Verzuimbeleid. Panta Rhei

Transcriptie

1 Verzuimbeleid Panta Rhei

2 Inhoud 1. Inleiding Uitgangspunten Preventief beleid Curatief beleid Hoe verloopt het verzuim-, re-integratietraject? Aanvraag ziekteverlof De eerste zes weken Probleemanalyse (binnen 6 weken) Het werk Werkhervatting (gedeeltelijk) Voortgangsgesprekken Verandering in de medische situatie Inzet tweede spoor Deskundigenoordeel UWV De WIA (Wet inkomen en werk naar arbeidsvermogen) Als de prognose is dat de medewerker niet meer kan werken WIA aanvragen of niet? Wie doet wat Leidinggevende De medewerker Arbodienst Casemanager Anderen Samenvatting Het inkomen in de eerste twee jaren Het inkomen in het eerste ziektejaar Het inkomen in het tweede ziektejaar Verschil van mening?

3 13. Meer informatie Bijlage 1: Protocol werkhervatting Bijlage 2: leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Bijlage 3: Het bezoek aan de arbeidsdeskundige Bijlage 4: Leidraad voor een verzuimgesprek Bijlage 5: Leidraad voor huisbezoek Bijlage 6: Leidraad voor werkhervattinggesprek

4 1. Inleiding Ziek zijn is een vervelende situatie. Meestal is de medewerker na een paar dagen weer beter, maar het kan ook zijn dat hij voor langere tijd niet in staat is zijn werkzaamheden uit te voeren. Het is belangrijk dat de medewerker er alles aan doet om weer aan het werk te gaan. Het liefst zo snel mogelijk, want hoe langer hij thuis blijft, hoe moeilijker het wordt om weer te terug te keren in het werk. Panta Rhei verwacht van de medewerker dat hij er alles aan zal doen wat in zijn vermogen ligt om te werken aan zijn herstel. De medewerker staat er echter niet alleen voor. Hij kan van de werkgever verwachten dat die hem ondersteunt bij zijn verzuim/re-integratieinspanningen. Het verzuimbeleid maakt deel uit van het integraal Personeel Beleid (IPB) en is gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim van personeel. Het verzuimbeleid wordt uitgevoerd aan de hand van een speciaal hiervoor opgesteld plan. Dit verzuimbeleidsplan is een uitwerking van de regels waaraan zulk beleid moet voldoen en onderschrijft maatregelen ter bevordering van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van medewerkers. Met andere woorden: het verzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat. 2. Uitgangspunten Het verzuimbeleid heeft als doel: Arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen Het verzuim terugdringen en tot een minimum te beperken De wetgeving op dit gebied na te leven. Binnen een groeiend aantal organisaties is het denken rond ziekte en verzuim de laatste jaren drastisch veranderd. Niet langer is het uitgangspunt ziek is ziek. Veel belangrijker is de vraag wat kan de medewerker nog wel ondanks de beperkingen?. In dit kader gaat het niet alleen om de opstelling van de medewerker met betrekking tot verzuim maar ook om het organisatiegedrag. De organisatie moet zich inspannen om een zieke medewerker met arbeidsmogelijkheden tijdelijk of blijvend passend werk te bieden. De leidinggevende heeft een belangrijke taak om enerzijds de medewerker hierin te stimuleren en anderzijds alternatieve oplossingen te vinden. Dus niet primair de arbeidsdeskundige of de bedrijfsarts, maar de leidinggevende en de casemanager zijn de sleutel tot vermindering van het verzuim. In hoofdstuk 9 wordt duidelijk gemaakt welke functionarissen welke verantwoordelijkheid hebben in het verzuimproces. (leidinggevende, medewerker, casemanager en arbodienst). Belangrijk is uiteindelijk preventief een deel van het verzuim te voorkomen. De kernbegrippen van het verzuimbeleid zijn Het uitgangspunt is dat een ziekmelding meestal een keuze van de medewerker is. Verzuim is gedrag en dit is beïnvloedbaar. De medewerker vraagt om verzuimverlof bij zijn leidinggevende en gaat met hem in 4

5 gesprek. Beiden zijn primair verantwoordelijk voor een snelle terugkeer in het arbeidsproces. De leidinggevende gaat in het gesprek in op wat de medewerker heeft waardoor niet gewerkt kan worden, wanneer de medewerker verwacht terug te keren in de functie en bespreekt of in voorkomend geval tijdelijk andere werkzaamheden wel uitgevoerd kunnen worden. De directeur oordeelt dus niet of iemand ziek is of niet. Als er vraagtekens blijven bestaan kan de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts worden ingezet om te adviseren. De leidinggevende is primair verantwoordelijk voor het proces en heeft de eerste zes weken de regie in het verzuimproces. De casemanager (medewerker P&O) is vanaf de zesde week verantwoordelijk voor de regie van het verzuimproces. De verzuimende medewerker vult (bij anderhalve week) de eigen verklaring omtrent belastbaarheid in. Het eerste halfjaar volgt in de tweede week de oproep van de arbeidsdeskundige waar de eigen verklaring ook wordt besproken. Communicatie en afstemming tussen verzuimende medewerker, leidinggevende en casemanager is van essentieel belang. De verzuimconsulent/arbeidsdeskundige is de eerstelijns adviseur van de leidinggevende en de bedrijfsarts is de tweedelijns adviseur. Verzuimconsulent en bedrijfsarts worden primair ingeschakeld door de leidinggevende. 3. Preventief beleid Panta Rhei is voorstander van een preventief verzuimbeleid, want voorkomen is beter dan genezen. Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim tijdig worden gesignaleerd, zodat maatregelen kunnen worden genomen om verzuim tegen te gaan of te voorkomen. Dit gebeurt aan de hand van: Signalen van (deskundige) medewerkers/collega s. Individuele gesprekken met medewerkers (functioneringsgesprekken, maar ook koffiekamer gesprekken ). Regelmatige teamvergaderingen (waarin verzuim op de agenda staat) Directieoverleg (onder andere over verzuim en arbo-omstandigheden). Feedback van de medezeggenschapsraden. Risico-inventarisatie en evaluatie en plan van aanpak. 5

