1 DE FUNCTIE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Agentschap Overheidspersoneel legt een werfreserve aan voor de functie van selectieverantwoordelijke Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE FUNCTIE IN HET KORT De Vlaamse overheid is heel divers. Stuk voor stuk bieden onze organisaties tal van interessante en uitdagende functies aan in verschillende vakgebieden. Als selectieverantwoordelijke worden je werkdagen erg gevarieerd ingevuld: intake- of selectiegesprekken voeren, cv-screenings doen, actief zoeken naar de geschikte kandidaten, testen afnemen, terugkoppelen naar de kandidaten en de wervende organisatie, en dat voor uiteenlopende functies in gans Vlaanderen. Je staat in voor het rekruteringsen selectieproces van A tot Z en garandeert een efficiënt en kwaliteitsvol proces. Heb jij zin in een job waarbij je met en voor mensen werkt? Wil je graag de juiste persoon op de juiste plaats zetten in een organisatie en heb je talent in het doorgronden van mensen? Dan zijn wij op zoek naar jou als nieuwe collega! 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt het lijnmanagement van de Vlaamse overheid bij uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO biedt, binnen de Vlaamse overheid, gemeenschappelijke dienstverlening aan rond werving en selectie, HR- en organisatiebeleid, personeelsregelgeving en personeelsadministratie. Het Dienstencentrum Talent zorgt voor een klantvriendelijke, kwalitatieve, efficiënte maar ook innovatieve dienstverlening op vlak van rekrutering en selectie, prestatiemanagement, leren en ontwikkelen en personeelsmobiliteit. Als selectieverantwoordelijke kom je terecht in het Selectiecentrum

2 dat instaat voor heel wat procedures en daarnaast ook advies verleent aan organisaties die zelf procedures opnemen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als selectieverantwoordelijk ben je verantwoordelijk voor het rekruterings- en selectieproces van A tot Z. Je doet de intake met de klant, je bepaalt hoe de selectie zal vorm krijgen, je finaliseert de functiebeschrijving en het selectiereglement, je gaat actief op zoek naar de geschikte kandidaten, je voert de selectiegesprekken, je verzorgt de verslaggeving, Je garandeert steeds een efficiënt en kwaliteitsvol selectieproces. Hiervoor werk je intensief samen met de dossierbehandelaars en kan je een beroep doen op een communicatiespecialist. Je staat interne klanten bij via de ontwikkeling en uitbouw van specifieke dienstverlening die verband houdt met rekrutering en selectie om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren om bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Voorbeelden van activiteiten - Je maakt afspraken maken met de lijnmanager over inhoud, aanpak en timing van de wervingsprocedure, over de selectiematrix en de in te zetten communicatiekanalen - Je finaliseert de functiebeschrijving en het selectiereglement - Je selecteert de meest effectieve recruitmentkanalen - Je selecteert personeelsleden via verschillende methodieken: cv-screening, selectiegesprekken, computergestuurde testen, cases, - Je stelt motiveringen en verslagen op - Je voert de administratie uit die bij de dienstverlening hoort pagina 2 van 12

3 Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten om de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens om altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures om er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Je verzamelt, screent en beoordeelt binnenkomende sollicitaties - Je coacht kandidaten gedurende de sollicitatieperiode - Je onderhoudt van contact met kandidaten - Je analyseert complexe procedures en stelt proactief oplossingen voor - Je deelt de opgebouwde kennis met je collega s - Je registreert de selectiestappen en -taken in het personeelssysteem (Vlimpers/PersoneelPunt) - Je houdt een stand van zaken bij van de verschillende taken die opgenomen worden - Je zet in op kennisdeling en terugkoppeling naar collega s en leidinggevenden over behaalde resultaten - Je stelt motiveringen en verslagen op - Je voert de administratie uit die bij de dienstverlening hoort - Je werkt structureel mee aan het opbouwen en onderhouden van werfreserves - Je houdt geïnteresseerde kandidaten warm voor een functie binnen de overheid - Je vormt en beheert talent pools - Je maakt de dienstverlening proactief kenbaar aan de klant - Je fungeert als aanspreekpunt voor het lijnmanagement en HR-verantwoordelijken - Je vraagt feedback aan klanten - Je zorgt voor kennisdeling met je collega s - Je verdiept je in vakliteratuur en volgt nieuwe, relevante ontwikkelingen - Je blijft op de hoogte van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Je neemt deel aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied - Je deelt de opgedane ervaringen met collega s tijdens vergaderingen of intervisies pagina 3 van 12

