VERSLAG VBI Raad van Bestuur (a.i.) Donderdag 7 Maart u30 Landbouwinstituut.

Transcriptie

1 VERSLAG VBI Raad van Bestuur (a.i.) Donderdag 7 Maart u30 Landbouwinstituut. Aanwezig: Bob Cavents (LBK), Christophe Courtin (voorzitter vergadering), Karolien Decamps, Dirk Fremaut, Tom Goessens, Lennert Hermans (LBK), Eline Lebbe, Steven Meeus (verslag), Joke Putseys, Stefan Ruyters, Anke Van den Bergh, Anne-Marie Vangeenberghe, Herman Van Herterijck, Clem Verheyden Verontschuldigd: Isabelle François, Robert Schoonheydt, Sven Arnouts 1. Verslag vorige vergadering Het verslag van de vorige vergadering van de RVB (a.i.) van VBI wordt goedgekeurd zonder opmerkingen. 2. Feedback uit geledingen en andere fora (IENet, KVIV, Alumni Lovaniensis) 2.1. KVIV De schoolverenigingen onder KVIV (GSV) (waar VBI o.a. deel van uitmaakt) hebben een nota over de interne verbanden tussen de schoolverenigingen en KVIV welke zal voorgelegd worden aan het bestuur van KVIV en IENet. De nota stelt (1) een belangrijke wijziging voor in het protocolakkoord voor: er wordt een getrapt lidmaatschap voorgesteld, beginnend als lid bij de schoolvereniging, om vervolgens te upgraden naar een lidmaatschap van KVIV. Ook stelt de GSV een competitiever lidmaatschap voor KVIV voor, bv. 60 euro, waarbij 1/3 e naar de schoolvereniging gaat, 1/3 e naar de provinciale werking van KVIV en 1/3 e naar de nationale werking van KVIV. De bestuursvergaderingen waar o.a. deze nota op besproken zou worden werden tot heden herhaaldelijk uitgesteld zodat er op het moment van de RVB van VBI geen opvolging hierover kon gegeven worden. Voor de RVB van KVIV worden eind april nieuwe bestuurders verkozen. Zes van de twaalf mandaten zijn voorbehouden voor leden van het KVIV forum (een intern bestuursorgaan van KVIV), de zes andere mandaten zijn vrije mandaten elk lid kan hiervoor kandidaat zijn. Op dit moment blijken er echter voor deze zes mandaten al vier kandidaturen (oud leden die hun mandaat wensen te verlengen) binnen te zijn, allen van leden met bestuursfuncties in schoolverenigingen uit het Gentse, niemand uit een schoolvereniging van Leuven of Brussel. Ondervoorzitter Steven Meeus stelt voor zich kandidaat te stellen voor een mandaat als bestuurder in de RVB van KVIV. Dit, om aan te geven dat ondanks tanende ledenaantallen en interne onduidelijkheid KVIV voor VBI wél nog een belangrijke organisatie is, en dat VBI ook na de grondige hervormingen constructief wil blijven mee werken aan de werking van KVIV (en de verbetering/opfrissing) daarvan. Voorzitter Christophe Courtin zal de kandidaatstelling begeleiden en de nodige contacten hiervoor leggen binnen KVIV.

