Informatiebeleidsplan gemeente Maasdriel Visie, Ambities, Beleid, Architectuur, Plan van Aanpak

Transcriptie

1 ICT is niet het doel, maar een noodzakelijk middel om de organisatie efficiënter en beter te laten functioneren en om de dienstverlening op een (nog) hoger peil te krijgen. Informatiebeleidsplan gemeente Maasdriel Visie, Ambities, Beleid, Architectuur, Plan van Aanpak Continuïteit, efficiency en hogere kwaliteit bedrijfsvoering, dienstverlening & ICT infrastructuur door slimme inzet van informatiesystemen Auteurs: Marcel Lanooij (opdrachtgever), Giuseppe Cascino (adviseur Native Consulting, Linda Blijdestein-Morselt (informatiespecialist) Versie: 1.2 mei 2013 Datum: Pagina 1 van 82

2 Inhoudsopgave 0. Versiebeheer en totstandkoming plan Managementsamenvatting Inleiding en leeswijzer Landelijke ontwikkelingen, nieuwe wettelijke taken en trends Landelijke ontwikkelingen Nieuwe wettelijke taken en convenanten Wettelijke taken Convenant NUP en implementatie agenda i-nup ICT Trends Politieke koers: Visie en missie Organisatievisie De huidige organisatie (IST) De gewenste strategie (SOLL) Processen t.b.v. bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT Thema bedrijfsvoering Vastleggen belangrijkste werkprocessen Digitaal Zaakgewijs Werken Het Nieuwe Werken Thema dienstverlening Thema ICT infrastructuur Hardware Basissoftware Beveiliging ICT beheer Informatiesystemen en informatiearchitectuur Informatiesystemen Website en e-loket Document Management Systeem Klant Contact Systeem (KCS) c.q. KCC portaal Zakenmagazijn & zaaksysteem Gegevensmagazijn Geo-gegevensmagazijn...46 Datum: Pagina 2 van 82 Versie: 1.2

3 7.1.7 BAG systeem BGT systeem Burgerzakensysteem GBA + BRP Vergunningen-, toezicht- en bodemsysteem Sociale zakensystemen / WMO Bestemmingsplansysteem Salarisadministratie en P&O systeem Civision Onderwijs Informatie- en applicatie architectuur Huidige informatie- en applicatiearchitectuur Toekomstige informatie- en applicatiearchitectuur Projectaanpak en programmaorganisatie Inleiding Fasering, activiteiten en planning Doelstelling 1: Basis op orde Doelstelling 2: Efficiëntere bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur Doelstelling 3: Betere kwaliteit Kritische succesfactoren Risico s Projectbesturingsmodel Handboek Projectmatig Werken Projecten Financiën Begrippenlijst...65 BIJLAGE I BIJLAGE II BIJLAGE III BIJLAGE IV BIJLAGE V Richtlijnen informatiebeleid en ICT...69 Overzicht basisregistraties...73 De Geo-ICT functie...74 Business IT Alignment model...75 Werken onder architectuur...77 BIJLAGE VI Verkorte evaluatie IBP Datum: Pagina 3 van 82 Versie: 1.2

4 0. Versiebeheer en totstandkoming plan Versiebeheer Versie Verspreid aan Datum Wijzigingen 0.1 t/m 0.8 Marcel Lanooij/Linda Blijdestein- Morselt/Phanos adviseurs maart t/m mei 2012 Interne reviews 0.9 Management team/gehele organisatie 14-juni-2012 Aanpassingen vanuit gehele organisatie verwerkt. 1.0 Management 23-aug-2012 team 1.1 Intern/Zaltbommel Mei 2013 Omgezet naar en geactualiseerd. 1.2 Intern Mei 2013 Laatste minimale aanpassingen Tabel 1, Overzicht versiebeheer Ontstaan informatiebeleidsplan Het nieuwe plan is ontstaan uit het vorige I&A plan ( ), het collegeprogramma, de concernplannen 2012/2013 en afdelingsplannen 2012 vooral van de afdelingen Bedrijfsvoering, Advies- en Ondersteuning en Publiekszaken. We hebben sessies met het MT gehouden en daarin stellingen gedeponeerd en met behulp van stemkastjes zijn de meningen gemeten. Alle afdelingshoofden zijn individueel geïnterviewd. Verder hebben we een applicatie- en informatiearchitectuur van Maasdriel opgesteld samen met applicatiebeheerders en systeembeheer. Dit overzicht is op te vragen bij team informatiemanagement. Alle voorgaande acties hebben geleid tot een zo compleet mogelijk informatiebeleidsplan. Begin 2013 is het plan doorgenomen met alle teamcoördinatoren en is het gehele plan geactualiseerd. Alle afdelingen en de wethouder bedrijfsvoering hebben het plan voorzien van opmerkingen en commentaar. Dit alles heeft geleid tot de nu voorliggende versie van het informatiebeleidsplan (IBP). Datum: Pagina 4 van 82 Versie: 1.2

