ZIEKTEVERZUIMBELEIDSPLAN. Vereniging tot instandhouding Christelijk onderwijs te Bruinisse

Transcriptie

1 ZIEKTEVERZUIMBELEIDSPLAN Vereniging tot instandhouding Christelijk onderwijs te Bruinisse Versie oktober 2003

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Preventief beleid 2.1. Verzuimbeïnvloedende factoren 2.2. Voorlichting 2.3. Ziekmeldingsprocedure 2.4. Verzuimgesprek 3. Curatief beleid 3.1. Motivatie door sociale contacten 3.2. Werkhervatting en reïntegratie 3.3. Aangepast werk 4. De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) per 1 april Registratie en administratie Bijlage: 1. Protocol ziekmelding 2. Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding 3. Leidraad voor een verzuimgesprek 4. Activiteiten tijdens ziekteverzuim 5. Leidraad voor huisbezoek 6. Protocol Werkhervatting 7. Leidraad voor werkhervattinggesprek

3 1. Inleiding Onder het ziekteverzuimbeleid verstaat het bevoegd gezag het geheel aan plannen en maatregelen gericht op het voorkomen en/of verminderen van het verzuim. Hierbij zijn activiteiten gericht op het bevorderen van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van de werknemer in relatie tot zijn/haar werk van wezenlijk belang. Het ziekteverzuimbeleid maakt onderdeel uit van het arbo- en personeelsbeleid. Het ziekteverzuimbeleid voldoet aan de wettelijke bepalingen (zoals deze onder meer beschreven staan in de WAO, Arbo-wet en Wet Terugdringing Ziekteverzuim en waarin aangegeven staat dat er een geschreven ziekteverzuimbeleid dient te zijn). De verantwoordelijkheid voor het opstellen en uitvoeren van het verzuimbeleid ligt bij het bevoegd gezag en schoolleiding gezamenlijk. Beiden laten zich hierin bijstaan door een gecertificeerde arbodienst nl. ARBO Unie Zeeland. Met het ziekteverzuimbeleid worden de volgende doelstellingen nagestreefd: Het voorkomen dat medewerkers door het verrichten van hun werkzaamheden arbeidsongeschikt worden. De preventie van beroepsziekten. Het ziekteverzuim zo laag mogelijk houden. Het voldoen aan de wettelijke regels. In dit ziekteverzuimbeleidsplan wordt een onderscheid gemaakt naar: Preventief beleid, dit wil zeggen beleid gericht op verbetering van de balans belasting/belastbaarheid. Curatief beleid, dit wil zeggen beleid gericht op een spoedig herstel en werkhervatting. Registratie en administratie. Het bevoegd gezag draagt zorg voor het sociaal en arbeidsomstandighedenbeleid, waarvan het ziekteverzuimbeleid onderdeel uitmaakt. Daarnaast draagt zij zorg voor een adequate overlegstructuur binnen haar organisatie. De directie is verantwoordelijk voor een goede introductie van het verzuimbeleid op de school en aan de werknemers. 2. Preventief beleid Het preventieve beleid heeft als motto voorkomen is beter dan genezen. De essentie van preventie is dat we beschikken over middelen om potentieel verzuimbeïnvloedende factoren te signaleren en passende acties te ondernemen. De volgende middelen worden hiertoe ingezet: Individuele gesprekken met medewerkers (functioneringsgesprekken, loopbaangesprekken) Teamvergaderingen (waarin periodiek besproken; het verzuim, welzijn, arbeidsomstandigheden) Directieoverleg Managementoverleg met de andere directeuren Signalen vanuit de medezeggenschapsraden Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) + plan van aanpak Ziekmeldingsprocedure