6 Voorlichting over het verzuimbeleid. Het inzetten van open spreekuur over arbeidsomstandigheden/preventief spreekuur. De medewerker kan zelf een afspraak met de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts maken om de arbeidsomstandigheden preventief te bespreken. Signalen uit het sociaal medisch team (verzuimtendensen). 3.1 Verzuimgesprekken Onder individuele gesprekken met medewerkers valt ook het gesprek dat de directie houdt met iedere medewerker die drie maal in een jaar verzuimt of heeft verzuimd. Dit gesprek staat los van actueel ziekteverzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens dit gesprek aan de orde. Uit het gesprek blijkt of verzuimd werd als gevolg van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privéomstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is proberen leidinggevende en medewerker tot een oplossing te komen. 3.2 Sociaal Medisch Team Minimaal een maal per jaar komt het groot sociaal medisch team (SMT) bij elkaar voor overleg. Het sociaal medisch team bespreekt de verzuimcijfers, het individuele verzuim (dossiers) en algemene arbo-problematiek. Dit is er vooral op gericht hoe verzuim kan worden tegengegaan. Actuele verzuimgevallen worden zoveel mogelijk in persoonlijk contact tussen betrokkenen besproken. Het sociaal medisch team bestaat uit de (plaatsvervangend) directeur, leidinggevende indien dit niet de directeur zelf is, de casemanager, de bedrijfsarts en de verzuimconsulent/arbeidsdeskundige. Overwogen kan worden om dit SMT-overleg op de school zelf te houden. Gezien de problematiek op een school kan vaker een SMT-overleg plaats vinden dan eenmaal per jaar. De directeur of de casemanager is dan de initiatiefnemer. Daarnaast vindt minimaal vier keer per jaar klein SMT-overleg plaats met casemanager, bedrijfsarts en verzuimconsulent/arbeidsdeskundige. Ook hier gaat het over (individuele) verzuimdossiers, verzuimcijfers en trends/aanpak. 4. Curatief beleid In geval van verzuimaanvraag streeft Panta Rhei ernaar dat de medewerker zo spoedig mogelijk het werk weer kan hervatten. Uitgangspunten hierbij zijn: De medewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen ziekteproces. De direct leidinggevende is gedurende de eerste zes weken het eerste aanspreekpunt om afspraken mee te maken. Na de eerste zes weken zal de casemanager de regie op het proces voeren. 6

7 5. Hoe verloopt het verzuim-, re-integratietraject? 5.1 Aanvraag verzuimverlof Als de medewerker ziek is, heeft hij meestal een keuze. Hij gaat verzuimen of hij doet dat niet. Indien de medewerker gaat verzuimen dient hij dat voor 8.00 uur of zoveel eerder als mogelijk is (afhankelijk van uw rooster/werktijden) telefonisch te melden bij zijn direct leidinggevende voor het aanvragen van verzuimverlof. De leidinggevende voert het juiste gesprek om de afweging te maken of de medewerker snel weer terug is op de arbeidsplek, of er tijdelijk andere werkzaamheden kunnen worden opgedragen of dat een snel bezoek aan een arbeidsdeskundige of de bedrijfsarts zinvol is. Het ziekteverlof wordt direct geregistreerd in het AFAS systeem (vanaf ) waardoor alle partijen direct geïnformeerd zijn. (Ook de arbodienst heeft inzage in AFAS). De leidinggevende zal informeren naar de aard en de ernst van de aandoening, op welke wijze hij de medewerker kan ondersteunen, wanneer de medewerker verwacht weer aan het werk te kunnen en of bepaalde taken al wel verricht kunnen worden. Er wordt ook een volgend contactmoment afgesproken. Alle afspraken worden vastgelegd. De medewerker blijft tijdens het ziekteverlof altijd bereikbaar. 5.2 De eerste zes weken De medewerker en de leidinggevende zullen in deze periode zeer frequent contact met elkaar onderhouden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Mocht de medewerker na ruim een week nog niet teruggekeerd zijn in het arbeidsproces dan dient hij de eigen verklaring omtrent belastbaarheid in te vullen. Afhankelijk hiervan kan zijn leidinggevende, zo mogelijk op voorstel van de medewerker, besluiten dat de medewerker wel bepaalde taken uit kan gaan voeren. Dit kunnen zowel taken zijn van de eigen functie, als andere taken. Als leidinggevende en/of werknemer in de eerste zes weken behoefte hebben aan een aanvullend advies vanuit de arbodienst, kan een afspraak worden gepland met de verzuimcoach/arbeidsdeskundige. Deze kijkt samen met werknemer naar de globale belastbaarheid en geeft dan aanvullend advies. Kan de werknemer zich niet vinden in het door de verzuimcoach/arbeidsdeskundige geadviseerde traject dan kan via tussenkomst van de verzuimcoach de bedrijfsarts versneld worden ingeschakeld. Omdat deze kijk op verzuim, alsook de aanpak van het verzuim, voor alle partijen nieuw is, wordt ervoor gekozen om voor de start van het traject een intensieve(re) aanpak in te zetten (zie ook bijlage 3). Dit betekent dat iedereen die in de tweede week nog ziek is (na zeven kalenderdagen) een oproep van de arbeidsdeskundige ontvangt. Dit noopt de direct leidinggevende aan de arbeidsdeskundige zijn eerste analyse te sturen voorafgaande aan de afspraak. Zo nodig krijgt de leidinggevende daarop feedback. De medewerker heeft zelf de verklaring omtrent belastbaarheid ingevuld en bespreekt deze met de arbeidsdeskundige, met zo nodig weer feedback. Het gesprek tussen medewerker en arbeidsdeskundige zal ook preventieve elementen bevallen. Deze wijze van terugkoppelen van de arbeidsdeskundige aan de medewerker en de leidinggevende is voor beide laatste partijen nieuw. Zij zullen hier gezamenlijk een goede invulling aan moeten geven. Tot de zomervakantie 2013 zal deze intensieve aanpak gevolgd worden, waarna evaluatie 7

