Advies Deze notitie via het presidiumbericht delen met de raad.

Transcriptie

1 Aanleiding In het presidium is eerder gevraagd om een advies ten aanzien van de omgang met besloten informatie tijdens interactieve raadsbijeenkomsten. Advies Deze notitie via het presidiumbericht delen met de raad. Achtergrond Informatie kan openbaar, vertrouwelijk of geheim zijn: Vertrouwelijk > strafrecht, vanuit de aard van de gegevens Geheim > bestuursrecht, vanuit de procedure Subcategorie van openbare informatie: het embargo De aanbieder kan op openbare informatie een embargo opleggen voor enige tijd. Bijvoorbeeld bij een rekenkamerrapport of een begroting, zodat de raadsleden ook enige tijd hebben om een persreactie voor te bereiden. Een embargo kan gezien worden als een gentleman-agreement. Dit maakt de betreffende informatie niet geheim of vertrouwelijk in de zin van de wet. Wettelijke grondslag: Artikel 272 Wetboek van Strafrecht. 1. Hij die enig geheim waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, wordt gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van de vierde categorie. 2. Indien dit misdrijf tegen een bepaald persoon gepleegd is, wordt het slechts vervolgd op diens klacht. Een raadslid moet zelf beoordelen of informatie vertrouwelijk is in de zin van art. 272 van het Wetboek van Strafrecht. Daarvoor kan bij de griffie advies worden gevraagd. Uitgangspunten: Gelet op de duidelijkheid is het opleggen (en bekrachtigen) van geheimhouding te verkiezen boven de categorie vertrouwelijk. Verder is verstrekking op papier te verkiezen boven mondelinge verstrekking. Hierbij is een officiële commissievergadering te verkiezen boven een informele bijeenkomst. In het algemeen is het verder van belang om zo min mogelijk geheim te verklaren, voor zo kort mogelijke termijn (horizonbepaling opnemen). Vertrekking informatie op papier Geheimhouding die door het college is opgelegd dient in de eerstvolgende raad te worden bekrachtigd, anders vervalt de geheimhouding. In dit verband is het van belang dat de raad niet kort voor een raadsvergadering geheime informatie ontvangt (bv. niet de laatste twee dagen). De griffie heeft per commissie een set met geheime informatie, een overzicht wie welk stuk heeft ingezien en een set met de verslagen van de betreffende commissievergaderingen. De griffie werkt nog aan standaard formats voor oplegging door het college en bekrachtiging door de raad. 1 / 8

2 Mondelinge verstrekking in een commissievergadering Het is van belang dat een commissievergadering grondig word voorbereid door de wethouder, de commissievoorzitter, ambtelijke ondersteuning en (commissie)griffier als geheime of vertrouwelijke informatie aan de orde is. Verrassingen dienen zo veel mogelijk te worden voorkomen. Verder dienen bij een besloten deel van de vergadering zo min mogelijk mensen aanwezig te zijn (raadsleden, commissieleden, wethouder, griffie en een zo beperkt mogelijke ambtelijke ondersteuning) De voorzitter van de vergadering legt aan het begin van het besloten deel van de bijeenkomst geheimhouding op, op grond van relevante wetsartikelen. De griffie heeft hier een vaste tekst voor. De voorzitter bevestigt de geheimhouding aan het einde van de vergadering. Dit wordt ook in een verslag vastgelegd. In een besloten deel kan ook openbare informatie gewisseld worden om een kwestie in een context te kunnen bespreken of om de noodzaak tot geheimhouding te kunnen bespreken. Deze openbare informatie dient niet geheim te worden verklaard. De verslagen dienen te worden vastgesteld. Besloten vergaderingen bestaan officieel niet. Elke vergadering begint en eindigt openbaar. Er wordt door de griffie een verslag gemaakt en er wordt genoteerd wie aanwezig was. Zoals eerder aangegeven heeft mondelinge verstrekking niet de voorkeur maar als het dan toch aan de orde is, dan graag in een officiële commissievergadering. Mondelinge verstrekking in een informele bijeenkomst / oriëntatie? Het is van belang om besloten delen in te lassen in officiële vergaderingen in plaats van tijdens informele bijeenkomsten op de kamer van de wethouder of anderszins omdat dan onduidelijk kan blijven wat precies gewisseld is, wie daar bij was en wat de status daarvan was. Relevante uitspraken: d=ambtsgeheim Achtergrondinformatie: / 8

