Plan van aanpak. Uitbesteding WWB. Gemeente Brummen

Transcriptie

1 Plan van aanpak Uitbesteding WWB Gemeente Brummen Brummen, 18 januari 2012

2 0. Algemene gegevens Auteur : Bert van Kolfschoten Status : Concept Documentenbeheer : PvA Uitbesteding WWB Brummen (v.0.2) Versie Informatie Versie Datum Auteur Opmerking Bert van Kolfschoten Bert van Kolfschoten Bert van Kolfschoten Verzendlijst Versie Verzonden aan Functie Hoedanigheid Reden 0.1 Hans Wehrmeijer Bob Terlingen 0.2 Hans Wehrmeijer Bob Terlingen Frans Bruning Cliëntenraad 0.3 College MT Beslissing Beslisser Hoedanigheid Inhoud beslissing Datum beslissing F. Bruning Bestuurlijke opdrachtgever M. Klos Ambtelijk opdrachtgever Handtekening Opdrachtnemer Hoedanigheid Datum ontvangst Bert van Kolfschoten Projectleider Handtekening Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 1 van 12

3 Inhoudsopgave 0. Algemene gegevens Aanleiding Projectresultaat Probleemstelling Doelstelling Opdracht Resultaten en activiteiten Uitgangspunten en randvoorwaarden Aanpak Uitvoering Projectorganisatie Projectstructuur Bezetting stuurgroep, projectgroep en werkgroepen Cliëntenraad WWB Bevoegdheden van de projectleider Besluitvormingsprocessen Beheersingsmechanismen Rapportages Bijeenkomsten en vergaderingen Projectdocumentatie Planning Detailplanning Producten en activiteiten Menskracht Begroting Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 2 van 12

4 1. Aanleiding Eind 2007 heeft het college en de Raad besloten de werkzaamheden inzake de Wet werk en bijstand (Wwb) en Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw) uit te laten voeren door gemeente Apeldoorn. Hiertoe is een overeenkomst met gemeente Apeldoorn gesloten. Deze overeenkomst loopt 1 januari 2013 af. Vastgesteld is dat indien 1 van de partijen van mening is dat de overeenkomst daarna niet voortgezet kan worden, dat dit dan minimaal een jaar daarvoor schriftelijk opgezegd moet zijn, dus uiterlijk 31 december Dit is de reden dat ultimo 2011 de uitbesteding aan Apeldoorn is geëvalueerd. Uit de evaluatie is gebleken dat er over het algemeen sprake is van tevredenheid over de kwaliteit van de uitvoering van de Wwb door de gemeente Apeldoorn. De klanttevredenheid scoort voldoende, er zijn geen bemerkingen geweest over de rechtmatigheid van de uitvoering en de re-integratie resultaten, met extra inzet van de gemeente Brummen, zijn voldoende. Er is echter een aanzienlijke toename van het klantenbestand geconstateerd in de afgelopen jaren (met name in 2009), maar die wordt deels veroorzaakt door een toegenomen instroom vanwege de economische crisis. Een deel van de toename + 35 % (landelijk bij kleine gemeenten: 6 %) is niet te verklaren door Apeldoorn. Vervolgens is besloten een viertal modellen te onderzoeken voor de uitvoering van de WWB na 1 januari Dit waren de modellen: 1. Apeldoorn 2. Het Plein Zutphen 3. Zelf doen 4. Zelf doen met Voorst Het onderzoek is gestart met het formuleren van de doelen van de sociale zekerheid in Brummen. Hierbij zijn drie hoofddoelstellingen geformuleerd: 1. Iedereen die kan werken gaat werken naar vermogen of, als dat niet mogelijk is, participeert actief in de maatschappij. 2. De uitvoering en dienstverlening is efficiënt en effectief. De uitvoering moet goedkoper, zowel qua uitvoeringskosten als verstrekkingen. 3. De dienstverlening is goed bereikbaar en toegankelijk. De vier modellen zijn vervolgens getoetst aan deze hoofddoelstellingen en aan de criteria: Klantperspectief; Klantenparticipatie; Kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid; Beleid en doelstellingen; Nieuwe wetgeving (Wwnv, Awbz-Wmo, Jeugdzorg, wijzigingen Wsw, Suwi); Organisatorisch en personeel, en Financieel Uit deze toetsing kwam het model Het Plein Zutphen als beste naar voren met een goede tweede plaats voor Apeldoorn. Het college heeft inmiddels opdracht gegeven om samen met het Plein Zutphen te onderzoeken op welke wijze samenwerking bij de uitvoering van de WWB vorm kan worden gegeven. Hierbij dienen 2 varianten te worden onderzocht, t.w.: Inkoop van dienstverlening door de gemeente Brummen bij het Plein en Toetreding tot de GR Het Plein door de gemeente Brummen. Mede gelet op de discussie die in de gemeenteraad heeft plaatsgevonden heeft het college ook de opdracht gegeven de samenwerking met gemeente Apeldoorn verder te onderzoeken en alle drie de opties diepgaander met elkaar te vergelijken. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 3 van 12