8 plaatsvindt. Hierbij moeten de effecten van de intensieve aanpak worden meegenomen bij de vaststelling of een bijgestelde aanpak op zijn plaats is. Als er een duidelijk uitzicht is op volledige werkhervatting vóór de achtste week, dan kan ervoor gekozen worden om de bedrijfsarts niet in te schakelen. Dit in overleg met of op spreekuuradvies vanuit de verzuimcoach/arbeidsdeskundige. 5.3 Probleemanalyse (binnen 6 weken) Het is van belang dat zo snel mogelijk in beeld wordt gebracht wat de aard van het verzuim is. De leidinggevende bespreekt met de medewerker of, en zo ja welke, stappen in het kader van een terugkeer kunnen worden gezet. De arbodienst kan tussentijds via de verzuimcoach/arbeidsdeskundige meedenken over de arbeidsmogelijkheden en de reïntegratiestappen. Is er geen volledig herstel te verwachten vóór de achtste week, dan dient de bedrijfsarts in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter een analyse op te stellen in de zesde week van het verzuim. Werkgever en werknemer ontvangen een exemplaar van deze probleemanalyse. In de analyse staat waarom de medewerker niet of minder kan werken. Ook staat er of en welke beperkingen er zijn om het eigen werk te kunnen doen. Tevens wordt gemeld welke activiteiten de medewerker nog wel kan doen. Verder stelt de bedrijfsarts vast wanneer de medewerker daarna eventueel weer (volledig) aan het werk kan. Als het nodig is, neemt de Arbodienst contact op met de huisarts of met een specialist. De bedrijfsarts heeft dan wel de toestemming van de medewerker nodig. De bedrijfsarts verstrekt in principe geen medische informatie aan de werkgever behoudens schriftelijke toestemming van de medewerker. 5.4 Het werk De arbodienst geeft zwaarwegend advies of de medewerker zijn eigen werk weer kan gaan doen binnen de eigen school of binnen Panta Rhei, en als dat werk er niet is, kan het ook bij een andere werkgever. Hierbij dient een onderscheid gemaakt te worden tussen een tijdelijke situatie (herstel eigen werk te verwachten) en een blijvende situatie. In dat laatste geval spreken we over passend werk en moet het werk aan een aantal voorwaarden voldoen. Als dat niet kan dan adviseert de arbodienst de werkgever over de arbeidsmogelijkheden. Op basis daarvan kunnen werkgever en werknemer samen bezien of er (tijdelijk) mogelijkheden zijn om ander werk te kunnen doen. Dat kan werk zijn binnen school of daarbuiten. Het werk moet passend zijn. Het eerste halfjaar van ziekte is werk passend als het aansluit op de gezondheid, opleiding, werkervaring en salarisniveau. Na die 6 maanden is werk ook passend als het minder goed aansluit (zowel qua inhoud als qua niveau). 5.5 Werkhervatting (gedeeltelijk) De arbodienst geeft na ieder (spreekuur)contact een advies over de vraag of, wanneer en hoe de medewerker weer aan het werk kan gaan, bijvoorbeeld door gefaseerd meer uren te gaan werken, of door aangepaste werktijden, of door een aanpassing op zijn werkplek etc. Na ieder (spreekuur)contact ontvangt de medewerker het gegeven advies. Van hem wordt verwacht dat hij deze uitkomst onmiddellijk met zijn leidinggevende bespreekt. Het initiatief daarvoor ligt bij de medewerker. Mocht er sprake zijn van een gedeeltelijke 8

