Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Overijsselse Vereniging van Kleine Kernen Postbus AE Nijverdal

2 VOORWOORD Het bestuur van de Overijsselse Vereniging van Kleine Kernen constateert dat de omgeving van de OVKK is veranderd. Een veranderde omgeving vraagt ook van de OVKK een herijking van taak en middelen. Het bestaande beleidsplan is derhalve kritisch bezien. De weerslag van de bestuurlijke discussie rond dit thema is vervat in het voorliggende beleidsplan. Nijverdal, 11 november Beleidsplan

3 Inhoudsopgave Voorwoord 1 Inleiding Organisatie Functie Netwerk Communicatie Kerntaken Projecten Verenigingsactiviteiten Overige activiteiten 8 2 Trends 9 3 Ambitie 10 4 Thematische verkenning Makelaar in kennis en expertise Intermediair Opiniërende rol Slagvaardige organisatie 12 5 Actiepunten 15 Beleidsplan

4 1 INLEIDING 1.1 Organisatie De OVKK is een vereniging van plaatselijke belangenorganisaties en besturen van buurt- en dorpshuizen, multifunctionele accommodaties en Kulturhusen. Het bestuur wordt gevormd door 8 bestuursleden en de OVKK heeft één bureauconsulent in dienst. De OVKK werkt aan een duurzaam en leefbaar platteland, enerzijds door het faciliteren en ondersteunen van haar leden, anderzijds door initiatiefgroepen te begeleiden in projecten die de leefbaarheid bevorderen. Daarbij wordt gewerkt via bottom-up, ofwel van onderafop. De OVKK onderhoudt een subsidierelatie met de provincie Overijssel en is lid van de Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen. Begunstigers zijn gemeenten, waterschappen en woningbouwcorporaties. 1.2 Functie Een netwerk van goed functionerende plaatselijke belangenorganisaties, dorpshuisbesturen en overige initiatiefgroepen. Het faciliteren van de leden, zodanig dat zijn in staat zijn zelf voor hun belangen op te komen. Een katalysator voor nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die de leefbaarheid in de kleine kernen verhogen dan wel in stand houden. Het stimuleren van een effectieve en duurzame burgerparticipatie in de kleine kernen Strategische samenwerking met organisaties die een stimulerende rol hebben in gewenste ontwikkelingen. Coördinatie van en participatie in projecten die direct of indirect bijdragen aan de leefbaarheid in de kleine kernen. Beleidsplan

5 1.3 Netwerk De OVKK functioneert in de onderstaande netwerkomgeving. Beleidsplan

6 1.4 Communicatie Om de bestaande contacten optimaal te onderhouden, worden de navolgende communicatiemiddelen ingezet. Nieuwsbrief Website vier keer per jaar Kernpunt met dorpshuizenbijlage; bestemd voor de leden, Gedeputeerden Staten, Provinciale Staten, provinciale en gemeentelijke beleidsmedewerkers, pers, sponsors en collega-organisaties algemene presentatie van de OVKK, projectinformatie en actuele nieuwsberichten Folder en powerpoint algemene presentatie van de OVKK Themabijeenkomsten twee keer per jaar over een actueel onderwerp, bestemd voor leden en belangstellenden Regiobijeenkomsten vier bijeenkomsten verspreid over de provincie, speciaal bestemd voor dorpshuisbesturen en plaatselijke belangenorganisaties Ledenvergadering Ledenmailings Ledenpeiling Media Public relations Bureau Bestuur werkplan en jaarverslag informatie over actuele thema s, enquêtes, uitnodigingen thema- en regiobijeenkomsten, uitnodiging ledenvergadering, uitnodiging voor deelname aan projecten, verwijzing naar projectinitiatieven van derden een keer per jaar wordt een enquete of behoefteonderzoek onder de leden ingesteld, met als doel input te krijgen voor opinievorming en het initiëren van projecten persberichten, interviews RTV-Oost en andere omroepen bezoeken van vergaderingen van plaatselijke belangenorganisaties, expertmeetings en symposia vraagbaak en adviesfunctie voor de leden, samenwerkende organisaties, provincie en gemeenten bestuurlijk overleg met provincie, gemeenten en samenwerkende organisaties 1.5 Kerntaken Een belangrijke onderlegger bij de kerntaken wordt gevormd door de provinciale beleidsnota Samen & Overijssel. In het kader hiervan ontvangt de OVKK voor haar kerntaken een structurele prestatiesubsidie. De kerntaken bestaan uit: het initiëren van experimenten en projecten die een positief effect hebben op de leefbaarheid van het platteland Beleidsplan

