Kortweg GRLE. Verslag vergadering van de Gemeentelijke Raad Lokale Economie op woensdag

Transcriptie

1 Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE Verslag vergadering van de Gemeentelijke Raad Lokale Economie op woensdag Aanwezig: Bestuurders: Verstraeten Hugo (Het Zoeteke/ubeon), voorzitter De Boever Hilde (advocaat), 1 ste ondervoorzitter Van der Eecken Kris (Axa bank, bvba Windofin), penningmeester Stefan Huste (Pieternelleke en Café de Watermolen ), 2e ondervoorzitter Thomas Caesens (Landmeter-Expert), secretaris De Munter Stefanie (De Bloemenhoeve/pédicure) Véronique Coens (Made by Véro) De Grootte Jean Marie namens CD&V, Schepen van Lokale Economie (verzekeringen De Grootte NV) Politieke waarnemers : Courtijn Eddy namens N-VA Verontschuldigd: Bestuur : Lievens Peter (PR-rent), Uytterhaeghen Stefan (fietsen Stefan), Sabine Moeykens Vertegenwoordigt haar echtgenoot Rombaut Luc (Algemene Bouwwerken) Lesly Van Den Berge (Quanto), Van der Biest Marc (Tevama), Van De Weghe Carine (Schoenen La Crea/pédicure) Hoffman Tom, effectief waarnemend ambtenaar bevoegd voor lokale economie Van de Weghe Gertrude, plaatsvervangend ambtenaar bevoegd voor lokale economie Afwezig: Politieke waarnemers : Ingrid Boulaert namens CD&V (Virova), De Gusseme Ruben namens Open VLD-Plus (werkaandewc), Roswitha Gerbosch namens GROEN

2 De voorzitter doet een oproep om ons te beperken tot de kern van de zaak zo dat we tijdig kunnen afronden om aansluitend de persontmoeting te kunnen starten om 20u Verslag raad van bestuur GRLE dd Het verslag werd met de agenda meegestuurd en wordt unaniem goedgekerud. N.a.v. het verslag kwam er een opmerking van het CBS dat de benaming van 'Raad van Bestuur' fout is en in principe 'Algemene vergadering' zou moeten zijn. De voorzitter stelt voor om de term raad van bestuur en bestuur GRLE WEL te behouden. De term raad van bestuur dekt wel degelijk de lading van de werking. Ter vergelijking met de werking van de gangbare werkwijze en tal van FV (feitelijke verenigingen wat de GRLE eigenlijk is) en officiële vzw s. Er is een algemene vergadering = alle leden, Er is een raad van bestuur = een afvaardiging van de alg verg met mensen die zich engageren om samen met een aantal leden een bestuur te vormen die de grote lijnen uitzet voor de werking, en waarbij meerdere mensen een project trekken, in veel gevallen met een aantal werkgroepen. Er is een dagelijks bestuur waar meestal een 3 à 5 tal mensen zich engageren om die grote lijnen verder uit te zetten en elk een deel van de taken op zich nemen, dit zijn dan meestal de voorzitter, één of een paar ondervoorzitters, een secretaris, een penningmeester, een communicatieverantwoordelijke en eventueel nog een paar met een specifieke bevoegdheid. Ter verduidelijking wat de GRLE betreft : a. Wij hebben 220 leden die geregistreerd zijn via dit is in principe de algemene vergadering die leden worden uitgenodigd naar alle activiteiten en worden geïnformeerd om gezamenlijk acties op te nemen, en worden constant naar (vernieuwende)ideeën gevraagd. b. Wij hebben een 10 à 12 leden van het bestuur die het laatste jaar sterk vernieuwd is, en waar we nu constant mee bezig zijn, om zodoende naar een taakverdeling te komen, zodat de lasten kunnen gedragen worden door meerdere schouders dit trouwens in het verlengde van de oproep van de burgemeester op zijn laatste nieuwjaarstoespraak. Zo zijn sinds vorig jaar Thomas Caesens, Veronique Coens, Stefan Hutse en Stefanie De Munter toegetreden. Gisteren werd Lesly Van den Berge bijkomend opgenomen. c. Dan zijn er nog een aantal leden van het dagelijks bestuur, waar we gisteren nog een beperkte bijsturing hebben goedgekeurd (zie later in het formele verslag van de vergadering). Waar oa Lesly Van den Berge de communicatieverantwoordelijke en webmaster wordt en Stefan Hutse verantwoordelijke voor de kerstmarkt. Thomas Caesens zijn rol als secretaris opneemt, Kris Van der Eecken als penningmeester, Hilde De Boever als 1 ste ondervoorzitter en ondergetekende Hugo Verstraeten als voorzitter. Daarnaast hebben we akte genomen van de ondersteuning vanuit de gemeente met a.i. de bevoegde beleidsambtenaar Tom Hofman (en plaatsvervangend Gertrude Van de Weghe). En met als bevoegde schepen Jean Marie De Grootte. Deze motivering zal overgemaakt worden aan het CBS en vragen om de bestaande werking in deze structuur verder te zetten.