5 Het college heeft besloten de overeenkomst met de gemeente Apeldoorn te beëindigen per 1 januari 2012, omdat hierdoor de optie om wel naar het Plein over te gaan open wordt gehouden. Een en ander moet leiden tot een definitief besluit in april/mei In dit plan wordt verder beschreven op welke wijze wij de onderhandelingen met het Plein Zutphen en met Apeldoorn vorm geven, wat wij hier voor nodig hebben (in capaciteit en in geld) en welke detailplanning wij hanteren. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 4 van 12

6 2.1 Projectresultaat Met dit project worden de volgende resultaten gerealiseerd: Definitieve keuze wijze van uitvoering Wet Werken naar Vermogen vanaf 2013 Definitieve keuze voor wijze van uitvoering van overige direct aan de Wet Werken naar Vermogen gerelateerde werkzaamheden, te weten: Werkgeversdienstverlening; Leerplicht; Besluit Zelfstandigen; Sociale Recherche en Stadsbank. 2.2 Probleemstelling Nadere verkenning van het voorgenomen besluit om de uitbesteding van de WWB en aanverwante wetten onder te brengen bij het Plein te Zutphen en dit diepgaander afzetten tegen de optie, doorgaan, evt. op aangepaste wijze, met gemeente Apeldoorn. 2.3 Doelstelling In beeld brengen van de gevolgen van het onderbrengen van de werkzaamheden m.b.t. de WWB en aanverwante wetten en de nieuwe wetgeving m.b.t. de Wet Werken naar Vermogen. Hierbij nadrukkelijk de gevolgen betrekken van de overige wettelijke ontwikkeling m.b.t. decentralisatie van taken naar de gemeente, zoals de begeleiding en dagopvang, de jeugdzorg en de wijzigingen m.b.t. de Sociale Werkvoorziening. Doel hierbij is een wijze van uitvoering te bewerkstelligen die het best aansluit, zowel kwalitatief als efficiënt, voor zowel de gemeente als de klanten, bij de maatschappelijke opdracht die de gemeente heeft gekregen met deze taken. 2.4 Opdracht Nadere analyse van de mogelijkheden om te komen tot een uitvoering van de Wet Werken naar Vermogen en aanverwante wetgeving door het Plein Zutphen in samenwerking met Delta. Hierin de beste vorm van samenwerking in beeld brengen, te weten een gemeenschappelijke regeling of een inkoopmodel. In de nadere analyse moet duidelijk worden wat de kosten van de uitvoering zijn, wat de mogelijkheden zijn om het beleid te realiseren en hierop invloed te kunnen uitoefenen, in welke mate de samenwerking tussen Plein en Delta vormgegeven wordt en kan gaan worden, mede in relatie tot de wijzigingen m.b.t. de Wsw, hoe de lokale toegankelijkheid geregeld kan worden, evenals de lokale betrokkenheid bij de uitvoering van het beleid en hoe de cliëntenparticipatie het beste vorm kan worden gegeven. Deze nadere analyse nadrukkelijk afzetten tegen de optie verder te gaan met gemeente Apeldoorn, al dan niet in aangepaste vorm. Hierbij tevens de bemerkingen van de gemeenteraad betrekken. Aan de hand van deze vergelijking een definitieve keuze maken tuseen de vorm van de samenwerking met Plein en Delta en voortzetting van de samenwerking met gemeente Apeldoorn. 2.5 Resultaten en activiteiten Onderzoek naar de mogelijkheden van de samenwerking met Plein Zutphen en Delta waarbij specifiek aandacht is voor: de samenwerking tussen Plein en Delta, nu en in de toekomst In welke mate is het door de gemeente Brummen gewenste beleid uitvoerbaar en sluit dat aan bij het huidige en toekomstige beleid van het Plein en Delta Prestatie afspraken maken met het Plein en Delta en wijze van evaluatie en monitoring afspreken In beeld brengen wat de noodzakelijke wijzigingen in verordeningen en beleidsregels zijn om de aansluiting te realiseren In beeld brengen wat de kosten zijn van de uitvoering door het Plein en Delta vanaf Tevens de financiële gevolgen in beeld brengen van de overgang. De gevolgen onderzoeken van het tevens onderbrengen van de 5 nu door Apeldoorn uitgevoerde deelactiviteiten, zoals hierboven genoemd en in hoeverre het mogelijk is dat dit kwalitatief ook uitgevoerd kan worden door het Plein, Zutphen en/of Delta. Hierbij in het bijzonder aandacht voor de schuldhulpverlening en de leerplicht in relatie tot de regionale taken inzake de RMC functionaris Samen met de cliëntenraad de gevolgen voor de klanten in beeld brengen en bij definitief besluit tot overgang een beeld schetsen van hoe die overgang het best kan plaatsvinden, zodat de overgang minimaal zo geruisloos moet verlopen als destijds de overgang van Brummen naar Apeldoorn Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 5 van 12