2 UPDATE: de kandidatuur van Steven werd succesvol ingediend (jongste kandidaat op de lijst). Tot grote verrassing blijkt er ook nog een andere kandidatuur uit Leuven te zijn ingediend: oud FBIW decaan Pol Coppin komt ook op voor een mandaat als bestuurder. Omdat er ook nog een vijfde kandidatuur uit Gent werd ingediend, zijn er nu acht kandidaten voor zes mandaten en zal er daadwerkelijk een verkiezing gehouden worden. De verkiezingen vindt plaats op de Algemene Vergadering van KVIV, op 24 april 2013, vanaf 19u, in de fabriek van Arcelor Mittal te Gent. Gezien het klein aantal Leuvense kandidaten én de locatie te Gent, mag dit gelezen worden als een warme oproep aan alle VBI leden die ook KVIV lid zijn om naar de Algemene vergadering te komen en de VBI kandidaat te steunen! 2.2. JONG.VBI De LBK-vertegenwoordiging had op de vorige RVB de opdracht gekregen om actief nieuwe Jong.VBI trekkers te rekruteren. Zij melden dat dit deels gelukt is: er werden verschillende kandidaten gevonden (Niels De Brier, Lomme Deleu, Renske Petré, Jef Bergmans), maar vooralsnog heeft geen van die kandidaten zich aangeboden om het voortouw te nemen. De RVB stelt dat zo iemand nodig is, al was het maar om op regelmatige basis al deze geïnteresseerden rond de tafel te krijgen. De voorzitter en één van de ondervoorzitters (Steven) zullen deze mensen op het LBK Galabal nog eens aanspreken en trachten een coördinator onder hen te rekruteren. UPDATE: Dit is ondertussen gebeurd, Niels De Brier zou mogelijks Jong.VBI leiden VBI. Science Stefan Ruyters en Karolien Decamps zullen deze geleding verder vorm geven en een visietekst hiervoor uitwerken. 3. Finaliseren White paper De voorzitter stelt een geactualiseerde versie van de White Paper voor aan de RVB. Op enkele cosmetische details na (o.a. wat informatie over de website is ondertussen achterhaald), wordt de White Paper goedgekeurd voor publicatie door de RVB. De auteurs (Karolien Decamps, Christophe Courtin en Steven Meeus, na herhaaldelijke input van de RVB) zullen de White Paper nu definitief afwerken, zodat deze bij de start van de promotiecampagne kan gepubliceerd worden op de website. 4. Aanpassing statuten VBI De beide ondervoorzitters hebben zich over de actuele statuten van VBI gebogen. Zij stellen vast dat een reeks statuten overbodig of niet meer voldoende (werkbaar) actueel zijn. Gezien de hele vereniging volledig opgefrist wordt met een nieuwe visie en organisatiestructuur (en bijgevolg ook een nieuw organiek reglement), stelt men voor om ook de statuten van de vereniging tabula rasa gewijs te vernieuwen en voor zover mogelijk volledig te herschrijven. Wettelijk zijn er steeds een tiental artikels, die elke VZW in haar statuten moet hebben maar men stelt voor om verder zo weinig mogelijk vast te leggen in de overige statuten (waar wettelijk geoorloofd) en zo veel mogelijk te verduidelijken of omschrijven in een intern reglement (waarnaar in de statuten verwezen wordt). Dit intern reglement kan dan alle informatie omvatten die mogelijks regelmatig wijzigt (prijs lidmaatschap, rollen en functies binnen bestuursorganen, principes van interne werking, ). In de statuten kan dan o.a. beschreven staan dat het Intern Reglement jaarlijks door de RVB wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid dit in tegenstelling tot een statutenwijziging, die goedgekeurd wordt door de

