Functiebeschrijving: Trajectbegeleider adoptie Functiefamilie themaspecialist. Voor akkoord

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Trajectbegeleider adoptie Functiefamilie themaspecialist Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? De Vlaamse adoptieambtenaar Welke functies rapporteren aan de functiehouder? / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / / Het team telt 8 medewerkers 2. Doel van de functie Administratief beheren, behandelen en controleren van adoptiedossiers en informeren van de (kandidaat)adoptant in de verschillende fasen van het adoptietraject om binnen de vastgelegde procedures en wetgeving het adoptietraject af te handelen en een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. 3. Resultaatgebieden Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket de volgende resultaatsgebieden omvatten: 2

3 Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Uitwerken/ ontwikkelen van nieuwe procedures of bijsturen van huidige procedures en aanpak, zowel bij aanpassing van regelgeving als wanneer er problemen opduiken in de praktijk - Het opvolgen van instroom van kandidaat-adoptanten, hun profiel en wensen, de doorlooptijd van procedures, de uitval, aantal plaatsingen, noden in bepaalde herkomstlanden, met het oog op het instroombeheer (kengetallen), - De berekening van het aantal kandidaat-adoptanten dat aan de voorbereiding mag beginnen (instroombeheer) - Verzamelen en verwerken van informatie over herkomstlanden (voorwaarden voor kandidaat-adoptanten, kindprofiel, aantal adopties) met het oog op publicatie op website en infosessie voor kandidaat-adoptanten - Opmaak van teksten, schema s, presentaties, Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren om een goede dienstverlening te verzekeren aan de kandidaat-adoptanten Verrichten van een onderzoek in functie van individuele adoptieprojecten voor intrafamiliale adopties Verzamelen en administratief verwerken van gegevens om over adoptiedossiers met volledige en correcte informatie te beschikken Tijdig uitvoeren van de voorziene stappen binnen het adoptietraject en correct verwerken van adoptiegegevens Formeel goedkeuren van het kinddossier, controleren van de samenstelling en formeel goedkeuren van het adoptiedossier Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. - Ontvangen van de kandidaten voor een interlandelijk intrafamiliaal adoptieproject om hen te adviseren over de haalbaarheid van hun project (adoptabiliteit, subsidiariteit, verloop van de procedure) - Onderzoeken van de aangereikte info over het mogelijke herkomstland - Verlenen van adviezen aan de Vlaamse Adoptieambtenaar met betrekking tot de aanvraag van deze adoptanten - Verzamelen van documenten in de verschillende fasen van het adoptietraject van de kandidaat-adoptanten en van de erkende dienstverlenende organisaties; - Aanmaken van een elektronisch dossier; - Samenstellen van het papieren adoptiedossier; - Registeren van de verschillende stappen in het adoptietraject in een opvolgingssysteem; - Innen van de bijdrage van de adoptant; - Opmaken en versturen van de (standaard)documenten, brieven, informatiebrochures en de vragenlijst voor het maatschappelijk onderzoek naar kandidaat-adoptanten; 3

4 - Coördineren van de doorverwijzing van kandidaat-adoptanten naar de voorbereidingscentra en de diensten voor maatschappelijk onderzoek om voor een goede spreiding te zorgen; - Inschatting of de situatie van kandidaat-adoptant wiens geschiktheidsvonnis verlengd moet worden al dan niet ingrijpend is gewijzigd; - Bezorgen van het rapport maatschappelijk onderzoek aan de jeugdrechtbank; - Bewaken van de toepassing van de correcte procedures; - Bewaken van de voortgang van het adoptietraject; - Formeel goedkeuren van de kindtoewijzing; - Nagaan of de wettelijke vereiste documenten aanwezig zijn in het adoptiedossier; - Controleren van de vormvereisten (juridisch gezien) van documenten, o.a. van het rapport van het maatschappelijk onderzoek, van het vonnis van de jeugdrechtbank, van de kindgegevens enz ; - Opvragen van ontbrekende documenten en informatie; Informeren Optreden als aanspreekpunt om kandidaat-adoptanten in alle fasen van het adoptietraject te informeren en te ondersteunen. Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. - Informeren van de kandidaat-adoptant over het adoptietraject en de procedure - Informeren van de kandidaat-adoptant over de volgende fase in het adoptietraject - Informeren over de mogelijkheid tot beroep bij een negatief vonnis van de rechtbank - Informeren over de bestaande nazorg in Vlaanderen Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, procedures, ), - Up to date houden van de informaticatoepassingen die binnen VCA gebruikt worden - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen; 4

5 - Deelnemen aan vormingsactiviteiten eigen aan het vakgebied en werkterrein; - Opbouwen en onderhouden van netwerken Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit de eigen specialisatie en ervaring adviseren over of input geven voor het (verder) uitbouwen en/of optimaliseren van het administratief beheer van het adoptietraject en de dienstverlening. - Signaleren van knelpunten, hiaten en moeilijkheden aan de adoptieambtenaar - Evalueren van de eigen dienstverlening en formuleren van voorstellen ter verbetering - Ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties in gebruik bij VCA Beheer van gegevens: administratief en cijfermatig Verzamelen, vervolledigen, invoeren, administratief verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot het vakgebied met als doel op elk ogenblik te beschikken over actuele, correcte en bruikbare gegevens - Aanleveren van cijfergegevens aan de adoptieambtenaar - Verzamelen van informatie en gegevens - Ontbrekende gegevens opzoeken - Administratief opvolgen van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Gegevens verwerken en importeren in een registratiesysteem - Aanmaken en beheren van databasebestanden - Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data - Analyseren en interpreteren van data - Berekeningen uitvoeren - Opmaken van overzichten en rapporten - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem 5

6 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 1 - Ziet de essentie van het probleem Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 - Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Blijft onder verhoogde werkdruk kwaliteitsvol werk afleveren Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1 - Plant en organiseert zijn werk effectief 6

7 Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 2 Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: - de plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse Overheid - de organisatiestructuur van Kind en Gezin - de werking van de gemeenschappen, de federale en internationale overheid inzake adoptie - Frans en Engels Inzicht hebben in: - de visie, missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin - de Belgische adoptiewetgeving en de internationale wetgeving inzake adoptie en kinderrechten - de werking en de inhoud van het Haags Verdrag inzake de Internationale Samenwerking en de Bescherming van kinderen op het gebied van de Interlandelijke adoptie. 7

8 Kunnen toepassen van: - basisinformatica-toepassingen (tekstverwerking, rekenbladen, Lotus Notes, internet, ) - elektronisch opvolgingssysteem voor het adoptietraject - standaarddocumenten en administratieve procedure van adoptie - administratief-cijfermatige vaardigheden 5. Andere functierelevante informatie Professioneel gerichte bachelor Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken 8