Vacature: Allround medewerker

Transcriptie

1 Vacature: Allround medewerker Bij de afdeling ICT en Facility in Brussel Kind en Gezin zoekt een allround medewerker voor een tijdelijke contractuele werving 90% tot 31 december 2018, met het oog op indiensttreding vanaf 1 januari Je doet graag verschillende praktische taken op logistiek vlak Je kunt je flexibel opstellen Je kunt zowel administratieve als technische taken aan Als allround medewerker ben je binnen de dienst Facility een werklustige duizendpoot. Je springt in bij onderbemanning, afwezigheid of ziekte van andere personeelsleden binnen de teams van Kopie/verzending, Vervoer, Vergaderservice, Onderhoud Gebouwen, Archief en het Team Dossierbeheer. Je bent op die manier mee verantwoordelijk voor operationele opdrachten, maar ook administratieve taken behoren tot je pakket. Je hebt een hands on aanpak die je toelaat zelfstandig accuraat problemen op te lossen. Je houdt er een gedisciplineerde voortgangscontrole op na en je voert klantvriendelijkheid en efficiëntie hoog in het vaandel. Je hebt minstens 2 jaar relevante professionele ervaring in een logistieke functie. Expertise inzake kopie/verzending/magazijn is een pluspunt, net als praktische kennis van Word, Exel en/of Acces. Vroege starturen en sporadisch avond- en weekendwerk schrikken je niet af. Kortom, je bent een ondersteunende spil binnen de dienst Facility! Wil je deze uitdaging aangaan? Lees dan zeker volgend vacaturebericht! Bijkomende informatie over deze vacature kan je verkrijgen bij Kurt Van Laere via tel of via kurt.vanlaere@kindengezin.be Vragen over de selectieprocedure worden beantwoord door Dave Claerhout via tel of via dave.claerhout@kindengezin.be Ondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidshandicap Kind en Gezin wil personen met een arbeidshandicap gelijke kansen bieden om te solliciteren. Heb je een arbeidshandicap en wens je extra ondersteuning tijdens de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met HRM op het nummer of stuur een naar hrm@kindengezin.be HRM vacature - Allrond medewerker.docx Pagina 1 van 6 22/11/2017

2 Vacature: Allround medewerker Bij de afdeling ICT en Facility in Brussel Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (IVA rp) met ongeveer personeelsleden. Ze behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De missie van Kind & Gezin is: Samen met haar partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren. Kind en Gezin heeft daarmee als opdracht de levenskansen, het welzijn en de gezondheid van het kind te behartigen en de ouders te ondersteunen bij de zorg voor hun kind. Om deze opdracht te vervullen is Kind en Gezin actief op drie beleidsdomeinen; Preventieve gezinsondersteuning (met onder meer de consultatiebureaus voor het jonge kind, maar ook kinderrechten, preventie van kindermishandeling en van ongevallen, ), Kinderopvang (opvang voor kinderen van 0 tot 12 jaar) en Adoptie (binnenlandse en inter-landelijke adopties van minderjarigen). 1. Functieomschrijving 1.1. Naam van de functie: Allround medewerker 1.2. Doel van de functie: Instaan voor diverse administratieve, logistieke en technische ondersteunende taken om mee de facilitaire ondersteuning van Kind en Gezin te garanderen Plaats in de organisatie: Ressorteert onder: Diensthoofd Facility, met als functioneel leidinggevende de coördinator van het allround interventieteam 1.4. Context van de functie: Plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: Centrale Administratie, afdeling ICT en Facility Specifieke werkomstandigheden: glijdende werkuren Verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden: Fungeren als back-up binnen de dienst Facility om mee te zorgen voor een continue dienstverlening bij afwezigheid of ziekte van andere personeelsleden binnen de dienst. Dit houdt o.a. in: Kopie/verzending Vervoer Vergaderservice Logistieke ondersteuning van de gebouwen (intern en extern) Archief Dossierbeheer Behandelen van taken kopie, verzending, scanning & magazijn behandelen van binnenkomende en uitgaande post behandelen van de interne postbedeling manuele en semi-automatische verwerking van zendingen (mailings, pakketten, aangevraagde informatiebrochures via website en infolijnen, ) ontvangst en interne verdeling van brochures die aangeleverd worden door het externe magazijn laden en lossen van vrachtwagen met heftruck maken van zwart-wit kopieën op een hoogvolume kopieermachine

