VERZUIMBELEID VIVENTE 2006

Transcriptie

1 VERZUIMBELEID VIVENTE 2006

2 Status: Beleid Datum: Mei 2006 Bijlagen: 9 stuks zie inhoud. verzuimbeleid Vivente Algemeen Doelen van het verzuimbeleid Relatie met overig beleid Taakverdeling Structuur van het verzuimbeleid Preventief beleid Voorlichting: Besprekingen m.b.t. verzuimbeïnvloedende factoren Arbeidsgezondheidskundig spreekuur Verzuimgesprek Verzuimbeperkend beleid Ziekmeldingsprocedure Betrokkenheid en reïntegratie Werkhervatting en reïntegratie Aangepast werk Sociaal-medisch teamoverleg (SMT) Registratie en administratie Overzicht Evaluatie Overige richtlijnen Vakantie tijdens ziekte Bewaking privacy...7 Bijlage 1: Protocollen bij verzuim...8 A: verzuim bij ziekte (bij privé omstandigheden: zie B en conflicten: zie C.)...8 B. verzuim door privé omstandigheden...14 C. Verzuim door disfunctioneren of een conflict...15 Bijlage 2: Protocol werkhervatting...16 Bijlage 3: Leidraad voor (telefonisch) gesprek bij ziekmelding...16 Bijlage 4: Leidraad voor een verzuimgesprek...17 Bijlage 5: Leidraad voor huisbezoek...18 Bijlage 6: Leidraad voor werkhervattinggesprek (bij verzuim > 6 weken)...18 Bijlage 7: Procedure bij ziekte in schemavorm Bijlage 8: Algemene toelichting op de Wet Verbetering Poortwachter (WVP)...20 Probleemanalyse...20 Advies aan werkgever en medewerker...20 Plan van aanpak ( administratief mogelijk via de verzuimmeester)...20 De medewerker...21 Bijlage 9. Adressen en links...22 Vivente verzuimbeleid 2 / 22

3 1. ALGEMEEN 1.1 Doelen van het verzuimbeleid arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten te voorkomen; ziekteverzuim tot een minimum te beperken; de wetgeving op dit gebied na te leven. de kwaliteitsverbetering van het personeels- en organisatiebeleid; 1.2 Relatie met overig beleid - Het verzuimbeleid is onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid. Het verzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de WIA, Arbowet, Wet Terugdringing Ziekteverzuim, Ziektewet, Wet Verbetering Poortwachter en overige relevante regelgeving. 1.3 Taakverdeling Het CvB, de beleidsmedewerker pz van Vivente en de directeuren zijn samen verantwoordelijk voor de uitwerking van het verzuimbeleid. Het CvB zorgt voor de vaststelling van het verzuimbeleid en stuurt waar nodig bij met behulp van enquêtes en ken- en stuurgetallen; De directies zorgen in overleg met de beleidsmedewerker pz voor de uitvoering van het beleid. Vivente is daarnaast aangesloten bij Arbo Unie Zwolle die de organisatie bij de beleidsuitvoering ondersteunt. 1.4 Structuur van het verzuimbeleid Het verzuimbeleid, zoals hieronder weergegeven, bestaat uit drie onderdelen: 1. preventief beleid, ter verbetering van de verdeling tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel; 2. verzuimbeperkend beleid, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting; 3. registratie en administratie. 2. PREVENTIEF BELEID Preventief beleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd en dat maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan. Dit gebeurt aan de hand van: 2.1 Voorlichting: 1. voorlichting over het verzuimbeleid; 2. informatie voor en feedback van de medezeggenschapsraden; 3. aandacht voor verzuim in kwaliteitsrapportages; 4. het aanbieden van een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (binnenkort PMO genoemd. 1; 1 In de regel 1 x per 4 jaar. Vivente verzuimbeleid 3 / 22

4 5. promotie van lichaamsbeweging w.o. aanbieding bedrijfsfitness. 6. uitvoering van het arbobeleid (regelmatige rapportage vorderingen); 7. Vivente informeert het personeel over onderwerpen die gezondheid en arbeid aangaan, in het bijzonder de preventie van beroepsgebonden aandoeningen Besprekingen m.b.t. verzuimbeïnvloedende factoren. 1. De Risico inventarisatie en evaluatie biedt kansen om verbetering van arbeidsomstandigheden in een tijdsplan te zetten. 2. tweemaal per jaar wordt het onderwerp verzuim, welzijn en arbeidsomstandigheden geagendeerd in directeuren- team- en MR vergadering; 3. een adequaat taak(belastings)beleid wordt gevoerd; 4. aanpassing werktijden / taakomvang als mogelijkheid tot taakverlichting. 5. leeftijdsbewust personeelsbeleid; 6. de gesprekscyclus en eventuele functioneringsgesprekken zijn geschikte momenten om persoonlijke factoren te bespreken; 7. het aanbieden van een open spreekuur over arbeidsomstandigheden; 8. het naleven van de gedragsregels van Vivente ten aanzien van het professioneel handelen en correct omgaan met elkaar. 9. regelmatige evaluatiegesprekken met de Arbo-dienst De directeur van de school is de bij uitstek aangewezen functionaris als het gaat om 1. de zorg voor goede arbeidsomstandigheden, een prettig sociaal klimaat; 2. beïnvloeding werkdruk; 3. een gepaste wijze van leidinggeven; 4. voldoende aandacht voor de individuele leerkracht. De medewerker draagt bij aan de preventie van verzuim door er een gezonde levenswijze op na te houden en problemen tijdig te onderkennen en te bespreken. (zie ook de plichten van de medewerker in bijlage 8 van dit stuk). 2.3 Arbeidsgezondheidskundig spreekuur Een medewerker kan een afspraak maken bij de bedrijfsarts voor het arbeidsgezondheidskundig spreekuur. 2.4 Verzuimgesprek De directeur houdt met iedereen die drie maal of vaker per jaar heeft verzuimd een verzuimgesprek. Dit gesprek staat los van actueel verzuim en heeft als onderwerp de oorzaak van het individuele verzuimgedrag. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Bijlage 4 bevat een leidraad voor een dergelijk verzuimgesprek. Uit het gesprek blijkt of het verzuim gevolg is van medische klachten, arbeidsomstandigheden of privé-omstandigheden. Indien de oorzaak van het verzuim bekend is, proberen directeur en medewerker tot een oplossing van de problemen te komen. Naar aanleiding van het verzuimgesprek kan worden overwogen om in voorkomende situaties de werkzaamheden tijdelijk aan te passen, dan wel een afspraak te regelen bij de Arbo-dienst. Vivente verzuimbeleid 4 / 22

