Kwaliteitsjaarverslag 2018 Zorggroep Apeldoorn e.o.

Transcriptie

1 Kwaliteitsjaarverslag 2018 Zorggroep Apeldoorn e.o.

2 Inhoud Voorwoord Persoonsgerichte zorg en ondersteuning Wonen en Welzijn Veiligheid Medicatieveiligheid Antipsychoticagebruik Antibiotica gebruik Decubitus Voedingstoestand, mondzorg en incontinentieletsel Inzet vrijheidsbeperkende maatregelen Advance care planning Leren en werken aan kwaliteit Leiderschap, governance en management Personeelssamenstelling (voldoende en vakbekwaam personeel) Gebruik van hulpbronnen Gebruik van informatie Conclusie Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 2

3 Voorwoord Voor u ligt het kwaliteitsjaarverslag 2018 van Zorggroep Apeldoorn en omstreken (ZGA e.o.). Dit verslag geeft inzicht in hoe ZGA e.o. omgaat met diverse thema s uit het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en wat de resultaten hiervan zijn. Hierbij gaat het telkens om intramurale (Wlz) verpleeghuisbewoners, cliënten die bijvoorbeeld geriatrische revalidatiezorg of dagbehandeling ontvangen zijn hier dus buiten beschouwing gelaten. In dit verslag wordt allereerst ingegaan op de persoonsgerichte zorg en ondersteuning, wonen en welzijn en veiligheid (inclusief een overzicht van de uitkomsten van de indicatoren basisveiligheid). Vervolgens wordt beschreven hoe ZGA e.o. leert en werkt aan kwaliteit, welke ontwikkelen hebben plaatsgevonden op het gebied van governance en hoe de personeelssamenstelling ervoor staat. Tenslotte wordt ingegaan op de wijze waarop ZGA e.o. in 2018 gebruik maakte van hulpbronnen en informatie. Dit verslag is opgesteld aan de hand van het kwaliteitsplan 2017/2018 dat in juli 2017 is opgesteld. Een deel van de doelstellingen van het kwaliteitsplan hebben we reeds in het kwaliteitsverslag van 2017 behandeld, in dit verslag worden de resultaten van 2018 weergegeven. Aan het begin van elk hoofdstuk wordt kort benoemd welke doelstellingen er in het kwaliteitsplan of het voorgaande kwaliteitsverslag zijn gesteld, waarna de resultaten worden gerapporteerd. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 3

4 1. Persoonsgerichte zorg en ondersteuning Doelstellingen uit het kwaliteitsjaarplan 2017/2018 waren het meten van de vier thema s van het kwaliteitskader (compassie, uniek zijn, autonomie en zorgdoelen) tijdens cliëntwaarderingsmetingen, het ECD beter laten aansluiten bij deze thema s en het verminderen van administratieve lasten. De vier thema s uit het kwaliteitskader werden in 2018 nadrukkelijk gemeten tijdens de cliëntwaarderingsonderzoeken die plaatsvinden op alle afdelingen. Het opstellen van zorgdoelen is een bovendien een onderdeel van de AO/IC controle en afdelingen kunnen hier in het in 2018 geïmplementeerde ECD (Pluriform Zorg) zelf een overzicht van genereren. De resultaten van de cliëntwaarderingsonderzoeken worden bovendien altijd teruggekoppeld naar de afdeling, zodat de afdeling kan leren en verbeteren naar aanleiding van de scores. Het nieuwe ECD maakt het ook mogelijk om beter aan te sluiten bij de thema s van het kwaliteitskader. Zo zijn woon- en leefomstandigheden, welbevinden en participatie enkele van de domeinen die terug te vinden zijn in het nieuwe ECD. Binnen elk domein kunnen passende doelen worden geformuleerd. Om de autonomie van cliënten ter versterken (een van de thema s van het kwaliteitskader) heeft in 2018 bovendien een kwaliteitsmaand met als thema cliënt in regie plaatsgevonden. Op diverse manieren werd hierin aandacht geschonken aan hoe medewerkers cliënten meer in regie kunnen zetten. Met het verminderen van administratieve lasten is in 2018 een begin gemaakt door het invoeren van een nieuw documentbeheersysteem. Er is echter nog winst te behalen en in 2019 wordt er daarom een verdere verdieping gegeven aan het verminderen van administratieve lasten. 2. Wonen en Welzijn In het kwaliteitsplan van 2017/2018 was als doel gesteld om het activiteitenprogramma te evalueren en de betrokkenheid van familie en naasten te vergroten. Naast de evaluatie hiervan, rapporteren we in dit hoofdstuk allereerst in hoeverre cliënten en naasten het wonen bij ZGA e.o. waardeerden. Algemene waardering Over het algemeen is men tevreden over het wonen bij ZGA e.o. Dit blijkt uit cliëntwaarderingsonderzoeken en Zorgkaart Nederland. Gemiddeld geeft men ZGA e.o. een 7.8 op Zorgkaart Nederland en 90% van de mensen beveelt ZGA e.o. aan. Activiteitenprogramma Het activiteitenprogramma was reeds in 2017 geëvalueerd. Ook in 2018 hebben er volop activiteiten plaatsgevonden. Er zijn een aantal verenigingen die activiteiten organiseren voor cliënten door het jaar heen. Cliënten kunnen hier tegen betaling aan deelnemen. In de zomerperiode zijn deze activiteiten gedurende tien weken kosteloos opengesteld voor alle cliënten, zodat er ook in deze periode extra aandacht kon worden gegeven aan cliënten. Hierbij werden kennis en materialen gedeeld tussen verschillende locaties. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 4

