1. TAKENPAKKET. 1.1 Doel van de functie

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN EEN ADJUNCT VAN DE DIRECTEUR (A11) IN DE FUNCTIE VAN VERANTWOORDELIJKE VASTGOED BIJ DE VLAAMSE WATERWEG VOOR DE CEL GRONDBEHEER VAN DE AFDELING COMMERCIEEL BEHEER WEST EN INNOVATIE STANDPLAATS: HASSELT OF WILLEBROEK JUNI TAKENPAKKET 1.1 Doel van de functie De Verantwoordelijke Vastgoed bewaakt de correctheid van concessies onderhandeld door de Commerciële Verantwoordelijken van de organisatie en dit op basis van de geldende regelgeving. Interne en externe klanten bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een specifieke dienstverlening die verband houdt met grondzaken en vastgoed (vergunningen, concessies, huurovereenkomsten en erfpachten) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 1.2 Resultaatgebieden Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Opvolgen van de vraag van de VLM (Vlaamse land- en milieumaatschappij) en/of de notaris voor het uitoefenen van het voorkooprecht betreffende gronden gelegen aan het patrimonium en vastgoed Analyseren van ad hoc vragen en problemen inzake de beschikbaarheid van het patrimonium op vraag van de afdelingen, bedrijven, particulieren, Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de organisatie van de dienstverlening De Vlaamse Waterweg helpen eigen inkomsten te verwerven Actieplan opstellen en werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van de inventaris Opmaken van erfpachtovereenkomsten Ontwerpen van aktes op basis van model Onderhandelen over de voorwaarden bij de opmaak van een overeenkomst met een externe klant binnen de ruimte die de regelgeving voorschrijft. 1

2 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Inventaris ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken samen met de medewerkers van de cel verwerving en met de GIS-verantwoordelijke Ontwikkelen van rekenmodellen, databanken, IKZ-procedures Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten inzake voorkooprecht, zakelijke rechten, minnelijke aankoop Fungeren als aanspreekpunt voor de notaris inzake het uitoefenen van het voorkooprecht, eigendomsoverdrachten, Adviseren over toepassing en gebruik van de inventaris van het patrimonium Adviseren van de externe klant bij de keuze van de overeenkomst inzake het gebruik van het patrimonium. Interne en externe klanten adviseren over interpretatie van regelgeving inzake grondzaken Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Evalueren van klanttevredenheid Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie Kwaliteitsbewaking van de inventaris Nakijken van de aktes die zijn opgemaakt door de notaris Input geven voor integriteitsbeleid Waken over de deadlines van dossiers en bijsturen indien nodig Waken over de correcte informatieverstrekking 2

3 Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als eerste aanspreekpunt voor (mogelijke) klanten, de notaris, Feedback vragen aan klanten Doorgeven aan andere belanghebbenden of DVW zijn voorkooprecht uitoefent of niet Projectdeelname Leiden of deelnemen aan projecten met als doel bij te dragen aan de realisatie van afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Proactief deelnemen aan werkgroepen inzake ruimtelijke ordening en patrimonium en adviseren Adviseren, controleren en bijsturen van projecten (bvb. projecten van terreinontwikkeling) Projecten plannen, coördineren en leiden Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van de medewerkers van de cel Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten 3

4 2. FUNCTIEPROFIEL 2.1 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belang, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad-hoc) Doet zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om problemen en klachten van klanten op adequate wijze op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Analyseren Problemen duiden in hun verbanden en op efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 4

5 Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 2.2 Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis (op korte termijn te verwerven bij nieuwe aanwerving) kennis waterwegen en aanhorigheden (kunstwerken, infrastructuur) kennis patrimonium DVW kennis procedures binnen DVW, alsook binnen Vlaamse of federale administratie kennis kadastrale materie vaardigheid planlezen kennis schattingsmethodes gronden en woningen kennis commerciële overeenkomsten kennis basis PC-toepassingen elementaire kennis van de wet op de overheidsopdrachten juridische kennis zakelijke rechten en goederen en bijzondere overeenkomsten Strekt tot aanbeveling (bij nieuwe aanwerving) goede mondelinge taalvaardigheid (verdedigen visie DVW + verwervingsmaterie) goede schriftelijke (foutloze) taalvaardigheid (opmaak s, brieven, nota s) basiskennis aangaande ruimtelijke ordening, bodemsaneringsdecreet, advisering bouwaanvragen en milieuaanvragen 3. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je bent in het bezit van een masterdiploma in de rechten of in een economische richting. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC- Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Ben je tewerkgesteld in een andere graad binnen rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan dien je te beschikken over het hierboven vereiste diploma. 5

