Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE

Transcriptie

1 Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE Verslag vergadering Gemeentelijke Raad voor Lokale Economie 30/01//2012 Aanwezig: Hugo Verstraeten (Het Zoeteke/CRV/VRV), voorzitter, (ontwerp verslag) Hilde De Boever, (advocaat), ondervoorzitter, Bestuurders : Dominique Kerckhove (Stokerij Van Damme), Bert Meuleman (Arctas, webmaster), Stefan Uytterhaeghen (Fietsen Stefan),, Willy Van De Vijver (Elektro Van De Vijver), Carine Van De Weghe (schoenen La Crea), Marc Van Der Biest (Tevama), Burgemeester Johan Van Durme Politieke waarnemer : Ann De Brouwer (SVVO) Verontschuldigd: Orville Cottenie (Dexia Zottegem-Land van Rhode), penningmeester, Gertrude Van de Weghe, GRLE secretaris Afwezig: Bestuurders : Alain Houbracken (Garage Houbracken), Ann van Asbroeck (Miekes Fruit), Politiek waarnemers : Jan Martens (CD&V en NVA), Dirk Deroo (Groen!) Agenda 1. Opening: De voorzitter opent de vergadering om 19u Verslag vorige vergadering ( ) - De schrijfwijze van de naam van Ann De Brouwer (is met ou ipv au ) - Willy Van De Vijver was verontschuldigd ipv afwezig. Voor het overig wordt het verslag unaniem goedgekeurd. Aansluitend bij de inhoudelijke bespreking worden de actiepunten doorgenomen, indien geen opmerkingen genoteerd = goedgekeurd en afgewerkt of terugbehandeld op vergadering met nieuwe actie : Afwerking kosten netwerkbijeenkomst op : afgewerkt en perfect binnen het gebudgeteerde bedrag van 17,5 euro per persoon. Wat betreft de kosten voor het kopieerwerk van de eindejaarsactie: GRLE bestuur zal de kosten aan de gemeente terugbetalen nieuwe Actie : opvolging Orville (wellicht reeds betaald?) - openstaande acties vorige vergadering - het is goed dat er achteraan het verslag een actielijst toegevoegd wordt met alle openstaande punten van de vorige vergaderingen en de laatste vergadering (actie : Gertrude, incl. nakijken vorige vergaderingen - BINZ (afspraak tussen Hugo Verstraeten en Tom Essel) = er volgt een tekst die zal verspreid worden via de website aan de GRLE leden, het netwerk is alvast sinds opnieuw operationeel. (uitgevoerd begin februari). VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 1 van 6

2 3. Evaluatie Nieuwjaarsreceptie nieuwe klanten - 3 nieuwe leden - Totaal: = ongeveer 600 geregistreerde klanten en ongeveer 160 leden. Dank en proficiat aan allen die hieraan meewerkten! 4. Stand van zaken en afwerking project uitbreiding (digitaal) netwerk Budget is volledig toegewezen en uitbetaald. Een volledig financieel overzicht gemaakt van 2011 (en voorgaand jaar 2010) Actie : Orville kan het best alle bewijsstukken en de afsluiting overmaken aan Mevr. Maes, financieel beheerder. Het bestuur dankt langs deze weg het College van Burgemeester en Schepenen en het gemeentebesuur om dit project op deze wijze uitgebreid te kunnen opnemen. Intussen is de GRLE in beeld in Oosterzele! 5. Verhuursysteem tenten, infodesk, scherm, enz. - De tent is intussen afgeleverd op in de sporthal en zal wellicht enkel uitgeleend worden aan GRLE leden. We zijn nog wachtende op verdere instructies van Guy Vekeman. - Afspraken met David De Landsheere m.b.t. verhuurprocedure en beheer materiaal zijn gemaakt. - Actie : Marc maakt de afspraken met Peter Lievens voor de aflevering van het LCD scherm en GRLE bijhorende stand. Deze zal in principe opgesteld worden in de inkomhal. Met een doorlopende tekst als presentatie van de gemeentelijke diensten. - Actie Bert : teksten vanuit GRLE kunnen ook op de ppt komen die in de hal staat een paar dia s om de GRLE voor te stellen. Af te stemmen met Hugo, Bianca en Peter Lievens. - Actie Willy : De boxen en bijhorende zullen gestockeerd worden in de sporthal, best rechtstreeks afspreken met Guy Vekeman. - Actie Bert : Zodra alles zijn juiste bestemming heeft gekregen, de verhuurinstructies aan de leden verspreiden via het digitaal netwerk. 6. Eindejaarsactie Evaluatie: 55 deelnemers = aantal spaarkaarten van de winnaars = Controle stempels / handtekeningen op kaarten: niet mogelijk. Er wordt geacht dat elke zelfstandige hier ernstig mee omgaat. Oproep bij een volgende actie om tevens iedereen een stempel te geven, de klanten dienden er bij sommige handelaars naar te vragen. Dat is niet klant- en actievriendelijk. - Actie volgend jaar: 40 i.p.v. 25 inschrijvingsgeld meerprijs 15 x 55 deelnemers = 825 = reserve voor andere kosten (incl. Receptiekosten) - + GEEN terugbetaling meer van 25 euro bij inlevering bonnen (teveel administratie). - + bonnen winnaars behouden : bij iedere handelaar 25 euro (en enkele er bovenop vanuit Unizo land van Rhode) Prijsuitreiking (na meeting 30/01/2012) : succesvolle opkomst en bijzonder goeie sfeer. Goed netwerkmoment. Sterk gewaardeerd door de winnaars en deelnemende handelaars; met grote belangstelling van gemeenteraadsleden. BLIJVENDE ACTIES VOOR DE VOLGENDE ORGANISATIE EINDEJAARSACTIE : - in het begeleidend schrijven aandacht vragen aan de handelaars om ernstig om te gaan met het afstempelen van de kaarten. Bij voorkeur een duidelijk herkenbare stempel/naam en handtekening ; en mbt het spontaan aanbieden van de stempel op de kaarten (klant en actievriendelijk). En 40 euro inschrijvingsgeld zonder terugbetaling van 25 euro bij inlevering bonnen (= aanpassen inschrijvingsformulier!) - op de spaarkaarten vermelden datum prijsuitreiking, en winnaars worden bekend gemaakt in de pers en op de website ; en oproep om zich te registreren als klant op VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 2 van 6