5 Door het jaar heen zijn er daarnaast diverse activiteiten en evenementen georganiseerd: - Valentijn Verwendag - Activiteiten rondom NL Doet - Rondritten - Casa Bonita Bokaal - Rolstoelmeerdaagse - Bootreis - Burendag - Cadeautjesmarkt - Kerstsamenzang Deze activiteiten en evenementen waren een groot succes. Daarnaast zijn er veel activiteiten samen met externe partijen georganiseerd als aanvulling op het reguliere aanbod, veelal in het kader van maatschappelijke betrokkenheid. Medewerkers van het UIT-bureau verzorgden de coördinatie en uitvoering van deze extra activiteiten, vaak in samenwerking met vrijwilligers. Tevens zijn door het hele jaar verspreid tientallen extra activiteiten samen met leerlingen van diverse scholen georganiseerd. Samen pannenkoeken bakken, wandelen, natuurtochten met hulp van IVN, spelletjes middagen et cetera. Het is lastig om de activiteiten kostendekkend te houden. Door een grote gift van een cliënt is het echter mogelijk om een aantal activiteiten de komende tien jaar kosteloos open te stellen voor alle cliënten. Familieparticipatie De betrokkenheid van familie blijft een punt van aandacht. Binnen ZGA e.o. werken we met familienet, dit is een extra manier om familie te betrekken bij wat er op de afdeling gebeurt. Met name bij psychogeriatrische afdelingen werkt dit redelijk goed, op de ene afdeling beter dan op de andere. Naar schatting is het gebruik van familienet in 2018 toegenomen van ongeveer 50% naar ongeveer 75%. Om familieparticipatie verder te verbeteren heeft elke afdeling een aandachtsfunctionaris op dit gebied. In 2019 zullen de aandachtsfunctionarissen van afdelingen waar familieparticipatie minder goed loopt, meekijken bij afdelingen waar dit beter loopt, om zo van elkaar te leren. Het belangrijkste doel hiervan is dat familie betrokken wordt en dat de zorg de gezamenlijke verantwoordelijkheid is van de zorgmedewerkers, behandelaars en familieleden. 3. Veiligheid In 2018 hebben we stappen gezet op het gebied van het in kaart brengen en leren van de indicatoren basisveiligheid. In het kwaliteitsplan was opgenomen dat we wilden focussen op medicatieveiligheid, antipsychoticagebruik, antibioticagebruik, voedingstoestand, decubitus, mondzorg en incontinentieletsel en inzet van vrijheidsbeperkende maatregelen. Naast deze indicatoren zullen we hier ook rapporteren op advance care planning, een nieuwe indicator die in 2018 eveneens vanuit het kwaliteitskader is gemeten. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 5

6 3.1 Medicatieveiligheid Twee van de indicatoren basisveiligheid hadden betrekking op medicatieveiligheid. Ten eerste is in kaart gebracht welk percentage afdelingen tenminste één keer per kwartaal medicatiefouten multidisciplinair besprak met medewerkers van de afdeling, op basis van meldingen die werden gedaan. Hoewel veel afdelingen aangaven medicatie-incidenten te bespreken, bleek in de praktijk dat de fouten als ze werden besproken vaak binnen het kernteam (teamleider en arts) werden besproken en vervolgens binnen het zorgteam, dus niet multidisciplinair. In 22% van de Wlz afdelingen werden medicatiefouten wel multidisciplinair binnen het team besproken. Ten tweede is naar aanleiding van de indicatoren uit het kwaliteitskader uitgevraagd bij welk percentage cliënten (van die cliënten die langer dan 6 maanden in zorg waren) er een formele medicatiereview heeft plaatsgevonden in het bijzijn van een verpleegkundige, verzorgende, arts en apotheker (en eventueel cliënt). Dit was bij 0% van de cliënten het geval, binnen ZGA e.o. is het namelijk het beleid dat deze review plaatsvindt tussen een arts en apotheker, hier is geen zorgmedewerker bij betrokken. Het wel betrekken van een zorgmedewerker heeft volgens het kwaliteitskader meerwaarde, omdat dit voor de verpleegkundige en verzorgende als het ware een korte bijscholing zou zijn, tegelijkertijd doen specialist ouderengeneeskunde en apotheker uit de observaties van de verpleegkundige meer kennis op over de werking van de medicatie. 3.2 Antipsychoticagebruik Antipsychoticagebruik is niet langer een indicator basisveiligheid die standaard vanuit het kwaliteitskader gemeten dient te worden. We hebben het meten hiervan echter wel als uitdaging in ons kwaliteitsplan 2017/2018 gesteld en net als in 2017, monitoren we dit binnen ZGA, zodat we hiervan kunnen leren. Bovendien zijn er projecten gaande rondom het bewust inzetten van psychofarmaca. Het gemiddelde percentage cliënten per maand dat psychofarmaca gebruikt is in Tabel 1 per afdeling weergegeven. Vergelijken met voorgaand jaar is hierbij lastig, destijds werd gekeken naar specifieke categorieën, de cijfers dit jaar geven het algehele psychofarmaca gebruik weer. Tabel 1. Gemiddeld maandelijks percentage cliënten dat psychofarmaca gebruikt per locatie in 2018 Locatie Percentage cliënten dat psychofarmaca gebruikt Assenrade 78% Avondzon 71% Casa Bonita 62% De Viermaster 62% De Deuderick 52% Het Zonnehuis 57% Randerode 60% Sprenkelaarshof (Heerenhof en Pachterserf) 56% Twello 71% Weber 33% Windkanter 70% Woonhaven 70% Heel ZGA e.o. 58% Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 6