3 2. Samenstelling Raad van Bestuur GRLE : Ter vergadering wordt de samenstelling besproken. Namens het gemeentebestuur zou voortaan Tom Hofman het aanspreekpunt zijn bij de functionarissen. Tom wordt (ad interim) de bevoegde ambtenaar voor lokale economie. Lesly Van Den Berge wenst zich te engageren binnen het bestuur van de GRLE. Lesly zal aangesteld worden als communicatieverantwoordelijke. Stefan Hutse zal bij deze zijn verantwoordelijkheid doorschuiven naar Lesly. Stefan blijft zich engageren om de Kerstmarkt te trekken. Het bestuur is akkoord om Lesly Van Den Berge tevens op te nemen in het GRLE bestuur. 3. Paasactie: Er zijn 24 deelnemers aan de paasactie 2016 (vorig jaar 27). Op woensdag is er bezoek van de paashaas van 10u tot 12u15. Er was heel wat volk op de markt rond 10 u à 11u, dank aan Eddy Courtijn de paashaas bij de afsluiting = het persmoment, was de pers niet aanwezig en ook het volk weg, m.a.w. volgend jaar persmoment voorzien om 10u30, en desgevallend ook zelf iemand een foto nemen. Dan is er volk en kinderen. Volgend jaar zal de paashaas al om 9h00 ter plaatse zijn en zal er afsluitend om 10h30 al een persmoment plaatsvinden om zo te zorgen dat er nog voldoende volk is. 4 Actie belgerinkel van 30.4 tem Momenteel slechts 19 deelnemers + 5 scholen ingeschreven zie lijst in afzonderlijke bijlage. Graag nog inschrijfformulier verspreiden, zie afzonderlijke bijlage En dit vooral ook om prijzen op te vragen wie doet wat? Stefan Hutse zal de handelaars in Scheldewindeke bezoeken /vragen en uiterlijk dinsdag de registraties uit te voeren op de site (samen met de handelaars), Hugo (en zijn vrouw) vragen de handelaars in het Dorp van Oosterzele Zo dat de nieuwe lijst kan overgemaakt worden aan de pers uiterlijk op woensdag 20.4 Graag deze week afronden, de actie loopt vanaf tem 4.6. Nav de vragen rond de actie Belgerinkel ontving voorzitter Hugo een schrijven van de gemeentesecretaris, met de vraag om geen opdrachten te geven aan het personeel van de gemeente zonder dit voor te leggen aan de gemeentesecretaris. Veel komt voort uit de verwarring rond het feit dat de gemeente vraagt aan de GRLE om hieraan mee te werken. Wie is hier de trekkend e partij, de gemeente of de GRLE? enfin de voorzitter zal een schrijven richten aan de gemeentesecretaris. De voorzitter doet een oproep dat de vrijwilligers in het bestuur van de GRLE allemaal een zeer drukke zelfstandige activiteit hebben, die niet stopt om 17u etc Maw niet te vergelijken in een sport of cultuur vereniging de GRLE is aansluitend en een verderzetting van de professionele activiteit.