5 1. Managementsamenvatting De afgelopen jaren is intensief binnen de gemeente Maasdriel gewerkt aan de uitvoering van de projecten en acties in het informatiebeleidsplan De looptijd van dit plan is verlengd tot medio Het is nu zaak om te kijken waar we staan en op de ingeslagen weg voort te gaan en opnieuw te formuleren wat we de komende jaren willen gaan bereiken. Bij de uitvoering van de verschillende projecten zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met de buurgemeente Zaltbommel. Uitgangspunt daarbij is: Samen waar het kan, apart als het moet. Het informatiebeleidsplan staat niet op zichzelf maar vloeit voort uit wettelijke - door het rijk opgelegde - verplichtingen aan de gemeenten. Daarnaast geven we invulling aan de ambitie van het bestuur van de gemeente om de bedrijfsvoering efficiënter te maken en een verbeterslag te maken in de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Op basis van deze ambities formuleren we de volgende doelstellingen in dit plan: Doelstelling 1. Basis op orde: De informatisering zal zorgen voor continuïteit in de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur door uitvoering van diverse projecten en waarbij wordt voldaan aan wet- en regelgeving; Doelstelling 2. Efficiëntere processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente efficiënter werkt, o.a. door papierloos vergaderen en beter gebruik van managementinformatie, applicatiesanering en betere organisatie van ICT beheer; Doelstelling 3. Betere kwaliteit processen: De informatisering zal ervoor zorgen dat de gemeente meer kwaliteit gaat bieden met name aan burgers, o.a. door het gebruik van een klantcontactsysteem. De projecten uit dit IBP delen we naar bovenstaande doelstellingen in. Binnen de doelstellingen maken we een onderverdeling in thema's. We onderscheiden de volgende thema's: - Dienstverlening - Bedrijfsvoering - ICT-infra In hoofdstuk 9 is een overzicht opgenomen van alle projecten onderverdeeld naar doelstellingen en thema's. Datum: Pagina 5 van 82 Versie: 1.2

6 2. Inleiding en leeswijzer De afgelopen jaren is intensief binnen de gemeente Maasdriel gewerkt aan de uitvoering van de projecten en acties in het informatiebeleidsplan Het betrof een plan met 57 projecten met een totale investeringswaarde van Het totale budget voor het informatiebeleidsplan is voor 90% uitgevoerd dan wel in uitvoering. Een aantal projecten tot een totaal bedrag van is niet in uitvoering genomen omdat of de noodzaak tot uitvoering niet meer aanwezig was of er een andere financieringsvorm is gekozen dan wel dat aansluiting is gezocht bij landelijke ontwikkelingen, zodat vanuit de gemeente geen kosten meer te maken zijn, aangeduid als afgevoerde projecten. Het is nu zaak om te kijken waar we staan en op de ingeslagen weg voort te gaan en opnieuw te formuleren wat we het komende jaar willen gaan bereiken. Aangezien de ontwikkelingen landelijk en in onze organisatie heel snel gaan, is gekozen om het informatiebeleid te definiëren voor maximaal de periode Jaarlijks vindt zonodig bijstelling plaats. Wat verstaan we onder informatiebeleid? Informatiebeleid is een geheel van visies, uitspraken en voorschriften die richting geven aan de ontwikkeling en inrichting van de ICT-huishouding. De vraag die centraal staat bij het informatiebeleid van de gemeente Maasdriel luidt: hoe kan onze informatievoorziening een bijdrage leveren aan het verminderen van de kwetsbaarheid van de organisatie, het efficiënter maken van de bedrijfsvoering en daarmee de taakstellende ombuigingen te realiseren en aan het verhogen van de kwaliteit en transparantie van de gemeentelijke dienstverlening? Dit informatiebeleidsplan beoogt een plan te zijn dat: De huidige stand laat zien van de informatievoorziening en de bedrijfsvoering met zicht op de aandachtspunten; Een visie op de informatievoorziening bevat, welke vertaald is naar een concreet beleidskader met speerpunten van beleid, doelstellingen en afspraken; Een integrale visie op informatievoorziening vertaalt in concrete projecten tot eind 2016, waarin duidelijk is wat van wie en wanneer wordt verwacht; Een helder financieel beeld laat zien; Op de ambitie en de schaal en maat van de gemeente Maasdriel is afgestemd; Breed gedragen wordt. Tijdens het schrijven van dit IBP (gestart eind 2011) is de voorgenomen vorming van één ambtelijke organisatie per 1 maart 2014 met Neerijnen en Zaltbommel afgeblazen. Dit was ook van invloed op de gekozen richting in dit plan. Eén ambtelijke organisatie betekent ook één ICT-infrastructuur en één architectuur voor de informatievoorziening. Datum: Pagina 6 van 82 Versie: 1.2

7 De gelijktijdig en gelijkvormig opgestelde individuele informatiebeleidsplannen worden op termijn geïntegreerd tot één informatiebeleidsplan voor de gezamenlijke ambtelijke organisatie. De nieuwe situatie vroeg om een nieuwe koers van het college. Op dit moment is deze nog niet geformaliseerd. Wachten met dit plan is niet verstandig en ook niet nodig. Het plan is nu gebaseerd op het meest waarschijnlijke scenario. Uitgangspunt daarbij is: Samen waar het kan, apart als het moet. De gemeenten Zaltbommel en Maasdriel hebben hun beider Informatiebeleidsplannen en projectenlijsten in nauwe samenwerking opgesteld. Koerswijzigingen kunnen we in de jaarlijkse update meenemen. Rode draad Informatiebeleid staat niet op zich maar maakt onderdeel uit van de politiek bestuurlijke context, de organisatieontwikkeling en de landelijke ontwikkelingen. De organisatie maakt ook een ontwikkeling door als gevolg van het informatiebeleid en omgekeerd. Deze samenhang geven we in onderstaand model weer: Afbeelding 1, Samenhang informatiebeleid en organisatie De onderwerpen uit dit model zijn verwerkt in het informatiebeleidsplan en het model fungeert als een rode draad door het hele plan. Datum: Pagina 7 van 82 Versie: 1.2

