VERKIEZINGSPROCEDURE DEFINITIES EN AFKORTINGEN. Voor toepassing van deze procedure bedoelt men met

Transcriptie

1 VERKIEZINGSPROCEDURE DEFINITIES EN AFKORTINGEN Voor toepassing van deze procedure bedoelt men met Hogeschool: de Karel de Grote-Hogeschool vzw Opleidingsverantwoordelijke: de persoon die verantwoordelijk is voor het implementeren van de verkiezing voor de betrokken opleiding. Dit is het Opleidingshoofd/Adjunctshoofd Academische zaken Sint Lucas Antwerpen. OSR: Opleidingsstudentenraad KdG-StuRa: KdG-Studentenraad SLA: Sint Lucas Antwerpen Huidige KdG StuRa: Studentenraad Blackboard: Blackboard Learning and Community Portal SystemTM Qualtrics: een online enquête software dat het eenvoudig maakt om online vragenlijsten te ontwerpen en af te nemen Runner-up: De student die de tweede meeste stemmen behaalde Eenheden van opleidingen: Verscheidene opleidingen met minstens 1 gemeenschappelijk jaar en meer dan 1 vertegen-woordiger Studentencoach: beleidsmedewerker Medezeggenschap (in opdracht van de Algemene Directie) Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

2 Artikel 1 Doel Het doel van het verkiezingsreglement is eerlijke en kwalitatieve verkiezingen voor de KdG Studentenraad te organiseren. Dit document gaat in op de procedures bij het verkiezingsreglement Artikel 2 Verkiezingen afgevaardigde KdG Stura per opleiding 1. De verkiezingen worden KdG-breed en overkoepelend georganiseerd. De Opleidingsverantwoordelijke organiseert ze met ondersteuning van de studentencoach en de huidige KdG-StuRa onder supervisie van de algemeen directeur. 2. De stemming wordt georganiseerd via Qualtrics. Dit gebeurt via een algemeen opgestelde stemming die door alle opleidingen wordt gebruikt. 3. De Opleidingsverantwoordelijke en de studentencoach, ondersteund door de KdG StuRa, zorgen voor het regelmatige verloop van de verkiezingen. De OSR zorgt mee voor het goede verloop van de campagnes en bekendmaking. 4. De Opleidingsverantwoordelijke, het huidige bestuur van de KdG-StuRa en de studentencoach zijn bevoegd tot het nemen van een beslissing met betrekking tot de toepassing van het reglement. 5. Indien er minder kandidaten zijn dan mandaten, vaardigt de OSR het nodige lid (effectief) af voor de betreffende opleiding. Dit aanvullende lid moet, indien reeds gevonden voor de uitschrijving van de verkiezingen, met alle middelen aangespoord worden om zich alsnog openlijk kandidaat te stellen voor de open functie. Dit gebeurt door de KdG StuRa. 6. Om de wisselwerking tussen beide raden te garanderen, zijn de verkozen vertegenwoordigers voor de KdG-StuRa en de runner-up automatisch lid van de desbetreffende OSR. Artikel 3 Verkiezingsprocedure KdG StuRa 3.1 Kandidaatstelling en campagne De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de verkiezingen Kandidaten OSR Elke OSR dient voor 26 maart 2016 een student uit haar opleiding als mogelijke kandidaat naar voor te schuiven. Wanneer er na de deadline voor de kandidaatstelling zoals hieronder Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

3 vermeld onvoldoende kandidaten gevonden worden voor de KdG-StuRa, dan wordt de OSR aangespoord door de huidige KdG StuRa om het voorheen vermelde lid dat wil afgevaardigd worden, te laten deelnemen aan de verkiezingen Kandidaten ronselen Het ronselen van kandidaten gebeurt vanaf 7 maart 2016 tot en met 15 april De OSR en het promoteam van de KdG-StuRa, met ondersteuning door de Opleidingsverantwoordelijke, roepen de studenten op om zich kandidaat te stellen. Dit doen ze ten minste door middel van een bericht op Blackboard en het uithangen van oproepaffiches. Voor opleidingsgerichte communicatie op Blackboard kan de Opleidingsverantwoordelijke/het Anker communicatie aangesproken worden. Eventueel kan er ook promotie worden gevoerd via sociale media en mond aan mond reclame (bv. oproepen in aula s). De eerste oproep via Blackboard en mail vindt plaats op 7 maart De tweede oproep via Blackboard en mail vindt plaats op 11 april Intussen worden er zoveel mogelijk andere kanalen ingezet. De studenten stellen zich kandidaat via een invulformulier op de KdG-website. Dit invulformulier zal voor alle opleidingen hetzelfde zijn. In het invulformulier moeten de kandidaten hun gegevens invullen alsook hun motivatie in een kort tekstje weergeven, dat zal gebruikt worden op de kieslijst. De deadline voor de kandidaatstelling is 15 april 2016 voor 12u. Dit wordt door de Opleidingsverantwoordelijke zo gecommuniceerd. In praktijk zal er nog een uur extra gerekend worden voor zij die net de deadline gemist hebben maar zich toch willen opgeven. Dit wordt niet gecommuniceerd om misbruik te voorkomen Verkiezingsbudget Tussen 15 en 18 april 2016 verdeelt het kernbestuur van de huidige KdG-StuRa en de studentencoach het verkiezingsbudget (2000 euro voor KdG-StuRa) over de kandidaten in functie van het aantal kandidaten of bij zeer veel kandidaten in functie van de grootte van de opleiding. Op maandag 18 april 2016: de kandidaten worden door het bestuur van de huidige KdG StuRa geïnformeerd over het verkiezingsbudget dat ze kunnen en mogen gebruiken en over de bijhorende richtlijnen Promotie door kandidaten De kandidaten krijgen van 18 april 2016 tot 28 april 2016 de kans om hun verkiezingen voor te bereiden. Als de kandidaten posters / flyers willen gebruiken, moeten ze hun ontwerp laten goedkeuren door de studentencoach en de dienst communicatie. Die goedkeuring moet binnen de 5 kalenderdagen plaatsvinden na het indienen van het ontwerp. Na 28 april 2016 worden er geen ontwerpen meer goedgekeurd. Voor het afficheren voorziet KdG ruimte op elke campus. Dit wordt in eerste instantie Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