4 Voorlichting over het verzuimbeleid Het aanbieden van een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) Het aanbieden van een open arbeidsomstandighedenspreekuur 2.1. Verzuimbeïnvloedende factoren De directie zal zich inzetten om het ziekteverzuim te beïnvloeden onder meer door middel van het zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, een goed schoolklimaat, een gepaste wijze van leidinggeven en voldoende aandacht voor de individuele leerkracht. De werknemer zorgt onder meer door middel van een gezonde levenswijze, tijdige onderkenning en bespreking van problemen voor het voorkomen van ziekteverzuim. Het beleid van Ver. tot instandhouding van Chr. onderwijs te Bruinisse, is er op gericht de beïnvloedbare verzuimfactoren zodanig optimaal te maken, dat er sprake is van zo min mogelijk verzuim Voorlichting Het ziekteverzuim van de organisatie wordt in het teamoverleg besproken. Hierbij worden de kengetallen van het verzuim vergeleken met het landelijk gemiddelde. Daarnaast wordt door het bestuur van de school regelmatig voorlichting over allerlei zaken gegeven, die met gezondheid en arbeid hebben te maken en die tot doel hebben preventie van beroepsgebonden aandoeningen. Tevens worden de werknemers door de directie geïnformeerd over het gehanteerde ziekteverzuimbeleid en de daarmee verbonden afspraken Ziekmeldingsprocedure De ziekmelding dient de werknemer bij de directeur van de school te doen. Hierbij dienen werkgever en werknemer zich te houden aan het Protocol Ziekmelding (zie bijlage 1). Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat alle werknemers op de hoogte zijn van het Protocol Ziekmelding. Door het bevoegd gezag wordt een leidraad voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding (zie bijlage 2) aan de directie beschikbaar gesteld. Door het bevoegd gezag worden met de arbodienst afspraken gemaakt over te verrichten controles, enerzijds om inzicht te verkrijgen in mogelijk werkgerelateerde verzuim en anderzijds om het onterecht ziekmelden tegen te gaan. Daarnaast zal de directie zich er voor inzetten, dat iedere werknemer een sterke binding met het werk en collega s heeft. Hierbij zal de directie zorgdragen voor een prettige werksfeer.

5 2.4. Verzuimgesprek (hoog verzuim) De directeur houdt met iedereen, die heeft verzuimd en losstaand van het actuele verzuim, een verzuimgesprek. In dit gesprek komt de oorzaak van het individuele verzuimgedrag aan de orde. In bijlage 3 is een leidraad voor het verzuimgesprek opgenomen. Na het gesprek zal duidelijk zijn of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, de arbeidsomstandigheden dan wel privé-factoren. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, zal gezamenlijk aan een oplossing van de problemen worden gewerkt. Ook de gevolgen van de afwezigheid van betrokkene voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode zijn onderwerp van gesprek. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de arbodienst. 3. Curatief beleid In geval ziekmelding heeft plaatsgevonden wordt er door het bevoegd gezag naar gestreefd, het herstel en werkhervatting c.q. reïntegratie zo spoedig mogelijk te laten plaatsvinden. Dit zal worden bewerkstelligd door middel van de onderstaande activiteiten Motivatie door sociale contacten Vanuit de schoolleiding wordt zorggedragen, dat de betrokkenheid van collegae en leidinggevenden met de zieke gehandhaafd blijft. Bij langdurend verzuim van het werk wordt door de schoolleiding getracht vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat dit geen negatief effect op de werkhervatting kan hebben. Dit wordt onder meer bewerkstelligd door middel van regelmatig contact (wekelijks) van de directeur met de zieke. Behalve telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen enz. wordt ook relevante post en andere informatie van de school doorgestuurd. Het bevoegd gezag draagt er zorg voor, dat op gezette tijden een attentie wordt bezorgd. In bijlage 4 staat een overzicht van de activiteiten, die gedurende het ziekteverzuim van een werknemer, worden ondernomen. In bijlage 5 is een leidraad voor de leidinggevende opgenomen in geval van een huisbezoek Werkhervatting en reïntegratie In geval van werkhervatting zijn zowel de werkgever als de werknemer gehouden aan een aantal regels. Deze regels zijn vastgelegd in het Protocol Werkhervatting (zie bijlage 6). Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat alle werknemers op de hoogte zijn van het Protocol Werkhervatting. Door het bevoegd gezag wordt een leidraad voor het voeren van een werkhervattinggesprek (zie bijlage 7) aan de directeur beschikbaar gesteld Eigen of aangepaste arbeid Het bevoegd gezag en de schoolleiding stellen zich ten doel het reïntegratieproces van zieke werknemers te bevorderen onder meer door middel van het zo tijdig mogelijk treffen van maatregelen en het geven van voorschriften, zodat de zieke werknemer in staat wordt gesteld de eigen of passende arbeid te verrichten. Indien vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en het bevoegd gezag geen passende arbeid voorhanden heeft, bevordert de werkgever de inschakeling van de werknemer in voor hem passende arbeid in het bedrijf van een andere werkgever.