8 Leeswijzer In hoofdstuk 1 geven we een management samenvatting en in dit hoofdstuk 2 geven een inleiding en leeswijzer op dit plan. In hoofdstuk 3 gaan we in op externe factoren zoals de landelijke ontwikkelingen, de nieuwe wettelijke taken en de ICT trends. In hoofdstuk 4 en 5 zoomen we in op de interne factoren. Hoofdstuk 4 gaat specifiek over de politieke koers en de visie en missie van de gemeente Maasdriel. Hoofdstuk 5 gaat over de specifieke organisatiestrategie van de ambtelijke organisatie, waarbij we zowel kijken naar de huidige situatie (waar staan we?) als de toekomstige gewenste situatie (wat willen we bereiken?). De organisatiestrategie vormt vervolgens weer de input hoe we in de toekomst de bedrijfsvoering, de dienstverlening en de ICT infrastructuur gaan invullen (hoe willen we dit bereiken?). Dit behandelen we in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 zoomen we verder in op hoe we de informatievoorziening zodanig kunnen inzetten dat we de voorgenomen strategie kunnen bereiken. Hoofdstuk 8 beschrijven we de projectaanpak en programmaorganisatie. Hoofdstuk 9 geeft een overzicht van de projecten weer. En in hoofdstuk 10 geven we de financiële onderbouwing weer. ICT Het voorliggende informatiebeleidsplan is nadrukkelijk geen ICT-plan. ICT is slechts een hulpmiddel om de gewenste informatievoorziening te bereiken. Wel nemen we die projecten en acties met betrekking tot ICT op, die noodzakelijk zijn om het informatiebeleid te ondersteunen. Informatiebeleid is niet statisch Een informatiebeleidsplan moet regelmatig worden bijgewerkt met de nieuwste ontwikkelingen en inzichten. Hiervoor is noodzakelijk dat we het plan opnemen in de planning en control cyclus en jaarlijks actualiseren. Informatiebeleid is een afgeleide van het concernplan en de afdelingsplannen en deze moeten tevens in deze cyclus meegenomen en geborgd worden. Zo blijft het management in control. Datum: Pagina 8 van 82 Versie: 1.2

9 3. Landelijke ontwikkelingen, nieuwe wettelijke taken en trends Cloud computing is het via het Internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens, ongeveer zoals stroom uit het elektriciteitsnet. De cloud staat voor het internet en de delen en acties van de applicatie, die niet op de machine van de gebruiker plaatsvinden. De gebruiker hoeft op deze manier geen eigenaar meer te zijn van de gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. Bron: nl.wikipedia.org/wiki/cloud_computing Dit hoofdstuk verwoordt de landelijke ontwikkelingen en trends en de nieuwe wettelijke taken die op de gemeente Maasdriel afkomen en wat van invloed is op de informatisering van de gemeente. 3.1 Landelijke ontwikkelingen De volgende landelijke ontwikkelingen dienen zich aan binnen gemeenten en hun ketenpartners: 1. Organisatorische bewegingen (schaalvergroting, procesinrichting, regionalisering, ketensamenwerking en netwerkontwikkelingen); 2. Uitbesteding van taken; 3. Technische ontwikkelingen: internet en digitalisering; 4. Toenemende druk om te komen tot meer efficiency; 5. Toenemende druk om te komen tot meer transparantie; 6. Verhoging van de kwaliteit van de (digitale) dienstverlening; 7. Versnelde ontwikkeling van de e-overheid/i-nup/basisregistraties. 8. Decentralisatie van taken van de centrale overheid naar de gemeenten. Ad 1. Organisatorische ontwikkelingen Gemeenten staan onder druk om tot schaalvergroting te komen. Tegelijk zien we dat vanuit de taakgebieden van gemeenten onafhankelijk van elkaar verschillende samenwerkingsvormen ontwikkelen met diverse partijen uit de omgeving, bijvoorbeeld op het gebied van Sociale Zaken en Welzijn, Ruimtelijke Ordening, of de gezamenlijke inrichting van de ICT in een Shared Service Center. Ad 2. Uitbesteding van taken Diverse gemeenten kiezen ervoor om bepaalde (publieke) taken uit te besteden. Daarbij kan gedacht worden aan de gemeentelijke belastingen (BSR), de sociale zekerheid (SDB) en de omgevingsvergunning (ODR). De brandweer is ook een regionale samenwerking. Ook processen in de secundaire lijn, zoals P&O en ICT worden soms (deels) uitbesteed. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van de salarisadministratie door leveranciers of het beheren door een leverancier van diverse ICT systemen in de cloud. Datum: Pagina 9 van 82 Versie: 1.2