7 3.3 Antibiotica gebruik Net als het psychofarmacagebruik, is ook het antibioticagebruik per afdeling in kaart gebracht. In onderstaande tabel is het gebruik per afdeling geaggregeerd naar locatieniveau. Tabel 2. Gemiddeld maandelijks percentage cliënten dat antibiotica gebruikt per locatie in 2018 Percentage cliënten dat Locatie antibiotica gebruikt Assenrade 7% Avondzon 1% Casa Bonita 4% De Viermaster 8% Deuderick 0% Zonnehuis 6% Randerode 6% Sprenkelaarshof (Heerenhof en Pachterserf) 5% Twello 6% Weber 0% Windkanter 7% Woonhaven 19% Zoals in de tabel te zien is, varieert het gemiddelde maandelijkse antibioticagebruik van 0% tot 19% per locatie. Het percentage van 19% (Woonhaven) is in vergelijking met andere locaties opmerkelijk hoog. Dit hoge gemiddelde is met name ontstaan in het begin van 2018, in de loop van het jaar is het antibioticagebruik ook hier sterk teruggebracht, naar 4,2% in december Zoals in het kwaliteitsverslag van 2017 was voorgenomen, is in 2018 een CPR-meter in gebruik genomen. Na scholing wordt dit middel sinds de zomer van 2018 organisatie-breed ingezet. Hoewel causale verbanden in de praktijk lastig zijn aan te tonen, verwachten we op basis van literatuur dat deze meter bijdraagt aan gerichter en beperkter antibioticagebruik. ZGA e.o. is trots op de manier waarop ze omgaat met het terugbrengen van antibioticagebruik. Ook door anderen wordt dit erkend. Als voorbeeld voor anderen hebben zorgmedewerkers van ZGA e.o. daarom op verzoek op het landelijke symposium Antibioticaresistentie en Ouderen van VWS en het RIVM gedeeld hoe hier binnen ZGA e.o. mee wordt omgegaan. 3.4 Decubitus Beleid Binnen ZGA e.o. werken we met een verpleegkundig wond- en decubitusconsulent. Zij coacht de aandachtsfunctionarissen decubituszorg die aan elke afdeling verbonden zijn en kan ook door andere medewerkers om advies worden gevraagd. Er worden signaleringslijsten gebruikt om de situatie van cliënten in kaart te brengen, om vervolgens te kijken hoe er gehandeld moet worden. Er is bovendien een antidecubituscommissie en elke maand wordt de decubitusprevalentie van elke afdeling in kaart Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 7

