Aan de gemeenteraden van Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland. Via: griffies Cc: contactpersonen. Hengelo, 21 april 2017

Transcriptie

1 Plv. secr.: H.A.Valkenburg Ridderhof EM Arnhem Aan de gemeenteraden van Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland Via: griffies Cc: contactpersonen Hengelo, 21 april 2017 Betr.: Conceptonderzoeksplan Geheimhouding Geachte gemeenteraden, De Rekenkamercommissie BBLM start binnenkort met een onderzoek naar de wijze waarop in de praktijk wordt omgaan met het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en of daarbij de wettelijke kaders, de procedurele regels en het beleid dat de gemeente erover heeft geformuleerd worden nageleefd. Graag horen we vóór 22 mei van u, of van individuele fracties, of u kunt instemmen met het bijgaande conceptonderzoeksplan of dat u nog aanvullende wensen heeft. Uiteraard zijn we ook bereid om een uitleg van het onderzoeksplan te komen geven. Met vriendelijke groet, W.J. Lugtenburg-Sanders voorzitter 1

2 Plv secr.: H.A. Valkenburg Ridderhof EM Arnhem CONCEPT ONDERZOEKSPLAN GEHEIMHOUDING Onderzoekers Wil Lugtenburg-Sanders Lydia Zwier-Kentie Remon Workel april

3 Inhoud 1. Inleiding Doelstelling en vraagstelling onderzoek Aanpak Normenkader Planning Kosten

4 1. Inleiding Nederland is een democratische rechtstaat. Het is daarom belangrijk dat inwoners inzicht hebben in hoe de overheid haar werk doet. Openbaarheid van informatie en transparante besluitvorming is van groot belang voor het functioneren van het openbaar bestuur. Ook een raadslid kan geen kennis vergaren en geen verantwoorde keuzes maken, wanneer het college niet transparant is over zijn handelen en wijze van besluitvorming. Ondanks dat (actieve) openbaarheid het uitgangspunt is en ook de colleges dit altijd nastreven, kan het opleggen van geheimhouding op informatie soms nodig zijn. Bijvoorbeeld wanneer de financi le positie van de gemeente wordt geschaad door het openbaar maken van de informatie. Maar wat betekent dit voor de gemeenteraad, waar moeten raadsleden op letten wanneer geheimhouding of vertrouwelijkheid wordt bepaald of wanneer de raad die zelf wil opleggen? Welke risico s loopt de gemeente cq de gemeenteraad? De RC BBLM voert dit kleine onderzoek zelf uit in de 2 e helft van Het onderzoek bestaat uit: een quickscan per gemeente o.b.v. documentstudie en enkele interviews, met enkele casus per gemeente ter illustratie van de praktijk van de betreffende gemeente, resulterend in een checklist geheimhouding voor de raad 2. Doelstelling en vraagstelling onderzoek Doelstelling Het doel van het onderzoek is inzicht bieden in de gemeentelijk praktijk van het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. De RC BBLM verwacht dat het gemeentebestuur met dit inzicht een wel-overwogener afweging kan maken om wel of niet geheimhouding op ( een deel van) een document te leggen en dat het bestuur daarbij nog beter kan zorgen dat de wettelijke kaders, de procedurele regels en het beleid dat de gemeente hierover heeft geformuleerd, wordt nageleefd. De RC BBLM onderzoekt niet of het bestuur van de gemeente terecht geheimhouding heeft opgelegd. De inhoudelijke motivering voor het opleggen van geheimhouding is dus geen onderdeel van het onderzoek, aangezien dit een keuze van de politiek is. 4

5 Vraagstelling De RC BBLM heeft hierbij de volgende centrale vraagstelling: Hoe gaan de colleges van B&W van BBLM om in de praktijk met het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en worden hierbij de wettelijke kaders, de procedurele regels en het beleid dat de gemeente over heeft geformuleerd nageleefd? Deelvragen: 1. Procedurele regels en beleid, uitvoering Welke procedurele regels heeft de gemeente over geheimhouding geformuleerd? Hoe vaak heeft het college c.q. de raad in de onderzoeksperiode geheimhouding op een college- of raadsvoorstel (inclusief bijlagen) opgelegd? 2. Opleggen geheimhouding Is er een onderbouwing gegeven waarom geheimhouding op het onderwerp is opgelegd? Is in de onderbouwing verwezen naar de wettelijke grondslag en naar e e n van de uitzonderingsgronden in de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob), artikel 10? Is herkenbaar dat op een document geheimhouding is gelegd? Is er een termijn verbonden aan de opgelegde geheimhouding? Hoe vaak legt het college c.q. de gemeenteraad in de onderzoeksperiode geheimhouding op? 3. Bekrachtigen van geheimhouding Heeft de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering een beslissing genomen om de opgelegde geheimhouding wel of niet te bekrachtigen? In hoeveel % van de gevallen, dat er geheimhouding is opgelegd, wordt in de eerstvolgende raadsvergadering besloten om de opgelegde geheimhouding wel of niet te bekrachtigen? 4. Opheffen van geheimhouding Heeft de gemeenteraad of het college van B en W een besluit genomen tot het opheffen van geheimhouding? Houdt de gemeente systematisch bij of de geheimhouding kan worden opgeheven of van rechtswege is vervallen? Wordt - wanneer de gemeenteraad de geheimhouding heeft opgeheven - het document/de documenten waar geheimhouding op lag openbaar gemaakt? Wordt - wanneer het college van B en W de geheimhouding heeft opgeheven - tenminste het opheffingsbesluit openbaar gemaakt? In hoeveel % van de gevallen, dat er geheimhouding in de onderzoeksperiode is opgelegd, wordt er nadien tot het opheffen van geheimhouding besloten? 5. Overige Wat kunnen de BBLM gemeenten leren van elkaar van de praktijk van het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding, of van andere gemeenten (tips uit andere rekenkamerrapporten)? Wat is (een mogelijke) checklist voor raadsleden? 5

