Functiebeschrijving: Selectieverantwoordelijke

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Selectieverantwoordelijke Functiefamilie themaspecialist Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt en dat je het cultuurkompas van Kind en Gezin hanteert als richtingwijzer. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? De functiehouders organiseren zichzelf, nemen 1 of meerdere HR- of leiderschapsrollen op binnen het zelforganiserend team, rapporteren aan het team en aan de bevoegde personen van het management Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie In deze functie ben je voor het grootste deel van je tijd bezig met activiteiten op het vlak van rekrutering en selectie. Je voert zelf selecties uit voor uiteenlopende profielen bij Kind en Gezin en werkt deze af volgens de regelgeving en kwaliteitsnormen van de Vlaamse overheid en de instrumenten van Kind en Gezin. Je ondersteunt en faciliteert het proces instroom en optimaliseert de rekrutering en selectie-aanpak volgens de aanbevelingen van de externe audit. 2

3 Daarnaast werk je mee aan het verzamelen, analyseren en beschikbaar stellen van HR-data en HR-rapportering afgestemd op de noden van een organisatie met zelforganiserende lokale en Vlaamse teams als basisstructuur. Je bent vaardig in HR-analytics waarbij je een ruime HR-expertise kunt koppelen aan datasets en zo de brug vormt tussen HR, IT en beleid. 3. Resultaatgebieden Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket de volgende resultaatsgebieden omvatten: Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Afspraken maken met het team, de rol personeelsbezetting en indien nodig met de bevoegd persoon van het management over inhoud, aanpak en timing van de wervingsprocedure en de in te zetten communicatiekanalen - Finaliseren van het selectiereglement - De meest effectieve recruitmentkanalen selecteren - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Uitvoeren van een behoefteanalyse Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel het team/zichzelf/de leidinggevende in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen of indicatoren te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Personeelsleden selecteren via verschillende methodieken: cv-screening, selectiegesprekken, computergestuurde testen, cases, - Opstellen van motiveringen en verslagen - Uitvoeren van de administratie die bij de dienstverlening hoort - Verzamelen, screenen en beoordelen van binnenkomende sollicitaties - De kandidaten begeleiden gedurende de sollicitatieperiode - Onderhouden van contact met kandidaten - Analyseren van complexe procedures en proactief oplossingen voorstellen - Opgebouwde kennis delen met collega s - De selectiestappen en -taken registreren in E-recruitment - Stand van zaken bijhouden van de verschillende taken die opgenomen worden - Rapporteren naar collega s en teams, over de behaalde resultaten - Motiveringen en verslagen opstellen - De administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort 3

4 Beheer van documentatie en/of gegevens Beheren van documentatie en analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel ervoor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Meewerken aan het opbouwen en onderhouden van werfreserves - Vormen en beheren van talent pools - Beheren van documentatie over selectietesten, methodieken, mogelijke wervingskanalen, - Fungeren als aanspreekpunt voor de HR-account, de teams, het management - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan de interne klant - Uitleg geven over de procedures aan de sollicitanten - Feedback vragen aan de interne klant en sollicitanten Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Kennis uitbouwen en inzetten Netwerken, zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied, actief bijhouden, uitwisselen en inzetten van kennis en ervaring met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren en/of input te geven aan het beleid van de organisatie. Opvolgen van het kwaliteitskader op teamniveau Binnen het team de indicatoren en andere kwaliteitsparameters raadplegen en toetsen aan de norm met als doel tekortkomingen op te sporen en eventueel acties te ondernemen. - Deelnemen aan intern overleg, projectgroepen en intervisie - Eigenaarschap opnemen over bepaalde thema s (diversiteit, redelijke aanpassingen, procesoptimalisatie, ) en jezelf ontwikkelen tot de interne expert ter zake. - Vanuit de opgebouwde expertise advies geven voor de verdere uitbouw van de dienstverlening - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied (Vlaams Personeelsstatuut, Omzendbrief, ) - Voortdurend de kwaliteit van de eigen dienstverlening bewaken of verbeteren onder meer door het raadplegen van dashboardgegevens - Feedback vragen - Afhandelen van klachten en meldingen Verzamelen, analyseren en beschikbaar stellen van HR-data en HR-rapportering - Verkennen van mogelijkheden om data zinvol te ontsluiten. 4

5 Interne klanten bijstaan in het ontwikkelen, uitbouwen en optimaliseren van HRdienstverlening op het domein van HR-data en HR-rapportering met als doel inzicht te krijgen in HR-kerncijfers en het beleid hierop af te stemmen. - Identificeren, evalueren en actualiseren van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens - Ruwe data omzetten in begrijpelijke tabellen en grafieken - Uitbouwen en/ of verbeteren van methodes om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, concepten, instrumenten, - Proactief verbeteringen voorstellen op basis van diepteanalyse van gegevens uit databestanden - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op valk van HR-rapportering 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 5

6 Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 2 - Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 2 = blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Oordeelsvorming Mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 - Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De visie, missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatie- en beslissingsstructuur van de eigen afdeling en de instelling Basiskennis HR-beleid Kind en Gezin Basiskennis HR-beleid Vlaamse overheid (functiefamilies, ) 6

7 Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie De interne HR dienstverlening De dienstverlening van het Agentschap overheidspersoneel en HR-trends De relevante onderdelen van het Vlaams Personeelsstatuut Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica E-recruitment De instrumenten en procedures voor rekrutering en selectie van Kind en Gezin Arbeidsmarktcommunicatie De omzendbrief Kwaliteitscriteria voor selectoren en selecties De deontologische code voor selectoren De technieken voor het voeren van selectiegesprekken (Gedragsgericht Interview, & STARR) Schriftelijke rapportering Feedback geven Voor het luik HR-data en HR-rapportering: o Databeheerssystemen (query s, draaitabellen, statistische verwerking en rapportering gegevens, grafieken maken, ) o Personeelsbeheerssysteem SAP-HR of gelijkwaardig o Uitwisselen van data tussen databeheerssystemen en andere rapporteringssystemen o Simulaties en prognoses 5. Andere functierelevante informatie Functies waarvoor een werk- en denkniveau vereist is overeenstemmend met een master met enkele jaren ervaring (3 tot 6 jaar). Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken. 7