8 gebracht en gemonitord. Dit alles heeft ertoe geleid dat de decubitusprevalentie al jaren onder het landelijk gemiddelde is. Prevalentie Tabel 3 geeft de decubitusprevalentie van november-december 2018 weer, hierin zijn cliënten met ZZP 4 t/m 10 meegenomen. De puntprevalentie voor decubitus categorie 2 of hoger over heel ZGA e.o. was in november 1,6%. Zoals in de tabel te zien is, hadden de meeste locaties een prevalentie van 0% tot 3,6%, met een uitschieter naar 14,3%. Hierbij moet echter vermeld worden dat het in het laatste geval gaat om een locatie met op dat moment in totaal slechts 14 Wlz-cliënten. In deze cijfers zijn ook cliënten die de decubitus buiten de instelling hebben opgelopen meegenomen. De nosocomiale (instellingsverworven) decubitusprevalentie categorie 2 of hoger was lager en varieerde van 0% tot 2,6% per locatie. Ter vergelijking, in 2017 was de landelijke prevalentie van nosocomiale decubitus categorie 2 binnen Wlz-instellingen 2,9%. 1 Tabel 3. Decubitus: puntprevalentie november-december 2018 Percentage Wlz-cliënten met decubitus Locatie categorie 2 of hoger Avondzon 0,0% Casa Bonita 1,0% De Deuderick en Assenrade 14,3% De Spreng 0,0% De Vier Dorpen 3,6% De Viermaster 2,9% De Windkanter 0,0% Twello 0,0% Het Zonnehuis 2,5% Randerode 1,5% Sprenkelaarshof: Pachterserf 0,0% Sprenkelaarshof: Heerenhof 0,0% Weber 0,0% Woonhaven 0,0% Heel ZGA e.o. 1,6% Casuïstiekbespreking Een van de indicatoren van het kwaliteitskader gaat over het wel of niet houden van een casuïstiekbespreking waarin wordt besproken waar het huidletsel ontstaan is, wat de locatie is, of er risico s zichtbaar waren tijdens de anamnese en welke interventies er genomen zijn. Hoewel de decubitusscore binnen ZGA e.o. laag is, wordt op de afdelingen met decubitus niet standaard een dergelijke casuïstiekbespreking gehouden. Bij het updaten van het decubitusbeleid in 2019 willen we dit wel opnemen. Afdelingen kunnen dan vragen om een casuïstiekbespreking met de wond- en decubitusverpleegkundige, of de decubituscommissie kan dit aandragen wanneer er een herhaalde hoge decubitusprevalentie is op een afdeling. 1 Bron: LPZ, Zorgproblemen Decubitus Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 8

9 3.5 Voedingstoestand, mondzorg en incontinentieletsel Met betrekking tot de voedingstoestand, de mondzorg en continentie worden signaleringslijsten gebruikt om de situatie van de cliënt in kaart te brengen en waar nodig te anticiperen op de resultaten. Bovendien kijken diëtisten wanneer nodig mee met een cliënt, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van decubitus. Mondzorg De tandartszorg wordt binnen ZGA e.o. verzorgd door Omnios. De samenwerking is in 2018 geëvalueerd en Omnios heeft hierbij aangegeven erg tevreden te zijn met de wijze waarop afdelingsmedewerkers willen leren, betrokken zijn, handelen bij spoedzaken en het team van Omnios weten in te schakelen. Bovendien werden medewerkers als erg benaderbaar ervaren. Deze positieve feedback is teruggekoppeld naar de medewerkers, wat een open cultuur waarin leren mogelijk is verder bevordert. Incontinentieletsel Om het continentiebeleid verder te implementeren is een van de uitdagingen voor 2019 het vinden van een continentieverpleegkundige. De wondzorgverpleegkundige coacht medewerkers nu al in het voorkomen van en omgaan met wonden ten gevolge van incontinentie. 3.6 Inzet vrijheidsbeperkende maatregelen Binnen ZGA e.o. wordt gewerkt met een BOPZ commissie. Deze commissie is verantwoordelijk voor het actueel houden van het beleid en bewaakt dat middelen en maatregelen worden geregistreerd. De commissie geeft gevraagd en ongevraagd advies. Artsen zijn verantwoordelijk voor de toepassing en registratie van de middelen en maatregelen. Daarnaast wordt er op de afdelingen gewerkt met aandachtsfunctionarissen. Zij dragen samen met de afdelingshoofden zorg voor de implementatie van het BOPZ beleid, signaleren knelpunten en dragen bij aan oplossingen. De BOPZ commissie is tevens bezig met de voorbereiding van de implementatie van de Wet Zorg en Dwang in Maandelijks wordt aan de IGJ doorgegeven welke middelen en maatregelen er binnen ZGA e.o. worden toegepast. Het percentage cliënten waarbij een bepaald soort middel of maatregel was toegepast in december 2018 was tevens een van de kwaliteitsindicatoren. Tabel 4 geeft hier een overzicht van per locatie. De middelen die het meeste in worden gezet vallen in de categorie elektronisch, het gaat hierbij met name om de inzet van sensoren. Een aantal locaties zet deze procentueel erg veel in; vergelijken tussen locaties is echter lastig, aangezien op sommige locaties (zoals Randerode en Casa Bonita) ook veel cliënten met een somatische achtergrond verblijven en het percentage inzet middelen en maatregelen daarmee automatisch lager ligt. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 9

