Verkiezingsreglement Verantwoordingsorgaan 2018

Transcriptie

1 Verkiezingsreglement Verantwoordingsorgaan 2018

2 Preambule De wet versterking bestuur pensioenfondsen bepaalt dat de benoeming van pensioengerechtigden in het bestuur plaats vindt door zogeheten directe of getrapte verkiezingen (het verantwoordingsorgaan wordt gekozen en zij dragen bestuursvertegenwoordigers namens gepensioneerden voor). Het bestuur van SPF heeft gekozen voor getrapte verkiezingen, dit wil zeggen voor een verkiezing van het verantwoordingsorgaan. In dat geval bepaalt de wet dat in het verantwoordingsorgaan de deelnemers en de pensioengerechtigden op basis van onderling getalsverhoudingen vertegenwoordigd zijn. Het bestuur van SPF heeft ervoor gekozen om ook de werkgever aan te bieden zich in het verantwoordingsorgaan te laten vertegenwoordigen. Zij kunnen op voordracht van werkgeversverenigingen door het bestuur benoemd worden. Mede vanwege praktische redenen zijn zogenoemde slapers uitgesloten van vertegenwoordiging in het verantwoordingsorgaan. Voor u ligt het verkiezingsreglement waarin de regels met betrekking tot deze verkiezingen worden uitgewerkt. Verkiezingsreglement SPF

3 Inhoudsopgave Artikel 1 - Definities... 4 Artikel 2 - Verkiezingscommissie... 4 Artikel 3 - Kiesrecht... 5 Artikel 4 - Kandidaatstelling... 5 Artikel 5 - Enkele kandidaatstelling... 6 Artikel 6 - Kiesgroep... 6 Artikel 7 - Termijn verkiezingen... 6 Artikel 8 - Wijze van stemmen... 7 Artikel 9 - Uitslag van de verkiezing... 7 Artikel 10- Voorziening in tussentijdse vacatures... 8 Artikel 11- Bezwarenregeling... 8 Artikel 12 Vermoeden van misbruik en andere onvoorziene gevallen... 9 Artikel 13- Wijziging en inwerkingtreding... 9 Artikelsgewijze toelichting Verkiezingsreglement SPF

4 Artikel 1 - Definities a. bestuur: het bestuur van SPF; b. datum verzending: als datum van de verzending van de oproep voor de verkiezingen geldt de datum van verzending van de brief voor de oproep voor de verkiezingen aan deelnemers en gepensioneerden; c. deelnemer: de werknemer, die deelnemer is in de zin van artikel 1 van de statuten van SPF en pensioen opbouwt en geen pensioengerechtigde is; d. pensioenfonds: Stichting Spoorwegpensioenfonds; e. pensioengerechtigde: degene die een pensioenuitkering ontvangt en degene met een ingegaan deeltijdpensioen of prepensioen met een (nog) actief dienstverband minder dan 50%. Onder definitie van pensioengerechtigden in dit reglement vallen niet diegenen met een uitkering van : - een wezenpensioen, of - een invaliditeitspensioen op basis van een arbeidsongeschiktheidspercentage van 50% of minder. f. actief kiesrecht: het recht om te stemmen; g. passief kiesrecht: het recht om gekozen te worden; h. verantwoordingsorgaan: het verantwoordingsorgaan zoals bedoeld in artikel 115 van de Pensioenwet; i. verkiezingstermijn: de periode waarbinnen een stem voor een kandidaat voor het verantwoordingsorgaan kan worden uitgebracht. j. uitvoeringsorganisatie: SPF Beheer BV k. bestuursbureau: het bestuursbureau van het pensioenfonds Artikel 2 - Verkiezingscommissie 1. De organisatie van de verkiezingen van de vertegenwoordigers van pensioengerechtigden en deelnemers in het verantwoordingsorgaan geschiedt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. 2. Het bestuur draagt de organisatie van de verkiezingen op aan een verkiezingscommissie. De verkiezingscommissie wordt hiertoe gemandateerd door het bestuur. Deze commissie bestaat uit ten minste twee bestuursleden en twee leden uit het zittende Verkiezingsreglement SPF