6 4. De Wet Verbetering Poortwachter (WVP) per 1 april 2002 Op 1 april 2002 is de Wet verbetering Poortwachter in werking getreden. Met deze nieuwe wettelijke maatregel wordt beoogd het reïntegratieproces in het eerste ziektejaar succesvoller te laten verlopen. Het doel is de instroom in de WAO te beperken. De werkgever én de werknemer hebben een grotere verantwoordelijkheid gekregen. De rol van de arbodienst is aangescherpt en er hebben een aantal aanpassingen plaatsgevonden in het stappenplan voor het eerste ziektejaar. De regeling geldt voor alle nieuwe ziektegevallen vanaf 1 april Voor de overige ziektegevallen geldt nog het oude regime. De USZO/UWV beoordeelt bij de instroom in de WAO of de reïntegratie-inspanningen voldoende zijn geweest. Bij een negatieve beoordeling kan de USZO/UWV de werkgever of de werknemer sanctioneren. De werkgever heeft meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan de reïntegratie. In uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige werknemer zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de reïntegratiemogelijkheden kunnen werkgever en werknemer reeds tijdens het eerste ziektejaar een second opinion vragen bij de USZO/UVW. Het wettelijk bepaalde moment voor de WAO-keuring kan maximaal met één jaar worden uitgesteld als werkgever en werknemer daarom vragen. Aanleiding kan zijn een verwacht herstel van de arbeidsgeschiktheid binnen deze periode. In een aanvullende Ministeriële Regeling zijn de gevraagde nieuwe maatregelen nader beschreven. Hieronder zijn de belangrijkste beschreven: A) Het stappenplan voor het eerste ziektejaar - De werkgever is verplicht zo snel mogelijk (binnen één week) een ziekmelding aan de arbodienst door te geven. - Indien naar verwachting van de arbodienst sprake is van dreigend langdurig verzuim èn niet vaststaat dat er geen reïntegratiemogelijkheden zijn, wordt door de arbodienst onverwijld een probleemanalyse (B) gemaakt incl. een advies (C) aan werkgever en werknemer - In ieder geval wordt na uiterlijk 6 weken verzuim een probleemanalyse gemaakt en adviseert de arbodienst de werkgever en werknemer hierover. - Uiterlijk in de 8 e week van het verzuim wordt door de werkgever en de werknemer een Plan van aanpak (D) opgesteld, indien uit het advies van arbodienst blijkt dat er nog mogelijkheden zijn om terugkeer naar arbeid te bevorderen. - De arbodienst voert regelmatig overleg (spreekuurcontact) met de werknemer om de uitvoering van het Plan van aanpak te volgen en om te voorkomen dat dit verzandt. - De werkgever heeft regelmatig, in ieder geval om de 6 weken een gesprek met zijn werknemer over het Plan van aanpak - In de 13 e week moet de werkgever de ziekmelding aan de USZO/UWV doorgeven, de USZO/UWV informeert werkgever over rechten en plichten en financiële risico s als de WAO onvermijdelijk is. - In de 8 e maand van het verzuim stelt de werkgever samen met de werknemer a.h.v. een te vormen reïntegratiedossier (E) het reïntegratieverslag (F) op. - Uiterlijk in de 39 e week dient de werknemer zelf de aanvraag voor de WAO in met het reïntegratieverslag bij de USZO/UWV. - Na 52 weken verzuim begint 1 e WAO-jaar of begint de periode verlengde wachttijd met loondoorbetaling. - Na 104 weken wordt de maximum termijn voor de verlengde wachttijd beëindigd.

