Notulen. Plaats: Carré 3054 Aanvang: 12:45 uur. 1. Opening a) Opening De vergadering wordt geopend om

Transcriptie

1 Aan: Leden FR TNW Van: Thomas van der Meer Uw kenmerk: Ons kenmerk: TNW/FR/TM Telefoon: - Fax: - t.vandermeer@student.utwente.nl Datum: Betreft Agenda vergadering FR-TNW Plaats: Carré 3054 Aanvang: 12:45 uur Notulen 1. Opening a) Opening De vergadering wordt geopend om b) Kennismaking Iedereen doet een namen rondje. De aanwezigen van de vergadering zijn: Karin, Naut, Nina, Emilie, Noor, Thom, Thomas Brouwer, Thomas v/d Meer, Femke en Bert. Daarnaast is Ingrid ook aanwezig om afscheid te nemen en zij stapt dan ook aan het begin van de vergadering definitief uit de FR. c) Vaststellen presidium Het volgende presidium word gekozen: Thomas v/d meer (student) wordt aankomend jaar voorzitter. Karin (medewerker) wordt aankomend jaar vice-voorzitter. Emilie (Student) wordt aankomend jaar secretaris. d) Vaststellen agenda De agenda is goedgekeurd. Karin heeft een mededeling dat er een evaluatie boekje van ST binnen is. Verder is de visitatie ergens aankomende week. 2. Notulen en actiepunten a) Notulen Deze notulen zijn nog niet gevonden. AP Thomas v/d Meer: De voorgaande secretaris mailen voor de notulen van 28/6/18. b) Notulen Thomas v/d Meer had deze notulen gevonden op zijn oude laptop en zijn vandaag naar iedereen opgestuurd. Deze notulen worden nu wel besproken. Hierna worden de notulen naar het FB gestuurd. Thomas B merkt op dat de notulen beknopt zijn, dit is geen goed voorbeeld van hoe de komende notulen moeten worden. Daarnaast missen er pagina nummers. AP Thomas v/d Meer: pagina nummers toevoegen aan notulen 12/7/18. Pagina 1,2,3 en 4 zijn goedgekeurd. Thom merkt op dat hij bijvoorbeeld nog niet weet wat de afkorting HDI betekend. Dit is een vakgroep. Emilie vraagt of er voornamen of achternamen genotuleerd moeten worden. Bij de voorbereidende vergadering en de interne vergadering mogen er voornamen gebruikt worden (Thomas natuurlijk een kleine toevoeging nodig). Bij de vergadering met het FB worden achternamen gebruikt. c) Actiepunten 1