10 Ad 3. Digitalisering In Europees verband is vastgelegd dat overheden in 2015 hun dienstverlening grotendeels gedigitaliseerd zullen hebben om daarmee bij te dragen aan de interne mobiliteit, vermindering van administratieve lasten en verbetering van de Europese concurrentiepositie. Het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP) en de recentelijk herziene versie i-nup moeten hier uitvoering aan geven. Het programma benoemt verschillende bouwstenen en voorbeeldprojecten. De basisregistraties vormen hiervan een belangrijk onderdeel en hebben een wettelijke basis. Veel gemeenten zitten in de overgang van een analoge naar een digitale informatiehuishouding. Gemeenten werken met een grote verscheidenheid aan applicaties waarmee digitale informatie wordt gecreëerd. Dossiervorming en archiefbeheer zijn hier nog niet op aangepast, terwijl dit wel steeds dringender wordt. Digitalisering is noodzakelijk om informatie te kunnen delen, om een efficiënte bedrijfsvoering en flexibel werken mogelijk te maken en om de dienstverlening te verbeteren; daarover zijn overheden het inmiddels wel eens. Ad 4. Efficiency Gemeenten moeten meer taken gaan uitvoeren met minder middelen. In het kader van decentralisatie overhevelen rijk en provincie taken naar gemeenten. Gemeenten zullen hun taken dus efficiënter moeten uitvoeren. Ad 5. Transparantie Klanten worden mondiger en veeleisender, taken worden uitgevoerd binnen ketens en de noodzaak om verantwoording te kunnen afleggen en inzicht te kunnen bieden in de stand van zaken en de wijze van werken neemt toe. Sociale media kunnen sterke invloed uitoefenen, zowel in positieve als negatieve imagovraagstukken. Zowel intern als extern is het wenselijk om zaken inzichtelijk en op orde te hebben zodat voortgangs- en dossiergegevens eenvoudig toegankelijk zijn voor de klant, voor de medewerker aan de balie, in de backoffice of in de keten en voor de managers als stuurinformatie. Ad 6. Verhoging dienstverlening Al een aantal jaren geleden is de rijksoverheid gestart met het programma Antwoord om een uniforme manier te definiëren waarbij gemeenten als het centrale loket van de gehele overheid dienen. Het doel is dat de burger 1 duidelijke ingang krijgt ongeacht voor welke zaak hij/zij komt. Ad 7. Versnelling e-overheid Om de vaart erin te houden heeft de rijksoverheid, bij monde van ICTU het i-nup programma opgesteld. Daar staan 24 landelijke projecten in benoemd die allen bedoeld zijn ter verbetering van de dienstverlening aan de burger en die alle 24 gepromoot worden. Zie: Ad 8. Decentralisatie van taken van de centrale overheid naar de gemeenten Op het brede terrein van jeugdzorg, werk en zorg aan langdurig zieken en ouderen kiest het kabinet voor decentralisatie van taken naar gemeenten. Informatie en ICT zijn onmisbaar om de decentralisaties op de terreinen jeugd, Wmo / begeleiding, werk en passend onderwijs te laten slagen. Het is van belang dat alle bij de decentralisaties betrokken partijen de gemeenten voorop zich een beeld vormen van hoe de informatievoorziening in het sociale domein vorm kan krijgen. Een goede notitie over dit onderwerp is te vinden op Informatisering-Sociaal-Domein.pdf Datum: Pagina 10 van 82 Versie: 1.2

11 3.2 Nieuwe wettelijke taken en convenanten Er zijn diverse (nieuwe) wettelijke taken en convenanten die directe impact hebben op de informatiehuishouding van de gemeenten. De juridische status van een convenant is overigens een grijs gebied. Convenanten, waaronder het bestuursakkoord tussen de VNG en het Ministerie van Binnenlandse zaken, zijn weliswaar afspraken die geformaliseerd zijn maar geen bestuursrechtelijke kracht bezitten Wettelijke taken Allereerst volgt hier een opsomming van de belangrijkste wettelijke taken: Wet Toelichting Ingangsdatum Wet Eenmalige Gegevensuitvraag Werk en Inkomen Betreft een wet waarbij binnen het domein van werk en inkomen de overheid geen gegevens opnieuw mag vragen aan de burger die al bekend zijn binnen de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) / Wet Basisregistratie personen (BRP) overheid. De wet GBA regelt de verantwoordelijkheid van gemeenten voor het vastleggen van authentieke gegevens t.a.v. personen. Ook wordt hierin geregeld dat burgers slechts eenmalig gegevens hoeven te verstrekken m.b.t. gegevens die in de wet GBA als authentiek zijn aangemerkt. De wet GBA zal worden vervangen door de nieuwe wet BRP (GBA als basisregistratie) Wet BRP: Tussen 2013 en 2016 Wet Waardering Onroerende Zaken Het doel van het moderniseren van de GBA (mgba) is de kwaliteit van de gegevens en daardoor de dienstverlening te verbeteren. Dit moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier van invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Het bijhouden en verstrekken van gegevens wordt sneller, eenvoudiger en goedkoper. Plaatsonafhankelijke dienstverlening wordt gefaciliteerd. In deze wet is opgenomen dat er een basisregistratie voor de WOZ is (verplicht gebruik basisregistratie) Datum: Pagina 11 van 82 Versie: 1.2