10 Tabel 4. Middelen en maatregelen: percentage cliënten waarbij middelen en maatregelen zijn toegepast in december 2018, per categorie. Percentage Wlz-cliënten waarbij betreffende middelen en maatregelen zijn toegepast Eén op één toezicht Elektronisch In een ruimte afgezonderd Mechanisch Farmacologisch Locatie Fysiek Psychologisch Anders Avondzon Casa Bonita De Deuderick en Assenrade De Spreng De Vier Dorpen De Viermaster De Windkanter Twello Het Zonnehuis Randerode Pachterserf Heerenhof Weber Woonhaven Advance care planning Advance care planning is sinds 2018 een nieuwe indicator basisveiligheid van het kwaliteitskader en was daarom nog niet opgenomen in het kwaliteitsplan 2017/2018 of het kwaliteitsverslag van Het doel van advance care planning is komen tot passende zorg, zorg die aansluit bij wat belangrijk is in de laatste levensfase van de patiënt. Binnen ZGA e.o. bespreekt de arts bij opname en tijdens de zorgplanoverleggen met de cliënt de zorg die gewenst is rondom het levenseinde. Het besluit tot wel of niet reanimeren is een vast onderdeel van het zorgleefplan en wordt na bespreking altijd genoteerd in het zorgdossier van de cliënt. Het percentage cliënten waarbij beleidsafspraken rondom het levenseinde zijn vastgelegd in het zorgdossier is daarmee op de meeste locaties erg hoog (zie Tabel 5). Uitzondering hierop is locatie De Vier Dorpen, hier vallen cliënten onder de huisarts en houdt deze het dossier bij. Medewerkers van de Vier Dorpen beschikken wel over een door de huisarts ondertekend formulier waarin staat wat de wensen van de cliënt zijn. Ook het percentage op Randerode (93,9%) was iets lager dan op andere locaties, dit komt omdat de gegevens in deze gevallen niet volledig zijn overgezet van het oude naar het nieuwe ECD. Andere vragen ten behoeve van de zorg rondom het levenseinde, zoals het wel of niet starten of stoppen met levensverlengende behandelingen, bijvoorbeeld antibiotica, bloedproducten en preventieve medicatie en wel of geen ziekenhuisopname worden veelal op individuele basis wel besproken. Dit is echter afhankelijk van de situatie en de arts maakt de afweging wat exact besproken wordt. Daar dit geen simpele afvinklijstjes betreft, zijn gegevens over welke opties precies besproken worden niet eenvoudig uit de dossiers te extraheren afspraken worden echter wel altijd genoteerd. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 10

11 Tabel 5. Advance Care Planning: percentage cliënten waarbij afspraken rond ACP (puntprevalentie dec 2018) Locatie Percentage Wlz-cliënten waarbij ACP-afspraken zijn gemaakt Avondzon 100,0% Casa Bonita 99,0% De Deuderick en Assenrade 100,0% De Spreng 100,0% De Vier Dorpen 23,6% De Viermaster 100,0% De Windkanter 100,0% Twello 100,0% Het Zonnehuis 98,7% Randerode 93,9% Sprenkelaarshof: Pachterserf 100,0% Sprenkelaarshof: Heerenhof 100,0% Weber 100,0% Woonhaven 100,0% 4. Leren en werken aan kwaliteit De uitdagingen met betrekking tot leren en werken aan kwaliteit, zoals benoemd in het kwaliteitsjaarplan 2017/2018, hadden betrekking op het bouwen aan lerende netwerken, het evalueren van in- en externe netwerken en het verder werken volgens het kwaliteitskader. ZGA e.o. heeft sinds 2017 samen Zorggroep Groningen, Oosterlengte (Winschoten) en Zonnehuisgroep Amstelveen een lerend netwerk gevormd. Afgelopen jaar is echter gebleken dat het netwerk in deze vorm, mede gezien de fysieke afstand tussen de organisaties, niet het gewenste netwerk is. Daarom wordt samenwerking nu dichterbij gezocht, bijvoorbeeld met Trimenzo. Ook wordt voor specifieke projecten, bijvoorbeeld rondom kwetsbare ouderen, kennis uitgewisseld en actief samengewerkt met zorgorganisaties in de regio. ZGA e.o. heeft zich tevens aangesloten bij de Werkgeversvereniging voor Zorg & Welzijn. Daarnaast is ZGA e.o. één van de deelnemers aan het Zorgplatform Apeldoorn. De doelstelling is: leren met en van elkaar. Daarnaast neemt ZGA e.o. deel aan het Universitair Netwerk Ouderenzorg (UNO) van het VUmc. ZGA e.o. neemt deel aan hun projecten en op symposia wordt kennis die binnen ZGA e.o. is opgedaan met andere organisaties gedeeld, bovendien kunnen medewerkers van ZGA e.o. hier zelf ook kennis opdoen. Maar ook aan een landelijk congres op het gebied van antibioticaresistentie wordt actief deelgenomen. Zo leren we van elkaar. Als onderdeel van de nieuwe strategische agenda wordt bovendien gekeken in welk netwerken we als zorggroep verder willen investeren. In 2018 is bovendien een nieuwe visie op leren en ontwikkelen ontwikkeld. Leren gaat volgens de methodiek: 70% van het leren vind plaats op de werkvloer, 20% in interactie en 10% doormiddel van cursussen. Het accent verschuift van het examen als toetsmoment, naar het examen als leermoment. Bij deze vorm van toetsing wordt gebruik gemaakt van uitgebreide feedback, het stellen van vragen, vastleggen wat men al geleerd heeft en nog wil leren en worden taken gegeven die gerelateerd zijn aan de praktijk. Dit zal zoveel mogelijk op de werkplek zelf vormgegeven worden. In 2019 zal de visie verder ontwikkeld en geïmplementeerd worden. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 11

