Vacature: Dossierbeheerder afdeling PGO externe dienstverlening (man/vrouw) in Brussel

Transcriptie

1 Vacature: Dossierbeheerder afdeling PGO externe dienstverlening (man/vrouw) in Brussel Kind en Gezin zoekt een dossierbeheerder voor de afdeling Preventieve Gezinsondersteuning (PGO). Het betreft een voltijdse tewerkstelling met een contract onbepaalde duur. De dossierbeheerder van de afdeling PGO staat in voor het begeleiden en het beheren van de administratieve dossiers van een aantal sectoren van de preventieve gezinsondersteuning. Daardoor draagt het volledige team van dossierbeheerders bij tot een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening aan de organisatoren en verantwoordelijken van voorzieningen en aan partners van de preventieve gezinsondersteuning. Wil jij deze uitdaging aangaan? Lees dan zeker volgend vacaturebericht! Vragen over de vacature worden beantwoord door Marie-France Lenaers, HR-consulent, via GSM of via Voor meer inhoudelijke info over de functie kan je terecht bij Marie-Jeanne Schoofs, diensthoofd Externe Dienst PGO, via GSM of via mail: Ondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidshandicap Kind en Gezin wil personen met een arbeidshandicap gelijke kansen bieden om te solliciteren. Heb je een arbeidshandicap en wens je extra ondersteuning tijdens de sollicitatieprocedure? Neem dan gerust contact op met Marie-France Lenaers op het nummer HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 1 van 7 23/02/2015

2 Vacature: Dossierbeheerder afdeling PGO externe dienstverlening (man/vrouw) in Brussel Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (IVA rp) met ongeveer 1300 personeelsleden. Het behoort tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. De missie van Kind en Gezin is: Kind en Gezin wil, samen met zijn partners, voor elk kind, waar en hoe het ook geboren is en opgroeit, zo veel mogelijk kansen creëren. Kind en Gezin heeft daarmee als opdracht de levenskansen, het welzijn en de gezondheid van het kind te behartigen en de ouders te ondersteunen bij de zorg voor hun kind. Twee waarden staan centraal in onze dienstverlening: respect voor de rechten van het kind respect voor diversiteit. Om deze opdracht te vervullen is Kind en Gezin actief op twee beleidsdomeinen: Preventieve gezinsondersteuning (met onder meer de eigen dienstverlening door regioteamleden en de erkenning en subsidiëring van sectoren zoals Huizen van het Kind, Centra voor kinderzorg en gezinsondersteuning, Inloopteams, maar ook kinderrechten, preventie van kindermishandeling en van ongevallen, ), en Kinderopvang (opvang voor kinderen van 0 tot 12 jaar). Tevens is Kind en Gezin aangeduid als Vlaams Centrum voor Adoptie (binnenlandse en interlandelijke adopties van minderjarigen). 1. Functieomschrijving 1.1. Naam van de functie: Dossierbeheerder afdeling PGO externe dienstverlening (man/vrouw) 1.2. Doel van de functie: Deskundig, klantgericht en proactief begeleiden van een aantal sectoren uit de preventieve gezinsondersteuning (o.a. Inloopteams, de Huizen Van het Kind, de Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning, ) m.b.t. erkenning en subsidiëring, aanbod, toezicht en handhaving, kwaliteit, via dossierbeheer en contacten met de sectoren om zo bij te dragen tot een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening aan de organisatoren en partners van Kind en Gezin Plaats in de organisatie: Ressorteert onder: het diensthoofd Externe Dienstverlening PGO 1.4. Context van de functie: Plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: Afdeling PGO te Brussel Specifieke werkomstandigheden: glijdende werkuren Verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden: Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Het proactief opvolgen en coördineren van het gehele dossier in zijn relevante elementen. Het behandelen van probleemdossiers, eventueel in ondersteuning door de betrokken stafmedewerker en/of het diensthoofd PGO. Het samenwerken met andere diensten zoals financiële dienst, Klachtendienst, Zorginspectie. Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering. Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties. HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 2 van 7 23/02/15