12 Wet Toelichting Ingangsdatum Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Hierin staat geregeld dat de gemeente verplicht is om gegevens volgens een door de wet gedefinieerde wijze te registreren en te beheren. Met het koninklijk besluit d.d treden per 1 juli 2011, de artikelen 35 en 36 van de Wet BAG in werking. Hiermee is het gebruik van de in de BAG opgenomen gegevens wettelijk verplicht voor overheden bij de uitvoering van hun taken. De BGT is de opvolger van de Grootschalige BasisKaart Nederland (GBKN). De intentieverklaring is o.a. getekend door de VNG. Gemeente is bronhouder van de BGT. Verplicht gebruik BAG (art. 35 en 36) vanaf (datum van de verklaring) Kadasterwet (wijzing op) Wet elektronische bekendmaking Wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) Planning BGT fase 1: fase 2: In de Kadasterwet is opgenomen dat er een basisregistratie kadaster (BRK) en basisregistratie topografie (BRT) beschikbaar moet komen. De gemeente kan hiervan gebruik maken. Het Kadaster heeft de verplichting om deze basisregistratie bij te houden en vast te leggen. Gemeenten dienen volgens deze wet hun verordeningen in geconsolideerde vorm raadpleegbaar te maken via de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR). De informatie kan door de burger worden teruggevonden op en op In de SUWI wetgeving wordt aangegeven dat de gemeente een beveiligingsplan nodig heeft t.a.v. gegevens die worden vastgelegd t.b.v. de werk en inkomensketen Datum: Pagina 12 van 82 Versie: 1.2

13 Wet Toelichting Ingangsdatum Wet Bescherming De Wet bescherming persoonsgegevens Persoonsgegevens (Wbp) regelt hoe organisaties moeten omgaan met persoonsgegevens. Iedereen mag bijvoorbeeld zijn gegevens inzien en corrigeren. Organisaties moeten aan de burger laten weten wat zij met zijn/haar gegevens doen. Ook mogen ze alleen gegevens verzamelen en verwerken als daarvoor een goede reden is, of als de burger zelf toestemming geeft. De Rijksoverheid heeft meldingenregisters waarin staat wat de overheid met gegevens van burgers doet. Dienstenrichtlijn Decentrale overheden moeten nieuwe regelgeving, die onder de Dienstenrichtlijn valt, via het Dienstenloket van Antwoord voor bedrijven beschikbaar stellen. Alle procedures en vergunningen moeten via het Dienstenloket kunnen worden afgehandeld. Een elektronische aanvraag van een dienstverlener via dit loket moet ook elektronisch worden afgehandeld Wet elektronische handtekening Wet Algemene Bepalingen Omgevingsvergunning (Wabo) De Wet elektronische handtekeningen bevat een aanpassing in het Burgerlijk Wetboek t.a.v. elektronische handtekeningen. Artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek (Nederland) (B.W.) zegt dat een digitale handtekening "dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening" heeft, "indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval." De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) regelt de omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Ter ondersteuning biedt VROM aan gemeenten ICT ondersteuning in de vorm van het Omgevingsloket Online Datum: Pagina 13 van 82 Versie: 1.2

14 3.2.2 Convenant NUP en implementatie agenda i-nup In 2008 is op basis van het eerder afgesloten bestuursakkoord tussen de VNG en het Rijk, een specifiek convenant afgesloten om de belangrijkste ICT gerelateerde activiteiten rond dienstverlening in een programma te bundelen: Het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). Dit programma bestond oorspronkelijk uit 19 projecten. In 2011 is besloten - tijdens de onderhandelingen van het te vernieuwen bestuursakkoord (inmiddels omgedoopt tot bestuursafspraken ) - om voor de e-overheidsbouwstenen een implementatieagenda op te stellen, het i-nup genaamd. De komende twee jaar krijgt de gemeente te maken met de uitvoering van dit i-nup programma. In dit i-nup programma staan zowel projecten die wettelijke verplicht zijn als niet wettelijk geregelde zaken. Eind 2010 hebben gemeenten op basis van de bestuursafspraken voor de komende jaren een financieel voorschot voor het realiseren van het i-nup beschikbaar gekregen. In 2015 worden gemeenten geacht het traject te hebben afgerond en wordt het voorschot weer ingehouden op de uitkering uit het gemeentefonds (kasschuif). Het gaat om de volgende e-overheid bouwstenen: Nr. i-nup Bron Status Maasdriel 1 Webrichtlijnen De website voldoet in 2012 aan de minimale eisen van de webrichtlijnen en volledig voldoet aan de webrichtlijnen. 2 Project Mijn Overheid Alle gemeenten sluiten aan op de berichtenbox van MijnOverheid. Volume van het gebruik van de berichtenbox MijnOverheid neemt toe en bereikt een significante omvang. Aansluiten op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid. 3 Antwoord Alle gemeenten zijn aangesloten op het 14+nummer. 4 eherkenning bedrijven Aansluiten op eherkenning. Alle eigen (niet eherkenning) voorzieningen voor identificatie en autorisatie van bedrijven zijn uitgefaseerd. 5 Nieuw HandelsRegister Voor 1 juli 2014 aangesloten op het NHR in (NHR) het kader van de wettelijke plicht voor gebruik van NHR. 6 Antwoord voor Bedrijven Gemeenten zetten Antwoord voor Bedrijven in voor hun dienstverlening aan bedrijven. Gemeenten vullen de bibliotheek van het platform van Antwoord voor Bedrijven met alle transacties die de ondernemer bij de overheid kan doen volgens de (open) standaarden die door het College Standaardisatie zijn vastgesteld In uitvoering. Gereed per Alle gemeenten zorgen dat hun website eind 2013 voldoet aan minimale eisen van webrichtlijnen (waarmerk drempelvrij zonder ster) en 1/1/2015 volledig (3 sterren Waarmerk Drempelvrij) Start in 2013 Start in 2013 Start in 2013 Gereed Invoering voor 1 januari Aansluiten voor 1 juli Is in onze midoffice geïnstalleerd, Maasdriel moet beheerder toewijzen. Website beschikbaar. Interactieve deel nog in ontwikkeling. Gereed eind Datum: Pagina 14 van 82 Versie: 1.2