12 Via het digitale systeem Leerlink kunnen medewerkers online scholingen volgen. Middels dashboards wordt bovendien in het systeem bijgehouden in welke mate medewerkers gecertificeerd zijn voor voorbehouden handelingen of andere scholingen en of certificaten binnenkort 6 maanden verlopen. Medewerkers krijgen hiermee zelf het stuur in handen en geven zelf richting aan de eigen vakdeskundigheid. Leidinggevenden hebben hier eveneens inzicht in en kunnen hier indien nodig op sturen. Het uitwisselen van kennis tussen verschillende disciplines heeft in 2018 verder vorm gekregen. De verschillende disciplines werken sinds 2018 volgens een nieuwe methodiek ( Qualitytime ). Ze komen periodiek kort bijeen, delen dan problemen, zetten verbeteracties uit en pakken die op. Dit gebeurt binnen disciplines. Elke discipline heeft een kwartiermaker, deze kwartiermakers komen ook geregeld bijeen en delen dan best practices. Zo wordt er geleerd en ontwikkeld binnen én tussen disciplines. Medewerkers zijn hier erg enthousiast over en zien direct verbeteringen. 5 Leiderschap, governance en management Hoewel hiervoor in het kwaliteitsplan 2017/2018 geen doelen waren gesteld, is er in 2018 het nodige gebeurd op het gebied van leiderschap, governance en management. Zoals reeds in het kwaliteitsverslag van 2017 gemeld, hebben bestuurswisselingen ervoor gezorgd dat hier nieuwe doelen op werden gesteld. Aandachtspunten die we vorig jaar hebben vastgesteld waren: Opstellen van een missie, visie en kernwaarden, inclusief een strategische agenda en aansluitend een passende leiderschapsstijl; Eigenaarschap vanuit heldere kaders en duidelijke afspraken en een bijpassende sturing; Professionele regelruimte organiseren en benutten; Geborgd kwaliteitsbewustzijn: deskundig en voldoende personeel dat toegerust is op de zwaarte van de zorg en in samenspel met bewoner/familie kwalitatief goede zorg biedt. In 2018 zijn diverse bijeenkomsten georganiseerd met medewerkers vanuit heel de organisatie. Die bijeenkomsten hebben geleid tot een nieuwe visie, missie en kernwaarden. De manier waarop dit heeft plaatsgevonden is tekenend voor waar de organisatie nu staat: door met elkaar het gesprek aan te gaan, leren we van elkaar en bepalen we samen waar we naartoe willen werken. Bovendien zorgt deze betrokkenheid ervoor dat mensen zich eigenaar voelen van de ingezette koers. De kernwaarden die hieruit zijn voortgekomen zijn Met hart en ziel, Lef en Duurzaam. De missie, visie en kernwaarden hebben geleid tot een nieuwe strategische agenda. In die agenda staat op welke vlakken ZGA e.o. zich wil verbeteren. Bij het concreter invullen en uitvoeren van de strategische agenda zullen eveneens telkens medewerkers betrokken worden, zodat het gevoel van eigenaarschap zich verder ontwikkelt. Bovendien is er een Waardigheid en Trots traject gestart, waarbij teams zelf onderwerpen aandragen die zij willen verbeteren. Zij krijgen de ruimte om te werken aan de problemen die zij ervaren en leren zo eigenaarschap te nemen. Zo wordt de kwaliteit van binnenuit verbeterd. Uiteraard is het hierbij noodzakelijk dat medewerkers worden gefaciliteerd en begeleid en tegelijkertijd voldoen aan kaders op Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 12