3 Bijlage 1: In het presidium van 19 maart 2015 is de onderstaande notitie besproken. Inleiding In de afgelopen jaren is er verschillende keren aangifte gedaan door een commissievoorzitter bij de politie van het schenden van de geheimhouding. Een aangifte van schending geheimhouding is een ingrijpende gebeurtenis voor het betreffende raadslid. Maar ook voor de commissievoorzitter. In deze notitie zoekt het presidium van de Delftse gemeenteraad daarom een antwoord op twee vragen: 1. Hoe kunnen de gemeenteraad en het college zoveel mogelijk voorkomen dat er geheime informatie gelekt wordt? 2. Hoe kunnen we het proces dat volgt op een verdenking/constatering van schending geheimhouding correct vormgeven? Aanleiding Tussen 2010 en 2014 is er vijf keer aangifte gedaan van schending geheimhouding door een lid van het presidium van de Delftse gemeenteraad. Dit leidde één keer tot een veroordeling. Alleen het raadslid dat geheime informatie over de nieuwe Sebastiaansbrug lekte, kreeg een boete opgelegd van 500 euro. In de lokale media is veelvuldig gepubliceerd over deze aangiftes. Deze publicaties hebben een negatief effect op de beeldvorming van de Delftse lokale politiek. Bovendien komen deze aangiftes de verhoudingen tussen de raadsleden onderling niet ten goede. Met het opstellen van de commissieverordening is gepoogd de keuze om wel of niet aangifte te doen te depolitiseren. "Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad dan wel het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten aangifte te doen bij de politie." In de toelichting daarop staat "In principe zal bij elke schending van de geheimhouding aangifte worden gedaan bij de politie." Met de redenering gelijke monniken, gelijke kappen is er in de afgelopen jaren steeds aangifte gedaan. Ook als de schending van de geheimhouding een verspreking leek te zijn van het betreffende raadslid. In zijn vergadering van 2 september 2014 heeft het presidium deze materie besproken en besloten om de hele procedure rond geheimhouding en schending hiervan tegen het licht te houden. Ook wilde het presidium meer zicht hebben op de omgang met geheimhouding in andere gemeentes. Vervolgens formuleerden de fracties van Stadsbelangen en Onafhankelijk Delft in de raadsvergadering van 18 december 2014 een motie. Deze motie riep op tot het betrekken van onafhankelijk advies in de afweging om wel of niet aangifte te doen. De fracties wilden dat het presidium een nieuwe werkwijze uit zou werken met een adviesrol voor een onafhankelijke commissie. Daarnaast was men van mening dat als er eenmaal besloten was om aangifte te doen, dit een taak zou moeten zijn voor de voorzitter van de raad. Na een toezegging van de voorzitter van het presidium om dit voorstel te betrekken bij het voorgenomen onderzoek is de motie ingetrokken. 3 / 8