15 Nr. i-nup Bron Status Maasdriel 7 Basisregistraties BRP: Alle gemeenten sluiten aan in het kader van de wettelijke verplichting. BGT: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formuleren wettelijke plicht. BLAU: Alle gemeenten voldoen aan de nog te formulieren wettelijke plicht. BRO: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht: aansluiten in Alle basisregistraties: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit. Dit zal per registratie voor de drie decentralisatietaken worden gemonitord vanaf de datum van verplicht gebruik. BAG/GBA: Alle gemeenten gebruiken de BAG als bron voor adres- en gebouwgegevens. BAG/WOZ: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG. 8 Digikoppeling Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om gegevens uit de BAG, GBA en NHR uit te wisselen. 9 Digimelding Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. 10 Digilevering Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening in elk geval voor BAG, GBA en NHR. 11 Standaardisatie Gemeenten maken gebruik van open standaarden zoals vastgesteld door het College Standaardisatie en werken hierbij volgens het principe pas toe of leg uit. Bij aanbestedingen van software, krijgt bij gelijke geschiktheid, open source de voorkeur. Gereed. Loopt in 2 fasen. 1 e fase loopt van 2013 t/m 2015 N.v.t. op gemeente, sociale diensten zijn bronhouder. Gemeente moet aangesloten zijn 1 januari BAG en GBA zijn gereed. Dit is gereed per Is uitbesteed bij Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR). BSR gaat BAG gegevens dit jaar gebruiken. Wordt landelijk gefaseerd ingevoerd en momenteel beschikbaar gesteld. Moeten we nog uitvoeren. Opnemen in projectenlijst. Moeten we nog uitvoeren, Opnemen in projectenlijst. Moeten we nog uitvoeren. Opnemen in projectenlijst. Zie website Nederland Open in Verbinding (Noiv). Hieronder een nadere toelichting voor zover dit nodig is: Ad 1. Webrichtlijnen De Nederlandse overheid heeft een kwaliteitsmodel ontwikkeld, genaamd de Webrichtlijnen. Het omvat 125 kwaliteitseisen. Met de website leverancier (ActOne) zijn afspraken gemaakt over de aanpak van de technische richtlijnen. Afspraak met de leverancier is om hieraan de hoogste prioriteit te geven en volledig aan de webrichtlijnen te voldoen per 1 jan Datum: Pagina 15 van 82 Versie: 1.2

16 Ad 2 Aansluiten op MijnOverheid.nl Via MijnOverheid.nl kan de burger zijn eigen gegevens inzien, rechtstreeks een aanvraag indienen of een transactie in gang zetten. Om dit te realiseren is koppeling met een midoffice nodig (zie hoofdstuk 7 over de informatie- en applicatiearchitectuur). We moeten nog een definitieve keuze maken over de complete inrichting van ons midoffice. Ad 3 Aansluiten 14+ Antwoord@ De gemeente moet goed bereikbaar zijn om klanten snel te woord te kunnen staan. Aansluiting op het 14+ netnummer is in 2012 gerealiseerd in samenwerking met de gemeenten met hetzelfde kengetal. Ad 4 eherkenning Bedrijven eherkenning is al beschikbaar en het is een afgeleide verplichting via de Europese Dienstenrichtlijn en de Wet Elektronische Handtekening. De richtlijn verplicht overheden om faciliteiten te bieden aan bedrijven om zo elektronisch zaken te kunnen doen met de overheid. Ad 5 Aansluiting op het nieuw Handelsregister (NHR) Het nieuw Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen ingeschreven staan. Alle andere organisaties, die deelnemen aan het economisch verkeer, staan ook in dit register. Zo is er meer rechtszekerheid bij het zakendoen. In het Handelsregister kan men zien met wie men te maken heeft, wie tekeningbevoegd is en of er misschien sprake is van een faillissement. Ad 6 Antwoord voor bedrijven Antwoord voor bedrijven vormt de ingang op internet voor alle ondernemers die informatie van de overheid nodig hebben. Ook biedt de site mogelijkheden om in de nabije toekomst gegevens uit te wisselen en transacties met de overheid uit te voeren bijvoorbeeld het aanvragen van vergunningen. Op het ogenblik biedt Antwoord voor bedrijven een informatieve website. Hiermee koppelt de gemeente automatisch via Samenwerkende Catalogi. Ad 7 Basisregistraties Het stelsel van basisregistraties Door de basisregisters aan elkaar te koppelen, beschikt de overheid altijd over betrouwbare en actuele gegevens. Daardoor hoeven burgers en bedrijven niet steeds hun basisgegevens te verstrekken. Bovendien is het vaak essentieel dat de overheid snel over deze basisgegevens beschikt. Bijvoorbeeld bij bestrijding van rampen of fraude. Maar het scheelt ook geld om basisgegevens niet meer in verschillende administraties bij te houden. Het stelsel zorgt voor: betere dienstverlening aan burgers en bedrijven; lagere administratieve lasten voor bedrijven en burgers; betere samenwerking tussen overheden; lagere kosten voor overheden. Er zijn nu 13 basisregistraties. Zie voor een overzicht hiervan zie Bijlage II Overzicht basisregistraties. De gemeente is bronhouder van de GBA en de BAG en daarmee verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. De BAG is succesvol ingevoerd in We maken nog een volledig automatische koppeling tussen BAG-GBA-CMG (gegevensmakelaar). Nu is de koppeling op basis van exports uit de BAG, deze lezen we in de GBA en de GBA voedt het CMG. Datum: Pagina 16 van 82 Versie: 1.2

