Functiebeschrijving: Dossierbeheerder voorzieningenbeleid

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Dossierbeheerder voorzieningenbeleid Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening Vacature oktober 2018

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt en dat je het cultuurkompas van Kind en Gezin hanteert als richtingwijzer. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen Positionering Aan welke functie rapporteert de De functiehouders organiseren zich binnen hun team, nemen 1 of meerdere HR- of leiderschapsrollen op binnen het functiehouder? zelforganiserend team, rapporteren aan het team en aan de bevoegde personen van het management. Welke functies rapporteren aan de functiehouder? / 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / / 2. Doel van de functie De dossierbeheerder voorzieningenbeleid staat in voor uitvoering van de processen ter behandeling van de administratieve dossiers van alle voorzieningen en organisaties die door Kind en Gezin worden erkend, vergund, gesubsidieerd, vergoed, opgevolgd en waar nodig gehandhaafd. De functiehouder neemt de regie op in het administratieve dossiers van de voorziening, volgt proactief op en coördineert het gehele dossier in zijn relevante elementen. 2

3 De dossierbeheerder stemt zijn taken af binnen het team Voorzieningenbeleid dat verantwoordelijk is voor de regie, de administratieve aanpak en de kwaliteitsbewaking van het aanbod van de voorzieningen. Doel is een eenduidige aanpak van de dossiers van alle voorzieningen die instaan voor de begeleiding en ondersteuning van kinderen en gezinnen over gans Vlaanderen en Brussel. De dossierbeheerder zorgt voor afstemming, communicatie en samenwerking met de relatiebeheerder in het lokale team om zo te komen tot een aanpak die aansluit bij de lokale realiteit. De voorzieningen maken immers deel uit van de lokale brede leefomgeving van kinderen en gezinnen. De dossierbeheerder werkt verder samen met de betrokken Vlaamse teams. Voor het luik ondersteuning van de werking van de CB-artsen is er een nauwe samenwerking met het team Medisch beleid. Context Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Vervolledigen dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten (telefonisch) en/of eigen onderzoek - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen -... Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren om toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren, interpreteren en kunnen vertalen naar een desgevallend voorstel van beslissing - Inschatten of er wel of geen gevaarsituatie is - Het behandelen van probleemdossiers, eventueel met ondersteuning van een collega expert. - Argumenten verzamelen pro en contra een bepaalde aanpak of beslissing en deze vertalen naar een onderbouwde motivering voor een keuze - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen - Voorstel van beslissing beargumenteerd toelichten aan de persoon met beslissingsmandaat - Initiëren van de uitvoering van de beslissing 3

4 Opvolging Proactief beheren van afgesproken of opgelegde tijdspaden en signalen in klantendossiers om tijdig gepaste acties te kunnen nemen of voor te stellen. Voorbereiden van de subsidie- en vergoedingsprocessen Documenten of bestanden opmaken ter voorbereiding van de subsidie- en vergoedingsprocessen en op basis daarvan een correct voorstel van subsidiering of vergoeding aanmaken. Communicatie en contacten met aandacht voor het ruimer netwerk Proactief, klantvriendelijk en tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden voorziening en een goed afgewerkt dossier. Waar nodig en mogelijk in tandem samenwerken met de betrokken relatiebeheerder in het lokale team. - Tekorten, afspraken en termijnen opvolgen en indien nodig handhaven - De beslissing afdwingbaar maken - Klachten en beroepen rond het dossier behandelen - Ernstige gevaren- en crisissituaties in een voorziening opvolgen en bijdragen tot de aanpak (in samenspraak met een crisisteam). - Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden - Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend - Aanmaken en beheren van databasebestanden ten behoeve van de subsidie en vergoedingsprocessen zoals bijvoorbeeld de betaalbestanden om artsen te betalen - Voorschotten uitrekenen, saldo s opvolgen - Vereffeningslijsten aanmaken via het digitaal systeem - Vragen over gegevens, het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - Fungeren als aanspreekpunt voor en over de erkende, geattesteerde, vergunde, vergoedde en/of gesubsidieerde voorzieningen (voornamelijk de organisator) in geval van vragen over de interpretatie van de regelgeving, over het waarom of bij problemen. De dossierbeheerder communiceert, stemt af en werkt hiervoor samen met de relatiebeheerder - in functie van contacten met de lokale verantwoordelijke. - Toeleiden van een organisator naar een passende ondersteuning (bijvoorbeeld ondersteuningsnetwerk kinderopvang) voor inhoudelijke of administratieforganisatorische vragen of tekorten in de werking van een voorziening - Waar nodig, in afstemming binnen het team en met de relatiebeheerder, en mits actieve communicatie met de organisator, de tekorten in de werking van de voorziening opvolgen en desgevallend trajectmatig handhaven - Diverse vragen die niet handelen over het dossier (opvoedingsvragen,...) toeleiden naar het lokale team - De inhoud en de redenen van een beslissing over het dossier toelichten aan de betrokkene - Ter beschikking stellen van informatie in functie van vragen van toezichthoudende overheden en andere belanghebbenden - Voorzieningen adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Input leveren voor antwoord op kabinetsvragen, parlementaire vragen, e.d. 4

