VERSLAG vergadering Gemeentelijke Raad voor Lokale Economie 22/09//2011

Transcriptie

1 Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE VERSLAG vergadering Gemeentelijke Raad voor Lokale Economie 22/09//2011 Aanwezige leden : Hugo Verstraeten (Het Zoeteke/CRV/VRV), Hilde De Boever, (advocaat), Orville Cottenie (Dexia Zottegem-Land van Rhode), Frank De Vriese (De Vriese Fruit), Stefan Uytterhaeghen (Fietsen Stefan), Dominique Kerckhove (Stokerij Van Damme), Marc Van Der Biest (Tevama), Willy Van De Vijver (Elektro Van De Vijver), Carine Van De Weghe (schoenen La Crea) De vertegenwoordiger uit het schepencollege : Burgemeester Johan Van Durme Eveneens aanwezig : Politiek Waarnemer : Ann De Brauwer (SVVO) Eveneens aanwezig: Bert Arctas, webmaster Verontschuldigd: Alain Houbracken (Garage Houbracken), Eveneens verontschuldigd: Politieke waarnemers : Jan Martens (CD&V en NVA), Dirk Deroo (Groen!) en Gertrude Van de Weghe als GRLE secretaris Afwezig: Ann van Asbroeck (Miekes Fruit) 1. Opening: Welkomstwoord door de voorzitter, op de vergadering die gehouden werd in restaurant Vertige. Hugo herinnert eraan dat deze avond past binnen het project en genoteerd is als teambuildingsmoment. Tijdens de vergadering werd de burgemeester gefeliciteerd met zijn 51 ste verjaardag en het feit dat hij 1 ste maal OPA geworden is. Tevens werd Frank De Vriese als uittredend lid extra verwelkomd. Anja en Frank zetten de voorbije maanden hun fruit en groentenhandel stop om medische redenen. Frank was vanuit de GRLE ook aangeduid om de GRLE te vertegenwoordigen in de commissie mbt fair-trade. Hij is hiervoor echter nooit uitgenodigd. Actie : Hugo bekijkt met Gertrude wie hiervoor het aanspreekpunt is. En indien nodig wordt op een volgende bijeenkomst een nieuwe afgevaardigde aangeduid. De raad is akkoord dat Bert Meuleman als projectbegeleider en webmaster tevens aanwezig is. Hij wordt bij de aanvang trouwens net als alle betrokkenen bij het project bedankt voor de intense samenwerking de voorbije zomermaanden. De voorzitter dankt uitdrukkelijk de burgemeester en het voltallige gemeentebestuur voor het volledig ter beschikking stellen van de financiële middelen voor het project verdere uitbouw buurtwinkelnetwerk ; hierbij tevens een dankwoord voor mevr. Linda Maes, de financieel beheerder DANK VOORAL VOOR HET DRUKKE ZOMER WERK, het GRLE TEAMWORK is GEGROEID EN GROTER GEWORDEN! 2. Verslag vorige vergadering : De notulen werden zonder opmerkingen of aanvullingen goedgekeurd..actie : Nog te doen : Statuten afstemmen met huishoudelijk reglement en actualiseren. 1

2 Werkgroep samenstellen nadat we het project updating netwerk afgewerkt hebben. Tijdsmatig niet mogelijk alles tegelijk op te nemen. TO DO in het voorjaar 2012 AANVULLING : de raad aanvaardt de uittreding van het bestuurslid Frank De Vriese. Met dank en een overhandiging van een kleine attentie als blijk van waardering. De voorzitter draagt Bert Meuleman van Arctas voor als nieuw bestuurslid. Er wordt geen probleem gemaakt over het feit dat Bert tevens webmaster is voor het digitaal netwerk van de GRLE. Iedereen hier aan tafel is zelfstandige en neemt het onbezoldigde bestuursmandaat er bij als sociaal engagement in de gemeente. De afspraak is zoals voor alle handel die er gedreven wordt tussen de GRLE en (bestuurs)leden, net zoals voor alle andere aankopen ; dat het dagelijks bestuur (Hugo/Orville en Hilde) de aankopen en uitgaven van dicht bij bewaken. Bert vraagt dit vooraf nog eens in familieverband te