5 3. VERZUIMBEPERKEND BELEID In geval van ziekmelding zijn acties bij Vivente gericht op het herstel van de medewerker en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel reïntegratie. Hoe dit gebeurt, staat hieronder beschreven. 3.1 Ziekmeldingsprocedure De medewerker meldt zich ziek bij de directeur van de school. Directeur en medewerker dienen zich te houden aan het Protocol bij ziekte en reïntegratie (zie bijlage 1). De directeur dient er voor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het Protocol bij ziekte en reïntegratie. Bijlage 3 voorziet de directeur van een leidraad voor het voeren van een (telefonisch) gesprek bij ziekmelding. Dit gebeurt om inzicht te krijgen in mogelijk werk gerelateerd verzuim en om onterechte ziekmelding tegen te gaan. (zie stappen 1-4 protocol) 3.2 Betrokkenheid en reïntegratie De directeur stimuleert de betrokkenheid van andere medewerkers bij de situatie waarin de zieke zich bevindt. Telefoontjes, ziekenbezoek, bloemen en dergelijke worden zo mogelijk aangemoedigd. Bij langdurig verzuim tracht de schoolleiding vervreemding van het werk tegen te gaan, zodat reïntegratie van de medewerker na zijn herstel voorspoedig verloopt. De directeur houdt regelmatig (wekelijks) contact met de zieke; relevante post en andere informatie van de school worden doorgestuurd. De directie zien er op toe dat op gezette tijden een attentie wordt bezorgd. Bijlage 5 is een leidraad voor huisbezoek door een leidinggevende. Wanneer de gezondheidstoestand het toelaat wordt een medewerker die langdurig verzuimt, uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de school in stand te houden. 3.3 Werkhervatting en reïntegratie Werkhervatting brengt een aantal regels met zich mee voor directeur en medewerker, zoals vastgelegd in het Protocol werkhervatting (zie bijlage 2). De directeur dient ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van dit protocol en voorziet de directeur van een leidraad voor een werkhervattinggesprek (zie bijlage 6). Het CvB en de directie van de scholen bevorderen de reïntegratie van zieke medewerkers door tijdig maatregelen te treffen en voorschriften te leveren aan de hand waarvan de medewerker zijn werk kan hervatten, dan wel een aangepaste functie kan vervullen. Als blijkt dat de medewerker het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, probeert Vivente de medewerker in een andere organisatie van passend werk te voorzien. 3.4 Aangepast werk Aangepast of therapeutisch werk is nooit een doel op zich, maar kan als middel worden ingezet om duidelijkheid te verkrijgen over de mogelijkheden van reïntegratie.bij aangepast werk dan wel therapeutisch werk maken werkgever en medewerker schriftelijke afspraken over het doel, de aard, inhoud en duur van het werk. De uitgangspunten voor werk op therapeutische basis zijn aangescherpt: 1. De activiteiten moeten binnen een van tevoren aangegeven periode uitgevoerd worden; 2. De periode mag niet langer dan 6 weken zijn; Vivente verzuimbeleid 5 / 22

6 3. De werkzaamheden moeten deel uitmaken van een opbouwend reïntegratietraject; 4. Het mag géén bestaande functie zijn die in de CAO staat omschreven; 5. Het moet een gecreëerde functie zijn; 6. Er moet te allen tijde begeleiding aanwezig zijn; 7. De persoon moet op elk moment weg kunnen gaan. Samengevat: het gaat om activiteiten zonder loonwaarde, die over een beperkte periode plaatsvinden. 3.5 Sociaal-medisch teamoverleg (SMT) Gemiddeld vier keer per jaar komt het sociaal-medisch team bij elkaar voor overleg. Het sociaal-medisch team bespreekt de verzuimcijfers, het individuele verzuim en algemene arbo problematiek. Ook de mogelijkheden voor aangepast werk zijn onderwerp van gesprek. Er worden afspraken gemaakt over actuele verzuimgevallen en over hoe verzuim kan worden tegengegaan. Het team bestaat uit de beleidsmedewerker pz, de bedrijfsarts en/of maatschappelijk werker en de schooldirecteur (alleen voor actuele verzuimgevallen). Eventueel wordt het overleg bijgewoond door de betrokken zieke medewerker. Op verzoek van de beleidsmedewerker pz of op eigen verzoek kunnen directeuren van andere scholen binnen Vivente aan het overleg deelnemen. De onderwerpen op de agenda kunnen immers voor hen ook van belang zijn. 4. REGISTRATIE EN ADMINISTRATIE Om het verzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen dragen de directeuren en de beleidsmedewerker pz van Vivente zorg voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel. Hiervoor maken we gebruik van de Verzuimmeester 2, zodra het systeem betrouwbaar werkt. De directie en de beleidsmedewerker pz kan het proces nauwkeurig kunnen volgen. Afhankelijk van de bevoegdheden kunnen het CvB, de beleidsmedewerker pz en de directie o.a. de volgende gegevens genereren: 1. het verzuimpercentage per individu en per school in een bepaalde periode; 2. de gemiddelde verzuimduur in dagen en ziekmeldingsfrequentie per individu en per school in een bepaalde periode; 3. een indeling van het verzuim per school en op stichtingsniveau en andere managementinformatie op grond van leeftijd, geslacht, OP, OOP enzovoort. 2 De verzuimmeester is een digitaal instrument dat te gebruiken is voor de totale registratie van het ziekteverzuimproces vanaf de ziekmelding tot aan de WIA regeling. Het systeem is beveiligd met autorisaties op school en op bestuursniveau. Het gebruik wordt ingevoerd zodra deze applicatie probleemloos werkt. Tot dan loopt het huidig electronisch meldsysteem naar Concent. Vivente verzuimbeleid 6 / 22