2 Veel actiepunten zijn komen te vervallen. Alleen het actiepunt voor het OER technologie loopt nog, maar hier wordt later op terug gekomen. d) Speerpunten Deze worden verderop in de vergadering herverdeeld. Nina vraagt waar de evaluaties staan van eerdere speerpunten en wie precies wat heeft gedaan binnen zo n speerpunt. Voorgaande speerpunten zouden op de Canvas moeten staan maar om een voorbeeld te geven: Werner is afgelopen jaar veel met werkdruk bezig geweest. Thomas B ligt het doel van de speerpunten toe. Dit komt neer op het zelf actief bezig zijn met het uitzoeken van een bepaald thema. 3. Mededelingen en ingekomen post a) Mededelingen Vandaag sluit Thom Palstra aan bij de vergadering om de FR te informeren hoe het ervoor staat met de zoektocht naar de nieuwe decaan. Stel dat er een decaan is gekozen krijgen wij alleen de naam van de decaan te horen en niet wie andere kandidaten waren. Vandaag kunnen we alleen een adviserende rol hebben en vragen stellen over de competenties/achtergrond van de eventuele decaan. Ongevraagd advies kunnen we natuurlijk altijd geven aan het college van bestuur. b) FSR FGw UvA - Brief aan de minister over investeringen WO Uit Amsterdam is er een brief gekomen van de minister, deze brief staat later ook nog op de agenda en wordt dan besproken. 4. Structuur FR 18/19 Afgelopen jaar was soms best chaotisch dus dat moet dit jaar beter. Er is een document opgesteld waarin het doel van de FR en haar taken wordt besproken. Deze wordt besproken in punt a). a) Document 'FR-TNW ' Document wordt besproken. - De Agenda komt op tijd en er staat het doel bij elk agenda punt. Bijvoorbeeld of ter discussie etc. Er kunnen nog tijden bij elk agenda punt komen te staan om het nog meer structuur te geven. AP Thomas: Tijden toevoegen aan de agenda punten en de agenda vertalen. - Communicatie Om de communicatie te verbeteren worden mailtjes gestuurd met een cc naar frall@tnw.utwente.nl altijd een cc naar de hele FR. De communicatie tussen het FB en de FR wordt uitsluitend gedaan door het presidium. - Cyclus Het huidige model luid als volgt: Een cyclus is 6 weken, waarin om ongeveer om de 2 weken wordt vergaderd. De eerste vergadering is de interne vergadering, hierna is de voorbereidende vergadering en de cyclus wordt afgesloten door de vergadering met het FB. Met deze cyclus is het probleem dat vaak stukken niet tijdig worden gelezen waardoor je geen beslissingen kan maken in de interne vergadering en de voorbereidende en interne vergadering vaak op het zelfde neerkomen. Daarom is het volgende plan in dit document voorgesteld: Voorgesteld document plan: De eerste vergadering van een cyclus zal de interne vergadering zijn. Hier kunnen we de stukken doornemen en eventueel nieuwe onderwerpen aandragen. De tweede vergadering is de FB vergadering waarin de FR vragen kan stellen en in discussie kan gaan met het FB. De derde vergadering is de interne vergadering waar er een besluit wordt genomen en een advies wordt gevormd voor het FB. Verder is er 2

3 ruimte voor een update van de speerpunten en kan er gereflecteerd worden op de cyclus. Er wordt gezegd dat de vergaderingen met het FB vast moeten blijven staat. Dit zijn drukke mensen die niet makkelijk kunnen schuiven met hun agenda. Daarom is het niet handig om het voorgestelde model te nemen. Al je de vergaderingen in het huidige model laat staan maar de FB vergadering niet ziet als laatste vergadering maar als 2 de vergadering, zit er te veel tijd tussen de FB vergadering en de interne vergadering. Conclusie en model hoe we het komend jaar indelen: Het huidige model wordt aangehouden. Wel wordt duidelijk gemaakt wat het doel is van elke vergadering. Dit luidt als volgt: De eerste vergadering is de interne vergadering, waarin vooral speerpunten worden besproken en geen besluiten worden genomen. De tweede vergadering is de voorbereidende vergadering waarin beslissingen worden genomen over de stukken. Komen de stukken te laat dan melden we dat tijdens de FB vergadering en kan de beslissing worden verschoven naar de interne vergadering. - Beslissingen over het OER worden door de meer ervaren raad genomen. Dus door de mensen van de FR die er net uit zijn gegaan. Verder ligt de financiele structuur van de faculteit open en als je het interressant vind kan je hier jezelf meer in verdiepen. Hier wordt later in de vergadering op terug gekomen. - Dit jaar is het plan om 2x met de OLC rond de tafel te gaan. Vorige jaar is bedacht dat dit het handigste is rond oktober en rond maart. AP Emilie OLC moment plannen oktober met hierin de vraag voor het inbrengen van punten. - Daarnaast is het plan om met Faculteitsraden van andere faculteiten te spreken. AP Emilie afspraak plannen met andere Faculteitsraden in december. - Contact met de UR. Dit wordt later nog gepland. - Een notulist regelen is lastig. Dit omdat een notulist onafhankelijk- dit is lastig want student/medewerker moet dan dus van een andere faculteit komen, Daarnaast moet er geld voor zijn. AP Thomas v/d Meer: achter de notulist aan. Bij vergadering met het FB heeft een keer een extern persoon genotuleerd. Dit was geen succes daarom doen wij het zelf. b) Huishoudelijk regelement Kon Thomas niet vinden van de faculteitsraad. In dit document kan bijvoorbeeld de structuur vastgelegd worden. Dit is voor een orgaan verplicht, maar als we het niet kunnen vinden ontbreekt de structuur op papier. Faculteits-regelement =/= huishoudelijk regelement faculteitsraad. AP Bert opzoek naar huishoudelijk regelement faculteitsraad. Eenmaal gevonden kan het document worden upgedate. Als het niet wordt gevonden moet er een nieuwe worden gemaakt. c) Taal van de FR (engels/nederlands) Nina vraagt of het huishoudelijk document ook in het Engels moet. Wettelijke documenten moeten er ook in het Nederlands zijn omdat de wet ook in het Nederlands is. Vorig jaar is de FR niet Engels geworden. Aankomend jaar moet dit wel gebeuren. Omdat de stukken openbaar zijn en niet Nederlandse medewerkers komen in FR Daarom moet alles voortaan in het Engels. Er wordt gekeken naar een vertaler. d) Canvas 3

