Context: Controles en audits kunnen zowel ter plaatse als op afstand uitgevoerd worden

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT SELECTIEPROCEDURE VOOR DE STATUTAIRE WERVING VAN 1 INTERNE AUDITOR IN DE GRAAD VAN ADVISEUR (A211) BIJ DE VLAAMSE WATERWEG NV VOOR DE CEL STAF EN BELEIDSCOÖRDINATIE TEAM ORGANISATIEONTWIKKELING STANDPLAATS: WILLEBROEK OF HASSELT NOVEMBER TAKENPAKKET 1.1 Doel van de functie Controleren van de naleving van reglementeringen, normen, e.d. of interne audit uitvoeren met als doel hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden en eventueel voorstellen formuleren naar het auditcomité hoe deze acties best kunnen worden aangepakt Context: Controles en audits kunnen zowel ter plaatse als op afstand uitgevoerd worden 1.2 Resultaatgebieden Planning en voorbereiding Plannen en voorbereiden van de controle/audit met als doel er voor te zorgen dat de controle/audit efficiënt kan verlopen. Zich informeren over het te controleren onderwerp om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken Studie van documenten, instructies, procedures, voorgaande of gelijkaardige controles/audits, Opmaken van eigen planning Bepalen van de lijst en volgorde van uit te voeren controles / audits binnen het kader van de ruime doelstellingen van de entiteit en na akkoord van het auditcomité over de voorgestelde prioriteiten Uitvoering (Ter plaatse) uitvoeren van controles/audits en analyses met als doel de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, ) na te gaan (*) opgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit) Nakijken of aan de normen en gedefinieerde processen is voldaan op basis van documenten en/of op basis van reële, materiële vaststellingen Opsporen van afwijkingen en onregelmatigheden, deze onderzoeken en interpreteren, zowel op administratief als technisch uitvoerend vlak Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van bedrijfsprocessen met oog op kwaliteit van de af te leveren eindproducten Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen met als doel de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen i.k.v. een uitgevoerde audit Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering Bij vraag van het auditcomité, uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen en/of corrigerende maatregelen die de organisatie kan nemen om de aandachtspunten te kunnen verhelpen 1

2 Opvolging Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag met als doel bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen Nakijken of er gevolg werd gegeven aan opgelegde maatregelen Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit met als doel alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren Beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen Aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of audit Statistieken en rapporteringen opmaken Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak met als doel er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen, sectororganisaties e.a. met het oog op informatie-uitwisseling Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen Dossiers toelichten op interne of externe vraag Overleg Samenwerken en overleggen met diverse collega s met als doel een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen. Streven naar uniformiteit van de eigen aanpak door duidelijke richtlijnen m.b.t. vorm en inhoud van de verslaggeving. Deelname aan regelmatige externe overlegmomenten met Audit Vlaanderen Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden Pro-actief overleg organiseren met Audit Vlaanderen om verbeteringen van de procedures, wetgeving en normen te bewerkstelligen Overleg plegen met collega s opdat maximale kennis uitgewisseld kan worden over de aandachtspunten en de mogelijke verbeterpunten hiervoor Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen Indien nodig geven van input voor bijsturing beleid 2. FUNCTIEPROFIEL 2.1 Persoonsgebonden competenties 2

3 Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 3 Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 3 Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse - Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen Niveau 3 Reageert assertief in emotionele of kritieke situaties - Aanvaardt kritiek op zijn standpunt of verantwoordelijkheidsdomein en reageert er constructief op - Bespreekt meningsverschillen zonder het conflict uit de weg te gaan - Gaat adequaat om met onaangepaste reacties, verbale agressie en provocaties - Verwerpt onaanvaardbare voorstellen op een respectvolle maar besliste manier - Slaagt erin om in situaties van grote druk en manipulatie op een respectvolle en vasthoudende wijze zijn eigen standpunt te verdedigen 3

4 Plannen en organiseren Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau 1 Plant het eigen werk effectief. Organiseert het eigen werk. - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af - Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden - Pakt de zaken efficiënt aan - Kan inspelen op wijzigende omstandigheden - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht 2.2 Technische competenties - Kennis van MS Office software (Excel, Word, Outlook, ) - Kennis van de verschillende domeinen binnen het vakgebied organisatieontwikkeling: - Risicomanagement - Procesmanagement - Informatiemanagement - Organisatiebeheersing - Kwaliteitszorg - 3. FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1. Je bent in het bezit van een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC- Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. 2. Je bent in het bezit van een (voorlopig) rijbewijs B. 3. Je hebt minimaal 6 jaar professionele ervaring in de domeinen van audit en/of procesanalyse. Kennis van de wet op de overheidsopdrachten is een pluspunt. In het bezit zijn van een auditcertificaat is een pluspunt. Je kunt deelnemen via de interne arbeidsmarkt indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van volgende punten: 4