9 werkhervatting, dan zal in overleg met de casemanager het percentage hiervan worden bepaald. De arbodienst informeert eveneens de leidinggevende over het advies dat aan de medewerker is gegeven. De leidinggevende besluit op basis van de adviezen van arbodienst en casemanager over de inzetbaarheid. De medewerker is verplicht om voor zijn herstel opgedragen passend en/of gangbaar werk te doen. 5.6 Plan van Aanpak (binnen 8 weken) Zodra blijkt dat de ongeschiktheid voor eigen werk meer dan 8 weken zal bedragen, wordt er gezamenlijk (de medewerker, de leidinggevende en de casemanager) een plan van aanpak opgesteld. Hierin wordt beschreven welke stappen gezet gaan worden om zo spoedig mogelijk te komen tot re-integratie. Deze re-integratie moet bij voorkeur leiden tot een zo spoedig mogelijke hervatting van de eigen werkzaamheden. Een plan van aanpak wordt zowel door de medewerker als door de leidinggevende ondertekend. De medewerker krijgt een kopie van het plan van aanpak Doel en planning In het plan van aanpak wordt beschreven wat de medewerker en wat Panta Rhei gaan doen aan de re-integratie, met welk doel en in welk tempo. Een voorbeeld van een doel is terugkeer in de eigen functie of zoeken naar een andere passende functie. De probleemanalyse die door de arbodienst is opgesteld vormt de basis voor het plan van aanpak. Belangrijk is dat de volgende zaken goed worden vastgelegd: Wat is het doel van de re-integratie? Gaat de medewerker op termijn weer volledig aan de slag in uw eigen werk? Wat gaat de medewerker doen om dit doel te bereiken en wanneer? Wanneer hebben medewerker en leidinggevende contact met elkaar? Hoe worden de gemaakte afspraken gevolgd en indien nodig bijgesteld? In het plan van aanpak worden afspraken gemaakt rond arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en sociaal medische zaken (aandachtsvelden). Samen met de casemanager bespreekt de medewerker de aandachtsvelden die voor hem van toepassing zijn, de te ondernemen acties, wie wat doet en wanneer. Hierna worden ter illustratie enkele voorbeelden gegeven van activiteiten/aandachtsvelden. A. Aanpassingen op het werk een andere inrichting van het werk (een ander werktempo, andere taken); verbeteringen op de werkplek (andere stoel, betere ventilatie); andere arbeidsinrichting (vaker werkoverleg, andere werktijden); verbetering van de werksfeer (vaker contact met collega's en leidinggevenden). B. Trainingen en therapieën Hierbij kan het gaan om trainingen en therapieën om lichamelijke of psychische klachten op te lossen of om te voorkomen dat men opnieuw ziek wordt. Voorbeelden hiervan zijn: fysiotherapie, rug training; 9

10 stresstraining, behandeling van een burn-out; assertiviteitstraining, training timemanagement. C. Activiteiten die de medewerker begeleiden naar ander werk beroepskeuzetest, omscholing; Ioopbaanbegeleiding; bemiddeling bij het vinden van ander werk Het plan van aanpak uitvoeren Re-integratie kan alleen succesvol zijn als alle partijen hun afspraken nakomen. De afspraken die de betrokken partijen in het plan van aanpak hebben gemaakt, hebben tot doel dat de medewerker zo snel mogelijk weer arbeidsgeschikt is en zijn werkzaamheden kan oppakken. Als de medewerker opzettelijk in gebreke blijft, dat wil zeggen: niet meewerkt aan het nakomen van de gemaakte afspraken, kan Panta Rhei besluiten om het loon (gedeeltelijk) stop te zetten. Panta Rhei moet zich ook aan de afspraken houden. Als Panta Rhei in gebreke blijft dan kan het UWV beslissen dat de werkgever onvoldoende heeft gedaan aan de re-integratie en dat de werkgever langer loon moet blijven doorbetalen. 5.7 Voortgangsgesprekken Het is van belang dat er tijdens de re-integratieperiode goed wordt gevolgd of de gewenste vorderingen worden gemaakt. Liggen de stappen op schema, komen de beoogde doelen in zicht, moet er worden bijgesteld? Dat kan alleen in beeld komen als er regelmatig contact is tussen alle partijen; de medewerker, de leidinggevende, de casemanager, de arbeidsdeskundige en, indien van toepassing, een externe partner. Het heeft de voorkeur om daar minimaal eenmaal in de zes weken gericht tijd voor vrij te maken, in ieder geval tussen de medewerker en zijn leidinggevende/casemanager. Van de medewerker wordt verwacht dat hij actief contact onderhoudt met zijn leidinggevende/casemanager. 5.8 Verandering in de medische situatie Als er iets in de medische situatie verandert dan is het van belang dat de leidinggevende/ casemanager en de Arbodienst daarvan zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht. De medewerker doet dat door direct contact op te nemen met zijn leidinggevende c.q. de casemanager. Zij besluiten in voorkomend geval voor een doorverwijzing naar de bedrijfsarts. Als het nodig is, wordt door de bedrijfsarts de probleemanalyse bijgesteld, waarna ook het plan van aanpak wordt bezien op actualiteit en mogelijke bijstelling. 5.9 Eerstejaars evaluatie bij 12 maanden Vóór het einde van het eerste ziektejaar (op het moment dat de medewerker 12 maanden ziek is) bekijkt de medewerker samen met zijn leidinggevende en de casemanager wat er in het eerste ziektejaar is gedaan. Samen wordt het formulier "Eerstejaars evaluatie" ingevuld en wordt besproken of er aanpassingen nodig zijn. Deze eerstejaars evaluatie is een onderdeel van het re-integratieverslag. Tevens wordt tijdens dit gesprek de loondoorbetaling in het tweede jaar aan de medewerker uitgelegd (zie verderop) en de mogelijke inzet van het 2 e spoor-traject indien dat nog niet is ingezet (zie ook verderop). Voorafgaand aan de eerstejaarsevaluatie vindt (meestal) in de elfde maand een pre- 10

