Onderwerp Samenvatting Wie Gereed MR Reglement, Huishoudelijk We lopen deze nog één keer door voordat we ze definitief

Transcriptie

1 Verslag vergadering Medezeggenschapsraad t Sterrenpad Datum: 13 januari 2016, 19:30 22:00 Locatie: School Aanwezig: Bert (voorzitter), Linda (notulist), Isabelle, Helga, Jeffrey, Tamara Afwezig: Sabiena, Judith Nog openstaande onderwerpen Onderwerp Samenvatting Wie Gereed MR Reglement, Huishoudelijk We lopen deze nog één keer door voordat we ze definitief Tamara en Linda komen met Later reglement en Statuut vaststellen. Voorbeelden staan op VOO.nl voorstel laatste versies. Het aantal leden van de MR is door het bestuur vastgesteld op 8. De officiële documenten over de MR worden door de MR op een later moment vastgesteld. Andere zaken hebben nu eerst prioriteit. Oprichting Stichting t Het bestuur bereidt de communicatie hierover voor. De MR MR Sterrenpad adviseert hierbij. Nog geen Verzending nieuwsbrief Sterrenstof De nieuwsbrief wordt sinds kort verzonden vanuit een persoonlijke naam, waardoor de school als afzender niet meer goed herkenbaar is. Ook ontvangen ouders van kinderen van Maricja en Speelster de nieuwsbrief niet meer automatisch en staat in de mail De Kring in plaats van het Sterrenpad. De MR adviseert terug te gaan naar de oude manier van verzending, totdat de overgang naar een nieuw systeem in één keer goed kan. Wiljan geeft aan dat de redactie van de Sterrenstof leidend is in de verzending. Het is hun proces. ICT is daar ondersteunend aan.

2 Wiljan stelt voor een afspraak te plannen tussen ICT, de redactie en hemzelf. Verzoek om stukken Niet besproken tijdens deze vergadering: was geen tijd meer voor. Nog geen Jantje (vorige MR) heeft begin van het schooljaar de volgende stukken aangevraagd bij het bestuur: - Begroting Managementstatuut - Schoolplan Begroting en statuut nog niet ontvangen: - Een managementstatuut is het overzicht van verantwoordelijkheden en mandaten van bestuur en directie. Wiljan gaf aan dat ze aan zo n overzicht werken (matrix). - Tamara en Bert kijken naar de begroting. Bestuur Tamara en Bert Nog niet bekend Schoolplan Het managementstatuut wordt ook genoemd in de statuten voor de Stichting t Sterrenpad. Is de inhoud van de matrix waar bestuur en Wim aan gaan werken inderdaad hetzelfde? Geen De eerdere versie is aangepast omdat de fusie met Westerwijs niet door ging. De MR heeft instemmingsrecht. Bij voorkeur is het document definitief wanneer de inspectie komt op 1 december. MR controleert Wanneer we matrix ontvangen

3 1 december is niet gelukt. De MR heeft nog veel vragen over en tips voor het document. Met Wim afgesproken dat wij het huidige document nu afronden voor inspectie (moet voor kerstvakantie) en er daarna een bruikbaar middel voor verschillende doelgroepen van maken. Linda verzamelt opmerkingen, maakt het huidige document op en stuurt het naar Tineke met briefje Akkoord MR. Toelatingsbeleid Versie voor Inspectie is afgerond en verstuurd. MR zet het stuk Bert nogmaals op agenda om deze te vertalen naar een geschikt communicatiemiddel voor overige doelgroepen. MR komt met voorstel voor geschikt document voor overige doelgroepen. Deze ontvingen we in november van het bestuur. Waarschijnlijk april Bert heeft voor 1 december een terugkoppeling gegeven aan Wim namens het bestuur. Wim geeft het volgende aan: Er komt een heldere tekst op de website over toelating: Bovenbouw, groep 5 t/m 8 is vol besloten door bestuur, directie en MR. Het moet helder en transparant zijn en iedereen moet gelijk behandeld worden. Het eerdere document wat de MR ook heeft bekeken gaat van tafel. Vraag MR: Moet er niet toch ook een formeel beleid komen? Wim: We gaan jaarlijks dit bekijken. Volgend jaar zijn alle klassen kleiner. Dan ontstaat er een nieuwe situatie. Er is een soort