7 In beeld brengen op welke wijze de toegankelijkheid voor de klant in Brummen georganiseerd kan worden in samenhang met de huidige functie van loket Wegwijs Op welke wijze kan de binding van de uitvoering met het lokale Welzijn (SHV, Mij. Werk, sociale Activering) en de uitvoering van de Wmo (dagbehandeling en begeleiding) en het CJG in stand blijven en gelet op de komende ontwikkelingen verder verbeteren Kan er 1 integrale werkgeversdienstverlening ontstaan die lokaal ingestoken wordt, waarbij uiteraard aansluiting plaatsvindt bij de regionale arbeidsmarkt. Hoe kan hierin de sociale aanbesteding een plek krijgen en welke afspraken kunnen er gemaakt worden over aanbieden van stage, werkervaringsplaatsen en betaalde werkplekken aan de doelgroep Hoe kan de cliëntenvertegenwoordiging het best worden vormgegeven Afspraken maken over de wijze van overdracht van klanten Voor en nadelen van inkoop en gemeenschappelijke regeling in beeld brengen en hierin een afgewogen keuze maken Onderzoek doen naar de mogelijkheden van voortzetting van uitvoering door gemeente Apeldoorn, hiertoe de volgende zaken in beeld brengen: financiële consequenties mogelijkheden tot aanpassing afspraken met betrekking tot re-integratie en betrokkenheid lokale partners, waaronder de samenwerking met Delta en inzet lokale projecten en de intensivering van de dienstverlening in de lokale context op basis van deze aanvullende gegevens een aanvullende vergelijking maken tussen de verschillende opties. 2.6 Uitgangspunten en randvoorwaarden 1. Voor het plan van aanpak stelt de opdrachtgever mensuren en middelen beschikbaar; 2. Er wordt gewerkt volgens de projectstructuur zoals die door de opdrachtgever is ontworpen. 3. Met dit plan van aanpak wordt alleen een besluit voorbereid over een definitieve keuze voor uitvoering van de WWB/WWnV na 1 januari Voor de implementatie hiervan wordt een nieuw plan van aanpak opgesteld. 2.7 Aanpak Uitvoering Na vaststelling van het Plan van aanpak door MT en B&W wordt de projectstructuur verder vorm gegeven en zullen de gesprekken en het onderzoek gaan plaatsvinden. Over de voortgang zal maandelijks gerapporteerd worden via de projectstructuur. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 6 van 12

