Gulpen-Wittem, 10 april 2007 Portefeuillehouder mr. W.J.G. Geraedts Bijlagen 1 Afdeling CC Ons Kenmerk CC/03

Transcriptie

1 RAADSVOORSTEL Nr. CC/006 Aan de Raad van de gemeente Gulpen-Wittem Gulpen-Wittem, 10 april 2007 Portefeuillehouder mr. W.J.G. Geraedts Bijlagen 1 Afdeling CC Ons Kenmerk CC/03 ONDERWERP: Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie VOORSTEL: 1) Het plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie vaststellen (conform de raadsmotie van ) 2) Instemmen met een structurele halfjaarlijkse voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie (conform de raadsmotie van ) BEHANDELING IN B&W d.d. 10 april 2007 BEHANDELING IN RONDE TAFELGESPREK d.d. 10 mei 2007 BEHANDELING RAAD d.d. 31 mei 2007

2 I. Inleiding Conform de raadsbreed aangenomen motie van dient binnen twee maanden na het bespreken in uw raad van het onderzoeksrapport Tere Plekken, opgesteld door de Rekenkamercommissie, een concreet plan van aanpak inzake de noodzakelijke organisatieverbeteringen opgesteld te worden. In diezelfde raadsvergadering is een motie aangenomen waarbij het college van B & W wordt opgedragen de raad op de hoogte te brengen van de voortgang van het reorganisatieproces (Verander- en verbetertraject). Dit voortgangsoverzicht zal eveneens geagendeerd kunnen worden voor de raadsvergadering van 31 mei a.s. In de bespreking van de eerste versie van het plan van aanpak is raadsbreed de behoefte aan een smart plan van aanpak aangegeven. Het thans voorliggend plan van aanpak voldoet aan de smart -beginselen. II. Doelstelling/Beoogd Effect 1) Door middel van een smart plan van aanpak aantonen hoe de organisatieverbeteringen, resulterende uit het onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie, binnen de, hiervoor door het Directieteam noodzakelijk geachte, tijdsperiode doorgevoerd zullen worden. III. Argumenten/Alternatieven/Toelichting De gemeenteraad van Gulpen-Wittem heeft op 26 oktober 2006 de intergemeentelijke Rekenkamercommissie Eijsden, Gulpen-Wittem, Meerssen, Nuth, Valkenburg aan de Geul (verder de Rekenkamercommissie) verzocht een onderzoek uit te voeren naar de door de gemeente aangebrachte bermafwerking aan de Slenakerweg ter hoogte van huisnummer 15. Het d.d. 27 november 2006 uitgebrachte onderzoeksrapport Tere Plekken bevat acht hoofdstukken. De beantwoording van de drie onderzoeksvragen is te vinden in de hoofdstukken 4, 5 en 6. Het rapport wordt uiteindelijk afgesloten met conclusies en aanbevelingen. Het gaat bij de aanbevelingen om overzichtelijke regels om in dit soort situaties onbedoelde willekeur te voorkomen en houvast te bieden aan uitvoerende ambtenaren: 1. De interne communicatie behoeft verbetering. Afspraken van enig belang naar nu zeker blijkt worden niet altijd op schrift gesteld richting burger en collega, of in majeure gevallen richting bovengeschikte. 2. De organisatiestructuurverandering in de ambtelijke organisatie wordt in de praktijk nog niet geheel nageleefd. De commissie wijst op het belang van een spoedige evaluatie om na te gaan of dit een probleem vormt of slechts een kwestie van gewenning is. 3. Het formele normenkader integriteit is de eed die bestuurders, raadsleden en ambtenaren afleggen en de in dit rapport aangehaalde integriteitsnotitie. De commissie