4 formule dat als er 25% zorgkinderen zijn (gediagnostiseerd), dan kan ik je weigeren. Die blijft, maar staat los van het andere. Komt er wel iemand, bijvoorbeeld uit het dorp, dan gaat de procedure in werking. Sowieso altijd in overleg met de docent. Er is nog een bestaand document over het proces, die gaan we weer in gebruik nemen. Communicatieplan MR Er staat nog geen tekst op website. Helga gaat dit regelen met Greet en Marieke. Mensen kunnen mailen wanneer ze meer informatie of op de wachtlijst willen. De bestaande procedure zelf komt dus niet op de website, maar kan dan wel worden toegestuurd. Sabiena mailt de bestaande procedure nog rond, zodat die ook bekend is bij alle MR-leden (en eventueel nog besproken kan worden). Helga Sabiena MR Als nodig Het toelatingsbeleid bestaat uit een korte heldere tekst op de website. Volgend jaar maken we een nieuwe inschatting van wat nodig is. We maken tijd vrij om te bespreken hoe we de communicatie gaan MR Afhankelijk van organiseren met de ouders, het personeel, de directie, het bestuur, ruimte op Stichting Vrienden en de OV. Ook maken we duidelijk wat onze agenda toegevoegde waarde is en wat men van ons mag verwachten. - Wim: We (directie en bestuur) hebben Ben Mooibroek, die ook de fusie begeleidde, gevraagd om na mijn begin februari samen met ons een matrix te maken om contactmomenten vast te leggen (met MR, personeel, OV, etc.) - Wiljan: In de matrix worden de hoofdactiviteiten afgezet tegen de

5 partijen. Wie zijn verantwoordelijk? Wie moet je informeren? Moet er iemand mee besluiten? Etc. Bestuur gaat dit maandelijks bespreken met Wim en volgens de matrix uitvoeren/communiceren. Zo weet iedereen wat hij kan verwachten. Deze matrix wordt ook voorgelegd aan het personeel om goed te keuren. Wim, Bestuur Begin februari Mappen MR Prioriteiten MR - De MR vraagt het bestuur elke zes weken een half uur voor de reguliere MR-vergaderingen langs te komen om minimaal twee MRleden bij te praten over de stand van zaken. Ad hoc mag daarnaast ook altijd van bestuur. - De MR zal de matrix ook gebruiken als basis voor haar eigen communicatieplan, zodat communicatie zoveel mogelijk geïntegreerd ( Samen ) plaats kan vinden. - Qua communicatie ligt al wel vast: - het bijpraatmoment met bestuur - notulen direct na vaststelling op website en vermeld in Sterrenstof incl. vergaderdata Nog geen Sabiena vraagt de MR multomappen terug van de oude MR-leden, zodat wij die kunnen gebruiken. De meest recente versies van alle documenten slaan we steeds op bij ons Gmail-account. Geen Judith en Tamara maken een jaarplanning op basis van het standaardoverzicht in de MR-multomap. Omdat er meer onderwerpen zijn dan we kunnen behandelen, stellen we prioriteiten. Voorbeelden hiervan zijn de veiligheid op het plein en de ICT. Bert Bestuur Sabiena Judith en Tamara Begin 2016

6 We hebben nog maar 5 vergaderingen. We kunnen misschien beter in subgroepen dingen uitwerken. MR Tamara vraagt extra mensen voor een subgroepje jaarplanning. Isabelle (en misschien Sabiena) sluiten woensdag 24/2 om 19:00uur aan. Tamara, Judith, Isabelle, Sabiena 24 februari Inspectie Evaluatie vakantie Wim Opnemen in jaarplanning dat MR initiatief neemt om jaarcijfers t.o.v. begroting te controleren en verantwoording hierover te vragen bij bestuur. Wim: Inspectie is geweest en was heel enthousiast. Geeft deugdelijkheidseisen mee vanuit de wet. Inspectie komt nog een keer langs om uit te leggen wat ze beoordelen en hoe; wat de nieuwe normen zijn. Dan kunnen we ons tenminste daar op voorbereiden. Communicatie is een aandachtspunt. De haalplicht/brengplicht is niet geheel helder. Nog geen Wim: als ik er niet ben moet het ook draaien. Het team doet het samen. Het is een zelfsturend team. Als mensen mij tijdens mijn vakantie veel nodig hebben, doe ik iets verkeerd en dan moeten we dat beter organiseren. Dat geldt ook voor Greet. Wanneer haar iets gebeurt, moet de boel ook blijven draaien. Achteraf gaan we evalueren. Zijn er protocollen nodig, dan worden die samen met Ben opgepakt begin Wim Begin 2016 Geen

7 Nieuwe onderwerpen Onderwerp Samenvatting Wie Gereed Doorlopende aandachtspunten Onderwerp Samenvatting Wie Gereed Verdelen taken secretaris - opstellen van interne en externe correspondentie Linda doorlopend - beheren va Mrsterrenpad@gmail.com Sabiena - beheren van het digitaal archief/vergaderstukken (in Gmail) Bert, Linda, Sabiena - opstellen van de jaarplanning Judith en Tamara dit jaar nog - plannen van vergaderingen (datumprikker) Judith - opstellen van de agenda Bert - maken van de notulen roulerend - aanleveren van documenten/tekst voor website en Sterrenstof Linda - opstellen van het jaarverslag gezamenlijk, Linda opmaak voor zomervak. Groepsmail: app even wanneer je nieuw bericht voor MR stuurt of gezien hebt in inbox. allen doorlopend Taakverdeling rond, we helpen elkaar waar nodig. Communicatie - Wanneer we mondeling informatie ontvangen van een lid van het Bert doorlopend

8 bestuur, leggen we dit schriftelijk (per mail) vast en versturen dit naar het bestuur ter bevestiging/check. - Notulen ook mailen naar bestuur Volgende vergadering: 24 februari, 19:30, op school