11 advies/arbeidsdeskundig onderzoek plaats, welke op verzoek van de casemanager wordt uitgevoerd door een arbeidsdeskundige Speciale voorzieningen Heeft de medewerker een arbeidsbeperking die langer gaat duren dan zijn er mogelijkheden om voorzieningen aan te vragen waardoor hij toch kan werken. Bijvoorbeeld een vervoersvoorziening als er problemen zijn met vervoer naar het werk of een aanpassing op de werkplek. De nog te verwachten duur van het verzuim en de omvang van de aanpassing moeten daarbij wel in verhouding tot elkaar staan. De aanvraag voor een aanpassing kan op verzoek van de leidinggevende door de arbodienst worden onderzocht. 6. Inzet tweede spoor Mocht het zo zijn dat re-integratie nog niet volledig lukt, dan zal er gekeken worden of reintegratie bij een andere werkgever (2e spoor) een mogelijke optie is. Dit kan in elk stadium van het re-integratietraject (bijvoorbeeld bij 6 maanden; maar uiterlijk in de 12 e maand) ingezet worden als blijkt dat re-integratie in de eigen of aangepaste functie bij Panta Rhei niet mogelijk is. Ook al is het nog niet geheel duidelijk (re-integratie in de eigen of in een aangepaste functie bij Panta Rhei), dan zal toch uiterlijk in de 12e maand het tweede spoor opgestart worden, waaraan in voorkomend geval het eerste spoor vooralsnog parallel door blijft lopen. Er wordt allereerst een Arbeidsdeskundig onderzoek ingesteld. Afhankelijk van de uitkomst hiervan zal voor de inzet van het 2e spoor traject een extern bureau worden ingeschakeld. Mocht dit aan de orde zijn, dan zal de casemanager dit uitvoerig met betrokkene bespreken. 7. Deskundigenoordeel UWV Het is mogelijk dat de werkgever of de medewerker tijdens het traject een onafhankelijk oordeel nodig heeft over de uitvoering van het re-integratietraject. Zowel de werkgever als de medewerker kan een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Het UWV beoordeelt vervolgens : of de medewerker op een bepaalde datum wel of niet weer volledig zijn eigen werk kan doen; of het werk dat de medewerker binnen of buiten het bedrijf gaat doen, passend is voor hem; of de medewerker genoeg heeft gedaan voor zijn re-integratie; of de werkgever genoeg heeft gedaan voor de re-integratie. Indien de werknemer een deskundigenoordeel aanvraagt, kost hem dit met ingang van 1 januari ,-; Indien de werkgever een deskundigenoordeel aanvraagt, kost hem dit met ingang van 1 januari ,-. 11

12 8. De WIA (Wet inkomen en werk naar arbeidsvermogen) Op 29 december 2005 is het nieuwe arbeidsongeschiktheidsstelsel, de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) in werking getreden als opvolger van de WAO. De WIA bestaat uit twee regelingen: IVA: Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten WGA: Werkhervattingsregeling Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten De IVA is bedoeld voor arbeidsongeschikten die zowel volledig als duurzaam arbeidsongeschikt zijn. De WGA betreft al die situaties waarin de arbeidsongeschiktheid niet volledig en/of niet duurzaam van aard is. 8.1 Als de prognose is dat de medewerker niet meer kan werken Het kan gebeuren dat de prognose zo somber is dat de medewerker niet meer beter wordt en dat hij niet meer kan werken (duurzaam arbeidsongeschikt). Als deze situatie van toepassing is dan wordt in overleg met alle betrokken partijen besproken hoe nu verder. Bijvoorbeeld bij het opstellen van de probleemanalyse of tijdens één van de voortgangsgesprekken. Als de situatie duidelijk is, dan kan versneld een WIA-uitkering worden aangevraagd vanaf de 13 e week van ziekte. Bij deze aanvraag hoeft er geen reintegratieverslag meegestuurd te worden. De bedrijfsarts moet wel een verklaring meesturen waarin staat dat de medewerker niet meer kan werken en ook niet meer beter wordt. Die verklaring moet gebaseerd zijn op informatie van een specialist. Een aanvraag voor een WIA-uitkering met verkorte wachttijd kan tot en met de 68 e week van de ziekte worden gedaan. De medewerker hoort binnen tien weken van UWV of hij een uitkering krijgt. Wordt een WIA-uitkering later aangevraagd, dan geldt een wachttijd van 104 weken ziekte. Na de WIA uitslag gaat de werkgever tot (gedeeltelijk) ontslag over, in ieder geval voor zover de afkeuring geldt. 8.2 WIA aanvragen of niet? Is de medewerker na ruim anderhalf jaar nog niet (volledig) aan het werk, dan krijgt hij van het UWV informatie over de WIA. De medewerker dient de WIA zelf aan te vragen, waarbij bedrijfsarts en leidinggevende een deel van de aanvraag in moeten vullen. Er kan na 104 weken (twee jaar) een WIA-uitkering worden toegekend. 9. Wie doet wat 9.1 Leidinggevende Gedurende het verzuimtraject wordt de medewerker primair begeleid door zijn direct leidinggevende, veelal de directeur (of adjunct/plaatsvervanger). Hij is de eerste zes weken van het verzuim het eerste aanspreekpunt. De medewerker en de direct leidinggevende zijn samen verantwoordelijk voor het slagen van de terugkeer in de functie. De taken van een leidinggevende zijn: Contact met de medewerker onderhouden tijdens ziekte Samen met de medewerker het plan van aanpak opstellen Toezicht houden op de voortgang en het verloop van het herstel en de terugkeer in eigen functie 12