5 Je bent (statutair) ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van adviseur. Of, je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of, je bent (contractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van rang A211 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent (contractueel) tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van adviseur (VPS art. III 22). Je kunt deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Je beschikt in elk geval wel over het hierboven vermeld vereiste diploma en ervaring, ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of externe mobiliteit. 4. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: - Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; - Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; - Je bent geslaagd in de selectieprocedure, - Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 5. KANDIDAATSTELLING De kandidaatstelling kan uiterlijk tot en met 6 januari 2019 door te solliciteren met brief en cv aan jobs@vlaamsewaterweg.be met vermelding van de referentie S&BC interne auditor. De kandidaatstelling wordt enkel in aanmerking genomen als deze uiterlijk op 6/1/2019 wordt ingediend. Indien je gebruik wil maken van een vrijstelling of niet nodeloos hertesten, dan maak je dit ten laatste bij je kandidatuurstelling op 6/1/2019 duidelijk kenbaar en levert de nodige stavende documenten aan. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. 5

6 Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. Door je kandidaat te stellen, bevestig je in orde te zijn met de formele deelnemingsvoorwaarden en de toelatingsvoorwaarden. Voorafgaand aan de indiensttreding zullen de nodige documenten om dit te onderbouwen ingediend moeten worden. 6. SELECTIEPROCEDURE Het selectieprogramma bestaat uit: 6.1 CV-screening Enkel de kandidaten die aan punt 1, 2 en 3 van de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan de verdere selectieprocedure. 6.2 FASE: gestructureerd verkennend interview Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - inpasbaarheid binnen de organisatie - aftoetsen wederzijdse verwachtingen - motivatie voor de functie - aftoetsen gevraagde relevante kennis en ervaring Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om verder te gaan in de procedure dienen de kandidaten een gunstige beoordeling te behalen. 6.3 FASE: assessment Het assessment zal worden uitgevoerd door een extern selectiekantoor. Het assessment bestaat uit volgende onderdelen: criteriumgericht interview, persoonlijkheidsvragenlijsten, analyse- en presentatieoefening. Tijdens het assessment worden de competenties gemeten zoals deze vermeld staan in punt 2.1. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten krijgen een beoordeling gunstig/ongunstig. Om verder te gaan in de procedure dienen de kandidaten een gunstige beoordeling te behalen. 6.4 FASE: functiegericht eindgesprek Het functiegericht eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - vaktechnische competenties - inpasbaarheid binnen het team en verwachtingen 6

7 - motivatie voor de functie Voorafgaand aan het jurygesprek ontvangen de kandidaten een case die ze mogen voorbereiden. Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld krijgen de kandidaten een beoordeling geschikt/niet geschikt voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie de meest geschikte kandidaat is voor de functie. Er wordt geen rangschikking opgemaakt. De keuze wordt gemotiveerd. 6.5 TIMING van de selectieprocedure Uiterste sollicitatiedatum: 6/1/2019 CV-screening: week van 7/1/2019 Gestructureerd verkennend interview: week 21/1/2019 Assessment: tussen 28/1/2019 en 11/2/2019 Functiegericht eindgesprek: week 18/2/2019 Dit is een indicatieve timing. Afhankelijk van het aantal kandidaten en de omstandigheden kan deze timing en/of volgorde wijzigen. 7. AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit aangeven bij je kandidaatstelling. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 8. WERVINGSRESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van interne auditor binnen de entiteit De Vlaamse Waterweg nv die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als interne auditor. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van interne auditor binnen De Vlaamse Waterweg nv. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 9. FEEDBACK 7

8 De kandidaten kunnen op hun vraag feedback krijgen over hun resultaten en dit vanaf het moment dat de procedure voor hen is afgelopen. 10. SALARIS EN GRAAD Salarisschaal A211 (adviseur) Relevante privé-ervaring kan worden gehonoreerd. 11. Vrijstellingen en niet nodeloos hertesten Vrijstelling Heb je in het verleden een vrijstelling behaald in een vorige procedure en is die ook van toepassing in deze procedure? Voeg dan bij je sollicitatie de stavende documenten toe. Niet nodeloos hertesten Nam je na 1 december 2014 al eens deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in een andere procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. Indien de stavende documenten niet kunnen worden aangeleverd, kan je geen gebruik maken van de vrijstelling of niet nodeloos hertesten. 12. ALGEMEEN Voor alles wat niet expliciet is opgenomen in dit selectiereglement, gelden de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. 8