5 verantwoordingsorgaan. De commissie wordt ondersteund door het bestuursbureau. De verkiezingscommissie kan zich laten bijstaan door een of meer personen die geen deel uitmaken van het bestuur of het verantwoordingsorgaan. De verkiezingscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. 3. De verkiezingscommissie brengt, uiterlijk 4 weken na afloop van de verkiezingstermijn, verslag uit aan het bestuur over de gang van zaken rond de verkiezingen. 4. De uitslag van de verkiezingen wordt door de verkiezingscommissie zo spoedig mogelijk na het verstrijken van de verkiezingstermijn vastgesteld en aan het bestuur bekend gemaakt. Het bestuur besluit aan de hand van de uitslag van de verkiezingen tot benoeming van de gekozen kandidaat of kandidaten. Artikel 3 - Kiesrecht 1. Actief kiesrecht heeft iedereen die in de administratie van de uitvoeringsorganisatie op 1 januari van het jaar waarin de verkiezingen worden gehouden, zoals bedoeld in artikel 7 lid 2 van het verkiezingsreglement, als deelnemer of pensioengerechtigde is opgenomen. 2. Passief kiesrecht heeft iedereen die in de administratie van de uitvoeringsorganisatie op 1 januari van het jaar waarin de verkiezingen worden gehouden, zoals bedoeld in artikel 7 lid 2 van het verkiezingsreglement, én tijdens de verkiezingstermijn als deelnemer of pensioengerechtigde is opgenomen. Een deelnemer kan zich uitsluitend verkiesbaar stellen voor een deelnemer zetel en een pensioengerechtigde kan zich uitsluitend verkiesbaar stellen voor een pensioengerechtigde zetel. Een deelnemer, verkozen op een deelnemerszetel, zal deze zetel ter beschikking moeten stellen, vanaf het moment dat voor de deelnemer een pensioenuitkering volledig is ingegaan of gedeeltelijk is ingegaan met een (nog) actief dienstverband van minder dan 50%. 3. Niet verkiesbaar voor het verantwoordingsorgaan zijn: a. personen die op de datum van benoeming in het verantwoordingsorgaan lid zijn van een van de organen van het pensioenfonds, waaronder begrepen het bestuursbureau. Zittende leden van het verantwoordingsorgaan kunnen zich wel verkiesbaar stellen; b. adviseurs van het fonds; c. overige personen van wie het lidmaatschap van het verantwoordingsorgaan naar het oordeel van het bestuur onverenigbaar is met de eigen functie of werkzaamheden. Artikel 4 - Kandidaatstelling 1. Kandidaatstelling geschiedt door indiening van een lijst van één of meerdere kandidaten bij de verkiezingscommissie. De indiening gaat vergezeld van een schriftelijke verklaring van elk van de op de lijst voorkomende kandidaat uit welke verklaring blijkt dat de kandidaat de kandidatuur aanvaardt. Een voordragende vereniging die een lijstverbinding is overeengekomen met een andere vereniging, dient deze lijstverbinding te vermelden bij het indienen van zijn lijst. 2. De naam van de kandidaat mag slechts op één kandidatenlijst voorkomen. 3. De indiening van een lijst staat open voor verenigingen die volledige rechtsbevoegdheid bezitten en waarvan haar statutaire doel mede het behartigen van de belangen van haar leden als belanghebbenden bij een pensioenfonds omvat. Daarnaast staat indiening van een kandidatenlijst open voor deelnemers en/of pensioengerechtigden, indien de lijst gesteund wordt door tenminste dertig Verkiezingsreglement SPF