13 Bewaken van activiteiten benoemd in het plan van aanpak (en zo nodig bijstellen) 9.2 De medewerker De medewerker is zelf (samen met zijn leidinggevende) verantwoordelijk voor een succesvol verloop van het verzuimtraject, alsook voor de bewaking van dit proces. Dit vertaalt zich onder meer in de volgende activiteiten: De medewerker werkt proactief mee aan zijn herstel. De medewerker onderneemt initiatieven om niet meer te verzuimen maar (gedeeltelijk) te re-integreren. Dit kan in de eigen functie zijn of in een andere functie. De medewerker houdt bij welke activiteiten hij wanneer heeft ondernomen. De medewerker bewaart ook zelf alle officiële documenten. De medewerker dient tijdig zijn eventuele WIA aanvraag in. 9.3 Arbodienst De verzuimconsulent/arbeidsdeskundige en/of de bedrijfsarts onderhouden regelmatig contact met de medewerker en zijn leidinggevende en/of casemanager en ondersteunen de medewerker tijdens het verzuimtraject. Zij analyseren en adviseren rondom het verzuim, de beperkingen bij de uitvoering van het werk en de mogelijkheden om nu of in de toekomst weer aan het werk te gaan. Daarnaast adviseren zij over het einddoel van de reintegratie en over de activiteiten die nodig zijn dit doel te bereiken. 9.4 Casemanager De casemanager (medewerker P&O) is vanaf de zesde ziekteweek verantwoordelijk voor de regie van het verzuimproces. De casemanager heeft twee taken die bij verzuimbegeleiding uitgevoerd moeten worden, de inhoudelijke taak en de procedurele taak. De casemanager voert vanuit de inhoudelijke taak gesprekken met leidinggevende en medewerker om samen mogelijkheden te vinden om deze medewerker aan het werk te houden of te krijgen, waarbij drie stappen volgordelijk worden bezien. Mogelijkheden binnen de eigen functie, mogelijkheden binnen de eigen school of eigen organisatie, mogelijkheden buiten de eigen school of organisatie (al dan niet binnen onderwijs). De casemanager bewaakt vanuit de procedurele taak de Wet Verbetering Poortwachter en zorgt ervoor dat alle stappen gezet worden en op papier worden vastgelegd. De casemanager heeft dus zowel een procedurele rol voor wat betreft de stappen die gezet moeten worden door verschillende actoren, als een inhoudelijke rol (kwaliteit van het plan van aanpak en de uitvoering ervan) Anderen Met wie/wat kan een medeweker tijdens een (langdurige) ziekteperiode nog meer te maken krijgen? Een re-integratie-bureau/deskundige Een coaching- en/of begeleiding traject De arbeidsdeskundige De verzekeringsarts 13

14 10. Samenvatting Tijdpad Dag 1 Week 1 Dag 7 Dag 9 Week 1-6 Week 6 Week 6 Week 8 Week 8-87 Week 42 Week Activiteit De medewerker is ziek. Hij kiest ervoor te verzuimen. Hij vraagt verzuimverlof aan bij zijn leidinggevende. De leidinggevende voert het gesprek om te bezien wanneer de medewerker terugkeert en/of andere taken (tijdelijk) kan doen. De eerste vervolgafspraken worden gemaakt tussen de medewerker en zijn leidinggevende. De leidinggevende verzorgt de verzuimmelding in het systeem. Een vervolgafspraak tussen de medewerker en zijn leidinggevende vindt plaats en opnieuw worden afspraken gemaakt/ bijgesteld. De arbodienst verstuurt de oproep voor het bezoek aan de arbeidsdeskundige. De medewerker vult het formulier eigen verklaring omtrent belastbaarheid in wanneer er 9 dagen zijn verstreken na de eerste ziektedag en bespreekt dit bij het bezoek aan de arbeidsdeskundige. De medewerker voert wekelijks voortgangsgesprekken met zijn leidinggevende. De leidinggevende kan bepalen dat de medewerker een spreekuurcontact bij de verzuimconsulent/ arbeidsdeskundige/bedrijfsarts krijgt. Er wordt door de arbodienst (in overleg met de medewerker) een probleemanalyse opgesteld. De regie in het verzuimproces gaat over van de directeur naar de casemanager. De medewerker stelt samen met zijn leidinggevende en de casemanager een plan van aanpak op. Tijdens dit gesprek worden concrete afspraken gemaakt over de re-integratie. De medewerker voert samen met de leidinggevende en de casemanager het plan van aanpak uit. Alle partijen zorgen dat de afspraken worden nagekomen. De arbodienst en de casemanager hebben gemiddeld om de zes weken contact met de medewerker. Zo nodig wordt de probleemanalyse en/of het plan van aanpak bijgesteld. De arbodienst meldt de medewerker ziek bij het UWV. De medewerker is bijna een jaar ziek. De leidinggevende vraagt een pre-advies aan. Evaluatie van de integratie-inspanningen van het afgelopen jaar. Tijdens dit gesprek wordt het formulier eerstejaarsevaluatie ingevuld en wordt de (gedeeltelijke) 14