3 ACTIE Gertrude : opvolging in afstemming met Hugo 7. Uitgave volgende informatiekrant GRLE en planning volgende edities - Duidelijke afbakening van de doelstelling van de informatiekrant: - gezamenlijke publiciteit = lagere distributie en drukkosten - uitstraling GRLE en werving van klanten en leden - moment om vanuit GRLE voorbije en komende acties aan te kondigen - omzet van publiciteit wordt bij regionale handelaars gehouden - versterking van netwerk van GRLE leden/handelaars - Bevolking hiervan op de hoogte houden - Er werd overlegd met Pinguin Productions (Geert Vandebon) en Bert Meuleman om de volledige samenstelling, inclusief de werving van de advertenties op zich te nemen. Geen van beiden was hiertoe bereid. - Er wordt afgesproken dat de firma Arctas (Bert Meuleman) instaat voor de algemene coördinatie. Dit houd in: afspraak met de drukker, samenstelling, facturatie. - Voor de werving van de publiciteit/advertenties wordt afgesproken dat elkeen (van de bestuurders) die een advertentie aanlevert, op zijn eigen advertentie een vermindering ontvangt van 10 euro per bladzijde publiciteit (5 euro voor een half blad). - In het budget wordt 15% van de omzet voorzien voor de coördinatie, inclusief de korting voor zij die de advertenties aanleveren (10 euro/bladzijde). - Actie: Bert en Hugo Werken het voorstel verder uit ism drukkerij Zenon (Marc Schepens) - - Voorlopig worden volgende tarieven goedgekeurd (Excl. 21% BTW) : 2 GRLE (voorblad + 1) 0 1 Blz Blz Katern 600 (of 4 x 150 = 600) (of 2 x 150 indien geen 4 blz gevraagd) 1 Achterzijde Binnenkant kaft Overige bladzijden 750 (= 6 x 125 euro/blad) (ps een halve bladzijde = 85) TOTAAL OMZET bij 20 blz. + (4 x125 = 500) = uitgaven - verzendkosten Post excl BTW -425 excl BTW - drukkosten excl BTW ? - samenstellingskosten - 322,50 excl BTW - 398,50 opvolging Arctas (15% incl 10 euro/pag. wervingsbon) TOTAAL KOSTEN 1.977, ,50 SALDO 172,50 119,50 Per jaar x 4 690,00 478,00 - Uitgavedata na overleg ter vergadering en aansluitend bij de vergadering, verdeeldata : - Paaseditie : di. 14 maart Vaderdag/Roefel en braderie : di. 19 juni Herfsteditie : di. 6 november Eindejaarseditie : di. 4 december Formaat A5 behouden - Drukker ZENON BESLUIT : Akkoord van het ganse bestuur. Actie: Bert en Hugo Werken het voorstel verder uit i.s.m. drukkerij Zenon (Marc Schepens) VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 3 van 6