6 kiesgerechtigden. Deze steun moet blijken uit een ondertekende schriftelijke verklaring met vermelding van naam, adres en geboortedatum. 4. De verkiezingscommissie onderzoekt of er redenen zijn om aan te nemen dat de kandidaten en kandidatenlijsten niet aan de vereisten van de wet, dit reglement en het functieprofiel voldoen. Indien de verkiezingscommissie dat nodig acht kan zij kandidaten uitnodigen voor een gesprek. 5. De verkiezingscommissie verklaart een kandidatenlijst die niet aan de vereisten voldoet ongeldig en deelt dit mee aan de indiener(s) van de lijst. Gedurende één week na deze mededeling bestaat de gelegenheid de lijst aan de gestelde eisen aan te passen, waarbij de indieningstermijn als uiterste datum geldt. Artikel 5 - Enkele kandidaatstelling 1. Indien er niet meer kandidaten zijn gesteld dan er zetels per kiesgroep zijn te vervullen in het verantwoordingsorgaan vinden er geen verkiezingen plaats en worden de gestelde kandidaten geacht te zijn gekozen. 2. Indien er minder kandidaten zijn dan er zetels per kiesgroep zijn te bezetten, dan dienen binnen zes maanden na het einde van de verkiezingstermijn aanvullende verkiezingen te worden gehouden voor de niet vervulde zetels. Artikel 6 - Kiesgroep 1. Ten behoeve van een verkiezing wordt een kiesgroep deelnemers en een kiesgroep pensioengerechtigden ingesteld. 2. Voorafgaand aan de verkiezingen stelt het bestuur vast hoeveel zetels aan de kiesgroep deelnemers en de kiesgroep pensioengerechtigden worden toegewezen. 3. Voor de vaststelling van deze zetelverdeling worden het aantal deelnemers en het aantal pensioengerechtigden binnen het fonds uitgedrukt in twee percentages die gezamenlijk honderd bedragen. Artikel 7 - Termijn verkiezingen 1. De verkiezingscommissie bepaalt de aanvang en het einde van de verkiezingstermijn en deelt dat mee aan de deelnemers, de pensioengerechtigden, de aangesloten werkgevers, de werknemersorganisaties en overige representatieve organisaties. 2. De oproep voor kandidaatstelling wordt minstens 10 weken voor het begin van de verkiezingstermijn door de verkiezingscommissie gedaan. Minstens 6 weken voor het begin van de verkiezingstermijn wordt de kandidatenlijst vastgesteld en zo spoedig mogelijk bekend gemaakt. De kiesgerechtigden krijgen minstens 3 weken de tijd om hun stem uit te brengen. Binnen 2 weken na afloop van de verkiezingstermijn wordt de uitslag door de verkiezingscommissie vastgesteld. De verkiezingscommissie zal minstens 10 weken voor het begin van de verkiezingstermijn een planningsoverzicht met daarin opgenomen de geldende termijnen, vaststellen. Verkiezingsreglement SPF

7 Artikel 8 - Wijze van stemmen 1. De verkiezing geschiedt bij geheime stemming. 2. De verkiezingscommissie stelt de kiesgerechtigden in de gelegenheid hun stem uit te brengen op een beveiligde pagina van een website of via telefonische stemming. 3. Iedere kiesgerechtigde mag één stem uitbrengen. Een stem wordt uitgebracht op de kiesgroep waar de kiesgerechtigde toe behoort. 4. Aan de kandidatenlijsten worden per kiesgroep lijstnummers toegewezen op de volgende manier: a. de lijstnummers worden in een door het lot bepaalde volgorde door de verkiezingscommissie aan de kandidatenlijsten toegewezen, waarbij verbonden lijsten als één lijst worden gezien; b. elke verbonden lijst krijgt vervolgens op dezelfde wijze als bepaald onder a een toevoeging a, b et cetera. Artikel 9 - Uitslag van de verkiezing 1. Ter voorbereiding van de bepaling van de uitslag van de verkiezing per kiesgroep berekent de verkiezingscommissie in de eerste plaats de kiesdeler, door het aantal geldig uitgebrachte stemmen te delen door het aantal per kiesgroep te bezetten zetels in het verantwoordingsorgaan. 2. Vervolgens wordt het aantal zetels toegewezen dat bepaald wordt door het aantal geldig uitgebrachte stemmen op de totale lijst te delen door de kiesdeler, naar beneden afgerond naar een heel aantal. Van het totaal uitgebrachte aantal stemmen op de lijst wordt het aantal stemmen afgetrokken dat overeenkomt met het aantal behaalde zetels. Het aantal stemmen wat overblijft, is het overschot. 3. De van iedere lijst of lijstverbinding overblijvende stemmen, alsmede de stemmen uitgebracht op een lijst die de kiesdeler niet haalde, gelden als overschotstemmen. 4. Indien lijsten een lijstverbinding zijn aangegaan, worden de overschotstemmen van deze lijsten samengevoegd. Indien hierdoor de kiesdeler blijkt te zijn gehaald worden een of meer extra zetels toegekend, te beginnen met de lijst met het grootste aantal overschotstemmen, tenzij door diegene die de lijsten indienen een andere verdeling is overeengekomen. Dit laatste met inachtneming van lid 5 van dit artikel. 5. Zetels die op de onder het eerste, tweede en vierde lid gestelde wijze niet worden vervuld, worden als restzetel achtereenvolgens toegekend aan lijsten en lijstverbindingen met de grootste stemmenoverschotten, lijsten die de kiesdeler niet haalden inbegrepen. Hierbij geldt tevens dat om voor een restzetel in aanmerking te komen de kandidaat moet staan op een lijst die tenminste 50% van de kiesdeler aan stemmen heeft gehaald. 6. Bij een gelijk stemmenoverschot van twee of meer lijsten en lijstverbindingen beslist het lot welke lijst het eerste een restzetel krijgt. 7. Indien aan een lijst meer zetels worden toegewezen dan zij kandidaten hebben, wordt de eerste overgebleven zetel toegewezen aan de lijst met een aantal stemmen van minstens 75% van de kiesdeler en met de meeste zetels, de tweede overgebleven zetel wordt toegewezen aan de lijst met een aantal stemmen van minstens 75% van de kiesdeler en met het op één na hoogste aantal toegewezen zetels, enz. Verkiezingsreglement SPF