7 4.1 Overzicht Een overzicht van het verzuim per school wordt gemaakt en toegevoegd aan het arbojaarverslag. Dit overzicht bevat algemene, geen individuele, verzuimgegevens, die in de teamvergadering van de school worden besproken. De kengetallen van de eigen school worden gespiegeld aan die van vergelijkbare scholen en aan het landelijk gemiddelde. 4.2 Evaluatie Concent voorziet ons in haar rapportage van verzuimcijfers. Op ons verzoek kan de Arbodienst een verdere analyse van het verzuim op school- en Vivente niveau maken. Deze gegevens worden gebruikt bij de evaluatie ofwel bij aanpassing van de contractafspraken. Als de resultaten van de verzuimanalyse daartoe aanleiding geven, worden concrete acties afgesproken in een activiteitenplan. Met regelmaat wordt de dienstverlening van de Arbodienst besproken. Zowel directeuren als de medewerkers die langer dan 6 weken ziek zijn geweest worden door pz van Vivente bevraagd naar hun ervaringen met de Arbo-dienst. 5. OVERIGE RICHTLIJNEN 5.1 Vakantie tijdens ziekte Een zieke medewerker kan tijdens zijn ziekteperiode met vakantie gaan als voldaan is aan de volgende voorwaarden: 1. de behandelend arts en de bedrijfsarts geven een positief advies, dat kan zijn "geen bezwaar of ter bevordering van het herstel"; 2. er is altijd de instemming van het CvB vereist. Een zieke medewerker moet er rekening mee houden dat hij, als er geen toestemming is voor vakantie, bereikbaar c.q. beschikbaar moet zijn voor eventuele oproepen door UWV of de Arbo-dienst. Deze afspraak geldt óók tijdens de schoolvakanties. 5.2 Bewaking privacy Tijdens het reïntegratieproces zorgen de directeur en de beleidsmedewerker pz ervoor dat alle informatie over de verzuim- en reïntegratiebegeleiding van de betrokken medewerker zorgvuldig opgeborgen wordt en dus niet voor derden toegankelijk is. Alle andere correspondentie, die de verzuim- en reïntegratiebegeleiding van individuele medewerkers betreft, moet gericht worden aan de persoon voor wie de brief bestemd is. Op de enveloppe moet duidelijk vermeld worden dat de inhoud vertrouwelijk is; zorgvuldigheid geldt ook voor het omgaan met computerwachtwoorden e.d. Uiteraard zijn alle gesprekken die door betrokkenen, zowel individueel als in het SMT, met betrekking tot het verzuim van een medewerker worden gevoerd strikt vertrouwelijk! Met de Arbo-dienst worden afspraken gemaakt over de bewaking van de privacy bij de probleemanalyse en het reïntegratieadvies. Vivente verzuimbeleid 7 / 22

8 BIJLAGE 1: PROTOCOLLEN BIJ VERZUIM A. ziekte, B. privé omstandigheden C. disfunctioneren of conflicten Opm: Deze procedure geldt voor medewerkers die ziek worden / geworden zijn na 1 januari Voor medewerkers die eerder ziek geworden zijn, geldt een andere procedure. A: VERZUIM BIJ ZIEKTE (BIJ PRIVÉ OMSTANDIGHEDEN: ZIE B EN CONFLICTEN: ZIE C.) 1. De medewerker die wegens ziekte niet kan werken, meldt zich tijdig (uiterlijk voor 7.30 uur s ochtends) ziek bij de directeur of diens plaatsvervanger op de eerste dag van het verzuim zodat de directeur tijdig voor vervanging kan zorgen. 2. De directeur (of zijn vervanger > de directeur neemt z.s.m. zelf contact op) a. informeert naar de oorzaak en ernst van de ziekte, of de huisarts is geraadpleegd; b. verwachte duur; c. zijn er eventuele andere werkzaamheden te verrichten; d. maakt een vervolgafspraak met de medewerker voor een volgend contact; e. maakt duidelijk of de medewerker beschikbaar moet zijn voor een oproep van de Arbo-dienst. De medewerker dient s ochtends telefonisch bereikbaar te zijn tussen 9.00 u. en u voor overleg, tenzij andere afspraken worden gemaakt of de gezondheidstoestand dit niet toelaat. De directeur bepaalt wat over het verzuim aan het onderwijsteam, leerlingen en ouders wordt medegedeeld. In de eerste zes weken van het verzuim is er in ieder geval wekelijks contact. 3. Een verzuimende leerkracht zorgt er voor dat de vervangende leerkracht zo spoedig mogelijk over een lesprogramma beschikt en over alle informatie die nodig is om de lessen te kunnen overnemen. 4. De directeur zorgt er voor dat de melding op de eerste dag van het verzuim wordt doorgegeven aan het AK. 5. De Arbo-dienst belt op de 18 e verzuimdag met de leidinggevende of zij op de 21 e dag in actie moet komen bijvoorbeeld door de zieke medewerker op te roepen voor het spreekuur. Als actie van de Arbo-dienst gewenst is, bepalen de omstandigheden welke discipline geactiveerd wordt: de bedrijfsarts, psycholoog, bedrijfsmaatschappelijk werker of arboverpleegkundige. 6. De medewerker dient bij een oproep voor een spreekuur te verschijnen, tenzij dit onmogelijk is; de medewerker neemt dan contact op met de Arbo-dienst. Bij no-show zonder bericht worden kosten verhaald op de medewerker. 7. Als het verzuim langer duurt dan twee weken neemt de directeur (telefonisch) contact op met de medewerker om na te gaan in hoeverre een huisbezoek door de directeur en/of Vivente verzuimbeleid 8 / 22