4 Er wordt afgesproken dat de GRLE bestuursleden in een excell bestand met alle GRLE leden erin vermeld, aangeven welke zij willen bezoeken/aanspreken om een advertentie te plaatsen in 1 (of 4 GRLE edities). De aanbrenger krijgt 10 euro/blad korting op eigen inbreng. Degene die er niet in vermeld staan, zal Hugo zoveel mogelijk trachten aan te spreken. Actie : Bert bezorgt via mail een excell bestand aan alle GRLE leden, zodat de werving kan starten zodra bekend, wie wie aanspreekt. 8. Uitgave wegenkaart in 2012 en informatiebrochure vanuit gemeente 8.1 Wegenkaart Het bestuur is akkoord dat de GRLE op vraag van de gemeente een nieuwe wegenkaart zal uitgeven. Volgende wordt afgesproken tav de samenwerking met de gemeente : De GRLE staat in voor de samenstelling, de werving van advertenties en de kosten van het drukwerk. De gemeente staat in voor de verdeling (en bijhorende kosten) van de kaart (al of niet huis aan huis uitdragen of via de post). Wel belangrijk om weten voor het drukken om juiste aantal op te geven. Meer gevraagde exemplaren moet ook bekend zijn voor duidelijk zicht op de drukkosten. Actie Bert : is contact persoon met verantwoordelijke ambtenaren van de gemeente. Actie Bert : werkt een voorstel uit van ruimte voor publiciteit en mededelingen van de gemeente Volgende praktische afspraken worden vastgelegd: - één prijs voor alle adverteerders (nog te berekenen 150 of 175 euro per advertentie) - één formaat voor alle adverteerders - alle adverteerders worden op buitenkant vermeld (opsomming met ref. nr. kader op kaart) - op de kaart wordt het nummertje van de adverteerder vermeld, idem dito voor de gemeentelijke informatiediensten - een overzicht van de gemeentelijke informatiediensten is voorzien (adres en identificatie gegevens) - adverteerders : starten met GRLE leden en andere handelaars met een vestiging in Oosterzele - samenstellingskosten voor Arctas 15 % (inclusief 10 euro per advertentie wervingsbon idem pt.7) (exclusief kosten voor verzamelen kaartgegevens = onderdeel van de drukkosten) - samen uit te werken met drukkerij Zenon (Marc Schepens) - streefdoel : positief saldo voor kosten van de GRLE werking hiermee gedeeltelijk te financieren en omzet van alles wat er rond hangt bij lokale/regionale handelaars te behouden. Actie: Orville stuurt brief/mail aan gemeentesecretaris Borchert Beliën met de vraag naar medewerking van gemeentepersoneel verantwoordelijk voor de communicatie (? Bianca Demulder) en dit om het voorstel samen met Bert verder uit te werken. Hij vraagt eveneens een principiële goedkeuring van het CBS. Na de goedkeuring van het CBS wordt het project verder uitgewerkt, met als doelstelling verspreiding voor de grote vakantie (Koppelen aan persconferentie tgv uitreiking prijzen actie belgerinkel = maandag na roefelweekend? ) 8.2 Gemeentelijke informatiebrochure. Het GRLE bestuur neemt akte van het feit dat het gemeentebestuur voor 2012 besliste om een gemeentelijke informatiebrochure uit te geven i.s.m. met Publi Touch. Het bestuur is akkoord om een voorstel uit te werken om in de toekomst dergelijke uitgaven te organiseren vanuit het bestuur van de GRLE. Actie : Orville werkt in samenspraak met Bert en Hugo een voorstel uit tegen volgende bestuursvergadering VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 4 van 6