17 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De BGT gaat alle objecten als huizen, wegen en dijken, die in het terrein aanwezig zijn, vastleggen. De BGT wordt een nieuwe basisregistratie, gebaseerd op de huidige Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN). Maar waar de GBKN voornamelijk lijnen en punten kent en is opgezet vanuit een behoefte van nutsbedrijven, wordt de BGT de topografische ondergrond voor de overheid en private afnemers. De BGT is objectgericht en kent naast de topografische objecten ook beheerobjecten (weg, groen, openbare verlichting). De BGT is dus een samensmelting van de "oude" GBKN, de BAG en de beheerobjecten. Het heeft dus naast technische werkzaamheden ook een organisatorische kant om de Geo-, BAG- en beheerafdelingen met elkaar te laten samenwerken. Hiermee wordt deze kaart een belangrijke basiskaart voor o.a. wegbeheer, groenbeheer, terreinbeheer en Ruimtelijke Ordening. De basiskaart grootschalige topografie (BGT) wordt een authentieke registratie (=basisregistratie), waar de gemeente (mede) bronhouder van wordt. De gemeente is als mede bronhouder verantwoordelijk voor de implementatie en het onderhoud en beheer. Deze basisregistratie moet ingevoerd zijn per 1 januari Zie Afbeelding 2 Samenhang basisregistraties, waarin de samenhang tussen de verschillende basisregistraties, die met topografie, bodem en ondergrond te maken hebben, wordt getoond. Afbeelding 2, Samenhang basisregistraties Basisregistratie Ondergrond (BRO) De BRO moet gegevens gaan bevatten over de bodem en ondergrond, zoals bodemkundige en geologische opbouw van de ondergrond. Die gegevens zijn bijvoorbeeld van belang voor overheden die zich bezig houden met stijging van de zeewaterspiegel, bodemdaling, ondergronds bouwen, natuurbeheer, koude-warmteopslag of opslag van CO2. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu is initiatiefnemer van de BRO. De BRO geeft invulling aan (een deel van) verplichtingen die voortvloeien uit de Europese richtlijn INSPIRE. Deze richtlijn verplicht lidstaten onder meer gegevens over de ondergrond via Internet ter beschikking te stellen. Er is een wettelijke verplichting voor gemeenten om gegevens aan te leveren en deze geldt uitsluitend voor nieuwe gegevens vanaf het moment van de inwerkingtreding van de BRO op 1 januari Datum: Pagina 17 van 82 Versie: 1.2

18 Er bestaat geen directe inhoudelijke relatie tussen de BRO en BGT en/of BAG. De BRO, BGT en BAG zullen hetzelfde referentiestelsel hanteren, zodat de gegevens uit beide registraties eenvoudig in combinatie te gebruiken zijn. De BRO zal wel een relatie met het NHR, GBA en RNI hebben. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om natuurlijke of rechtspersonen aan wie een vergunning is verleend. De gemeente wordt één van de bronhouders van de BRO naast andere bestuurorganen. Er is een landelijke voorziening en de BRO is in dat opzicht te vergelijken met bijvoorbeeld de basisregistratie Kadaster. Bestuurorganen hoeven zelf geen basisregistratie te voeren. Gemeenten kunnen de aanlevering van BRO-gegevens uitbesteden aan het bedrijfsleven en voor de raadpleging van de BRO het webloket gebruiken. Binnengemeentelijk gebruik basisregistraties Momenteel wordt druk gewerkt aan het koppelen van alle kernapplicaties aan de BAG en het GBA. Zo maken alle applicaties automatisch gebruik van de juiste basisgegevens van gebouwen, adressen en personen. De uitvoering van het i-nup programma is bij de gemeente belegd bij het programma dienstverlening. Een deel van de e-bouwstenen hoort thuis bij de projecten binnen Antwoord en de BGT bij de Basisregistraties. Zie hoofdstuk 8 Projectaanpak en programmaorganisatie en hoofdstuk 9 Projecten. Ad 8 tot en met 10 Digikoppeling, levering en melding Eén standaard voor berichtenverkeer Er vinden talloze berichtuitwisselingen plaats binnen de overheid en dat zullen er nog veel meer worden. Veel overheidsinstellingen hebben tot nog toe eigen keuzes gemaakt voor de logistieke afspraken. Daardoor kunnen ze niet zonder meer met elkaar berichten uitwisselen en moet er telkens een nieuwe set afspraken geïmplementeerd worden. Door Digikoppeling verandert dat. Die zorgt ervoor dat instellingen zo efficiënt mogelijk kunnen communiceren; het is de postbode die het berichtenverkeer regelt. Denk aan uitvoeringsorganisaties die gebruik maken van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) voor het opvragen van actuele adresgegevens van een bepaald persoon. Of een onderwijsinstelling die verzuim doorgeeft aan de gemeente ten behoeve van de leerplichtambtenaar. Digikoppeling - zorgt voor gegevensuitwisseling tussen basisregistraties onderling en met afnemers Digilevering - ontsluit alle gegevens in de basisregistraties Digimelding - hiermee kunnen afnemers fouten melden. Die worden dan direct in alle basisregistraties verbeterd. Digikoppeling verzorgt de logistieke kant van het berichtenverkeer en omvat standaarden om berichten juist te adresseren en veilig en betrouwbaar te kunnen verzenden. Datum: Pagina 18 van 82 Versie: 1.2