9 collega s gewenst is. Stelt een medewerker een huisbezoek op prijs, dan zorgt de directeur op korte termijn voor een afspraak. Wanneer de gezondheidstoestand het toelaat wordt een medewerker die langdurig verzuimt, uitgenodigd om de school te bezoeken en deel te nemen aan sociale activiteiten teneinde de band met de school in stand te houden. 8. Vanaf twee weken na de eerste verzuimdag houdt de directeur het dossier zorgvuldig bij. 9. Tijdens het verzuim is het niet toegestaan (andere) werkzaamheden te verrichten zonder voorafgaande toestemming en overleg met de directeur van de school en indien geactiveerd de Arbo-dienst en de beleidsmedewerkers pz. 10. De medewerker geeft veranderingen in de situatie zo spoedig mogelijk door aan de directeur. 11. Een zieke medewerker werkt mee aan een spoedig herstel en doet er alles aan om op een zo kort mogelijke termijn het werk te hervatten. Richtlijnen van de bedrijfsarts moeten worden opgevolgd. Bij meningsverschillen kan vanaf week 13 een second opinion aangevraagd worden bij het UWV. 12. De medewerker denkt mee met de Arbo-dienst en de directeur over reïntegratieactiviteiten. 13. De werkgever zal alle reïntegratie-inspanningen verrichten die redelijkerwijs van hem kunnen worden verwacht om de medewerker snel weer aan het werk te helpen in de eigen organisatie. Indien vaststaat dat de eigen arbeid niet meer kan worden verricht en er geen andere passende arbeid in de eigen organisatie voor handen is, bevordert de werkgever de inschakeling van de medewerker in voor hem passende arbeid bij een andere werkgever. 14. In alle gevallen ontvangen de directeur en de beleidsmedewerkers pz uiterlijk in de zesde ziekteweek een probleemanalyse met advies van de Arbo-dienst. De directeur zorgt dat de zieke medewerker hiervan ook een exemplaar krijgt. 15. Als sprake is van duurzaam benutbare 3 mogelijkheden stellen de directeur en de medewerker uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van de probleemanalyse een plan van aanpak (PvA) voor reïntegratie op. De directeur nodigt hiertoe de zieke medewerker uit voor een gesprek in de week van de ontvangst van de probleemanalyse. 4 De 3 Als het de verwachting is dat de medewerker binnenkort het werk zal hervatten, of helemaal niet zal kunnen hervatten, hoeft er geen PvA gemaakt te worden. 4 De medewerker kan zich op het gesprek voorbereiden door de UWV-brochure Als u niet kunt werken (wordt door de Arbo-dienst verstrekt) en de probleemanalyse te lezen. Vivente verzuimbeleid 9 / 22

10 directeur zendt een kopie van het PvA 5 naar kantoor Vivente en de Arbo-dienst als begin van het reïntegratiedossier. Hierin wordt bijgehouden: alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op het verloop van het verzuim, het aantal feitelijk gewerkte uren en de ondernomen activiteiten. 16. De directeur en de medewerker voeren de activiteiten uit die zijn afgesproken in het plan van aanpak. 17. Wanneer het verzuim langer dan zes weken duurt, geeft de Arbo-dienst een verklaring af waarin wordt aangegeven dat het verzuim al dan niet wordt veroorzaakt door ziekte. Concent meldt dit aan het Vervangingsfonds. 18. De Arbo-dienst heeft regelmatig (doorgaans eens in de zes weken) een spreekuurcontact met de medewerker om de uitvoering van het PvA te volgen en te stimuleren. De frequentie is afhankelijk van de situatie van de medewerker. 19. De directeur en de zieke medewerker overleggen regelmatig (ongeveer eenmaal per zes weken) om te bepalen of alle afspraken in het PvA zijn nagekomen, en of het PvA nog aansluit op de situatie van de medewerker. 20. In de dertiende week van het verzuim vindt (verplichte) melding plaats aan het UWV. De directeur zorgt dat de zieke medewerker een afschrift van de ziekmelding krijgt. Het UWV informeert de directeur over rechten en plichten, en over financiële risico s die instroom in de WIA met zich meebrengt. 21. Na 46 weken maakt de Arbo-dienst een overzicht van het verloop van de reïntegratieactiviteiten als tussenstand op voor het UWV. 22. Na 1 jaar ziekte wordt volgens de CAO het loon beperkt tot 70 % van het laatst verdiende loon. Het AK informeert de betrokkenen hierover. 23. Rond de 87e ziekteweek evalueert de Arbo-dienst zonodig in aanwezigheid van de beleidsmedewerkers pz op basis van de contacten met de directeur en de medewerker het verloop van de reïntegratie. De Arbo-dienst beschrijft dit in een Actueel Oordeel, onderdeel van de probleemanalyse. 24. In de 87e ziekteweek evalueert de directeur samen met de medewerker en de beleidsmedewerkers pz het plan van aanpak. De evaluatie wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. Zo wordt een reïntegratieverslag samengesteld. De WIA formulieren worden aangevraagd. 5 Zodra gebruik gemaakt wordt van de verzuimmeester, wordt overlegd hoe deze actie uitgevoerd wordt. Vivente verzuimbeleid 10 / 22

11 25. In de 89e ziekteweek overhandigt of stuurt de directeur het plan van aanpak (inclusief bijstellingen en evaluatie) aan de medewerker. De directeur heeft inmiddels van de Arbodienst de probleemanalyse (met bijstellingen en evaluatie) en het Actueel Oordeel en de eventuele bijstellingen ontvangen. De directeur maakt een kopie voor zichzelf en overhandigt of stuurt de originele exemplaren aan de medewerker. De Arbo-dienst stuurt de medische informatie rechtstreeks aan de medewerker. 26. Uiterlijk in de 91 e ziekteweek levert de medewerker bij het UWV een aanvraag in voor een WIA-uitkering, inclusief het reïntegratieverslag waarin opgenomen is: Alle gemaakte afspraken > verantwoordelijkheid van werkgever (loon- en dienstverbandgegevens), Arbo-dienst (diagnose, prognose, mogelijkheden passend werk, beperkingen) en ook van medewerker zelf: zijn visie op reïntegratieactiviteiten. De vorm waarin de Arbo-dienst medische gegevens aanlevert, maakt directe invulling van de FML (Functionele Mogelijkhedenlijst) mogelijk. Werkgever en medewerker kunnen samen besluiten om de WIA-aanvraag uit te stellen. Bijvoorbeeld als medewerker waarschijnlijk op korte termijn weer volledig aan de slag gaat. Er kan eenmaal uitstel worden gevraagd. 27. Vanaf de 92 e week worden beoordeeld: het reïntegratieverslag en het loonverlies 6 in het kader van de WIA aanvraag. Getoetst worden: Inspanningen werkgever: als onvoldoende dan opschorting WIA voor max. 1 jaar mogelijk. Inspanningen medewerker: als onvoldoende dan stopzetting loon, beperkte WIA uitkering in tijd of in omvang tot nihil. 6 De WIA maakt verschil tussen vier groepen. medewerkers met een loonverlies van minder dan 35%; medewerkers met een loonverlies van tenminste 35% maar minder dan 80%; medewerkers met een loonverlies van tenminste 80% met een geringe kans op herstel medewerkers met een loonverlies van tenminste 80% zonder of met slechts een geringe kans op herstel. niet arbeidsongeschikt Werkhervatting Gedeeltelijke Arbeidsgeschikten (WGA) Werkhervatting Gedeeltelijke Arbeidsgeschikten Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) Vivente verzuimbeleid 11 / 22