5 9. Inschrijving bij UNIZO voor ondernemende gemeente van het jaar 2012 Oosterzele stuurde een dossier in voor deelname voor een onderscheiding uitgereikt door de Vereniging van Steden en Gemeenten in Vlaanderen voor de ondernemende gemeente 2012, georganiseerd door VVSG en Unizo nationaal. Stand van zaken : Gertrude Van de Weghe, werkte samen met de gemeentesecretaris en Hugo het dossier uit. Intussen werd het dossier goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen (CBS). Het dossier werd ingediend. De burgemeester dankt allen die hieraan meewerkten. Er wordt geduimd voor een erkenning! Het zou mooi zijn na alle inspanningen die de GRLE en het gemeentebestuur Oosterzele samen met Unizo lokaal en de vzw AZO s leverden om een dergelijke prijs te kunnen behalen. 10. Mail van BinZ (in casu Tom Essel) Het bestuur beslist om alle leden van de GRLE aan te schrijven voor bijkomende werving van deelnemers aan het BINZ netwerk. Vanaf opnieuw een geüpdate werking. Actie: Hugo vraagt aan Tom de tekst en zorgt ervoor dat die terecht komt bij de GRLE leden (intussen uitgevoerd begin februari). 11. Openstaande acties Netwerk event - Communicatie entertraining : 2 oren 1 mond met Frederik Imbo (zie - voorstel samen met VZW AZOS + UNIZO LvR + GRLE - koppelen aan opening fuifzaal in samenwerking met vzw AZOs (en Unizo Land van Rhode) - Het bestuur is akkoord dit event te organiseren in de tweede helft oktober (voorstel ma 22.10?) - Actie : Hugo maakt dit bespreekbaar in de andere organen en werkt voorstel verder uit Vier maal per jaar netwerkcafé met GRLE Het GLE bestuur is akkoord om ongeveer 3 weken voor het uitgeven van de Infokrant samen te komen (laatste afstemming van stand van zaken mbt samenstelling infokrant) : Netwerkcafé momenten op : - vrijdag 24 februari om 19u30 in Café DE KLOKKE in Balegem - vrijdag 1 juni om 19u30 in Taverne t Molenhof in Oosterzele - vrijdag 19 oktober om 19u30 in Café In de Klokke in Scheldewindeke (rechtover t Marktplein Scheldewindeke schutterslokaal) - Vrijdag 16 november om 19u30 in Café Gijzel in Gijzenzele Actie Bert : Kenbaar maken via digitaal netwerk aan alle GRLE leden Uitvoering jaarplan - Het GRLE bestuur bevestigt de uitvoering van de Paaseierenactie (woe 4/4/2012) 250 gr kleine eitjes per toonbankhandelaar, te leveren door Het Zoeteke. De te verdelen paaseitjes op de markt te Scheldewindeke worden aangekocht bij de Wereldwinkel. Actie: Gertrude spreekt de uitvoerende details verder af met de marktverantwoordelijke; en voor het uitdragen van de eitjes naar de toonbankhandelaars via de gemeente diensten. - BELGERINKEL : Het bestuur is akkoord om hieraan medewerking te geven. Er is afstemming nodig met mevr. Hilde Van Hecke. Het GRLE bestuur wil samenwerken m.b.t de uitvoering van de actie (PS Budget voor de fiets en de receptie is nu NIET voorzien in het jaarbudget van de GRLE). Het bestuur is akkoord om de actie aantrekkelijker te maken door het organiseren van REBUS wedstrijd. Actie : Gertrude : juiste data afstemmen met Hilde Van Hecke aub (opening en afsluiting met tombola uitreiking), in samenspraak met Hugo Actie Hugo en Carine VDW : uitwerken REBUS wedstrijd (positieve stimulans voor deelnemers) - Braderie ( juni ): het GRLE bestuur is akkoord om de handelaars die willen deelnemen hieraan mee te doen. Actie Gertrude : de GRLE leden worden via mail aangeschreven om hen de kans te geven deel te nemen, kwestie van mee opgenomen te worden in de vergunningsaanvraag. VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 5 van 6

6 Actie : Gertrude vraagt de nodige vergunning aan bij het CBS. - September Raad van Bestuur met etentje : voorstel voorlopig donderdag (de bestuurders zullen elk zijn deel betalen), locatie wordt later afgesproken - Bruisend Balegem (08/2012) : als t nog kan op een bescheiden manier (met tentjes) deelnemen. Actie : Hugo inschrijving afwerken, oproep om eventueel jobstudenten inschrijven klanten te laten doen cfr zoals op eindejaarsactie - Eindejaarsactie : GRLE bestuur is akkoord over de periode : 01/12/ /01/ Rondvraag / Diversen Het gemeentebestuur maakt via de pers het tijdsgebonden parkeren in Stationsstraat en Pelgrim (30 min limiet) bekend. Het GRLE bestuur vindt dit een positief punt voor de lokale handelaars. Het testproject zal geëvalueerd worden. De voorzitter sluit de vergadering met een dankwoord voor de positieve medewerking en gaat over naar de persontmoeting tgv van de prijstuitreiking van de winnaars van de eindejaarsactie. Verslag opgemaakt door voorzitter Hugo Verstraeten VERSLAG GRLE BESTUUR DEF Pag. 6 van 6