7 B) De Probleemanalyse De probleemanalyse die door de arbodienst wordt gemaakt moet de volgende gegevens bevatten: - Algemeen: gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en reïntegratie; o Aard van de klachten; o Diagnose; o Behandeling; o Prognose; - De beperkingen voor het uitvoeren van de eigen functie of ander werk; - Eventuele belemmerende privé-, werk- en sociale omstandigheden; - Indien sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; - De motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. Plus een beoordeling van deze gegevens m.b.t. de volgende punten: - De verwachtingen t.a.v. herstel, werkhervatting en reïntegratie zonder nadere interventie. - Welke problemen staan werkhervatting/reïntegratie in de weg? - Op welk vlak kan een interventie de reïntegratie/werkhervatting kan bevorderen? - De vraag of de werkgever de arbeid moet aanpassen? C) Het advies aan werkgever en werknemer Het advies moet concrete stappen bevatten welke voor herstel en werkhervatting kunnen worden gezet. Werkgever en werknemer dienen goed geïnformeerd te worden over de functionele beperkingen en de mogelijkheden die de werknemer nog heeft en wat deze betekenen voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten. D) Het Plan van aanpak Op basis van het advies van de arbodienst wordt een plan van aanpak opgesteld door werkgever en werknemer. Hierin wordt beschreven: - Het perspectief op lange termijn voor wat betreft de reïntegratie. - De te ondernemen activiteiten. - Termijnen waarbinnen de doelstellingen naar verwachting kunnen worden bereikt. - Wie gaat optreden als de zogenaamde casemanager. o Het casemanagement kan worden uitgevoerd door de werkgever zelf, de arbodienst, een reïntegratiebedrijf of een andere partij. o De taak van de casemanager is het begeleiden van de noodzakelijke activiteiten en het verzorgen van het contact tussen werknemer, werkgever en arbodienst. - De werkgever stuurt onverwijld een afschrift van het plan van aanpak aan de werknemer, de arbodienst en evt. de casemanager. E) Het Reïntegratiedossier De werkgever stelt, indien naar de verwachting van de arbodienst sprake is van dreigend langdurig verzuim een reïntegratiedossier op. Het reïntegratiedossier: - Bevat alle gegevens, documenten en correspondentie die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten. - Geen medische gegevens, omdat dit deel van reïntegratiedossier bij de arbodienst ligt.

8 F) Het Reïntegratieverslag In de 8 e maand van het verzuim stelt de werkgever samen met de werknemer het reïntegratieverslag op waarin de volgende gegevens worden opgenomen: - De administratieve gegevens van de werknemer, de werkgever en de arbodienst. - De gegevens omtrent aard van het bedrijf, de functie, de bekwaamheden van de werknemer en de eerste arbeidsongeschiktheidsdag. - De adviezen van de arbodienst. - Het Plan van aanpak. - De meest recente evaluatie van de voortgang en de uitvoering van de in het Plan van aanpak gemaakte afspraken. - Mening van werkgever, werknemer en arbodienst over kwaliteit van de arbeidsrelatie. - Een actueel oordeel van de arbodienst over verloop van de ongeschiktheid tot werken, de functionele beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid. - Een actueel oordeel van de arbodienst en de werkgever over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever. - De medische gegevens die de werknemer via de arbodienst verkrijgt. - Het oordeel van de werknemer over het gehele reïntegratieverslag.

9 5. Registratie en administratie en evaluatie Ten behoeve van het beleid om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt het bevoegd gezag zorg voor een zorgvuldige registratie en administratie van afwezigheid. De afwezigheid in verband met ziekteverzuim maakt hiervan een belangrijk onderdeel uit. Het administratiekantoor Dyade zorgt voor een registratiesysteem dat de volgende gegevens kan opleveren: het ziekteverzuimpercentage (ZV) per individu en school over een bepaalde periode; de gemiddelde ziekteverzuimduur (GZD) in dagen per individu en school over een bepaalde periode; de ziekmeldingsfrequentie (ZF) per individu en school over een bepaalde periode; een indeling van het ziekteverzuim per school op grond van leeftijd, geslacht, OP, OOP etc. Ieder kwartaal wordt door het bevoegd gezag een overzicht betreffende de school gemaakt. Deze algemene verzuimgegevens, dus geen individuele verzuimgegevens, worden in de teamvergadering van de school besproken. De kengetallen van de eigen school worden hierbij gespiegeld aan die van het landelijk gemiddelde en ander vergelijkbare scholen. Jaarlijks maakt de arbodienst een analyse van het verzuim op schoolniveau. Deze gegevens worden eveneens gebruikt bij de contractevaluatie c.q. aanpassing van de contractafspraken. Als de resultaten van de verzuimanalyse daar aanleiding toe geven, zullen concrete acties worden opgenomen in een activiteitenplan. Eenmaal per jaar voert het bevoegd gezag, vertegenwoordigd door de directeur, een evaluatiegesprek met de arbodienst, waarbij de verzuimcijfers per school aan de orde komen en de voortgang van het activiteitenplan van het afgelopen jaar wordt bekeken.