3 Formuleren van een voorstel van beslissing om toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Uitwerken van een voorstel van beslissing en dit voorleggen aan de betrokken stafmedewerker en/of het Diensthoofd PGO mbt erkenning, subsidiëring, uitbreiding van middelen. Verwoorden van vaststellingen en bevindingen in goed onderbouwde dossiers. Proactief, klantvriendelijk en tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Telefonisch en schriftelijk beantwoorden van vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier in een voor de klant duidelijke en verstaanbare taal. Toelichten van de beslissing aan de betrokkenen. In het kader van het beheren van procedures ter beschikking stellen van informatie in functie van vragen en toezichthoudende overheden en andere belanghebbenden. Verstrekken van inlichtingen aan startende organisatoren over het dossiermatige aspect. Deelnemen aan overlegvergaderingen met de sectoren. Vanuit opgedane expertise, in samenwerking met de stafmedewerker, de dienstverlening binnen de sectoren van de preventieve gezinsondersteuning mee definiëren, implementeren en bijsturen. De continue werking van de sectoren mee helpen verzekeren. Mee vertalen van inhoudelijke concepten en beleidsbeslissingen naar de dagelijkse praktijk, in de vorm van modules van aanbod, programma s, processen, instrumenten,..voor de betrokken voorzieningen. Mee vorm geven, interpreteren en kunnen toepassen van regelgeving, inhoudelijke evoluties en beleidsopties. Mee formuleren van kwaliteitsdoelstellingen voor de werking van de sectoren. Proactief en diepgaand op de hoogte blijven van nieuwe regelgeving over alle sectoren preventieve gezinsondersteuning. Aanbrengen van mogelijke consequenties van deze nieuwe regels op de lopende werking, om continuïteit van de dienstverlening te garanderen en te bevorderen. Opvolgen van de ontwikkelingen binnen regelgeving en praktijk van Integrale Jeugdhulp, Crisisjeugdhulp en impact ervan op regelgeving organisatie PGO en regelgeving CKG. Meewerken aan de optimalisering van het team dossierbeheerders van de afdeling PGO. 2. Competentieprofiel 2.1 Vaktechnische competentie Kennis hebben van of bereid zijn om deze kennis op korte tijd te verwerven: - De missie, waarden en kernactiviteiten van Kind en Gezin. - De organisatiestructuur van Kind en Gezin. - De organisatiestructuur en dienstverlening van de eigen afdeling. - De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid. - Grondige kennis bezitten of bereid zijn om deze in korte tijd te verwerven over: (nieuwe) procedures, veranderende wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. in de betrokken sectoren van de preventieve gezinsondersteuning en de beleidsdoelstellingen. Inzicht hebben in: - De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie. - De organisatie en werkingsprincipes van de Integrale Jeugdhulp. HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 3 van 7 23/02/15

4 - Visie van Kind en Gezin op preventieve opvoedingsondersteuning. - Visie op jeugdhulp binnen de Integrale Jeugdhulp. - Het aanbod beschreven in typemodules. Het kunnen hanteren van: - Basisinformatica-toepassingen (Windows, Lotus Notes, Outlook,Internet Explorer, Office 365, Power Point, Word, Excel, Sharepoint) en de beschikbaar gestelde databanken. 2.2 Vereiste gedragscompetenties: Voortdurend verbeteren: Voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren en openstaan voor verandering. Niveau 2: ontwikkelt zich binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (bv integrale jeugdhulpverlening, ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen - Ontwikkelt de eigen kennis en vaardigheden om de hoogte te blijven van de inhoudelijke evoluties in de afdeling en bij Kind en Gezin Klantgerichtheid: Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2: onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken: Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de dienst externe Dienstverlening, de afdeling PGO, de organisatie Kind en Gezin, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2: helpt anderen en pleegt overleg. - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 4 van 7 23/02/15

5 Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen): Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 2: brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Geeft volledige en juiste informatie door - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 1: handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie - Staat achter de beslissingen die voor de entiteit nuttig zijn, zelfs als die minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen - Toont belangstelling voor de organisatie of entiteit (informeert zich regelmatig) - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten enzovoort kritiek uiten op de organisatie - Respecteert de binnen de organisatie of entiteit bestaande afspraken en procedures Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar bijkomende, relevante informatie. Niveau 2: legt verbanden en ziet oorzaken. - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten (invalshoeken) - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Niveau 2: neemt initiatief om structurele problemen binnen de eigen takendomeinen op te lossen (reactief en structureel). - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar/brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk kan verbeterd worden Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Niveau 1: plant eigen werk effectief. - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to do lijstjes, elektronische agenda, ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald kan worden HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 5 van 7 23/02/15