12 Second opinion De wet voorziet in het aanvragen van second opinion. De werkgever, de medewerkers of beiden kunnen hiertoe een verzoek indienen bij UWV. Een second opinion kan worden aangevraagd: als er een conflict is over het bestaan van de arbeidsongeschiktheid als het onduidelijk is of er al dan niet passend werk binnen het bedrijf van de werkgever is als de medewerker vindt dat zijn werkgever zich te weinig inspant voor zijn reïntegratie als de werkgever vindt dat zijn medewerker zich te weinig inspant voor zijn reïntegratie. 28. Na 104 weken verzuim valt de zieke medewerker in het WIA-stelsel 7 of begint de periode van de verlengde wachttijd (zie stap 28) Bij 35 % loonverlies voor het eigen werk kan de werkgever overgaan tot ontslag. Voor het bijzonder onderwijs geeft de CAO opzegtermijnen aan die afhankelijk zijn van de lengte van het dienstverband en de leeftijd van de betrokkene. Voor de WIA-aanvraag hebben Arbo-dienst, werkgever en medewerker weergegeven wat de laatste stand van zaken is. Maar het plan van aanpak hoeft natuurlijk nog niet klaar te zijn. Zolang het einddoel van de reïntegratie nog niet is bereikt, moeten medewerker en werkgever hieraan blijven werken met behulp van het Plan van Aanpak. Deze verplichting loopt door zolang het dienstverband bestaat. 29. Indien in het 3de ziektejaar door in gebreke blijven van de werkgever, die zieke medewerker nog niet in de WAO (ziektegevallen die gestart zijn vóór 1 jan 2004) /WIA zit, geldt een loondoorbetalingsverplichting van 80%. Is dit niet het geval, dan geldt een loondoorbetalingsverplichting van 70%; De periode van verplichte loondoorbetaling bij ziekte loopt gelijk op met de periode waarin het wettelijk opzegverbod tijdens ziekte geldt. Bij verlenging van de loondoorbetalingverplichting wordt de termijn voor het wettelijk opzegverbod bij ziekte dus ook verlengd (*) De huidige WAO is per 29 december 2005 gewijzigd in WIA (Wet Inkomen naar arbeidsvermogen) U vindt meer informatie hierover op ) Onder bepaalde omstandigheden kunt u ook een WAO WAZ of WAJONG traject vallen, bv. als u korter dan vijf jaar geleden in de WAO zat, of thans rechthebbende bent op één van deze uitkeringen. Vivente verzuimbeleid 12 / 22

13 Als UWV bij de poortwachtertoets constateert dat de werkgever voldoende aan de reïntegratie heeft gedaan, houdt de verplichting om het loon tijdens ziekte door te betalen na twee jaar op en is ook het opzegverbod bij ziekte niet langer van toepassing. Als uit de poortwachtertoets duidelijk blijkt dat: 1. de medewerker volledig arbeidsongeschikt is voor de overeengekomen werkzaamheden; 2. de werkgever en medewerker voldoende reïntegratie-inspanningen hebben verricht, maar zonder resultaat; 3. reïntegratie van de medewerker in aangepaste of passende arbeid in het bedrijf binnen afzienbare termijn niet mogelijk is (ook niet via scholing); dan kan de arbeidsrelatie met wederzijds goedvinden beëindigd worden. Als werkgever en medewerker het hierover eens zijn, sluiten ze hiertoe een overeenkomst. In dat geval is een ontslagvergunning niet nodig. Dit voorkomt een onnodige ontslagprocedure bij CWI. Indien een medewerker niet instemt met ontslag langs deze weg, dan is een procedure bij CWI (of kantonrechter) nog steeds noodzakelijk. Er is dan immers geen sprake van wederzijds goedvinden. Geen verwijtbare werkloosheid Als een medewerker na ontslag met wederzijds goedvinden een WW-uitkering aanvraagt, moet UWV beoordelen of sprake is van verwijtbare werkloosheid. UWV zal die beoordeling achterwege laten als aan de bovenstaande onder 1, 2 en 3 genoemde voorwaarden is voldaan. De medewerker wordt dan niet verwijtbaar werkloos geacht. Als uit de poortwachtertoets blijkt dat de medewerker onvoldoende reïntegratie-inspanningen heeft verricht, zal er wel sprake kunnen zijn van verwijtbare werkloosheid. In dat geval zal een sanctie op de WW-uitkering worden toegepast. Lopende WAO situaties: UWV blijft in 2006 nog het functie-ongeschiktheidsadvies voor de (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte met een WAO-uitkering uitbrengen. Over de situatie vanaf 2007 is nog geen duidelijkheid. Vivente verzuimbeleid 13 / 22

14 B. VERZUIM DOOR PRIVÉ OMSTANDIGHEDEN Leidinggevende en medewerker stellen alles in het werk om zo spoedig mogelijk met elkaar contact te hebben over de ontstane situatie. Er wordt een vervolgcontact afgesproken. De leidinggevende doet geen toezeggingen die de medewerker de indruk geven zelf het moment van werken te kunnen bepalen. Uitgangspunt is wet- en regelgeving. De leidinggevende bepaalt het verlof in overleg met de medewerker. Melding reden door medewerker, ja Ziekmelding door privé problematiek nee Medewerker meldt probleem bij directie Bedrijfsarts beoordeelt medische component nee Dir. beoordeelt of en zo ja welk soort verlof gegeven wordt ja Medische interventies Medewerker meldt ontwikkelingen + initiatieven om verlof Vivente verzuimbeleid 14 / 22