4 De vraag kan gesteld worden als er geen samenwerking is met de gemeente wat het voordeel is om de actie te ondersteunen en om te overwegen om zoals in Merelbeke een GRLE belgerinkel actie te organiseren, los van de nationale actie. In Merelbeke draagt de actie helden op de fiets en daar worden de prijzen (incl. de fiets) gekocht bij de lokale handelaar (waar dit met de nationale actie NIET het geval is). Wordt vervolgd. 5 Braderie 2016 Periode 17.6 tem 20.6, Thomas diende een aanvraag in. Er zal een inschrijvingsformulier opgesteld worden. 6 GRLE infokrant : - de 1 ste editie is goed afgesloten met 20 blz. en goed gevuld. - voor de 2 de editie juni : special pages reeds gereserveerd : - buitenkant kaft La Créa (of middenkatern als er iemand anders buitenkant wenst? Van Vlaenderen?) - Veerle hubo 1 pag uit de midden katern - Chris Decor 1 pag uit de midden katern - nog geïnteresseerden voor binnenkant kaft vooraan? (Jean-Marie?) - nog geïnteresseerden voor binnenkant kaft achteraan? (Jean-Marie? ) We komen net rond met de infokrant en gebruiken de overschotten om te sparen voor wanneer het nodig is. Alles is vrij nipt, de verzendtarieven zijn opgeslagen, de drukkosten zijn gelijk gebleven, we werken al 5 jaar met hetzelfde tarief. Er wordt gesuggereerd om meer informatie in op te nemen. Dan zouden er ofwel meer bladzijden advertenties moeten zijn, ofwel dienen de tarieven verhoogd te worden van de advertenties. Bij acties vierden van bladzijden toelaten om zo ook meer ruimte te maken. Vb prijs voor ¼ de pagina = 50 euro, of 200 euro voor een gans blad ipv 135 dat zou ook al iets meer kunnen opbrengen en de opstap om er eens in te staan is kleiner. Nadeel is dat het minder aantrekkelijk wordt. En er nog reactie mag komen dat het minder mooi oogt dan bvb dat van Merelbeke (opgelet voor ons Oosterzeelse (toonbank)handelaars is dat tarief niet haalbaar en is de oplage te klein - in Merelbeke oplage = , bij ons 5.750). 7. GRLE website vernieuwing en opzet gezamenlijke webshop en thuisafleverdienst : Stand van zaken ter vergadering. Nog geen bijeenkomst geweest. Stefan wanneer in te plannen? Voorstel om Lesly Van Den Berge van Quanto uit Balegem (Poststraat) hierbij te betrekken en in overleg met Bert Meuleman te kijken wat mogelijk is. Lesly heeft een eigen marketing bureau en is oa zelf bezig met het ontwikkelen van commerciële websites.