6 3. Aanpak De RC BBLM zal tijdens dit onderzoek gebruik maken van de volgende onderzoeksmethodieken: Documentenstudie. Bestudering van relevante (wetenschappelijke) literatuur. Casus. Voor de onderzoeksperiode worden de college- en raadsvoorstellen gescreend of er sprake is van het opleggen van geheimhouding. Deze screening wordt aangeleverd door de ambtelijke organisatie; met bijgeleverd een overzicht van de vergaderingen in beslotenheid en de daarbij behorende verslagen. Hieruit worden maximaal 5 college- en 5 raadsvoorstellen steekproefsgewijs geselecteerd door de RC BBLM. Interviews. De commissie zal voor dit onderzoek de raadsgriffier, de bestuurssecretaris van het college van B en W en een jurist van de afdeling Juridische zaken, Inkoop en Subsidies van de gemeente interviewen (of op aangeven van de contactpersoon per gemeente). De onderzoeksperiode betreft het jaar Normenkader 1. Beleid Er is gemeentelijk beleid ten aanzien van de omgang met geheimhouding en in beslotenheid vergaderen en deze is vastgelegd. 2. Opleggen van geheimhouding a. Er is een onderbouwing gegeven bij het document waar geheimhouding is opgelegd. b. In de onderbouwing is verwezen naar de wettelijke grondslag en naar e e n van de uitzonderingsgronden in de Wob (artikel 10). c. Op het document is herkenbaar vermeld dat er geheimhouding is opgelegd. d. Er is een termijn verbonden aan de opgelegde geheimhouding. 2: Bekrachtigen van geheimhouding De gemeenteraad heeft in de eerstvolgende raadsvergadering een beslissing genomen om de opgelegde geheimhouding wel of niet te bekrachtigen. 3: Opheffen van geheimhouding a. De gemeenteraad of het college heeft een besluit genomen tot het opheffen van geheimhouding. b. De gemeente houdt systematisch bij of de geheimhouding kan worden opgeheven of van rechtswege is vervallen. c. Het document c.q. de documenten waar geheimhouding op lag worden, wanneer de gemeenteraad de geheimhouding heeft opgeheven, openbaar gemaakt. d. Het opheffingsbesluit wordt openbaar gemaakt, wanneer het college van B en W de geheimhouding opheft. 6

7 5. Planning Het onderzoek wordt door de RC BBLM zelf verricht in het 2 e en 3 e kwartaal van Oplevering vindt plaats in het 4 e kwartaal van Op 7 april wordt het conceptonderzoeksvoorstel voorgelegd aan, en besproken met de KBG. Vervolgens zal het onderzoeksvoorstel in mei voorgelegd worden aan de 4 raden. Het definitieve onderzoeksvoorstel wordt vastgesteld voor 1 juni De startbijeenkomst vindt plaats in week 23. Documentstudie vindt plaats in mei, juni, juli en de interviews in augustus/september. De rapportage wordt in september 2017 geschreven. Het rapport wordt in oktober voor technisch en bestuurlijk wederhoor voorgelegd. Oplevering van het rapport aan de raden, inclusief de vergelijking in de overkoepelende notitie, zal geschieden in november Na de oplevering van het rapport zal de checklist gemaakt worden en aangeboden aan de raden. 6. Kosten De kosten voor dit onderzoek bedragen euro. Per gemeente 92 uur a 59,25 euro+ onvoorzien = euro. Documentstudie: 40 uur per gemeente, onder de voorwaarde dat de documenten en overzichten door de gemeenten tijdig en volledig en juist worden overhandigd in juni. (de documentstudie betreft de bestudering van het beleid, het bestuderen van de lijst college- en raadsvoorstellen 2016, het selecteren uit de lijst college- en raadsvoorstellen met geheimhouding ( steekproef), het bestuderen van 10 college- en raadsvoorstellen). Interviews: 3 keer 4 uur = 12 uur per gemeente Ambtelijk hoor en wederhoor: 8 uur Formuleren C&A: 8 uur Rapportage schrijven: 24 uur per gemeente Overkoepelend: 24 uur a 59,25 euro= euro. Overkoepelende notitie: 8 uur Checklist maken: 16 uur Onvoorzien Totaal = 4 * = euro 7

8 Bijlage Niet openbare, geheime, vertrouwelijke documenten Niet openbaar Het uitgangspunt van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is dat alle documenten van het gemeentebestuur openbaar zijn, tenzij. Speelt bij een document e e n van de belangen uit artikel 10 of 11 van de Wob dan is het niet openbaar. Het document wordt dan niet op de website van de gemeente geplaatst (actieve openbaarheid). Het document wordt ook niet op verzoek van derden verstrekt. Geheim Voor deze documenten geldt dat een bestuursorgaan (bijvoorbeeld de gemeenteraad of het college) expliciet besloten heeft om geheimhouding op te leggen. Bij het opleggen van de geheimhouding moet het bestuursorgaan verwijzen naar een belang dat is vermeld in artikel 10 van de Wob. Vertrouwelijk Soms wordt gezegd dat een document vertrouwelijk is. Daar wordt dan vaak mee bedoeld dat het document geheim is. In de Gemeentewet wordt alleen de term geheim gehanteerd. 8