3 bevoorrading van de centrale kopieertoestellen met papier, toners lijmen en afwerken, plastificeren, inbinden, perforeren, inringen, nieten van documenten uitvoeren van scanopdrachten (kwaliteitscontrole en inscannen) bestellen van folders en materiaal voor het interne magazijn Behandelen van vervoersaanvragen vervoer van pakketten, materiaal, brochures naar verschillende locaties vervoer van personen naar verschillende locaties Administratieve ondersteuning van archief en dossierbeheer begeleiden en registreren van archiefneerleggingen en invoer in de archieftoepassing samenwerken met externe archiefpartner ondersteunen van archiefprojecten bijhouden van administratieve dossiers beheren van contracten en verleende diensten aan regiohuizen en provinciale afdelingen Verlenen van dagelijkse logistieke ondersteuning om mee te zorgen voor een goede operationele werking binnen Kind en Gezin. Dit houdt o.a. in: herinrichten van kantoren binnen de centrale administratie verplaatsen van kantoren binnen de centrale administratie verzorgen van verhuizingen van de regiohuizen en de provinciale afdelingen opbouwen van podia, standen en recepties hygiënisch onderhouden van bedrijfsvoertuigen instaan voor het ophalen, sorteren en afvoeren van papier, karton en afval voorbereiden van lokalen voor vergaderingen (schikken van meubilair, audiovisueel materiaal, ) Instaan voor het aanbod van broodjes, snacks en dranken aan de eigen personeelsleden aanvullen en onderhoud van koffiezetapparaten, koelkasten, drankautomaten en andere verdeelautomaten beheer van de kitchenettes: onderhoud van de koelkasten, aanvullen van rollen huishoudpapier, uitbating en onderhoud broodjesbar kassadienst 2. Competentieprofiel 2.1 Vaktechnische competentie Kennis hebben van of bereid zijn deze kennis op korte termijn te verwerven: de plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid de missie, de waarden en de kernactiviteiten van Kind en Gezin Inzicht hebben in of bereid zijn dit inzicht op korte termijn te verwerven: de organisatie- en beslissingsstructuur van Kind en Gezin, de eigen afdeling de dienstverlening van de eigen afdeling Kunnen toepassen van: basisinformatica-toepassingen (tekstverwerking, rekenbladen, ), Outlook en internet zelfstandig organiseren en opnemen van onderhoudstaken fysieke geschiktheid voor arbeidsintensief werk

4 2.2 Vereiste gedragscompetenties: 1. Voortdurend verbeteren: Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/ afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 2: ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 2. Klantgerichtheid: Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van klanten past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen blijft beleefd bij klachten stelt zich hulpvaardig op reageert snel en gepast op vragen van klanten 3. Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 2: help anderen en pleegt overleg steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen stemt de eigen inbreng, prioriteiten, aanpak af op de behoeften van de groep houdt rekening met de gevoeligheden en de verscheidenheid van mensen biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht 4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen): Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 1: handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving en van de bestaande regels en afspraken. respecteert formele regels en afspraken doet wat hij/zij zegt, komt beloften en afspraken na komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers) 5. Organisatiebetrokkenheid: Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Niveau 1: handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie staat achter beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (bv. informeert zich regelmatig) reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures 6. Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Niveau 1: neemt het initiatief om binnen het eigen taakdomein acties te initiëren. onderscheidt prioriteiten binnen het eigen takenpakket ziet werk liggen en gaat over tot actie