3 Algemene Vergadering via een aan een quorum gebonden meerderheid, met publicatie van de statuten in het Staatsblad nadien. Het uitschrijven van de statuten is niet alleen een erg tijdrovend werk, dit moet ook met de juiste juridische kennis van zake gebeuren. Er wordt daarom voorgesteld om tijdelijk de hulp in te roepen van VSDC. Het Vlaams Studie- en DocumentatieCentrum voor VZW s is een organisatie, specifiek voor het juridisch en administratief ondersteunen van VZW s. Jaarlijks lidmaatschap kost ongeveer 100 euro, daarvoor zijn zij steeds bereikbaar voor advies betreffende het juridisch in orde houden van je organisatie (het nalezen met advies van de statuten zit hier standaard bij). Voor een extra 200 euro (her)schrijven zij ook de statuten volledig, toetsen deze af aan precedenten en de wetgeving en zorgen dat deze statuten waterdicht zijn. De RVB wenst de statuten juridisch in orde en zo duurzaam mogelijk (m.a.w. zo opgesteld dat er niet jaarlijks grote wijzigingen dienen te gebeuren) te maken en ziet in dat de huidige vernieuwingsoperatie van VBI het geschikte moment is om deze grondig te laten herschrijven. De RVB stemt in met het inschakelen van VSDC hiervoor en dit voor het volledige pakket. UPDATE 1: Op dit eigenste moment ligt er een wetsontwerp klaar (sinds 26 maart al bij de senaat) voor een wijziging van de VZW wetgeving, die als de wet er zo door komt extra statutaire administratie voor VZW s zal inhouden. Gezien het met dit in het achterhoofd allicht een niet erg ideaal moment lijkt om statuten te wijzigen, is het zeker nuttig om de expertise van VSDC te vragen zij kennen de (toekomstige) wetgeving al en kunnen dus ook zorgen dat de statutenwijziging alvast in orde is daarvoor. UPDATE 2: Om de huidige Raad van Bestuur van zijn ad interim status te verlossen en definitief te inaugureren, is geen statutenwijziging nodig, maar dient het ontslag van de oude leden én de aanstelling van de nieuwe leden wel bekrachtigd te worden door de Algemene Vergadering (met korte publicatie in het Staatsblad daarvan). Dit kan (en zal allicht) gebeuren los van de statutenwijziging. Het Dagelijks Bestuur zal uitwerken hoe dit het efficiëntst gebeurt. UPDATE 3: Het lidmaatschap voor VSDC is ondertussen aangevraagd. 5. Voorstelling nieuwe VBI website Steven Meeus stelt de website in aanbouw voor: Deze website is gebouwd op een Wordpress.org platform (Open Source Content Management System). Een CMS is (online) software die toe laat dat je een website kan bouwen en onderhouden op een erg gebruiksvriendelijke manier, zonder daarbij echt iets van code te moeten kennen. Er zullen een aantal personen toegang krijgen tot de website om deze te kunnen onderhouden (welke, en welke graad van autonomie zij daarbij krijgen zal nog worden afgesproken). De website is ook gelinkt aan een aantal sociale media sites waar VBI nu ook een account heeft: - Op LinkedIn is er een groep VBI KULeuven. - Op Twitter kan vinden - Op Facebook hebben zowel VBI als Jong.VBI een pagina. De website is al online en kan al gebruikt worden ook al zijn nog niet alle pagina s klaar. De acties pagina s, nl. de centrale nieuwspagina en de agenda pagina(s) zijn al functioneel. De bedoeling is dat de site het centrum van alle communicatie wordt: in s en mailings (welke tot een minimum beperkt zullen worden) en in alle berichten op de sociale media, moet altijd verwezen worden naar de website. De aankondiging van (de details van) een evenement zal dus niet

4 herhaald worden op b.v. de Facebook pagina, maar wel zal er een link naar alle informatie op de site op die pagina geplaatst worden. Een goede site valt of staat met de actualiteit en bruikbaarheid van de informatie die er op geplaatst wordt. De site is opgebouwd als een blog, met als hoofdpagina een nieuws- of blog rol, waar op zeer regelmatige basis nieuwe berichten op gezet worden. Dit kunnen aankondigingen zijn van evenementen, maar ook verslagen van activiteiten, foto s, relevante artikels en nieuwsberichten, De redactie en het onderhoud gebeurt door een nog op te richten redactieteam (zie verder). Gezien de website nu al actief is wordt ook van RVB leden verwacht dat zij regelmatig een kijkje nemen op de site, indien nodig of gewenst feedback geven (op sommige berichten kan je een antwoord geven), interessant materiaal voor op de site doorsturen (dit kan voorlopig naar Steven) en over de site binnen hun netwerk reclame maken. 