bespreken, het is niet mogelijk om nog veel extra vrije tijd hieraan te spenderen. Het formulier voor toetreding wordt ter invulling meegegeven. BESLUIT : Het bestuur is unaniem akkoord om Bert Meuleman voor te dragen als bestuurslid van de GRLE, uiteraard op voorwaarde dat Bert bereid is het mandaat op te nemen. Actie : Bert bezorgt indien hij wil toetreden het ingevulde formulier aan Gertrude of Hugo. Nieuwe Actie : Gertrude maakt formeel schrijven klaar voor schepencollege, met wijziging samenstelling bestuur GRLE. Actie mbt braderie : proberen om hier volgend jaar een aantal handelaars over aan te spreken, zodat de groep groter wordt, en het dan ook als een dorpsgebeuren kan doorgaan. Eventueel meenemen in de komende communicatie met de leden van het (digitaal) netwerk. TO DO Actie : er zal aan de uitleendienst verantwoordelijke (Guy Vekeman) gevraagd worden deze modaliteiten toe te lichten, GERTRUDE gelieve de modaliteiten (uitleenovereenkomst) op te vragen aan Guy en eventueel toe te voegen als bijlage bij dit verslag aub. = UITGEVOERD Gertrude aanspreekpunt/opvolging) Verslag en opvolging van acties door werkgroep (digitaal)netwerk : aanpassing budget zoals ingediend bij de aanvraag : - geen wegenkaart laten maken - DUURZAME geweven draagtassen (ipv wegwerp draagtassen) voor ALLE huizen in groot Oosterzele, inclusief huis aan huis bedeling - verdeling folders aan handelaars/ondernemers via hostessen ipv opsturen - 2 duurzame tenten 3/3(iets duurder igv BTW toegevoegd) NOG TE BESTELLEN graag te gebruiken op To Do Hugo - mobiele boxen en digitale schermen en bijbehoren behouden (licht en teksteffecten passen niet meer in budget, ofwel 1 digitaal scherm ipv 2) NOG TE BESTELLEN graag te gebruiken op To Do Hugo en Willy - GEEN sweathers en enkel 6 Tshirts (intussen 3 geleverd en 3 nog besteld) - SALDO netwerkmoment op te evalueren wat het saldo is NA Actie : Bert Meuleman werkt het logo verder af in overleg met Hugo Verstraeten AFGEWERKT Het bestuur uit haar grote tevredenheid over het mooie logo en dankt degenen die er tijd en werk instaken! Actie : Opvolging Bert Meuleman, in overleg met Hugo en digitale terugkoppeling met het kernbestuur. AFGEWERKT (met dank ook aan Carine VDW om hier aan mee te werken!) Actie : verder details te bespreken met werkgroep (digitaal) netwerk. Hugo vraagt bijkomende offertes op voor de duurzame geweven draagtassen, en in overleg met het kernbestuur de bestelling afwerken. AFGEWERKT(1 ste exemplaar beschikbaar bij Hugo reacties bestuur = positief! ) Actie : Bert werkt de presentatie af, met alle nieuw aangepaste homepages van alle deelnemende leden/handelaars aan het digitaal netwerk. TO DO VOOR

3 Actie : Orville maakt een volledig to do lijstje op met alle praktische afspraken (zoals hij dit tevens opvolgde voor de opening van de vzw AZOs op 27.4 ll. TO DO uiterlijk Actie : Orville Cottenie zal als penningmeester, samen met de voorzitter de aanvraag indienen om de subisidies voor het lopende jaar en voor de beide projecten aan te vragen. VOOR NETWERK GRLE = AFGEWERKT, SALDO GEWONE SUBSIDIES GRLE = TER VERGADERING AFGEWERKT, PROJECT AZOS = SALDO NOG TO DO = wel lopende! (rvbestuur vzw AZO s as) Actie : bewegwijzering naar handelszaken in Oosterzele Werkgroep Willy Van de Vijver, Carine Van de Weghe, Stefaan Uyterhaeghen, Hilde De Boever, Orville Cottenie, NOG SAMEN TE ROEPEN AFSPRAAK VOORJAAR 2012 Actie mbt info-avond groepsaankoop energie : de GRLE is akkoord dat Gertrude van de Weghe de uitnodiging die Hugo zal