15 C. VERZUIM DOOR DISFUNCTIONEREN OF EEN CONFLICT Wanneer zich verzuim voordoet door disfunctioneren, is het van belang dit vroegtijdig te onderkennen en te bespreken en hiervan schriftelijk verslag te doen. Als een (arbeids)conflict de oorzaak is van verzuim, wordt het onderstaande protocol gevolgd. Melding via leidinggevende, wanneer deze betrokken is in het conflict> bij diens leidinggevende. (medewerker> directeur > voorzitter CvB > raad van toezicht.) In geval van bemiddeling kan gekozen worden voor interne of externe bemiddeling. Deze bemiddeling loopt altijd via de voorzitter van het CvB. Bij een conflict kunnen medewerkers gebruik maken van het arbeidgezondheidskundig spreekuur van de bedrijfsarts, hun vertrouwenspersoon of de klachtencommissie raadplegen of (afhankelijk van de ontvankelijkheid / bevoegdheid) een klacht indienen bij de commissie van beroep. Melding reden door medewerker, (bij dir of CvB) ja Is er een medische component bij conflict nee Medewerker meldt conflict bij directie (of bij CvB indien dir. partij is.) Bedrijfsarts beoordeelt medische component en geeft interventie advies nee Conflictdiagnostiek. Dir/CvB kan besluiten tot time-out ; afwezigheid max 2 weken ja Medische interventies Niet medische interventies gericht op: bemiddeling individu team loopbaan arbitrage (cie van beroep, rechtbank) Vivente verzuimbeleid 15 / 22

16 BIJLAGE 2: PROTOCOL WERKHERVATTING Doel: informatie voor medewerkers die in staat zijn hun werk weer geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Verzuim < 6 weken: Wanneer een medewerker na ziekteverzuim zijn werkzaamheden wil hervatten zonder door de bedrijfsarts te zijn gezien, moet dit minimaal een dag van tevoren met de directeur worden besproken. 1. Bij twijfel over de arbeidsgeschiktheid van de medewerker kan de directeur alsnog de bedrijfsarts verzoeken de medewerker op te roepen voor het spreekuur en te oordelen over mogelijke werkhervatting; 2. na een positief oordeel van de bedrijfsarts kan de medewerker zijn werkzaamheden hervatten, eventueel begeleid; 3. de directeur zorgt voor hersteld melding via het AK. Verzuim > 6 weken: De bedrijfsarts kan richtlijnen geven ten aanzien van werkhervatting en de directeur inlichten over eventuele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden. Werk kan worden hervat in (een deel van) de oorspronkelijke functie en in een andere, passende functie. Het einddoel en de duur van het reïntegratieproces moet worden omschreven. Dit geldt ook voor therapeutische werkhervatting. Hieraan is geen loonwaarde verbonden en de medewerker blijft in formele zin ziek. In dit geval blijft de bedrijfsarts de medewerker begeleiden. De directeur zorgt voor hersteld melding bij het AK. NB1: Bij hervatting van de werkzaamheden houden medewerker en schooldirecteur altijd een werkhervattingsgesprek waarin de oorzaak en het verloop van het verzuim aan de orde komen. NB2: Een volledig hersteld melding betekent dat de betreffende medewerker zijn functie volledig uitoefent qua taken en omvang, dus (voor een leerkracht) alle lesgevende én alle niet lesgebonden taken. BIJLAGE 3: LEIDRAAD VOOR (TELEFONISCH) GESPREK BIJ ZIEKMELDING Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij ziekmelding. 1. Gebruik de verzuimgegevens van de betreffende medewerker voor het gesprek. 2. Informeer naar de aard en ernst van de aandoening. 3. Informeer of de huisarts is geraadpleegd. 4. Laat de medewerker vertellen wat er aan de hand is. 5. Kan ik iets voor je doen? Vraag de medewerker naar belangen op de korte termijn. 6. Wanneer denk je er weer te zijn? Zijn er mogelijkheden voor andere werkzaamheden? 7. Vat punt 4 en 5 samen en trek gezamenlijk een conclusie. 8. Spreek af hoe verder te gaan en wanneer er weer contact is. 9. Leg belangrijke informatie vast in de verzuimmeester. Vivente verzuimbeleid 16 / 22

17 BIJLAGE 4: LEIDRAAD VOOR EEN VERZUIMGESPREK Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding bij frequent (3 x per jaar of vaker) of langdurig verzuim. 1. Zorg voor een goede voorbereiding: a. ken de achtergronden van het verzuim; b. bestudeer de verzuimhistorie van de laatste twee jaar; c. analyseer de gegevens en cijfers. 2. Verzamel informatie uit alle beschikbare bronnen: a. dossier / verzuimmeester; b. informatie van externe instanties zoals de Arbo-dienst; c. informatie uit functioneringsgesprekken, werkhervattinggesprekken enzovoort. 3. Spreek van tevoren het gespreksdoel af, plaats/tijdstip/tijdsduur en gespreksdeelnemers. 4. Zorg voor een rustige locatie. 5. Confronteer de medewerker direct met zijn verzuimgegevens, zwart op wit. 6. Geef aan welke gevolgen het verzuim voor de school heeft. 7. Vraag de medewerker wat de oorzaken van het verzuim zijn: gerelateerd aan werk (>advies bedrijfsarts) of aan thuissituatie (>huisarts of bedrijfsarts of maatschappelijk werk) 8. Gesprekstechniek: laat de medewerker zo veel mogelijk aan het woord (laat stiltes vallen, vraag door, vat samen en luister goed). 9. Inventariseer samen met de medewerker alle factoren die het verzuim beïnvloeden. 10. Speel niet voor dokter, u stelt gedrag (afwezigheid) aan de orde, niet de ziekte. 11. Probeer samen met de medewerker tot oplossingen te komen, maar laat hem die zoveel mogelijk zelf aandragen (effectiviteit = kwaliteit x acceptatie). 12. Maak concrete en controleerbare afspraken. 13. Beloof niet wat u niet kunt beloven (bevoegdheid). 14. Leg alle afspraken vast. 15. Vat het gesprek samen en evalueer het. 16. Bepaal een datum voor een evaluatie- of vervolggesprek. Samenvatting: In het verzuimbeleid van Vivente is opgenomen dat we bij frequent verzuim de verantwoordelijkheid nemen voor een gesprek over de oorzaken en onze mogelijkheden deze te beïnvloeden. Dit doen we voor het welzijn van de medewerker én de organisatie Vragen: 1. Zijn er volgens jou oorzaken aan te wijzen waardoor dit frequente verzuim ontstaat? 2. In hoeverre hebben de oorzaken te maken met de werksituatie? 3. Welke oplossingen zie je zelf voor de geschetste problematiek? 4. Op welke manier kan de organisatie daar volgens jou een bijdrage in leveren? 5. Welke afspraken kunnen we over de bedachte oplossingen maken? 6. Wanneer komen we op dit gesprek terug om te zien of onze afspraken op haalbaarheid te checken? Vivente verzuimbeleid 17 / 22