15 loondoorbetaling in het tweede ziektejaar gemeld. Tevens wordt de inzet van het tweede spoor besproken (uiterlijk week 51). Week Week 87 Week Week 104 De medewerker bespreekt met de casemanager de inspanningen van alle partijen gedurende de afgelopen periode (eindevaluatie). Er is tot de slotsom gekomen dat volledige terugkeer in de eigen functie op korte termijn niet gaat lukken. Tevens is, middels het tweede spoor, de zoektocht naar een functie buiten de organisatie ingezet. De WIA-aanvraag dient te worden voorbereid. De arbodienst geeft hierbij ondersteuning. De arbodienst stelt het actueel oordeel en het medische overzicht samen voor het reintegratieverslag. Aan de hand van de WIA-checklist stelt de medewerker samen met de casemanager het re-integratieverslag op, waarna de medewerker zijn WIA-aanvraag indient bij het UWV. Het UWV stuurt de WIA-aanvraagformulieren naar de zieke medewerker. Werkgever en werknemer maken samen het reintegratieverslag. De medewerker ontvangt een oproep van het UWV (arbeidsdeskundige/verzekeringsarts) voor een spreekuur ter beoordeling van de WIA-aanvraag. Mogelijke start WIA-uitkering. 11. Het inkomen in de eerste twee jaren In de huidige CAO zijn afspraken vastgelegd over de loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee ziektejaren. Uitgangspunt is dat werken loont. In iedere situatie geldt dat de financiële consequenties van het ziek zijn worden berekend a.d.h.v. de regelgeving, de duur en het percentage van de afwezigheid. Omdat deze materie zo specifiek is (bijvoorbeeld gedeeltelijk ziek/gedeeltelijk hersteld) en er diverse uitzonderingen van toepassing kunnen zijn, wordt de situatie met iedere medewerker die hiermee te maken krijgt, persoonlijk besproken Het inkomen in het eerste ziektejaar Gedurende het eerste ziektejaar wordt bij volledige en gedeeltelijke ziekte 100% van het laatste vastgestelde salaris doorbetaald (inclusief vakantiegeld, eindejaarsuitkering) Het inkomen in het tweede ziektejaar In het tweede ziektejaar wordt bij volledige ziekte 70% van het laatste vastgesteld salaris doorbetaald (inclusief vakantiegeld, eindejaarsuitkering). Bij gedeeltelijke ziekte wordt 100% van het salaris doorbetaald voor het deel dat de medewerker zijn eigen werkzaamheden verricht. Over het deel dat hij niet werkt c.q. niet zijn eigen werkzaamheden verricht, krijgt hij 70% doorbetaald. 15

16 12. Verschil van mening? Er werken heel veel mensen samen aan het herstel/de re-integratie. Bij een dergelijke intensieve samenwerking kan het voorkomen dat er een verschil van mening ontstaat. Indien één van beide partijen dit constateert moet dit bespreekbaar worden gemaakt. Mochten de partijen er samen niet uitkomen, dan kan worden overwogen door de medewerker of de werkgever een onafhankelijk oordeel aan te vragen. Hieronder een aantal situaties met de daarbij behorende mogelijkheden. De situatie Ernstige bezwaren tegen het werk dat de medewerker krijgt aangeboden? De leidinggevende doet niet genoeg aan de re-integratie of komt de afspraken niet na? Er is verschil van mening tussen de medewerker en de leidinggevende over de loonbetaling tijdens het verzuim? De arbodienst besteedt onvoldoende tijd aan de medewerker, neemt de medewerker niet serieus of behandelt de medewerker onzorgvuldig? De procedure De medewerker kan dit melden bij UWV- Werknemers. De arbeidsdeskundige van het UWV gaat dan op zoek naar een oplossing. De medewerker neemt contact op met de arbodienst of de casemanager en vraagt een deskundigenoordeel aan bij het UWV. De medewerker kan desgewenst een deskundigenoordeel aanvragen over de (on)geschiktheid tot werken. De medewerker kan een klacht indienen bij de arbodienst. 13. Meer informatie Als u meer wilt weten of nog vragen heeft, kunt u terecht bij: uw leidinggevende uw casemanager (HR-adviseur) de internetsite van het UWV 16

17 Bijlage 1: Protocol werkhervatting Doel: informatie voor medewerkers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Werkwijze: bespreek deze richtlijnen in de teamvergadering. Verzuim < 6 weken: 1. Wanneer een medewerker na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de schooldirectie worden besproken. 2. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de verzuimer kan de schooldirectie alsnog de arbeidsdeskundige verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting. 3. Na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid. 4. De schooldirectie zorgt voor melding van het herstel via het AFAS personeelssysteem aan de arbodienst. De melding dient 's morgens voor uur plaats te vinden op de dag dat de medewerker daadwerkelijk hersteld is. Bij een latere herstel melding is het mogelijk dat de arbodienst acties verricht in verband met het verzuim. Kosten hiervoor worden doorbelast. Verzuim> 6 weken: 1. Voor werkhervatting is altijd toestemming nodig van de verzuimconsulent/bedrijfsarts. De verzuimconsulent/bedrijfsarts licht de schooldirectie in over de datum van werkhervatting en eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. 2. Werk wordt in principe hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie. Het einddoel en de duur van het re-integratieproces moeten worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en de medewerker blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de medewerker begeleiden. Arbeidstherapeutisch werken is nauw omschreven in het BZA artikel 13. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden verzuimer en schooldirectie altijd een werkhervattingsgesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. NB2: Een volledige herstelmelding betekent dat de betreffende medewerker zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus alle lesgevende én alle niet-lesgebonden taken. Als de medewerker gedeeltelijk hersteld is, zullen de lesgevende en de niet- Iesgebonden uren zich naar evenredigheid van de oorspronkelijke uren verhouden. 17