19 3.3 ICT Trends De ontwikkelingen in de ICT wereld bepalen in belangrijke mate wat er technologisch mogelijk is, maar hebben ook invloed op maatschappelijke trends. Door internet wordt de samenleving meer open en transparant en mensen vinden het steeds meer zelfsprekend dat de overheid hierin mee gaat. Dit kan zowel ontstaan vanuit het perspectief van de burger, als bijvoorbeeld vanuit nieuwe medewerkers die bepaalde verwachtingen hebben qua ICT ondersteuning bij de gemeentelijke organisatie. Hieronder benoemen we een aantal actuele trends die van invloed zijn op de bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT infrastructuur van de gemeente. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken (HNW) is hét thema voor de komende tijd. HNW gaat op de allereerste plaats over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar HNW gaat ook over het slimmer gebruik maken van kantoorruimte (flexwerken) en over nieuwe vormen van leidinggeven en verantwoordelijkheid nemen als medewerker (resultaatgericht werken). Technologie speelt dus een belangrijke rol in HNW, waarbij naast mobiele devices zoals laptop, tablets en smartphones ook het werken in de cloud en papierloos werken van belang is (zie hierna). In paragraaf gaan we dieper in op het onderwerp HNW. Cloud werken, hosten en webservice De cloud is de natuurlijke opvolger van de zogenaamde Application Service Provider (ASP) of Software-As-A-Service (SaaS) oplossingen. Namelijk dat software programma s niet meer zelf intern draaien maar dat dit in een datacenter gebeurt, die zich ergens op het Internet bevindt. ASP Bij ASP wordt gebruik gemaakt van veelal bekende softwareproducten, die op een server van een ASP-leverancier staan. Daarvoor hoeft de gebruikersorganisatie zelf niets te installeren en kan deze er vanaf elke plek met een internetverbinding bij. Elke gebruiker heeft een eigen licentie nodig, die dus ook betaald moet worden door de klant en verzorgd moet worden door de leverancier middels systeembeheer. SaaS Bij Saas (Software as a Service) wordt gebruik gemaakt van nieuwere geheel op het web gebaseerde techniek. Het voordeel voor de leverancier is, dat hij vanaf één centrale plek in één keer updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren. Cloud We spreken over 'the Cloud', wanneer software geen issue meer is. De leverancier biedt een oplossing via het Internet. De gebruiker neemt daarop een abonnement en kan bijvoorbeeld per maand besluiten om op te waarderen, minder gebruikers af te nemen of zelfs helemaal te stoppen. Bekende cloud oplossingen zijn de icloud van Apple, Google Drive en Dropbox. Beveiliging van informatie is hierbij nog een issue. Hier gaan we nader op in een van de volgende paragrafen. Binnen Maasdriel is Pepperflow op dit moment de enige cloud oplossing. Datum: Pagina 19 van 82 Versie: 1.2

20 Papierloos werken en vergaderen Steeds meer papier zal worden vervangen door digitale varianten. Naast het gebruik van digitale correspondentie en digitale aanvraagformulieren, vergaderen we binnen de gemeenten steeds meer digitaal, bijvoorbeeld in de raad en het college, meestal in combinatie met een tablet PC. Deze trend zet zich verder door naar medewerkers, die ook meer gebruik maken van zowel mobiele devices alsook geavanceerde en bredere beeldschermen, dubbele beeldschermen en smartboards c.q. touchscreens voor aan de wand. Tevens kan gedacht worden aan medewerkers die in de buitendienst werkzaam zijn, zoals handhavers c.q. boa s of WMO medewerkers die huisbezoeken afleggen. Deze kunnen dan direct gegevens in het systeem op straat invoeren, zodat deze direct verwerkt kunnen worden, wat uiteindelijk veel tijd en dus geld bespaart. Ook de vakinhoudelijke informatie is tegenwoordig digitaal beschikbaar, zoals juridische databanken. Hierdoor is de informatie veel beter en op iedere device toegankelijk. Het voordeel van papierloos werken is: - Duurzaamheid (geen papierverspilling meer) - Kostenbesparing op termijn (kwalitatieve inschatting, opstellen van een objectieve business case is lastig te maken) - Betere informatievoorziening en alle gegevens zijn paraat Deze trend heeft impact op de ICT infrastructuur en dit zal verder behandeld worden in hoofdstuk 6. PHANOS MANAGEMENT ADVIES, KENNIS WAAR U OP KUNT BOUWEN Datum: Pagina 20 van 82 Versie: 1.2