4 In zijn vergadering van 22 januari 2015 heeft het presidium besloten om externe juridische adviezen te vragen m.b.t. het onderwerp geheimhouding en specifiek de punten zoals aangedragen in de hiervoor genoemde motie. Deze adviezen zijn opgevraagd bij de VNG en bij de heren mr.dr. W. van der Woude (Universiteit Utrecht) respectievelijk mr. J.L.W. Broeksteeg (Radboud Universiteit Nijmegen). In deze notitie wordt op deze adviezen ingegaan en de integrale adviezen zijn als bijlage toegevoegd aan de notitie. Leeswijzer In dit memo zal eerst de huidige praktijk en procedure voor het behandelen van geheime informatie beschreven worden (A). Vervolgens beschrijven we de huidige praktijk als er een schending van de geheimhouding wordt geconstateerd (B). Dan volgen suggesties om lekken te voorkomen (C. deelvraag 1). En volgen verschillende aanbevelingen over het al dan niet doen van aangifte (D. deelvraag 2). A. Wet en regelgeving m.b.t. geheimhouding Wet Openbaarheid van Bestuur en Gemeentewet Uitgangspunt in het openbaar bestuur is openbaar tenzij. De Gemeentewet schrijft voor dat een bestuursorgaan alleen geheimhouding mag opleggen op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het opleggen van geheimhouding beperkt de vrijheid van meningsuiting 1. Daarom moet een bestuursorgaan formeel tot geheimhouding besluiten. De Wob heeft als uitgangspunt dat alle informatie openbaar is tenzij er één van de in de wet genoemde uitzonderingsgronden van toepassing is. Het eerste lid van artikel 10 vermeldt de absolute uitzonderingsgronden: in de genoemde gevallen blijft verstrekking van de gevraagde informatie zonder meer achterwege. Artikel 10, eerste lid Wob 1. Het verstrekken van informatie blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. In het tweede lid van artikel 10 zijn zeven relatieve uitzonderingsgronden neergelegd. Telkens wanneer de openbaarmaking van bepaalde informatie aan een of meer van de daarin genoemde belangen raakt, moet het bestuursorgaan een afweging maken tussen het specifieke belang dat met geheimhouding van de informatie wordt gediend en het publieke belang van openbaarheid. Artikel 10, tweede lid 2. Het verstrekken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; 1 Artikel 7 Grondwet 4 / 8

5 b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Het college van B&W, de burgemeester, de raad, de commissie en de commissievoorzitter kunnen geheimhouding opleggen. Dit is in de Gemeentewet geregeld in artikel 23 en artikel 25 (raad), in artikel 54 en 55 (college), in artikel 82 lid 5, artikel 83 lid 4 en 5, artikel 84 lid 3 en artikel 86 (commissies). Voor een uitgebreidere uiteenzetting m.b.t. deze artikelen wordt verwezen naar hoofdstuk 2 van het advies van de heer Broeksteeg (zie in de bijlage). Reglement van Orde van de gemeenteraad - Commissieverordening In het reglement van orde van de gemeenteraad van Delft zijn in hoofdstuk VI (artikel 43 t/m 46) bepalingen opgenomen m.b.t. geheimhouding en het in beslotenheid vergaderen. Deze bepalingen zijn grotendeels gebaseerd op de artikelen 23 t/m 25 van de Gemeentewet. In de commissieverordening zijn in artikel 20 en 21 bepalingen opgenomen met betrekking tot besloten vergaderingen, het opleggen van geheimhouding en schending van geheimhouding. Werkwijze opleggen van geheimhouding door college van B&W Vanuit een bepaald cluster wordt een voorstel opgewerkt voor een besluit door college en/of de gemeenteraad. Dit gaat met een digitaal aanbiedingsformulier. Dit formulier moet (digitaal) geaccordeerd worden door de programmeur, het hoofd programmering, de controller en de directeur. Het formulier bevat velden voor aanleiding/inhoud, voorstel (beslispunt), doorgeleiding naar raad (ter besluitvorming of ter kennisname), deadline, en geheimhouding. Wanneer een stuk (deels) geheim zou moeten worden verklaard, dan moet dit zijn verwoord in een beslispunt. Ook moet de opsteller in dit beslispunt aangeven op grond van welk artikel van de Wob dit gebeurt, en wanneer de geheimhouding kan worden opgeheven (procesmoment). Geheime informatie wordt zo veel als mogelijk opgenomen in een geheim te verklaren bijlage, zodat de rest van het dossier openbaar is. De stukken worden doorgestuurd naar Registratie om er een Bestuurlijk Behandelvoorstel (BBV) van te maken in Verseon. Registratie stuurt een bericht naar Bestuurlijke Procesondersteuning, dat er een BBV klaarstaat om te verwerken voor de volgende agenda van het college. De artikelen van de Wob, die in de gemeente Delft het vaakst gehanteerd worden als grond voor het opleggen van geheimhouding zijn artikel 10 lid 1d en lid 2b, e en g. In deze gevallen dient de gemeenteraad de door het college opgelegde geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen (zie artikel 25 lid 3 Gemeentewet). 5 / 8