7 het organiseren van themabijeenkomsten het uitgeven van een nieuwsbrief en een website het deelnemen aan expertmeetings, denktanks, symposia en andere bijeenkomsten in het Overijsselse leefbaarheidsnetwerk 1.6 Projecten De OVKK participeert in projecten die bevorderend werken op de leefbaarheid van het platteland. Veelal betreft het projecten van derden, die mede mogelijk worden gemaakt door een financiële bijdrage van de Provincie Overijssel. Het aandeel van de OVKK bestaat vooral uit het betrekken van de bewoners bij de projectactiviteiten. Enkele voorbeelden van projecten: Inburgeringscursus. Een welkom aan nieuwkomers, die via een ludiek programma in aanraking worden gebracht met de gebruiken en de dagelijkse gang van zaken in hun dorp. Dorpsplanplus. De fysiekruimtelijke, sociale en economische wensen van het dorp worden in een keer op de agenda gezet. De nadruk ligt op de uitvoering van plannen. Een startkapitaal bewerkstelligt dat de plannen ook daadwerkelijk van de grond komen. Energieke dorpshuizen en Kulturhusen. Gemeenschapshuizen worden geïnformeerd over besparingsmogelijkheden voor energie. Instrumenten worden aangereikt, zoals de gezamenlijke inkoop van energie. PlattelandsDialoog. Elke twee jaar gaan plattelandsbewoners en provinciale bestuurders rechtstreeks met elkaar in gesprek. Het laatstgehouden evenement vond in 2009 plaats. Maak eens een ommetje. Realisatie van drie dorpsommetjes; als vervolg op de landelijke Ommetjesprijsvraag van Landschapsbeheer Nederland. Beleef het Boerenlandschap. Een pilotproject waarmee in drie gemeenten zes ommetjes worden ontwikkeld. Het is de bedoeling dat gaandeweg elke gemeente aan beurt komt. Kuierroutes. Cultuurhistorische wandelroutes in de hele provincie. Tijdens de totstandkoming van een route worden dorpsbewoners uitgenodigd om via een werkgroepje informatie aan te dragen. Inmiddels zijn er 43 edities in omloop. Seniorenproof (2008). Stimuleren van ouderen om mee te doen aan het leefbaar houden van hun dorp, met name waar het gaat om wonen, zorg, welzijn, participatie en dienstverlening. Fietswandelroutes (2007). Het ontwikkelen van fiets- en wandelroutes in de gemeente Hellendoorn. Fun in the village (2006). Opzetten van vrijwilligersnetwerken in zes kleine kernen ten behoeve van nieuwe jeugdwerkactiviteiten. De Kern in (2005). In meerdere kernen zijn gespreksgroepen opgezet om te bepalen wat er nodig is voor het behoud en de versterking van de sociale cohesie in het dorp. Beleidsplan

8 1.7 Verenigingsactiviteiten De OVKK beschikt over een eigen kantoor waar de leden, provincie, gemeenten en maatschappelijke organisaties terecht kunnen voor informatie en advies. De verenigingsactiviteiten worden financieel mogelijk gemaakt door ledencontributies, gemeentelijke bijdragen en bijdragen van de Vrienden van de OVKK. Activiteiten: vraagbaakfunctie met advies en eerstelijnsondersteuning aan de leden organiseren van informatiebijeenkomsten voor leden en belangstellenden beheren van een databank met actuele gegevens over plattelandsontwikkelingen signaleren van leefbaarheidinitiatieven vanuit de kleine kernen organiseren van algemene bestuursvergaderingen en de jaarvergadering onderhouden van contacten met subsidieverleners en de Vrienden van de OVKK 1.8 Overige activiteiten De OVKK faciliteert het Dorpsloket Overijssel, waar initiatiefgroepen terecht kunnen voor de eerste ondersteuning bij hun plannen. Het Dorpsloket Overijssel wordt gesubsidieerd door de Provincie Overijssel. 2 TRENDS Beleidsplan