5 Kennis uitbouwen en inzetten Netwerken, actief bijhouden, uitwisselen en inzetten van kennis en ervaring met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren en/of input te geven aan het beleid. Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures, normen om zo voldoende input te geven voor het beleid. Opvolgen van het kwaliteitskader op teamniveau Binnen het team de indicatoren en andere kwaliteitsparameters raadplegen en toetsen aan de norm met als doel tekortkomingen op te sporen en eventueel acties te ondernemen. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. - Up-to-date houden van de kennis over de regelgeving en de door Kind en Gezin erkende, geattesteerde, vergunde en/of gesubsidieerde voorzieningen en de ondersteuningsstructuren voor deze voorzieningen - Deelnemen aan interne overleg, projectgroepen, leercirkels - Organisatiebreed meewerken aan het optimaliseren van de dienstverlening en het uitwerken van inhoud (projecten) die ten dienste staat van de organisatie. - Bewaakt en/of verbetert voortdurend de kwaliteit van de eigen dienstverlening - Capteren en kanaliseren van signalen, trends en tendensen binnen het vakgebied en het werkterrein - Netwerken onderhouden en gebruiken om kennis op peil te houden - Via het lezen, verzamelen van nieuwe en gewijzigde wetteksten, het bijwonen van studiedagen op de hoogte blijven van diverse ontwikkelingen - Uitwisselen van interessante informatie, toetsen van ervaringen, advies vragen bijvoorbeeld tijdens een casusbespreking of intercollegiaal overleg - Input geven voor de opmaak van regelgeving vanuit de ervaring met de praktijk van de sector - Opmaken van mededelingen ten behoeve van de sector - Opmaken van procedures ter uitvoering van de regelgeving - Meewerken aan de verbetering van de werkprocessen in functie van de ontwikkeling van de sector - Terugkoppelen naar het beleid vanuit de opvolging van de uitvoering, vanuit de monitoring van de beleidsuitvoering - Bewaakt en/of verbetert voortdurend de kwaliteit van de eigen dienstverlening onder meer door het raadplegen van dashboardgegevens - Feedback vragen aan voorzieningen en partners - Afhandelen van klachten en meldingen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. 5

6 Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 2 - Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuwgevonden informatie met bestaande informatie Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 6

7 Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie, waarden en kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatiestructuur van Kind en Gezin en de eigen afdeling Grondige kennis van (nieuwe) procedures, veranderende wetgeving, regelgeving, normen in alle kinderopvangsectoren, budgettaire beperkingen e.d. binnen de doelstellingen van het beleid of bereid zijn deze kennis te verwerven Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Het functionele netwerk waarbinnen het administratief dossierbeheer zich beweegt en de beslissingsbevoegdheden Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica en basiskennis zoals Word, excel, PPT, ICT-systemen zoals Osiris, Kariboe, Edison, Hudson, Mirage of bereid zijn het te leren 5. Andere functierelevante informatie 7

8 Een werk- en denkniveau is vereist overeenstemmend met een professioneel gerichte bachelor met enkele jaren ervaring (of gelijkwaardig door persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie,...) Glijdende werkuren, in overleg verzekeren van permanentie 8