6 Werkwijze raad/commissie In de afgelopen 5 jaar zijn er diverse besloten commissievergaderingen geweest. Deze besloten vergaderingen werden belegd naar aanleiding van een verzoek vanuit het college om geheime informatie te delen met de commissie. In dergelijke situaties wordt de commissie uitgenodigd voor een vergadering, waarbij wordt aangekondigd dat het college een verzoek heeft gedaan om in beslotenheid geheime informatie te delen met de commissie. Bij de vergadering zelf wordt vervolgens m.b.t. het daadwerkelijk in beslotenheid vergaderen en het eventueel opleggen van geheimhouding op de betreffende informatie het stroomschema gevolgd zoals opgenomen in bijlage 1 van de commissieverordening. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over de duur van de opgelegde geheimhouding. B. Praktijk in geval van schending geheimhouding Zoals genoemd in de inleiding van deze notitie, is er in Delft in de periode vijf keer aangifte gedaan van schending geheimhouding. In alle gevallen betrof het geheime informatie die in een besloten commissievergadering door het college was gedeeld met de commissie. De afweging om daadwerkelijk aangifte te doen wordt normaal gesproken gemaakt door de betreffende commissievoorzitter en commissiegriffier, in overleg met de overige leden van het presidium. In sommige gevallen wordt ook overleg gepleegd met het college, om er zeker van te zijn dat de naar buiten gebrachte informatie geheim is. Op grond van artikel 21 van de commissieverordening is er daarbij vervolgens voor gekozen om de betreffende commissievoorzitter, ondersteund door de betreffende commissiegriffier, aangifte te laten doen. Deze aangifte wordt gedaan op het politiebureau. Vervolgens dient afgewacht te worden of de officier van justitie daadwerkelijk overgaat tot vervolging of niet. Communicatie rondom aangiften Wanneer een commissievoorzitter aangifte doet van schending van de geheimhouding, wordt dit via een kort, zakelijk en feitelijk bericht op het raadsinformatiesysteem (ris) wereldkundig gemaakt. Er worden geen persberichten verspreid. De pers gebruikt het ris als nieuwsbron. Een bericht over een aangifte wordt dezelfde dag op het ris gepubliceerd, zo snel mogelijk nadat aangifte is gedaan. Om de buitenwereld zo neutraal en objectief mogelijk te informeren, wordt hierbij niet gekeken naar personen, fracties, partijen of de aard van het mogelijke strafbare feit. Er wordt ongeacht de persoon of de aanleiding altijd een bericht over de aangifte gepubliceerd. In de woordvoering wordt journalisten gewezen op de procedures die hierover door de raad zijn vastgesteld. Voor persoonlijke reacties worden journalisten doorverwezen naar de direct betrokkenen. Tot voor kort werd er op het ris geen informatie gepubliceerd over de uitkomst van het onderzoek door de officier van justitie (wel of niet vervolging). Alleen in de laatste casus (eind 2014) is wel op het ris een berichtje geplaatst dat de officier van justitie besloten had om niet over te gaan tot vervolging. C. Aanbevelingen ter voorkoming van lekken 6 / 8