9 De OVKK heeft op grond van de onderstaande trends de trends zijn ontleend aan het Trendbureau Overijssel ( geconstateerd dat haar omgeving de laatste jaren ingrijpend is veranderd. Het gaat goed. Over het algemeen is het goed gesteld met de leefbaarheid van de Overijsselse dorpen. Wel neemt het lokale voorzieningenniveau af. Sociale verbanden veranderen. De hechte dorpsgemeenschap van weleer maakt plaats voor de lichte gemeenschap, waar de banden vrijblijvender en selectiever zijn. Demografie: krimp en vergrijzing. De bevolkingsgroei komt tot stilstand. Jongeren verlaten het dorp voor opleiding en werk. Het aantal inwoners blijft vooral op peil door de komst van jonge gezinnen uit de stad. Van lokaal naar regionaal. Dorpen veranderen in woonkernen. Voorzieningen worden gecentraliseerd in de grotere kernen. Voor hun economische activiteiten en vrijetijdsbesteding reizen mensen naar andere dorpen en de stad. Nieuwe landbouw. De schaalvergroting neemt toe, hetgeen leidt tot veranderingen in de leefomgeving. Ook is de landbouw is niet meer de grote werkgever van weleer. Beeld en werkelijkheid divergeren. Het onderscheid tussen stad en platteland is minder groot dan vaak wordt gedacht. Op het platteland neemt de verstedelijking toe; een ontwikkeling die door de bewoners niet altijd als positief wordt beschouwd. Grondstoffenschaarste. Het platteland leent zich bij uitstek voor de ontwikkeling van duurzame energie: zonnepanelen, windturbines en biomassa. Meer ruimte voor natuur. Woningen en landbouw wijken voor de aanleg van nieuwe natuur. Gelet op deze trends is het noodzakelijk dat de OVKK komt tot een herijking van haar taak en middelen. De discussie hierover heeft geresulteerd in de navolgende ambitie. 3 AMBITIE Beleidsplan

10 De OVKK is dé verbindende partij tussen dorpsbelangenorganisaties, dorpshuizen, maatschappelijke organisaties en overheden. Om goed in te kunnen spelen op de geconstateerde veranderingen in haar omgeving, is het nodig om de ambitie van de OVKK te herijken. Samengevat kan worden gesteld dat de OVKK zichzelf graag ziet als organisatie waar je als vanzelf terecht komt met vragen over een kansrijk en leefbaar platteland. Geredeneerd vanuit de kracht van de OVKK kan deze ambitie worden vertaald en weergegeven in vier thema s: De OVKK wordt erkend als makelaar op het veld van kennis en expertise met vraagstukken over leefbaarheid van kleine kernen en hun omgeving De OVKK is hierin een erkend intermediair tussen leden, overheden en maatschappelijke organisaties De OVKK speelt een opiniërende rol ten behoeve van de beleidsvorming De OVKK is een slagvaardige organisatie met financiële slagkracht Wanneer de ambitie wordt waargemaakt ontstaat er voor de OVKK een unieke plaats in het leefbaarheidsnetwerk. Deze moet worden benut om vanuit de eigen kracht en in samenwerking met anderen een prominente rol te blijven spelen in een kansrijk en leefbaar platteland. Het behoeft geen verdere uitleg om te stellen dat het realiseren van dit statement het nodige vraagt van bestuur en bureau van de OVKK. Het betreft processen, communicatie, slagvaardigheid, inlevingsvermogen en kennis. Het is daarom goed om vanuit dit statement terug te keren naar de thema s uit de ambitie. Beleidsplan

11 4 THEMATISCHE VERKENNING 4.1 Makelaar in kennis en expertise Een makelaar pendelt tussen vraag en aanbod binnen een bepaalde sector. Voor de OVKK is van belang vast te stellen wat die sector is. Het eenvoudigst gaat dat door het benoemen van de doelgroepen waar de OVKK zich primair op richt. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in een hoofd- en subdoelgroep. Hoofddoelgroep: * bestuurders van Plaatselijk Belangenorganisaties * bestuurders van buurt- en dorpshuizen, multifunctionele accommodaties en Kulturhusen Subdoelgroep: * bestuurders en ambtenaren van gemeentelijke en provinciale overheden * bestuurders en medewerkers van maatschappelijke organisaties op het gezamenlijke speelveld * projectontwikkelaars, woningcorporaties Om te opereren als makelaar in kennis en expertise, dient de OVKK goed beslagen ten ijs te komen. Het inrichten van een databank met trends, cijfers, ontwikkelingen en andere relevante gegevens is hierbij een noodzakelijk hulpmiddel. Tevens moet de makelaar feilloos de weg weten te vinden in zijn omgeving met betrekking tot de daar aanwezige kennis en kunde. De OVKK bewijst daarmee dat zij hét centrale punt is, wanneer het gaat over de kleine kernen en het platteland. Het motto daarbij is: Investeer in het lokale belang en oogst in het algemene belang. 4.2 Intermediair tussen leden, maatschappelijke organisaties en overheden De leden, de maatschappelijke organisaties en de overheden hebben ieder hun eigen doelen en agenda s. Wanneer de rol als makelaar effectief wordt vervuld, zal de OVKK vanuit haar kennis de rol als intermediair kunnen spelen. De genoemde groepen moeten dan wel het gevoel hebben dat zij praten over de OVKK als hun partner. Dat vergt van de OVKK een betrokken en open mind waar het gaat om de belangen van de partners. Deze moeten het gevoel hebben daadwerkelijk te worden gesteund, dan wel gefaciliteerd door de OVKK. Wil Beleidsplan