18 BIJLAGE 5: LEIDRAAD VOOR HUISBEZOEK 1. Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding en collega s van de zieke medewerker. Eerst een afspraak maken. Dit bezoek is niet bedoeld voor controle. Medewerker en (eventueel) gezinsleden moeten in de gelegenheid zijn zich voor te bereiden op uw komst. 2. Bereid u voor op het bezoek: a. verzamel informatie over de zieke (via bedrijfsarts, collega's, dossier/verzuimmeester); b. neem desgewenst informatie over de organisatie mee voor de zieke (verslagen, mededelingen); c. neem een kleine attentie mee. 3. Benut het bezoek om meer achtergrondinformatie te verzamelen en de situatie beter in te kunnen schatten. Een aantal punten van de checklist bij ziekmelding komt wellicht weer aan de orde: is er hulp nodig, wat zijn de verwachtingen? 4. Laat de medewerker aan het woord. 5. Probeer te achterhalen of meer contact (eventueel met anderen) op prijs wordt gesteld. 6. Zijn er andere manieren om de binding met de organisatie te houden? 7. Leg na het bezoek belangrijke informatie vast in de verzuimmeester. BIJLAGE 6: LEIDRAAD VOOR WERKHERVATTINGGESPREK (BIJ VERZUIM > 6 WEKEN) Doel: hulpmiddel voor de schoolleiding om medewerker bij terugkomst te motiveren. 1. Plan het tijdstip van het gesprek op de eerste dag van de werkhervatting. 2. Als u zelf niet aanwezig bent, regel dan vooraf wie het gesprek overneemt. 3. Neem de tijd voor het gesprek en zorg voor een rustige omgeving. 4. Raadpleeg van tevoren de vastgelegde informatie. 5. Begin het gesprek met een sympathiek welkomstwoord. 6. Geef het doel van het gesprek aan en licht toe wat er op de agenda (punt 7 t/m 10) staat. Vraag of de medewerker nog punten heeft en voeg deze toe. 7. Informeer naar het verloop van de ziekte en eventuele problemen in de uitoefening van het werk. 8. Vertel wat er is veranderd tijdens de absentie. 9. Maak werkafspraken voor de korte en lange termijn. 10. Vat het gesprek samen en plan eventueel een volgend gesprek. 11. Na het gesprek: a. bedenk goed of de medewerker niet te vroeg of met een te zware urenlast begint; b. zorg ervoor dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd; c. leg belangrijke informatie vast in het verzuimdossier. Vivente verzuimbeleid 18 / 22

19 BIJLAGE 7: PROCEDURE BIJ ZIEKTE IN SCHEMAVORM. Ziekte Medewerker School (werkgever) Arbo-dienst AK (concent) UWV USZO 1. 1 e dag Ziekmelding bij Melding A.K. school. 2. Vanaf dag 1 Online aanpassingen % arb.geschiktheid doorgeven naar Concent. 3. Dag 18 Bepaalt of De Arbo-dienst een rol gaat spelen v.a dag Binnen 6 weken Belt leidinggevende Probleemanalyse opstellen 5. 6 weken Stuurt AK verklaring of verzuim veroorzaakt wordt door ziekte weken Werkgever en medewerker stellen aan de hand van de Probleemanalyse van de Arbo-dienst samen een Plan van Aanpak op. Informeert en adviseert werkgever en medewerker en evalueert regelmatig de Probleem analyse Verwerking berichten % arb. geschiktheid. Zendt verklaring oorzaak verzuim richting Vervangingsfonds. Bericht naar school over plan van Aanpak en Reïntegratiedossier (kan vervallen bij regie via verzuimmeester) weken 13 week melding naar AK. (Ziekmelding naar UWV, School ontvangt kopie.) 8. 46weken Tussenoverzicht reïntegratieactivi teiten weken Loondoorbetaling daalt na 52 weken tot 70 %. Concent zendt dit bericht in 48 e week naar medewerker weken Effectuering stap mnd Voor lopende WAO trajecten : aanvraag van functie-ongeschiktheidsadvies bij UWV USZO voor WAO. Vervalt bij WIA Week 87 Medewerker ontvangt aanvraagformulieren WIA. Werkgever en medewerker stellen samen reïntegratieverslag op. De Arbo-dienst maakt een tussenoverzicht over het verloop van reïntegratie e week (min 3 mnd voor WIA uitkering) 14. v.a. 92 e week. Medewerker dient WIA aanvraag en het reïntegratieverslag in bij UWV. Werkgever geeft alle benodigde documenten aan medewerker voor reïntegratieverslag. Op basis van advies UWV evnt ontslag aanzeggen Levert de benodigde gegevens voor het reïntegratiever slag. Conceptbrief sturen naar werkgever over functieongeschiktheidsadvies Invulling werkgeversdeel WIA-aanvraag. Beoordeelt of er voldoende inspanningen zijn geleverd Advies sturen naar werkgever 15. v.a 104 wk Bepalen of ontslag volgt. 16. v.a. 30 Einde vervanging t.l.v. vervangingsfonds behalve als GEEN WAO uitkering is toegekend (op dit mnd punt zijn WIA trajecten zijn nog in overleg, mogelijk na aug meer nieuws) 17. HERSTEL Melden bij AK Melden bij Arbodienst Toelichting en UWV * tijdens het proces is een second opinion van UWV mogelijk vanaf week Stap 11 vervalt bij WIA traject. De conclusies uit het reïntegratieverslag in de kopie beschikking van de WIA beoordeling kan beschouwd worden/volstaan voor de ontslagvergunning.

