1. TAKENPAKKET. 1.1 Doel van de functie

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN 1 PROJECTVERANTWOORDELIJKE ICT IN DE GRAAD VAN INFORMATICUS (A12) BIJ DE VLAAMSE WATERWEG NV VOOR DE AFDELING ALGEMENE ONDERSTEUNING - CEL ICT STANDPLAATS: WILLEBROEK OF HASSELT MEI TAKENPAKKET 1.1 Doel van de functie Leiden van ICT projecten en/of ICT-deelprojecten en/of businessprojecten met een ICT-deelproject teneinde de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen. Context: In lijn met de overgekomen normen in termen van tijd, kwaliteit, scope en kosten. 1.2 Resultaatgebieden Analyse Analyseren van de gestelde problemen of behoeften teneinde een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen. Overleg plegen met betrokkenen Informatie verzamelen om probleem of behoefte te kunnen kaderen Uitdiepen van de vraag Detecteren van klantenbehoeften De business ondersteunen en challengen in het opmaken van een business case (projectnota) of het uitvoeren van studies De business ondersteunen in het identificeren, formuleren en analyseren van proces- en informatieautomatiseringsbehoeften (business analyse) Uitvoeren van functionele en technische analyse Projectdefinitie Definiëren en plannen van het ICT project teneinde een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project. Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken- en stuurgetallen) De nodige middelen bepalen (budget, personeel, ) Een projectteam samenstellen Zorgen dat het bestek formeel en inhoudelijk in orde is (Eind)redactie van eventuele bestekken uitvoeren Nazien van offertes en opstellen van voorstel van toewijzing Bijdragen tot het beheer van de ICT roadmap en de ICT projectenportfolio Vanuit de eigen expertise advies geven over de algemene ICT werking en de ICT-omgeving1 Projectopvolging Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het ICT project teneinde ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden. Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken, Kwaliteitsbewaking uitvoeren van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen Bepalen van prioriteiten Aansturen en opvolgen van projectteamleden, eventueel externe projectverantwoordelijken, consultants en/of uitvoerders Proactief signaleren en eventueel escaleren van belangrijke risico s en knelpunten Het bewaken van de wetgeving op de overheidsopdrachten en het inhoudelijk en administratief opvolgen van ICT-gerelateerde Overheidsopdrachten 1

2 Leidinggeven Leiden, motiveren en aansturen van projectleden teneinde een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen. Projectvergaderingen organiseren en voorzitten Coachen en evalueren van de projectmedewerkers Bewaken van het leerproces van de projectleden Motiveren en inspireren van de projectmedewerkers De goede werksfeer bewaken binnen de ICT projecten Rapporteren Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project teneinde de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken. Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van de projecten De inzet van middelen verantwoorden Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen Communicatie en contacten Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners teneinde een draagvlak te creëren. De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken Informatiesessies organiseren voor de doelgroepen, brochures opmaken, informatie beschikbaar stellen op website Beantwoorden van vragen van belanghebbenden Actief participeren in ICT governance-organen Deelnemen aan overlegfora, aan werkgroepen en gezamenlijke projecten van de Vlaamse overheid Project en kennisoverdracht Overdragen van het project naar de organisatie teneinde de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken. Erop toezien dat de nodige documentatie wordt opgeleverd betreffende behoeften, architectuur, code, algoritmes en interfaces, handleidingen voor ICT personeel en gebruikers, brochures, Erop toezien dat de kennisdatabank van de ICT service desk up to date gebracht wordt na oplevering van het project Dienstnota s maken, verspreiden en toelichten Een overgangsfase organiseren Structurele maatregelen voorstellen Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project De business ondersteunen in het organiseren van opleidingen Na oplevering, kennis van het project en de opgeleverde ICT-diensten overdragen aan operationele ICT ((senior)experten ICT en service desk medewerkers ICT) Naleven van alle geldende veiligheidsvoorschriften en procedures die van toepassing zijn voor deze functie 2. FUNCTIEPROFIEL 2.1 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 2

3 Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2 Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse - Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in - Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Niveau 1 Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken - Accepteert verandering en vernieuwing - Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden - Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit - Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Voortgangscontrole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers Niveau 2 Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen - Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces - Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) - Checkt afspraken inzake kwaliteit en timing op afgesproken controlemomenten - Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken 3