4 voorzien door de gebouwverantwoordelijke. Zij dienen zich te houden aan de budgetgrenzen en regels die ze zullen ontvangen op 18 april 2016 alsook diegenen die vermeld zijn in het verkiezingsreglement. Zie reglement 3.1 Kandidaatstelling en campagne. De campagneweek start op 28 april 2016 en eindigt op 8 mei Echter mag er tijdens de stemmingsweek van 9 tot 13 mei 2016 ook nog campagne gevoerd worden. 3.2 Stemming Kieslijst Op 28 april 2016 publiceert een administratief medewerker van de centrale diensten de kieslijst op Blackboard: mijn organisatie KdG Studentenraad. De kandidaten krijgen een willekeurige nummer toegewezen door middel van loterij. De volgorde van de kieslijst wordt willekeurig bepaald door middel van loterij. Het nummer van de kandidaat wordt mee vermeld op de kieslijst. De kandidaten krijgen de kieslijst echter op 18 april 2016, wanneer alle kandidaten bekend zijn. Zij mogen deze nog niet bekendmaken aan derden Lay-out De kieslijst wordt weergegeven met het nummer van de kandidaat, de naam en voornaam en een korte tekst. Deze tekst wordt samen met de kandidatuur ingediend door de kandidaat. Zie ook reglement artikel 3.1 Kandidaatstelling en campagne. Deze tekst moet conform zijn aan de promotieregels Elektronisch stembureau Het elektronisch stembureau wordt geopend op 9 mei 2016 om 8.30 u. en sluit op 13 mei 2016 om 17 u. M.a.w. het stembureau is synchroon met de verkiezingscampagne geopend. De stemming is vrij en geheim. Stemmen bij volmacht is uitgesloten. Elke student engageert zich door te stemmen via een persoonlijke link. Hij/zij ontvangt deze link op zijn/haar KdG adres).(het doorgeven van je link is niet toegestaan). Op 13 mei 2016 wordt de stemming definitief afgesloten Publicatie resultaten De publicatie van de resultaten gebeurt uiterlijk op 18 mei 2016 om 16u. Deze publicatie gebeurt zodra alle uitslagen bekend zijn en de publicatie mogelijk is. De studentencoach publiceert de resultaten overkoepelend op Blackboard onder Mijn organisatie KdG Studentenraad. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

5 3.2.5 Wat bij ex aequo? Bij gelijk aantal stemmen zal er een tweede stemronde zijn. Deze dient gelijk te vallen met de herstemming bij eventuele beroepen.zie ook reglement artikel 3.3. Als men na een tweede stemronde weer op een gelijk resultaat komt, dienen betrokken kandidaten zich te presenteren bij de ontslagnemende KdG StuRa. De ontslagnemende KdG-StuRa stemt, uitgezonderd eventuele kandidaten, over wie de positie krijgt. Dit moet uitvoerig gemotiveerd worden en in samenspraak gebeuren met de studentencoach. Tijdens de discussie over die positie dienen alle betrokkenen de zaal te verlaten Wat bij eenheden van opleidingen? De studenten die nog geen definitieve keuze hebben gemaakt van opleiding, zullen een samengestelde kieslijst verkrijgen. Op deze kieslijst staan alle kandidaten van de betreffende opleidingen. De resultaten van deze stemming worden opgeteld bij de resultaten van de stemmingen door die studenten die al een opleidingskeuze gemaakt hebben, door zich in te schrijven in een opleidingsspecifiek opleidingsonderdeel. 3.3 Beroep aantekenen Binnen de 3 kalenderdagen na de bekendmaking van het resultaat kan een kandidaat bezwaar aantekenen bij dealgemeen directeur via aangetekende zending (de poststempel geldt als bewijs). Deze beslist in samenspraak met de Opleidingsverantwoordelijke en de studentencoach over de ontvankelijkheid van de klacht. Indien het bezwaar niet ontvankelijk of ongegrond is, bevestigt hij/zij de uitslag. Indien het bezwaar gegrond is, dan wordt de stemming geheel of gedeeltelijk overgedaan. De algemeen directeur bekijkt dan samen de verder te zetten stappen. Bij gegrond beroep brengt de Opleidingsverantwoordelijke de kandidaten van de desbetreffende opleiding op de hoogte. De herstemming start binnen de 8 kalenderdagen na de uiterlijke datum om een beroep te verzenden. Zodra een beroep ontvankelijk wordt verklaard, brengt de Opleidingsverantwoordelijke de studenten van de betreffende opleiding via Blackboard en mail op de hoogte van de tweede stemronde. De tweede stemronde duurt welgeteld 3 kalenderdagen. Publicatie van de resultaten gebeurt binnen de 7 kalenderdagen na afsluiten van de tweede stemronde. Een tweede beroep is niet mogelijk. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE