voldoende aandacht voor de individuele werknemer. De werknemer draagt bij aan de preventie van verzuim door er een gezonde levenswijze op na te houden en problemen tijdig te onderkennen en te bespreken. Het beleid van BOOR is er op gericht oorzaken van verzuim zo veel mogelijk uit te sluiten. Het beleid van BOOR is er verder op gericht een zo minimaal mogelijke instroom in de arbeidsongeschiktheidsregelingen te veroorzaken. Voorlichting Kengetallen over ziekteverzuim in de eigen organisatie zijn voorhanden via de verzuimrapportages. In het teamoverleg komt het ziekteverzuim aan de orde en worden kengetallen vergeleken met het Sector of bestuur gemiddelde. De directie informeert werknemers over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de afspraken die hierover zijn gemaakt. Voorlichting is een essentieel onderdeel van de aanpak van ziekteverzuim. Functioneringsgesprek Tijdens jaarlijks terugkerende functioneringsgesprekken is het ziekteverzuim een punt op de agenda. Op deze manier kan systematisch worden geïnventariseerd of er (werk gerelateerde) oorzaken voor het verzuim zijn en kunnen er werkafspraken worden gemaakt ter bestrijding van deze oorzaken. Specifiek voor het bespreken van verzuim wordt gebruik gemaakt van het verzuimgesprek. Verzuimgesprek De direct leidinggevende houdt met iedere werknemer die driemaal per schooljaar heeft verzuimd een verzuimgesprek. Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Bijlage 4 bevat een leidraad voor een dergelijk verzuimgesprek. Uit het gesprek blijkt of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privéomstandigheden of een combinatie van factoren. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen werkgever en werknemer tot een oplossing van de problemen te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, een afspraak te plannen bij de bedrijfsarts, of een andere manier van ondersteuning bij het oplossen van het probleem te verzorgen. Nb: van een gesprek op verzoek van werknemer bij de bedrijfsarts volgt in principe geen terugkoppeling naar de werkgever, tenzij werknemer hier expliciet om vraagt. 4

5 3. Curatief beleid In geval van ziekmelding streeft BOOR naar het herstel van de werknemer en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel re-integratie. Uitgangspunt is waar mogelijk herstel voor de eigen functie op de eigen school. BOOR streeft naar inzet van professionele begeleiding van zieken en zet waar nodig gespecialiseerde hulpverleners in. Adviezen in deze van de bedrijfsarts worden door BOOR getoetst aan de tevredenheid over en prijsstelling van de hulpverlener. Het kan voorkomen dat BOOR het betreffende advies niet overneemt. Het advies van de bedrijfsarts over de medische beperkingen van de zieke medewerker is in principe leidend. Wanneer de zieke het niet eens is met de waarneming van de bedrijfsarts bestaat de mogelijkheid om binnen 10 werkdagen een deskundigenoordeel aan te vragen bij het uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV). Bij het UWV kunnen BOOR en de werknemer informatie zoeken betreffende de wet en regelgeving via Ziekmeldingsprocedure De werknemer meldt zich ziek bij de leidinggevende. Leidinggevende en werknemer dienen zich te houden aan het protocol bij ziekte en re-integratie (zie bijlage 1). BOOR zorgt er door een speciaal voor dat doel ontworpen folder voor dat alle werknemers op de hoogte zijn van het protocol bij ziekte en re-integratie en voorziet de directie van een leidraad voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding (zie bijlage 3).Specifieke afspraken per school worden vastgelegd in overleg met de medezeggenschapsraad. BOOR maakt afspraken met de bedrijfsarts over het verrichten van de verzuimbegeleiding. Dit gebeurt om inzicht te krijgen in mogelijk werk gerelateerd verzuim, om onterechte ziekmelding tegen te gaan en om de verzuimbegeleiding zo adequaat mogelijk te laten verlopen. Betrokkenheid De betrokkenheid van leidinggevenden en collega s bij de situatie waarin de zieke zich bevindt is voor BOOR een belangrijk punt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden aangemoedigd. Bij langdurig verzuim tracht de schoolleiding vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat re-integratie van de werknemer na zijn herstel voorspoedig verloopt. De leidinggevende houdt regelmatig ( circa 2 wekelijks, maar minimaal 1 maal per 6 weken ) contact met de zieke. Van de gesprekken word een verslag gemaakt en door beide partijen ondertekend. De relevante post en andere informatie van de school worden doorgestuurd. De leidinggevende zorgt ervoor dat op gezette tijden een attentie wordt bezorgd. Bijlage 5 is een leidraad voor huisbezoek door een leidinggevende. Werkhervatting en re-integratie Werkhervatting brengt een aantal regels met zich mee voor werkgever en werknemer, zoals vastgelegd in het protocol werkhervatting (zie bijlage 2).BOOR dient ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van dit protocol en voorziet de directie van een leidraad voor een werkhervattinggesprek (zie bijlage 6). BOOR en de leidinggevende bevorderen de re-integratie van zieke werknemers door tijdige maatregelen te treffen en voorschriften te leveren aan de hand waarvan de werknemer zijn werk kan hervatten, dan wel een aangepaste functie kan vervullen. Als blijkt dat de werknemer het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, probeert BOOR door de inzet van een arbeidsdeskundige te bepalen wat de mogelijkheden van de werknemer zijn en zo nodig een re-integratiebedrijf inschakelen om de werknemer in een andere organisatie van passend werk te voorzien (het zogenoemde 2 de spoor). Aangepast werk Door middel van tijdelijk aangepaste werkzaamheden blijft de werknemer betrokken bij zijn werk en zal hij minder snel in de WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) belanden. Bovendien kan de schoolleiding gebruik blijven maken van de kennis en capaciteiten van de werknemer. De bedrijfsarts geeft aan wat in medische zin de mogelijkheden en de beperkingen zijn van de werknemer. De werkgever bekijkt welke taken van de functie kunnen worden aangeboden. Bij aangepast werk worden afspraken gemaakt over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. Aangepast werk is nooit een doel op zich, maar zal in de regel zijn gericht op hervatting in het oorspronkelijke werk binnen een bepaalde termijn. Aangepast werk kan tevens als middel worden ingezet om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden met betrekking tot de re-integratie. De werkgever maakt duidelijke afspraken over de termijn waarbinnen het middel aangepast werk wordt ingezet. Tevens wordt overwogen welke middelen voorhanden zijn het eigen werk weer passend te maken (bijvoorbeeld: werkplekaanpassing). Indien er sprake is van een medische eindtoestand, waarin duidelijk is dat betrokkene niet 5

6 meer geschikt zal worden voor het eigen werk, zal getoetst worden of er in de organisatie andere passende functies voorhanden zijn. Dit zal in samenwerking gebeuren met een arbeidsdeskundige. Sociaal-medisch teamoverleg De mogelijkheid bestaat om gemiddeld 2 maal per jaar in het sociaal-medisch team (SMT) bij elkaar te komen voor overleg. Het sociaal-medisch team bespreekt de verzuimcijfers, het individuele verzuim en algemene problematiek. Ook de mogelijkheden voor aangepast werk zijn onderwerp van gesprek. Er kunnen afspraken worden gemaakt over actuele verzuimgevallen en over hoe verzuim kan worden tegengegaan. Het team bestaat uit de personeelsadviseur van de afdeling expertdiensten, de bedrijfsarts, en de leidinggevende(en). Eventueel kan er een notulist aanwezig zijn. Op verzoek van de aanwezigen bestaat incidenteel de mogelijkheid om een van de professionele begeleiders ( bijvoorbeeld: bedrijfspsycholoog) uit te nodigen indien er over een bepaald onderwerp sprake lijkt te zijn van structurele problematiek. Naast het SMT kan de leidinggevende een afspraak maken met de personeelsadviseur. Aan de orde zijn dezelfde onderwerpen als het SMT. Eveneens kan de samenwerkingsrelatie met de bedrijfsarts en andere dienstverleners op dit terrein aan de orde komen. 6

7 4. Registratie en administratie Om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt BOOR zorg voor een registratie en administratie van de afwezigheid van personeel, absentie door ziekteverzuim inbegrepen. Ziekmelding vindt plaats door of namens de leidinggevende in Insite en wordt vervolgens genoteerd in het personeelssysteem AFAS. het ziekteverzuimpercentage in een bepaalde periode en als trend; de gemiddelde ziekteverzuimduur in dagen in een bepaalde periode; de ziekmeldingsfrequentie in een bepaalde periode; het percentage niet zieke medewerkers Dit overzicht bevat algemene, niet individuele, verzuimgegevens, die in de teamvergadering van de school kunnen worden besproken. De kengetallen van de eigen school kunnen worden gespiegeld aan die van vergelijkbare scholen en eventueel aan het landelijke gemiddelde. De leidinggevende kan via Insite een overzicht krijgen op de verzuimgegevens op persoonsniveau. Deze worden uitsluitend met de betreffende medewerker besproken. 7

8 Bijlage 1: protocol bij ziekte en re-integratie Doel: Voor zowel de leidinggevende als de zieke werknemer een heldere procedure vaststellen. 1. De werknemer die vanwege ziekte niet kan werken meldt zich ziek bij de leidinggevende of diens plaatsvervanger op de eerste dag van het ziekteverzuim. 2. Verzuim door ziekte moet zo spoedig mogelijk worden gemeld, zodat de leidinggevende tijdig voor vervanging kan zorgen. 3. De leidinggevende informeert naar de oorzaak en ernst van de ziekte, verwachte duur, de overdracht van belangrijke informatie enzovoort en maakt een vervolgafspraak met de melder voor een volgend contact. Zo wordt bepaald wat over het verzuim aan het onderwijsteam, leerlingen en ouders wordt verteld. In de eerste zes weken van het verzuim is er in ieder geval wekelijks contact. 4. Een zieke leerkracht zorgt er voor dat de vervangende leerkracht zo spoedig mogelijk over een lesprogramma beschikt en over alle informatie die nodig is om de lessen te kunnen overnemen. 5. De leidinggevende zorgt er voor dat de melding op de eerste dag van het ziekteverzuim wordt gemeld. 6. Op aangeven van de leidinggevende wordt bepaald wanneer de zieke werknemer wordt opgeroepen voor het spreekuur. Tijdstip van het eerste spreekuur hangt af van de aard van het verzuim. In de regel vindt dit eerste contact met de bedrijfsarts plaats na ongeveer 5-6 weken verzuim. Op verzoek kan dit vervroegd worden. 7. Indien het ziekteverzuim langer duurt dan twee weken neemt de leidinggevende contact op met de werknemer om na te gaan in hoeverre een huisbezoek door de leidinggevende en/of collega s gewenst is. Indien de werknemer aangeeft bezoek op prijs te stellen, zorgt de leidinggevende op korte termijn voor een bezoek. 8. De werknemer moet tijdens het ziekteverzuim bereikbaar zijn voor de leidinggevende en voor BOOR, uiteraard voor zover de gezondheidstoestand dit toelaat. De zieke informeert in geval van een afwijkend verpleegadres zowel de leidinggevende als de bedrijfsarts. In de eerste 6 weken van ziekte geldt dat men van 10 tot 12 en van 14 tot 16 uur telefonisch bereikbaar is. Onder bereikbaar wordt verstaan: persoonlijk bereikbaar, voic , en dergelijke volstaan niet. Er zijn situaties denkbaar waarin de aard van de klachten zodanig is dat men niet bereikbaar kan zijn. 9. Tijdens het verzuim is het niet toegestaan andere werkzaamheden te verrichten zonder toestemming van de bedrijfsarts en van de leidinggevende. 10. De werknemer geeft veranderingen in de situatie door aan de leidinggevende en de bedrijfsarts. 11. Een zieke werknemer werkt mee aan een spoedig herstel en doet er alles aan om op een zo kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Adviezen van de bedrijfsarts moeten worden opgevolgd. 12. De zieke werknemer denkt mee met de bedrijfsarts en leidinggevende over re-integratieactiviteiten en doet zo nodig zelf voorstellen. 13. BOOR zal alle re-integratie inspanningen verrichten die redelijkerwijs kunnen worden verwacht om de werknemer snel weer aan het werk te helpen in de eigen organisatie. Wanneer vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en er geen andere passende arbeid in de eigen organisatie voor handen is zorgt BOOR voor de inschakeling van een arbeidsdeskundige en een re-integratiebedrijf ter bemiddeling van de werknemer naar passende arbeid bij een andere werkgever. 14. In alle gevallen ontvangt de directie uiterlijk in de zesde ziekteweek een probleemanalyse met advies van de bedrijfsarts. De directie zorgt dat de zieke werknemer van beide ook een exemplaar krijgt. 15. Aansluitend maken directie en zieke werknemer een plan van aanpak. Als sprake is van duurzaam benutbare mogelijkheden bespreken de leidinggevende en de werknemer binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse en plan van aanpak de verdere stappen naar re-integratie. De directie nodigt in de week van de ontvangst van de probleemanalyse de zieke werknemer uit voor een gesprek. 16. Als volgens de bedrijfsarts sprake is van dreigend langdurig verzuim leggen de leidinggevende en expertdiensten een re-integratiedossier aan dat alle gegevens, documenten en correspondentie bevat die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten. 17. De casemanager en de zieke werknemer overleggen regelmatig (ongeveer eenmaal per zes weken) om te bepalen of alle afspraken in het plan van aanpak zijn nagekomen en of het plan van aanpak nog 8