10 Bijlage 1: Doel: Werkwijze: Protocol Ziekmelding de medewerkers van de school informeren over de procedure die wordt gevolgd tijdens (voortdurend) ziekteverzuim. dit voorbeeldprotocol aanpassen aan de eigen situatie én het contract met de arbodienst en ter instemming voorleggen aan de MR na de bespreking in bijvoorbeeld een teamvergadering. Opmerking: In onderstaand stappenplan is uitgegaan van een verzuimbegeleiding volgens het Basiscontract Integrale Arbozorg Bovendien is rekening gehouden met de Wet Verbetering Poortwachter welke met ingang van 1 april 2002 in werking is getreden, zie ook hoofdstuk De medewerker die vanwege een ziekte niet kan werken zorgt voor een spoedige en adequate melding van het verzuim. 2. De ziekmelding wordt gedaan bij de locatiecoördinator van de school of, bij afwezigheid, bij de plaatsvervanger. Deze informeert o.a. naar de oorzaak en ernst van de ziekte, verwachte duur etc. Verder wordt een vervolgafspraak gemaakt met betrokkene over een volgend contact. In de eerste 6 weken van het verzuim gebeurt dit in ieder geval wekelijks. 3. Ziekmelding dient in een zo vroeg mogelijk stadium plaats te vinden, maar uiterlijk voor 7.00 uur s ochtends zodat tijdig voor vervanging van de afwezige leerkracht kan worden gezorgd. 4. Een zieke leerkracht zorgt er voor, dat de vervangende leerkracht zo spoedig mogelijk de beschikking heeft over lesprogramma en alle informatie die nodig is om de lessen te kunnen overnemen. 5. De directeur van de school zorgt dat de ziekmelding zo snel mogelijk, in ieder geval binnen één week wordt doorgegeven aan de arbodienst. 6. Bij iedere ziekmelding ontvangt de medewerker via de arbodienst een eigen verklaring. Deze eigen verklaring vult de medewerker per omgaande in en zendt deze retour naar de arbodienst. 7. Mede aan de hand van de eigen verklaring bepaalt de arbodienst al dan niet in overleg met de schoolleiding wanneer de zieke medewerker wordt opgeroepen voor het spreekuur. De datum waarop het eerste spreekuurcontact plaatsvindt is afhankelijk van de aard van het verzuim. In de regel vindt het eerste spreekuurcontact in de derde week van de ziekte plaats. 8. De schoolleiding ontvangt van de arbodienst uiterlijk binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse en advies. Conform het reglement van de Stichting Vf/BGZ wordt, indien de periode van ziekte langer dan zes weken duurt, een verklaring van de bedrijfsarts in het dossier opgenomen, dat de arbeidsongeschiktheid van de medewerker wordt veroorzaakt door ziekte. 9. Indien het verzuim langer dan acht weken duurt en wanneer er duurzaam benutbare mogelijkheden zijn stellen de schoolleiding samen met de betrokken medewerker in de

