Functiebeschrijving:

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Informaticus ICT-Technisch specialist hardware-software (niveau B - Graduaat/Bachelor Informatica) Functiefamilie Praktisch uitvoerende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Plaats in de organisatie Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Team ICT / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt / leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het / type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Meedraaien in het technische team ICT, opvolgen van de dagelijkse werkzaamheden en van de veranderingsprocessen, het bieden van tweedelijnsondersteuning om ervoor te zorgen dat alle medewerkers van de organisatie zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 2

3 Context: plaats van tewerkstelling binnen Kind en Gezin: Team ICT, meer specifiek in de cel ICT-FAC Helpdesk. specifieke werkomstandigheden: glijdende werktijd, mogelijkheid tot thuiswerk 3. Resultaatgebieden Resultaat Voorbereiding en klaarheid krijgen in wat er moet gebeuren De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Overleggen met collega s, kennis nemen van een opdracht of richtlijn om zo een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Preventief en correctief onderhouden van eindapparatuur en toepassingen die in productie zijn gebracht en bieden van teamondersteuning om de continuïteit van de bestaande eindapparatuur en toepassingen te verzekeren en de efficiëntie en effectiviteit ervan te waarborgen. Behandelen van vragen en uitvoeren van projectwerkzaamheden om inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Fungeren als spilfiguur tussen de diverse ICT-domeinen om snel en optimaal de ICT dienstverlening te verzekeren Voorbeelden van activiteiten - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de taken: kennis nemen van de problematiek en uit te voeren zaken; regelmatig met collega s en leidinggevenden overleg plegen en in samenspraak een plan van aanpak opstellen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Opmaken van een behoeftenanalyse - opvolgen en uitvoeren van een upgrade/updates toepassingen - Beheren en configureren eindapparatuur - Onderzoeken en testen eindapparatuur en toepassingen - doorvoeren van aanpassingen - Contact opnemen met interne en externe experten voor herstellingen. - -Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe projecten - Zelf strategische en operationele taken uitvoeren - Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen - Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten - Nauwe samenwerking met de specialisten Netwerk, Security, DBA om overkoepelende problemen efficiënt op te lossen - Gebruik van ervaring en kennis om deze samen met andere specialisten te delen en tot de beste oplossing te komen bij problemen 3

4 Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden van evoluties op de markt van ICT-toepassingen en uitwisselen van kennis en ervaring met collega s om de kwaliteit van de ICT dienstverlening te optimaliseren. Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren en de ondersteuning door zijn collega s van de klanten te verbeteren. Coördineren Coördineert de werkzaamheden om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en de (tussentijdse) resultaten om de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel het team/zichzelf/de leidinggevende in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen of indicatoren te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Ondersteuning bieden Ondersteunen van de interne klant om zo bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van opdrachten, taken, calls. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Verzekeren dat er voldoende en tijdig kennis wordt overgedragen naar de eindgebruiker en de eerstelijns helpdesk om ervoor te zorgen dat zij zo - Brainstorms met specialisten en opportuniteiten uit te werken - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - lezen van vakliteratuur (e-nieuwsbrieven, ) - volgen van seminaries, gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - rapporteren van opportuniteiten aan het celhoofd - informatie vertalen in een bruikbare vorm om zijn collega s een betere dienstverlening te laten aanbieden aan de klanten Vanuit zijn specialisatie instaan voor de contacten en planning in het kader van: - aangepaste of nieuwe netwerkomgeving, hard- en software; - begeleiding technische projecten; - herstellen, verbeteren en aanpassen van hard- en software. - opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen - bewaken van eenvormige uitvoering - waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures - voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties - Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de collega s en leidinggevenden - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de metingen, analyses, ontwerpen, - Bijwonen van teamoverleg - Bieden van tweedelijnsondersteuning op vlak van ICT systemen en toepassingen om de interne klant en de organisatie op de meest efficiënte wijze te ondersteunen. 4

5 optimaal mogelijk op een autonome manier met nieuwe en/of gewijzigde eindapparatuur/toepassingen kunnen werken. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s om zo de continuïteit van de dienstverlening mee te helpen garanderen. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - (mee)opstellen van gebruikershandleidingen en hierbij waken over de éénvormigheid in de te verstrekken informatie - Documenteren van al de kennis die vergaard wordt in het kader van de helpdesk en systeemploeg en deze doorgeven aan alle collega s. - Gebruiken van ervaring en kennis om tijdens overleg en vergaderingen de beste oplossing te vinden en op mogelijke problemen te wijzen. - Beschikbaar stellen van kennis en ervaring voor collega s bij het oplossen van problemen. - Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten - Collega s helpen om alle taken rond te krijgen Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1 - Plant en organiseert zijn werk effectief (voor alle niveaus) Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op 5

6 Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1 - Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 - Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling Begeleiden van groepsdynamische processen Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica Hard- en software vaardigheden (zie gedetailleerd bij andere functierelevante informatie ) 6

7 5. Andere functierelevante informatie Voor deze werving zal specifiek gezocht worden naar iemand die bereid is zich verder te bekwamen in volgende domeinen: op softwarevlak o softwaredistributie via System Center Configuration Manager van Microsoft - dit omvat: software, images, toepassingen, updates,. - bestaat uit het maken van de distributiepakketten, het testen, verspreiden en opvolgen van het verloop van de installatie, - aanmaken nodige ondersteuning voor eindgebruiker en collega s van de helpdesk bij installatie pakket en gekende problemen, - aanmaken images voor nieuwe toestellen en onderhoud van deze images, o Windows updates via WSUS server - opvolgen en eindgebruikers en collega s ondersteunen bij problemen o beheer System Center Configuration Manager-server - meewerken aan optimaliseren configuratie - meewerken aan update naar nieuwe versie o opvolgen vernieuwingen op het vlak van relevante software binnen de markt en inschatten van hun relevantie voor Kind en Gezin op hardware-vlak o het stellen van een diagnose, de herstelling en de configuratie van de gebruikte eindgebruikersapparatuur - notebooks en desktops, printers en multifunctionals, smartphones en gsm's, ip-telefoons,. o afhankelijk van het typetoestel kan dit omvatten: - hardwarespecificaties uitschrijven voor aan te kopen toestellen, - opstellen configuraties voor nieuwe modellen, - plannen en begeleiden van de rollout - diagnose stellen bij problemen en eventueel uitvoeren herstellingen, - de nodige contacten binnen het kader van onderhoudscontracten, o opvolgen vernieuwingen op het vlak van relevante hardware binnen de markt en inschatten van hun relevantie voor Kind en Gezin 7