4 - Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Zelfontwikkeling Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Stimuleert ontwikkeling in de organisatie en geeft hierin het goede voorbeeld - Vergaart proactief kennis om adequaat te kunnen antwoorden op toekomstige vraagstukken - Stelt zich ook in complexe of onduidelijk situaties leergierig en reflecterend op - Heeft inzicht in het effect van zijn kwaliteiten, ontwikkelpunten, valkuilen en allergieën op anderen en gaat hier bewust mee om - Creëert randvoorwaarden in de organisatie, waardoor medewerkers kunnen leren - Stimuleert het gebruik van verschillende methoden om te leren en zich te ontwikkelen 2.2 Technische competenties - In het bezit zijn van rijbewijs B - Grondige kennis van de methodologie van project management gekozen door De Vlaamse Waterweg, of, in afwezigheid daarvan, tenminste één methode voor project management - Ervaring in het leiden van ICT projecten - Kennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten - Technische kennis binnen een aantal expertgebieden Op korte termijn te verwerven (bij nieuwe aanwerving): - Goed algemeen begrip van de totale ICT-omgeving van De Vlaamse Waterweg - Goed algemeen begrip van de structuur, bedrijvigheid en het beleid van De Vlaamse Waterweg - Inzicht in de formele en informele netwerken - Algemene kennis van de ICT governance processen - Kennis van de afspraken gemaakt met het management rond ICT-projectbeheer - Kennis van alle relevante standaarden en regelgeving (intern en extern) omtrent de eigen taken en de technologie waarmee de ICT-omgeving uitgerust is - Goede kennis en algemeen begrip van het overeengekomen ICT-beleid en de overeengekomen ICTstrategie - Kennis van de software voor projectbeheer 3. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je bent in het bezit van een masterdiploma (of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid) Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 3. Je hebt minimaal 5 jaar professionele ervaring in het begeleiden van ICT-projecten of het uitvoeren van business analyses. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Ben je tewerkgesteld in een andere graad binnen rang A1 binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan dien je te beschikken over het hierboven vereiste diploma. 4

5 Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking. 1 Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of de vereiste relevante werkervaring Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. 4. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; - Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; - Je bent geslaagd in de selectieprocedure, - Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 5. KANDIDAATSTELLING De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met 29 juni 2018 door te solliciteren met brief en cv aan jobs@vlaamsewaterweg.be met vermelding van de referentie AAO Projectverantwoordelijke ICT. De kandidaatstelling wordt enkel in aanmerking genomen als deze uiterlijk op 29/6/2018 wordt ingediend. Indien je gebruik wil maken van een vrijstelling of niet nodeloos hertesten, dan maak je dit ten laatste bij je kandidatuurstelling op 29/6/2018 duidelijk kenbaar en levert de nodige stavende documenten 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 5

6 aan. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 6. SELECTIEPROCEDURE Het selectieprogramma bestaat uit: 6.1 CV-screening Enkel de kandidaten die aan punt 1, 2 en 3 van de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. 6.2 FASE: optionele voorselectie Vanaf 15 kandidaten die doorstromen uit de cv screening, kan een voorselectie worden georganiseerd op basis van een capacitaire proef die peilt naar het algemeen redeneervermogen. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens stanine 4 behaalt op deze proef én wie behoort tot de 15 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. 6.3 FASE: gestructureerd verkennend interview Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - inpasbaarheid binnen de organisatie - aftoetsen wederzijdse verwachtingen - motivatie voor de functie - aftoetsen gevraagde relevante kennis en ervaring Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om verder te gaan in de procedure dienen de kandidaten een gunstige beoordeling te behalen. 6.4 FASE: assessment Het assessment zal worden uitgevoerd door een extern selectiekantoor. Het assessment bestaat uit volgende onderdelen: criteriumgericht interview, persoonlijkheidsvragenlijsten, planningsoefening, capacitaire proeven en eengespreksoefening. Tijdens het assessment worden de competenties gemeten zoals deze vermeld staan in punt 2.1. Deze selectiefase is eliminerend. 6

7 De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om verder te gaan in de procedure dienen de kandidaten een gunstige beoordeling te behalen. 6.5 FASE: functiegericht eindgesprek Het functiegericht eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - vaktechnische competenties - inpasbaarheid binnen het team - motivatie voor de functie Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze mogen voorbereiden. Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld krijgen de kandidaten een beoordeling geschikt/niet geschikt voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 6.6 TIMING van de selectieprocedure Uiterste sollicitatiedatum: 29/6/2018 CV-screening: week van 2/7/2018 Optionele voorselectie: week 9/7/2018 of week 16/7/2018 Gestructureerd verkennend interview: week 6/8/2018 en week 20/8/2018 Assessment: tussen 27/8/2018 en 7/9/2018 Functiegericht eindgesprek: week 17/9/2018 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 7. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 8. WERVINGSRESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van projectverantwoordelijke ICT binnen de entiteit De Vlaamse Waterweg nv die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als projectverantwoordelijke ICT. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. 7

8 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van projectverantwoordelijke ICT binnen De Vlaamse Waterweg nv. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 9. FEEDBACK De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure voor hen is afgelopen. 10. SALARIS EN GRAAD Salarisschaal A12 (informaticus), verloning: 4083,10 euro bruto/maand (met 5 jaar relevante ervaring). Relevante privé-ervaring kan worden gehonoreerd. 11. Vrijstellingen en niet nodeloos hertesten Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 12. ALGEMEEN Voor alles wat niet expliciet is opgenomen in dit selectiereglement, gelden de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. 8