11 achtste week van het verzuim een plan van aanpak op gericht op de reïntegratie in eigen of andersoortig werk. 10. De schoolleiding en de zieke medewerker hebben regelmatig overleg om te evalueren of alle afspraken in het plan van aanpak zijn nagekomen, en of het plan van aanpak nog aansluit op de situatie van de werknemer. 11. Vanaf het moment dat de medewerker zich ziek meldt start de schoolleiding met het aanleggen van een reïntegratiedossier. Het medisch deel van het reïntegratiedossier blijft bij de arbodienst. 12. In de dertiende week van ziekte doet de schoolleiding c.q. het bestuur een melding bij het USZO/UWV (uitvoeringsinstelling werknemersverzekeringen). 13. Rond de 35 e week ontvangt de zieke medewerker van de arbodienst een recente en actuele versie van de probleemanalyse. Samen met de medewerker wordt het plan van aanpak geëvalueerd. Daarna draagt de schoolleiding c.q. het bestuur alle documenten voor het reïntegratieverslag over aan de zieke medewerker. 14. Uiterlijk in de 39 e week van ziekte dient de zieke medewerker zelf de aanvraag voor een WAO-uitkering met het reïntegratieverslag in bij het USZO/UWV. 15. Na 52 weken verzuim kan de medewerker in aanmerking komen voor een WAOuitkering. 16. Afhankelijk van het contract vinden in de regel gedurende het eerste ziektejaar in totaal 10 spreekuurcontacten en gedurende het tweede jaar 4 spreekuurcontacten. 17. De spreekuurcontacten kunnen afhankelijk van de verzuimoorzaak zowel plaatsvinden bij de bedrijfsarts, de psycholoog, de bedrijfsmaatschappelijk werker of bij de arboverpleegkundige. 18. De begeleiding door de arbodienst wordt gecontinueerd tot 24 maanden na het begin van de ziekmelding. Daarna kan tot ontslag worden overgegaan. Gedurende deze periode onderzoekt de schoolleiding c.q. het bestuur en de zieke medewerker ook of er werkzaamheden verricht kunnen worden in een andere functie en/of sector. 19. Na 18 maanden verzuim bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk, gaat het bevoegd gezag over tot het aanvragen van een functieongeschiktheidsadvies (FOA) bij het USZO/UWV. De werknemer wordt van deze aanvraag bij de USZO/UWV schriftelijk op de hoogte gesteld. Tevens krijgt de werknemer bericht van het ontslagvoornemen. 20. Na uiterlijk 24 maanden verzuim kan bij voortdurende arbeidsongeschiktheid voor het eigen werk het bevoegd gezag overgaan tot ontslag.

12 Bijlage 2: Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding. Doel: Hulpmiddel voor de directeur of diens plaatsvervanger te gebruiken bij de ziekmelding. Het adequaat en gestructureerd aannemen van een ziekmelding. 1. Gebruik bij het gesprek de verzuimkaart van de betreffende medewerker. 2. Vraag wat de medewerker mankeert, de aard en de ernst van de aandoening. 3. Laat hem/haar vertellen. 4. Gevoelsreactie: 'Wat vervelend voor je'. 5. Kan ik iets voor je doen? Laat de medewerker vertellen over zijn/haar belangen op de korte termijn. 6. Wanneer denk je er weer te zijn? 7. Vat punt 5 en 6 samen en trek gezamenlijk een conclusie. 8. Spreek af hoe nu verder en waar het volgende contact plaatsvindt.

13 Bijlage 3: Leidraad voor een verzuimgesprek Doel: Aanleiding: Hulpmiddel voor de schoolleiding of diens plaatsvervanger te gebruiken bij het voeren van een verzuimgesprek. Confrontatie met de realiteit (hoog verzuim) en dit vertalen in verdere constructieve samenwerking (o.a. door verzuimreductie). Hoog verzuim ( in de frequentie en/of duur) 1. Zorg voor een goede voorbereiding: - kennis van de feiten van het verzuim van betrokkene - verzuimhistorie van de laatste twee jaar. - analyseer de gegevens en cijfers (patronen etc). 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: - dossier - verzuimkaart. - informatie van externe instanties o.a. de arbodienst - informatie bekend uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprek etc. 3. Maak tevoren een afspraak waarbij doel en plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers worden aangegeven. 4. Reserveer ongeveer een uur en zorg voor een rustige plaats zonder storingen. 5. Start het gesprek met de confrontatie van de medewerker met zijn verzuimfeiten. Niet uit de losse hand, maar op papier. Laat deze aan medewerker zien. 6. Geef aan wat de consequenties/problemen daarvan voor de school zijn. 7. Vraag de medewerker waar volgens hem/haar de oorzaken van het verzuim moeten worden gezocht. 8. Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (durf stiltes te laten vallen: doorvragen, samenvatten en luisteren). 9. Inventariseer samen met de medewerker de zaken die het verzuim beïnvloeden (heden, verleden, toekomst, bedrijfsintern, bedrijfsextern, persoonsgebonden, niet persoonsgebonden). 10. Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen. Laat medewerker zelf oplossingen aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 11. Maak afspraken: concreet, duidelijk, controleerbaar. 12. Doe geen toezeggingen waarvoor u geen beslissingsbevoegdheid hebt en neem niet zelf alle problemen op uw schouders. 13. Leg alle afspraken vast. Vat het gesprek samen.