12 de OVKK deze rol met succes blijvend vervullen, dan zal zij altijd de bandbreedte van de gezamenlijke belangen moeten verkennen en in het vizier houden. De effectiviteit van het werk van de OVKK wordt aanzienlijk vergroot door strategische samenwerking met vele partners. Een permanent aandachtspunt hierbij is dat de OVKK in de samenwerking altijd eigenstandig herkenbaar blijft en in veel gevallen zelfs prominent de lead heeft. De OVKK staat voor een integrale bottom-up benadering, voor een breed gedragen visie én uitvoering van erkende wensen en verlangens van de bewoners om het Overijsselse platteland kansrijk te maken en leefbaar te houden. 4.3 Opiniërende rol Los van de hiervoor genoemde betrokkenheid dient de OVKK vanuit haar kennis en kunde aan de voorkant te staan van beleidsprocessen. Wetend wat partijen beweegt, van lokale inwoner tot provinciaal bestuurder, mag van de OVKK worden verwacht dat zij niet afwacht wat anderen gaan vinden, maar dat zij zelf met initiatieven en voorstellen komt. Dat betekent mede dat de OVKK aanwezig dient te zijn op bijeenkomsten die er toe doen. Niet alleen vanuit representatieve doeleinden (die op zichzelf te respecteren zijn) maar vooral ook vanuit de overtuiging dat in de beleidsvorming meningen die gefundeerd zijn op feiten en ervaringen altijd worden gewaardeerd. Deze rol vergt wel het een en ander van bestuur en bureau. Met de huidige bemensing en taakverdeling zal het vervullen van deze opiniërende rol veel afstemming vragen tussen bestuur en bureau. Intern investeren in kwaliteit en bemensing is onontkoombaar. Overigens mogen de bewoners van de kleine kernen en het platteland een opiniërende rol verwachten van de OVKK, die zich sterk maakt voor een kansrijk en leefbaar platteland. Kortom: De OVKK wacht niet af, maar neemt het initiatief. Beleidsplan

13 4.4 Slagvaardige organisatie Bestuur en bureau dienen elkaar aan te vullen en te versterken zodat de effectieve slagkracht optimaal wordt benut. In de huidige situatie van de OVKK, waarbij het uitvoerend bureau klein is, neemt het bestuur nog een aantal uitvoerende taken voor zijn rekening. Wenselijk zou zijn een bestuur dat daadwerkelijk op hoofdlijnen bestuurt. Hierbij kan aansluiting worden gevonden bij de omschrijving van besturen die de commissie Wijffels in 2005 heeft gehanteerd in zijn advies: Code goed bestuur voor goede doelen. In dit advies is de volgende definitie van besturen weergegeven: Richting geven aan de organisatie, zorgen voor het verwerven, besteden en beheren van de middelen en voor het adequaat functioneren van de organisatie in het algemeen. Als uitgangspunt voor een goed functionerende organisatie is het volgende geformuleerd. Bestuur Voor een effectief bestuur is een aantal van negen leden toereikend, waarbij regionale spreiding der leden een belangrijk criterium is. Deze regionale spreiding wordt naar buiten toe actief kenbaar gemaakt. Op deze wijze is een effectief bestuurlijk contact in de regio geborgd. Een tweede belangrijk criterium is dat de bestuursleden elk hun specifieke deskundigheid inbrengen. Een derde criterium voor bestuursleden is het hebben van een actueel, relevant netwerk. Als belangrijkste taken van het bestuur gelden: - vaststellen van een meerjarenbeleidsplan - vaststellen en monitoren van het jaarlijks activiteitenplan - onderhouden van regionale contacten met de leden - bijwonen van bijeenkomsten, symposia, workshops etc. die van belang zijn voor de beleidsontwikkeling in het werkterrein van de OVKK - het nemen van bestuurlijke verantwoordelijkheid in samenwerkingsprojecten. Bureau Voor een adequate taakuitoefening in het werkveld van de OVKK, geeft het bestuur ook leiding aan een klein maar effectief ingericht bureau. In dit bureau dient naast een frontoffice-functie een backoffice-functie aanwezig te zijn. De frontoffice is primair aanspreekpunt voor bestuur, leden en derden (provincie, gemeenten en maatschappelijke organisaties). De backoffice is er voor de inhoud en actief gericht op de achterban. Gezamenlijk dragen zij verantwoording voor de volgende taken: - uitvoeren van door het bestuur vastgesteld beleid (activiteiten- en meerjarenplan) - actief onderhouden van het netwerk - verzorgen en actueel houden van de communicatiemiddelen - faciliteren en ondersteunen van de leden Beleidsplan