13 het gebied van kwaliteit. Hierbij is het essentieel dat zij bijpassende sturing krijgen. In 2019 zal dit traject verder ontwikkeld en uitgerold worden. Op het gebied van leiderschap en governance zijn ook stappen gezet. Dit heeft tevens tot gevolg dat ZGA e.o. toewerkt naar een plattere organisatie, wat in 2018 heeft geresulteerd in het verdwijnen van een managementlaag. Een van de uitdagingen voor 2019 is de leidinggevende helpen om hun leiderschapsstijl verder te ontwikkelen, zodat deze past bij wat medewerkers op de werkvloer nodig hebben en de kwaliteit verder wordt gewaarborgd. Voorwaardelijk hiervoor is dat we eerst samen bepalen vanuit welke basiskernwaarden we verwachten dat leiding wordt gegeven. 6 Personeelssamenstelling (voldoende en vakbekwaam personeel) Naast het uitwerken van een strategische personeelsplanning waren het uitwisselen van kennis tussen disciplines en een continue aandacht voor een open cultuur doelen voor 2017/2018. Voordat we ingaan op de resultaten op deze doelstellingen, zal de huidige personeelssamenstelling worden gepresenteerd. Hierbij wordt gebruik wordt gemaakt van de landelijke indicatoren personeelssamenstelling. Personeelssamenstelling: cijfers Onderstaande tabellen geven inzicht in de personeelssamenstelling van ZGA e.o. Het gaat hierbij specifiek om personeel dat zorg verleend aan cliënten met een ZZP VV4 t/m VV10, die 24 uur per dag zorg van ons ontvangen. Tabel 6 geeft inzicht in de inzet en aard van de aanstellingen van het personeel op Wlz afdelingen in Tabel 6. Aard van aanstellingen personeel op Wlz-afdelingen Item Aantal of percentage Gemiddeld aantal personeelsleden met een arbeidsovereenkomst in Totaal ingezet fte s van personeelsleden met een arbeidsovereenkomst in Percentage personeelsleden met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 11,4% Percentage ingezet fte dat word ingevuld door uitzendkrachten/pnil 4,0% Percentage euro s dat is uitgegeven aan uitzendkrachten/pnil, ten opzichte van totale 6,4% personeelskosten Gemiddelde contractomvang 0,51 Tabel 7 geeft inzicht in de kwalificatieniveaus van de zorgverleners en het aantal vrijwilligers en stagiairs. Tabel 7. Kwalificatieniveaus zorgverleners en aantal stagiairs en vrijwilligers Soort medewerker Relatief percentage of aantal Percentage FTE per niveau Niveau 1 zorg en welzijn 7,2% Niveau 2 zorg en welzijn 16,4% Niveau 3 zorg en welzijn 37,2% Niveau 4 zorg en welzijn 14,6% Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 13

14 Niveau 5 zorg en welzijn 4,9% Niveau 6 zorg en welzijn 0,0% Behandelaren/(para-) medisch* 7,8% Overig zorgpersoneel Leerlingen 11,8% Aantal stagiairs 88 Aantal vrijwilligers 778 * Behandelaren zij binnen ZGA e.o. niet verbonden aan een specifieke afdeling en kunnen dus ook behandeling bieden op andere afdelingen Tabel 8 geeft inzicht in het ziekteverzuim. Tabel 8. Ziekteverzuim Ziekteverzuimpercentage 6,7% Verzuimfrequentie 1,17 Tabel 9 geeft inzicht in de in-, door- en uitstroom van medewerkers. Tabel 9. In-, door- en uitstroom medewerkers Percentage instroom 15,0% Percentage uitstroom 11,3% Percentage doorstroom naar ander kwalificatieniveau 4,7% Tabel 10 geeft een inzicht in de ratio personeelskosten en opbrengsten. Tabel 10. Ratio personeelskosten en opbrengsten Aantal ingezette FTE per cliënt 0,84 Personeelsplanning, aantrekken en inzetten personeel Het aantrekken van voldoende bekwaam personeel en het hebben van een goede strategische personeelsplanning bleek ook in 2018 inderdaad een uitdaging. Om rondom de vakantie voldoende personeel in te zetten, is een campagne gericht op jongeren opgestart. Hoewel deze campagne succesvol was, kampten ZGA e.o. in de zomer toch met tekorten, waardoor bestaand personeel extra ingezet werd en ondersteund personeel op bepaalde momenten werd gevraagd toezicht te houden. Hoewel hierbij wel altijd werd gezorgd voor voldoende bekwaam personeel, is het één van de uitdagingen van 2019 om zowel in als buiten de zomerperiode voldoende bekwaam personeel te hebben. Het strategisch inplannen van personeel verloopt hiermee nog niet zoals gewenst. Voor 2019 blijft zowel het aantrekken als optimaal strategisch inzetten van personeel daarom een uitdaging en er zijn concrete plannen gemaakt om hiermee aan de slag te gaan. Het investeren in zij-instromers en doorstromers is hier een belangrijk onderdeel van. Uitwisselen kennis Het uitwisselen van kennis tussen disciplines, een van de gestelde doelen in het kwaliteitsplan, wordt gefaciliteerd door het in hoofdstuk 4 reeds benoemde Quality Time. Medewerkers zijn hier enthousiast over en dit zal ook in 2019 worden voortgezet. De verbinding tussen disciplines zal echter ook op andere manieren (moeten) worden blijven gezocht en hier wordt in 2019 extra aandacht aan besteed. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 14

