Vacature: Helpdeskmedewerker ICT Afdeling ICT en Facility

Transcriptie

1 Vacature: Helpdeskmedewerker ICT Afdeling ICT en Facility Kind en Gezin zoekt een helpdeskmedewerker voor een contractuele aanwerving van bepaalde duur voor een periode van zes maanden, met mogelijkheid tot verlenging. Voor de ICT-dienstverlening aan Kind en Gezin zijn we op zoek naar een klantgerichte helpdeskmedewerker die samen met de collega s het raakpunt vormt tussen ICT en gebruikers. Om dit te realiseren worden de nodige vormingsmogelijkheden geboden. Werken bij de helpdesk van Kind en Gezin is meer dan de telefoon beantwoorden: je werkt in een dynamisch en stabiel team dat er naar streeft om de collega s bij Kind en Gezin en sommige externen te ondersteunen in hun dienstverlening naar ouders en andere klanten. Jouw werk is essentieel als ondersteuner van die dienstverlening. Je werkt dus onrechtstreeks ook voor onze Vlaamse gezinnen en kinderen. We zijn dan ook op zoek naar iemand die enerzijds houdt van het professioneel ondersteunen van mensen en anderzijds zich verder wenst te ontwikkelen op ICT-vlak binnen een team dat streeft naar optimale dienstverlening. We voorzien binnen Kind en Gezin een uitgebreide verdere opleiding via cursussen en training on the job. Wil jij deze uitdaging aangaan? Lees dan zeker het volgende vacaturebericht! Ondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidshandicap Kind en Gezin wil personen met een arbeidshandicap gelijke kansen bieden om te solliciteren. Heb je een arbeidshandicap en wens je extra ondersteuning tijdens de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met HRM op het nummer of via hrm@kindengezin.be. HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 1 van 6 8/03/2016

2 Vacature: Helpdeskmedewerker ICT Afdeling ICT en Facility Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (IVA rp) met ongeveer 1300 personeelsleden. Het behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De missie van Kind en Gezin is: Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is en opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren. Kind en Gezin heeft daarmee als opdracht de levenskansen, het welzijn en de gezondheid van het kind te behartigen en de ouders te ondersteunen bij de zorg voor hun kind. Twee waarden staan centraal in onze dienstverlening: respect voor de rechten van het kind respect voor diversiteit. Om deze opdracht te vervullen is Kind en Gezin actief op twee beleidsdomeinen: Preventieve gezinsondersteuning (met onder meer de consultatiebureaus voor het jonge kind, maar ook kinderrechten, preventie van kindermishandeling en van ongevallen, ), en Kinderopvang (opvang voor kinderen van 0 tot 12 jaar). Tevens is Kind en Gezin aangeduid als Vlaamse Centrale Autoriteit inzake Adoptie (binnenlandse en interlandelijke adopties van minderjarigen). 1. Functieomschrijving 1.1. Naam van de functie: Helpdeskmedewerker ICT 1.2. Doel van de functie: Bieden van ondersteuning aan alle ICT-eindgebruikers binnen Kind en Gezin en opnemen van een aantal secundaire taken om de interne klanten en de organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen op ICT-vlak Plaats in de organisatie: Rapporteert aan: helpdeskcoördinator 1.4. Context van de functie: Plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: de afdeling ICT en Facility in de centrale administratie te Brussel. Specifieke werkomstandigheden: De helpdesk hanteert een permanentieregeling (tussen 8u en 18u) Verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden: Bieden van ondersteuning aan alle ICT-gebruikers bij Kind en Gezin om een oplossing voor de gemelde ICT-problemen te kunnen aanbieden. Dit houdt o.a. in: - Bieden van permanentie in het kader van ICT-ondersteuning. - Geven van de gepaste informatie aan de gebruiker of deze begeleiden bij het oplossen van het probleem op basis van zijn eigen kennis en documentatie. - Inroepen van hulp van de geschikte externe of interne specialist indien hij niet over de nodige kennis, informatie of middelen beschikt. - Contacteren van de gebruiker om na te gaan of de voorgestelde oplossing wel degelijk het probleem heeft opgelost volgens de behoeften van de gebruiker. - Instaan voor de uitrusting van de gebruikers om hen in optimale werkomstandigheden te kunnen laten functioneren. Dit houdt o.a. in: - Instaan voor het klaarmaken, nakijken en bezorgen (regelen vervoer) van de uitrusting, op de helpdesk of soms ter plaatse. - Meewerken aan het testen van nieuw materiaal en het uittesten van procedures. - Verzorgen van de administratie i.v.m. de uitrusting. - Begeleiden van de gebruikers bij het in gebruik nemen van nieuw materiaal en toepassingen. - Contact opnemen met interne en externe experten voor herstellingen. HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 2 van 6 08/03/16