6 Voortgangscontrole Het opvolgen van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega s of medewerkers. Niveau 1: volgt de voortgang van het eigen werk op. - Controleert eigen werk - Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en processen in de tijd op - Rapporteert spontaan over de voortgang van zijn/haar werk - Legt vervolgafspraken en activiteiten vast Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt. Niveau 2: zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. - Richt zich tot zijn/haar gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk was - Biedt zijn/haar gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Past de communicatiewijze aan, aan de mogelijkheden/eigenheden van de gesprekspartner Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Niveau 2: structureert zijn/haar boodschap en hanteert een gepast taalgebruik in functie van de situatie/het bliek. - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn vb m.b.t. sectoroverleg, mededelingen, info voor nieuwsbrieven, ) - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, ) Voorwaarden: Formele vereisten Beschikken over een bachelor in een menswetenschappelijke richting. Ervaring in dossierbeheer en/of preventieve gezinsondersteuning strekt tot aanbeveling. Standplaats: Brussel Wat biedt Kind en Gezin? Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en kent een vooruitstrevend en dynamisch beleid. Wij kiezen ervoor om een niet-bureaucratische instelling te zijn. Dit is zichtbaar in de organisatiestructuur en in de samenwerkingsverbanden over de structuren heen. Daardoor krijgen kennis en expertise meer aandacht en creëren wij ruimte voor nieuwe ideeën. Er heerst dan ook een jonge, collegiale en constructieve sfeer binnen de instelling. Ook leggen wij sterk de nadruk op het belang van vorming en opleiding voor al onze werknemers. Als organisatie die haar dienstverlening wenst open te stellen naar de hele bevolking streeft Kind en Gezin er ook naar dit te weerspiegelen in het personeelsbeleid. Daarom onderstrepen wij uitdrukkelijk dat de functie openstaat voor mannen en vrouwen, autochtonen en personen met een migratieachtergrond, personen met een beperking HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 6 van 7 23/02/15

7 Aantrekkelijk personeelsstatuut en moderne werkomgeving Voor deze functie gaat het om een voltijds contract onbepaalde duur. Het minimum bruto-maandloon voor een voltijdse tewerkstelling bedraagt 2259 euro. Kind en Gezin heeft een aantrekkelijk personeelsstatuut (glijdende werkuren, 35 verlofdagen voor een voltijdse tewerkstelling). Afhankelijk van de context is er voor een aantal functies de mogelijkheid tot alternatief werken. Alle personeelsleden krijgen een gratis hospitalisatieverzekering en kunnen mits het storten van een bijdrage inwonende familieleden aansluiten. Via een derde betalersysteem betaalt de werkgever 100% het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. De ligging vlakbij het Zuidstation maakt een vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer mogelijk. Alle personeelsleden ontvangen een maaltijdcheque per gepresteerde dag. Voor meer informatie rond de arbeidsvoorwaarden kan je terecht op volgende site van de Vlaamse overheid: Sollicitatieprocedure Je kan solliciteren via het online e-recruitment systeem van Kind en Gezin. Ga naar Onder het luik Jobs en vrijwilligers vind je de betreffende vacature. Je opent de gewenste vacature en kiest de knop Solliciteren. Je maakt je profiel aan of actualiseert het bestaande profiel en verzendt de sollicitatie. Je ontvangt een sollicitatiebevestiging via mail. Enkel wanneer je deze bevestigingsmail ontvangen hebt, is je sollicitatie in orde! Neem bij twijfel contact op met Marie-France Lenaers op het nummer Kandidaturen worden verwacht uiterlijk op 15 maart De selectieprocedure verloopt als volgt: - een toets van de kandidaturen aan de formele vereisten - preselectie op basis van de vereiste competenties zoals vermeld in het vacaturebericht - één of meerdere selectie-interviews; voorafgaand aan het gesprek krijgen de kandidaten eventueel een (korte) gevalstudie die ze schriftelijk moeten oplossen - mogelijkheid tot bijkomende externe screening Vragen over de vacature worden beantwoord door Marie-France Lenaers, HR-consulent, via tel of via marie-france.lenaers@kindengezin.be Voor meer inhoudelijke info over de functie kan je terecht bij Marie-Jeanne Schoofs, diensthoofd Externe Dienst- PGO, via GSM of via mail: marie-jeanne.schoofs@kindengezin.be HRM _VAC_Dossierbeheerder afdeling PGO ext DV (externe lancering).docx Pagina 7 van 7 23/02/15