Voltijds polyvalente medewerker Vergaderservice

Transcriptie

1 Vacature: Voltijds polyvalente medewerker Vergaderservice In de afdeling ICT en Facility in Brussel Kind en Gezin zoekt een voltijdse polyvalente medewerker Vergaderservice voor een contractuele werving met een overeenkomst van onbepaalde duur met ingang vanaf september Als polyvalent medewerker ben je binnen het team Vergaderservice van de cel Gebouwenservice van Facility mee verantwoordelijk voor het ondersteunen van evenementen, studiedagen, lunches en recepties. Je beschikt daartoe over de nodige présence (aangepast aan de huisstijl) en het organisatorische talent. Je hebt een hands on aanpak die je toelaat zelfstandig accuraat problemen op te lossen. Je houdt er een gedisciplineerde voortgangscontrole op na en je voert klantvriendelijkheid en efficiëntie hoog in het vaandel. Tegelijk sta je als polyvalent medewerker ook in voor de intern georganiseerde catering (broodjesbar, koffieronde), voor de voorbereiding en het klaarzetten van verschillende lokalen voor vergaderingen en vormingen, voor het algemene onderhoud van de gebouwen en terreinen en voor de logistieke ondersteuning van andere teams en cellen waar men de handen vol heeft. Vroege starturen en sporadisch avond- en weekendwerk schrikken je niet af. Kortom, je bent een ondersteunende spil binnen de centrale administratie! Wil je deze uitdaging aangaan? Lees dan zeker volgend vacaturebericht! Bijkomende informatie over deze vacature kan je verkrijgen bij Kurt Van Laere via tel of via Vragen over de selectieprocedure worden beantwoord door Dave Claerhout via tel of via Ondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidshandicap Kind en Gezin wil personen met een arbeidshandicap gelijke kansen bieden om te solliciteren. Heb je een arbeidshandicap en wens je extra ondersteuning tijdens de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met HRM op het nummer of stuur een naar

2 Vacature: Voltijds polyvalente medewerker Vergaderservice Afdeling ICT en Facility Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (IVA rp) met ongeveer personeelsleden. Ze behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De missie van Kind en Gezin is: Samen met haar partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren. Kind en Gezin heeft daarmee als opdracht de levenskansen, het welzijn en de gezondheid van het kind te behartigen en de ouders te ondersteunen bij de zorg voor hun kind. Om deze opdracht te vervullen is Kind en Gezin actief op drie beleidsdomeinen; Preventieve gezinsondersteuning (met onder meer de consultatiebureaus voor het jonge kind, maar ook kinderrechten, preventie van kindermishandeling en van ongevallen, ), Kinderopvang (opvang voor kinderen van 0 tot 12 jaar) en Adoptie (binnenlandse en interlandelijke adopties van minderjarigen). 1. Functieomschrijving 1.1. Naam van de functie: Polyvalente medewerker Vergaderservice 1.2. Doel van de functie: De polyvalente medewerker Vergaderservice is mee verantwoordelijk voor het ondersteunen van evenementen, studiedagen, lunches en recepties. Hij/zij beschikt daartoe over de nodige présence en het organisatorische talent, heeft een hands on aanpak die hem/haar toelaat zelfstandig accuraat problemen op te lossen. Tegelijk staat hij/zij binnen het team Vergaderservice mee in voor de intern georganiseerde catering (broodjesbar, koffieronde), voor het voorbereiden en het klaarzetten van lokalen voor vergaderingen, evenementen en vormingen, voor algemene onderhoudswerken en schoonmaaktaken, en voor het polyvalent assisteren van medewerkers van de diverse diensten binnen de dienst Facility Plaats in de organisatie: Ressorteert onder: Celhoofd Gebouwenservice van de dienst Facility, met als functioneel leidinggevenden de coordinatoren Vergaderservice 1.4. Context van de functie: Plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: Centrale Administratie, afdeling ICT en Facility Specifieke werkomstandigheden: glijdende werkuren, mogelijkheid tot avond- en weekendwerk Verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden: Ondersteunen van evenementen, studiedagen, lunches en recepties samen met de zaalverantwoordelijke opnemen van de praktische organisatie van de ondersteuning van evenementen, studiedagen, lunches en recepties uitvoeren van de taken op de werkvloer in samenspraak met de coördinatoren en de zaalverantwoordelijke ontvangen van interne en externe klanten instaan voor de bediening bij lunches en recepties Instaan voor het aanbod van snacks en dranken aan de eigen personeelsleden plaatsen van bestellingen bij leveranciers en uitvoeren van stockbeheer beleggen en bedienen van broodjes in de broodjesbar aanvullen en onderhoud van koffiezetapparaten, koelkasten, drankautomaten en andere verdeelautomaten