3 - Maken van concrete afspraken met de gebruiker voor het herstellen en vervangen van uitrusting en zorgen voor het nakomen van deze afspraken. - Instaan voor het bezorgen aan de gebruiker van de nodige rechten en toegangen tot het netwerk en de door hem/haar gebruikte toepassingen. - Meewerken als teamlid van de helpdesk om de deskundigheid van de helpdesk als geheel te bevorderen. Dit houdt o.a. in: - Documenteren van al de kennis die vergaard wordt in het kader van de helpdesk en deze doorgeven aan alle collega s. - Zich bijscholen door deel te nemen aan interne en eventueel externe opleidingen. - Op de hoogte houden van de collega s van de behandelde oproepen als deze erbij betrokken zijn. - Gebruiken van ervaring en kennis om tijdens overleg en vergaderingen de beste oplossing te vinden en op mogelijke problemen te wijzen. - Beschikbaar stellen van kennis en ervaring voor collega s bij het oplossen van problemen. - Opnemen van het deel van de permanentie volgens de gemaakte afspraken en zich positief opstellen bij de planning Competentieprofiel 2.1 Vaktechnische competentie Kennis hebben van of bereid zijn dit op korte termijn te verwerven: - de plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid - de organisatiestructuur van Kind en Gezin en de eigen afdeling - de missie, de waarden en kernactiviteiten van Kind en Gezin Inzicht hebben in of bereid zijn dit op korte termijn te verwerven: - de werking van Kind en Gezin - de organisatiestructuur en de dienstverlening van de eigen afdeling. - de regiowerking. - de werking van de consultatiebureaus Het kunnen hanteren van of bereid zijn dit op korte termijn te leren: - Hardware en het onderhoud hiervan (op gebruikersniveau): - PC (notebook, desktop) en andere gebruikersinterfaces - Printers, faxen, scanners - telefoniehardware (GSM, IP-telefoon) - netwerkonderdelen (kabels, hubs, routers, switches, access points, ) - Software (niveau gevorderde gebruiker): configureren + gebruikers ondersteunen - operating systems: Windows 7 - toepassingsplatformen: Lotus Notes, Office 2007, Office 2013 en Office 2016, Internet Explorer 11, Business Objects, O365 - zelf ontwikkelde toepassingen: Mirage, Vaccinnet, - de helpdesktool: Prolin (als eindgebruiker) - de softwaredistributietool SSCM (als eindgebruiker) 2.2 Vereiste gedragscompetenties 1. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 3 van 6 08/03/16

4 Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze. - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp 2. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie, uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 2: brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. 3. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 2: Helpt anderen en pleegt overleg - Stemt de eigen inbreng af op de behoeften van de groep - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 4. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 2: ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van de taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 5. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, de taak en het beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Niveau 1: Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, cliënten, hiërarchie, enz. Niveau 2: Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 4 van 6 08/03/16

5 - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen 7. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau 3: Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdrukhet oog te verliezen 8. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 2: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken 9. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Niveau 2: zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan 10. Flexibel gedrag: De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1: past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist - verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van nieuwe prioriteiten, dringende vragen, behoeften, - zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was - is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als omstandigheden dat Vereisen Formele vereisten Diploma: Je beschikt over een diploma van het Hoger Secundair Onderwijs, met voorkeur in de richting van informatica. Niveau/Rang: C1 Ervaring: Je kan aantonen dat je relevante ervaring of interesse in de richting van informatica hebt. Een stevige interesse in ICT-toepassingen is belangrijk. Standplaats: Brussel HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 5 van 6 08/03/16

6 Wat biedt Kind en Gezin? Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin is een verzelfstandigd agentschap (IVA) met een vooruitstrevend en dynamisch beleid. Wij kiezen ervoor om een niet-bureaucratische instelling te zijn. Dit is zichtbaar in de organisatiestructuur en in de samenwerkingsverbanden over structuren heen. Daardoor krijgen kennis en expertise meer aandacht en creëren wij ruimte voor nieuwe ideeën. Er heerst dan ook een collegiale en constructieve sfeer binnen de instelling. Ook leggen wij sterk de nadruk op het belang van vorming en opleiding voor al onze werknemers. Als organisatie die haar dienstverlening wenst open te stellen naar de hele bevolking streeft Kind en Gezin er ook naar dit te weerspiegelen in het personeelsbeleid. Daarom onderstrepen wij uitdrukkelijk dat de functie openstaat voor mannen en vrouwen, allochtonen en autochtonen, personen met een handicap Aantrekkelijk personeelsstatuut en moderne werkomgeving Kind en Gezin heeft een aantrekkelijk personeelsstatuut (glijdende werkuren, 35 verlofdagen voor een voltijdse tewerkstelling). Voor deze functie gaat het om een voltijdse contractuele aanwerving bij de Vlaamse overheid met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur voor een periode van zes maanden, met mogelijkheid tot verlenging. Het brutomaandloon voor een voltijdse tewerkstelling bedraagt minstens 1874 euro. Afhankelijk van de context is er voor een aantal functies de mogelijkheid tot alternatief werken. Alle personeelsleden krijgen een gratis hospitalisatieverzekering en kunnen mits het storten van een bijdrage inwonende familieleden aansluiten. Via een derde betalersysteem betaalt de werkgever 100% het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. De ligging vlakbij het Zuidstation maakt een vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer mogelijk. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. Voor meer informatie rond de arbeidsvoorwaarden kan je terecht op volgende site van de Vlaamse overheid: Wat biedt Kind en Gezin? Je solliciteert via het online e-recruitment systeem van Kind en Gezin via onze website Nadat je hebt gesolliciteerd, krijg je een sollicitatiebevestiging per mail. Enkel als je deze sollicitatiebevestiging per mail krijgt, is je sollicitatie doorgestuurd. Kandidaturen worden verwacht uiterlijk dinsdag 29 maart De selectieprocedure verloopt als volgt: - een beoordeling van de kandidaturen aan de formele vereisten; - preselectie op basis van de vereiste criteria die vermeld worden in het vacaturebericht; - één of meerdere selectie-interviews. Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je terecht bij Dave Claerhout via tel of via dave.claerhout@kindengezin.be. Voor vragen over de jobinhoud kan je terecht bij Marijke Luycx, Helpdeskcoördinator via tel of via mail marijke.luycx@kindengezin.be. HRM Vacaturebericht extern - helpdeskmedewerker.docx Pagina 6 van 6 08/03/16