8 8. De aan een lijst toegevallen zetels worden toegewezen aan de kandidaten die minstens 50% van de kiesdeler hebben gehaald in volgorde van het aantal stemmen en vervolgens aan de rest van de kandidaten in volgorde waarop zij op de kieslijst voorkomen. 9. Indien op basis van het principe het grootste overschot twee of meer kandidaten in aanmerking komen voor een restzetel bepaalt het lot. 10. De uitslag van de verkiezing wordt door de verkiezingscommissie vastgesteld en volledig bekend gemaakt aan het bestuur, de kiesgerechtigde personen alsmede aan de organisaties die kandidaten hebben voorgedragen. De gegevens betreffende de uitgebrachte stemmen worden gedurende vier jaar na aanvang van de nieuwe zittingsperiode bewaard. 11. De verkiezingscommissie zal de betrouwbaarheid en eerlijkheid van de verkiezingen waarborgen, door het treffen van veiligheidsmaatregelen. Deze maatregelen zijn erop gericht om ondermeer te voorkomen dat een stemgerechtigde meer stemmen uitbrengt dan het kiesreglement voorschrijft en om het anonieme karakter van de verkiezingen te waarborgen, zodat het voor de organisator of andere derden niet mogelijk is om te achterhalen op welke kandidaat een stemgerechtigde zijn of haar stem heeft uitgebracht. Artikel 10- Voorziening in tussentijdse vacatures 1. In geval van een tussentijdse vacature wijst de verkiezingscommissie tot opvolger aan de kandidaat die blijkens de vastgestelde en volledig bekend gemaakte uitslag van de verkiezingen daarvoor als eerste in aanmerking komt. Dit wordt per lijst bekeken. Indien voor een lijst geen opvolger aanwezig is, dan wordt de zetel opgevuld op de wijze zoals beschreven in artikel De aanwijzing geschiedt binnen een maand na het ontstaan van de vacature. 3. Indien er geen opvolger als bedoeld in het vorige lid aanwezig is wordt hierin voorzien door het houden van een tussentijdse verkiezing, tenzij binnen een termijn van 6 maanden reguliere verkiezingen worden gehouden. Artikel 11- Bezwarenregeling 1. Tegen een besluit van de verkiezingscommissie met betrekking tot: a. De bepaling van de datum van de verkiezing en de tijdstippen van het begin en einde van de stemming (artikel 7 lid 1); b. De definitie van de kiesgerechtigden (artikel 3) en opstelling van de lijst van kandidaatstellingen (artikel 4); c. De vaststelling van het aantal handtekeningen dat nodig is voor de indiening van een kandidatenlijst door deelnemers en/of pensioengerechtigden, die niet bij één van de in artikel 4 lid 3 genoemde organisaties zijn aangesloten; d. De geldigheid van een kandidatenlijst (artikel 4 lid 5); e. De vaststelling van de uitslag van de verkiezing (artikel 9); of f. De voorziening in een tussentijdse vacature (artikel 10); kan iedere belanghebbende binnen één week na de bekendmaking van het besluit bezwaar maken bij de verkiezingscommissie. 2. De verkiezingscommissie beslist onverwijld op het bezwaar en treft daarbij zonodig de noodzakelijke voorzieningen. Verkiezingsreglement SPF