14 - actueel houden van de databank, als uitvloeisel van de kennis- en expertisefunctie - initiëren en uitvoeren van projecten - zorg dragen voor een adequate financiële en administratieve organisatie Een zakelijk instelling is vanzelfsprekend. Bij alle te ondernemen activiteiten hoort een kostenbatenanalyse. In projecten wordt de inzet van de OVKK inbreng marktconform gehonoreerd. Met relevante partijen wordt een adequate financiering dan wel subsidiëring overeengekomen die recht doet aan het uitgangspunt: professionele dienstverlening en kennisdeling worden gehonoreerd. De OVKK staat voor kwaliteit die als zodanig wordt gehonoreerd. Beleidsplan

15 5 ACTIEPUNTEN In dit gedeelte van de notitie zijn actiepunten opgenomen die rechtstreeks voortvloeien uit de notitie. Er is nadrukkelijk geen prioritering in aangegeven. Voorts is het van belang te melden dat detailuitwerking nog niet heeft plaatsgevonden; een aantal punten schetst eerder een koers. Met andere woorden: er moet nog een slag worden gemaakt van Actiepunten naar Actieplan. Makelaar in kennis en expertise 1 Inrichten en onderhouden van een databank met trends, cijfers en ontwikkelingen in het werkveld. De databank wordt gerealiseerd door aan te koppelen bij: - Dorpsloket Overijssel, dat werkt met een klant-volg systeem - De website van de LVKK - De website van het platform Dorpshuizen.nl 2 Vanuit de wetenschap dat de rol van dorpshuizen nog steeds toeneemt, is intensivering van de van de samenwerking tussen de dorpshuizen in Overijssel gewenst. Hierin kan de OVKK een stimulerende rol spelen. Intermediair tussen leden, overheden en maatschappelijke organisaties 1 Regelmatige controle van de relatie-ster aan de hand van een checklist met een beperkt aantal vragen (bijvoorbeeld: hoe vaak zijn er contacten geweest, wiens initiatief was dat, was het contact ten behoeve van informatie, actie, project etc.). 2 Uitvoeren van een ledenwerfactie, die naar gelang het budget bescheiden of meer omvattend kan zijn. In zijn minimale omvang beperken tot het uitdragen van de boodschap dat de OVKK (en daarmee de leden) baat heeft bij een zo groot mogelijk draagvlak. 3 Bij een ombuiging naar een vraaggerichte organisatie hoort een inventarisatie van de vragen. Dit kan worden gekoppeld aan een bijeenkomst met stakeholders om gezamenlijk naar de voorliggende beleidsnota te kijken. 4 Een inventarisatie van en een kritische blik op de huidige wervingsmiddelen (nieuwsbrief, website, brochure). Dit actiepunt gedeeltelijk koppelen aan doelgerichte communicatie. Beleidsplan

16 Opiniërende rol 1 Opstellen van een jaaragenda van bijeenkomsten uit de omgeving van de OVKK die voor de OVKK relevant zijn. Aanwezigheid van bestuursleden aldaar regelen op basis van regionale spreiding en expertise. 2 Het is van belang met enige regelmaat de vraag te beantwoorden: Wat willen de leden? Het antwoord op deze vraag dient zorgvuldig te worden gewogen ten opzichte van de bestaande activiteiten. Als instrumenten kunnen enquêtes of een workshops aangewend worden. Slagvaardige organisatie Bestuur 1 Opstellen en vastleggen van criteria die van belang zijn voor benoeming van bestuursleden. 2 Aanleggen en actueel houden van een kaartenbak van te raadplegen deskundigen ( externe adviseurs ). Algemener gesteld: aanleg en onderhoud van een relatiebeheersysteem. Bureau 1 Uitwerken en beschrijven van de taken en taakverdeling van en tussen het frontoffice en backoffice. 2 Bemensing bezien. 3 Opstellen van een protocol c.q. checklist ten behoeve van een zorgvuldige kosten baten analyse bij voorgenomen activiteiten. 4 Vaststellen van marktconforme tarieven die de OVKK hanteert in projecten. Beleidsplan