5 Wel dringend gezien er problemen geweest zijn met de veiligheid en het beheer van de klantengegevens. Intussen via Unizo getipt om eventueel samen te werken met Storesquare. Een gezamenlijk initiatief van Unizo, KBC en Roularta. Intussen een eerste overleg gehad met Jo De Munter die vertegenwoordiger is bij Roularta. Afgesproken om in een overleg met de werkgroep zeker hen ook uit te nodigen. De vraag gesteld of daar ook een afleverservice kan aangebouwd worden. Zie website momenteel reeds meer dan 300 aangesloten handelaars. Voordeel is dat het gekoppeld is aan GEO techniek (= winkel uit specialisme dat je zoekt die dichtst bij is wordt geselecteerd.). Er is alvast een vertegenwoordiger aan het rondgaan bij een aantal handelaars (oa Chris Decor, Fietsen Stefan,??? nog anderen???). De eerste reacties zijn positief. Vooral ook dat men na één jaar makkelijk kan uit het systeem stappen. Misschien goed als we gezamenlijk in overleg gaan. Momenteel bieden ze de eerste 6 maanden gratis aan en dan 135 euro/maand en een commissie afhankelijk van sector tussen de 5 à 7%. Misschien kunne we samen proberen om een langere opstarttermijn te voorzien. Kan de gemeente hiervoor eventueel nog een afzonderlijk budget beschikbaar stellen? Zodat de opstart ondersteuning er vooral ook komt met draagvlak van de gemeente. Sowieso zal de gemeente benaderd worden om ook gemeentelijke info langs dat kanaal te verspreiden. Ter vergadering nog verslag over de info avond over E-commerce op maandag 11.4 in het gemeentehuis in Merelbeke (een organisatie van de LEM en Unizo Land van Rhode en BC Merelbeke) : WIE KAN NOG GAAN? zeker interessant! nog vlug inschrijven Aansluitend bij de mail van 2.4 reacties ontvangen van enkele handelaars die interesse tonen en uit reacties stel ik voor om volgende uit te nodigen via een doodle naar een werkgroep vergadering : van Stefan begreep ik dat hij NIET in de mogelijkheid heeft dit project te trekken. Hugo zal dit zelf proberen op gang trekken en hoop dat Lesly Van den Berge (van Quanto) dit project wil overnemen. Hugo zet alvast een doodle op naar allen die eerder interesse toonden Uit te nodigen : Vanuit het bestuur : Stefan Hutse, Hugo Verstraeten, Kris Van der Eecken, Jean Marie De Grootte, wie nog? Als handelaars/ondernemers die eerder interesse betoonden : Patrick en Axelle Meert uit Trésors d Axelle, Kathy Boogaert (en/of dochter) uit slagerij Kurt, Myriam van Chris Décor, Chantal Laevens (delicatessen chantal), Pieter of Hilde De Sutter Vierhoekhoeve, Evi Van de Velde (of Niko Claes) van de Ginstbronnen, Stefan Uyterhaegen (fietsen Stefan); Bert Meuleman (Arctas) en Lesly Van den Berge (Quanto) Providers : elk max 20 min. ( en Storesquare (Jo De Munter en ) Ter overweging : afgevaardigde van lokale economie st Lievens houtem hierbij betrekken, of achteraf gesprek afzonderlijk met hen organiseren? Ter overweging : schepen van communicatie hierbij betrekken vooral voor het luik storesquare?

6 Wie coördineert dit? Lesly Van Den Berge ism Hugo Er wordt onderzocht of het mogelijk is om de bestaande website ( te updaten en te behouden en liefst gekoppeld met de bestaande digitale klantenkaart en de te ontwikkelen individuele webshops op het één platform, en deels gekoppeld aan een thuis afleverdienst. Bert Meuleman, (verouderde website) ziet het zelf niet meer doenbaar om de update te doen van de website, Lesly is bereid dit op te pakken. Model van gebruiken als basis voor de afleverservice. Intussen zijn er reeds een aantal contacten geweest mbt de werking van Foursquare met een aantal Oosterzeelse handelaars en Hugo werd aangesproken door een lokale vertegenwoordiger van Roularta (nl. Jo De Munter uit de Poststraat). De voorzitter verduidelijkt de werking toe t 'Foursquare. Het porject werd ontwikkeld en ondersteund door KBC, UNIZO en Roularta. Voordelen Foursquare: meestal steun van de gemeente inzake gemeentelijke informatie kanaal en geo-technologie (= als je surft kijkt het systeem waar je iemand die dichtst bij U verkoopt