15 Open cultuur In 2018 is er verder gewerkt aan een open cultuur binnen de organisatie. Alle medewerkers konden zich aanmelden voor bijeenkomsten met het bestuur waarbij dit thema centraal stond. Het werken aan de open cultuur gebeurde verder door medewerkers op allerlei manieren te betrekken bij het ontwikkelen van een nieuwe strategische agenda en de uitrol hiervan. 7 Gebruik van hulpbronnen Voor wat betreft het gebruik van hulpbronnen stonden begin 2018 nog doelen open op het gebied van het verder uitrollen van het nieuwe ECD, een personele planningsmodule, toepassen van domotica en het opvolgen van de AO/IC. In 2019 is het nieuwe ECD uitgerold in heel de organisatie. Alle medewerkers zijn hierin geschoold en alle dossiers zijn overgezet. In 2019 zal aandacht worden besteed aan de verdere implementatie van het ECD. Het nieuwe ECD maakt het uitvoeren van AO/IC makkelijker. Bovendien bevat het nieuwe ECD ook mogelijkheden met betrekking tot het plannen van personeel, deze mogelijkheden worden in 2019 verder verkend. Om verbeteringen door te voeren naar aanleiding van een AO/IC wordt momenteel gewerkt aan een digitale module (itask) die ondersteunt bij het maken, uitvoeren en monitoren van verbeterplannen en acties. In 2019 zal deze module in gebruik worden genomen. Zoals in het vorige kwaliteitsverslag is aangekondigd is er in 2018 op kleine schaal gekeken hoe we beter gebruik kunnen maken van domotica. Op een locatie is het oude zusteroproepsysteem vervangen door een systeem waarbij cliënten contact kunnen maken met een zorgverlener d.m.v. een spraak/luisterverbinding via een halssnoer (overdag) of een apparaat naast het bed ( s nachts). De zorgverleners zijn uitgerust met een smartphone en kunnen daarmee op afstand de cliënt direct spreken en bepalen of het nodig is om lijfelijk bij de cliënt langs te gaan. Er zijn locatiebakens op de afdelingen aangebracht welke in verbinding staan met de halssnoeren; op deze wijze is te zien waar een cliënt (in de huiskamer of in zijn/haar kamer) zich bevindt (locatiebepaling). In 2019 zal gestart worden met de tweede fase van deze pilot en zal gebruik worden gemaakt van slimme camera s. Hiermee wordt per cliënt een profiel vastgelegd zodat er s nachts bij dwalen of andere noodgevallen ingegrepen kan worden. Beelden van de kamers kunnen via een centrale post worden gekeken. Live beelden worden niet standaard getoond, slechts in geval van alarmering kan het beeld van een specifieke camera worden getoond. Dit geldt tevens voor de smartphone. Het samenstellen van de nieuwe strategische agenda heeft geleid tot enkele mooie nieuwe uitdagingen op het gebied van hulpbronnen. Een belangrijke ontwikkeling in de organisatie betreft het vastgoed. Er wordt gekeken welke vernieuwing daarin nodig zijn, onderwijl de toekomstige doelgroepen in ogenschouw nemend. Dit kan in de komende jaren resulteren in nieuwbouw. Een ander onderdeel van de nieuwe strategische agenda betreft het evalueren en vernieuwen van ICT omgeving, om zo het werk van medewerkers te vergemakkelijken. Hier zullen de komende jaren diverse ontwikkelingen in plaatsvinden. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 15

16 8 Gebruik van informatie In organisaties wordt een schat aan informatie verzameld. Het optimaal benutten van de diverse informatie leidt tot een breder inzicht en het (h)erkennen van wat goed gaat en waar (door)ontwikkeling mogelijk is. In voorgaande verslagen heeft ZGA e.o. zich geen specifieke doelen gesteld. Toch ontwikkelt ZGA e.o. zich ook op dit gebied. In 2018 is er verder gewerkt aan het beschikbaar stellen van heldere stuurinformatie. Het gaat hierbij om informatie ingewonnen bij cliënten, informatie over kwaliteitsgegevens en zaken als ziekteverzuim. Het recent uitgerolde ECD kan hierbij een belangrijke bijdrage aan leveren, het systeem maakt het mogelijk stuurinformatie helder te presenteren. Dit geldt echter niet voor alle informatiebronnen en hierin is nog winst te behalen. Op organisatieniveau wordt alle stuurinformatie elk kwartaal verzameld in een overzichtelijk dashboard. Dit dashboard geeft een overzicht van een veelheid van informatie op elke afdeling en maakt trends inzichtelijk. Elk kwartaal wordt dit dashboard besproken in de commissie Meten, Weten en Leren. In 2019 wordt verder aandacht besteed aan enerzijds het soort stuurinformatie waar leidinggevenden van afdelingen behoefte aan hebben en anderzijds hoe we ervoor kunnen zorgen dat leidinggevenden steeds meer in staat zijn om deze informatie ook te gebruiken. 9. Conclusie In dit verslag is een overzicht gegeven van hoe ZGA e.o. er voor staat op het gebied van kwaliteit. Veel van de doelstellingen uit het kwaliteitsplan 2017/2018 zijn gehaald, waar nodig worden verdere stappen ondernomen. De resultaten op de indicatoren basisveiligheid bieden bovendien verdere input voor te vormen beleid. We kijken kritisch naar de afwijkende scores en trekt hier waar mogelijk lering uit. We zijn echter ook trots op de positieve scores en reeds ingezette verbetermaatregelen en zetten ons in om deze lijn voort te zetten. Kwaliteitsjaarverslag 2018 Pagina 16