4 pagina 4 van 12

5 Optimalisatie van de werking/beleid De functie bouwt de dienstverlening (verder) uit of optimaliseert deze en neemt een trekkende rol op in deze projecten/opdrachten en formuleert beleidsadvies om de dienstverlening af te stemmen op het beleid van de entiteit. Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Je neemt eigenaarschap op over bepaalde thema s (diversiteit, redelijke aanpassingen, procesoptimalisatie, ) en ontwikkelt jezelf tot de interne expert ter zake. - Je fungeert als aanspreekpunt voor collega s en klanten omtrent deze thema s - Je formuleert adviezen voor complexe vragen - Je organiseert en neemt deel aan werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Je vraagt feedback aan klanten - Je geeft vanuit je opgebouwde expertise advies voor de verdere uitbouw van de dienstverlening - Je maakt afspraken maken met de lijnmanager over inhoud, aanpak en timing van de wervingsprocedure, over de selectiematrix en de in te zetten communicatiekanalen - Je finaliseert de functiebeschrijving en het selectiereglement - Je selecteert de meest effectieve recruitmentkanalen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kan deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kan ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en je binnen de zes maanden een masteropleiding gaat afronden. Je kan de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: pagina 5 van 12

6 Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Kandidaten die kunnen deelnemen via interne of externe mobiliteit hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. 2) Een eerste ervaring in het rekruteren en selecteren van personeel is een troef. Ook een schoolstage geldt als ervaring. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kan ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - Onderwijssector Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jonas De Keersmaecker, jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be, ). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 12

7 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je kent bij voorkeur de gangbare technieken op vlak van het voeren van selectiegesprekken; Je kent bij voorkeur een aantal HR-trends; Je hebt bij voorkeur kennis van het rekruteringsproces van A tot Z; Je hebt bij voorkeur kennis van LinkedIn en sociale media Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent bereid om je regelmatig te verplaatsen naar aanleiding van selectieopdrachten. Veel opdrachten zijn in Brussel, maar verplaatsingen voor procedures in andere provincies kunnen noodzakelijk zijn. pagina 7 van 12

8 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je hebt de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Een aantrekkelijke en uitdagende functie; Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Er is ruimte voor vorming en bijscholing; Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag (5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het nettoloon). Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van Adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3141,81 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je al als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum drie maanden. Je behoudt ten minste de al gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de al gevaloriseerde ervaring uit de private pagina 8 van 12

9 sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening gebeurt in de week van 5 november PSYCHOTECHNISCHE SCREENING Tijdens deze selectiefase leg je twee computergestuurde testen af die jouw algemene (verwerkings)capaciteiten en leervermogen meten: Abstracte redeneertest (A-Rat) Elektronische postbakoefening (FCA Flexible Competency Assessment) Je krijgt deze testen via mail doorgestuurd. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie op alle criteria de minimumscore 3 behaalt (met uitzondering dat 1 score bij de FCA minder dan de minimumvereiste mag zijn), minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria en behoort tot de twintig hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijke scores kunnen dit meer dan twintig kandidaten zijn. De selectiefase vindt plaats in de week van 5 november 2018 (datum onder voorbehoud). 3 De minimumscore op de abstracte redeneertest is een 4 voor het onderdeel rendement. De minimumscore voor de FCA is een 3 op de 5 verschillende competenties. Bij deze test mag 1 score een 2 zijn, zolang je als kandidaat een gemiddelde haalt van 60%. pagina 9 van 12

10 6.3. ASSESSMENT CENTER Tijdens deze selectiefase beoordelen we, in samenwerking met een extern selectiekantoor, je persoonsgebonden competenties. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen kandidaten die geschikt bevonden worden voor dit assessment center worden weerhouden voor de eindselectie. De selectiefase vindt plaats in Leuven tussen 19 en 30 november 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Er is een eindgesprek met afgevaardigde(n) van het Agentschap Overheidspersoneel en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie; Je visie op en inzicht in de functie; Je technische competenties; Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 14 en 19 december (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 10 van 12

11 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 oktober Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Ben je student? Bezorg ons dan een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de zes maanden het gevraagde diploma kan behalen. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt; je je kandidatuur uiterlijk op 26 oktober 2018 aan ons bezorgt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op. Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Jonas De Keersmaecker, VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud, selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Jonas De Keersmaecker Teamverantwoordelijke Selectiecentrum jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 21 december Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar jonas.dekeersmaecker@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 11 van 12

12 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van selectieverantwoordelijke bij het Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als selectieverantwoordelijke. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan ook worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van selectieverantwoordelijke. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Deze werfreserve kan ook worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. pagina 12 van 12