20 BIJLAGE 8: ALGEMENE TOELICHTING OP DE WET VERBETERING POORTWACHTER (WVP) Sinds 1 april 2002 is de Wet Verbetering Poortwachter van kracht. De regeling is ingesteld om het reïntegratieproces in het eerste ziektejaar beter te laten verlopen en de instroom in de WAO te beperken. Met deze wet hebben werkgever én medewerker meer verantwoordelijkheid gekregen. De regeling geldt voor alle nieuwe ziektegevallen vanaf 1 april Aan het einde van het tweede ziektejaar zal het UWV toetsen of de werkgever en de medewerker voldoende hebben gedaan om reïntegratie te bewerkstelligen. De werkgever heeft met instelling van de WVP meer mogelijkheden gekregen om maatregelen te nemen als de medewerker niet of onvoldoende meewerkt aan de reïntegratie. In het uiterste geval kan de werkgever een weigerachtige medewerker zelfs ontslaan. Bij twijfel of verschil van mening over de reïntegratiemogelijkheden kunnen werkgever en medewerker UWV al tijdens het eerste ziektejaar om een second opinion vragen (v.a. week 13). Het wettelijk bepaalde moment voor de WIA-keuring kan op verzoek van werkgever en medewerker worden uitgesteld, bijvoorbeeld vanwege een verwacht herstel van de medewerker. Hieronder worden de eisen weergegeven waaraan een (uitgebreide) probleemanalyse met advies en een plan van aanpak moeten voldoen. Probleemanalyse De probleemanalyse van de Arbo-dienst moet de volgende gegevens bevatten: Algemene gegevens die van belang zijn voor herstel, werkhervatting en reïntegratie zoals: de aard van de klachten; diagnose; behandeling; prognose; Beperkingen in de uitvoering van de eigen functie of ander werk; Mogelijke belemmerende omstandigheden in het privé-leven en het werk; Als sprake is van een arbeidsconflict wordt dit expliciet aangegeven; Motivatie en kwaliteit van de arbeidsrelatie. De probleemanalyse bevat ook een beoordeling van de gegevens met betrekking tot: Verwachtingen omtrent herstel, werkhervatting en reïntegratie zonder nadere interventie; De vraag welke problemen werkhervatting/reïntegratie in de weg staan; De vraag in hoeverre interventie reïntegratie/werkhervatting kan bevorderen; De vraag of de werkgever de arbeidstaak moet aanpassen. Advies aan werkgever en medewerker Het advies moet concrete stappen bevatten richting herstel en werkhervatting. Werkgever en medewerker dienen goed te worden geïnformeerd over hoe de functionele beperkingen van de medewerker zich verhouden tot het soort arbeid dat hij kan verrichten. Plan van aanpak ( administratief mogelijk via de verzuimmeester) Op basis van de probleemanalyse en het advies van de Arbo-dienst maken werkgever en medewerker een Plan van aanpak waarin wordt opgenomen: Wie de casemanager is; Het uiteindelijke doel van de reïntegratie; In welke stappen dat doel wordt bereikt; Welke activiteiten worden ondernomen en door wie (medewerker, werkgever, de Arbodienst of een andere instelling); De planning van de activiteiten; Wanneer de werkgever, medewerker en Arbo-dienst evalueren. Vivente verzuimbeleid 20 / 22

21 Opmerking: UWV ondersteunt de werkgever en de medewerker met brochures, handleidingen en formulieren voor het maken van een reïntegratieverslag. Bezoek De medewerker De WVP legt bij de medewerker de verantwoordelijkheid neer om te werken aan een spoedig herstel. Ook de Arbo-wet stelt de medewerker mede verantwoordelijk voor veiligheid, gezondheid en welzijn in het werk. De medewerker werkt in preventieve zin hieraan mee door zelf initiatief te nemen en door zich in te zetten voor het verbeteren van zijn eigen arbeidsomstandigheden; het bespreken van belastende factoren in het werk met de werkgever (leidinggevende, regiomanager en/of de beleidsmedewerkers PZ) het bespreken van belastende factoren binnen het werk in het arbeidsgezondheidskundig spreekuur met de bedrijfsarts. De verzuimende medewerker is onder andere verplicht om bewust en actief mee te werken aan het reïntegratieproces; te werken aan eigen herstel; de eigen verklaring aan de Arbo-dienst in te sturen; zijn medewerking te verlenen aan een geneeskundig onderzoek; de adviezen die uit het onderzoek voortvloeien na te leven; het plan van aanpak samen met de casemanager op te stellen; aanvraag voor een WIA-keuring te doen bij het UWV; het reïntegratieverslag in te leveren bij de WIA-aanvraag; passend werk te aanvaarden. De volgende ondersteuning wordt tijdens het reïntegratieproces aan de medewerker geboden: begeleiding door de bedrijfsarts; begeleiding door de casemanager in de vorm van het uitzetten en uitvoeren van een reïntegratietraject; bemiddeling bij conflicten door casemanager, of door een extern deskundige; begeleiding door deskundigen van de Arbo-dienst: A&O psycholoog, BMW (op advies van bedrijfsarts en in overleg met de werkgever); begeleiding door een andere extern deskundige. Waar mogelijk worden subsidies aangevraagd voor de externe begeleiding bij het Vervangingsfonds (RADO) of uit de REA (Reïntegratie voor Arbeidsgehandicapten) voorzieningen. Vivente verzuimbeleid 21 / 22

22 BIJLAGE 9. ADRESSEN EN LINKS Betrokken instanties: Arbo Unie Zwolle > contactpersoon is mevr. Agterhuis en bedrijfsarts is mevr. Barelds. Achtergrond: : veel informatie over rechten en plichten. (alles over WIA) Het Vervangingsfonds Vivente verzuimbeleid 22 / 22