9 Artikel 12 Vermoeden van misbruik en andere onvoorziene gevallen In gevallen van een vermoeden van misbruik, fraude, onregelmatigheden en andere onvoorziene gevallen waar dit reglement niet in voorziet, heeft de verkiezingscommissie het mandaat passende maatregelen te nemen. De verkiezingscommissie kan daaruit voortvloeiende besluiten voorleggen aan het bestuur. Artikel 13- Wijziging en inwerkingtreding 1. Dit reglement kan gewijzigd of aangevuld worden bij besluit van het bestuur. 2. Dit reglement treedt in werking met ingang van 7 juli Verkiezingsreglement SPF

10 Artikelsgewijze toelichting Artikel 1: Artikel 2: In dit artikel zijn de definities opgenomen van de gehanteerde begrippen in dit reglement. Het bestuur is verantwoordelijk voor de verkiezingen. Het bestuur kan uitvoerende en organisatorische taken mandateren aan de verkiezingscommissie. Deze taken en mandatering zijn omschreven in dit reglement. Artikel 3 lid 1: Dit lid regelt het actief kiesrecht. Bepalend is wie op 1 januari van het jaar van de verkiezingen bij SPF beheer in de administratie is opgenomen. Artikel 3 lid 2: Dit lid beperkt het passief kiesrecht. Bepalend is wie op 1 januari van het jaar van de verkiezingen bij SPF beheer in de administratie is opgenomen. In lid 3 worden bepaalde groepen uitgesloten van de verkiezingen. De achterliggende gedachte van het uitsluiten van deze groepen is dat hiermee belangenverstrengeling wordt voorkomen. Artikel 4: Dit artikel regelt de kandidaatstelling door middel van het indienen van een kandidatenlijst. Lid 3 geeft de voorwaarden voor het indienen van de kandidatenlijsten en opent de mogelijkheid voor de vrije lijsten. De verkiezingscommissie toetst of er redenen zijn om aan te nemen dat de kandidaten en kandidatenlijsten niet voldoen aan de wet, het verkiezingsreglement en het functieprofiel. Artikel 5: Lid 1 regelt dat er geen verkiezingen worden uitgeschreven, indien er niet meer kandidaten zijn dan er zetels per kiesgroep zijn te vervullen. Lid 2 regelt dat als er minder kandidaten zijn, dan er zetels per kiesgroep zijn te bezetten, er binnen 6 maanden na de verkiezingsdatum aanvullende verkiezingen moeten worden gehouden voor de niet vervulde zetels. Artikel 6: Artikel 7: Artikel 8: Artikel 9: In dit artikel wordt de zetelverdeling tussen de kiesgroep deelnemers en de kiesgroep pensioengerechtigden geregeld. Voor 2018 zijn dat 5 zetels voor de vertegenwoordigers van de deelnemersgeledingen en 5 zetels voor de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigdengeleding. In dit artikel worden de termijnen geregeld van de volgende gebeurtenissen: - kandidaatstelling - vaststelling en bekendmaking kandidatenlijst - verkiezingstermijn - bepalen van de uitslag van de verkiezingen In dit artikel wordt de wijze van stemmen geregeld. Het bestuur heeft gekozen om de kiesgerechtigden in de gelegenheid te stellen om via een beveiligde website of telefonisch hun stem uit te brengen. Er is afgezien van papieren stembiljetten. Dit artikel regelt hoe de verkiezingsuitslag wordt bepaald. Verkiezingsreglement SPF

11 Artikel 10: Artikel 11: Artikel 12: Dit artikel regelt hoe wordt voorzien in een tussentijdse vacature. Dit artikel regelt de bezwaarprocedure. In dit artikel wordt bepaald dat het bestuur beslist in gevallen waar dit reglement niet in voorziet. Artikel 13: Hier wordt bepaald dat dit reglement geldt vanaf 7 juli Verkiezingsreglement SPF