Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Geautomatiseerde ondertekening bij de personeels- en salarisadministratie Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting Tot nu toe vergt het realiseren van personele besluitvorming nog twee fysieke handtekeningen. Een voor het mutatieformulier en een voor de besluitbrief. Met ingang van medio februari wordt over gegaan tot geautomatiseerde ondertekening (middels een gescande handtekening) voor de besluitbrieven die gemandateerd zijn aan afdelingshoofden met betrekking tot personeel. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PO30, Fred Vinken, 2905 Datum ambtelijk voorstel 3 februari 2014 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Over te gaan tot geautomatiseerde ondertekening bij de personeels- en salarisadministratie. Paraaf akkoord Datum Leidinggevende F. Vinken Programmamanager H. Boon van Ostade Programmadirecteur B. van der Ploeg Alleen ter besluitvorming door het College Besluit d.d. 25 februari 2014 nummer: 4.8 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder cvs 29 januari 2014 doc.docx

2 1 Probleemstelling Bij de afdeling P&O worden vrijwel alle besluiten opgesteld die gemandateerd zijn aan de afdelingshoofden en die betrekking hebben op personeel. Het betreft besluiten zoals aanstelling van medewerkers, wijziging van arbeidsduur, functiewijzigingen, toekennen gratificaties en ontslag op eigen verzoek. Tot nu toe worden de handtekeningen voor de besluitbrieven fysiek opgehaald bij het desbetreffende afdelingshoofd nadat deze eerder al een opdracht heeft verstrekt door middel van een getekend mutatieformulier. Dit mutatieformulier bevat de inhoudelijke basis en daarmee de opdracht voor het opstellen van het formele besluit aan het betreffende personeelslid. Voorgesteld wordt om voor de formele besluitbrieven voortaan te werken met een ingescande digitale handtekening. Dit voorkomt dat voor dezelfde opdracht twee keer een fysieke handtekening geplaatst moet worden door het afdelingshoofd en vereenvoudigt daarmee de procesgang. Het mutatieformulier met daarop de fysieke handtekening van het verantwoordelijke afdelingshoofd zal ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole gehandhaafd blijven. 2 Juridische aspecten Op grond van 3 lid 1 van het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit, onderdeel van het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit, kortweg MVM-besluit genoemd, kan de ondertekening van documenten ingeval van afdoeningsmandaat plaatsvinden langs geautomatiseerde weg. Het college is op grond van dit bevoegd om te bepalen in welke gevallen hiervan gebruik gemaakt mag worden. 3 Doelstelling Het werken met een gedigitaliseerde ondertekening maakt procedure en procesgang rondom besluiten van P&O aanmerkelijk efficiënter en past daarmee bij de opdracht aan de organisatie om zo veel mogelijk kostenbewust te opereren. 4 Argumenten Het bevordert de efficiency en is daarmee kostenbesparend omdat het proces minder tijd vergt. Deze praktijk handhaaft de identificeerbaarheid van de direct verantwoordelijke functionaris en blijft daarmee controleerbaar. Ook bij de afdelingen Werk en Inkomen vindt ondertekening van grote aantallen beschikkingen in de praktijk geautomatiseerd plaats via de gescande handtekening van de gemandateerde ambtenaar. 5 Financiën De nieuwe werkwijze heeft geen directe financiële consequenties. Indirect is de veronderstelling dat het kostenbesparend werkt en sluit aan bij de voorgenomen vereenvoudiging van de processen van P&O. 6 Communicatie De afdelingshoofden zijn geïnformeerd over de voorgenomen nieuwe werkwijze.

3 Vervolgvel 2 7 Uitvoering en evaluatie De monitoring maakt onderdeel uit van de periodieke administratieve controle. 8 Risico Geen risico. Bijlage(n): 1. Mandaatregister rechtspositionele besluiten

4 Print Page 1 of 2 Mandaatbesluit Rechtspositie Mandaatregister rechtspositionele besluiten Volg nr 1. Omschrijving Beslissing op bezwaar, inzake in mandaat genomen besluiten 2. Beslissing op bezwaar inzake besluiten van het college 3. Strafontslag 4, Voorwaardeiijk strafontslag 5, Strafoverplaatsing 6. Schorsing 7. Ontslagregeling t.w.v. meer dan een jaarsalaris 8, Ontslagregeling t.w.v. meer dan een half en minder dan een jaarsalaris 9, Ontslagregeling t.w.v. minder dan een half jaarsalaris 10. Reorganisatieontslag 11. Ongeschiktheidsontslag anders dan wegens ziekte of gebreken 12. Ontslag op andere gronden 13. Ontslag na non-activiteit openbare functie Disciplinaire maatregelen, niet genoemd onder punt 3 t/m 6 Besluiten inzake functiebeschrijvingen en functiewaardering 16. Besluiten tot toepassing hardheidsclausules Wett./jur. grondslag Gem,wet / 8:13 8:13 1 sub h 1 sub 1 Idem / art :3 8:6 8:8 8:9 1 a t/m g diverse Bevoegde orgaan Ondermandaat verieend aan AH Nadere bepalingen en voorschriften mandaat P&O. P&O. P&O

5 Print Page 2 of2 17. Beoordelingsbesluiten t.a.v, bureauhoofden 18. Plaatsing van herschil<ker of werkzoekende wegens arbeidsongeschiktheid 19. Aile besluiten t.a.v. de afdelingshoofden 20. Alle besluiten t.a.v. het personeel ressorterend onder de afdelingshoofden, niet genoemd onder punten 1 t/m Alle besluiten t.a.v. de leden van de directieraad en regeling Naar ander Werk/ 15:1:10, lid 1 Voorzitter plaatsingscommissie AH