6. Agenda van activiteiten voor 2013 en volgend jaar De RVB spreekt af dat elke geleding minstens één jaarlijkse activiteit organiseert, waarbij voor de datum van dit evenement rekening gehouden wordt door alle andere geledingen. Zo krijgt elke geleding de kans om een klassieker te creëren zonder agenda-conflicten met andere geledingen. Deze klassiekers zouden, per geleding, de volgende kunnen zijn: een lentefeestje (voorjaar) en een TD (najaar) georganiseerd door Jong.VBI, het Arenbergcafé georganiseerd door VBI.Science, de VBI Studentenprijzen en een nieuwjaarsdrink georganiseerd door VBI, waarbij deze nieuwjaarsdrink mogelijks een combinatie is met een excursie in samenwerking met VBI Vriendenkring Limburg. Voorlopig wordt volgende kalender opgesteld (wijzigt mogelijks na input van de geledingen zelf, wanneer zij volop in actie zijn geschoten): - Januari Februari : nieuwjaarsreceptie VBI en/of VBI vriendenkring Limburg. - Maart April: - Mei Juni: Lentefeestje Jong.VBI - Juli - Augustus - September: Fuif/TD door Jong.VBI - Oktober November: B.IrDag (twee- of driejaarlijks), afwisselend met Arenbergcafe (VBI.Science) - December: VBI Studentenprijzen (VBI en VBI.Science) 7. BIr-Dag 2013: planning en input De werkgroep B.IrDag is van start gegaan met als belangrijkste wapenfeit op dit moment het vastleggen van een datum: 16 november Concept blijft het zelfde als de voorbije drie edities startend in de namiddag in en rond het Landbouwinstituut met een aantal faculteit-alumni gebonden activiteiten, gevolgd door een receptie (al dan niet gesponsord door VBI en FBIW) en een diner in de Alma. Afgesloten wordt er ten slotte met een avondactiviteit, wegens het grote succes tijdens de vorige editie stelt men voor om ook dit jaar weer met een mini cantus (mini = kort in tijd) te eindigen. 8. Promotiecampagne en communicatie 8.1. Werkgroep communicatie ( Redactie ) Aangezien communicatie (voor, over, door, aan, ) alumni een kerntaak is van VBI en dit met de huidige communicatiemiddelen (internet, sociale media, ) op een veel bredere, complexere en

5 snellere manier gebeurt of kan gebeuren en dus een extra uitdaging vormt voor een alumnivereniging werd besloten om binnen VBI een werkgroep op te richten die advies uitbrengt aan de RVB over communicatie en de communicatiemiddelen van VBI beheert en onderhoudt. Deze werkgroep staat in voor het vergaderen, bundelen, samenvatten, filteren van informatie enerzijds en het doelgericht verspreiden van deze informatie anderzijds: via de website, berichten, sociale media, publicaties (o.a. in Bio-ingenieus), Een belangrijke taak van deze werkgroep zal er o.a. in bestaan om op zeer regelmatige basis materiaal voor de website aan te leveren, zodat deze website zijn doelstelling van dynamisch informatieplatform haalt. De werkgroep zal niet alleen informatie verzamelen, maar desgevallend ook zelf bijdragen leveren, zoals reacties (namens de alumnivereniging) op actuele maatschappelijke discussies, ontwikkelingen betreffende opleiding en vorming van bio-ingenieurs enzovoorts. Er wordt voorgesteld deze werkgroep de VBI Redactie te noemen. De werking van deze werkgroep overlapt momenteel grotendeels met deze van het campagneteam (zie verder) en zal dus tijdelijk daarin opgaan. RVB Leden die geïnteresseerd waren om mee te werken in deze werkgroep waren Joke Putseys, Herman Van Herterijck, Anne-Marie Vangeenberghe, Karolien Decamps, Stefan Ruyters, Anke Van den Bergh opstart en voorlopige coördinatie gebeurt door