8 3. Projectorganisatie Voor de uitvoering van het plan van aanpak is een projectorganisatie onontbeerlijk. Hierbij sluiten we aan bij de overlegstructuur die in het leven wordt geroepen voor alle decentralisaties. Daartoe is inmiddels (in concept) een plan van aanpak gemaakt. Concreet betekent dat dat de organisatie van de stuurgroep en de projectgroep eenduidig is en dat via de werkgroepen aan de centrale projectgroep en stuurgroep wordt gerapporteerd. Nadat het plan van aanpak door de opdrachtgever is vastgesteld zal de projectorganisatie verder worden uitgekristalliseerd en ingevuld met medewerkers. In dit plan van aanpak is de opzet van de projectorganisatie in hoofdlijnen aangegeven. De projectorganisatie, ingevuld met de juiste personen wordt door de projectleider geaccordeerd. 3.1 Projectstructuur Stuurgroep decentralisaties + uitbesteding/uitvoering Wwb/Wwnv Projectteam decentralisaties + uitbesteding/uitvoering Wwb/Wwnv Cliëntenraad WWB Werkgroep inhoudelijk Werkgroep dienstverlening klanten 3.2 Bezetting stuurgroep, projectgroep en werkgroepen Stuurgroep wethouder Frans Bruning (bestuurlijk opdrachtgever, voorzitter) Marcel Klos (ambtelijk opdrachtgever) Bert van Kolfschoten (programmamanager (ambtelijk opdrachtnemer) en (deel)projectleider (Uitbesteding Wwnv)) (deel)projectleider Maikel Swaters (Jeugdzorg) (deel)projectleider Hans Wehrmeijer (Awbz-Wmo) (deel)projectleider Bob Terlingen Projectgroep Bert van Kolfschoten (Programmamanager Decentralisaties, voorzitter) Hans Wehrmeijer ((deel)projectleider Awbz-Wmo) Marion Luttenberg (teamcoördinator Beleid) Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 7 van 12

9 Bob Terlingen ((deel)projectleider Wwnv) Maikel Swaters ((deel)projectleider Jeugdzorg) Gerrit Assies (Financieel beleid) Arjan Schulp (programmamanager Ruimte) (Ad hoc) Hans de Geest (Beheer) (Ad hoc) Juridische zaken (Ad hoc) Kees Verspui (inkoop coördinator) (Ad hoc) Voor de uitvoering van het project worden een tweetal werkgroepen gevormd en structureel overleg op onderwerpen plaatsvinden: Werkgroep Inhoudelijk De werkgroep inhoudelijk bestaat uit: Bert van Kolfschoten (Projectleider) Bob Terlingen Hans Wehrmeijer Ad hoc vertegenwoordiger Plein Zutphen Ad hoc vertegenwoordiger Delta Ad hoc vertegenwoordiger cliëntenraad Ad hoc vertegenwoordiger gemeente Apeldoorn Werkgroep Dienstverlening Klanten De werkgroep dienstverlening klanten bestaat uit: Vertegenwoordiger cliëntenraad Vertegenwoordiger Swb Bert van Kolfschoten (projectleider) Naast deze werkgroepen zal er structureel overleg plaatsvinden met financiën en juridische zaken De contacten met gemeente Apeldoorn en het onderzoek van de opdracht wordt uitgevoerd door de werkgroep inhoudelijk. 3.3 Cliëntenraad WWB Tijdens de duur van dit project fungeert de cliëntenraad WWB/WIJ/WSW als klankbord voor het project. Eens per maand vindt overleg plaats met de Cliëntenraad en gedurende het project kan zij gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de projectgroep. De vertegenwoordiger van de cliëntenraad die in de projectstructuur deelneemt is hier mede verantwoordelijk voor. 3.4 Bevoegdheden van de projectleider De projectleider heeft de volgende bevoegdheden: - accorderen volledige projectorganisatie - uitschrijven van (alle) vergaderingen - voorzitten projectgroep en werkgroepen - aansturen van projectgroepleden - nemen van tussentijdse beslissingen, die geen uitstel kunnen lijden - projectbeheer - initiëren van activiteiten - coördineren van activiteiten - bewaken van uit te voeren activiteiten - opstellen rapportages en plan van aanpak en daaruit voortvloeiende stukken - opstellen van verslagen en besluitenlijsten - adviseur stuurgroep 3.5 Besluitvormingsprocessen Besluitvorming via de bestaande besluitvormingstrajecten. Andere besluitvorming gedurende het project vindt plaats door de opdrachtgever en/of projectgroep en de projectleider bij consensus en eventueel bij meerderheid. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 8 van 12