14 14. Evalueer het gesprek. 15. Stel een datum vast voor een evaluatie- of vervolggesprek.

15 Bijlage 4: Doel: Werkwijze: Activiteiten tijdens ziekteverzuim. Informatie en richtlijnen voor de medewerkers voor het geval zij met ziekteverzuim zijn. Bespreek deze richtlijnen in de teamvergadering en leg deze ter instemming voor aan de MR. 1. Gedurende de periode dat een personeelslid van school afwezig is, wordt regelmatig contact onderhouden tussen de schoolleiding en het betreffende personeelslid. Enerzijds is dit noodzakelijk om binnen de school op de hoogte te zijn van de aard, ernst en duur van het ziekteverzuim. Anderzijds is dit noodzakelijk voor de overdracht van taken en voortgang van werkzaamheden van het afwezige personeelslid. Tevens wordt met elkaar overlegd welke informatie betreffende het ziekteverzuim aan het onderwijsteam, kinderen en ouders dient te worden gegeven en op welke wijze dit zal gebeuren. 2. Duurt de afwezigheid wegens ziekte langer dan (bijv.) tien werkdagen, dan neemt de directeur (telefonisch) contact op met het afwezige personeelslid om na te gaan in hoeverre een huisbezoek door de directeur en/of collega s gewenst is. Indien het afwezige personeelslid aangeeft een dergelijk bezoek op prijs te stellen, draagt de directeur er zorg voor dat dit op korte termijn wordt uitgevoerd. 3. Het personeelslid dient tijdens het ziekteverzuim bereikbaar te zijn voor de directeur, als ook voor het bevoegd gezag, uiteraard voor zover de gezondheidstoestand dit toelaat. 4. Van het afwezige personeelslid wordt verwacht dat hij/zij meewerkt aan een spoedig herstel en alles in het werk zal stellen om op zo n kort mogelijke termijn te hervatten. Derhalve dienen o.a. aanwijzingen van de bedrijfsarts te worden opgevolgd. 5. Tijdens de afwezigheid is het voor het afwezige personeelslid niet toegestaan werkzaamheden van welke aard dan ook te verrichten dan na toestemming van bedrijfsarts en in overleg met het bevoegd gezag, c.q. de directeur. 6. Tijdens het ziekteverzuim neemt de directeur van de school eenmaal per week telefonisch contact op met het betreffende personeelslid tot 6 weken ziekteverzuim. Daarna verloopt het contact volgens de afspraken welke worden vastgelegd in het Plan van aanpak. 7. Zo vlug de gezondheidstoestand het toelaat wordt het afwezige personeelslid bij langer durend verzuim uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de school in stand te houden.

16 Bijlage 5: Doel: Leidraad voor huisbezoek Hulpmiddel voor de schoolleiding of diens plaatsvervanger te gebruiken bij het doen van een huisbezoek. Belangstelling: als leidinggevende (of collega) komt u niet voor controle. Informatie krijgen en geven over het verloop van het ziekteproces en reïntegratiemogelijkheden.. 1. Vooraf een afspraak maken. Het gaat NIET om controle. Medewerker en (eventueel) gezinsleden moeten in de gelegenheid zijn zich voor te bereiden op uw komst. 2. Besef dat u gast bent tijdens uw bezoek. 3. Besef dat de medewerker zich (on)zekerder voelt in de eigen omgeving. 4. Bereid u voor op het bezoek: - verzamelen van informatie over de zieke (via bedrijfsarts, collega's, verzuimkaart etc.) - neem desgewenst informatie mee over de organisatie voor de zieke (verslagen, mededelingen, etc). 5. Neem een kleine attentie mee. 6. Benut het bezoek om meer achtergrondinformatie te krijgen en de situatie beter aan te voelen (belangstelling, geen controle). Een aantal punten van de checklist bij ziekmelding (heeft hij/zij hulp of steun nodig, wat zijn zijn/haar verwachtingen) kan hier weer aan de orde komen. 7. Laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord. 8. Tracht te achterhalen of een verder contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld. 9. Zijn er andere mogelijkheden om de binding met de organisatie te houden mogelijk/nodig? 10. Nadien: leg belangrijke informatie (afspraken etc.) vast.