6 Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of de vereiste relevante werkervaring. 2. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 4. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Slagen in onderstaande selectieprocedure. - Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 5. KANDIDAATSTELLING De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met zondag 18 augustus 2019 door te solliciteren met CV en vragenlijst aan jobs@vlaamsewaterweg.be met vermelding van de referentie Verantwoordelijke Vastgoed. De kandidaatstelling wordt enkel in aanmerking genomen als: - de kandidaatstelling uiterlijk op 18/8/2019 wordt ingediend, - je de gestructureerde vragenlijst toevoegt aan je sollicitatie. Het blanco document kan je terugvinden bij deze vacature op of onze website Indien je gebruik wil maken van een vrijstellling of niet nodeloos hertesten, voeg je de stavende documenten bij je kandidatuurstelling uiterlijk op 18/8/2019. Indien de stavende documenten afwezig zijn, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 6. SELECTIEPROCEDURE Het selectieprogramma bestaat uit: 6

7 6.1 CV-screening Enkel de kandidaten die aan alle punten van de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. De gevraagde relevante ervaring dienen kandidaten aan te tonen bij sollicitatie. 6.2 FASE: Optionele voorselectie Vanaf 8 kandidaten die doorstromen uit de CV screening, kan een voorselectie worden georganiseerd op basis van een gestructureerde vragenlijst die peilt naar de relevantie van de ervaring en de motivatie voor en inzicht in de functie op basis van de informatie die je hebt meegegeven bij je kandidatuurstelling. Het is belangrijk om bij je kandidatuurstelling alle velden zorgvuldig in te vullen. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie 60% behaalt op de voorselectie en wie behoort tot de groep van de 8 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. 6.3 FASE: Gestructureerd verkennend interview Deze selectiefase is eliminerend, en wordt gevoerd met een afgevaardigde van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens dit interview wordt gepeild naar: - inpasbaarheid binnen de organisatie - wederzijdse verwachtingen - motivatie voor de functie - toetsen van de beoogde kennis en/of ervaring De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig of ongunstig. Om verder te gaan in de procedure dient men een gunstige beoordeling te behalen. 6.4 FASE: Psychotechnische screening Deze selectiefase is eliminerend, en zal worden uitgevoerd door een extern selectiekantoor. De screening bestaat uit volgende onderdelen: competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, computergestuurde testen (redeneerproeven en vaardigheidstesten) en een analyse- en presentatieoefening. Tijdens het assessment center worden de competenties gemeten zoals vermeld in punt 2.1. De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig of ongunstig. Om verder te gaan in de selectieprocedure dient men een gunstige beoordeling te behalen. 6.5 FASE: Functiegericht eindgesprek Deze selectiefase is eliminerend en wordt gevoerd met één of meerdere afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - vaktechnische competenties - inpasbaarheid binnen het team - zelfstandig werken - motivatie voor de functie Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze mogen voorbereiden. 7

8 Op basis van het verkregen totaalbeeld krijgen de kandidaten een beoordeling geschikt/niet geschikt voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 6.6 TIMING van de selectieprocedure Uiterste sollicitatiedatum: 18/8/2019 CV-screening + indien nodig screening optionele preselectie: week van 19/8/2019 Gestructureerd verkennend interview (in Willebroek): 05/9/2019 Assessment center: van 10/9/2019 tot en met 18/9/2019 Functiegericht eindgesprek (in Willebroek): 26/9/2019 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 7. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 8. WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Verantwoordelijke Vastgoed bij De Vlaamse Waterweg, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf datum van het proces-verbaal van de selectie. De wervende entiteit kan gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Verantwoordelijke Vastgoed. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 9. FEEDBACK De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure afgelopen is. 10. SALARIS EN GRAAD Salarisschaal: A111 (graad van adjunct van de directeur), verloning 3.204,70 euro bruto/maand (bij 0 jaar relevante ervaring). Relevante privé-ervaring kan gevaloriseerd worden. 8

9 11. VRIJSTELLINGEN EN NIET NODELOOS HERTESTEN Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Indien de stavende documenten afwezig zijn op de uiterste reactiedatum, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 12. ALGEMEEN Voor alles wat niet expliciet is opgenomen in dit selectiereglement, gelden de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. 9