3 beheer van de kitchenettes: onderhoud van de koelkasten, aanvullen van rollen huishoudpapier, kassadienst in het bedrijfsrestaurant Voorbereiden van lokalen voor vergaderingen en vormingen schoonmaak van de lokalen van de Kind en Gezin Academie lokalen organiseren (tafels en stoelen schikken, podium opbouwen, audiovisuele apparatuur en benodigdheden voorzien, ) koffie en/of andere dranken voorzien in de vergaderlokalen assistentie verlenen bij de bediening in het restaurant of bij recepties (met kans op avond- en weekendwerk!) afruimen van vergaderzalen en refters Instaan voor het algemeen onderhoud van de gebouwen en het volledige terrein controleren van onderhoudsplan HACCP op de werkvloer onderhoud van kantoren, vergaderzalen, opleidingslokalen, onderhoud van de bedrijfsvoertuigen instaan voor het ophalen, sorteren en afvoeren van papier- & kartonafval omgeving van de gebouwen veilig en proper houden Uitvoeren van speciale en grondige schoonmaakbeurten schoonmaken van lokalen bij interne verhuizingen en verplaatsingen van personeelsleden op onregelmatige basis uitvoeren van grondige schoonmaakbeurten in bijzondere lokalen zoals computerruimte, liften, archief, bibliotheek, Logistieke ondersteuning van andere diensten binnen de afdeling inspringen voor andere diensten bij afwezigheden of werkoverlast (vb. verzending, interne postbedeling, interne verdeling van geleverde goederen, keuken, fotokopiedienst, ) 2.1 Vaktechnische competentie 2. Competentieprofiel Kennis hebben van of bereid zijn deze kennis op korte termijn te verwerven: de plaats van Kind & Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid de organisatiestructuur van de eigen afdeling Kunnen toepassen van: zelfstandig organiseren en opnemen van onderhoudstaken kunnen schoonmaken fysieke geschiktheid voor arbeidsintensief werk Extra s: 4 jaar relevante horeca-ervaring is een vereiste ervaring als host(ess) en/of medewerker aan evenementen is daarbij een pluspunt praktijkkennis van HACCP is een vereiste 2.2 Vereiste gedragscompetenties:

4 1. Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1: neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie 2. Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1: past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen 3. Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1: informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 4. Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening 5. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 1: neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen

5 6. Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1: levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 7. Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1: plant en organiseert zijn werk effectief. Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Formele vereisten Diploma: Voor tewerkstelling in niveau D is geen diploma vereist. Voor tewerkstelling in niveau C is een diploma hoger secundair onderwijs vereist. Vereiste ervaring: Minimum 4 jaar relevante horeca-ervaring. Niveau/Rang: D111 of C111 Standplaats: Kind & Gezin, Centrale Administratie, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel Wat biedt Kind en Gezin? Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en kent een vooruitstrevend en dynamisch beleid. Wij kiezen ervoor om een niet-bureaucratische instelling te zijn. Dit is zichtbaar in de organisatiestructuur en in de samenwerkingsverbanden over de structuren heen. Daardoor krijgen kennis en expertise meer aandacht en creëren wij ruimte voor nieuwe ideeën. Er heerst dan ook een jonge, collegiale en constructieve sfeer binnen de instelling. Ook leggen wij sterk de nadruk op het belang van vorming en opleiding voor al onze werknemers. Als organisatie die haar dienstverlening wenst open te stellen naar de hele bevolking streeft Kind en Gezin er ook naar dit te weerspiegelen in het personeelsbeleid. Daarom onderstrepen wij uitdrukkelijk dat de functie openstaat voor mannen en vrouwen, allochtonen en autochtonen, personen met een handicap

6 Aantrekkelijk personeelsstatuut en moderne werkomgeving Kind en Gezin heeft een aantrekkelijk personeelsstatuut (glijdende werkuren, 35 verlofdagen voor een voltijdse tewerkstelling). Voor deze functie gaat het om een voltijdse contractuele aanwerving. Afhankelijk van de relevante ervaring wordt de anciënniteit meegenomen en bedraagt het bruto maandloon voor een voltijdse tewerkstelling op niveau D111 minstens 1876 euro of op niveau C111 minstens 2114 euro. Alle personeelsleden krijgen een gratis hospitalisatieverzekering en kunnen mits het storten van een bijdrage inwonende familieleden aansluiten. Via een derde betalersysteem betaalt de werkgever 100% het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. De ligging vlakbij het Zuidstation maakt een vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer mogelijk. Alle personeelsleden ontvangen een maaltijdcheque per gepresteerde dag. De Vlaamse overheid beschikt over een goed ontwikkelde Sociale Dienst. Voor meer informatie rond de arbeidsvoorwaarden kan je terecht op volgende site van de Vlaamse overheid: Sollicitatieprocedure Je kan solliciteren door op de knop Solliciteren op de vacaturepagina te klikken. Je krijgt vervolgens de kans om je profiel te actualiseren en op het einde je sollicitatie door te sturen. Ongeveer 15 minuten na ontvangst van de kandidatuur wordt aan de kandidaat een ontvangstbewijs verstuurd per . Indien je deze ontvangstbevestiging niet ontvangt is je sollicitatie niet geregistreerd in e- recruitment. Je moet dan vóór het verstrijken van de sollicitatietermijn contact op nemen met de dienst HRM op het telefoonnummer Kandidaturen worden verwacht uiterlijk op woensdag 24 mei De selectieprocedure verloopt als volgt: - een toets van de kandidaturen aan de formele vereisten - preselectie op basis van de vereiste competenties zoals vermeld in het vacaturebericht - één of meerdere selectie-interviews, deze zijn voorzien op dinsdag 30 mei Meer informatie over Kind en Gezin is te vinden op onze website Bijkomende informatie over deze vacature kan je verkrijgen bij Kurt Van Laere via tel of via kurt.vanlaere@kindengezin.be Vragen over de selectieprocedure worden beantwoord door Dave Claerhout via tel of via dave.claerhout@kindengezin.be