4 De huidige stand is de indeling van blackboard maar dan de Canvas versie. Alles moet worden ingedeeld worden in Cyclusi. Binnen de Cyclus moet alles op onderwerp staan. Bert - Je gaat geen 2 dezelfde document ergens neerzetten. Er moet ook een algemene map komen. AP Naut Proberen Canvas een duidelijke indeling geven binnen de Cyclusi mappen op onderwerp. Ook is het handig om van de ingedeelde dingen een overzicht te maken. Probeer 16/17 als voorbeeld te houden en niet 17/18. Die was namelijk onduidelijker. Nina merkt op dat er in enkele mappen helemaal niks staat, dat is natuurlijk overbodig. 5. Focuspunten a) Focuspunten verdelen Focus punten zijn speer punten. De oude punten worden opnieuw verdeeld. En zijn onderaan deze notulen te zien. In interne vergaderingen kunnen de speerpunten worden besproken. 6. Lopende zaken a) Begroting Thomas B Er is niet veel bijzonders te melden. Het enige benoemingswaardige is dat er een nieuwe CEO begroting was. Hierdoor kregen alle medewerkers meer loon. Dus Faculteit moest ergens een miljoen vandaan halen. Op de begroting hebben we instemming of advies dat is niet helemaal duidelijk. b) OER Hier mee hebben we ingestemd. De uiteindelijke versie werd heel laat gestuurd waardoor het moeilijk was om genoeg stemmen te krijgen door de vakantie periode. Maar uiteindelijk wel genoeg stemmen en het OER is goedgekeurd door ervaren leden van de FR. c) Structuurrapporten Als er een nieuwe onderzoeksgroep wordt opgericht moet er een structuur rapport komen. e) Opvolging decaan Thom Palstra is de vergadering binnen gekomen. Hij kan niet mededelen wie eventueel de nieuwe decaan kan worden wel informeert hij ons over het proces. Dit is vertrouwelijk en zal dus niet worden genotuleerd. Wat wel bekend is, is dat Hans (de oude/huidige decaan) nog sowieso decaan zal blijven tot december en dat het college van bestuur er mee bezig is. Als mensen vragen hebben over de opvolging decaan kunnen ze naar de voorzitter van de BAK. f) Verkiezingen medewerker-leden FR Karin Er moeten 7 medewerkers in de FR zitten. In April is er iemand weggegaan en later heeft nog een medewerker de FR verlaten. Daarnaast zoals eerder beschreven werd stapt Ingrid ook definitief uit de FR. Omdat er 3 kandidaten zijn en drie plekken zullen volgend jaar de volgende 3 mensen bij: Dimitrios, Monica en Ruchi. BMT vakgroep hoogleraar Ze komen hopelijk volgende vergadering. AP: presidium: langslopen bij de faculteitsbureau decaan, om voor te stellen. Adviesrecht Instemming-/adviesrecht Instemmingsrecht? Adviesrecht 7. Nieuwe zaken a) FSR FGw UvA Brief aan de minister over Doen we niks meer mee. 8. W.v.t.t.k. 4