doormailen, overmaakt aan alle GRLE gekende adressen. AFGEWERKT Actie mbt sponsoring OZF : door Bert mee te nemen bij de bespreking rondom de updating van de homepages van de aangesloten leden op het digitaal netwerk. LOPENDE Actie mbt sponsoring OZF : eventueel kijken naar gezamenlijke publiciteit met de lokale Unizo afdeling (zoals in de andere lokale organisaties), opvolging Hugo afgewerkt Unizo sponsort 250 Actie : formele vraag stellen aan de organisatoren om op de openingsreceptie van de OZF (VIP moment) de GRLE ook te presenteren tentje plaatsen en hostesses laten rondlopen met logo GRLE voor afwerking van lijstje met engagementen en werving nieuwe leden en klanten. ppt laten lopen met alle homepages digitaal netwerk. NOG TO DO NA (afhankelijk van aantal geïnteresseerde sponsors zie verder = komt goed!) 3. FINANCIEEL VERSLAG Stand van zaken van ontvangen subsidies. De subsidies voor het updaten van het (digitaal) project zijn toegekomen. Van de werkingstoelagen van huidig werkjaar is er nog een saldo op te vragen. Een financieel overzicht vorig jaar ontvangsten/uitgaven, in vergelijking met een financieel overzicht huidig jaar, en ontvangsten/uitgaven tov budget huidig jaar en op t einde van t jaar tov volgend budget zal uitgewerkt worden Actie : Orville en Hugo werken samen een model uit voor opvolging dan de GRLE rekeningen. 4. Stand van zaken uitvoering project (digitaal) netwerk van de GRLE en nog uit te voeren acties (o.a. afwerking adressenlijst Oosterzeelse ondernemingen) 4.1. overzicht van wervingsactie nieuwe leden : De nieuwe en bestaande leden op zijn vermeld op de duurzame draagtassen (zie model) Nieuw aangesloten leden = 81, nu in totaal aangesloten leden = 143 = PRIMA RESULTAAT! De nieuwe en bestaande leden op zijn vermeld op de duurzame draagtassen. Overzicht engagementen : van de 81 nieuwe leden! - wenst deel te nemen aan eindejaarsactie, aantal : 16 - geschenkbonnen nieuwe inwoners, aantal : 10 - belgerinkel, aantal : 10 - roefel, aantal : 0 - informatie voor lidmaatschap bij Unizo : 6 (waarvan 1 reeds lid) - sponsoring film "ons dorp" (OZF) twv 100 euro, aantal : 15 (1 bereid voor 50 euro), totaal momenteel = euro; 5 voor > 250 euro - info krantje en gezamenlijke acties, aantal : 12 - inschrijvingen voor 17.10, aantal : 35 leden (met 37 personen) 3

4 - aansluitingen bij BINZ, aantal : 37 Acties voor Bert Meuleman : - nieuwe inwoners : adressen deels al doorgegeven aan Bianca Demulder, nieuwe nasturen - deelnemers belgerinkel : doorgeven aan Hilde van Hecke via Hugo - deelnemers aan eindejaarsactie : doorgeven aan Gertrude - engagementen OZF : adressen en aantal doorgeven aan Hugo - BESTAANDE leden aanschrijven/aanspreken mbt activiteiten/engagementen. BERT MAAKT EEN EXCELL BESTAND MET NAMEN VAN BEDRIJVEN DIE NOG HET LIJSTJE MOETEN INVULLEN.HET LIJSTJE WORDT VERSPREID AAN ALLE BESTUURDERS en EEN VOORRAAD KAARTJES BEZORGEN. Ieder bestuurder geeft aan wie hij/zij kan bezoeken. - deelnemers aan : ingeschrevenen vragen nog een bevestiging : mail te versturen door Hugo zelf Bert zendt in blok adressen door bevestiging van inschrijving, tenzij ze niet kunnen komen, oproep doen om te verwittigen en volledige uitnodiging toevoegen. - inschrijvingen voor BINZ : mail te versturen door Hugo met aangemelde geïnteresseerde aan Tom Essel van Matrix Liften (collega Unizo Bestuurder) Bert zendt in blok adressen door aan Hugo - BERT NEEMT CONTACT OP MET DEELENEMENDE LEDEN OM VERDERE AFWERKING HOME PAGINA s. - Uit te werken powerpoint presentatie (ppt) door enerzijds Bert Meuleman : van iedere homepage een doorlopende ppt maken, die kan rondlopen voor, tussen en na de ppt looping ppt. - geïnteresseerden voor regelmatige gezamenlijke folder zoeken via het aanschrijven van alle GRLE leden. Bert en Hugo overleggen nog hoe we dit best opstarten (zie tevens bij rondvraag pt. 10.4) Acties voor het ganse bestuur : - BESTAANDE leden aanspreken mbt activiteiten/engagementen, EN ZO MOGELIJK HEN UITNODIGEN DOOR EEN BEZOEK VOOR ken Uw Buur en Buren op geef aub ASAP aan wie je kan bezoeken van de bestaande deelnemend handelaars en zend de namen via mail door aan Hugo en Bert, bij dubbel gebruik zullen we proberen om je dit zo snel mogelijk te laten weten. - IEDEREEN die een bezoek brengt overloopt het ganse foldertje en vraagt aan het lid om op iedere vraag een antwoord te geven (kan ook telefonisch) - De ingevulde kaartjes zo snel mogelijk en uiterlijk voor aan Bert Meuleman bezorgen aub! Zodat de publipagina s kunnen bijgewerkt zijn voor 9.10! (de ppt wordt opgemaakt op uiterlijk 10.10) (wat niet gedaan is voor 7.10 kan ook erna nog, maar dan kan er op wellicht geen mooie publipagina getoond worden). Acties voor Hugo : - engagementen OZF : adressen en aantal doorgeven aan Nicolaas Rahoens (normaal maakt Nicolaas Rahoens zelf een factuur op aan deelnemers ). - geïnteresseerden voor regelmatige gezamenlijke folder zoeken via het aanschrijven van alle GRLE leden. Bert en Hugo overleggen nog hoe we dit best opstarten - lijst bezorgen met ingeschrevenen voor het BINZ aan Tom Essel van Matrix Liften (collega Unizo Bestuurder) Acties werkgroep updating (digitaal) Netwerk op donderdag in de sporthal om 20u30 : - evaluatie saldo of tekort? - verdeling adressen nog niet benaderde ondernemers/handelaars actieplan af te werken voor ? ondersteuning van externen? unizo stagiaire? combinatie met vzw AZOs? 4

5 5. Voorbereiding netwerkmoment 17 oktober 2011 : De ontwerp uitnodiging werd besproken, en mits aanpassing (weglaten pauze tussenin dranken uitschenken); kan ze verstuurd worden. Acties : - Bert verspreidt de uitnodiging digitaal aan de aangesloten leden. - Hugo maakt de uitnodiging over aan Unizo Land van Rhode (daar wordt de uitnodiging opgenomen in de Unizo Nieuwsbrief). Unizo betaalt deze mailing aan Unizo- leden van Oosterzele/Melle en Merelbeke. - Gertrude maakt de uitnodiging over aan het voltallige gemeentebestuur. Actie : Orville maakt als projectleider een wie wat wanneer lijst op. De zaal is vastgelegd bij CRV/VRV. De trateur De Ginstberg en Het Zoeteke zorgen voor spijs en drank. Nog te doen : - nieuwe geluidsinstallatie opstellen,samen met nieuwe LCD schermen : Willy Van de Vijver in afspraak met Hugo en Ann Loyson (CRV/VRV ann.loyson@crv4all.com = management assistent) - - afstemming tussen Orville en Ann Loyson en Hugo = lopende - Uit te werken powerpoint presentatie (ppt) door enerzijds Bert : van iedere homepage een doorlopende ppt maken, die kan rondlopen voor, tussen en na de ppt looping ppt. - Hugo : algemene ppt voorstelling (Bert : inplakken in nieuwe achtergrond met GRLE sjabloon?). De raad is akkoord met het inhoudelijke voorstel zoals opgenomen in de leidraad notitie. 