3 beveelt aan deze notitie nader uit te werken in concrete gedragslijnen en verwachtingen. De gemeente Gulpen-Wittem verdient een uitgebreidere notitie en moet dat niet op de lange baan schuiven. Zo n aanpak sluit aan bij het volgende. De Modelaanpak basisnormen integriteit, geeft dat aan. Deze modelaanpak bevat de noodzakelijke elementen van een volwaardig integriteitsbeleid voor ambtenaren en politieke ambtsdragers. Overeengekomen is dat in 2007 alle betrokken overheidsorganisaties een integriteitsbeleid hebben vastgesteld dat ten minste aan de basisnormen voldoet. 4. Het gemeentelijk handelen ligt onder een vergrootglas. Imagoschade of verlies van vertrouwen ligt al snel om de hoek. Een gemeentelijke organisatie is een publieke, dus bijzondere organisatie. Naast de formele hiërarchie van de ambtelijke organisatie kent zo n organisatie een politiek-bestuurlijke dimensie. Ambtenaren moeten zich bewust zijn van het politieke krachtenspel, maar er zich niet naar gaan richten. Wel mag men verwachten dat ambtenaren wanneer zij zien dat politieke of zelfs publicitaire commotie dreigt, zij hiervan zo spoedig mogelijk melding maken op voldoende hoog ambtelijk niveau. 5. Het ontbreken van formeel beleidskader voor wegwerkzaamheden, waardoor medewerkers hun beslissingen zelfstandig nemen kan onbedoeld leiden tot mogelijke verschillen in behandeling die terecht of onterecht de wenkbrauwen doen fronsen. De gevolgen daarvan, die overigens niet volledig aan het ontbreken van het beleidskader kunnen worden geweten, hebben hun uitwerking in deze kwestie niet gemist. Alleen al om die reden acht de commissie het nodig om op dit vlak meer kader te scheppen. Door middel van het plan van aanpak voor de noodzakelijke organisatieverbeteringen, hetgeen conform de raadsbreed uitgesproken behoefte volledig voldoet aan de SMARTprincipes, zal aangetoond worden hoe deze organisatieverbeteringen, resulterende uit het onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie, binnen de hiervoor noodzakelijk geachte tijdsperiode doorgevoerd zullen worden. IV. Eerdere besluitvorming Zoals reeds eerder vermeld liggen zowel aan het plan van aanpak inzake de organisatieverbeteringen (n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie) alsook aan de structurele voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake de daadwerkelijke voortgang van de organisatieverbeteringen (n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie) de raadsbreed gedragen moties van ten grondslag. V. Financiële aspecten

4 De kosten welke hieronder ter sprake komen, betreffen voornamelijk eigen personeelslasten welke reeds van dekking voorzien zijn in de begroting, die 9 november 2006 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het opstellen van het plan van aanpak is intern gebeurd. Met het opstellen van het plan van aanpak zijn dan ook geen onvoorziene kosten gemoeid. Het opstellen van de structurele halfjaarlijkse voortgangsrapportage is eveneens een interne aangelegenheid. Met deze structurele voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie (conform de raadsmotie van ) zullen normaliter dan ook eveneens geen onvoorziene kosten gemoeid zijn. Naar verwachting zullen de organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie bekostigd kunnen worden uit de thans beschikbare budgetten binnen de huidige gemeentebegroting. VI. Beslispunten 1) Het plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie vaststellen (conform de raadsmotie van ) 2) Instemmen met een structurele halfjaarlijkse voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie (conform de raadsmotie van ) VII. Risico s Situaties van onbedoelde willekeur kunnen, bij het uitblijven van de realisatie van de noodzakelijk geachte organisatieverbeteringen, in de toekomst alsnog voorkomen met alle risco( s) van dien voor de alsdan betrokken Gulpen-Wittemse ambtenaren en/of bestuurders VIII. Planning De voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie zal halfjaarlijks opgesteld en aan uw raad voorgelegd worden. IX. Evaluatiemomenten/Rapportages

5 De voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie zal halfjaarlijks opgesteld worden. X. Communicatie N.v.t. XI.Bijlagen - Het plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie

6 Kenmerk : CC/006 GEMEENTEBESTUUR VAN GULPEN-WITTEM Onderwerp : Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. onderzoeksrapport Tere Plekken van Rekenkamercommissie De raad van de gemeente Gulpen-Wittem Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d inzake bovengenoemd onderwerp. Gelet op de raadsmoties d.d. 19 december 2006 Besluit 1) Het plan van aanpak uitvoering aanbevelingen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie vast te stellen (conform de raadsmotie van ) 2) In te stemmen met een structurele halfjaarlijkse voortgangsrapportage c.q. actualisering inzake voortgang organisatieverbeteringen n.a.v. het onderzoeksrapport Tere Plekken van de Rekenkamercommissie (conform de raadsmotie van ) Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem in zijn vergadering van 31 mei De griffier, De voorzitter, Mw. F.G.J.M. van der Walle. Mr. W.J.G. Geraedts.