5 niks 9. Rondvraag Emilie heeft praktische vragen over de notulen De notulen moeten zsm worden uitgewerkt. In ieder geval voor de volgende vergadering. Ook moeten deze worden vertaald. Ze moeten in pdf worden aangeleverd. Thomas B vraagt of de lunch is geregeld. Bert- zegt dat er budget is voor lunch. We wachten af voor de lunch. Krijgen we geen lunch kunnen we dit navragen bij het faculteitsbureau van de decaan.. Thomas v/d M. Het jaarverslag moet worden bijgehouden. Dit moet ook op de agenda komen. AP Thomas v/d Meer: Jaarverslag op de agenda zetten. Srinivas was naar Oxford, vandaar zijn afwezigheid. Karin is er de komende 2 vergaderingen niet bij, vanwege vakantie. Thomas B is er de komende 2 vergaderingen ook niet bij vanwege dezelfde reden. 10. Sluiting a) Actiepuntenlijst Emilie noemt de actiepunten op. b) Volgende vergadering Is gepland. c) Sluiting De vergadering wordt gesloten om Actiepunten Actiepunt - De voorgaande secretaris mailen voor de notulen van 28/6/18. - Pagina nummers toevoegen aan notulen 12/7/18. - Tijden toevoegen aan de agenda punten en de agenda vertalen. - Achter de notulist aan voor vergaderingen. - Jaarverslag op de agenda zetten. - OLC moment plannen oktober met hierin de vraag voor het inbrengen van punten. - Afspraak plannen met andere Faculteitsraden in december. - Opzoek naar huishoudelijk regelement faculteitsraad. - Proberen Canvas een duidelijke indeling geven binnen de Cyclusi mappen op onderwerp. - Langslopen bij de faculteitsbureau decaan, om voor te stellen. Wie Thomas v/d Meer Emilie Bert Naut Presidium Speerpunten (nog van vorig jaar) Speerpunt Wie (oude mensen eruit) opmerkingen Tenure Track Karin, Srini Dit is een medewerkers ding. Dus er wordt gewacht op de nieuwe medewerkers om dit in te delen. Internationalisering Thomas M, Srini Wordt laten vallen. 5

6 Dit moet op je jaarcirkel want het is een jaarlijks iets. Het zal dus hier worden OER verwijderd. Faculteitsplan Thoma sm Dit is het strategisch plan. Dit was er eerst niet. Degene die het plan nog niet kennen moeten dit even doorlezen. Waar willen we over 5 jaar zijn binnen de faculteit? Staat ergens op Canvas. Als focus punt komt het te vervallen. Komt te vervallen Begroting ThomasM, ThomasB, Bert Begroting komt weer op de jaarcirkel. Nina vind het leuk om hier mee bezig te gaan. Die kan mee naar 3x per jaar vergadering. Kwaliteitscontrole PDEng ThomasB Mag eraf. Clustering van onderzoeksgroepen Karin Mag eraf. Werkdruk Karin thomas B femke noor Dit punt willen we als focus punt houden, de hiernaast staande mensen gaan hier mee bezig. Thomas nieuw speerpunt. WSV middelen. Nina en Naut, thomas M. Wet studie voorschot. Thom Canvas hoe het loopt wat vinden we ervan. Thom Docenten hebben trainingen gehad maar dit is nog niet geevalueerd. Wat vinden mensen ervan na het een tijdje gebruikt te hebben. Er zijn bijvoorbeeld geen submappen, wordt dit vervelend gevonden? Karin Matlab Thomas vraag technohal Nina- hier is een werkgroep voor. Thom, Femke TN is over naar Phyton. Dit omdat Matlab niet gebruikt wordt in bedrijven. Kijken of hier problemen mee zijn. Jaarcirkel Wat Meeting OLC s Meeting OLC s Werving studentassesor Begroting 2020 Werving nieuwe leden FR Jaarplan 2020 Wanneer Oktober Maart Maart April April Juni 6