9 aansluit op de situatie van de werknemer. Van deze gesprekken dient een verslag te worden gemaakt die door beide partijen wordt ondertekend. 18. Wanneer de gezondheidstoestand het toelaat wordt een werknemer die langdurig verzuimd, uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten om de band met de school in stand te houden. 19. Na 42 weken ziekte wordt de werknemer gemeld bij het UWV. 20. Na circa 9 maanden ziekte wordt de zieke werknemer uitgenodigd bij de afdeling expertdiensten voor een gesprek. In dat gesprek is aandacht voor het eventuele verdere verloop van de procedure en de geldelijke gevolgen van ziekte nadat er 12 maanden zijn verstreken. 21. Na circa 12 maanden evalueren de leidinggevende, de casemanager en werknemer de geleverde reintegratie inspanningen. De evaluatie wordt door de leidinggevende schriftelijk vastgelegd. In dit verslag worden door de opgenomen: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, het afgesproken doel voor het tweede ziektejaar en de gemaakte afspraken om dit doel te bereiken. De zogenaamde eerstejaarsevaluatie is verplicht. Er kan tijdens de gehele ziekteperiode een deskundigenoordeel aan het UWV worden gevraagd. Doel is om na te gaan hoe het UWV over de inspanningen tot nu toe denkt. Dit kost voor de werkgever 400 en voor de werknemer Rond de 87e ziekteweek evalueert de bedrijfsarts op basis van de contacten met de leidinggevende en de werknemer het verloop van de re-integratie. De bedrijfsarts beschrijft dit in een Actueel Oordeel, onderdeel van de probleemanalyse. 23. In de 87e ziekteweek evalueert de leidinggevende samen met de werknemer het plan van aanpak. De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. 24. In de 89e ziekteweek overhandigt of stuurt de directie het plan van aanpak (inclusief bijstellingen en evaluatie) aan de afdeling expertdiensten. De bedrijfsarts stuurt de medische informatie rechtstreeks aan de werknemer. De werknemer zorgt vervolgens voor het completeren en insturen van de aanvraag aan het UWV. Dit kan met ondersteuning van de personeelsadviseur. 25. Uiterlijk in de 91e ziekteweek levert de werknemer bij het UWV een aanvraag in voor een WIAuitkering, inclusief het re-integratieverslag (gehele probleemanalyse, medische informatie en het plan van aanpak). Werkgever en werknemer kunnen samen besluiten om de WIA-aanvraag uit te stellen. BOOR doet dit slechts in die situatie als werknemer zeer waarschijnlijk op korte termijn weer volledig aan de slag gaat. Uitstel op andere gronden is niet aan de orde. 26. Na 104 weken verzuim kan de zieke werknemer in de WIA stromen of begint de periode van de verlengde wachttijd. 27. Voor de WIA-aanvraag hebben bedrijfsarts, werkgever en werknemer weergegeven wat de laatste stand van zaken is. Hiermee eindigen de verplichtingen over en weer niet. Zolang het einddoel van de re-integratie nog niet is bereikt, moeten werknemer en werkgever hieraan blijven werken. Deze verplichting loopt door zolang het dienstverband bestaat. 28. Bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk kan de werkgever overgaan tot ontslag na een periode van 24 maanden verzuim. Belangrijk: De ontslagtermijn van twee jaar bij arbeidsongeschiktheid wordt verlengd in de situatie dat de wachttijd van 104 weken wordt verlengd door het UWV op gezamenlijk verzoek van werknemer en werkgever, dan wel indien de werkgever zonder deugdelijke grond zijn verplichtingen onvoldoende nakomt of onvoldoende re-integratieinspanningen heeft verricht. De duur van de verlenging van de ontslagtermijn is gelijk aan de duur waarmee de wachttijd WIA is verlengd. Tevens wordt de ontslagtermijn verlengd met de duur van de vertraging indien de werkgever de aangifte van de arbeidsongeschiktheid bij het UWV later doet dan is voorgeschreven (uiterlijk op de eerste dag nadat de ongeschiktheid van de werknemer 13 weken heeft geduurd). In de WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) blijft een werknemer met minder dan 35% loonverlies in beginsel in dienst van de werkgever. Werkgever en werknemer moeten er alles aan doen om de werknemer aan het werk te houden. Lukt dat niet dan heeft de werknemer eventueel recht op WW of bijstand. 9