17 Bijlage 6: Doel: Werkwijze: Protocol Werkhervatting. Informatie en richtlijnen voor de medewerkers voor het geval zij in staat zijn het werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Bespreek deze richtlijnen in de teamvergadering en leg deze ter instemming voor aan de MR. Bij kortdurend verzuim ( < 6 weken): 1. Wanneer een leerkracht na een periode van ziekteverzuim zijn/haar werkzaamheden wil hervatten, zonder dat hij/zij door de bedrijfsarts is gezien, dient minimaal een dag voor de werkhervatting overleg plaats te vinden met de directeur. 2. Bij gerede twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimer kan de directeur alsnog de bedrijfsarts verzoeken betrokkene op te roepen voor het spreekuur en een uitspraak te doen over de medische geschiktheid t.a.v. werkhervatting. 3. Bij een positief antwoord van de bedrijfsarts kan het afwezige personeelslid zijn/haar werkzaamheden hervatten al dan niet met extra begeleiding. 4. De directeur draagt bij de werkhervatting zorg voor de herstelmelding, via het administratiekantoor, aan de arbodienst. Bij langdurend verzuim (> 6 weken): 1. In deze gevallen waarbij contact tussen de verzuimer en de bedrijfsarts normaliter reeds heeft plaatsgevonden is voor werkhervatting altijd toestemming van de bedrijfsarts noodzakelijk. De bedrijfsarts licht de directeur in over de datum van werkhervatting en de eventuele beperkingen waarmee rekening dient te worden gehouden. 2. De werkhervatting kan zowel plaatsvinden in de gehele of gedeeltelijke eigen functie als in een andere passende functie. Het einddoel van de reïntegratie dient omschreven te zijn. Bij de therapeutische werkhervatting waaraan geen loonwaarde is verbonden blijft de werknemer formeel gedurende die periode als ziek te boek staan. De begeleiding door de bedrijfsarts blijft hierbij op gezette tijden noodzakelijk. Ook bij therapeutisch werk dient een bepaalde periode en een einddoel te zijn vermeld. Zowel bij kortdurend als bij langdurend verzuim moet bij hervatting van de werkzaamheden een zgn. verzuimgesprek gehouden tussen de directeur en de verzuimer. Onderwerpen bij dit gesprek kunnen zijn: - oorzaak en verloop van het verzuim - eventuele belemmeringen voor het uitvoeren van de werkzaamheden

18 Bijlage 7: Doel: Leidraad voor werkhervattinggesprek Hulpmiddel voor de schoolleiding of diens plaatsvervanger te gebruiken bij het voeren van een werkhervattinggesprek. De medewerker krijgt gevoel welkom te zijn. De medewerker krijgt gevoel dan men hem/haar gemist heeft 1. Plan het tijdstip van het gesprek bij werkhervatting: direct op de eerste dag. (Als het goed is, is de datum van terugkeer bij u bekend). 2. Als u zelf als leidinggevende op de dag van terugkeer niet aanwezig bent: regel vooraf wie de taak overneemt. 3. Neem de tijd voor het gesprek. Zorg voor een rustige omgeving zonder storingen. 4. Voor het gesprek: raadpleeg de vastgelegde informatie. 5. Begin het gesprek met welkomstwoord en blijdschap dat de medewerker terug is. 6. Geef doel van het gesprek aan en licht toe wat de 'agenda' (= punt 7 t/m 10) is voor het gesprek. Vraag of medewerker nog bespreekpunten heeft en voeg deze toe aan de agenda. 7. Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele belemmeringen bij het uitoefenen van het werk. 8. Geef aan welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden tijdens de afwezigheid (voor zover niet reeds bekend). 9. Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn. 10. Samenvatting en afsluiting van het gesprek. Eventueel volgend gesprek plannen. 11. Na het gesprek: - Regel de gemaakte afspraken (bij aanpassing) op de werkplek. - Overtuig u of de medewerker niet te vroeg begint en/of met teveel uren begint en daardoor zijn gezondheid in gevaar brengt. - Leg belangrijke informatie vast.