wat je zoekt, vb je zoekt schoenen en de lokale schoenwinkel is aangesloten, dan komt eerst de lokale schoenwinkel op je scherm, doet de lokale schoenwinkel niet mee, en bvb wel iemand uit Zottegem, dan komt de winkel van Zottegem op het scherm etc ). Dit is één van de grote voordelen tov als je een eigen autonome webshop opstart. En bovendien zullen de 3 promotoren veel publiciteit voeren naar de consumenten (inclusief in de maandbijdrage). Lesly zal de eerder gemeld geïnteresseerden uitnodigen (via het opzetten van een doodle) om deel te nemen aan een overlegmoment. Uit te nodigen : Bert Meuleman (webmaster) en Kris Van der Eecken, Stefan Hutse, Stefan Uyterhaegen, Hugo Verstraeten en Lesly Van Den Berge uit het bestuur. De 5 handelaars die al meedoen met de digitale klantenkaart (Het Zoeteke, Bulthé, Chantal, Tevama, Bistro onder den Toren ) en de freedelity business consultant Tom Commeine. Andere GRLE Handelaars die interesse toonden : Myriam van Chris Decor, Tresors d axelle, De ginstbronnen (evi.van.de.velde), Kathy Bogaert van Slagerij Kurt, Stefan Uyterhaegen (Fietsen Stefan), Hilde De Sutter of Pieter van de vierhoekhoeve 9. Kerstmarkt 2016 Er is reeds overleg geweest tussen Stefan, Patrick Van Damme en Wilfired Verspeten. Het voorstel werd gedaan om de VBS er bij te betrekken. Ook zal men vragen of personeelsleden van de VBS niet het administratieve luik (vooral het opmaken van een degelijke actielijst) van de kerstmarkt kunnen opnemen. Stefan Hutse wil dit verder vanuit de GRLE in de werkgroep trekken ism Veronique Coens en Stéfanie de Munter. Hugo en Stefaan maken op korte termijn een afspraak met Directeur Kristof van het VBS.

7 Hugo neemt tevens contact met de nieuwe directeur van het GILO (Mevr. Els Francois) om te vragen of het GILO ook wil meewerken. 10.Lentebeurs Enige vrije datum in het GC de Kluize in het voorjaar = 7 en 8.4 (= 8.4 is het Ronde van Vlaanderen). Als we de lentebeurs willen koppelen aan een modeshow is dit voor de lente /communie collectie te laat. - modeshow of niet? : Ann van Kaméleon ziet het tijdsmatig niet mogelijk, Carine van La Créa twijfelt. Marktkramer Belissimo eigenlijk ook niet. Voorstel : om een beperkt groepje in overleg te gaan met St. Lievenshoutem die er ook al enige ervaring mee heeft. En wel iets op te zetten en voor de artikelen dat we niemand vinden in Oosterzele in eerste instantie proberen om iets op te zetten met een aantal van Sint Lievens Houtem. - Inzake de datum: enige volledige weekend is dat van de Ronde van Vlaanderen. Eventueel groot scherm en pronostiek (voor een goed doel ) van de Ronde tijdens de lentebeurs. Modeshow de zaterdagavond op het moment dat de winkels toe zijn. En op zondag eventueel om 10u30 of 11U (apéritief dixie band of zoiets als afsluiter met middagmaal voor goed doel?) t blijft wel te laat voor de lente/voorjaarscollectie OF LOSKOPPELEN van GC De Kluis In Pieternelleke (Parking op Markt) of in de vernieuwde Watermolen met aansluiten d bij beiden met grote tenten op hun privé parking? Balegem zou het voordeel hebben om het eventueel te koppelen aan opendeur bij fietsen Stefan? en de handelaars in het dorp in Balegem? ipv met stand op de beurs? En Chris Décor vragen om podium versiering etc. Voorstel : laat de werkgroep een voorstel uitwerken en dan terugkoppelen naar raad van bestuur, bij voorkeur in juni definitief afspreken wat we doen, later verdere details uit te werken. Vragen aan Chris om werkgroep samen te roepen samen met Hugo : Doodle opzetten? Uit te nodigen : paar afgevaardigden St L HOutem (hugo geeft contacten door aan Kris) Overige vanuit het Bestuur : Veronique Coens,kan dit mee helpen trekken voor het deel van de modeshow samen met Carine Van de Weghe en Stefan Hutse. Daarbij uit te nodigen : Chris Decor, Carine van de Weghe, Veerle Hubo, schoonheidsinstituut Ann Soleme, Ann Moreels Kaméleon... nog andere geïnteresseerd e? Pas nadat we het voorstel op het bestuur van de GRLE brachten terugkoppelen met de standhouders van de vorige lentebeurs.