Steven Meeus Promotiecampagne Met de actuele grondige hervormingen nieuwe (beleids)visie, nieuwe structuren, geledingen, vormgeving, - is er ook een ideale gelegenheid om de organisatie nog eens extra in de verf te zetten, de werking er van te promoten en actief nieuwe leden te rekruteren. Er wordt voorgesteld om hier een degelijke campagne rond te voeren. Deze campagne zal bestaan uit marketing-gewijs een prominente aanwezigheid van VBI op tal van activiteiten (promotieviering, opening academiejaar, studenten Full-Time, ) en een duidelijke zichtbaarheid (flyers, affiches, badges, publiciteit, ) van de vereniging in en rond de faculteit. Er zijn al verschillende ideeën (o.a. echte lidkaarten voor de nieuwe gratis leden), een wedstrijd voor het logo etc. De RVB keurt ook het voorstel goed dat dit jaar niet IENet duidelijk aanwezig is om alumni te rekruteren (naar eigen zeggen ook voor VBI), maar dat het dit jaar omwille van die promotiecampagne andersom is: VBI i.p.v. IENet zal zeer prominent aanwezig zijn op de promotieviering(en) en daar ook voor KVIV leden rekruteren. Dit om de zichtbaarheid van VBI extra te verhogen. De campagne zou officieel van start gaan bij de uitgave van de laatste Bio-ingenieus van dit academiejaar (juni) en/of de promotieviering na de junizittijd (5 juli 2013 de (weder)geboorte ) en eindigen met de officiële doop (voorstelling nieuw logo etc. ) op de BIRdag 2013 (16 november). Om deze promotiecampagne verder uit te werken, wordt er een campagneteam opgesteld. Gezien de activiteiten (communicatie, ) van deze werkgroep thuis horen binnen het takenpakket van de VBI Redactie (werkgroep communicatie, zie hoger), wordt besloten om tijdelijk beide werkgroepen samen te laten vallen. S. Meeus zal zo spoedig mogelijk het campagneteam vormen (op basis van o.a. RVB leden die zich al aanboden). 9. VBI Studentenprijzen Naar jaarlijkse traditie wordt ook dit jaar terug door VBI een prijs uitgereikt aan een student met de beste masterproef van het voorbije academiejaar naar analogie met de IENet thesisprijzen. De zeven inzendingen (posters) voor de IENet prijzen werden voor de RVB vergadering al rondgestuurd

6 naar de RVB leden met de vraag hieruit een top-3 te selecteren. De meeste RVB leden hebben dit gedaan en terug gestuurd (Karolien Decamps organiseerde dit). Hier uit werd dan een shortlist van drie kandidaten opgesteld (S. Hemdane, N. Mariën en T. Ennaert). Deze drie kandidaten zullen op maandag 15 april hun masterproef nog eens kunnen voorstellen aan een vakjury door VBI samengesteld. De jury zal dan één winnaar aanduiden (hoofdprijs 750 euro), de overige twee kandidaten krijgen elk 250 euro. Het VBI Dagelijks Bestuur zorgt voor een kwaliteitsvolle receptie naderhand, een bedanking voor de juryleden en de samenstelling van de jury. Men rekent op een opkomst van een 60 tal toeschouwers. Als juryleden stelt de RVB voor om Kris Willems (decaan van de nieuwe faculteit Industriële Wetenschappen), een andere academicus van de faculteit (bv. prof. Schoonheydt of prof. Nadine Buys), Stefan Ruyters (één van de coördinatoren van VBI.Science) en Luc Martens (voorzitter VBI Limburg) uit te nodigen. Isabelle François (in 2008 gedoctoreerd aan de FBIW en momenteel uitgever Wetenschap en Technologie bij ACCO uitgeverij) zal gevraagd worden of zij juryvoorzitter wil zijn. UPDATE: Juryleden waren K. Willems, N. Buys, S. Ruyters, M. Suckers en L. Martens, onder een voorzitterschap van I. François. Thijs Ennaert won de VBI Studentenprijs, na een geslaagde avond met interessante presentaties, een zeer diverse en geïnteresseerde jury en een opkomst van een 60 tal toeschouwers. De vergadering eindigt omstreeks 22u30. De volgende vergadering van de Raad van Bestuur zal plaats vinden op 13 juni 2013?