5 gaat uit zichzelf achter informatie aan kan problemen zelf analyseren en oplossen 7. Flexibel gedrag: De eigen gedragsstijl kunnen veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn/haar gedrag kunnen aanpassen Niveau 1: past zijn/haar aanpak en/of gedrag aan indien de concrete situatie dit vereist Verhoogt het werktempo, indien de omstandigheden dit vragen Is bereid om indien nodig buiten de standaardwerkuren te werken Is bereid taken te doen die niet tot het normale pakket behoren, indien de omstandigheden dit vereisen Zoekt tijdig alternatieve oplossing/aanpak indien blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was 8. Nauwgezetheid: Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau 3: blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de exacte methode of procedure in functie van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit 9. Organiseren: De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en deze elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau 2: coördineert acties, tijd en middelen Organiseert zich op zodanige wijze dat hij/zij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Formele vereisten Diploma: - Beschikken over een diploma van het secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring. - Beschikken over een rijbewijs B. - Expertise in kopie/verzending/magazijn is een pluspunt, net als praktische kennis van Word, Exel en/of Acces. Vereiste ervaring: Minstens 2 jaar relevante professionele ervaring in een logistieke functie Niveau/Rang: C111 of D111 Standplaats: Brussel Wat biedt Kind en Gezin? Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en kent een vooruitstrevend en dynamisch beleid. Wij kiezen ervoor om een niet-bureaucratische instelling te zijn. Dit is zichtbaar in de organisatiestructuur en in de samenwerkingsverbanden over de structuren heen. Daardoor krijgen kennis en expertise meer aandacht en creëren wij ruimte voor nieuwe ideeën. Er heerst dan ook een jonge, collegiale en constructieve sfeer binnen de instelling. Ook leggen wij sterk de nadruk op het belang van vorming en opleiding voor al onze werknemers. Als organisatie die haar dienstverlening wenst open te stellen naar de hele bevolking streeft Kind en Gezin er ook naar dit te weerspiegelen in het personeelsbeleid. Daarom onderstrepen wij uitdrukkelijk dat de functie openstaat voor mannen en vrouwen, allochtonen en autochtonen, personen met een handicap

6 Aantrekkelijk personeelsstatuut en moderne werkomgeving Kind en Gezin heeft een aantrekkelijk personeelsstatuut (glijdende werkuren, 35 verlofdagen voor een voltijdse tewerkstelling). Voor deze functie gaat het om een contractuele aanwerving met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Afhankelijk van de relevante ervaring wordt de anciënniteit meegenomen en bedraagt het bruto maandloon voor een voltijdse tewerkstelling niveau C minstens 2156 euro of niveau D minstens 1913 euro. Afhankelijk van de context is er voor een aantal functies de mogelijkheid tot alternatief werken. Alle personeelsleden krijgen een gratis hospitalisatieverzekering en kunnen mits het storten van een bijdrage inwonende familieleden aansluiten. Via een derde betalersysteem betaalt de werkgever 100% het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. De ligging vlakbij het Zuidstation maakt een vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer mogelijk. Alle personeelsleden ontvangen een maaltijdcheque per gepresteerde dag. De Vlaamse overheid beschikt over een goed ontwikkelde Sociale Dienst. Voor meer informatie rond de arbeidsvoorwaarden kan je terecht op volgende site van de Vlaamse overheid: Sollicitatieprocedure Je kan solliciteren door op de knop Solliciteren voor deze functie op de vacaturepagina te klikken. Je krijgt vervolgens de kans om je profiel te actualiseren en op het einde je sollicitatie door te sturen. Ongeveer 15 minuten na ontvangst van de kandidatuur wordt aan de kandidaat een ontvangstbewijs verstuurd per . Indien je deze ontvangstbevestiging niet ontvangt is je sollicitatie niet geregistreerd in e- recruitement. Je moet dan vóór het verstrijken van de sollicitatietermijn contact op nemen met de dienst HRM op het telefoonnummer Kandidaturen worden verwacht uiterlijk op woensdag 6 december De selectieprocedure verloopt als volgt: - een toets van de kandidaturen aan de formele vereisten - preselectie op basis van de vereiste competenties zoals vermeld in het vacaturebericht - één of meerdere selectie-interviews, deze zijn voorzien op dinsdag 12 en/of woensdag 13 december Meer informatie over Kind en Gezin is te vinden op onze website Bijkomende informatie over deze vacature kan je verkrijgen bij Kurt Van Laere via tel of via kurt.vanlaere@kindengezin.be Vragen over de selectieprocedure worden beantwoord door Dave Claerhout via tel of via dave.claerhout@kindengezin.be