6. Creatief aanwerven: 29 september 2011 om 18u30 te Merelbeke Wie kan er gaan? Hugo zal de GRLE vertegenwoordigen (er zijn weinig deelnemers uit Oosterzele). Het bestuur is akkoord om de receptie kosten worden verdeeld op basis van aantal aanwezigen uit deelgemeenten 7. Voorbereiding eindejaarsactie Actie : er wordt gevraagd dat Gertrude zo snel als mogelijk de mail verzendt naar alle eerder aangemelde kandidaat deelnemers, en iets andere brief (mail) naar alle andere GRLE leden (met toonbank), ontwerp overmaken aan Hugo en afwerken zo snel als mogelijk, zodat de inschrijvingen ook op kunnen verzameld worden (en tgv de huisbezoeken) 8. Jaarplan 2012 Het bestuur is akkoord om volgende geplande acties op te nemen in het in te dienen jaarplan : verzamelen adressen op nieuwjaarsreceptie ; (saldo uit budget project) - paasactie : op de markt EN bij alle deelnemende GRLE toonbankleden, budget : 250 gr paaseitjes per handelaar (= 60 x 250 gr = 15 kg) en 10 kg op de markt verdelen (doosjes 250 gr. bestellen bij Het Zoeteke, de losse eitjes bestellen bij de wereldwinkel). - avant premiere OZF, verzamelen adressen (saldo uit budget project) - belgerinkel : ondersteuning vanuit GRLE, maar dit jaar op budget gemeente (vorig jaar uit project). - feestvergadering, naar analogie met 17.10, maar dan (deels?) betalend - later nog te bekijken hoe. 5

6 - in 2012 GEEN ledenbijdrage vragen! (het onderhoud vd website is nog voorzien in het project) 9. Begroting 2012 Actie : Orville maakt een ontwerp op in overleg met Hugo, om het zo snel als mogelijk in te dienen. 10. Rondvraag 10.1 vraag Zorgraad : Het bestuur gaat niet in op het voorstel om een dekentje te bestellen. Actie : Gertrude verwittigt de initiatief nemers 10.2 VIP formule tgv Oosterzeelse film : het bestuur gaat niet in op het voorstel om vanuit de GRLE mee te werken aan een VIP arrangement NA de avant première van de film. Het bestuur steunt het lopende privé initiatief dat uitgewerkt wordt in overleg met de regisseur van de OZF Bruisend Balegem : Het bestuur van de GRLE acht het NIET wenselijk om van uit de GRLE sponsoring te voorzien voor 10 jaar bruisend Balegem. Initieel was het de bedoeling om dit te koppelen aan 150 jaar stokerij, maar dit laatste zou blijkbaar op een later tijdstip in het jaar doorgaan. Het bestuur gaat er vanuit dat de zelfstandige ondernemers/handelaars die bruisend Balegem willen sponsoren dit best rechtstreeks met het organiserend comité opnemen. Het bestuur is WEL akkoord om op de manifestatie van Bruisend Balegem aanwezig te zijn met een tentje om werving te doen van leden en klanten op het (digitale) netwerk. Actie : Bert opvolging en werving hostessen voor op Actie : Hugo zal het organiserend comité informeren folder/nieuwsbrief met enkele handelaars : Het merendeel van de aanwezigen willen hieraan meewerken. Misschien wel NIET voor iedere keer. Het moet passen met het seizoen (afhankelijk van artikel). Er wordt afgesproken (zie hoger bij de actielijst voor Bert = coördinator) om te peilen of er nog andere gegadigden zijn om gezamenlijk een folder/ nieuwsbrief uit te geven. Doel is de 1 ste folder te verspreiden bij de verdeling van de draagtassen Vertegenwoordiging van de marktkramers in GRLE Er is enige gedachtenwisseling of de marktkramers best betrokken worden bij het GRLE bestuur of niet. In meerderheid wordt finaal besloten aan de marktkramers de vraag te stellen. Actie : Hugo maakt in overleg met Hilde de Boever een schrijven over aan de marktkramers met de oproep een vertegenwoordiger aan te duiden. Als dit gebeurt zal de GRLE de kandidaat voordragen aan het schepencollege. De voorzitter dankt alle aanwezigen voor de mooie en constructieve team building avond. Opgemaakt te Oosterzele op Orville Cottenie, Hilde De Boever en Hugo Verstraeten Penningmeester, ondervoorzitter en voorzitter GRLE 6