8 11. Digitale klantenkaart : - Samen met de handelaars werd afgesproken om het beschikbare budget voor de klanten te stimuleren om de kaart te gebruiken, te benutten in 4 x per jaar 5 bonnen van 25 euro uit te loten (ipv 50 euro). - na deze vergadering uitreiking 5 bons van 25 euro - een info dag is voorzien op 18.4 iemand interesse om te gaan (3 sessies ochtend/middag/avond) als er iemand kan gaan s ochtends kan Hugo meerijden? ik zend mail ter info door aan Thomas. - we proberen ook nog lokaal de ervaringen te delen met de 5 resterende handelaars, voorstel om dit te koppelen aan de digitalisering (website, webshop, afleverversie zie pt 7).. Lesly neemt dit mee in de voorbereiding van pt Budget 2016 Hilde van Hecke, stuurde een brief met factuur actie Belgerinkel. Er werden projecten ingediend en toch kwamen geen subsidies. De projecten lopen maar er is geen voorziening. Er is geen discussie over de projecten maar wel over het bedrag van 750 euro voor belgerinkel actie. Het is moeilijk werken indien er geen budget is en leveranciers (als bestuurslid hun verantwoordelijkheid nemen) en zelf geld dienen in de GRLE te steken om alles lopende te houden. Er is een formeel schrijven verstuurd aan het CBS, met de vraag om op korte termijn hiervoor een oplossing te zoeken, wetende dat er intussen kosten zijn voor 2 van de grote acties (paaseierenactie en actie Belgerinkel). Schepen De Groote geeft aan dat er in ieder geval volgende week een voorstel op het CBS komt, om hier op korte termijn actie in te ondernemen. 13. Rondvraag : Herhaling data jaarprogramma 2016 (OPGELET DE DATA ZIJN AANGEPAST EN VOOR ZOVER ALS MOGELIJK NAAR DONDERDAGEN VERHUISD) - actie belgerinkel van 20.4 tem raad van bestuur vrijdag om 18h met aansluitend om 19u30 prijsuitreiking (met kinderen van de scholen erbij) actie belgerinkel en persmoment voor aankondiging BRADERIE en prijsuitreiking draagtas infokrant maart, in t taverne t pleintje in Gijzenzele - Thomas maakt afspraak met het Pleintje, OK? - raad van bestuur GRLE donderdag en teambuilding Stefan zal kijken voor een afspraak te maken bij 'Peter' of bij Jo & Elke van de Ginstberg of Anders bij Stefan Hutse zelf (idee is mini bbq voor iets van 10 à 15 euro/persoon). - raad van bestuur donderdag 8.9 om 18u30 in de cafétaria van GC De Kluize en aansluitend persontmoeting om 20u15 voor dag van de klant

9 - raad van bestuur donderdag om 18u30 in de sporthal en aansluitend persontmoeting voor aankondiging eindejaarsactie van tem en kerstmarkt 10 en Save the date : Op organiseert de LEM Merelbeke een infoavond over E-Commerce in het gemeentehuis te Merelbeke om 19u45. Op vrijdag afterwork BBQ in Agathéa : organisatie vzw AZOs Andere varia punten? Opgemaakt te Oosterzele op 15 april 2016, na overleg met Stefan Hutse, Kris Van der Eecken en Hugo Verstraeten door Thomas Caesens, Secretaris GRLE, Info@thomascaesens.be 0477/