18 Bijlage 2: leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding Doel: hulpmiddel voor de schooldirectie bij ziekmelding. 1. Gebruik de verzuimgegevens van de betreffende medewerker voor het gesprek. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. 3. Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is. 4. Kan ik iets voor je doen? Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn. 5. Wanneer denk je er weer te zijn? 6. Kun je bepaalde taken nog wel verrichten? 7. Vat punt 4 en 5 samen en trek gezamenlijk een conclusie. 8. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 9. Leg belangrijke informatie vast op de verzuimkaart. 18

19 Bijlage 3: Het bezoek aan de arbeidsdeskundige Een werknemer wordt na 7 kalenderdagen ziekte opgeroepen voor het spreekuur van de Arbeidsdeskundige. Het spreekuur wordt eenmaal per week gehouden op de locatie van Panta Rhei. Tussen de verzenddatum van de oproep en het spreekuur van de Arbeidsdeskundige zitten minimaal 3 dagen voor de postbestelling Een werknemer dient in principe op her spreekuur van de Arbeidsdeskundige te verschijnen. Hierop zijn 2 uitzonderingen mogelijk: 1. Werknemer hervat het werk volledig in de week waarin de oproepdatum valt en heeft dit gecommuniceerd met de leidinggevende. Werknemer dient dit wel per e mail aan de administratie van de arbodienst door te geven zodat de spreekuuragenda kan worden aangepast. 2. Werknemer is door de medische situatie niet in staat om op het spreekuur te komen. Daarbij moet gedacht worden aan situaties als: opname in ziekenhuis of instelling, verplichte of bedrust opgelegd door een arts. Als er alleen sprake is van een vervoersprobleem dan wordt van werknemer verwacht dat deze in een oplossing voorziet. In bijzondere gevallen kan worden overlegd met de administratie van de arbodienst. Als bij ziekmelding al bekend is dat er sprake is van ziekenhuisopname e.d. dan kan de direct leidinggevende de oproep voor de arbeidskundige blokkeren. Op basis van de door leidinggevende verstrekte informatie wordt een alternatief bepaald voor de standaard oproep na 7 dagen. Mogelijk wordt de oproepdatum voor het spreekuur van de Arbeidsdeskundige opgeschoven of wordt direct een spreekuurafspraak voor de bedrijfsarts gepland. De leidinggevende kan dit per e mail doorgeven aan de administratie van de arbodienst. Spreekuurprocedure Arbeidsdeskundige 1. De direct leidinggevende mailt de eventuele afspraken uit de eerste week aan de arbodienst als bekend is dat de werknemer niet voor einde week 2 hersteld is. 2. Arbeidsdeskundige heeft tijdens het spreekuur kennis van de beperkingen van de werknemer. 3. Werknemer kan op vrijwillige basis informatie verstrekken over de medische situatie maar is daartoe niet verplicht. Het gesprek beperkt zich dan tot het bespreken van de beperkingen in relatie tot werk. Ook de Eigen verklaring omtrent belastbaarheid wordt dan besproken. Gelet op de geheimhoudingsplicht van de Arbeidsdeskundige wordt eventueel vrijwillig versterkte medische informatie nooit teruggekoppeld aan de werkgever. 19

20 De Arbeidsdeskundige beperkt zich in de terugkoppeling tot een uitspraak over de belastbaarheid voor arbeid en een prognose ten aanzien van het volledig herstel voor eigen werk. Daarnaast zal bij geschiktheid voor vervangend werk aangegeven worden welke pakketten passen op de resterende arbeidsmogelijkheden van werknemer (in een workshop met leidinggevenden worden zo mogelijk 10 vervangend werkpakketten geformuleerd ). Tevens vermeldt hij of een vervolgafspraak met de bedrijfsarts noodzakelijk is. 4. Mocht in bijzondere gevallen het verstrekken van meer informatie aan werkgever een meerwaarde hebben voor de re-integratie dan wordt deze informatie alleen teruggekoppeld aan werkgever na voorafgaande schriftelijke toestemming van werknemer. 5. De arbeidsdeskundige bepaalt tijdens het spreekuurcontact of en wanneer een vervolgoproep voor het spreekuur van de bedrijfsarts meerwaarde heeft binnen de termijnen die in de Wet verbetering poortwachter zijn voorgeschreven. De administratie van de arbodienst verzorgt op aangeven van de Arbeidsdeskundige een oproep spreekuurcontact bedrijfsarts. 6. Mocht er tijdens het spreekuurcontact met de Arbeidsdeskundige sprake zijn van verschil van inzicht rond de belastbaarheid met de werknemer dan wordt een definitieve uitspraak over arbeidsmogelijkheden opgeschort en wordt werknemer zo snel mogelijk opgeroepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Dit betekent niet dat de arbeidsongeschiktheid tot het spreekuur van de bedrijfsarts akkoord is. De bedrijfsarts neemt kennis van de visie van de Arbeidsdeskundige en de informatie van werknemer in het spreekuurcontact en spreekt zich dan met terugwerkende kracht uit over de arbeidsongeschiktheid en belastbaarheid. 7. Spreekuurterugkoppeling vindt binnen 24 uur plaats aan werkgever en werknemer binnen een nog verder uit te werken procedure. Het direct tijdens het spreekuur verstrekken van een exemplaar spreekuurverslag zal niet altijd mogelijk zijn als de Arbeidsdeskundige zijn oordeel weloverwogen op papier moet zetten. De terugkoppeling is immers maatwerk. 20