10 Bijlage 2: Protocol werkhervatting Doel: richtlijn voor werknemers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Werkwijze: bespreek deze richtlijnen in de teamvergadering en leg deze ter instemming voor aan de MR. Verzuim < 6 weken: 1. De werknemer hervat het werk zodra dit kan. Indien er in eerder contact een vermoedelijke datum afgesproken is hervat de werknemer op die datum. Is er eerder of later sprake van herstel dan laat de werknemer dit zo snel mogelijk weten. 2. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de zieke kan de directie alsnog de bedrijfsarts verzoeken de werknemer op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. 3. In overleg of na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. 4. De leidinggevende zorgt voor melding van het herstel. Verzuim > 6 weken: 1. Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Arbeid therapeutisch werken is aan voorwaarden verbonden die vermeld staan in de CAO. Er is geen loonwaarde aan verbonden en de werknemer blijft in formele zin ziek. Algemeen: Bij hervatting van de werkzaamheden houden werknemer en schooldirectie een werkhervattinggesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. Een volledige herstelmelding betekent dat de betreffende werknemer zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet lesgebonden taken. In de situatie dat betrokkene een gering deel van de taken niet verricht kan er voor gekozen worden de zieke voor 1% ziek te laten staan. 10

11 Bijlage 3: leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij ziekmelding. 1. Gebruik Insite om de gegevens van de betreffende werknemer voor het gesprek in kaart te hebben. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. Zieke werknemer hoeft hierover niets te zeggen, echter wel voor beperkingen voor het werk / aangepaste taken. 3. Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is. 4. Kan ik iets voor je doen? Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn. 5. Wanneer denk je er weer te zijn? 6. Vat punt 4 en 5 samen en trek gezamenlijk een conclusie. 7. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 8. Leg belangrijke informatie vast. 9. Indien u een rapportage van een gesprek maakt, zorg er dan voor dat de werknemer er een exemplaar van krijgt. 11

12 Bijlage 4: leidraad voor een verzuimgesprek Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij frequent of langdurig verzuim. 1. Zorg voor een goede voorbereiding: ken de achtergronden van het verzuim; bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar (Insite); analyseer de gegevens en cijfers. 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: dossier; Insite informatie van externe instanties zoals de bedrijfsarts; informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort. 3. Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers. 4. Zorg voor een rustige locatie. 5. Confronteer de medewerker meteen met zijn verzuimgegevens, zwart op wit. 6. Geef aan welke gevolgen het verzuim voor de school heeft. 7. Vraag de medewerker wat de oorzaken van het verzuim zijn. 8. Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed). 9. Inventariseer samen met de medewerker alle factoren die het verzuim beïnvloeden. 10. Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen, maar laat hem die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 11. Maak concrete en controleerbare afspraken. 12. Beloof niet wat u niet kunt beloven (bevoegdheid). 13. Leg alle afspraken vast. 14. Wees duidelijk en laat de medewerker in heldere termen weten wat wel en niet kan. 15. Vat het gesprek samen en evalueer het. 16. Bepaal een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek. 12