10 De uit het plan van aanpak voortvloeiende stukken en te nemen besluiten, zoals procesbeschrijvingen, richtlijnen en procedures worden via de normale routes ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 9 van 12

11 4. Beheersingsmechanismen Hierna wordt beschreven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het project beheersbaar blijft. 4.1 Rapportages Door de projectleider wordt maandelijks over de voortgang van het Uitvoeringsplan gerapporteerd aan de opdrachtgever. Tenslotte zal de projectleider rapporteren indien interventie en/of tussentijdse beslissing (exceptie) van de opdrachtgever noodzakelijk is. Rapport Van Aan Frequentie Opmerkingen Voortgangsrapport Projectleider Stuurgroep maandelijks Exceptierapport Projectleider Opdrachtgever Indien noodzakelijk 4.2 Bijeenkomsten en vergaderingen Maandelijks komt de stuurgroep bijeen om aan de hand van de Voortgangsrapportages van de projectleider de voortgang van het plan van aanpak te bespreken. Verder komt stuurgroep alleen bij uitzondering bijeen indien de voortgang van het proces dat nodig maakt. Daarnaast komt de projectleider wekelijks met de projectgroep bijeen om de voortgang van het plan van aanpak en van de onderliggende activiteiten te bespreken. Van elke bijeenkomst en vergadering wordt een afsprakenlijst gemaakt. Vergadering Verantwoordelijk Aanwezig Frequentie Duur Werkgroep inhoud Projectleider Werkgroep leden 1x per week 1 uur Overige Projectleider Werkgroep leden 1x per 2 1 uur werkgroepen weken Cliëntenraad WWB Vertegenwoordiging Cliëntenraad Cliëntenraad en ad hoc projectleider 1x per maand 1 uur 4.3 Projectdocumentatie De projectdocumentatie is toegankelijk voor alle vaste werkgroepleden en (uiteraard) de opdrachtgever. Een deel van de bestanden zijn fysiek opgeslagen in ordners en een deel zal uitsluitend elektronisch worden bewaard. De documentatie is in beheer bij de projectleider. De elektronische bestanden zijn ook in beheer bij de projectleider en staan op een gemeenschappelijke schijf bij de gemeente. Alle documentatie en informatie met betrekking tot het project is opgeslagen op de werkplek van de projectleider. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 10 van 12

12 5. Planning In dit hoofdstuk wordt een planning gegeven op de deelsegmenten van dit project en inzicht gegeven in de activiteiten binnen de verschillende deelsegmenten. Verder wordt in dit hoofdstuk inzicht gegeven in de benodigde menskracht en de begroting. 5.1 Detailplanning Activiteit Planning Vaststelling MT 12 januari Vaststelling college 24 januari Start werkgroepen Week4 Tussenrapportage Week 6 en 10 Eindrapportage Week 13 Vaststelling college 10 april 2012 Bespreking forum raad 10 mei 2012 Vaststelling raad 31 mei Producten en activiteiten Hieronder wordt een niet-limitatief overzicht gegeven van de producten en activiteiten van dit project. Tussenrapportages werkgroepen Tweewekelijks Te starten in week 5 Tussenrapportage projectgroep Maandelijks Te starten in week 6 Nadere vergelijking tussen 3 opties Week 12 Advies definitieve keuze Week 13 Implementatieplan voor na definitieve keuze Week 17 Nieuwsbrief (ook bestemd voor de raad) Maandelijks Te starten in week 7 Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 11 van 12

13 5.3 Menskracht Naam of functie Uren intern Uren inhuur Uren totaal Projectleider Leden werkgroepen Totaal Begroting De kosten van eigen personeel worden vanuit de reguliere begroting gefinancierd. De kosten van de projectleiding worden bekostigd uit de middelen nieuw beleid. Voor de overige kosten die gemaakt worden voor extern advies en voorbereidingskosten overgang wordt een beroep gedaan op de middelen uitvoeringskosten Apeldoorn. Conform voorlopige opgave zullen deze kosten in 2012 ca lager uitvallen dan begroot. Plan van aanpak Uitbesteding WWB gemeente Brummen Pagina 12 van 12