7 In Nederland geldt dat de burgers inzicht moeten hebben in het handelen van de overheid. De besluitvorming van de gemeenteraad dient in het openbaar plaats te vinden. Zo kunnen onze inwoners deelnemen aan de democratie en kunnen de raadsleden verantwoording afleggen over hun handelen. Sommige informatie is echter niet geschikt om openbaar te maken. In de afgelopen jaren is er wel de behoefte geweest bij de raad om kennis te nemen van geheime informatie en bij het college om geheime informatie te delen. Dit gebeurde veelal door middel van presentaties en besprekingen in geheime commissievergaderingen. Een aantal maal is gelekt uit zulke vergaderingen. Dit gebeurde soms in een aansluitende openbare vergadering, op de website van een politieke partij of mogelijk door het bezorgen van geheime informatie bij de krant. Het presidium doet hieronder een aantal procesvoorstellen waarmee we het lekken van geheime informatie zoveel mogelijk willen voorkomen. 1. Preventie: Het college verklaart minder informatie geheim Het college kan worden verzocht om zo min mogelijk informatie geheim te verklaren en brieven met geheime informatie niet deels te mengen met openbare informatie. Als er geheime informatie te delen is met de gemeenteraad dan wordt deze informatie zoveel mogelijk in een geheime bijlage opgenomen. Dan kan het hoofddocument gewoon op het RIS geplaatst worden. 2. Horizonbepaling opnemen, de geheimhouding vervalt dan automatisch na verloop van tijd Het college kan worden verzocht om steeds expliciet op te nemen tot wanneer bepaalde informatie geheim moet blijven. 3. Liever schriftelijk dan mondeling geheime informatie delen met de raad Het college kan worden gevraagd om geheime informatie vooral schriftelijk aan te leveren. Dat brengt de raadsleden in de positie om de geheimhouding te bekrachtigen in de raad. In dat verband is het relevant dat bv. twee dagen voor de raadsvergadering geen geheime stukken meer in ontvangst worden genomen. Dit om er voor te zorgen dat de raadsleden daadwerkelijk kennis kunnen nemen van de informatie alvorens zich uit te spreken over de geheimhouding. Raadsleden kunnen de stukken bij de griffie (of op afspraak) inzien. Er mogen vanzelfsprekend geen foto s of aantekeningen gemaakt worden van de stukken. 4. Geheime informatieve bijeenkomsten als onderdeel van een commissievergadering Soms is het desalniettemin wenselijk om een toelichting te krijgen op geheime informatie. In die gevallen kan een commissievergadering belegd worden, die weliswaar openbaar opent en sluit, maar voor het overige in beslotenheid plaats kan vinden. Het is aan de commissie om te besluiten over geheime status van het besprokene in het besloten deel van deze vergadering. Er komt een (beperkte) geheime besluitenlijsten met het onderwerp van de vergadering, de aanwezigen, de inhoud op hoofdlijnen en de besluitvorming van de commissie over het opleggen van de geheimhouding. 7 / 8

8 D. Aanbevelingen ten aanzien van het doen van aangifte Conform de ontvangen adviezen wordt het volgende aanbevolen: 1. Stel geen (onafhankelijke) adviescommissie in 2. Als de plicht tot geheimhouding toch wordt geschonden dan besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet. Aangifte is daarbij geen automatisme; dit moet per geval worden beoordeeld. Daarbij kan de burgemeester in de praktijk bepaalde criteria ontwikkelen. Dat zouden bijvoorbeeld kunnen zijn: a. Is er reden om aan te nemen dat de plicht per ongeluk geschonden is? b. Is geheimhouding (nog steeds) strikt noodzakelijk? c. Hoe schadelijk is de schending van de geheimhoudingsplicht gebleken? d. Heeft de persoon in kwestie (indien bekend is wie dat is of daaromtrent ernstige vermoedens bestaan) vaker een geheimhoudingsplicht geschonden? 3. Als besloten wordt geen aangifte te doen namens de gemeente, behoudt iedereen (raadslid of anderszins) het recht om dit alsnog zelf te doen. Aangifte doen gebeurd dan op persoonlijke titel. Raadsleden 8 / 8