13 Bijlage 5: leidraad voor huisbezoek Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding en collega s van de zieke werknemer. 1. Eerst een afspraak maken. Het bezoek is niet bedoeld voor controle. Medewerker en eventuele gezinsleden moeten in de gelegenheid zijn zich voor te bereiden op uw komst. 2. Bereidt u voor op het bezoek: verzamel informatie over de zieke (via bedrijfsarts, collega's, Insite); neem wanneer voorhanden informatie over de organisatie mee voor de zieke (verslagen, mededelingen); neem een kleine attentie mee. 3. Benut het bezoek om meer achtergrondinformatie te verzamelen en de situatie beter in te kunnen schatten. Een aantal punten van de checklist bij ziekmelding komt wellicht weer aan de orde: is er hulp nodig, wat zijn de verwachtingen? 4. Laat de medewerker aan het woord. 5. Probeer te achterhalen of meer contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld. 6. Zijn er andere manieren om de binding met de organisatie te houden? 7. Leg na het bezoek belangrijke informatie vast. 13

14 Bijlage 6: leidraad voor werkhervattingsgesprek Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding om de terugkomst van de werknemer zo soepel mogelijk te laten verlopen. 1. Plan het tijdstip van het gesprek op de eerste dag van de werkhervatting, liefst voor aanvang van de lessen. 2. Als u zelf niet aanwezig bent, regel dan vooraf wie het gesprek overneemt. 3. Neem de tijd voor het gesprek en zorg voor een rustige omgeving. 4. Raadpleeg van tevoren de vastgelegde informatie. 5. Begin het gesprek met een sympathiek welkomstwoord. 6. Geef het doel van het gesprek aan en licht toe wat er op de agenda (punt 7 t/m 10) staat. Vraag of de medewerker nog punten heeft en voeg deze toe. 7. Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele problemen in de uitoefening van het werk. 8. Vertel wat er is veranderd tijdens de absentie. 9. Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn. 10. Vat het gesprek samen en plan eventueel een volgend gesprek. 11. Na het gesprek: bedenk goed of de medewerker niet te vroeg of met een te zware uren last begint; zorg ervoor dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd; leg belangrijke informatie vast. geef de werknemer een afschrift van de afspraken. 14

15 Bijlage 7: algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) Deze regeling is ingesteld om het re-integratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WIA te beperken. Met deze wet hebben werkgever én werknemer meer verantwoordelijkheid gekregen. Aan het einde van het tweede ziektejaar zal het UWV toetsen of de werkgever en de werknemer voldoende hebben gedaan om re-integratie te bewerkstelligen. De werkgever heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. Een dwangmiddel is het stoppen van een (gedeelte van) het salaris. In het uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige werknemer zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de re-integratie mogelijkheden kunnen werkgever en werknemer UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een deskundigenoordeel vragen. Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de bedrijfsarts moet de volgende gegevens bevatten: 1. Algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en re-integratie zoals: de aard van de klachten; diagnose; behandeling; prognose; 2. Beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; 3. Mogelijke belemmerende omstandigheden in het privéleven en het werk; 4. Als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; 5. Motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. De probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: verwachtingen over herstel, werkhervatting en re-integratie zonder nadere interventie; welke problemen werkhervatting en/of re-integratie in de weg staan; in hoeverre interventie re-integratie en/of werkhervatting kan bevorderen; de werkgever de arbeidstaak moet aanpassen; Advies aan werkgever en werknemer Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Werkgever en werknemer moeten goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de werknemer zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak Op basis van de probleemanalyse en het advies van de bedrijfsarts maken werkgever en werknemer een Plan van aanpak waarin wordt opgenomen: wie de casemanager is; het uiteindelijke doel van de re-integratie; in welke stappen dat doel wordt bereikt; welke activiteiten worden ondernomen en door wie (werknemer, werkgever, de Arbodienst of een andere instelling); De planning van de activiteiten; Wanneer de werkgever, werknemer en bedrijfsarts evalueren. Opmerking: UWV ondersteunt de werkgever en de werknemer met brochures, handleidingen en formulieren voor het maken van een re-integratieverslag. Bezoek 15